Правила оплаты расходов по программе

Euregio Karelia Naapuruusohjelma
Правила оплаты расходов
Еврорегион Карелия
по
программе
Добрососедство
(В части Интеррег)
1. ОБЩИЕ ПРАВИЛА
Для расходов проекта в бухгалтерии должно быть отведено своё место, куда заносятся
только действительные, приемлемые и подтверждённые расходы проекта. Расходы могут по
времени относиться только к периоду реализации проекта. Проектными являются расходы,
одобренные в плане работы проекта и решении о финансировании.
1.1 ЗАЯВКА НА ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ ТРАНША
Заявка на перечисление транша заполняется так, чтобы формат указанного в ней бюджета
соответствовал формату бюджета проекта, утверждённому решением о финансировании
(см. Таблицу решения о финансировании ”Утверждённый бюджет проекта”, стр. 2).
1.2 Главная бухгалтерская книга
В заявке на перечисление транша заложена сквозная нумерация расходов бюджета. Такая
же сквозная нумерация используется и в главной книге, чтобы было видно какие расходы
включены в соответствующую статью. Формат бюджета Главной книги должен
соответствовать формату бюджета в Заявке на перечисление транша заполняется проекта,
утверждённому решением о финансировании
1.3 Дополнительные пояснения к главной книге
Та же сквозная нумерация должна применяться и в подробном пояснении, прилагаемом к
бюджету (смотри приложение 1). В этом пояснении подводится итог, из каких расходов
сформирован бюджет. Дополнительно пояснение содержит краткое описание по расходам,
отражённым в главной книге. Пояснение даёт однозначный ответ, о каком
расходе/мероприятии идёт речь. Это должно ускорить рассмотрение заявки на
перечисление транша. Например, если в графе затраты стоит транспорт, то в пояснении
указывается кто, куда, когда и зачем ездил. К заграничным командировкам прикладывается
отчёт, а сами поездки должны быть согласованы на Группе управления.
1.4 Подписание документов
На главной бухгалтерской книге и пояснении к ней должно стоять согласование
представителя организации/бухгалтерии: подпись, расшифровка, должность, место и лата
подписания.
1
1.5 Дополнительное финансирование, полученное за запрашиваемый период
В графе Заявки на перечисление транша ”Иное финансирование, привлечённое за
запрашиваемый период ” указывается полученное финансирование, поступившее на счет
предприятия.
1.6 Дополнительное пояснение по поводу полученного финансирования
В дополнительном пояснении в графе «Иное финансирование, привлечённое за
запрашиваемый период» указывается общий итог полученного финансирования за
запрашиваемый период. Этот итог включает дату зачисления финансирования на счёт и от
кого поступили средства. Эти сведения необходимы для занесения в систему мониторинга
Fimos. Заявитель подтверждает указанные сведения своей подписью.
1.7 Обсуждение заявки на перечисление транша на Группе управления
До направления финансовому органу Заявка на перечисление транша рассматривается на
Группе управления проекта. Группа управления должна следить за финансами проекта на
протяжении всего периода его реализации. Если по любому виду затрат выявился
перерасход более, чем на 10% от суммы, утверждённой в решении о финансировании, то
заявитель обязан запросить финансовый орган об изменении финансового плана. До 10%
Группа управления может самостоятельно перераспределять в рамках общего бюджета
проекта. В таком случае в финансовый орган следует направить уведомление об
изменении.
1.8 Соглашения о сотрудничестве с коммунами, частными и российскими партнёрами
Соглашения о сотрудничестве с российскими партнёрами прикладывается к проектной
заявке. Решение о привлечении новых партнёров может быть принято на Группе
управления. С новыми партнерами заключаются соглашения о сотрудничестве, из которых
следует, что они знакомы с правилами проекта, понимают свою роль в нём и обязуются
внести свой вклад в финансирование.
1.9 Заключение аудитора
Все проекты должны вместе с последней заявкой на перечисление транша направить
заключение аудитора.
