ЮРИДИЧЕСКИЕ ТОНКОСТИ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

ЮРИДИЧЕСКИЕ ТОНКОСТИ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
Если у организации недостаточно собственных средств, чтобы приобрести, например,
автомобиль, компьютер, сотовый телефон, она может использовать имущество, принадлежащее
ее работникам. Расскажем, как это оформить документально.
Чтобы использовать в трудовой деятельности имущество, находящееся в собственности
сотрудника, с ним заключают соглашение или договор аренды. Обсудим и тот и другой документ.
Соглашение об использовании имущества работника
Если работник использует личное имущество в интересах и с согласия работодателя, ему
должна выплачиваться компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер стороны устанавливают в
письменном соглашении, которое оформляют как приложение к трудовому договору. Разрешается
в самом трудовом договоре указывать порядок использования имущества и возмещения
соответствующих расходов.
Бухгалтеру для отражения затрат в налоговом учете кроме соглашения понадобятся
подтверждение права собственности работника на используемое имущество и приказ о
назначении и выплате компенсации (рис. 1 на с. 50).
Образец приказа о компенсации за использование
личного имущества сотрудника в интересах работодателя
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Приказ N 31-К
│
│
о выплате компенсации за использование имущества сотрудника
│
│
│
│г. Москва
14 августа 2008 г.│
│
│
│
В связи с заключением соглашения от 13.08.2008 N 2,
являющегося│
│приложением 1 к трудовому договору от 18.02.2008 N 24, и руководствуясь│
│ст. 188 ТК РФ,
│
│
Приказываю
│
│
выплачивать Н.П. Потапову компенсацию за использование его личного│
│легкового автомобиля Skoda Felicia для служебных поездок в порядке,│
│предусмотренном соглашением от 13.08.2008 N 2, в размере 240 руб. за один│
│рабочий день.
│
│
│
│
Генеральный директор
Зайцев
В.Г. Зайцев
│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1
В соглашении в первую очередь должны быть установлены правила использования
имущества и выплаты компенсации. Подразумевается, что необходимо указать:
- вид имущества и его технические характеристики;
- порядок использования имущества;
- размер компенсации (если он фиксированный) или метод расчета компенсации;
- порядок возмещения расходов работника, связанных с обслуживанием имущества;
- срок действия соглашения.
Условий довольно много, и, чтобы не перегружать трудовой договор, удобнее их выделить в
отдельный документ (рис. 2 на с. 51).
Образец соглашения об использовании личного имущества
сотрудника в интересах работодателя
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Приложение 1│
│
к трудовому договору от 18.02.2008 N 24│
│
│
│
Соглашение N 2
│
│
об использовании имущества сотрудника в трудовой деятельности
│
│
│
│г. Москва
13 августа 2008 г.│
│
│
│
Общество
с ограниченной
ответственностью
"Нептун",
именуемое│
│в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора В.Г. Зайцева,│
│действующего на основании устава, и Н.П. Потапов, именуемый в дальнейшем│
│"Сотрудник", вместе именуемые "Стороны", заключили настоящее соглашение│
│о нижеследующем.
│
│
│
│
1. Сотрудник с разрешения и в интересах Работодателя
использует│
│в трудовой деятельности личное имущество - легковой автомобиль марки│
│Skoda Felicia,
рабочий
объем
двигателя
1300 куб. см,
паспорт│
│N 77 КО 687324, регистрационный знак В834ВР97.
│
│
2. Сотрудник, согласно должностной инструкции, работает водителем и в│
│связи с отсутствием у организации собственных транспортных средств│
│развозит товары покупателям на личном автомобиле.
│
│
3. Компенсация Сотруднику равна 240 руб. за один рабочий день.
│
│
4. Затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и│
│ремонт в компенсацию не входят и возмещаются Работодателем дополнительно.│
│
5. За время нахождения
Сотрудника в отпуске,
командировке или│
│отсутствия на работе из-за болезни, а также при неиспользовании личного│
│автомобиля
в служебных целях
по другим причинам
компенсация не│
│выплачивается.
