Рекомендации по работе с таблицей по расчету экономической

Рекомендации по работе с таблицей по расчету экономической
эффективности собственной службы доставки по сравнению с тарифами
ФГУП «Почта России» (с помощью прилагаемого Excel-файла):
1. Не вносите в таблицу каких-либо дополнительных изменений,
особенно это касается изменения форматирования или формата ячеек.
2. Заполнению
подлежат
только
ячейки
с
белым
фоном.
Целенаправленное или ненарочное внесение изменений в ячейки с желтым
фоном может повлечь за собой непоправимые последствия.
3. Не допускайте использование лишних символов при заполнении белых
ячеек: пробелов, точек и запятых (напр., не используйте такие написания, как
«10 000», «10.000» и «10,000»), а также единиц обозначения (напр., «руб.»,
«р.», «шт.», «ед.»).
4. При распечатке данного файла на принтере перейдите на альбомную
ориентацию. Это позволит уложиться в 2 страницы.
5. За основу при расчетах берется тот факт, что почтальоны (курьеры,
операторы доставки) выстраивают свои отношения с редакцией на основе
гражданского правового договора.
Принципы, которые лежали в основе разработанной таблицы:
1. Раздел «Транспортные расходы» (А2).
1.1. «Стоимость автомобильного топлива» (Н3).
При заполнении ячейки рекомендуется учитывать тот момент, что
стоимость бензина будет в течение рассматриваемого периода меняться (в
сторону увеличения, естественно). Поэтому, учитывая современные реалии,
рекомендуется действующую на момент расчета стоимость топлива
увеличить на ½ от официального уровня инфляции (при рассматриваемом
периоде в 1 год) или на ¼ от официального периода инфляции (при
рассматриваемом периоде в полгода).
Например:
Стоимость бензина = 30 рублей. Инфляция = 9 %. Рассматриваемый
период = ½ года.
В расчет правильнее закладывать стоимость бензина, равную
30+(30*0,09*1/4)=30,68 руб.
1.2. «Паспортный расход топлива в режиме «город» (Н4).
Практика показывает, что паспортные показатели несколько отличаются от
реальных (особенно в условиях «пробок»). Однако не стоит слепо доверять
рассказам водителя о том, что ваш редакционный автомобиль «жрет
горючку, как пылесос». Справедливо будет, если к паспортному расходу вы
прибавите не более 10-15%.
1.3. «Маршрут» (Н5).
Самая сложная и ответственная часть работы, которая потребует
измерений, наличие первоначальных данных, а также серьезных усилий,
усидчивости и анализа. Разные города и районы обладают совершенно
неповторимой и разветвленной инфраструктурой, наличием агломераций и
удаленных поселков. Рекомендуется при стартовых расчетах использовать
максимально короткий маршрут с наибольшим количеством подписчиков в
натуральном выражении. Измерить его в километрах легко даже без
новомодных навигационных сервисов. Запланировал маршрут, сел за руль,
обнулил счетчик, проехал, зафиксировал конечное значение, прибавил
девиацию в 10% (возможны отклонения в связи с форс-мажорными
обстоятельствами). При этом важно помнить два основополагающих
принципа:
1) Необходимо иметь более-менее четкое, выраженное в количественных
показателях представление (желательно – статистические данные
предыдущих компаний), как рассредоточены по территории распространения
вашего издания читатели;
2) Ключевой ошибкой многих руководителей при расчете эффективности
собственной службы доставки является желание заполучить всё и сразу.
Добиться этого, за крайне редким исключением, невозможно. Важно
помнить про принцип Парето: «20% наших усилий дают 80% результата».
Цель создания собственной службы доставки – обеспечить не только более
высокое качество доставки, но и ее экономическую эффективность. Таким
образом, редакция должна аккумулировать под своими знаменами
рентабельные маршруты, отдав или оставив неэффективные для старого
партнера или нового аутсорсера.
Рассчитав самый короткий (а, следовательно, самый экономически
эффективный) маршрут, в дальнейшем, к нему можно постепенно добавлять
другие маршруты, по одному. И при этом четко отслеживать и фиксировать,
как меняются показатели №№ 7 (H29) и 8 (H30) раздела «Расчетные данные».
Такая работа таит в себе еще одну возможность: опытным путем, внося
изменения в графу «Количество подписных экземпляров» (ячейка № 3 (Н21))
раздела «Производственные данные», рассчитать, сколько экземпляров
необходимо выписать в новом районе для того, чтобы экономическая
эффективность не упала в сравнении с основным маршрутом или появилась
целесообразность (пусть даже и при нулевой рентабельности) открыть новый
маршрут.