2. РАСХОДЫ ПРОЕКТА
В дополнительном пояснении к главной книге краткое пояснение в каждой проводке, из
которого понятно к чему относится подтверждающий документ.
2
2.1 зарплата и персонал
2.1.1 Приложение о персонале
Вместе с первой заявкой на перечисление транша направляется Приложение о персонале,
из которого ясно кому проект платит зарплаты, в каком размере, наименование должностей,
обязанности работников и полная или частичная занятость.
2.1.2 зарплаты и обязательные платежи
Зарплаты и обязательные платежи разбиваются по каждому работнику отдельно так, чтобы
были видны действительные расходы на зарплаты и на обязательные платежи и период их
возникновения. В главной книге в графе выплаты указывается, кому она произведена.
2.1.3 Зарплаты госслужащих и обязательные платежи
Эти расходы приемлемы, только если госслужащий временно переведён на работу в
проекте решением руководства или другие работники временно выполняли работу для
проекта. Временная работа в проекте должна завершиться не позднее дня окончания
финансовой поддержки проекта, указанного в решении о финансировании. Работа в проекте
не должна включаться в нормальные функции госслужащего.
2.1.4 зарплата российского работника
Зарплата российского работника является приемлемым расходом, если такой работник
официально трудоустроен в финской организации/фирме и эта фирма официально платит
ему зарплату.
2.1.5 Почасовой учёт рабочего времени
При неполном рабочем дне работник заполняет карточку повременного учёта, в которой
содержатся следующие сведения:
-
Дни, когда выполнялась работа,
Рабочие часы,
Всего часов за период,
Задания коротко (какая работа в какой день выполнялась),
Всего зарплата из проекта (часы x стоимость часа) и обязательные платежи.
Отдельно друг от друга.
Если человек работает на несколько проектов, то отмечается по часам на какой проект
выполнялась работа. В пояснении должны быть указаны все проекты, например, в строках
отчёта дни месяца, а в колонках названия проектов.
Если работник находился более 1 дня в командировке, то напротив рабочего дня
указывается продолжительность рабочего дня при полной занятости в часах..
2.2 Транспортные расходы
Транспортные расходы персонала проекта втч. суточные, покилометровая оплата и
проживание.
2.2.1 Транспортные расходы в Финляндии
Прилагается краткое пояснение кто, куда и зачем ездил и обоснование (например
использования такси).
2.2.2 Заграничные поездки
Как и указано выше – краткое пояснение. По поводу заграничных командировок прилагается
отчёт о поездке. Загрничные командировки приемлемы в проекте, если учтены в
3
одобренном плане работы и обоснованы. Для поездок за пределы территории программы
требуется дополнительное согласие финансового органа.
2.2.3 Командировки российских партнёров
Расходы на поездки российских участников проекта в Финляндию приемлемы, если
включены в одобренный план работы. Командировки должны быть связаны с
мероприятиями проекта, например, заседанием Группы управления, совещаниями итп.
2.3 Оплачиваемые услуги
2.3.1 Конкурсный отбор
Оплачиваемые услуги должны всегда проходить конкурсный отбор. В прилагаемом к
главной бухгалтерской книге пояснении раскрывается, из чего состоит цена услуги. Если
конкурсный отбор не проводился, то объясняется, почему Предложения по цене собираются
у 3 – 5 фирм. Если предложения по цене собираются по телефону, то прикладывается
пояснительная записка с обоснованием выбора предложения. Дополнительно прилагается
обоснование выбранного предложения.
2.3.2 Субподряд без конкурсного отбора
В заявке могут быть приемлемые расходы на оплату субподрядчика без проведения
конкурса, если в смету заложены только прямые затраты на производство без прибыли.
2.3.3 Услуги экспертов
Договор с экспертом должен чётко указывать, в чём заключается работа. Дополнительно
указывается обоснование выбора оплачиваемых услуг с учётом проведения конкурса.