│
│
6. Количество
рабочих
дней,
в которые
использовался
личный│
│автомобиль, определяется по акту, составляемому в последний день каждого│
│месяца.
│
│
7. Соглашение
составлено в двух подлинных экземплярах,
имеющих│
│одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
│
│
8. Соглашение действует до 31 июля 2009 г. Если трудовой договор,│
│приложением которого является соглашение, прекратит действие раньше│
│указанного срока, соглашение расторгается.
│
│
│
│
Работодатель
Зайцев
В.Г. Зайцев
│
│
Сотрудник
Потапов
Н.П. Потапов
│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 2
Вид и технические характеристики имущества. Это подробное описание, в котором
указываются наименование, марка, модель, год выпуска, серийный номер, параметры и состояние
объекта, а также реквизиты документа о праве собственности (его копию прилагают к
соглашению).
Заметим, имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника. Он может его
арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться по доверенности. Тогда приводятся
реквизиты договора аренды или доверенности.
Рабочее назначение. Работодатель обязан выплачивать компенсацию только в том случае,
если использует имущество в своих интересах. Поэтому важно указать, что оно требуется для
выполнения служебных задач. Например, так: "В связи с тем что в обязанности работника входит
доставка товаров покупателям, а у организации нет своих транспортных средств, разъезды
осуществляются на личном автомобиле". Обоснование можно привести и в другом документе.
Допустим, в должностной инструкции, а в соглашении на нее сослаться.
Размер компенсации. Выплаты полагаются сотруднику только за дни, когда имущество
эксплуатировалось. Лучше всего определить ежедневную сумму. Если технику используют
постоянно, количество дней определяют по табелю учета рабочего времени. Необходимость
использования имущества должна быть обусловлена функцией сотрудника и подтверждаться
трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними документами. Если
имущество используется в работе не каждый день, в конце месяца составляется акт (рис. 3). В нем
указывают количество дней использования этого имущества.
Образец акта о выплате компенсации за использование
личного имущества сотрудника в интересах работодателя
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Акт N 1/С-2
│
│
о выплате компенсации за использование
│
│
личного имущества в трудовой деятельности
│
│
│
│г. Москва
29 августа 2008 г.│
│
│
│
Общество с ограниченной ответственностью "Нептун" в лице генерального│
│директора В.Г. Зайцева, действующего на основании устава
(далее -│
│Работодатель), и Н.П. Потапов (далее - Сотрудник), вместе именуемые│
│"Стороны", подписали настоящий акт о нижеследующем.
│
│
│
│
1. В соответствии
с соглашением
от 13.08.2008 N 2
(далее -│
│соглашение) Сотрудник использует в трудовой деятельности автомобиль,│
│принадлежащий ему на праве собственности.
│
│
2. В августе 2008 г. автомобиль, указанный в п. 1 настоящего акта,│
│использовался Сотрудником для исполнения трудовых обязанностей 13 рабочих│
│дней.
│
│
3. Согласно п. 3 соглашения сумма компенсации за август составляет│
│3120 руб. (240 руб. x 13 раб. дн.).
│
│
4. Компенсация должна быть выплачена в день выдачи зарплаты, то есть│
│не позднее 3 сентября 2008 г.
│
│
5. Акт составлен в двух подлинных экземплярах, имеющих одинаковую│
│юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
│
│
│
│
Работодатель
Зайцев
В.Г. Зайцев
│
│
Сотрудник
Потапов
Н.П. Потапов
│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 3
Работодатель и сотрудник вправе договориться о выплате компенсации в любом размере Трудовой кодекс его не ограничивает. Однако для налогового учета выплаченных компенсаций за
использование личных автомобилей в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусмотрены
нормы (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92).
Возмещение расходов на обслуживание. Компенсация покрывает лишь износ имущества. Но
в связи с использованием имущества у работника возникает необходимость, например, в услугах
связи, расходных материалах, программном обеспечении. Работодатель может оплачивать это
сам или возмещать сотруднику его затраты.
