итоговый отчет о предварительном исследовании

2016-01-25
ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ
О ПРЕДВАРИТЕЛЬНОМ
ИССЛЕДОВАНИИ
Часть 1. Описательный отчет
Чтобы дать исчерпывающие ответы, прочитайте руководство по
заполнению заявки, которое можно скачать с Интернет-сайта Forum Syd.
Предварительное исследование
1. Собираются ли SvEO и LEO подавать заявку на проект в Forum Syd?
☐ Да
☐ Нет
Если нет, то объясните в своих ответах на другие вопросы, почему вы решили не
подавать заявку.
2. Было ли предварительное исследование проведено в соответствии с
планом?
Для ввода текста нажмите сюда.
3. Как вы продолжите совместную работу по завершению подачи заявки?
Для ввода текста нажмите сюда.
Анализ проблем и анализ участвующих сторон
4. Напишите, что вы узнали об сторонах, участие которых считается
важным для вашего будущего проекта.
Для ввода текста нажмите сюда.
5. Напишите, что вы узнали о причинах и следствиях выявленной проблемы.
Для ввода текста нажмите сюда.
Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | SE-104 65 Stockholm | Sweden | tel: +46(0)8 506 370 00 | fax: +46(0)8 506 370 99 | www.forumsyd.org
Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______
2: _______
Сотрудничество и извлеченные уроки
6. Подумайте над тем, каким потенциалом обладают SvEO и LEO для
совместного осуществления будущего проекта.
Для ввода текста нажмите сюда.
2 (16)
Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______
2: _______
Часть 2. Финансовый отчет
Управление утвержденным бюджетом
1. Опишите отклонения от утвержденного бюджета относительно
a. всех бюджетных статей, отклонения по которым составляют более
10%
Для ввода текста нажмите сюда.
2. Проинформировали вы заранее Forum Syd об отклонениях, составляющих
более 10%? (Укажите дату утверждения).
Для ввода текста нажмите сюда.
3. Укажите следующее:
a. средства, перечисленные партнерской организации, и дату
перечисления
Для ввода текста нажмите сюда.
b. в какой валюте были перечислены средства
Для ввода текста нажмите сюда.
c. валютный курс, действовавший на момент перечисления средств
Для ввода текста нажмите сюда.
d. заложенный в бюджете валютный курс
Для ввода текста нажмите сюда.
e. возможная прибыль или убытки от курсовых разниц (расхождения
между заложенными в бюджете и реальными валютными
курсами)
Для ввода текста нажмите сюда.
4. Перечислила ли LEO средства какой-либо из своих партнерских
организаций?
Для ввода текста нажмите сюда.
a. Были ли средства перечислены в соответствии с договором между
LEO и ее партнером?
3 (16)
Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______
2: _______
Для ввода текста нажмите сюда.
5. Как вы использовали административный взнос?
Для ввода текста нажмите сюда.
6. Каким образом были собраны средства для собственного финансирования?
Для ввода текста нажмите сюда.
7. Следовала ли шведская организация и организация-партнер/партнеры
общепринятым принципам бухгалтерского учета в соответствующих
странах? Если нет, то укажите, какие отклонения имели место?
Для ввода текста нажмите сюда.
8. Какой принцип бухгалтерского учета применялся в проекте (кассовый
принцип или принцип начисления)?
Для ввода текста нажмите сюда.
9. Приобретали ли вы товары и/или услуги на общую сумму не менее 50000
крон в год без учета НДС?
Для ввода текста нажмите сюда.
a. Соблюдались ли правила осуществления закупок в рамках Общих
положений Forum Syd? Опишите, как проходил закупочный
процесс.
Для ввода текста нажмите сюда.
Расходы по заработной плате
Ответьте на следующие вопросы, если проект бюджета включал в себя расходы
по заработной плате.
10. Опишите заложенные в бюджете расходы по заработной плате для
шведской организации и организации-партнера.
Для ввода текста нажмите сюда.
a. Укажите сумму расходов по заработной плате и долю рабочего
времени сотрудников (в процентном выражении от полной
занятости).
Для ввода текста нажмите сюда.
4 (16)
Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______
2: _______
b. Укажите, какими принципами распределения расходов на
заработную плату вы пользуетесь.
Для ввода текста нажмите сюда.
Аудиторская проверка местной организации
11. Все ли средства, перечисленные вашей партнерской организации, прошли
аудиторскую проверку?
