Составление личных документов

Тема 30.
Официально – деловой стиль и требования к
собственно документам.
Официально – деловой стиль – это стиль
официального общения, деловой переписки, приказов,
объявлений, документации, судопроизводства. Этот
стиль – самый замкнутый и консервативный в системе
стилей. Для него характерны сухость и максимальная
точность изложения мысли.
Для этого стиля характерно:
1.использование официальной лексики и
фразеологии, которая практически не употребляется в
других стилях. Официально деловому стилю нужны в
определенной мере канцеляризмы. В лексике можно
заметить также частое употребления сложных слов, которые экономичны, чем аналогичные словосочетания,
широкое использование отглагольных существительных, отыменных предлогов.
2. употребление сложных синтаксических
конструкций;
3.употребление номинативных предложений.
К другим языковым особенностям этого стиля
относят широкое употребление пассивных конструкций, инфинитивов. Строгость, официальность и отсутствие эмоциональности этого стиля объясняют отсутствие в нем оценочных суффиксов. А однотипность и
сравнительно небольшое количество ситуаций, в кото-
рых реализуются деловая речь, обусловливают широкое употребление в деловых текстах шаблонов.
Деловые бумаги можно разделить на три
группы:
1. деловые бумаги, связанные с личной и
служебной перепиской (адрес, анкета, бланк к посылке
или почтовому переводу, докладная записка, заказ, заявка, заявление, приказ, рапорт, телеграмма, различные
типы служебных писем и т.д.);
2. деловые бумаги, являющиеся удостоверением или подтверждением каких – либо фактов (доверенность, извещение, квитанция, командировочное
удостоверение, объявление, повестка, пригласительный
билет, расписка, справка и др.);
3. деловые бумаги, отражающие служебную производственную жизнь людей (акт, договор, инструкция, накладная, наряд, счет, трудовое соглашение
и т. п)
В настоящем пособии рассматриваются
особенности только определенных видов деловых бумаг, отличающихся частотностью употребления, обусловленных их значимостью в деловой коммуникации.
Перед составлением деловой бумаги необходимо продумать подробный план содержания, последовательность изложения и аргументацию.
При составлении документа необходимо
соблюдать и правильно располагать реквизиты (обязательные элементы служебного документа)
Изложение текста документа должно начинаться с констатации цели и задачи, указания основа-
ний к его созданию и заканчиваться изложением существа вопроса, желательным решением последнего.
Сокращение слов допускается только по
общепринятым правилам.
В документах не допустимы исправления и
зачеркивания. Тон любого документа должен быть выдержанным и вежливым.
Автобиография.
Слово автобиография- греческого происхождения; состоит из трёх частей: аутос – сам, биос –
жизнь, графо – пишу. В современном русском языке
употребляется в значении «описание своей жизни», т.е.
представляет собой документ, содержащий краткие
сведения об основных событиях личной, трудовой и
общественной жизни пишущего.
Этот документ пишется, как правило, при
поступлении в какое – либо учебное заведение, на работу и т. п. Составляется он от первого лица и оформляется только от руки.
Реквизиты автобиографии:
1. Наименование документа.
2.Текст, в котором должны быть освещены
следующие факты в указанной последовательности:
имя, отчество, фамилия; дата и месяц рождения; сведения о родителях; сведения об образовании (где и когда
учился); сведения о прохождении воинской службы;
сведения о трудовой деятельности (где, когда, кем ра-
ботал, занимаемая должность в настоящее время); выполняемая общественная работа; сведения о составе
семьи.
Схема составления автобиографии.
Автобиография.
Структура текста:
Фамилия, имя, отчество.
Время и место рождения
Сведения о родителях
Сведения об образовании
Сведения о трудовой деятельности
Сведения о составе семьи.
Дата
Подпись.
Образец автобиографии:
Автобиография
Автобиография имеет четыре реквизита: название документа; содержание – изложение в хронологической последовательности событий жизни; подпись и дата. Например:
Автобиография
Я, Саидова Зебо Ибрагимовна, родилась … в г.
Худжанде,
в
семье
служащего.
Отец, Саидов Ибрагим Хуршедович, – инженер. Мать,
Саидова
Фатима
Максудовна,–инженер.
