Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления
Литература
1. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Изд. "Март",
2006
2. Басаков
М.И.
Документационное
обеспечение
управления
(Делопроизводство). – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 413 с. (СПО).
3. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное
делопроизводство. Издательство "Питер", 2006
4. Кузнецов И. Н., авт. -сост. Деловое письмо: учебно-справочное пособие.
Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2007
5. Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое
делопроизводство (правовые основы). Практическое пособие. – М.:
Юридическая фирма «Контракт», 2009. – 239 с.
6. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Изд.
"Академия", 2006
7. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Изд. "ИндексМедиа", 2006
8. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Учеб.практ. Пособие. – М.: Изд. Проспект, 2008. 384 с.
9. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. – М.: Изд.
РДЛ, 2003.
10.Рогожин М.Ю. Справочник инспектора по кадрам: от приема до
увольнения (+СД). – СПб: Питер, 2010. - 240 с.
11.Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и
учет служебной документации: практическое пособие. Издательство
"Омега-Л", 2007
12.Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и
обработка документов: Учебное пособие. Издательство "Омега-Л", 2007
13.Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство
к составлению. Издательство "ПРИОР", 2007
14.Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство
"ПРИОР", 2007
Нормативные документы. (Документационное обеспечение
управления. СПО)
Федеральные законы (ФЗ)
1. ФЗ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации" (с изм. На 06.04.2011)
2. ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" (с изм. на 13
мая 2008; на 13.05.2010)
Нормативные акты Президента и Правительства РФ
1. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 "О
Федеральном архивном агентстве" (с изменениями на 8 августа 2009 г.)
2. Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 "Вопросы
Федерального архивного агентства" (с изменениями на 29 мая 2008 г.)
3. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых
книжках" (с изменениями на 19 мая 2008 г.)
Документы федеральных органов исполнительной власти
1. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты"
2. Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н "О трудовых
книжках"
3. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный
руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
ГОСТы
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения
3. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения
4. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к
построению формуляра-образца
5. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и
технические требования
Становление делопроизводства в России
Российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода:
1. Делопроизводство в дореволюционной России (до 1917 г.):
- от появления первых документов до приказного делопроизводства
включительно (X- XV вв.);
- коллежское делопроизводство (XVIII в.);
- министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX-XX в.).
2. Делопроизводство в СССР (1917-1991 гг.);
- от разрозненных усилий по упорядочению производства до разработки
Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.);
- от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению
управления.
3. Современное делопроизводство.
Делопроизводство в дореволюционной России (до 1917 г.)
От первых документов до приказного делопроизвдоства (X- XV вв.)
Первые письменные документы, дошедшие до наших дней,
свидетельствуют о том, что уже в Х в. в Древнерусском государстве
практиковалось составление официальных документов. Во времена феодальной
раздробленности, при отсутствии единого управления, управленческие
функции осуществляли должностные лица (служивые люди) иногда с
небольшим количеством помощников (дьяков). В это время получила
распространение одна из отраслей делопроизводства – документирование. В
основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные
грамоты, завещания), а также документы, фиксирующие частные
взаимоотношения (заемные, закладные кабалы, грамоты, составляемые при
продаже в рабство, отпускные грамоты, личная переписка). Многие из этих
документов найдены при археологических раскопках в Новгороде, Пскове,
Смоленске и др. городах.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места их
хранения (церкви, монастыри). Документы хранились в сокровищницах вместе
с драгоценностями.
Самая древняя форма документа на Руси – грамота (лист пергамента
шириной 15-17 см). пергамент – специальным образом выделанная телячья,
баранья или козлиная кожа. Длина пергамента м.б. разной длины (десятки
метров) за счет подклейки, следующих листов, образуя собой столбец, столпик.
Отсюда название данной технологии работы с документами – столбцовое
делопроизводство.
Накопление опыта выражалось в появлении устойчивых образцов
обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т.е. устойчивых
типовых форм отдельных документов, из которых составлялись своеобразные
пособия по делопроизводству – «формулярники».
Говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как
о какой-то системе еще преждевременно. Это был период зарождения традиций
русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов.
Приказное делопроизводство (XV-XVII вв.)
Существенной вехой в развитии русского официально-делового письма
стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения
назывались приказами) XV-XVII вв. В этот период шло формирование русского
централизованного государства, закладывались основы государственного
аппарата, системы государственного делопроизводства. Царь издавал указы,
акты, жалованные грамоты. Боярская дума – «приговоры», от приказов на места
направлялись «памяти». На местах воеводы имели в подчинении свою
«канцелярию» - приказную избу со штатом («меньшие» воеводы, дьяки и
подъячие). Из приказных изб «наверх» посылались «отписки» (отсюда
родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какое-либо
обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось
делопроизводство.
В приказном делопроизводстве
длительное время использовалась
древняя «столбцовая» техника оформления документов. В 15 в. дорогостоящий
пергамент вытеснила бумага и свиток из подклеенных друг к другу бумажных
листов мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и
хранении документов. Напр., Соборное уложение 1649 г. в длину имело 309
метров. Чтобы свиток при разматывании не волочился, его наматывали на
деревянный стержень – так родилось слово «волокита», смысл которого не
требует особого пояснения, - речь идет о необоснованном затягивании
принятия решения.
Именно в это время наряду со столбцовой формой документа стала
применяться и тетрадная (книжная). Тетрадь – это лист бумаги, сложенный
вдвое. Накопившиеся тетради переплетались и составляли собой книги.
В деятельности приказов появились прямые предписания по
содержательной и оформляющей частям документов, порядок их движения.
Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные
признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное
расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты,
языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.
Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения
автора и адресата документа. Напр., царские грамоты начинались указанием
автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея
Михайловича, всея Великой и Малой и Белой Руси самодержца, боярину нашему
и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому…! «…князю Ивану
Алексеевичу с товарищами…». Челобитные и отписки начинались с обращения:
«Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой
и Белой Руси самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…» «…
бьет челом холоп твой…». При обращении к великому князю служилые люди
подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами, духовные
лица – богомольцами. В заключительной части грамоты обозначалась дата ее
составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде
Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».
Т.о., в приказной период постепенно складывается система
делопроизводства, создаются устойчивые формулы документов и приемы их
составления.
Коллежское делопроизводство (XVIII в.)
При Петре I в 1720 г. ввел систему делопроизводства, которая получила
название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий.
Делопроизводство закрепляется за самостоятельным подразделением канцелярией. Была создана новая система гос. учреждений: в центре – Сенат,
Синод, Государев кабинет и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная,
Адмиралтейская, Коммерц-коллегия и др.), заменивших собой
свыше
полусотни приказов; на местах – губернаторы, воеводы, магистраты и др.
органы власти. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью и
подчинялась Сенату.
Петр I отменил столбцовую форму документов,
происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме.
В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых
документов. Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным
количеством новых слов и терминов иноязычного происхождения, что
объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально-деловое
письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как
администратор, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер,
министр. Появились и новые названия документов: векселя, облигации,
реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция,
инструкция, прошение (вместо челобитная) и др. В петровское время
изменяется и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» образцы, по которым следовало составлять документы. Законодательной базой
деятельности коллегий стал «Генеральный регламент» (1720 г.), в котором
раскрывается структура и функции канцелярии. Центральной фигурой
канцелярии становится секретарь. В штат канцелярии входили нотариус,
регистратор, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчик и вахмистр.
Генеральным регламентом были четко оговорены процессы регистрации
входящих и исходящих документов, впервые определен порядок сдачи в архив
законченных производством дел, впервые введено понятие архива и
установлена должность архивариуса. Контроль за исполнением документов
возлагался на прокурора коллегии, были установлены типовые сроки
исполнения отдельных видов документов. Особое внимание уделялось
исполнению указов государя; их несвоевременное исполнение строго каралось,
в отдельных случаях – смертной казнью. Предусматривались меры по защите
информации, строгие наказания за подделку и хищение документов.
Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования
государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство
губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые.
Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Этот
иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение
всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном
делопроизводстве.
Министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX-XX в.)
В начале XIX в. в недрах коллежской системы зародилась новая система
управления – министерская, которая просуществовала до начала XX в. Ее
главная особенность – единоначалие, придавала системе управления гибкость и
оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств» в
1811 г. вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от
создания документов до их архивного хранения.
Аппарат управления министерством состоял из департаментов, которые
делились на отделения, а отделения – на столы. В каждом департаменте
действовал совещательный орган, включавший директора и начальников
отделений и назывался общим присутствием.
В целом организация работы с документами представляла собой четкую
систему движения документов (на совр. языке – документооборот), включая и
архивное хранение. Особое внимание уделялось контролю исполнения
(ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим
показателям:
«1. В порядке ли дела содержатся. 2. Верно ли составляются им заглавия.
3. нет ли медлительности в делопроизводстве. 4. Не задерживается ли
окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной
надобности.»
К середине XIX в. сложился новый порядок изложения дела в форме
краткой записи – изложения только самого существа вопроса. В
делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым
расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было
практически таким же, как и в современных документах.
Предписания министров признаются действительными (выражаясь
современным языком, обладают юридической силой), только тогда, когда они
имеют установленную форму. Без бланков писались такие документы, как
указы, протоколы, докладные записки.
Советский период развития делопроизводства
Советский
период
российской
истории
связан
с
заменой
государственного
аппарата.
Остро
встал
вопрос
о
приведении
делопроизводства в соответствие с вновь создававшимися госструктурами.
После революции 1917г. в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата
от власти и заменой его неквалифицированным персоналом из рабочих и
солдат уровень документационного обеспечения управления заметно снизился.
К концу 20-х гг. встала проблема унификации и стандартизации различных
видов документов.
В первые годы был принят ряд законодательных актов, в т.ч.:
- декрет Совета народных комиссаров (СНК) «О порядке издания
приказов или распоряжений» (24.12.1917);
- постановление СНК «О форме бланков госучреждений», установившее
форму официальных документов и перечень реквизитов;
- постановление Совета рабочей и крестьянской обороны (СРКО) «О
точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении
канцелярской волокиты».
В середине 20-х гг. были организованы две важные научноисследовательские организации – Государственное бюро организации
строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления
(ИТУ). В результате их совместных исследований были заложены основы для
формирования
терминологии
делопроизводства,
классификации,
стандартизации и унификации документов, технологии работы с документами в
аппарате управления, а также взаимосвязи делопроизводственных служб
учреждений и архивных организаций. Были разработаны стандарты
оформления служебных писем, протоколов, телеграмм, телефонограмм и пр. В
1926 г. Государственным институтом техники управления (ИТУ) был создан
Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем,
телеграмм, телефонограмм, протоколов и др. В 1931 г. был представлен проект
«Общих правил документации и документооборота». В нем был обобщен
передовой практический опыт, обобщены исследования отечественных и
зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве
типовых и единых для всех учреждений. Однако «Правила» не были
окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
Рост интереса к проблемам управления и его документационного
обеспечения отмечается в 60-е гг. В 1963г. Главархивом СССР был подготовлен
первый общесоюзный документ, касающийся делопроизводства – «основные
правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов
учреждений, организаций и предприятий СССР», который на длительное время
стал единственным руководящим материалом, способствующим упорядочению
деятельности служб документационного обеспечения управления и архивов.
Для разработки Единой государственной системы делопроизводства
(ЕГСД) был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В 1973г. основные
положения ЕГСД были утверждены и рекомендованы для использования в
практической работе.
Кроме создания ЕГСД были разработаны госстандарты: ГОСТ 16487-70
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ 6.38-72
Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец
и др.