Еще один важный момент. Если имущество использовать и для личных нужд, и в трудовой
деятельности, то возмещаться, конечно, будут лишь производственные затраты. Их размер можно
указать в том же акте, составляемом по итогам месяца.
Срок действия соглашения. Работодатель и сотрудник могут выбрать любой срок, но только
не больше указанного в срочном трудовом договоре.
Ситуация. Когда компенсация не выплачивается
Вместо соглашения об использовании личного имущества или договора аренды с
сотрудником можно заключить договор безвозмездного пользования (ссуды). Ему посвящена гл.
36 ГК РФ.
В этом случае возмещать работнику затраты, связанные с износом имущества, не нужно.
Однако согласно п. 8 ст. 250 НК РФ в облагаемых доходах должна отражаться рыночная стоимость
аренды на сходных условиях (ссылку на ст. 250 содержит ст. 346.15 НК РФ). Дело в том, что
поступление имущества в безвозмездное пользование приравнивается к безвозмездному
получению имущественного права. Такое же мнение и у Минфина (см., например, Письмо от
20.11.2007 N 03-11-04/2/278). Расходы, возникающие при эксплуатации объекта, принятого по
договору ссуды, если они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и указаны в п. 1 ст. 346.16
НК РФ, организация вправе учитывать в налоговой базе.
Договор аренды
Арендные отношения регулируются гл. 34 ГК РФ. По договору аренды арендодатель
предоставляет свое имущество за плату во временное владение и пользование арендатору (ст.
606 ГК РФ). В нашем случае арендодателем выступает сотрудник, арендатором - работодатель.
Мы уже подробно рассказывали об этом виде договора и сейчас напомним только основные
положения.
В договоре аренды указываются:
- предмет аренды и его технические характеристики;
- порядок пользования имуществом;
- обязанности сторон по его содержанию;
- размер арендной платы и порядок ее выплаты;
- срок аренды;
- условия досрочного расторжения договора.
Срок действия договора. Согласно п. п. 1 и 2 ст. 610 ГК РФ договор аренды может быть как
срочным, так и бессрочным (то есть без определенного срока). При заключении бессрочного
договора каждая из сторон вправе в любое время от него отказаться, предупредив другую за один
месяц, а при аренде недвижимого имущества - за три.
Арендная плата. Арендатор перечисляет арендодателю вознаграждение - арендную плату.
Арендная плата может быть установлена в виде:
- твердой суммы, вносимой единовременно или периодически;
- доли продукции, денежных доходов или других результатов деятельности, полученных при
использовании арендованного имущества;
- переданного имущества или услуг, оказываемых арендатору.
Допускается и сочетание разных форм (п. 2 ст. 614 ГК РФ). Например, арендная плата за
автомобиль может быть равна постоянной величине плюс проценты от выручки, полученной за
выполненные на нем перевозки.
Порядок использования имущества. Арендатор обязан эксплуатировать имущество в
соответствии с его назначением и условиями договора. Если это нарушается, арендодатель
вправе потребовать расторжения договора и возмещения убытков.
Содержание имущества. Согласно п. 2 ст. 616 ГК РФ поддерживать арендованное
имущество в исправности, содержать его и делать текущий ремонт должен арендатор. Причем за
свой счет. Однако договор может быть составлен таким образом, что эти обязанности могут быть
возложены на арендодателя.
Капитальный ремонт, если иное не предусмотрено договором, всегда проводит
арендодатель в срок, установленный сторонами. А если он не обговорен, то в разумный срок.
Если владелец имущества не проводит капитальный ремонт, арендатор вправе:
- организовать ремонт своими силами и взыскать за него деньги с арендодателя;
- потребовать снижения арендной платы;
- обратиться в суд для расторжения договора или возмещения убытков.
Несколько слов об аренде транспортного средства. Она может быть с экипажем, когда
арендодатель не только предоставляет кому-то автомобиль, но и управляет им, а может быть без
экипажа. Первый вариант арендодателю выгоднее, если он сам числится у арендатора водителем.
Правда, тогда за текущий и капитальный ремонт отвечает тоже он. Второй вариант предполагает,
что ремонт выполняет арендатор.