В … г. поступила в среднюю школу № 15 г. Худжанда. В связи с переменой места жительства в …г. перешла
в школу-лицей № 1 г. Худжанда, в класс с углубленным
изучением биологии. Занималась в секции художественной гимнастики, увлекаюсь живописью, музыкой, спор-
том.
Дата
Подпись
Доверенность
Доверенность – документ, свидетельствующий о
том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право
кому-либо (доверенному лицу) на совершение определенных действий или получение товарно-материальных
ценностей. По своему характеру и назначению доверенности подразделяются на две группы: доверенности, выдаваемые официальными лицами, и доверенности, выдаваемые отдельными гражданами. В первом случае их
пишут на бланках, выполненных типографским способом. Во втором их составляют в произвольной форме,
включая следующие реквизиты: название документа;
фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись; дату; подпись должностного лица, удостоверяющего подпись доверителя;
печать. Например:
Доверенность
Я, Иванов Петр Николаевич, доверяю Сергееву
Александру Ивановичу, паспорт Х1-МН, № 539196, выдан 21.11.90., получить мою зарплату за март месяц …
года
Дата
подпись
Расписка
Расписка – это документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов).
Составные части реквизита: название документа, содержание (указание должности, фамилии, имени, отчества
лица, выдавшего ценность, перечень ценностей с указанием количества, а иногда и цены, которые пишутся
цифрами и в скобках прописью), подпись давшего расписку и дата. Например:
Расписка
Я, Иванов Петр Николаевич, взял взаймы у Сергеева Алексея Ивановича 5 000 (пять тысяч) рублей и
обязуюсь вернуть их не позднее 1 июня 2001 г.
Дата
подпись
В расписке обязательно указывать, что взято и на каких условиях. Возможные варианты формулировок:
Обязуюсь вернуть по первому требованию, на условиях
выплаты десяти процентов ежемесячно и т.п. Если речь
идет о дорогостоящем предмете, то расписка заверяется
у нотариуса.
Заявление.
Заявление должно иметь шесть реквизитов: адрес (наименование официальной должности, фамилия,
инициалы лица, которому адресовано заявление); должность, фамилия, инициалы заявителя (чье заявление, а не
от кого); название документа; краткое изложение просьбы (в начальной фразе); краткая аргументация существа
дела: в связи с чем написано заявление, каковы основания для положительного решения вопроса, конкретные
сроки и условия желательного варианта решения; дата и
подпись заявителя. Унифицированы три формы заявления: о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении. Например:
Директору фирмы “Салют”
Иванову П.Н.
Старшего ревизора фирмы
Петрова В.И.
Заявление
Прошу предоставить мне очередной трудовой
отпуск с 12 июня с.г. Прошу увеличить срок отпуска за
счет дней, не использованных мной в прошлом году.
Дата
Подпись
Характеристика
Характеристика – официальный документ, который
выдает администрация учреждения, предприятия или
организации. В ней приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, учащегося.
Например
Характеристика
Практикантки Юдиной Татьяны Ивановны
Юдина Т. с 1 по 20 июля … г. проходила производственную практику в Главном управлении кадров
Министерства
РБ.
За время прохождения практики выполнила большой
объем машинописных работ. Проявила умение работать
грамотно, оформлять документы в соответствии с существующими
нормами.
Юдина Т. также работала в центральном архиве министерства, где оформляла дела постоянного хранения. Все
поручения выполняла аккуратно, вдумчиво и внимательно.
Практика
оценивается
на
“отлично”.
Начальник
отдела
руководящих
кадров
Дата
Подпись
Рекомендательное письмо.
Шаблон рекомендательного письма
На Западе уже давно стало традицией при смене
места работы просить работодателя написать рекомендательное письмо. В нашу жизнь культура таких писем
только входит, заменяя столь распространенные в прошлом характеристики. Так что многие работодатели
просто не знают, как это делать, или у них нет времени.
Поэтому приготовьтесь к тому, что рекомендательное
письмо вам придется писать самим, а рекомендателю
останется лишь подписать бумагу.
