Руководство пользователя по формированию перечней

Для формирования перечней государственных нужд и планов графиков
на 2014-2016 гг необходимо авторизоваться в АИС (выбрать пункт
«Авторизация по 44-ФЗ» и ввести существующие учетные данные
пользователя).
Регистрация в Системе расшифровки к смете
1.1.
1.1.1.
Формирование документа «Перечень государственных
нужд»
Для регистрации в Системе расшифровки к смете Заказчик формирует документ
Перечень государственных нужд (далее – Перечень нужд), который доступен в АРМ
координирующего органа, бюджетного учреждения, казенного учреждения в следующих
состояниях:
 Создание нового;
 На доработке;
 На согласовании у ГРБС;
 Согласованы.
Для создания нового документа необходимо перейти к папке «Перечень
государственных нужд» Навигатора Системы в состояние «Создание нового» (Рисунок
1) и нажать кнопку
Создать.
Рисунок 1. Состояния документа «Перечень государственных нужд»
В открывшейся форме (Рисунок 2) необходимо заполнить:

Финансовый год.
Для того, чтобы добавить новую строчку в таблицу (грид) необходимо нажать
на кнопку
Добавить строку продукции, для того чтобы удалить, кнопку
Удалить строку продукции соответственно. Ввести данные в таблицу (грид) можно
вручную, например в столбцах:
 № п/п;
 Кол-во;
 Сумма 1 года (2 года, 3 года).
В некоторых столбцах информация указывается с помощью справочника, который
вызывается путем двойного клика мыши на поле ввода, например:
 ОКПД;
 Код Ед. измерения;
 КОСГУ;
 Источники финансирования.








Столбцы, отмеченные серым цветом, заполняются автоматически, например:
Стоимость, руб.;
БК;
Ведомства;
Раздел/подраздел;
ЦСт;
Расх;
Код цели;
Сумма 1 года (2 года, 3 года) (с учетом изменений).
Поле «Общая сумма» заполнится автоматически, как только будет указаны
значения в полях «Сумма 1 года (2 года, 3 года)».
В поле код ОКПД следует указывать значение с точностью не менее трех знаков
(класс, подкласс). Если код продукции указан в укрупненном значении (расшифрован до
класса, подкласса), эта позиция документа плана закупок может содержать несколько
закупок, соответственно, сумму следует планировать с учетом всех закупок, которые
входят в состав данного кода продукции. Планировать закупки можно более детально: до
указания вида объекта закупки по коду ОКПД.
Рисунок 2. Создание документа «Перечень государственных нужд»
1.1.2.
Рекомендации по сохранению документа «Перечень
государственных нужд».
ВНИМАНИЕ !!! Во избежание потерь больших объемов данных внесенных в
документ, по причине случайного закрытия окна формы редактирования с
игнорированием соответствующего предупреждения или по причине технического
характера в ходе сохранения, настоятельно рекомендуется сохранять документ после
внесения каждых 5 -10 записей.
Сформированный документ в случае бюджетных или казенных учреждений
отправляется на согласование в ГРБС, в случае заведения документа самим ГРБС
документ переводится в согласованные без согласования. Для этого следует выделить
документ и нажать на кнопку
1.1.3.
[Отправить по маршруту].
Получение аналитической информации.
В документе «Перечень государственных нужд» предоставляется возможность
генерации аналитической информации. Заказчик самостоятельно выбирает реквизиты,
которые будут отражены в отчете и поля для группировки значений. Для установки
параметров отбора, необходимо нажать на кнопку «Сумма» (Рисунок 3),
Рисунок 3. Вызов формы указания настроек
при этом появится форма, которая отражает общее количество строк и общую
сумму документа «Перечень государственных нужд». Для указания параметров отчета и
группировки данных, необходимо нажать на кнопку
Настройка (Рисунок 4).
Рисунок 4. Вызов формы для указания параметров настройки и группировки данных
Для установки основных реквизитов отчета, необходимо отметить требуемые
поля флагом «
», если необходимо сгруппировать значения и вычислить итоговую
сумму по определенному параметру, следует установить флаг «
двойным щелчком мыши) (Рисунок 5).
» (устанавливается
Рисунок 5. Форма установки настроек отчета.
После установки параметров, требуемых для вывода аналитической информации,
необходимо нажать на кнопку [Выполнить] (Рисунок 5), при этом будет сформирован
отчет в табличном редакторе Excell с возможностью его сохранения.(Рисунок 6).
Рисунок 6. Сформированный отчет по установленнм параметрам
Сформированный документ подписывается электронной цифровой подписью и в
случае бюджетных или казенных учреждений отправляется на согласование в ГРБС, в
случае заведения документа самим ГРБС документ переводится в согласованные без
согласования. Для этого следует выделить документ и нажать на кнопку
[Отправить
по маршруту].