Независимо от того, какой заключен договор аренды транспортного средства, расходы на
эксплуатацию, топливо и другие материалы несет арендатор. При заключении договора аренды
без экипажа у него появятся дополнительные траты на страхование автомобиля и своей
ответственности.
Образец договора аренды транспортного средства без экипажа, заключенного между
работодателем (арендатором) и сотрудником (арендодателем), приведен на рис. 4 (с. 56 и 57).
Образец договора аренды без экипажа,
заключенного между организацией и сотрудником
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Договор
│
│
аренды транспортного средства без экипажа N 7
│
│
│
│г. Москва
1 августа 2008 г.│
│
│
│
Р.В. Краснов (паспорт серия 42 83 N 674253, выдан 7 июня 2004 г. ОВД│
│района Бибирево), именуемый в дальнейшем "Арендодатель", и общество│
│с ограниченной
ответственностью "Кораллы",
именуемое в дальнейшем│
│"Арендатор", в лице генерального директора А.П. Волкова, действующего на│
│основании устава, вместе именуемые "Стороны", заключили настоящий договор│
│о нижеследующем.
│
│
│
│
1. Предмет договора
│
│
1.1. Арендодатель предоставляет во временное владение и пользование│
│Арендатору легковой автомобиль (марка Toyota Rav 4, рабочий объем│
│двигателя 2000 куб. см, паспорт N 77 ВР 534905, регистрационный знак│
│П745ПН97) для использования Арендатором по своим нуждам в рабочее время. │
│
1.2. Рабочее время определяется на основании внутреннего трудового│
│распорядка Арендатора.
│
│
1.3. Автомобиль используется согласно его назначению.
│
│
1.4. На срок действия настоящего договора Арендодатель оформляет│
│доверенность и передает ее Арендатору.
│
│
│
│
2. Условия передачи, эксплуатации и обслуживания автомобиля
│
│
2.1. Передача
осуществляется
по акту
приема-передачи,
который│
│является неотъемлемой частью настоящего договора (приложение 1).
При│
│передаче Стороны проверяют техническое состояние автомобиля, выясняют,│
│есть ли неисправности, и определяют порядок их устранения. Обнаруженные│
│недостатки отражаются в акте приема-передачи.
│
│
2.2. В течение срока
действия
договора
автомобилем
управляет│
│водитель, назначенный Арендатором.
│
│
2.3. Арендатор
несет
расходы
на
содержание
автомобиля, его│
│страхование, техобслуживание, капитальный и технический ремонт, а также│
│расходы, связанные с его эксплуатацией, включая покупку горюче-смазочных│
│материалов.
│
│
2.4. Арендатор обязан вернуть автомобиль Арендодателю в надлежащем│
│техническом состоянии с учетом нормального износа.
│
│
2.5. Арендатор
не вправе
без письменного согласия Арендодателя│
│сдавать автомобиль в субаренду.
│
│
│
│
3. Порядок расчета
│
│
3.1. Арендная плата
по настоящему договору
составляет
13 000│
│(Тринадцать тысяч) руб. в месяц.
│
│
3.2. Арендатор
как налоговый агент
Арендодателя
удерживает и│
│перечисляет с арендной платы НДФЛ, составляющий 1690 (Одна тысяча│
│шестьсот девяносто)
руб.
в месяц,
согласно
порядку
и срокам,│
│установленным Налоговым кодексом.
│
│
3.3. Арендная плата перечисляется Арендатором на банковский счет│
│Арендодателя не позднее 5-го числа каждого месяца, следующего за месяцем│
│эксплуатации автомобиля.
│
│
│
│
4. Срок действия договора
│
│
Настоящий договор заключен на срок с 1 августа 2008 г. по 31 декабря│
│2008 г. и может быть продлен Сторонами на один год.
│
│
│
│
5. Ответственность Сторон
│
│
5.1. Арендатор отвечает за сохранность автомобиля.
В случае его│
│утраты
или
повреждения
Арендатор обязан
возместить Арендодателю│
│причиненный ущерб в течение 14 календарных дней. Размер возмещения│
│определяется Сторонами.
