международные рождественские благотворительные

МЕЖДУНАРОДНАЯ РОЖДЕСТВЕНСКАЯ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНАЯ ЯРМАРКА
РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ
ВСТУПЛЕНИЕ
Международная Рождественская благотворительная ярмарка – это расширяющаяся
общественная инициатива, которая с 2003 г. помогла собрать для детей, женщин и стариков
свыше 2,5 миллионов литов. Ежегодно в ярмарке участвуют представители свыше 30 стран и
международные школы. В день ярмарки Вильнюсскую ратушу посещают свыше 5000 человек.
Для тех, кто еще не участвовал в Международной Рождественской благотворительной ярмарке,
приводим полезные рекомендации для участников. Просим каждого, ответственного за стенд
(прилавок), прочесть рекомендации и обеспечить соблюдение в день мероприятия указанного в
них порядка работы.
В этих рекомендациях приводится важная информация:













о программе мероприятия
об основных контактных данных
об оборудовании стенда
о презентации стран
о лотереи
о Зале продуктов
о Детском уголке
о бутике
о почте
об Уголке искусства и книг
о добровольцах
о ресурсах
о форме соглсия
Если лицу, ответственному за стенд, понадобится помощь, можно обращаться прямо к
председателю мероприятия. На вопросы об отдельных сферах деятельности ответит
координатор, указанный как основное контактное лицо.
с. 1 из 12
1. ПРОГРАММА
На ярмарке 2012 г. будет организована следующая деятельность:
Планирование перед ярмаркой
17 октября, понедельник
II общее собрание, 10−12 час.
22 октября, понедельник
III общее собрание, 10−12 час.
31 октября, среда
Окончательное подтверждение об участии
Сентябрь, октябрь, ноябрь
Паблисити
19 ноября, понедельник
Заключительное общее собрание, 10−12 час.
Участвуют только лица, ответственные за стенды.
Начинается предварительная продажа лотерейных билетов
Представляются пакеты для стендов
Требуются формы согласия
21 ноября, среда
29 ноября четверг
Пресс-конференция, 11 час.
Конец предварительной продажи лотерейных билетов;
Собранные средства и непроданные билеты возвращаются
координатору лотереи
Инструктаж для казначеев, 18 час.
30 ноября, пятница
Подготовка стендов, 18−20 час, Вильнюсская Ратуша
День мероприятия ярмарки: 1 ДЕКАБРА, СУББОТА
8.00 час.
Открытие Вильнюсской Ратуши для подготовительных работ
9.40 час.
Лица, ответственные за стенды, собираются у входа и
приветствуют гостей, прибывших на церемонию открытия
(стенды подготовительные)
9.45 час.
Концерт открытия
10.00 час.
Церемония открытия
10.20 час.
VIP-гости осматривают стенды
11.00 час.
Публичное открытие ярмарки
15.00 час.
17.00 час.
17.00–19.00 час.
Розыгрыш лотерейных билетов
Завершение мероприятия и церемония закрытия
Уборка
После ярмарки
4 декабря, вторник
12 декабря, среда
28 декабря, пятница
Собрание для обсуждения Рождественской ярмарки (участвуют
только члены организационного комитета)
Церемония передачи (время и место будут уточнены позже)
Последний день для получения призов лотереи.
Невостребованные призы будут использованы для
благотворительности
с. 2 из 12
2. ОСНОВНЫЕ КОНТАКТНЫЕ ЛИЦА
Члены организационного комитета:





Сопредседатели
Sarah Hunt, Chair (cheesemousefish@yahoo.co.uk; 8 687 99 877)
Mercedes Sprouse-Mickevicius
Казначеи
Barbara Little (barbsvilnius@gmail.com; 8 685 21 243)
Rasa Icerauskaitė
Координаторы лотереи
Irina Tuminiene (irina.tum@gmail.com, 8 655 27 168)
Birute Vizgirdiene
Координаторы спонсорства
Rima Ingstad (rima@svcentras.com; 8 687 73 733)
Jurgita Januseviciene
Секретари
Danni Lucas (ICCB2012@yahoo.co.uk; 8 620 26 650)
Edita Raguckiene (edita.raguckiene@gmail.com; 8 650 90 797)
Координаторы по вопросам сбора помощи и работы добровольцев:






Координатор лотереи
Regina French (regina.french@yahoo.com; 8 670 25 152)
Координатор Уголка искусства и книг
Ruta Montviliene, (ruta@montvila.com; 8 699 55 700)
Координатор Зала продуктов
Ana Comsa (anacomsa@gmail.com)
Координатор Бутика ангелов
Edita Raguckiene (edita.raguckiene@gmail.com; 8 650 90 797)
Координатор Детского уголка
Ivona Rozanovska (ivona.rozanovska @ gmail.com, 8 606 38 269)
Координатор добровольцев
Vilma Liekiene (vilma.liekiene @ gmail.com, 8 652 84 571)
Asta J. (astaite@gmail.com; 8 612 77503)
Координатор церемонии открытия и передачи
Sandra Dastikiene (sandra.dastikiene@gmail.com; 8 680 97 661)
Alma Cenkuviene (acenkuviene@gmail.com; 8 620 67 660)
с. 3 из 12
3. ОФОРМЛЕНИЕ СТЕНДОВ
Оформление стендов и оборудование ярмарки

Просьба прислать сканированную копию письма подтверждающие Ваше
участие в мероприятии по электронной почте сопредседателям ярмарки до 31
октября.