В начале 80-х гг. в рамках ЕГСД были разработаны и утверждены 16
унифицированных систем документации (8 из них действуют в РФ по сей
день), 27 госстандартов на УСД (унифицированная система документации), 26
общесоюзных классификаторов технико-экономической и социальной
информации. Всего было унифицировано более4,5 тыс. форм документов.
Однако по сравнению с мировыми достижениями в области
информационных технологий, кибернетики, математических методов
управления в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось
особенно остро в 80-90-е гг. ЕГСД была переработана в Единую
государственную систему документационного обеспечения управления
(ЕГСДОУ). Именно с этого времени понятие «делопроизводство» именуют
также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Развитие бизнеса и коммерции в настоящее время изменило не только
форму, но и содержание делового общения, в т.ч. письменного, потребовало
создание новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма,
резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых
ситуациях общения. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего
опыта в системе делопроизводства.
Делопроизводство как отрасль деятельности в сфере
управления
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути,
сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию
информации для выработки необходимых управленческих решений.
Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и
процессах независимо от формы их представления (ст.2 Федер. закона «Об
информации, информатизации и защите информации»).
Служебная деятельность человека требует преимущественно письменной
информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов и
событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных
или трудовых споров, рассматриваемых в судах. К служебной информации
предъявляются
общие
требования:
достоверность
(объективность),
актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность
(аргументированность), полнота (достаточность информации).
Записанная на бумаге или другом носителе информация становится
документом, а сам процесс записи информации называется документированием
управленческой деятельности или созданием документов (ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Документирование – регламентированный процесс записи информации на
бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом
общении документирование имеет особое значение. Ссылка на какую-то
устную договоренность м.б. опровергнута, но если договоренность имеет
форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила
документирования устанавливаются правовыми актами государства.
Итог документирования – создание документа. Любой документ
полифункционален, т.е. выполняет несколько функций. Среди функций
документа выделяют общие и специальные.
Общие функции документа:
- информативная: документы являются носителем и источником информации.
Любой документ создается для сохранения информации;
- социальная: документ является социально значимым объектом, т.к. порожден
социальной потребностью. Документы отражают социально-экономическую,
политическую, общественную и другие сферы жизни стран и народов;
- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между
отдельными элементами общественной структуры, помогают обеспечивать
обмен информацией и общение, в частности, между учреждениями;
- культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных
традиций, обычаев, этапов развития цивилизации.
Специальные функции документа:
- управленческая: документ является инструментом управления; этой
функцией наделены управленческие документы (плановые, отчетные,
организационно-распорядительные и т.п.), специально создаваемые для целей
управления.
Документы
позволяют
организовывать,
регулировать,
контролировать, анализировать процессы, происходящие в производственной и
непроизводственной сферах;
- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых
норм и правоотношений в обществе. Документы служат юридической основой
производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты,
удостоверяют сведения и показатели. Правовую функцию выполняют
законодательные и правовые нормативные акты, а также документы,
приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в
качестве судебного доказательства это м.б. любой документ;
- функция исторического источника: документ выступает в качестве
источника исторических сведений о развитии общества. Документы являются
источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, подтверждают и
дополняют полученные в других источниках сведения, помогают
восстанавливать, анализировать и оценивать историческое прошлое стран и
народов;
- учетная: в документах накапливаются и систематизируются сведения за
определенные периоды времени, что позволяет их анализировать и обобщать,
выявляя закономерности и тенденции в происходящих событиях.
Названные функции имеют интернациональный характер и определяют
общие для разных языковых культур требования к документу. Напр.,
юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов –
обязательных элементов оформления документа. К ним относятся:
наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа,
гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их
расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр
регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Напр., если
письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организацииадресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на
бланке латинским шрифтом. В России современные требования к оформлению
административной документации зафиксированы Госстандартом (ГОСТ Р.6.30
– 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»).