Инструкция по работе с документами в Web интерфейсе

ИНСТРУКЦИЯ
по работе с механизмом согласования
электронных документов в Web интерфейсе
системы электронного документооборота CompanyMedia
СОДЕРЖАНИЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ...........................................................................................................................3
1.1. Назначение .................................................................................................................................................................... 3
1.2. Область применения .................................................................................................................................................... 3
1.3. Термины, сокращения, определения .......................................................................................................................... 3
2. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТА В СЭД (ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ И УЧАСТНИКИ) ............................ 4
2.1. Участники этапов жизненного цикла документа в СЭД ......................................................................................... 4
2.2. Этапы жизненного цикла документа в СЭД ............................................................................................................. 4
2.3. Назначение (содержание) этапов жизненного цикла документа в СЭД ................................................................ 6
3. ПОШАГОВОЕ РУКОВОДСТВО ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В WEB ИНТЕРФЕЙСЕ СЭД ............. 7
3.1. Начало работы в Web интерфейсе СЭД ................................................................................................................... 7
3.2. Пошаговое выполнение этапа «Создание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД .................................... 8
3.2.1. Заполнение реквизитов создаваемого проекта документа ............................................................................. 8
3.2.2. Заполнение содержания создаваемого проекта документа.......................................................................... 13
3.2.3. Сохранение созданного проекта документа в системе электронного документооборота .......................... 15
3.3.Пошаговое выполнение этапа «Отправка на согласование/Согласование проекта документа» в Web
интерфейсе СЭД .......................................................................................................................................................... 15
3.4. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на подписание/Подписание проекта документа» в Web интерфейсе
СЭД ............................................................................................................................................................................... 21
2
1. Общие положения
1.1. Назначение
Настоящая инструкция предназначена для определения порядка работы с документами в
электронном виде с использованием Web интерфейса системы электронного документооборота
CompanyMedia.
1.2. Область применения
Требования настоящей инструкции должны знать и использовать в своей работе все
пользователи Web интерфейса системы электронного документооборота CompanyMedia.
1.3. Термины, сокращения, определения
Таблица 1
Термин
Сокращение
это движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения,
отправки или сдачи в архив, служит для обеспечения
деятельности организации
Документооборот
Система
электронного
документооборота
Определение термина
СЭД
инструмент для автоматизации документооборота в
организации
электронный регламент работы, полностью определяющий
кто, в какой последовательности и как будет работать с
документом
Жизненный цикл
документа в СЭД
ВнД
документы, созданные в организации и не
предназначенные для выхода за ее пределы, образуют
внутренний документооборот организации
Входящие
документы
ВхД
документы, поступившие в организацию из других
(сторонних) организаций, являются составной частью
внешнего документооборота организации
Исходящие
документы
ИсхД
документы, предназначенные для отправки в другие
(сторонние) организации, являются составной частью
внешнего документооборота организации
ОРД
документы организационного и распорядительного
характера, обеспечивающие и регулирующие деятельность
организации, ее подразделений и должностных лиц,
являются составной частью как внешнего, так и
внутреннего документооборота
Внутренние
документы
Организационнораспорядительные
документы
3
2. Жизненный цикл документа в СЭД (основные этапы и участники)
2.1. Участники этапов жизненного цикла документа в СЭД
Роль в системе
Роль вне системы
Функциональные возможности в
системе
Создание проекта документа/отправка
на согласование/отправка на
подписание/отправка на регистрацию
Исполнитель
Работник организации,
непосредственный
составитель документа,
владеющий сутью
изложенного в нем вопроса
Подписывающий
(Подпись)
Работник организации, от
имени которого
издается/подписывается
документ
Подписание проекта документа/отказ в
подписи проекта документа
Согласующий
Работник организации,
осуществляющий
визирование проекта
документа
Согласование проекта
документа/отправка на промежуточное
согласование
Адресат
Работник, в адрес которого
направляется документ
Выдача резолюции по документу
Делопроизводитель
(регистратор)
Работник организации,
осуществляющий
регистрацию проекта
документа
Регистрация проекта документа
2.2. Этапы жизненного цикла документа в СЭД
Этапы жизненного
цикла
Создание проекта
документа
Ответственные за
этапы жизненного
цикла
Исполнитель
Обязательный
этап
жизненного
цикла
Да
4
Описание действий
в Web интерфейсе
СЭД Company
Media
Статус
документа
1. Нажать «Создать/ Проект
Выбрать нужный
документа
документ из списка».