Очевидно, что дополнительных маршрутов образуется сразу несколько.
Очень часто затруднения испытывается на этапе определения, какой из
маршрутов присоединять к основному первый. Рационально использовать
при определении принцип «люди на километры». И добавлять к основному
маршруту в первую очередь тот маршрут, у которого этот показатель выше.
Пример.
К основному маршруту есть возможность прибавить еще 3 маршрута.
Первый дополнительный маршрут содержит 125 подписчиков и имеет
протяженность 8 км. Его показатель «люди на километры» составит
125/8=15,625.
Второй маршрут содержит 200 подписчиков на протяженность 6,5 км. Его
«Люди на метры» равны 30,769.
Третий маршрут содержит 98 подписчиков на протяженность 11 км. Его
«Люди на метры» равны 8,91.
Таким образом, целесообразнее добавлять к основному маршруту
дополнительные в следующем порядке: сначала второй маршрут, потом
первый, потом третий.
1.6. «Заработная плата водителя» (Н8).
Есть несколько способов привлечения транспорта для обеспечения работы
собственной службы доставки:
1) Использовать находящийся на балансе редакции автомобиль и
штатного водителя, но не доплачивать ему ввиду низкой загрузки (в таком
случае аннулируется ячейка Н8);
2) Использовать находящийся на балансе редакции автомобиль и
штатного водителя, и доплачивать ему за дополнительный фронт работы
(тогда в ячейку Н8 ставится только ежемесячный размер доплаты);
3) Использовать водителя по трудовому договору на редакционном
транспорте (таблица заполняется по аналогии с предыдущим примером);
4) Использовать водителя по трудовому договору с личным транспортом,
но редакционным топливом (аннулируются ячейки Н11, Н12).
5) Использовать водителя по трудовому договору с личным транспортом
и самостоятельной заправкой (аннулируются ячейки Н3-Н5, Н10-Н12).
Хорошо подумайте, все взвесьте и считайте разные варианты, открывая
порой удивительные вещи и выбирая наиболее верный - с экономической
точки зрения.
1.8. «Пробег автомобиля за предыдущий год» (Н10).
Показатель необходим в случае, если автомобиль – редакционный. В
ответственных редакциях за этим показателем пристально следят и
беспощадно борются с водительскими объяснениями, что, мол, «счетчик
сломан».
1.9. «Стоимость содержания автомобиля за предыдущий год» (Н11).
Показатель также необходим в случае, если редакция использует
собственный автомобиль. Он включает в себя затраты на плановое
техническое обслуживание, включая запасные части, масло и расходные
материалы; сезонную «переобувку» (2 раза в календарный год), страхование
по системе ОСАГО и КАСКО. В отдельных случаях возможны
дополнительные затраты, связанные с приобретением новых шин взамен
изношенных (примерно 1 раз в три года). Nota bene: данный показатель не
должен включать в себя затраты на бензин!
Есть и альтернативный способ расчета показателя, который можно
использовать при отсутствии каких-либо исходных данных или в случае,
если редакцией приобретен новый автомобиль. Также эта метрика будет
полезна, если руководитель захочет проанализировать эффективность трат на
содержание редакционного автомобиля. Суть метода в следующем. В
течение нескольких лет авторитетный журнал «За рулем» проводит оценки
стоимости содержания популярных в России легковых автомобилей,
используя показатель «рубль на километр». Эти данные вполне можно
использовать за основу в расчетах, применив соответствующие временным
отрезкам инфляционные коэффициенты и учитывая тот факт, что столичные
тарифы на ОСАГО и КАСКО несколько отличаются от аналогичных
показателей вашего населенного пункта.
1.10. «Официальный уровень инфляции» (Н12).
Используется в качестве дефлятора затрат. Официальный уровень
инфляции за минувший год можно достаточно легко обнаружить в
официальных источниках информации.
2. Раздел «Организационные расходы».
2.1. «Заработная плата начальника отдела доставки (с налоговыми
отчислениями) в месяц (руб.) (Н16).
Используется, если при запуске собственной службы доставки вы вводите
в редакционное штатное расписание соответствующую единицу (в
отдельных случаях – единицы). Иногда случается, что функциями
руководства данным блоком наделяют кого-то из действующих сотрудников
за отдельную доплату. Несмотря на то, что такой способ решения видится
ошибочным, в этом случае в ячейке отражается только размер доплаты.
3. Раздел «Производственные расходы».
3.1. «Рассматриваемый период» (мес.) (Н19).
Указывается расчетный период, в категориях которого оценивается
эффективность собственной службы доставки. Обычно он составляет
полгода или год.