│
│
5.2. В случае задержки выплаты за ущерб или аренду с Арендатора│
│взимаются пени в размере 2% долга за каждый день просрочки. Уплата пеней│
│не освобождает Арендатора от уплаты основного долга.
│
│
5.3. Ответственность
за
вред,
причиненный
третьим лицам при│
│управлении
автомобилем,
несет
Арендатор
согласно
действующему│
│законодательству.
│
│
│
│
6. Расторжение договора
│
│
6.1. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по письменному│
│соглашению Сторон или в одностороннем порядке в случаях, предусмотренных│
│законодательством.
│
│
6.2. По требованию Арендодателя
договор
может
быть
досрочно│
│расторгнут судом, если Арендатор:
│
│
- использует автомобиль не по назначению;
│
│
- умышленно или по неосторожности существенно ухудшит состояние│
│автомобиля;
│
│
- в течение двух месяцев подряд не внесет арендную плату;
│
│
- предоставит автомобиль в пользование третьим лицам без письменного│
│согласия Арендодателя.
│
│
6.3. По требованию Арендатора договор может быть досрочно расторгнут│
│судом, если в силу обстоятельств, за которые Арендатор не отвечает,│
│автомобиль станет непригодным для эксплуатации.
│
│
│
│
7. Прочие условия
│
│
7.1. Изменение
условий
настоящего
договора и его расторжение│
│допускается только по письменному соглашению Сторон.
│
│
7.2. Договор
составлен
в двух подлинных экземплярах,
имеющих│
│одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
│
│
7.3. Во всем остальном,
что не предусмотрено договором, Стороны│
│руководствуются действующим законодательством.
│
│
│
│
Арендатор
Волков
А.П. Волков
│
│
Арендодатель
Краснов
Р.В. Краснов
│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 4
Передача имущества по договору аренды подтверждается актом приема-передачи (рис. 5 на
с. 58). Такой же документ составляется при возврате имущества арендодателю.
Образец акта приема-передачи транспортного средства
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Приложение 1│
│
к договору аренды│
│
транспортного средства без экипажа│
│
от 01.08.2008 N 7│
│
│
│
Акт
│
│
приема-передачи транспортного средства
│
│
N 6
│
│
│
│г. Москва
1 августа 2008 г.│
│
│
│
Мы,
нижеподписавшиеся,
Р.В. Краснов (Арендодатель)
и общество│
│с ограниченной ответственностью "Кораллы" (Арендатор) в лице генерального│
│директора А.П. Волкова, действующего на основании устава,
составили│
│настоящий акт о том,
что Арендодатель передал,
а Арендатор принял│
│легковой автомобиль (марка Toyota Rav 4,
рабочий объем двигателя│
│2000 куб. см, паспорт N 77 ВР 534905, регистрационный знак П745ПН97).
│
│
Автомобиль
передается в исправном состоянии,
без повреждений,│
│идентификационные номера автомобиля сверены и соответствуют указанным│
│в документах и договоре от 01.08.2008 N 7.
Комплектность автомобиля│
│проверена и совпадает с заводской.
│
│
У Арендатора замечаний по поводу автомобиля нет.
│
│
Арендатор и Арендодатель
претензий
друг к другу, в том числе│
│имущественных, не имеют.
│
│
│
│
Арендатор
Волков
А.П. Волков
│
│
Арендодатель
Краснов
Р.В. Краснов
│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 5
Какой вариант выбрать?
Итак, мы разобрали, как составить соглашение об использовании имущества сотрудника в
целях работодателя и договор аренды. Теперь выясним, какой из них лучше заключать с той или
иной точки зрения.
Соглашение оставляет право на владение и распоряжение имуществом за сотрудником.
Другими словами, он продолжает свободно распоряжаться, допустим, мобильным телефоном,
только деловые звонки оплачивает уже организация. Заметим, что кроме владельца никто другой
не может использовать имущество в трудовой деятельности.
При договоре аренды объект переходит во владение и в пользование работодателю.