2.Заполнить
реквизиты
проекта
документа.
3.Вложить файл
содержания.
4.Сохранить
документ.
Этапы жизненного
цикла
Отправка на
согласование/
Согласование проекта
документа
Ответственные за
этапы жизненного
цикла
Исполнитель/
Согласующий
Обязательный
этап
жизненного
цикла
Описание действий
в Web интерфейсе
СЭД Company
Media
Статус
документа
Нет,
запускается по
необходимости
Отправка на
согласование:
1.Открыть проект
документа.
2. Нажать
«Отправить/
На согласование».
3.Заполнить лист
согласования.
4.Нажать «Начать
согласование».
Проект
документа
Согласование:
1.Открыть
уведомление/задачу.
2.Выбрать вариант
ответа.
3. Отправить.
Отправка на подписание/
Подписание проекта
документа
Исполнитель/
Подписывающий
Нет,
запускается по
необходимости
(в случае, если
документ
подписывается
в электронном
виде)
Отправка на
подпись:
1.Открыть проект
документа.
2.Нажать
«Отправить/
На подпись».
Проект
документа
Подписание:
1.Открыть
уведомление/задачу.
2.Нажать
«Подписать/
Отказать»
3.При отказе ввести
комментарий.
Отправка документа на
регистрацию
Исполнитель
Да
5
1.Открыть проект
документа.
2.Нажать
Проект
документа
«Отправить/
На регистрацию».
Регистрация документа
Этапы жизненного
цикла
Получение/
отправка на исполнение
Делопроизводитель
(регистратор)
Да
Ответственные за
этапы жизненного
цикла
Адресат
Документ
(наличие
№
и подписи)
Обязательный
этап
жизненного
цикла
Описание действий
в Web интерфейсе
СЭД Company
Media
Статус
документа
Да/Нет,
запускается по
необходимости
1.Открыть
уведомление
- документ получен,
далее согласно
содержанию
документа
Документ
(наличие
№
и подписи)
2.3. Назначение (содержание) этапов жизненного цикла документа в СЭД
Создание проекта документа – выполняется Исполнителем при получении задания на создание
документа. Создается проект документа, содержащий необходимые реквизиты и содержание.
Согласование проекта документа – инициируется Исполнителем (по необходимости), представляет
собой сбор виз по проекту документа перед отправкой на подпись работнику организации, от имени
которого издается/подписывается документ. Согласующий визирует проект документа: при
положительном визировании проект документа передается на подпись (по необходимости – в случае,
если проект документа подписывается в электронном виде), при отрицательном визировании проект
документа возвращается Исполнителю. Исполнитель устраняет замечания и отправляет проект
документа на повторное согласование.
Если согласование проекта документа не предусмотрено или согласующий и подписывающий одно
лицо, то документ может передаваться сразу на подпись.
Подписание проекта документа - инициируется Исполнителем, выполняется в случае, если проект
документа подписывается в электронном виде. Подписывающий получает проект документа либо с
листом согласования, либо без него, и может либо подписать проект документа (в данном случае
секция «содержание» блокируется от изменений и документ перейдет на следующий этап), либо
отказать с вводом комментария, тогда проект документа вернется Исполнителю на доработку.
Исполнитель после устранения замечаний может отправить проект документа повторно на подпись.
В случае подписания проекта документа на бумаге Исполнитель распечатывает проект документа и
лист согласования (по необходимости) и передает на подпись в бумажном виде.
Отправка на регистрацию/регистрация – инициируется Исполнителем по факту получения
подписанного проекта документа (как в системе, так и вне ее). Делопроизводитель (регистратор)
получает проект документа и либо регистрирует его (документу присваивается номер, для адресата
документа формируется уведомление), либо отказывает в регистрации, указав причину, Исполнитель
может устранить причину и отправить на регистрацию повторно.
6
В случае если подписание проекта документа было вне системы, Исполнитель отправляет проект
документа на регистрацию и передает оригинал проекта документа с подписью, Делопроизводитель
(регистратор) открывает проект документа, сканирует оригинал и регистрирует документ.
Получение/ отправка на исполнение - адресату формируется уведомление, на своем рабочем месте
(РМ) адресат получает уведомление и далее работа с документом осуществляется в соответствие с
его содержанием.