Для ввода текста нажмите сюда.
12. Проводилась ли аудиторская проверка в соответствии с инструкциями,
изложенными в Приложении 1 к Общим положениям Forum Syd и/или в
Договоре о предоставлении гранта?
Для ввода текста нажмите сюда.
a. Была ли местная аудиторская проверка проведена внешним,
независимым и квалифицированным аудитором?
Для ввода текста нажмите сюда.
13. Дали ли вы оценку отчету, сделанному местным аудитором?
Для ввода текста нажмите сюда.
a. Представил ли аудитор заключение в соответствии с
международными стандартами аудита ISA 805, включая часть,
относящуюся к ISRS 4400, и отдельную служебную записку/отчет
об аудиторской проверке?
Для ввода текста нажмите сюда.
b. Опишите возможные существенные недостатки, выявленные в ходе
аудиторской проверки, и каковы были в связи с этим ваши
действия.
Для ввода текста нажмите сюда.
Аудиторская проверка шведской организации
14. Проводится ли аудиторская проверка шведской организации в
соответствии с инструкциями, изложенными в Приложении 1 к Общим
положениям Forum Syd? Если нет, то почему?
5 (16)
Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______
2: _______
Для ввода текста нажмите сюда.
15. Предоставил ли аудитор аудиторское заключение в соответствии с
международными стандартами аудита ISA 805, включая часть,
относящуюся к ISRS 4400, и отдельную служебную записку/отчет об
аудиторской проверке?
Для ввода текста нажмите сюда.
16. Опишите ваши действия в связи с возможными существенными
недостатками, выявляемыми в ходе аудиторской проверки (опишите
возможный план действий в отдельном приложении).
Для ввода текста нажмите сюда.
Средства, подлежащие возврату, должны быть выплачены Forum Syd на счет
"плюсжиро" 55 07 79-3.
Обязательно укажите номер проекта и уточните, из чего состоят подлежащие
возврату средства, процентный доход и прибыль от курсовых разниц.
Возврату не подлежат средства на общую сумму неиспользованных вкладов,
неиспользованных процентных доходов и курсовых разниц, если она составляет
менее 500 крон.
6 (16)
Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______
2: _______
Возвращенные средства:
Дата возврата в Forum Syd:
Для ввода текста нажмите сюда.
Для ввода текста нажмите сюда.
Суммарные начисленные проценты:
Дата осуществления выплаты в
адрес Forum Syd:
Для ввода текста нажмите сюда.
Для ввода текста нажмите сюда.
Суммарная прибыль от курсовых
разниц:
Дата осуществления выплаты в
адрес Forum Syd:
Для ввода текста нажмите сюда.
Для ввода текста нажмите сюда.
Заявка должна быть подписана двумя лицами, обладающими правом
подписи от имени компании
Место и дата
Место и дата
Подпись уполномоченного лица 1
Подпись уполномоченного лица 2
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи
7 (16)
Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______
2: _______
8 (16)
Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______
2: _______
2016-01-25
Руководство по подготовке итогового
отчета
Часть 1. Описательный отчет
Предварительное исследование
Вопрос 1. Отметьте крестиком "да", даже если вы не уверены в том, когда именно
будете подавать заявку на проект. Если вы решили не подавать заявку, ответьте
на другие вопросы так, чтобы было ясно, какие трудности возникли у вас во
время предварительного исследования и какие уроки вы извлекли.
Вопрос 2. Что было самым важным? Что вызвало затруднения? Имело ли место
что-либо, что заставило вас изменить план? Все ли административные и
финансовые процессы протекали, как и ожидалось? Опишите извлеченные вами
уроки, которые вы считаете наиболее важными для предстоящего
сотрудничества.
Вопрос 3. Есть ли у вас план и распределение ролей по оформлению заявки?
Если вы решили не подавать заявку, собираетесь ли вы развивать сотрудничество
иным способом?
Анализ участвующих сторон и анализ проблем
Цель предварительного исследования заключалась в разработке конкретного
плана проекта. Для того, чтобы определить цели проекта развития, основанного
на гарантии прав, необходимо провести целостный анализ, в первую очередь,
участвующих сторон и поставленных проблем. Под участвующими сторонами
мы имеем в виду группы, которые подвергнутся влиянию, и те, которые
оказывают влияние при реализации проекта. Проблемы всегда связаны с
нарушением одного или нескольких прав.
