Что необходимо знать директору о планировании работы и расходовании средств попечительского совета школы, гимназии, лицея Попечительский совет ГУО «Средняя общеобразовательная школа № 56 г. Н-ска» в соответствии с планом своей деятельности рекомендовал директору школы произвести закупку костюмов и обуви для танцевального и театрального коллективов школы за счет финансовых средств попечительского совета. Как должен действовать директор школы? Каков порядок оформления документов? Одной из задач попечительского совета является разработка и реализация планов своей деятельности в интересах учреждения образования1. При этом попечительский совет взаимодействует с директором школы и другими органами самоуправления школы (педагогический совет, родительский комитет — при их наличии) по вопросам функционирования и развития учреждения образования. Решения попечительского совета носят консультативный и рекомендательный характер и доводятся до сведения всех заинтересованных лиц. Таблица Примерный план работы попечительского совета школы План работы попечительского совета ГУО «Средняя общеобразовательная школа № 56 г. Н-ска» на 2011/2012 учебный год № п/п 1 Месяц Сентябрь Мероприятия Отчет попечительского совета за предыдущий учебный год. Формирование попечительского совета. 3. Утверждение плана работы на 2011/2012 учебный год. 4. Содействие в организации праздника, посвященного Дню знаний. 1. Содействие в организации и проведении Дня учителя. Поздравления учителей. 2. Работа по озеленению школьного двора и благоустройству школьной территории. 3. Утверждение плана работы по финансированию программы награждения учащихся школы. 1. Общее собрание попечительского совета. 2. Участие в подготовке спортивно-развлекательной программы, посвященной Дню рождения школы. 3. Содействие в оказании помощи малообеспеченным семьям. 1. Подготовка школы к новому учебному году (оснащенность кабинетов и планирование работы по их улучшению). 2. Участие в проведении новогодних мероприятий. 1. Содействие в организации и участии в спортивной программе «Веселые снеговики». 2. Содействие в организации и проведении школьных научно-практических конференций. 1. Организация поездки учащихся (экскурсионная программа). 1. Общее собрание попечительского совета. 2. Участие в проведении праздника 8 Марта в школе (приобретение костюмов для танцевальных и театральных коллективов школы). 1. Участие в благоустройстве территории. 2. Содействие в подготовке конкурса художественной самодеятельности «Я рисую». 1. Участие в мероприятиях по окончанию учебного года. 2. Участие в организации и проведении недели мужества: торжественное празднование, посвященное Дню Победы и параду. 1. Собрание попечительского совета. 2. Анализ работы попечительского совета за учебный год. 3. Содействие в организации выпускных вечеров, поощрение лучших учащихся школы. 1. 2. 2 Октябрь 3 Ноябрь 4 Декабрь 5 Январь 6 7 Февраль Март 8 Апрель 9 Май 10 Июнь 1 В соответствии с подп. 10.2 Положения о попечительском совете учреждения образования, утвержденного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 25 июля 2011 г. № 146 (далее — Положение о попечительском совете). Алгоритм действий директора школы по расходованию финансовых средств попечительского совета Попечительский совет рекомендовал директору школы приобрести к мероприятиям, посвященным празднику 8 Марта, костюмы для танцевального и театрального коллективов школы. С этой целью директору школы необходимо предпринять следующие действия: Шаг 1. Примите участие в собрании попечительского совета Предложение о закупке товаров (например, костюмов для танцевального и театрального коллективов) на собрании попечительского совета может быть вынесено на обсуждение его членами 2. Шаг 2. Сделайте копию протокола общего собрания попечительского совета, заверьте ее у секретаря или председателя попечительского совета (либо оформите выписку из протокола общего собрания попечительского совета) Этот документ предоставляется в бухгалтерию городского (районного) отдела образования для подтверждения принятого решения попечительского совета и обоснования затрат. Пример оформления копии протокола общего собрания попечительского совета Государственное учреждение образования «Средняя общеобразовательная школа № 56 г. Н-ска» ПРОТОКОЛ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ ПОПЕЧИТЕЛЬСКОГО СОВЕТА 01.03.2012 № 3 г. Минск Председатель: И.А. Павлов Секретарь: О.И. Фролова Присутствовали: В.О. Воронова, К.В. Криворученко, А.П. Адаменко, В.А. Игнатенко Приглашенные: В.И. Петрукович, директор школы. ПОВЕСТКА ДНЯ: О закупке костюмов для танцевального и театрального коллективов школы. СЛУШАЛИ: В.О. Воронову: для организации и проведения мероприятий к празднику 8 Марта театральному и танцевальному коллективам школы необходимы костюмы. Руководствуясь планом деятельности попечительского совета и в целях участия в проведении праздника, предлагаю осуществить закупку необходимых костюмов за счет имеющихся финансовых средств попечительского совета. ВЫСТУПИЛ: В.