Заручиться рекомендациями вы можете у человека, который хорошо вас знает, поскольку вы у него
учились или работали: преподаватель, руководитель
курсовой или дипломной работы, заведующий кафедрой, декан факультета, начальник на рабочем месте.
Если вы участвовали в проекте, возьмите рекомендательное письмо у руководителей проекта. Так же
можете попросить благодарственное письмо у клиента,
для которого вы делали проект.
Подход к составлению рекомендательных писем,
так же как и резюме и сопроводительных писем, индивидуален.
Структура рекомендательного письма:
1. Заголовок.
2. Как долго и в каком качестве вас знает рекомендатель.
3. Подтверждение факта работы в компании что, где, когда вы делали (например: «работал с такогото по такое-то там-то», или «участвовал в таком-то
проекте в качестве такого-то»).
4. Краткая характеристика (Какие ваши основные
достижения может отметить рекомендатель. Какие ваши сильные стороны может отметить рекомендатель).
5. Письмо должно быть на бланке компании, заверено печатью и подписью (печатью необязательно,
но желательно).
6. Контактные координаты: должность, фамилия,
имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное
письмо, и его контактный телефон.
Хорошо подумайте, кого вы могли бы указать в
качестве рекомендателей. Лучше позвонить этим людям и предварительно заручиться их согласием выступить в этой роли, так как есть вероятность, что им перезвонят и попросят подтвердить или уточнить информацию о вас.
Вопросы, которые могут быть адресованы рекомендателю:
- Как вы можете охарактеризовать такого-то?
- Какие у него сильные стороны?
- Какие у него слабые стороны?
- Почему он уволился оттуда-то?
- Были ли у него какие-нибудь проступки, конфликты и пр.
Рано или поздно, на любом этапе вашей профессиональной деятельности вам придется столкнуться с
таким вопросом, как написание рекомендательного
письма. Приглашая на собеседование, работодатель
может попросить вас предоставить рекомендации, коллега или просто знакомый, устраиваясь на работу, может попросить написать такое письмо для него. Если
Вы не знаете, с чего начать или о чем писать, воспользуйтесь нашими советами относительно содержания и
структуры типичного рекомендательного письма.
Структура рекомендательного письма
Заголовок (" Рекомендательное письмо ").
Подтверждение факта работы в компании
("Настоящим подтверждается, что сотрудник (фамилия, имя, отчество) работал в компании с … по …".).
Характеристика.
Рекомендации ("Считаем, что сотрудник (ф.и.о.)
может эффективно …").
Контактные координаты ("При необходимости
уточнить детали можно связаться по телефону…").
Должность, фамилия, имя, отчество того, кто
подписывает рекомендательное письмо.
Печать (не обязательно, но не помешает для солидности).
Наиболее важной в рекомендательном письме
является собственно характеристика, хотя для некоторых компаний будет немаловажен и сам факт подтверждения вашей прошлой работы. Остановимся немного
более подробно на пунктах «характеристика» и «рекомендации». Предположим, что рекомендательное
письмо вы пишете для своего коллеги, с которым проработали несколько лет, и которого неплохо знаете.
Характеристика. В этом пункте начать нужно с
определения круга обязанностей, которые сотрудник
выполнял в компании. Стоит перечислить все разработанные и осуществленные им проекты. Можно коротко
остановиться на характере деятельности компании, ее
деловой активности. Далее следует дать более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите все значительные достижения. Какие достоинства
и недостатки рекомендуемого лица проявляются на ра-
боте? Какое впечатление производит этот человек при
общении и взаимодействии с другими людьми?
Рекомендации. Для создания более четкой картины, дайте характеристику человека с точки зрения его
личностных качеств и поведения. Проявил ли он себя
как ответственный, вежливый, приветливый человек
или же, как несговорчивый, неприветливый, ленивый,
язвительный? Наконец, укажите степень, до которой
вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками,
не рекомендуете.
Прежде чем приступать к составлению письма,
попросите человека рассказать о своих проектах и разработках, так как вы, скорее всего, не располагаете достаточной информацией в отношении всего объема выполненной им работы. В заключение хотелось бы отметить, что если вы недостаточно хорошо знакомы с человеком, лучше отказаться от написания рекомендательного письма, чем пытаться составлять нечто невразумительное и беспристрастное.