Здесь мы просим вас написать, к каким выводам вы пришли в результате
проведения более глубокого совместного анализа. Это будет полезно для вашей
работы по окончательному оформлению заявки.
Вопрос 4. Forum Syd рекомендует вам подумать об участвующих сторонах с
точки зрения трех групп: правообладателей, носителей обязанностей или
гражданского общества.
Начните с описания организаций, учреждений, частных лиц и т.д., которые были
задействованы в предварительном исследовании и каким образом. Обращались
ли вы к другим участвующим сторонам помимо тех, встречи с которыми были
вами запланированы в самом начале?
9 (16)
Перечислите участвующие стороны, которые будут затронуты в рамках проекта.
С какими участвующими сторонами вы можете сотрудничать? Кто из них может
противодействовать изменениям, к которым должна привести реализация
будущего проекта? Какое отношение к проекту будут иметь эти группы?
Вопрос 5. После того как вы создали представление об участвующих сторонах, с
которыми будете работать в рамках вашего проекта (обучать, оказывать
воздействие, вовлекать и т.д.), вы можете критически проанализировать
проблемы, лежащие в основе идеи вашего проекта.
Является ли проблема, указанная вами в заявке на предварительное исследование,
по-прежнему наиболее актуальной для работы? Если во время предварительного
исследования вы совместно построили "дерево проблем", можете приложить его
к отчету.
"Дерево проблем" строится с использованием логико-структурного подхода
(LFA), который Forum Syd рекомендует использовать в качестве метода для
совместного анализа проблемы с точки зрения перспективы развития прав,
понимания причин и движущих сил, вызывающих нарушения определенных
прав.
Различайте причины и следствия проблемы. Причины проблемы отвечают на
вопросы: Почему возникла проблема? Кто отвечает за решение этой проблемы?
Следствия проблемы описывают, к чему приводит проблема..
Сотрудничество и извлеченные уроки
Вопрос 6. Приняли ли вы решение о распределении ролей в рамках вашего
сотрудничества? Понимаете ли вы, что и SvEO и LEO обладают потенциалом и
навыками, необходимыми для работы над указанной вами проблемой? Если вы
считаете, что в вашем сотрудничестве возникли затруднения или обнаружили
какой-либо недостаток компетенции у LEO, укажите это в заявке как задачи по
укреплению потенциала.
10 (16)
Часть 2: Финансовый отчет
Инструкции: Управление
утвержденным бюджетом
Данные инструкции нужны
для уточнения некоторых
бухгалтерских терминов
и облегчения понимания
сложных вопросов.
Вопросы 1 и 3. Опишите отклонения от утвержденного бюджета.
Напишите здесь, какие статьи отклоняются от утвержденного бюджета.
- Если имеется какая-либо прибыль от разницы обменных курсов валют, и
эти дополнительные средства были вами использованы, напишите, на что
они были потрачены. То же самое касается возможных процентных
доходов, которые были использованы на проектную деятельность.
- Если имели место убытки от курсовых разниц, напишите, как это
повлияло на реализацию проекта
- Если прибыль от разницы обменных курсов валют или процентный доход
не были использованы для организации проектной деятельности, то они
должны быть возвращены Forum Syd одновременно с итоговым отчетом.
Номер счета Forum Syd указан в форме отчета.
***
Последствия изменения обменных курсов валют
Закладывание в бюджет обменных курсов валют
Закладывание в бюджет обменных курсов валют - трудный процесс, и его следует
выполнять, основательно вооружившись знаниями о финансовой ситуации, в
которой находится проект. Сложно предсказать, как будет изменяться обменный
курс, но можно сделать более или менее обоснованные прогнозы. На сайте
http://www.oanda.com/lang/sv/currency/converter/ находится информация о
предыдущих курсах валют и другая полезная информация. Помните, что надо
обращать внимание на то, как местная валюта ранее вела себя по отношению не
только к кроне, но также и к другим доминирующим валютам - доллару, евро,
юаню, рублю, рэнду, рупии, песо и т.д. Еще один совет - проверяйте в вашем
банке, определялась ли цена продажи валюты на фьючерсной основе. Покупка
валютных фьючерсов означает, что цена приобретения валюты в более позднее
время устанавливается заранее. Например, если 1 доллар США сегодня равен 6
шведским кронам, и банк считает, что доллар будет укрепляться по отношению к
кроне, то вы можете взять на себя обязательство купить доллары через 3 месяца
по цене 6,2 шведских крон за доллар. Даже если вы не хотите этого делать, то
информация об изменениях обменных курсов валют предоставляется на
основании анализа банка.
