VI. Интегрированный пакет МS OFFICE. Назначение пакета и его

31
VI. Интегрированный пакет МS OFFICE.
Назначение пакета и его использование.
( 1 час – лекция)
 История создания пакета. Версии.
 Состав пакета. Понятие интегрирован ности.
 Общие свойства.
 Назначение составных частей.
 Вызов пакета и работа с его компонентами для решения пользовательских задач.
Пакет Microsoft Office включает в себя набор программ, позволяющих работать с текстом,
рисунками, таблицами, базами данных, планировать и автоматизировать свою работу, работать в
сети (в Интернет). В состав пакета входят:
 Текстовый процессор Microsoft Word;
 Табличный процессор Microsoft Excel;
 Программа для просмотра слайдов и создания презентаций Microsoft Power Point;
 Группировщик объектов Office Binder;
 Программа управления данными Microsoft Outlook;
 Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.
Текстовый процессор Microsoft Word позволяет создавать и редактировать (изменять)
текстовые документы, дополнять их рисунками, диаграммами, графиками, таблицами, видеоклипами, звуковыми сообщениями. Word позволяет автоматизировать выполнение многих задач по
обработке текста, выполнять проверку правописания, оформлять и обрабатывать таблицы, создавать и вставлять в текст рисунки, просматривать электронные документы, редактировать сообщения электронной почты, обеспечивать совместную работу нескольких пользователей.
Табличный процессор Excel предназначен для обработки электронных таблиц. Очень часто для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это даёт возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.
Электронные таблицы Excel позволяют получать результаты без проведения расчётов вручную
или специального программирования. Наиболее широкое применение они нашли в экономических
и бухгалтерских расчётах, применяются и для решения большого круга научно-технических задач.
Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного
компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее
для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями. Работа в Outlook
позволяет использовать перечисленные ниже возможности.
 Управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить
за ходом работы.
 Организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи
электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п.
 Пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и
искать файлы Office в Outlook.
 Подключаться к службе Web и пользоваться ее услугами.
 Настраивать Outlook программными методами (для разработчиков).
Microsoft Office Binder объединяет связанные документы как обычный скоросшиватель.
Например, для совместной обработки образующих один отчет документа Word, листа Microsoft
Excel и слайдов PowerPoint имеет смысл поместить их в подшивку. Существует возможность использовать для всех документов единообразный стиль, пронумеровать страницы последовательно
по всем документам в подшивке и вывести сразу все документы на печать. С документами подшивки можно также работать и по отдельности. При работе с подшивками в левой области окна
видны значки всех документов, входящих в подшивку, а в правой его части отображается текущий
документ, с которым ведется работа.
Панель Microsoft Office обеспечивает быстрый доступ к наиболее часто используемым ресурсам. Она позволяет быстро начать составление нового бюджетного плана, найти и просмотреть
презентацию, отправить сообщение по электронной почте, назначить встречу, добавить новый
Корюков И.В. Методический комплекс по дисциплине «Информатика и компьютерная техника». Тема № 2.
32
элемент в список задач, написать заметку, создать контакт или запись в дневнике Microsoft
Outlook.
Панель Microsoft Office может быть размещена в любом месте экрана или скрыта до тех
пор, пока она не понадобится. (Этот режим задается командой Автоматически убирать с экрана в
меню панели Microsoft Office.)
Чтобы быстро создать документ, например подшивку Office Binder или книгу Microsoft
Excel, следует нажать кнопку Создать документ Microsoft Office , выбрать вкладку, содержащую
требуемый тип документа, и выбрать нужный документ или шаблон. Соответствующая программа
будет запущена автоматически.
С помощью панели Microsoft Office можно искать и открывать документы без предварительного запуска соответствующих программ. Для этого следует нажать кнопку Открыть документ Microsoft Office, найти документ и дважды щелкнуть его значок.
При первом запуске панели Microsoft Office на экран будет выведана только панель Office.
Другие кнопки и панели также доступны, но остаются скрытыми. Для отображения скрытых панелей и кнопок следует дважды щелкнуть фон любой панели или выбрать пункт Настройка в меню
панели Microsoft Office. Например, панель Рабочий стол дает доступ к документам и программам, размещенным на рабочем столе, даже если их значки на рабочем столе закрыты другими окнами. Чтобы увидеть название кнопки или панели, достаточно задержать на ней указатель. Чтобы
добавить документ (программу) в виде кнопки на панель Microsoft Office, достаточно перетащить
его на эту панель. Для изменения вида панели Microsoft Office следует щелкнуть правой кнопкой
мыши фон панели и выбрать пункт Настройка в контекстном меню.
Microsoft Power Point – приложение, предназначенное для создания и редактирования
произвольных презентаций. Презентация – это набор цветных картинок-слайдов на определённую
тему, который хранится в файле специального формата с расширением .ppt. На каждом слайде
можно разместить произвольную текстовую и графическую информацию.
Microsoft Access – система управления базами данных. База данных – это совокупность
сведений о конкретных объектах реального мира в определённой предметной области. В деловой
или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы
соответствующие знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из
разных источников в одной реляционной (табличной) базе данных. Создаваемые формы, запросы
и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые
наклейки.
Вы должны знать:



Что такое «Пакет Microsoft Office»;
Какие приложения входят в состав пакета;
Как вызвать приложение, входящее в состав пакета.
Вы должны уметь:


Определить, какое приложение нужно для решения конкретной задачи;
Запустить приложение и завершить его работу.
Корюков И.В. Методический комплекс по дисциплине «Информатика и компьютерная техника». Тема № 2.