Примерная структура
рекомендательного письма.
1. Заголовок ("Рекомендательное письмо").
2. Подтверждение факта работы в компании
("Настоящим подтверждается,
что г-н/г-жа имярек работал(а) в компании с ...
по ...". Далее
коротко о должности и обязанностях).
3. Краткая характеристика (чего добился(добилась), как себя
зарекомендовал(а)).
4. Причины ухода из компании.
5. Рекомендации ("Считаем, что г-н/г-жа имярек
может эффективно ...").
6. Контактные координаты ("При необходимости
уточнить детали можно позвонить мне по телефону...").
7. Должность, фамилия, имя, отчество того, кто
подписывает
рекомендательное письмо.
8. Печать (не обязательно, но в Таджикистане не
помешает для солидности).
Пример рекомендательного письма
Газета «Новости»
220000, г. Минск
ул. Сидорова
Тел.: (017) 200-00-00
10 апреля, 2005 год
Предмет: Рекомендательное письмо для Петрова Петра
Вниманию всех заинтересованных лиц:
Мне представилась благоприятная возможность
тесно сотрудничать с Петром в редакции газеты «Новости». Петр проработал в редакции в качестве ассистента редактора с 10 октября 2001 года до 20 апреля
2005 года. В его обязанности входили: проведение исследований и интервью, проверка фактов и написание
кратких прологов, наряду с выполнением некоторых
обязанностей, связанных с офисной работой. В течение
всего периода работы в нашей компании Петр проявил
себя в качестве способного, усердного сотрудника и
талантливого писателя.
На меня произвела сильное впечатление способность Петра выполнять всю порученную ему работу
вовремя, а зачастую – и раньше срока. Проведенные им
исследования всегда были всесторонними, исчерпывающими и доскональными, а проверенные факты отличались точностью. Иногда мы предоставляем возможность ассистентам редактора попробовать себя в качестве журналистов, и Петр, благодаря своим талантам,
получал даже больше письменных заданий, чем предусмотрено нормой. Его статьи отличаются четкостью,
краткостью и выразительностью.
В общем, Петра можно охарактеризовать как
очень сознательного и талантливого сотрудника. Я
считаю, что он обладает всеми необходимыми каче-
ствами, благодаря которым однажды станет прекрасным редактором, и мне очень жаль, что он уходит из
нашей компании. Я настоятельно рекомендую Петра на
должность редактора среднего уровня в издательстве.
Искренне Ваш,
Сергей Сергеев
Главный редактор
В большинстве случаев рекомендательные письма, которые вы предоставляете работодателям при трудоустройстве, пишете вы сами, а руководитель их
только читает и подписывает. Поэтому к составлению
такого письма нужно подойти не менее ответственно,
чем к составлению резюме.
Хочется добавить, что рекомендации пишутся на
бланке компании и подписываются либо руководителем компании, либо вашим непосредственным начальником. Насколько серьезно к ним относятся? Иногда их
спрашивают, но не придают им слишком большого
значения. Для вашего потенциального работодателя
это, скорее, гарантия того, что вы действительно работали на фирме, выполняли определенный круг обязанностей и покинули компанию "с миром", сохранив о
себе хорошее впечатление.
Нет однозначного ответа на вопрос, в каких
именно областях деятельности чаще всего требуются
рекомендательные письма. Наверное, это зависит от
конкретной ситуации — например, если человека берут
на должность топ-менеджера, то его будущее руководство, скорее всего, захочет себя обезопасить и узнать,
как он проявил себя на прежнем месте работы. Есть,
правда, несколько отраслей, где рекомендации обяза-
тельны практически без исключений: это охранный
бизнес, медицина, наука, работа с детьми (няни, гувернантки и т.д).
Рекомендация — пока еще достаточно экзотическая для нашего рынка труда "бумажка". И ее следует
воспринимать не как гарантию трудоустройства, а как
приятное дополнение, которое украсит вашу встречу с
работодателем.