В каждом стенде должно быть одно или несколько изделий рукоделия, которые
присущи мастерам только этой страны

Каждый стенд оформляется самостоятельно. То есть, для каждого стенда
назначаются ответственные лица – руководитель, заместитель и казначей. Они
готовят график работы команды стенда. Участвующие в работе стенда и рабочие
группы сами организуют свои собрания и координируют работу, оформляя стенд
для ярмарки и добиваясь общих целей Международной Рождественской
благотворительной ярмарки.

Уроки прошлого: очень важно в день ярмарки наличие не менее четырех
добровольцев, которые будут работать у стенда посменно, и кого-нибудь, знающего
литовский язык. Стенды, которым требуется дополнительная помощь, могут
обратиться за ней к добровольцам, говорящим по-литовски.

Члены команды и другие помощники получат таблички для имен прикрепляемые к
лацкану в день ярмарки

Стенды смонтирует предприятие «Visus Plenus / Expoline». Базовый стенд
составляет модуль 4 кв. м (2 м × 2 м):

надпись с указанием названия страны на литовском и английском языках

один прилавок (1,2 м × 0,70 м)

один стул (добровольцы могут приносить свои стулья, однако в стенде очень
мало места)

Задняя стенка высотой 2,5 м с 2 полками

освещение

оградительная стенка высотой 1 м для разделения стендов (когда страны
сгруппированы по регионам, оградительных стенок между стендами не
бывает)

До 31 октября можно заказать дополнительные прилавки (0,70 м × 0,70 м), но
количество их ограниченное.

Продукты и напитки будут продаваться и потребляться в Зале продуктов на первом
этаже. На втором этаже продавать неупакованные продукты не разрешается.

В день ярмарки каждый руководитель стенда получит набор, в который войдут
благодарности, которые руководитель стенда вручит добровольцам; 2 мешка для
мусора; приглашение всем свое участие подтвердившим добровольцам для участия
в церемонии передачи.

Руководители стендов обязаны информировать председателя:

нужен ли им маленький или большой стенд

нужен ли им стенд в Зале продуктов кроме стенда страны

нужна ли им электророзетка;
с. 4 из 12

желают ли они быть включены в группу стран по региону (напр.,
Скандинавия), или желают участвовать отдельно (напр., Китай, США,
Франция).
Казначей/документация




Каждый стенд назначает казначея, который будет распоряжаться и считать деньги.
Все средства, переданные в день мероприятия, передаются казначею ярмарки,
чтобы потом были распределены между получателями помощи.
Каждый стенд сам занимается расходами на производство и доставку вещей для
стенда. Руководителей стенда призываем искать спонсоров для оплаты основных
расходов, поставщиков, которые поделили бы расходы, или произвести товары и
предложить услуги, за которые будет собираться помощь.
Каждый стенд должен определить стоимость каждого изделия, предлагаемого на
стенде. Изделия предлагаются за помощь, но не за цену (напр., Donation/помощь 5
Лт). Важно информировать посетителей, что за помощь они получат подарок.

Расчет только наличными, не банковскими картами.

В каждом стенде должна быть коробка для денег, она должна находиться под
постоянным присмотром. У лица, распоряжающегося деньгами, должен быть
надлежащий мешочек для денег.

В каждом стенде должны быть деньги для сдачи. Советуется иметь в резерве 200 Лт.
Если казначеям стендов понадобится обменять деньги на мелочь, у стенда лотереи
на первом этаже будет находиться кассир. Разменять деньги также может казначей
Международной Рождественской благотворительной ярмарки.

Казначей Международной Рождественской благотворительной ярмарки будет
находиться в конференц-зале на втором этаже, справа от лестницы. Казначеи
стендов каждые 2 часа обязаны отнести собранные средства казначею
Рождественской благотворительной ярмарки. Тогда в стенде не будут храниться
большие суммы денег, а у казначея Рождественской благотворительной ярмарки
появится возможность весь день подсчитывать деньги, чтобы в конце дня можно
было быстро узнать сумму поступлений от ярмарки.