Последствия изменения обменных курсов валют
11 (16)
Прибыль или убытки от разницы обменных курсов валют могут возникнуть в
разное время в течение проектного периода. Они могут возникнуть, когда деньги,
которые однажды были перечислены местной организации, возвращаются в
шведскую организацию, когда деньги снимаются с долларового счета и затем
обмениваются на местную валюту, или когда деньги перечисляются местной
организации по другому обменному курсу, чем тот, который был заложен в
бюджет. См. описание ниже.
Первый пример
Заложенный в бюджете обменный курс валют равен 6,1 шведским кронам за 1
доллар США.
Первая банковская операция происходит в январе 2014 года. Тогда обменный
курс ниже заложенного в бюджете, и это означает, что уже сейчас получена
прибыль от разницы обменных курсов валют. Значит, мы можем провести
больше мероприятий, чем было заложено в бюджете, если они были одобрены
Forum Syd. В противном случае, деньги сохраняются, и мы возвращаем их при
завершении проекта.
Пятая банковская операция происходит в июне 2016 года. Тогда обменный курс
выше заложенного в бюджете, и это означает, что в этом случае имеет место
убыток. Значит, мы можем провести меньше мероприятий или увеличить
собственное финансирование, чтобы иметь возможность провести все
мероприятия.
В конце проекта мы можем констатировать, что была получена прибыль от
разницы обменных курсов валют относительно обменного курса, заложенного в
бюджете. В среднем обменные курсы валют оказываются ниже, чем заложенные
в бюджете. В результате оказывается, что мы получили больше долларов, чем
ожидалось, а это означает, что стоимость проекта в шведских кронах ниже, чем
ожидалось. Эти деньги должны быть возвращены Forum Syd, если только Forum
Syd не сочтет, что они использованы в рамках проекта.
12 (16)
Еще один пример
Последствия изменения обменных курсов валют может быть особенно сложно
контролировать, если проектные средства хранились на долларовом счете, откуда
их снимали в других валютах. Предположим, что 100000 долларов США хранятся
на долларовом счете в Танзании, и местная организация снимает с него деньги
несколько раз в месяц. В момент каждого снятия доллары обмениваются на
шиллинги. Это значит, что обменный курс между шведской кроной,
американским долларом и танзанийским шиллингом может отличаться от
обменного курса шведской кроны и танзанийского шиллинга, предусмотренного
в бюджете.
Тем не менее, процедура в этом случае такая же, как и в первом примере. При
каждой транзакции возникает прибыль или убыток от обменного курса валют.
Справиться с последствиями изменения обменных курсов валют можно,
рассчитывая ежемесячно средний обменный курс и отражая его в местных
бухгалтерских записях. Благодаря этому все расходы оказываются привязаны к
правильному обменному курсу. При окончании проекта средний обменный курс
по всем операциям должен быть рассчитан и отражен при составлении
финансовой отчетности для шведской организации. Если при составлении
ежемесячных бухгалтерских отчетов указывается правильный обменный курс, то
средний обменный курс по всем операциям устанавливается заранее.
***
Вопрос 7. Следовала ли шведская организация и организация-партнер/партнеры
общепринятым принципам бухгалтерского учета в стране? Если нет, то какие
отклонения имели место?
13 (16)
В соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета, это
означает, что бухгалтерский учет в организации ведется в соответствии с
действующим законодательством и стандартами бухгалтерского учета.
В соответствии с инструкциями Sida "Поддержка гражданского общества через
шведские организации", все организации, которые получают финансовую
поддержку от Sida, должны следовать общепринятым принципам бухгалтерского
учета, независимо от того, совпадает ли это с требованиями национального
законодательства.
Вопрос 8. Какой принцип бухгалтерского учета применялся в проекте (кассовый
принцип или принцип начисления)?
При кассовом принципе бухгалтерского учета учитываются доходы и расходы
при фактически полученных или уплаченных наличных средствах. Например,
счет-фактура подтверждает факт расхода и регистрируется при оплате, а не при
получении.