Газета ‘Факты’
04116, г. Киев
ул. Ванды Василевской
Тел.: (044) 246-92-01
10 апреля, 1998 год
Предмет: Рекомендательное письмо для господина Ратушного Тараса
Вниманию всех заинтересованных лиц:
Тарас работал под моим руководством в качестве
ассистента редактора с 10 сентября 1997 года до 5 апреля 1998 года. В его обязанности входили: проведение
исследований и интервью, проверка фактов и написание кратких прологов, наряду с выполнением некоторых обязанностей, связанных с офисной работой. В течение всего периода работы в нашей компании Тарас
проявил себя в качестве способного, усердного сотрудника и талантливого писателя.
На меня произвела сильное впечатление способность Тараса выполнять всю порученную ему работу
вовремя, а зачастую – и раньше срока. Проведенные им
исследования всегда были всесторонними, исчерпывающими и доскональными, а проверенные факты отличались точностью. Иногда мы предоставляем возможность ассистентам редактора попробовать себя в качестве писателей, и Тарас, благодаря своим талантам, получал даже больше письменных заданий, чем предусмотрено нормой. Его статьи отличаются четкостью,
краткостью и выразительностью.
В общем, Тараса можно охарактеризовать как
очень сознательного и талантливого сотрудника. Я
считаю, что он обладает всеми необходимыми качествами, благодаря которым однажды станет прекрасным редактором, и мне очень жаль, что он уходит из
нашей компании. Я настоятельно рекомендую Тараса
на должность редактора среднего уровня в издательстве.
Искренне Ваш,
Вячеслав Преображенский
Главный редактор
Москва 252054
Ул. Гончарова 67, кв. 32
Эдуард Романовский
Рекомендательное письмо для Станислава Березовского
2 июня, 1998 год
Вниманию всех заинтересованных лиц:
Мне представилась благоприятная возможность
тесно сотрудничать со Станиславом в течение 6 месяцев его работы в компании ‘Ридан’. Он сидел за соседним столом, и мы совместно работали над несколькими
проектами. Мне приятно сообщить, что Станислав проявил себя в коллективе как коммуникабельный, искренний человек и идеальный сотрудник.
Станислав всегда выполнял больше работы, чем
ему было поручено при осуществлении наших совместных проектов. Он часто брал на себя инициативу в
новых начинаниях и способствовал развитию событий,
когда работа продвигалась медленно. Совместная с ним
работа доставляла мне удовольствие, так как вышестоящие лица всегда похвально отзывались о совместно
выполненных нами заданиях. Станислав был в прекрасных отношениях со всеми сотрудниками офиса, и,
в свою очередь, все сотрудники хорошо к нему относились.
Я настоятельно рекомендую Станислава на
должность, которую он сочтет для себя подходящей.
Он - из тех людей, с которыми приятно работать всем.
Эдуард Романовский
Задание. Здесь вы найдете советы, как правильно составить рекомендательное письмо, что в нем необходимо охватить и учесть.
Что значит хорошая рекомендация?
Рекомендательное письмо является письменным подтверждением ваших профессиональных навыков и достижений. В письме раскрывается и характер сотрудника, и опыт, и его сильные и слабые стороны, а главное – дальнейший потенциал. Работодателю не интересно знать, любите ли вы китайскую кухню, собираете
ли с детства марки и занимаетесь ли спортом. Что он
действительно ищет в потенциальном сотруднике, так
это честность, надежность, ответственность, ум, энтузиазм и желание расти и развиваться. Хорошее рекомендательное письмо отвечает на все эти вопросы в нескольких предложениях.
Если вы плохо знаете сотрудника, это можно поправить!
Рекомендательное письмо проще всего написать тому,
кто постоянно взаимодействует с этим сотрудником по
работе и хорошо его знает. Иногда человек боится, что
его непосредственный руководитель даст ему не самые
лучшие рекомендации, и пытается обратиться с этой
просьбой к менеджеру высшего звена. Если вы чувствуете, что не можете дать объективную рекомендацию, попросите написать письмо непосредственного
руководителя сотрудника, менеджера, который знает
его лучше.
Если вы знаете, что это хороший достойный сотрудник,
и хотели бы ему помочь, проведите небольшое интервью с человеком, узнайте, на что нужно обратить внимание, расспросите о его дальнейших карьерных планах. Эта информация поможет вам при составлении
письма.