После оглашения обладателей счастливых билетов, стендам разрешается снизить
стоимость изделий, которые расходятся труднее, но нельзя предоставлять общей
скидки. В конце дня, лицо, ведающее финансами, должно подсчитать доходы и
подготовиться к их передаче казначею Рождественской благотворительной ярмарки
– заполнить специальную форму.

Вильнюсская международная ассоциация женщин (IWAV) от имени
Рождественской благотворительной ярмарки может предоставить вам необходимые
договоры, приглашения и квитанции.
Реклама и подтверждение спонсоров

Сожалеем, но на стендах стран нельзя помещать плакаты и рекламные объявления
большого формата. Просим не вывешивать крупноформатные рекламные
материалы спонсоров. Точно также руководителей стендов просят не проводить
большие коммерческие презентации и не вывешивать плакаты большого формата
вокруг стенда.

Если спонсор хочет поддержать организацию стенда и предоставить продуктов для
стенда или денежных средств, использованных для приобретения продуктов,
которые будут на стенде, руководители стенда отвечают за представление своих
с. 5 из 12
спонсоров – вывешивая на стенде плакаты формата A3 с их названиями или
логотипами.

Если руководитель стенда имеет спонсора заинтересованного в поддержке
официальных получатели помощи благотворительной ярмарки, свяжитесь с
координатором спонсорства

Организационный комитет может предоставить шаблоны и письма, если таковы
необходимы руководителям стендов для общения со спонсорами.
4. ПРЕЗЕНТАЦИЯ СТРАНЫ
Презентация

Координаторы могут неограниченно использовать свои творческие возможности и
фантазию для лучшего представления своей страны. В предыдущих ярмарках
страны представляли себя через традиционные рукоделия и присущие стране
коммерческие продукты. В каждом стенде должно быть одно или несколько
изделий рукоделия, которые присущи мастерам только этой страны.

Призываем участников быть в традиционной одежде своего региона.

Все продукты, рукоделия, произведения искусства и
предназначенные для ярмарки, должны быть пожертвованы.

Организаторы должны добиваться, чтобы спонсоры покрыли по возможности
большую часть расходов на производство, транспортировку или упаковку изделий.

Так как площадь стенда невелика, организаторам выделен один прилавок и один
стул. Организаторы могут использовать полки и другие площадь сберегающие
элементы, чтобы лучше использовать свой стенд. Добровольцам советуется
работать посменно, чтобы снизить дискомфорт от продолжительной работы стоя.

Организаторы могут пользоваться только площадью, выделенной для своего стенда.
В связи с небольшой площадью располагать изделия или мебель за пределами
стенда воспрещается.

Каждый стенд должен позаботиться скатертями, они должны быть зеленые, красные
или белые.

Оформители стендов должны иметь свои материалы, инструменты, скотч, ножницы,
ленты и др. для украшения стендов.
другие
изделия,
Рукоделия и произведения искусства

В предыдущих ярмарках в стендах предлагались медвежата, крашеные шейные
платки ручной работы, вышитые подарочные мешочки, китайская ткань,
декоративные изделия из стекла, Рождественские венки и игрушки, традиционные
рождественские конфеты и другие продукты питания, букеты, игрушки,
головоломки и др.

Координаторы стендов организовывали группы, которые для помощи изготавливали
изделия ручной работы и (или) просили художников и ремесленников своей страны
пожертвовать свои работы.
Упаковка

Координаторов призывают найти спонсоров для рождественской упаковки
продуктов, печеных изделий, рукоделий. Для многих изделий прекрасно подходит
с. 6 из 12
целлофан. У оптовиков, обслуживающих цветочные магазины, обычно имеются
различные упаковки со скидкой.
Лотерея

Призываем стенд каждой страны подарить один приз для лотереи, если есть такая
возможность.
Печеные изделия

Стенды также предлагают особенные составляющие части национальных блюд,
упакованные в рождественскую бумагу, с приложенными рецептами на литовском и
английском языках. Все печеные изделия должны иметь карточки или этикетки,
на которых указаны название печеного изделия, его ингредиенты и страна
происхождения. Особенно важно отметить наличие в изделиях арахиса или других
привычных аллергенов.
5. ЛОТЕРЕЯ
Регистрация данных

Продавцы билетов должны хранить записи о количестве проданных билетов и
сумме собранных денег. Полезно записывать фамилии покупателей.
Программа

12 ноября. Начинается предварительная продажа лотерейных билетов.

29 ноября. Все лотерейные билеты должны быть возвращены координатору
лотереи. Просим указать все проданные билеты с правильно подсчитанной суммой
денег и вернуть оставшиеся непроданные билеты.
1 декабря.