3. Пошаговое руководство по работе с документами в Web интерфейсе СЭД
3.1. Начало работы в Web интерфейсе СЭД
Для входа в систему электронного документооборота необходимо:
 открыть браузер Google Chrome;
 ввести в адресной строке http://lotus.nso.loc:8080/cmj-web, откроется окно входа в систему
(Рисунок 1);
Рисунок 1. Вход в Web интерфейс СЭД CompanyMedia
 в окне входа в Web интерфейсе СЭД CompanyMedia необходимо ввести имя пользователя,
пароль и нажать кнопку «Вход». При этом откроется окно Web интерфейса системы
электронного документооборота (Рисунок 2).
7
Рисунок 2. Web интерфейс системы электронного документооборота
3.2. Пошаговое выполнение этапа «Создание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД
3.2.1. Заполнение реквизитов создаваемого проекта документа
Для того, чтобы открыть РКК для создаваемого проекта документа необходимо нажать кнопку
«Создать/Выбрать нужный документ из списка». Например, внутренний документ (Рисунок 3).
Рисунок 3. Открытие РКК для создаваемого проекта документа
Откроется окно регистрационно-контрольной карточки. Автоматически окно РКК открывается на
закладке «Реквизиты» (Рисунок 4). Закладка «Реквизиты» включает в себя основные и
дополнительные реквизиты, которые необходимо заполнить.
8
Рисунок 4. Интерфейс формы РКК закладки «Реквизиты»
Заполнение Основных реквизитов создаваемого проекта документа в СЭД:
Наименование
реквизита
Назначение реквизита
Обязательное
поле
Правила заполнения
«Тематика»
Определяет тему
содержания документа,
дает возможность уточнить
информацию в поле
«Заголовок» проекта
документа
Нет
1-ый способ: необходимо
нажать на стрелочку справа
поля, из раскрывшегося
списка основных тем и
направлений, по которым
ведется переписка, выбрать
нужную тематику.
2-ой способ: прямым вводом
текста с клавиатуры в поле.
Примечание: если в Web
интерфейсе СЭД справочник
поля «Тематика» не заполнен
администратором системы, то
данное поле использовать не
представляется возможным.
«Вид документа»
Определяет вид документа
(служебная записка, приказ
и т.д.)
Да
1-ый способ: необходимо
нажать на стрелочку справа
поля, из раскрывшегося
списка выбрать нужный вид
документа (служебная
записка, приказ и т.д.)
2-ой способ: прямым вводом
текста с клавиатуры в поле.
9
Примечание: при создании
новой РКК поле «Вид
документа» заполняется
автоматически значением,
указанным для РКК
предыдущего проекта
документа.
Изменить значение поля при
этом можно,
воспользовавшись как 1-ым,
так и 2-ым способом.
«Дата документа»
Наименование
реквизита
Определяет дату создания
РКК проекта документа в
электронном виде
Да
Заполняется автоматически.
Примечание: если возникла
необходимость изменить дату,
то это можно сделать двумя
способами:
1-ый способ: выбор даты по
кнопке «Календарь» справа
поля.
2-ой способ: прямым вводом
даты
с клавиатуры в поле.
Назначение реквизита
Обязательное
поле
«Подпись»
Определяет ФИО,
работника организации, от
имени которого
издается/подписывается
документ
(подписывающий)
Да, если
документ будет
подписываться в
электронном
виде
«Другие подписи»
Определяет ФИО,
работников организации,
от имени которых
издается/подписывается
документ
«Адресаты»
Определяет ФИО
работников, в адрес
которых направляется
документ после
регистрации
Правила заполнения
Для заполнения полей
«Подпись», «Другие
подписи», «Адресаты»
применяется кнопка
«Добавить».
Возможны два варианта
поиска сотрудников ( в
зависимости от настроекWeb
интерфейса СЭД
Нет, при
необходимости, CompanyMedia):
в зависимости от 1-ый способ: из общего списка
вида документа (отмечено маркером поле
«Все»): раскрывается список
сотрудников, для быстрого
поиска задается ключевое
Нет, при
необходимости, значение в поле поиска,
в зависимости от напротив фамилии
вида документа сотрудников, которых
необходимо выбрать,
устанавливаются галочки, по
окончании выбора
сотрудников нажимается
кнопка «Готово».
2-ой способ: по иерархии
(отмечено маркером поле
«Иерархия»): из списка путем
проставления галочек выбрать
10
необходимый орган власти,
отдел, фамилию сотрудника из
указанного отдела, для
быстрого поиска задается
ключевое значение в поле
поиска, по окончании выбора
сотрудников нажимается
кнопка «Готово».