Согласованный документ Перечень государственных нужд является
утвержденным документом расшифровки к смете и планом закупок на три года.
1.1.1.
Отражение закупок по долгосрочным контрактам
Если планируется формирование заявок по долгосрочным контактам, при создании
строчки закупки в документе «Перечень нужд», начальную максимальную цену
многолетнего контракта необходимо полностью распределить на три года, указав ее в
соответствующих полях с суммами: «Сумма 1 года», «Сумма 2 года», «Сумма 3 года».
Сформированный лот отразится в документе «План-график размещения», где необходимо
будет скорректировать НМЦК, указав всю сумму многолетнего контракта (при контроле
сумма контролируется на непревышение суммы трех лет по связанной строке документа
«Перечень государственных нужд).
Сумма в документе «Предварительная заявка на закупку» разбивается по годам.
1.1.2.
Внесение изменений в документ «Перечень
государственных нужд».
Изменения к Перечню нужд формируются на основании изменения сведений в
бюджетной росписи. Для внесения изменений в согласованный документ «Перечень
государственных нужд» необходимо перейти в состояние «Согласованы», выделить
документ в последней редакции и нажать на кнопку
перечня нужд (Рисунок7) .
Сформировать изменение
Рисунок 7. Формирование изменения документа Перечень нужд
При этом сформируется копия выделенного документа, которому автоматически
присваивается тип Измененные и номер изменения, и отобразиться в списке документов
«Перечень государственных нужд» в состоянии «Создание нового».
Для редактирования необходимо выделить требуемый документ и нажать кнопку
[Редактировать] панели инструментов формы. При этом откроется форма для
документа, доступная для редактирования (Рисунок 8).
Рисунок 8. Внесение изменений в документ «Перечень государственных нужд»
Вносить изменения к конкретной строке таблицы (грида), в рамках данного
документа возможно только в поля «Количество» и «Стоимость». Для того чтобы
изменить стоимость по строке продукции необходимо внести корректировки в поля
Сумма 1 года, Сумма 2 года, Сумма 3 года: двойным щелчком, отрыть доступ на
редактирование и указать сумму, на которую необходимо изменить стоимость
относительно первичного значения в сторону уменьшения или увеличения.
Таким образом, если данные необходимо изменить в меньшую сторону, то
значение следует записать со знаком « - » (минус), если значение увеличивается, то в
соответствующее поле записывается положительная разница изменения (Рисунок 9).
Рисунок 9. Внесение изменений в документ «Перечень нужд»
Для того чтобы изменить код ОКПД или код БК в строках документа, необходимо
обнулить суммы в строках, где необходимо произвести корректировку значений, или
скорректировать сумму таким образом, чтобы она отражала сумму, связанных с данной
строкой, документов. По кнопке
[Добавить строку продукции] добавить новую
строку в таблицу (грид), заполнить новую позицию в документе, указав верные значения
параметров и сохранить документ.
Далее Изменение Перечня следует нужд отправить на согласование. Для этого
следует выделить документ и нажать на кнопку
1.1.1.
[Отправить по маршруту].
Работа с документом Перечень нужд в случае
реорганизации учреждений
В случае реорганизации учреждения необходимо сформировать изменение
документа Перечень нужд, указав стоимость фактически оплаченных закупок. Таким
образом, документ Перечень нужд будет содержать фактические суммы проведенных
закупок, остальные позиции необходимо будет учесть в документе «Перечень нужд»
вновь созданного учреждения.
1.2.
1.2.1.
Работа с планами-графиками размещения государственного
заказа
Формирование документа «План-график закупок».
Документ «План-график» предназначен для планирования закупок товаров, работ,
услуг, где указываются все закупки на предстоящий финансовый год.
Для осуществления в соответствующем финансовом году закупок товаров, работ,
услуг заказчик осуществляет в Системе регистрацию плана-графика закупок.
План-график
закупок
формируется
в
системе
согласно
приказам
Минэкономразвития и Федерального казначейства РФ № 761/20н и № 544/18н «Об
особенностях размещения на официальном сайте Российской Федерации в
информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для размещения информации о
размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг плановграфиков размещения заказов на 2014 и 2015 годы».
Для создания документа в Системе формируется первичный документ «Лот планаграфика», из которого и будет состоять итоговый документ «План-график» (позиции в
План-график добавляются автоматически).
Для создания документа «Лот плана-графика» необходимо перейти к списку
документов «Лот плана-графика» и нажать на кнопку «Создать». При этом откроется
форма редактирования документа «Лот плана-графика» (Рисунок 10). Документ состоит
из Справочников (ОКПД, ОКВЭД, КОСГУ), полей с возможностью выбора даты (Срок
размещения, Срок исполнения) и полей для ввода текстовой информации (Минимально
необходимые требования).
Рисунок 10. Форма редактирования документа «Лот плана-графика»
Все поля, выделенные красным цветом – обязательные для заполнения. В первую
очередь необходимо заполнить шапку документа, где расположения поля для указания
 Срока размещения закупки (месяц, год);
 Срока исполнения контракта (месяц, год);
 Наименования предмета контракта;
 Способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
 Финансового года (календарный год плана-графика);
Поля: «Начальная максимальная цена контракта», «Дата публикации», «Номер
позиции» - заполняются автоматически.
Вкладка «Товары, работы, услуги» содержит информацию о закупках. Необходимо
заполнить следующие поля (Рисунок 10):
 № п/п;
 Ссылка на перечень нужд (Выбрать позицию из справочника «Строки Перечня
нужд»);
 Цену за единицу продукции;
 Код ОКПД (выбрать из справочника более детальный код ОКПД (не менее 6
знаков);
 Код ОКВЭД (выбрать из справочника);
 Указать единицу измерения (выбрать из справочника);
 Количество.
Если невозможно определить объемы поставки, то в поле «Количество»
необходимо указывать количество, равное «1,00».
Вкладка «Минимально необходимые требования». В данной вкладке необходимо
внести информацию об установленных минимальных необходимых требованиях к
предмету контракта, информацию об обязательном общественном обсуждении закупок,
указать дополнительные требования к участникам закупки, указать преимущества,
запреты на допуск товаров, работ, услуг (Рисунок 11).
Рисунок 11. Редактирование вкладки «Минимальные необходимые требования».
Вкладка «Условия закупки». В данной вкладке необходимо внести информацию об
установленных размерах обеспечения исполнения контракта, обеспечения заявки и
размера аванса (Рисунок 12), указать значение в % в соответствующем поле, сумма
рассчитается автоматически.
Рисунок 12. Редактирование вкладки «Условия закупки»
Вкладка «Поэтапное исполнение». Заполняется в случае, если контрактом
предусмотрено поэтапное исполнение, указываются сроки отдельных этапов, если это
периодичная поставка товаров, выполнения работ, оказания услуг (Рисунок 13).
Рисунок 13. редактирование вкладки «Поэтапное исполнение»
Вкладка «Закупка по ценам единиц». Заполняется в случае, если невозможно
определить объем товаров, работ (услуг): во вкладке «Закупка по единицам продукции»
устанавливается значение «Да». Поле «Суммарная цена запасных частей к технике,
оборудованию, цена единицы работы или услуги» автоматически подсчитывает сумму
стоимостей единиц продукции указанных в лоте.
Рисунок 14. Вкладка «Закупка по ценам единиц»
Как только документ «Лот план – графика» будет заполнен и успешно сохранен,
он автоматически попадет в состав документа «План – график».
Изменение в согласованный План-график закупок вносится через формирование
изменения к Лоту Плана-графика (Рисунок 15).
Рисунок 15. Формирование Изменения Лота Плана-графика.
Документ «План-график закупок» отправляется на согласование в ГРБС, затем на
согласование в УО. Для этого следует выделить документ и нажать на кнопку
[Отправить по маршруту].
Лоты, входящие в состав Плана-графика, отправленного на согласование,
блокируются и становятся не доступными для редактирования. Лоты плана-графика
переводятся в состояние «На согласование» («Согласованы») автоматически, параллельно
с документом «План-график закупок».
В документе «План-график» предоставляется возможность генерации
аналитической информации. Заказчик самостоятельно выбирает реквизиты, которые
будут отражены в отчете и поля для группировки значений. Для установки параметров
отбора, необходимо нажать на кнопку «Сумма» (Рисунок16), при этом появится форма,
которая отражает общее количество строк и общую сумму документа «План-график
закупок».
Рисунок 16. Вызов формы указания настроек
Для указания параметров отчета и группировки данных, необходимо нажать на
кнопку
Настройка (Рисунок17).
Рисунок 17. Вызов формы для указания параметров настройки и группировки данных
Для установки основных реквизитов отчета, необходимо отметить требуемые
поля флагом «
», если необходимо сгруппировать значения и вычислить итоговую
сумму по определенному параметру, следует установить флаг «
двойным щелчком мыши) (Рисунок18).
Рисунок 18. Форма установки настроек отчета.
» (устанавливается
После установки параметров, требуемых для вывода аналитической информации,
необходимо нажать на кнопку «Выполнить» (Рисунок18), при этом будет сформирован
отчет, с возможностью выгрузки в табличный редактор Excell (Рисунок 19).
Рисунок 19. Сформированный отчет по установленнм параметрам