Принцип начисления требует, чтобы доходы и расходы отражались в тех
отчетных периодах, к которым они относятся. Например, счет-фактура
подтверждает факт расхода и регистрируется при его получении организацией, а
при оплате этот долг списывается. Следовательно, даже если счет не будет
незамедлительно оплачен, он сразу же считается подтверждающим факт расхода.
Вопрос 9. Приобретали ли вы какие-либо продукты или услуги?
В соответствии с Общими положениями Forum Syd, должны соблюдаться
правила осуществления закупок. Эти правила также действуют при покупке
таких же товаров несколько раз на общую сумму 50000 шведских крон в год, без
учета НДС. Примерами являются авиабилеты, приобретенные в разное время у
одной и той же туристической компании, или проведение оценки проекта
внешним оценщиком дважды в год.
Инструкции: Расходы по заработной плате
Вопрос 10. Опишите заложенные в бюджете расходы по заработной плате для
шведской организации и организации-партнера.
Ответить на этот вопрос надо в том случае, если бюджет проекта включает в себя
расходы на персонал. Суть этого вопроса заключается в том, что порядок расчета
уровня расходов по заработной плате и ее распределение должны быть четкими и
прозрачными. Расходы по заработной плате должны быть представлены в
процентах от полной занятости.
Дайте в своем отчете спецификацию расходов по заработной плате. Сколько
человек занято в проекте? Работает ли персонал проекта полный рабочий день
или только часть рабочего времени? Каков процентный уровень занятости
персонала в проекте (от 100 %)? Как сотрудники отчитываются об отработанном
времени? Есть ли у вас табель учета рабочего времени или какие-либо другие
методы учета?
14 (16)
Описание расходов по заработной плате может быть использовано аудитором для
оценки того, были ли расходы по заработной плате распределены в соответствии
с описанием.
Инструкции: Аудиторская проверка местной и шведской
организаций
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Существует специальная форма об
использовании денежных средств для грантов размером до 270000
шведских крон, предоставляемых по специальному договору,
подписанному не ранее 2014 года. Это означает, что инструкциям в
Приложении 1 к Общим положениям Forum Syd можно не следовать.
Проверьте, относится ли это к вашему договору.
Вопрос 12. Проводилась ли аудиторская проверка в соответствии с
инструкциями, изложенными в Приложении 1 к Общим положениям Forum Syd
и/или в Договоре о предоставлении гранта?
Аудитор должен быть внешним и не зависимым от организации, проверку
которой он проводит. Это означает, что аудитор не должен иметь какой-либо
заинтересованности, которая может повлиять на проведение аудиторской
проверки. Результаты аудиторской проверки могут быть поставлены под
сомнение, если существует какая-либо неопределенность в отношении
независимости аудиторов.
См. пример
Членство в Международной федерации
бухгалтеров (IFAC) означает, что аудитор
в приложении к данному
или аудиторская фирма находятся под
Руководству
контролем IFAC, что является своего рода
”Правильная
гарантией качества. Аудитор не обязательно
аудиторская
должен быть членом IFAC, но должен
отчетность”
следовать международным стандартам
аудита (ISA), которые являются разработанным IFAC стандартом для
осуществления аудиторской деятельности.
В разных странах существуют различные типы классификации аудиторов.
Общим требованием для всех проектов, финансируемых Sida, является то, что
аудиторская проверка должна проводиться аудитором, утвержденным или
уполномоченным центральным органом исполнительной власти, ответственным
за сертификацию аудиторов.
Вопрос 13 a. Дали ли вы оценку отчету, сделанному местным аудитором?
SvEO должна убедиться в том, что инструкции по аудиту в Приложении 1 к
Общим положениям Forum Syd, были сообщены местному аудитору, и что
аудитор следовал инструкциям. SvEO также должна проанализировать
содержание аудиторского отчета и действовать в соответствии с его
содержанием. Если отчет содержит какие-либо существенные замечания, об этом
15 (16)
необходимо сообщить Forum Syd в годовом или итоговом отчете. Этот же
принцип относится и к LEO, если организации перечисляет средства третьей
организации.
Вопрос 13 b. Опишите любые существенные недостатки, выявленные в ходе
проверки, и как вы отреагировали на них.
SvEO должна реагировать на любые существенные недостатки в аудиторском
отчете и представить план действий по предупреждению появления подобных
недостатков в будущем. План действий должен быть приложен к годовому или
итоговому отчету. Заполнять специальную форму не требуется.
16 (16)