Например, сданный в аренду компьютер будет задействован только на работе. К тому же к нему
смогут иметь доступ и другие работники организации или индивидуального предпринимателя.
Что касается налогового учета и налогообложения, остановимся на главном.
Соглашение об использовании имущества. Как уже указывалось, согласно пп. 12 п. 1 ст.
346.16 компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных
поездок учитываются в расходах в пределах норм. Они введены Постановлением Правительства
РФ от 08.02.2002 N 92. Так, налоговую базу можно уменьшить:
- на 1200 руб. - если рабочий объем двигателя легкового автомобиля до 2000 куб. см
включительно;
- 1500 руб. - если рабочий объем двигателя легкового автомобиля свыше 2000 куб. см;
- 600 руб. - если использовались мотоциклы.
Выплаты за распоряжение другим имуществом, в том числе грузовыми автомобилями, а
также суммы компенсаций сверх норм в расходах не признаются.
Компенсации за легковые автомобили и мотоциклы, выданные в пределах норм, не
облагаются:
- ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238), а значит, и пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Федерального закона
от 15.12.2001 N 167-ФЗ);
- взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на
производстве и профзаболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые
взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением
Правительства РФ от 07.07.1999 N 765);
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Здесь стоит заметить, что нормы выплаты компенсаций для определения базы по НДФЛ и
страховым взносам законодательно не установлены. А нормы для компенсаций за использование
легковых автомобилей и мотоциклов, утвержденные Постановлением Правительства РФ от
08.02.2002 N 92, предназначены исключительно для исчисления налога на прибыль и налога при
УСН. И использовать их при расчете НДФЛ и страховых взносов налогоплательщики не обязаны,
хотя Минфин в некоторых разъяснениях это советует.
Примечание. См., например, Письмо Минфина России от 24.12.2007 N 03-11-04/3/513.
Как же лучше поступить? Согласно ст. 188 ТК РФ размер компенсаций должен быть
установлен в соглашении. Следовательно, суммы компенсации, превышающие размер, указанный
в соглашении, облагаются НДФЛ и взносами в ПФР и ФСС.
Договор аренды. Перечисленная арендная плата относится на расходы согласно пп. 4 п. 1
ст. 346.16 НК РФ. С выплат по гражданско-правовым договорам, заключенным на передачу
имущества в пользование, ЕСН не взимается (п. 1 ст. 236 НК РФ). Следовательно, на суммы,
положенные сотрудникам по договорам аренды их личного имущества, пенсионные взносы
начислять не нужно. Взносы на случай травматизма с них тоже не перечисляются (п. 22 Перечня,
утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765). А вот НДФЛ с арендной
платы потребуется удержать и уплатить в бюджет (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). При этом сумма
перечисленного в бюджет НДФЛ учитывается в составе расходов на аренду (пп. 4 п. 1 ст. 346.16
НК РФ).
Кроме того, заключив договор аренды, "упрощенец" сможет учесть в налоговой базе
расходы, связанные с использованием арендованного имущества (например, стоимость ГСМ,
затраты на ремонт и т.д.), если по договору аренды подобные затраты несет арендатор.
Получается, что налогоплательщику выгоднее будет заключить договор аренды, но
рассмотрим некоторые примеры.
Пример 1. ООО "Медуза", применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус
расходы, использует личный автомобиль Е.Д. Воронкова (объем двигателя 1300 куб. см).
Организация выплачивает сотруднику 300 руб. за один рабочий день. В августе 2008 г. автомобиль
эксплуатировали весь месяц. Определим, что было бы лучше заключить в этом случае:
соглашение об использовании личного имущества сотрудника в трудовой деятельности или
договор аренды.
В августе 21 рабочий день. Организация выплатила сотруднику компенсацию в сумме 6300
руб. (300 руб. x 21 раб. дн.).
Вариант 1. ООО "Медуза" подписало с Е.Д. Воронковым соглашение об использовании его
автомобиля.
При рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200
руб. Поэтому уменьшить налоговую базу можно только на эту сумму (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Сверхнормативная сумма компенсации 5100 руб. (6300 руб. - 1200 руб.) в налоговый учет не
попадет.