Рекомендательное письмо – презентация вашей компании
В письме вы не только говорите о своем подчиненном,
но и представляетесь сами как работодатель. Это деловой документ, который должен быть составлен по соответствующим стандартам. Ни в коем случае не пишите рекомендательного письма от руки – это только
дискредитирует вашего сотрудника в глазах потенциального работодателя, а также укажет на то, что вы сами недостаточно серьезно относитесь к этому человеку
и не уважаете оказанного доверия.
Выделите в своем рабочем графике время, когда вы
сможете спокойно собраться с мыслями и обстоятельно
взяться за дело. Осознавайте важность этого документа
для человека, который обратился к вам с просьбой, и не
пишите рекомендательное письмо на ходу.
Начните со списка
Рекомендательные письма служат для того, чтобы
представить дополнительную информацию о соискателе – о том, как он учился, работал, занимался чем-то
еще. В нем должна быть представлена общая картина о
личностных качествах сотрудника, его опыте, сильных
сторонах, потенциале и навыках.
Если вы не знаете, с какой стороны приступить к написанию письма, удобно начать с составления списка
ключевых слов и фраз, относящихся к достижениям и
качествам сотрудника. Такой список поможет избежать
абстрактных фраз и метафорических формулировок.
Все, что вам нужно – четко изложить позицию и представить доказательства.
Распределите ключевые слова и фразы по категориям:
1) Профессиональные навыки:
- Обладает ли сотрудник необходимыми для его должности компетенциями?
- Умеет ли он выполнять работу качественно и в срок?
- Насколько хорошо он знает свою профессиональную
сферу?
- Умеет ли менеджер быстро и конструктивно принимать решения?
2) Личностные характеристики:
- Как у сотрудника складываются отношения в коллективе?
- Обладает ли он чувством юмора?
- Аналитический ли у него склад ума?
- Насколько человек стрессоустойчив?
- Является ли этот человек лидером?
3) Успехи и достижения
Продумайте два-три достижения сотрудника за то время, что он работал под вашим руководством.
4) Слабые стороны
На что человеку следует обратить внимание, чтобы
развиваться дальше в своей карьере? Умеет ли человек
извлекать уроки из своих прошлых ошибок?
5) Потенциал
Как вы считаете, чего может достичь этот сотрудник?
Структура
Письмо, как правило, не превышает в длину одной
страницы (5-7 абзацев) и состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения.
Вступление
Начните с определения того, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если человек ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, выполняемые им обязанности и все значительные
проекты, которые он разрабатывал или осуществил.
Можно добавить пару строк о самой компании и сфере
ее деятельности.
В заключительном предложении вступления можно
подвести итог и высказать ваше общее мнение о рекомендуемом сотруднике.
Основная часть рекомендательного письма
В основной части вы даете более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите основные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуемого сотрудника проявляются на работе? Какое впечатление он производит при общении и взаимодействии с другими людьми?
Удобнее всего указать какое-нибудь качество и подтвердить его фактами, рассказав историю, как оно проявляется на практике. Например, вы отмечаете, что у
Алексея аналитический склад ума и творческий подход
к делу, и рассказываете, как ему удалось придумать
способ оптимизировать процедуру доставки товара в
вашей компании. Возьмите две-три основные характеристики.
Для создания более четкой картины, дайте характеристику человека с точки зрения его личностных качеств
и поведения. Проявил ли он себя как ответственный,
вежливый, приветливый человек или как ленивый, несговорчивый, неприветливый, язвительный?
Заключение рекомендательного письма
Упомяните о дальнейших планах сотрудника, и почему
вы считаете, что это правильно намеченный путь.
Напишите, почему вы рекомендуете этого человека,
какой вклад он мог бы сделать в компанию, куда он
пойдет работать. Наконец, вы можете указать, насколько вы рекомендуете сотрудника на искомую должность: настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете.
В конце письма представьте свои контактные данные и
предложите связаться с вами в случае, если адресат захочет получить дополнительные сведения.
Не забудьте разместить письмо на фирменном бланке
компании, поставить печать и подпись.