«Исполнители»
Определяет ФИО
работников, которые
подготовили документ
Да
Заполняется автоматически.
Примечание: если возникла
необходимость изменить
значение поля, нужно нажать
кнопку «Добавить» справа
поля и заполнить по
аналогии с полями «Подпись»,
«Другие подписи»,
«Исполнители», «Адресаты».
Заполнение дополнительных реквизитов проекта документа в СЭД (Рисунок 5):
Наименование
реквизита
«Место регистрации»
«Количество листов»
«Количество
экземпляров»
«Количество
приложений»
«Листов приложений»
Назначение
реквизита
Обязательный
реквизит
Определяет порядок
присвоения номера
при регистрации
проекта документа
Да
Определяет количество
листов создаваемого
проекта документа
Определяет количество
экземпляров
создаваемого проекта
документа
Определяет количество
приложений к
создаваемому проекту
документа
Определяет количество
11
Да
Правила заполнения
Заполняется автоматически.
Примечание:
- по умолчанию в это поле
вносится структурное
подразделение, в котором
создается проект документа;
- заполняется автоматически
после внесения данных в поле
«Подпись»;
- изменить поле можно нажав
на кнопку «Добавить».
Да
Да
Да
Заполняется прямым вводом с
клавиатуры.
«Комментарий»
листов приложений к
создаваемому проекту
документа
Дает возможность
Исполнителю оставить
свои комментарии к
создаваемому проекту
документа
По
необходимости
Заполнение заголовка создаваемого проекта документа в СЭД:
Наименование
реквизита
«Заголовок» (Рисунок 6)
Назначение
реквизита
Обязательное
поле
Краткое изложение
темы документа
Да
Правила заполнения
Прямым вводом текста с
клавиатуры.
Примечание: в случае, если
документ не имеет заголовка
в соответствии с
государственным стандартом,
то рекомендуется вводить в
поле «Заголовок» краткое
содержание документа.
Рисунок 5. Интерфейс формы РКК закладки «Реквизиты» (дополнительные реквизиты)
12
Рисунок 6. Заполнение заголовка документа
3.2.2. Заполнение содержания создаваемого проекта документа
После того, как закладка «Реквизиты» создаваемого проекта документа заполнена, переходим
на закладку регистрационно-контрольной карточки «Содержание».
Заполнение содержания создаваемого проекта документа (Рисунок 7):
Наименование
закладки РКК
«Содержание»
Назначение
закладки РКК
Обязательная
закладка
Правила заполнения
Дает возможность
прикрепить
электронный образ
создаваемого проекта
документа
Да
1-ый способ: прямым вводом
с клавиатуры в поле «Текст»
2-ой способ: присоединением
электронного образа проекта
документа через кнопку
«Действия», из
раскрывшегося списка
необходимо выбрать нужное
действие:
«Из файловой системы» - дает
возможность прикрепить
ранее созданный и
сохраненный на рабочем
месте Исполнителя проект
документа в электронном
виде;
«Сканировать» - дает
возможность прикрепить
электронный образ проекта
документа, отсканировав
бумажный вариант
документа;
13
«Копировать всё» - дает
возможность прикрепить
электронный образ проекта
документа вместе с его
приложениями;
«Вставить» - позволяет
вставить электронный образ
документа из буфера обмена
Примечание: после вложения
электронного образа
документа в поле «Текст»
появится ярлык, по которому
вложенный электронный
образ документа будет
доступен Исполнителю для
просмотра и редактирования
(Рисунок 8).
Рисунок 7. Присоединение электронного образа документа в закладке РКК
«Содержание» через кнопку «Действия»
14
Рисунок 8. Ярлык для доступа к электронному образу документа
3.2.3. Сохранение созданного проекта документа в системе электронного документооборота
После того как закладки РКК «Содержание» и «Реквизиты» заполнены проект документа
необходимо сохранить в СЭД. Это завершающий шаг в формировании РКК проекта документа.
После сохранения проекта документа в СЭД над ним можно будет производить другие необходимые
действия жизненного цикла по согласованию, подписанию, регистрации и т.д. Для сохранения
проекта документа необходимо нажать кнопку «Сохранить» (Рисунок 9).
Рисунок 9. Сохранение созданного проекта документа в СЭД
Проект электронного документа создан.
