ИНФОРМАЦИЯ по вопросу взаимодействия нотариальных палат

Совершение нотариальных действий осуществляется от имени государства
только специальными, определенными федеральным законом субъектами:
нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах,
нотариусами, занимающимися частной практикой, главами местных администраций
поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного
самоуправления поселений.
Правом совершения нотариальных действий органы местного самоуправления
поселений наделены Федеральным законом № 258-ФЗ. Приказом Министерства
юстиции Российской Федерации от 27.12.2007 № 256 утверждена Инструкция о
порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций
поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного
самоуправления поселений.
Перечень нотариальных действий, право на совершение которых
предоставлено главам и специально уполномоченным лицам (статья 37 Основ
законодательства Российской Федерации о нотариате):
1) удостоверять завещания;
2) удостоверять доверенности;
3) принимать меры по охране наследственного имущества и в случае
необходимости управлению им;
4) свидетельствовать верность копий документов и выписок из них;
5) свидетельствовать подлинность подписи на документах;
с 5 июля 2014 года
6) удостоверяют сведения о лицах в случаях, предусмотренных
законодательством;
7) удостоверяют факт нахождения гражданина в живых;
8) удостоверяют факт нахождения гражданина в определенном месте;
9) удостоверяют тождественность гражданина с лицом, изображенным на
фотографии;
10) удостоверяют время предъявления документов;
11) удостоверяют равнозначность электронного документа документу
на бумажном носителе;
12) удостоверяют равнозначность документа на бумажном носителе
электронному документу.
С 01 января 2015 года сведения об удостоверении или отмене завещания или
доверенности должны быть направлены органом, в котором работает должностное
лицо, удостоверившее завещание или доверенность, в нотариальную палату
соответствующего субъекта для внесения таких сведений в реестр нотариальных
действий единой информационной системы нотариата. Нотариальная палата вносит
такие сведения в реестр в течение двух рабочих дней со дня их поступления.
За совершение нотариальных действий взыскивается государственная
пошлина, размеры которой установлены статьей 333.24 Налогового кодекса.
Согласно ст. 61.1 Бюджетного кодекса государственная пошлина за совершение
нотариальных действий должностными лицами органов местного самоуправления
подлежит зачислению в бюджет по нормативу 100%.
Согласно представленным сведениям, из общей совокупности совершенных
нотариальных действий больший удельный вес приходится на удостоверение
доверенностей и свидетельствование верности копий документов и выписок из них.
Как свидетельствует практика, при совершении нотариальных действий
главами допускаются значительные нарушения. А именно:
- несоблюдение форм удостоверительных надписей;
- отсутствие печати с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации;
- отсутствие реестра для регистрации нотариальных действий;
- нарушаются нормы налогового законодательства – государственная пошлина
за совершение нотариального действия взимается в произвольном размере либо
граждане и вовсе необоснованно освобождаются от ее уплаты;
- совершение нотариального действия в отношении себя;
- совершение нотариального действия за пределами территории поселения;
- удостоверение подлинности подписи на документе по истечении нескольких
дней (заочно).
В целом анализ предоставленных сведений о практике совершения органами
местного самоуправления нотариальных действий выявил общие для всех сельских
поселений проблемы, такие как:
- недостаточность знаний и навыков по совершению нотариальных действий у
специалистов, в том числе трудности по определению размера государственной
пошлины, нотариального тарифа, подлежащих взысканию;
- отсутствие справочной литературы, образцов документов по совершению
нотариальных действий;
- отсутствие на территории поселения филиала Сбербанка для перечисления в
местный бюджет платы за совершение нотариальных действий.
С 1 января 2015 года вступили в силу изменения в Основы о нотариате. Так,
статья 33.1 Основ о нотариате предусматривает контроль за совершением
нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления. Так,
территориальный орган юстиции на основании информации о наличии нарушений
законодательства о нотариате проводит проверку.
Предметом контроля являются:
организация работы по совершению нотариальных действий;
соблюдение Инструкции о порядке совершения нотариальных действий;
соблюдение законодательства при совершении нотариальных действий.
По результатам проведенной проверки территориальный орган юстиции
вправе:
внести предписание об устранении выявленных нарушений;
направить рекомендации по улучшению деятельности.
Минюстом России разработан проект приказа «Об утверждении порядка и
формы учета сведений о специально уполномоченных на совершение нотариальных
действий должностных лицах местного самоуправления».
Проектом приказа установлен порядок направления сведений о специально
уполномоченных на совершение нотариальных действий должностных лицах
местного самоуправления органами местного самоуправления в территориальные
органы Минюста России, предусмотрена форма учета указанных сведений и срок
направления информации.
Направленные органами местного самоуправления сведения предусмотрено
размещать
на
официальном
сайте
территориального
органа
в
информационно-телекоммуникационной сети Интернет и обновлять при получении
информации об их изменении не позднее двух рабочих дней со дня получения такой
информации.
Практика взаимодействия Нотариальной палаты Новосибирской области
с представителями органов местного самоуправления по вопросу
представления сведений о совершенных нотариальных действиях
С 01.01.2015 г. вступили в силу изменения, внесенные Федеральным законом №
457-ФЗ, в статью 37 Основ, согласно которым сведения об удостоверении или отмене
завещания или доверенности должны направляться в нотариальную палату в форме
электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью,
в порядке, установленном федеральным органом юстиции, в течение пяти рабочих
дней со дня совершения нотариального действия.
С 11.07.2015 г. сведения о совершенных нотариальных действиях должны
направляться в нотариальную палату в формате, предусмотренном Порядком ведения
реестров единой информационной системы (утвержден приказом Министерства
юстиции Российской Федерации от 17.06.2014 г. № 129, в редакции Приказа
Министерства юстиции Российской Федерации от 29.06.2015 г. № 159).
Поступающие в настоящее время в нотариальную палату сведения о
совершенных нотариальных действиях в большинстве случаев не соответствуют
требованиям законодательства, что препятствует своевременному внесению их в
ЕИС нотариата (и после 11.07.2015 г. сведения продолжают поступать на бумажных
носителях; при направлении сведений в форме электронного документа очень часто
не соблюдаются требования, установленные Порядком ведения реестров ЕИС
нотариата: например, в формате Word, подписаны совмещенной электронной
подписью и т.д.).
Вместе с представляемыми сведениями часто направляются копии
удостоверенных доверенностей. При этом в настоящее время Порядок ведения
реестров ЕИС нотариата не предусматривает такой обязанности для должностных
лиц местного самоуправления.
Работа с совмещенной электронной подписью.
При Правительстве Новосибирской области создан Региональный
удостоверяющий центр исполнительных органов государственной власти
Новосибирской области и органов местного самоуправления в Новосибирской
области, который выпускает для всех глав администраций и специалистов
электронные подписи.
Выпуск и поддержка электронных подписей осуществляется данным центром
бесплатно. Программы, используемые для работы по передаче сведений тоже
бесплатные. Таким образом, для организации работы по передаче сведений в
Нотариальную палату Новосибирской области, главам администраций не нужно
нести никаких финансовых затрат.
Приложение № 1 Порядка ведения реестров единой информационной системы
нотариата «Форматы электронных документов, используемых при ведении реестров
ЕИС» Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29.06.2015 № 159
было дополнено пунктами 2 и 3 следующего содержания: органом, в котором
работает должностное лицо, удостоверившее завещание или доверенность,
направляются в нотариальную палату субъекта Российской Федерации сведения об
удостоверении или отмене завещания или доверенности в форме электронного
документа в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной
электронной подписью должностного лица в формате PKCS#7 (отделенная
электронная подпись в кодировке DER).
Стоит обратить особое внимание на следующее:
1. сведения передаются в форме электронного документа в виде
XML-файла,
2. файл сведений подписывается отделенной электронной подписью,
3. электронная подпись должна быть в кодировке DER.
На сайте Фонда «Центр инноваций и информационных технологий»
(http://fciit.ru) размещена программа для подготовки XML–файлов. Также на сайте
Фонда размещена Инструкция для органов местного самоуправления по
направлению в нотариальную палату субъекта Российской Федерации сведений об
удостоверении или отмене завещания или доверенности.
В соответствии с п. 4 Порядка направленые в нотариальную палату сведения
могут быть представлены в нотариальную палату субъекта Российской Федерации на
электронных носителях (дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти и т.п.) в виде
файла (файлов) утвержденного формата сведений с сопроводительными
документами на бумажном носителе. Полномочия представителя должностного лица
местного самоуправления должны быть подтверждены копией приказа или
доверенности о наделении такого лица соответствующими полномочиями.
Кроме того, согласно пункту 5 Порядка направляемые в нотариальную палату
сведения могут быть направлены в нотариальную палату субъекта Российской
Федерации: при помощи программно-технических средств гарантированной
доставки, обеспечивающих защиту содержащихся в сведениях персональных
данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации в области
персональных данных; а с 01.01.2016 г. с использованием портала, размещенного в
информационно-телекоммуникационной
сети
"Интернет"
по
адресу,
опубликованному на официальном сайте оператора единой информационной
системы нотариата (www.notariat.ru).
Для передачи сведений необходимо создать файл, содержащий сведения о
совершенном нотариальном действии, подписать его ОТДЕЛЕННОЙ электронной
подписью и организовать передачу в нотариальную палату. Можно записать
сведения на диски CD-DVD, или USB-флэш-накопитель и нарочным способом
передать в нотариальную палату. Оптимальным вариантом является шифрование и
отправка по электронной почте. Для шифрования используется сертификат,
размещенный на официальном сайте Нотариальной палаты Новосибирской области.
Хотелось бы отдельно отметить следующих глав администраций
1. Пролетарского сельсовета Ордынского района
2. Лебедевского сельсовета Тогучинского района
3. Скалинского сельсовета Колыванского района
4. Новопичуговского сельсовета Ордынского района
5. Шурыгинского сельсовета Черепановского района
6. рабочего поселка Чик Коченевского района
7. Новошарапского сельсовета Ордынского района
которые организовали работу по передаче сведений в Нотариальную палату
Новосибирской области.