Договор с экспертом прилагается к заявке на перечисление транша, либо прилагаются
дополнительные обоснования, содержащие указанные выше сведения. Другими словами
необходимо показать содержание работы (за что оплата) и принципы расчёта (например при
подневном учёте указывается количество дней x оплата и общая сумма а также другие
возможные затраты).
2.3.4 Российский эксперт
При выборе российского эксперта учитываются правила проведения конкурса и обоснование
того, почему выбран российский эксперт. Для облегчения выбора в конкурсе могут
участвовать и финские и российские эксперты.
2.3.5 Обучение для российских участников
Программа Интеррег не оплачивает расходы на обучение для российской стороны.
2.4 Расходы на закупку машин и оборудования
2.4.1 Конкурсный отбор
Оплачиваемые услуги, покупка машин и оборудования должны совершаться через
конкурсный отбор. В прилагаемом к главной бухгалтерской книге пояснении раскрывается из
чего состоит цена оборудование. Если конкурсный отбор не проводился, то объясняется
почему Предложения по цене собираются у 3 – 5 фирм. Если предложения по цене
собираются по телефону, то прикладывается пояснительная записка с обоснованием
выбора предложения. Дополнительно прилагается обоснование выбранного предложения.
2.4.2 Машины и оборудование, бывшие в употреблении
Обязательно указывается были ли приобретены машины и оборудование в рамках
предыдущего проекта, где приобретены или были куплены на счёт бюджетного
4
финансирования. Дополнительно прилагается подлинник документа об оплате, чтобы
подтвердить, что в предыдущие семь лет для оплаты не использовались средства
финансовой помощи. Бывшее в употреблении оборудование должно отвечать потребностям
проекта и нормативам.
2.4.3 Аренда техники и оснащения
Для аренды техники и мебели необходимо подтверждение их приобретения за бюджетные
средства. Если оплата была за бюджетный счёт, то взимать дополнительно аренду за их
использование нельзя. Дополнительно должно быть пояснение о том, что техника не
приобреталась в рамках предыдущих проектов.
2.4.4 период использования приобретённого оборудования
Закупки проекта, напр. GSM-телефоны, должны быть под наблюдением проекта не менее
пяти лет с момента приобретения, до их продажи.
2.4.5 Закупки перед окончанием проекта
Закупки перед окончанием проекта, например компьютеры и сотовые телефоны
(нормальные средства работы), не приемлемы. Если весь проект длится один год, следует
приложить обоснование выбора между покупкой и лизингом или арендой. Приобретение в
лизинг зачастую является более выгодным.
2.5 Офисные расходы и аренда
2.5.1 Принципы расчёта
В заявке на перечисление транша указываются принципы расчёта этих затрат. Расходы по
статьям аренда-, электричество-, почта-, телефон-, копирование- и телесвязь, необходимо
задокументировать и подтвердить. Указание только доли в процентах от общих затрат на
офис, недостаточно для оплаты из проекта. Расходы следует раскрыть так, чтобы были
видны виды затрат (площадь в квадратных метрах, оплата без налога и общая сумма ).
2.5.2 Расходы на содержание офиса на российской стороне
Такие расходы приемлемы только если включены в утверждённый план работы проекта и
решение о финансировании.
2.5.3 Членские взносы
Членские взносы (например, в общество Финляндия -Россия) не одобряются в проекте, если
только нет чёткого и ясного обоснования как членство может быть обязательно
необходимым для реализации проекта.
2.5.4 Уплата банковских сборов и процентов, страхование
Банковские расходы (напр. Услуги) не возмещаются из проекта, если для проекта только не
требуется открытие специального банковского счёта. Оплата банковских процентов также
неприемлема. Страхование, по общему правилу, приемлемо только по обязательным
видам.
2.5.5 Расходы на адвоката и ведение дел
Такого рода расходы не являются приемлемыми для проекта.
2.6 Информирование и маркетинг
2.6.1 Бизнес-подарки, сувениры итп.
Такого рода расходы не являются приемлемыми для проекта.
5
2.6.2 Питание
Оплата питания участников приемлема, только если мероприятие длилось весь день.