И. Петрукович: поддерживаю данное предложение. Театральному и танцевальному коллективам для организации праздничных концертов и постановки сценических отрывков необходимы костюмы. Кроме того, данные костюмы нужны не только для организации праздничных мероприятий к 8 Марта, но и в дальнейшем они будут использоваться в работе театрального и танцевального кружков школы. РЕШИЛИ: 2 В соответствии с подл. 14.1 Положения о попечительском совете. Произвести закупку костюмов для танцевального и театрального коллективов школы за счет финансовых средств попечительского совета на сумму, не превышающую 5 800 000 (пять миллионов восемьсот тысяч) белорусских рублей, в количестве 6 (шесть) комплектов. Итоги голосования по решению: «за» — единогласно, «против» — нет, «воздержались» — нет. Председатель: И.А.Павлов Секретарь: О.И.Фролова Верно Секретарь _________________ О.И.Фролова (подпись) «___» ______________ 20___г. Шаг 3. Обеспечьте выписку счета и заключите договор поставки костюмов с поставщиком Договор поставки костюмов заключается с поставщиком с учетом условий, предусмотренных п. 4 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь3. В договоре, как правило, должны быть отражены: предмет договора (наименование товара, его количество, ассортимент, качество и комплектность); порядок расчетов и цена товара; порядок поставки товара; транспорт; требования к таре и упаковке; страхование; имущественная ответственность сторон; срок действия договора; порядок изменения и расторжения договора; иные не противоречащие законодательству Республики Беларусь условия, которые стороны признают необходимым предусмотреть в договоре. При заключении договора путем составления одного документа он, как правило, должен содержать следующие реквизиты: точное и полное наименование, а также сведения о юридическом адресе сторон договора; дату заключения договора; место заключения договора; надлежащие собственноручные подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени. При этом договор считается заключенным и тогда, когда между сторонами согласованы лишь наименование товара, его количество и цена либо установлен порядок их определения. При отсутствии указанных условий договор признается незаключенным. ПРИМЕР Примером составления договора в виде одного документа может являться счет-фактура, содержащая все существенные (указанные выше) условия достигнутого между сторонами соглашения. В таком случае договор будет заключен, а его письменная форма соблюдена, если школа, получившая счет-фактуру, совершит в установленный срок действия по выполнению условий договора — уплатит соответствующую сумму, примет и оприходует товар по товарно-транспортной накладной. 3 Утверждено постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1996 г. № 444 с последующими изменениями. Шаг 4. Предоставьте в бухгалтерию городского (районного) отдела образования документы для оплаты В бухгалтерию городского (районного) отдела образования для оплаты предоставляются следующие документы: документы на оплату (платежное поручение, счет-фактура и т.п.); договор поставки4; выписка из протокола общего собрания либо копия протокола общего собрания, заверенная должным образом (в подтверждение принятого решения попечительского совета на использование денежных средств попечительского совета). Шаг 5. Организуйте получение товара в соответствии с условиями договора поставки Организация директором школы получения товара производится в соответствии с условиями договора поставки (после произведенной оплаты бухгалтерией) и в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству5. Закупки, осуществляемые за счет средств попечительского совета, не являются государственными закупками, поскольку в формировании данных средств не участвуют средства республиканского и местных бюджетов, а также средства государственных внебюджетных фондов, в соответствии с нормами ст. 6, 20 Бюджетного кодекса Республики Беларусь, п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 17 ноября 2008 г. № 618 «О государственных закупках в Республике Беларусь» с последующими изменениями. В связи с этим при осуществлении закупок за счет средств попечительского совета не требуется проведение дополнительных процедур, которые применяются при осуществлении государственных закупок6: конкурса (открытого, закрытого, которые могут быть двухэтапными) — при ориентировочной стоимости закупки от 8000 базовых величин и более; процедуры запроса ценовых предложений — от 1000 до 8000 базовых величин; процедуры оформления конкурентного листа — от 50 до 1000 базовых величин; процедуры закупки из одного источника — от 50 базовых величин и более в случаях, определяемых Советом Министров Республики Беларусь. 4 При его наличии, т.е. если договор поставки оформляется не одним документом. 5 Утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 3 сентября 2008 г. № 1290. 6 В соответствии с п. 3 Указа Президента Республики Беларусь от 17 ноября 2008 г. № 618 с последующими изменениями. 5 ШАГОВ КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО СДЕЛАТЬ ПРИ ЗАКУПКЕ ТОВАРОВ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ ПОПЕЧИТЕЛЬСКОГО СОВЕТА Примите участие в собрании попечительского совета 1 2 Сделайте копию протокола общего собрания попечительского совета, заверьте ее у секретаря или председателя попечительского совета (либо оформите выписку из протокола общего собрания попечительского совета) 3 Обеспечьте выписку счета и заключите договор поставки костюмов с поставщиком Предоставьте в бухгалтерию городского (районного) отдела образования документы для оплаты 4 5 Организуйте получение товара в соответствии с условиями договора поставки