3.3. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на согласование/Согласование проекта
документа» в Web интерфейсе СЭД
Созданный и сохраненный в СЭД проект документа при необходимости может быть направлен
на согласование одному или нескольким лицам, в том числе, в другие подразделения. На
согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Web интерфейс СЭД
CompanyMedia дает возможность использовать три сценария согласования проектов документов:
последовательный, параллельный, комбинированный. Для данного проекта документа одновременно
может быть запущен только один процесс согласования: система блокирует создание второго листа
согласования по проекту документа, если первый процесс согласования не завершен. С начала
процесса согласования и до его завершения параметры согласования не подлежат изменению, чтобы
их изменить, необходимо приостановить процесс, в любой момент времени инициатор процесса
согласования может прекратить процесс (Рисунок 10).
15
Рисунок 10. Приостановление/Прекращение согласования
Для отправки проекта документа на согласование необходимо нажать на кнопку «Отправить/На
согласование». При этом открывается закладка «Жизненный цикл» в представлении «Согласование»
РКК проекта документа (Рисунок 11).
Рисунок 11. Создание листа согласования.
16
Создание листа согласования проекта документа в СЭД (Рисунок 11), отправка на согласование:
Наименование
полей листа
согласования
«Тип
согласования»
«Ваш
комментарий
участникам»
«Добавить
участников»
Правила заполнения
Последовательное
Параллельное
Комбинированное
1-ый способ: нажать на стрелочку справа поля, из раскрывающегося списка
выбрать нужный сценарий согласования.
2-ой способ: в случае, если в организации принят определенный порядок
согласования данного документа, целесообразно применить шаблон
согласования, при котором сценарий согласования задается автоматически.
Нажать на кнопку «Применить шаблон».
Нажать на ссылку «Ваш комментарий участникам», раскроется окно ввода
комментария, текст комментария вводится прямым вводом с клавиатуры.
Нажать кнопку
«Добавить
участников», выбрать
из раскрывшегося
списка ФИО работника
(выбор осуществляется
аналогично
заполнению полей
РКК «Подписи»,
«Адресаты»).
Примечание:
участников
согласования
необходимо строго в
том порядке, в котором
они должны
согласовывать
документ, для этого
процесс согласования
разбивается на этапы.
Аналогично
последовательному
согласованию.
Примечание:
участников
согласования можно
вносить в любом
порядке, они
одновременно
получат
уведомления о
необходимости
согласовать проект
документа.
Аналогично
последовательному.
Примечание: процесс
согласования разбивается
на этапы, важна
последовательность этапов,
участников внутри этапа
можно вносить в любом
порядке.
17
Назначение полей листа
согласования
Определяет сценарий
согласования проекта
документа
Позволяет оставить
комментарий по содержанию
проекта документа для
участников согласования
проекта документа
Определяет маршрут
согласования, участников
согласования проекта
документа (ФИО
согласующих лиц)
Обязательное
поле листа
согласования
Да
Нет, при
необходимости
Да
Наименование
полей листа
согласования
«Длительность»
«Параметры»
Правила заполнения
Последовательное
Прямым вводом с
клавиатуры.
Параллельное
Прямым вводом с
клавиатуры.
Комбинированное
Прямым вводом с
клавиатуры.
Примечание: для
Примечание: для
Примечание: для каждого
каждого участника
всех участников
этапа согласования
согласования
согласования будет
указывается свой срок
устанавливается свой
установлен общий
согласования.
срок согласования.
срок согласования.
Нажать на ссылку «Параметры», раскроется ссылка (Рисунок 12), нажав на
которую раскроется список возможных действий в ситуации «если
просрочено» и в ситуации «если не согласовано».
Примечание: при последовательном и комбинированном согласовании для
каждого участника (этапа) согласования задаются свои параметры.
«Начать
согласование»
Нажать на кнопку «На согласование». Запускается процесс согласования.
Ход согласования отражается на закладке «Жизненный цикл».
Особенности
разных типов
согласования
Проект документа
согласуется в
последовательном
порядке, начиная с
первого участника,
доступ к листу
согласования каждый
последующий
согласующий получает
лишь после того, как
визу наложил
предыдущий участник
согласования.
Проект документа
направляется
одновременно всем
участникам процесса
согласования,
процесс
согласования
завершается после
того, как все
участники
согласования
поставят на нем
свою визу.