Вместе с заявкой на перечисление транша заявитель должен приложить дополнительное
обоснование, подтверждающее, что питание было оплачено на мероприятии, длившемся
весь день. Дополнительно указываются список участников по организациям, а также тема
мероприятия. Расходы на питание российских участников в Финляндии и России являются
приемлемыми. Расходы на кофе и бутерброды во время совещания являются
приемлемыми. По этому поводу прилагаются те же пояснения, что и по питанию.
2.6.3 Алкоголь
Такого рода расходы не являются приемлемыми для проекта.
2.6.4 Расходы на организацию совещаний, семинаров и мероприятий
Расходы на организацию совещаний, семинаров и мероприятий должны сопровождаться
списком присутствовавших, а также отчётом (или протоколом) совещания.
2.7 Строения
2.8 Амортизация
Амортизация оборудования является приемлемым расходом в качестве альтернативы
приобретению, в соответствии с национальными правилами налогообложения или
бухгалтерии, либо общепринятым способом ведения бухучёта. Если в проекте заложена
оплата стоимости оборудования, то амортизация этого оборудования уже не будет являться
приемлемым расходом проекта. Если продолжительность проекта короче, чем период
списания, то в рамках проекта приемлемым расходом является амортизация только за
период реализации проекта.
2.9 Прочие расходы
Прочие расходы, например, расходы группы управления или другие аналогичные расходы,
связанные с проектом необходимо выделить в плане работы проекта.
2.10 Формальные расходы (ин кайнд)
Объём формальных расходов (зарплаты, выплачиваемые предпринимателем или
работодателем за период участия в работе проекта, обучающие или консультативные
мероприятия) зачитывается в качестве вклада в финансирование проекта для того, кто
оплатил эти расходы. Формальные расходы должны быть действительными и
подтвержденными.
На оплату этих расходов не выделяется финансовая помощь ЕС, но они учитываются в
общем бюджете проекта.
2.11 Натуральный вклад
Заявка на перечисление транша может включать приемлемый натуральный вклад, в
соответствии с бюджетом проекта и при условии наличия соответствующих
подтверждающих документов.
6
Натуральный вклад, при наличии определённых условий (если он сформирован переданной
землёй, недвижимостью, машинами, оборудованием, материалами или сырьём, либо
исследовательской или профессиональной деятельностью или бесплатной волонтёрской
работой), можно рассматривать, как приемлемые расходы проекта в части национального
(публичного или частного) вклада в финансирование проекта. Только при условии, если при
этом денежную часть вклада в финансирование проекта можно без проблем подтвердить и
проверить. В отношении учёта работы, зачитываемой в качестве натурального вклада в
финансирование проекта, следует составить план и расчёт, в которых будут
детализированы объём работ, качество, персонал, составляющие, а также стоимость и
принципы расчёта стоимости работ. Рекомендации по стоимость почасовой работы:
25,00 €
если необходимы навыки управления проектом
13,50 €
если необходимы специальные навыки
8,50 €
другие случаи
5,50 €
почасовая работа для лиц младше 18 лет
(лиц младше 14 лет запрещено привлекать для работы)
Натуральный вклад зачитывается в собственное финансирование, но не оплачивается из
средств финансовой помощи, выделенных на проект.
3. Доходы проекта
К доходам проекта относятся доходы, полученные во время реализации проекта. Если
посторонним организациям предлагаются платные услуги, то средства, полученные от них,
будут являться доходами проекта (напр. Театральные билеты, аренда помещений, продажа
услуг, взносы за участие в семинарах, доходы от продажи продукции итд).
Средства, полученные от работников организаций, участвующих в проекте, в качестве
оплаты
участия
в
мероприятиях
проекта
являются
привлечённым
частным
финансированием, а не доходами.
Доходы, полученные проектом, вычитаются из средств финансовой помощи ЕС для оплаты
приемлемых расходов проекта. Таким образом рассчитываются нетто-затраты проекта.
7