10:00 час.
14:45 час.
15:00 час.
15:30 час.
Начинается продажа билетов
Завершается продажа билетов
Начинается открытый розыгрыш билетов (призы стоимостью свыше
1000 Лт.)
Продолжается закрытый розыгрыш билетов. Оглашаются счастливые
номера билетов розыгрыша
 3 декабря. Номера билетов, выигравших призы, публикуются на Интернет-сайте
IWAV www.iccb.lt
 31 декабря. Последний день для получения лотерейных призов. Невостребованные
призы будут использованы для благотворительности.
Правила
 Лотерейные билеты дают возможность выиграть призы двух типов: отдельные призы
лотереи стоимостью до 1000 Лт и основные лотерейные призы стоимостью свыше
1000 Лт.
 Публичный розыгрыш билетов, обладателям которых достанутся призы стоимостью
свыше 1000 Лт, состоится 1 декабря в 15:00 час. в Вильнюсской ратуше. После
розыгрыша билетов победители будут оглашаться три раза. Обладателя счастливого
билета пригласят подойти и сразу получить приз.
с. 7 из 12
 Закрытый розыгрыш билетов, победители которых получат призы стоимостью до
1000 Лт, состоится 1 декабря в 15:30 час. в Вильнюсской ратуше. Результаты будут
оглашены во время мероприятия после завершения розыгрыша.
 Обладатели выигрышных билетов по их предъявлению выигранные призы могут
получить в стенде лотереи в день мероприятия. Номера выигрышных билетов 3
декабря также будут опубликованы на Интернет-сайте IWAV www.ICCB.lt. Те, кто
не может забрать призы в день мероприятия, могут сделать это не позже 31 декабря
2012 г.
 Цена билетов: 5 Лт за билет.
 Номера билетов – от 0 до 4500. Билет состоит из основной части, которая выдается
покупателю, и корешка. Продавцы билетов должны не забыть сохранить корешки
для лотереи и отдать основную часть покупателю. Убедитесь, что покупатель на
корешке записал свою фамилию и контактный номер телефона.
 Собранные средства и непроданные билеты возвращаются координатору
лотереи.
 По желанию IWAV может предъявить счет на приобретенные билеты.
6. ЗАЛ ПРОДУКТОВ
Презентация
 Зал продуктов – это место на первом этаже, где будут продаваться и потребляться
продукты питания. На втором этаже продажа неупакованных продуктов
воспрещена.
 Просим участие со своими изделиями в Зале продуктов подтвердить координатору
Зала продуктов до 23 ноября и представить следующую информацию:
1. Презентуемая страна (если применяется) или организация /предприятие
2. Контактное лицо
3. Название продуктов/напитков
4. Ингредиенты на литовском и английском языках (можно просить
помощи)
5. Приблизительное количество
Подготовка
 Подготовка Зала продуктов – 30 ноября в 17.00 час.
 Будут представлены столы (0,8 м × 1,20 м), скатерти, подносы для печеных изделий.
 Будут изготовлены этикетки продуктов питания / напитков.
 Будут представлены электророзетки, также две полки за столами.
 Страна презентуется согласно порядку, описанному в разделе "Оформление
стендов».
Продукты питания и напитки
 Предлагаем продавать печеные изделия, закуски или напитки, которые легко
употреблять.
 Не рекомендуется подавать продукты, которые необходимо хранить в холодильнике
(напр., пирожные с кремом).
 Если продукт питания связан с конкретной страной, это должен показать флаг
страны.
 Продукты следует разрезать на кусочки и упаковать отдельно.
с. 8 из 12

Этикетки изделий будут предоставлены. На этикетке указываются название
продукта/напитка, ингредиенты (на литовском и английском языках), название
страны, организации/предприятия.
Одноразовые изделия, напр., тарелки, чашки, ложки и салфетки, предоставят
организаторы ярмарки.
Количество. Количество печеных изделий определяет каждый участник, но было бы
хорошо, если б каждая страна/организация представила хотя бы 1-2 противня печеных
изделий.
Цена. Продукты и напитки будут предлагаться в обмен на помощь в размере 4 Лт (за
каждый товар). Просим изготовить/упаковать изделия так, чтобы стоимость их единицы
составляла около 4 Лт.
Персонал. В Зале продуктов продукцию будут предлагать добровольцы, говорящие политовски. Однако назначьте также своего представителя для изделий, для
изготовления/сервировки которых необходимы специальные знания.
Доставка. Товары должны быть доставлены в Ратушу 30 ноября (в пятницу). Они должны
быть сложены в ящики, снабженные следующей информацией:




Зал продуктов
Название продукта/напитка
Страна/организация
Контактная информация
В день ярмарки до 8.00 час. в Ратушу доставляются только те продукты/напитки, которые
будут подготавлены на месте. Печеные изделия просим подать на тарелках/подносах,
которые не подлежат возврату.
7. ДЕТСКИЙ УГОЛОК
Программа
 Это место, специально отведенное для детей. С 11:00 до 17:00 час. на Рождественской
ярмарке будут проводиться игры и занятия: известные люди будут рассказывать сказки,
пройдут выступления, