1 Методические рекомендации по подготовке и оформлению

1
Методические рекомендации по подготовке и оформлению уголовных и
гражданских дел (нарядов) федеральных судов общей юрисдикции к их
последующему хранению
1. Общие положения
1.1.
Своевременное и качественное формирование нарядов (далее -дела
(наряды)), отбор дел (нарядов), производств для постоянного хранения,
оформление судебных дел, обеспечение сохранности всех документов, имеющих
научную
и
практическую
ценность,
является
важнейшей
задачей
делопроизводственной службы и архива суда.
1.2.
Правила подготовки и оформления документов к последующему
хранению, порядок использования и хранения документов в архиве суда, методика
отбора дел для постоянного хранения и к уничтожению, правила передачи дел
(нарядов) в государственные и муниципальные архивы регламентированы
Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов
федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного
департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 04 ноября 1999 г. №
137.
1.3.
В настоящих методических рекомендациях даны разъяснения об
особенностях оформления дел (нарядов) постоянного хранения уголовного и
гражданского судопроизводства до 1999 года, не отраженные в действующей
Инструкции. Таким образом, данные методические рекомендации являются
дополнением к Инструкции и не противоречат ей.
1.4.
Составление описей на дела (наряды) постоянного срока хранения
осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи
в архив документов судов общей юрисдикции.
2. Подготовка и оформление подлинных приговоров, решений и
последующих определений и постановлений вышестоящих судов
2.1.
В соответствии с «Перечнем документов Министерства юстиции
СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения
документов», утвержденным Министром юстиции 31 января 1980 г., работниками
архивов судов осуществляется отбор на постоянное хранение или к уничтожению
дел (нарядов) уголовного и гражданского судопроизводства до 1999 года. С 1999
года следует руководствоваться Перечнем документов федеральных судов общей
юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного
департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 1999 г
№171.
2.2.
Из уголовных и гражданских дел с истекшим сроком хранения
подлежат отбору на постоянное хранение подлинники приговоров, решений
и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из
прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.
На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и
2
постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел,
из которых они изъяты.
2.3.
Приговоры и последующие определения и постановления по
уголовным делам формируются отдельно от решений и последующих
определений и постановлений по гражданским делам.
Приговоры и решения, оформленные на бланках рукописно, не подшиваются,
а формируются в папку с клапанами в порядке регистрационных номеров дел, из
которых они изъяты. В каждый том дела (наряда) следует помещать не более 150
приговоров или решений.
2.4.
Все помещенные в дело (наряд) листы нумеруются графическим
карандашом в правом верхнем углу. Имеющаяся старая нумерация зачеркивается,
а не исправляется.
2.5.
В конце дела (наряда) помещается лист-заверитель дела (приложение
1) в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных
листов, а также оговариваются особенности нумерации листов, наличие листов
внутренней описи, особенности физического состояния и формирования дела
(наряда). Лист-заверитель дела должен быть подписан составителем с указанием
должности и даты его заполнения.
2.6.
В случае отсутствия алфавитных указателей осужденных (утрата,
неисправимое повреждение) в дело (наряд) с приговорами (решениями)
помещается внутренняя опись (приложение 2). Внутренняя опись документов
дела должна быть подписана секретарем суда с указанием должности и даты ее
заполнения. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно.
Количество листов внутренней описи указывается в листе-заверителе после
общего количества листов в деле (наряде).
2.7.
На обложке каждого дела (тома) указывается заголовок:
«Подлинные приговоры (решения) по уголовным (гражданским) делам,
рассмотренным в .............. году. Том № ...., дела с №.... по №....».
3. Подготовка и оформление уголовных и гражданских дел
постоянного срока хранения
3.1.
В уголовных и гражданских делах, подлежащих постоянному
хранению, секретарь суда должен подшить в твердую обложку из картона и
пронумеровать все приобщенные к делу документы, оформить итоговую запись
во внутренней описи, находящихся в деле документов, оформить лист-заверитель
дела.
3.2.
Для подшивки архивных дел используется армированная нить,
предварительно все металлические скрепления из дела удаляются.
3.3.
Дело, состоящее из более чем 250 листов, разделяется на тома. Листы
дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому
или по каждой части отдельно.
3.4.
Если в деле имеются подлинные личные документы осужденного, то
они помещаются в конверт, который подшивается в дело. Подшитые в дело
3
конверты с вложениями должны быть пронумерованы, а наличие вложений
оговаривается в листе-заверителе.
Например: В настоящем деле 83 (восемьдесят три) листа. В конверте (номер
листа 57) находится трудовая книжка и водительские права осужденного.
3.5.
На
обложках
уголовных
дел,
подлежащих
постоянному
хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны:
фамилия, имя, отчество осужденного (осужденных) и полное наименование
статьи уголовного кодекса, по которой лицо осуждено.
Например: дело № 1-128 по обвинению Ситина Василия Васильевича в
хищении государственного имущества в особо крупных размерах - ст.93 УК
РСФСР.
3.6.
Наименование суда на обложке дела указывается в соответствии с
действующим наименованием на момент рассмотрения дела.
3.7.
Дата дела (наряда) состоит из начальной даты - составления самого
раннего документа и конечной даты - вынесения приговора. Число и год
оформляются арабскими цифрами, название месяца - словом.
4. Оформление к архивному хранению алфавитных указателей
4.1. Алфавитные указатели являются основными справочно-поисковыми
документами по фонду суда и передаются на государственное хранение вместе с
документами уголовного и гражданского судопроизводства.
4.2. Алфавитные указатели по уголовным и гражданским делам до 1999 года,
находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии (порваны листы,
затерт или размыт текст и т.п.), подлежат восстановлению, т.е. переписываются
светостойкими черными чернилами в журналы с прочным переплетом и
качественной плотной бумагой.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК при Министерстве
государственно-правового развития
Омской области
от 28.10.2005 г. №9