Сосуществование бумажного и электронного документооборота

Сосуществование бумажного и электронного документооборота
в государственных учреждениях
доклад Аубакирова А.А.- начальника управления
архивов и документации ВКО на международной
научно-практической конференции
"Электронный документооборот и архивы"
(7 ноября 2007 года, г.Астана)
Организация управления в наши дни невозможна без применения компьютерных технологий. Сегодня компьютер становится средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации. Компьютер произвел такие же перемены в офисной работе, как появление
телефона и пишущей машинки веком раньше, а также позволил кардинально
реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием ее
нормального функционирования.
Внедрение компьютеров в делопроизводство создает качественные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет поставить делопроизводственную деятельность на современный уровень научнотехнического прогресса, кардинально повысить производительность и качество
управленческого труда.
Документ многофункционален. Его главное назначение – запечатлеть, зафиксировать информацию, чтобы ее можно было передать на расстояние и использовать во времени. Поэтому первая задача в сфере управленческого труда,
на решение которой был использован персональный компьютер – это создание
документов, то есть фиксация информации.
Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации создаются
локальные сети, появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи. Коммуникативная функция, то есть передача документа на расстояние – это второе направление использования компьютера.
Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистрировать
и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполнения – третья
задача, решаемая специальным программным обеспечением.
Введение компьютеризированной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу.
Формируемая в процессе регистрации база данных используется прежде
всего для ведения контроля исполнения документов.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
исполнения поручений и решения вопросов. Автоматизированная система («Lotus-Notes», «Документооборот») легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задание и требующие исполнения, а
также позволяет работать с документами оперативно, не смотря на то, что
центр принятия решений и исполнителей могут разделять сотни километров.
Для наших расстояний это особенно актуально.
Таким образом, система позволяет в доступной форме в любой момент
иметь данные о том, что подлежит исполнению, над чем работает учреждение
сегодня. Итоговый контроль также не представляет затруднений при автоматизированной системе.
И наконец, четвертая задача – сохранение информации, то есть организация хранения документов. Компактность хранения, быстрый поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике – все это
достигается путем создания электронного архива.
В целом большинство крупных и средних организаций сегодня пришли к
пониманию того, что системы электронного документооборота являются мощными корпоративными средствами управления, способными реально повысить
эффективность деятельности всей организации, а не средствами экономии бумаги и автоматизации работы секретарей, как считалось несколько лет назад.
Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество систем электронного документооборота не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой более четкой организации процессов учреждения.
Пока сотрудники в организациях работают с документами параллельно в
бумажном и электронном видах. Большое распространение в государственных
учреждениях в последнее время получил способ оперативной передачи информации посредством «электронной почты», однако в большинстве учреждений
электронные копии переданных документов не имеют электронной цифровой
подписи и дублируются на бумажной основе (особенно документы, срок хранения которых определен не менее 10 лет).
«Двойная» обработка документов позволяет снизить риски при переходе к
новой системе и сводит к минимуму число возможных ошибок. Подобная параллельная работа на начальном этапе внедрения системы электронного документооборота – один из способов «безболезненного» перехода к работе с электронными документами. Только после освоения и привыкания к работе с системой электронного документооборота можно будет отказаться от бумажных
документов.
Но не все так радужно, как кажется на первый взгляд. Конечно же, учреждения, полностью или частично перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее
под архивохранилища, но при условии полнотекстового хранения документа, а
не только его регистрационной карточки в памяти компьютера. Потому документы постоянного и долговременного сроков хранения надежнее пока еще
хранить на бумажных носителях. Кроме того, создание управленческих документов только в электронном виде означает повсеместное внедрение электронной цифровой подписи (ЭЦП), однако документацию с такими аутентифицирующими реквизитами опасно рассматривать как объект долговременного хранения. Существующие на сегодняшний день технологии выработки и проверки
ЭЦП не предназначены для верификации этого реквизита через какое-либо
продолжительное время.
Сохранение документов с ЭЦП в настоящий момент никак не регламентировано, и к ним предъявляются те же требования, что и к документам на бу-
мажной основе, в то время как период действия нормативных документов
(ГОСТов) по созданию и верификации ЭЦП недолговечен и будет только сокращаться в целях сохранения секретности кода, удостоверяющего подпись.
Немаловажны и такие моменты, как удостоверение времени подписания
электронного документа и используемая операционная система компьютера, в
которой был создан документ: аутентификация электронного документа становится невозможной после смены технологической платформы и бесполезной
после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП, то есть под вопросом оказывается подлинность документа, подписанного ранее! Любая ЭЦП
может однажды перестать однозначно идентифицировать лицо, подписавшее
электронный документ. В таких условиях вряд ли уместно подписывать с помощью ЭЦП документы долговременного или постоянного срока хранения.
Немало вопросов возникает и в плане архивирования документов на электронных носителях. Главное здесь – не столько поддержание режима хранения
носителей электронной информации, сколько создание условий, при которых
спустя десятилетия документы могут быть представлены в форме, понятной
для восприятия исследователя и позволяющей провести их проверку на аутентичность. С постоянно усовершенствуемыми функциональными возможностями компьютеров предполагаемые методы хранения электронных записей на
практике оказываются недейственными. Чтобы хранить новые виды электронных документов, архив должен иметь возможность воспроизводить их структуру и связывать ее с первоначальным контекстом. Это требует постоянного хранения того компьютерного приложения, в котором документ был создан, или
перенесения его в другие программы, которые могут обеспечить те же самые
функциональные возможности, что и оригинальное приложение.
Получается, что, для того, чтобы организовать надежное и постоянное хранение электронных документов, архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или заниматься регулярно переводом документов в новые компьютерные системы на современные форматы. Но
это слишком дорогой проект, так как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата специалистов-техников, что не решает проблемы
доступа к информации. К тому же, изменение оригинального формата документа, по существу, означает появление нового документа – его копии, а что же тогда является оригиналом?
Вошедшие в последнее время в нашу жизнь новые формы оказания государственных услуг населению, предусмотренные в проекте «электронное правительство», в том числе Центр электронных услуг (ЦЭУ), пока еще не доступны широким слоям населения, и обращения от граждан по-прежнему в большинстве своем поступают на бумажной основе. Государственные архивы выдают архивные справки также на бумажной основе, так как эти документы в
электронном виде просто не принимаются по месту требования.
Информационные технологии развиваются гораздо быстрее, чем идет их
правовое осмысление и, чтобы появилась наконец возможность применять
электронные документы в межведомственном взаимодействии и гражданам при
общении с государством, нужны реальные технологии и большая законотворческая работа. Прогресс в этой области тормозится отсутствием подзаконных
актов, стандартов и методических пособий (в том числе правил описания элек-
тронных документов в делопроизводстве и архивах, оцифрования архивных документов, формирования на этой основе страхового фонда и фонда пользования
архива, и т.д.) для практических работников, в разработке которых должны
участвовать архивисты, опираясь при этом на достаточную правовую базу, регулирующую применение информационных технологий, документационное
обеспечение управления и архивную отрасль.
Не должны оказаться в стороне и вопросы разработки правового обеспечения и принципов экспертизы ценности Интернет-публикаций, процедур
комплектования ими, способов обеспечения их сохранности и аутентичности, и
т.д.
Но пока идет внедрение и освоение систем электронного документооборота, разработка правовых норм, определяющих порядок обращения с электронными документами, документы на бумажной основе в государственных учреждениях будут занимать превалирующее положение.