По сути, данный тип
согласования содержит в
себе элементы
параллельного и
последовательного типов
согласования. Процесс
согласования разбит на
этапы. Процесс
согласования идет
последовательно от этапа к
этапу, начиная с первого
этапа. Внутри этапов
согласование –
18
Назначение полей листа
согласования
Позволяет задать сроки
согласования для каждого
участника согласования
проекта документа
Обязательное
поле листа
согласования
Нет, при
необходимости
Позволяет настроить действия
системы при просроченном
согласовании или при
отрицательной визе участника
согласования
Да
Запускает процесс
согласования проекта
документа, участникам
согласования формируются
уведомления
Да
Наименование
полей листа
согласования
Правила заполнения
Последовательное
Процесс согласования
заканчивается, когда
последний участник
поставил свою визу.
Параллельное
Комбинированное
параллельное, то есть на
каждом этапе согласования
может быть несколько
согласующих, что отличает
данный вид согласования
от последовательного
согласования.
Рисунок 12. Заполнение параметров согласования
19
Назначение полей листа
согласования
Обязательное
поле листа
согласования
После того, как процесс согласования запущен, системой формируется уведомление «На
согласование», которое поступает участникам согласования (Согласующим) в порядке, который
определяется выбранным сценарием согласования при формировании листа согласования. В закладке
РКК «Жизненный цикл» у участников согласования будет отображаться кнопка «Визировать».
Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов: согласен, согласен
с замечаниями, не согласен.
Согласование (визирование) проекта документа (Рисунок 13):
Наименование полей
(кнопок)
«Визировать»
Правила заполнения
Нажать кнопку
«Визировать», становятся
доступны три варианта
решения «Согласовано»,
Согласовано с
замечаниями», «Не
согласовано».
Назначение полей
(кнопок)
Служит для проставления
визы участником
согласования
Обязательное поле
(кнопка)
Да
«Согласовано»
Установить маркер в поле
«Согласовано». При этом
доступно поле
«Комментарий» для ввода
комментария к проекту
документа (если
необходимо).
Отражает положительное
решение участника
согласования.
Нет, в зависимости
от решения
участника
согласования
«Согласовано с
замечаниями»
Установить маркер в поле
«Согласовано с
замечаниями». При этом
становится доступной
ссылка «Копировать
содержание».
Отражает наличие у
участника согласования
замечаний к проекту
документа.
Нет, в зависимости
от решения
участника
согласования
«Копировать
содержание»
Нажать на ссылку
«Копировать содержание»,
появляется доступ к
редактированию копии
проекта документа, можно
внести изменения в проект
документа, а в поле
«Комментарий» нужно
указать перечень поправок.
Дает возможность
участнику согласования
отразить свои замечания,
предложения, изменения
к проекту документа.
Нет, в зависимости
от решения
участника
согласования
«Не согласовано»
Установить маркер в поле
«Не согласовано».
Отражает несогласие
участника согласования с
проектом документа.
«Отправить»
Нажать кнопку
«Отправить».
Подтверждение визы.
Нет, в зависимости
от решения
участника
согласования
Да
20
Рисунок 13. Согласование (визирование) документа
3.4. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на подписание/Подписание проекта документа» в
Web интерфейсе СЭД
После того, как документ согласован, но не отправлен на подпись у инициатора проекта
документа (Исполнителя) есть возможность отозвать документ с подписи, нажав кнопку «Отозвать с
подписи» (Рисунок 14).
Рисунок 14. Отзыв с подписи
Для того, чтобы отправить проект документа на подпись нужно открыть РКК проекта документа,
нажать кнопку «Отправить/На подпись».
21
Рисунок 15. Отправка на подпись проекта документа
При отправке документа на подпись, система формирует уведомление о направлении документа на
подпись руководителю или замещающему его лицу (Подписывающему), а также в РКК проекта
документа становятся доступными кнопки «Подписать» и «Отказать в подписи» (Рисунок 16).
Рисунок 16. Подписание документа
При отказе в подписи необходимо нажать кнопку «Отказать в подписи» и указать причину в
специально открывающемся для этого окне, в заключение нажать кнопку ОК.
Чтобы зафиксировать факт подписания документа нужно нажать кнопку «Подписать», система
выведет уведомление об успешном подписании документа, в заключение нажать на кнопку ОК.
22
Рисунок 17. Уведомление о подписании документа.
После подписания документа в РКК появляется статус «Подписано». Системой будут сформированы
уведомления о подписании документа Исполнителям, а также Делопроизводителю подразделения –
места регистрации (указывается при заполнении дополнительных реквизитов РКК).
23