3.2. «Количество выходов газеты за рассматриваемый период» (шт.)
(Н20).
Обозначается количество выходов газеты за период, указанный в ячейке
Н19.
3.3. «Количество подписных экземпляров» (шт.) (Н21).
Указывается число оформленных редакцией подписных квитанций.
Отдельного рассмотрения требует ситуация, когда газета выходит более
одного раза в неделю, а редакция предлагает, кроме полного комплекта, еще
и подписку только на номер выходного дня. Поскольку тираж в такой
ситуации не будет величиной постоянной, предлагается два сценария
решения вопроса.
Первый – расчет номера выходного дня производить отдельным файлом,
предварительно обнулив такие постоянные расходы, как зарплата начальника
отдела доставки.
Второй – произвести усредненный сложный расчет.
Пример.
Газеты выходит три раза в неделю: вторник, четверг, суббота. Номер
выходного дня – четверг. Тираж в будни – 4200 экз., тираж номера с
программой – 5500 экз.
За рассматриваемый период газета выйдет 38 раз (12 – вторник, 13 –
четверг, 13 – суббота).
Таким образом, «Количество подписных экземпляров» составит:
(12*4200+13*5500+13*4200)/38=4644,7 экз.
4. Раздел «Расчетные данные».
4.1. «Подписная цена 1 экз. на рассматриваемый период» (руб.) (Н23).
Указывается стоимость, по которой частное лицо выписывает издание на
«Почте России» за рассматриваемый период.
5.2.«Стоимость услуг «Почты России» за 1 экз. подписки за
рассматриваемый период» (руб.) (Н24).
Указывается сумма, которая в общей стоимости подписки (Н23)
приходится на долю почтового оператора. Обычно этот показатель
составляет 50% от общей подписной цены.
5.3.«Какой экономический эффект от собственной службы доставки
вы желаете получить» (%) (Н25).
Повторюсь, что цель создания собственной службы доставки – не только
повысить качество предоставляемой читателям услуги, но и добиться
выгоды, экономического эффекта. В ячейке указывается процент экономии,
который редакция желает получить за счет организации альтернативной
службы. Очень полезно в познавательных целях «поиграться» данным
показателем.
6. Раздел «Стартовые инвестиции».
5.1. «Изготовление униформы» (руб.) (Н32).
5.2. «Изготовление сумок» (руб.) (Н33).
5.3. «Изготовление ключей» (руб.) (Н34).
Как и любой другой бизнес-проект, создание собственной службы
доставки при редакции потребует первоначальных инвестиций. И если
необходимость униформы или специальных сумок – вопрос дискуссионный,
то без изготовления ключей от подъездных дверей и домофонов обойтись
практически невозможно. Эти затраты необходимо учитывать и растягивать
по предполагаемому сроку окупаемости стартовых инвестиций (мес.)
(5.5., Н36).
Заключение.
Итоговые показатели, которые можно принимать за основу при разработке
тарифов почтальонов собственной службы доставки, отражается в ячейке
Н30 раздела 4.8. «Стоимость доставки одного экземпляра без
транспортных расходов и за вычетом подоходного налога и стартовых
инвестиций». Данный показатель – средне арифметическое, средняя
температура по больнице, которую нельзя принимать за чистую монету.
Безусловно, следует учитывать, что усилия, затраченные на разноску газеты
по многоэтажным домам города и по частному сектору пригорода
существенно отличаются. Соответственно, и тарифы на «городскую» и
«сельскую» доставки должны учитывать данное обстоятельство.
Например.
У издания в результате расчетов тариф составил 2,5 рубля за экземпляр.
У редакции три почтальона.
Первый распространяет газету только в городской среде, 120 экз. за один
выход.
Второй – только в сельской среде – 64 экз. за один выход.
Третий – 46 экземпляров в городской среде и 45 – в сельской.
В редакции принимается решение, что тариф на распространение в
сельской территории будет в 2 раза выше, чем тариф на распространение в
городской среде.
Таким образом выглядит необходимый расчет:
120*х+64*х*2+(46*х+45*х*2)=(120+64+46+45)*2,5
384*х=687,5
Х=1,79
Городской тариф составит 1,79 рубля, сельский – 1,79*2=3,58 рубля.
В итоге, почтальоны заработают:
Первый – 120*1,79=214,8 рубля;
Второй – 64*3,58=229,12 рубля;
Третий - 46*1,79+45*3,58=243,44 рубля.
Автор методики (Федечкин Дмитрий Николаевич – fedechkin@gov66.ru) готов к
рассмотрению замечаний и предложений по корректировке и улучшению
качества расчетной таблицы.