Так как компенсация выплачена в пределах норм, установленных соглашением, НДФЛ и
страховыми взносами она не облагается.
Вариант 2. ООО "Медуза" заключило с Е.Д. Воронковым договор аренды.
Взносы в ПФР и ФСС не начисляются, а НДФЛ составит 819 руб. (6300 руб. x 13%).
Согласно пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в расходы можно включить перечисленную арендную
плату - 5481 руб. (6300 руб. - 819 руб.) и НДФЛ - 819 руб.
Сравнив суммы расходов, которые можно будет учесть в том и другом случае (1200 руб. <
6300 руб.), приходим к выводу, что организации выгоднее было бы заключить договор аренды.
Таким образом в случае, когда работнику планируется выплачивать сумму, превышающую
норму компенсации, выгоднее заключать договор аренды, так как все затраты работодатель
сможет учесть в расходах при УСН. Правда, придется удержать и уплатить НДФЛ, но это не
должно сильно затруднить работодателя. А как обстоит дело, если компенсация выплачивается по
норме?
Пример 2. Предположим, ООО "Медуза" собирается выплачивать Е.Д. Воронкову за
использование его автомобиля в служебных целях 1200 руб. Какой документ организация
предложит подписать сотруднику?
Вариант 1. Соглашение.
Компенсация (1200 руб.) выплачена в пределах нормы, и ее можно полностью включить в
расходы, учитываемые в налоговой базе. НДФЛ и страховые взносы не начисляются.
Вариант 2. Договор аренды.
Страховых взносов по-прежнему не будет, но придется удерживать НДФЛ, равный 156 руб.
(1200 руб. x 13%). В расходах можно будет ежемесячно учитывать перечисляемую работнику
арендную плату - 1044 руб. (1200 руб. - 156 руб.) и НДФЛ - 156 руб.
Сумма расходов, уменьшающих налоговую базу, и в том, и в другом случае одинакова - 1200
руб. Однако при заключении договора аренды у ООО "Медуза" возникнут дополнительные
обязанности налогового агента по удержанию и перечислению НДФЛ. Поэтому организация может
выбрать вариант 1 на выплату компенсации за использование автомобиля.
Теперь разберемся, что происходит при использовании имущества, по которому нормы
законодательно не установлены.
Пример 3. ООО "Осьминог", применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус
расходы, использует компьютер, принадлежащий В.А. Колосову. В соответствии с условиями
соглашения организация выплачивает сотруднику компенсацию в размере 150 руб. за один
рабочий день. В июле 2008 г. за компьютером работали весь месяц. Что выгоднее в этом случае соглашение или договор аренды?
В июле 23 рабочих дня. По условию организация должна выплатить сотруднику компенсацию
в размере 3450 руб. (150 руб. x 23 раб. дн.).
Вариант 1. ООО "Осьминог" оформило с В.А. Колосовым соглашение.
Так как в п. 1 ст. 346.16 НК РФ отсутствует компенсация за использование личного
компьютера сотрудника, 3450 руб. в расходах не отражаются. Компенсация выплачена в пределах
установленных организацией норм, поэтому она не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами.
Вариант 2. ООО "Осьминог" оформило с В.А. Колосовым договор аренды.
НДФЛ с суммы арендной платы составляет 449 руб. (3450 руб. x 13%). Согласно пп. 4 п. 1 ст.
346.16 НК РФ в расходы можно включить сумму, выплаченную работнику, - 3001 руб. (3450 руб. 449 руб.) и НДФЛ - 449 руб. Страховые взносы на арендную плату начислять не нужно.
Все очевидно: организации выгоднее заключить договор аренды.
Получается, что если в производственной деятельности используются не легковые
автомобили или мотоциклы, а прочее имущество, то организации в плане налогообложения
выгоднее заключить договор аренды. А при использовании легковых автомобилей и мотоциклов
все зависит от размера выплат работникам.
Н.А.Теплова
Эксперт журнала "Упрощенка"
Подписано в печать
24.07.2008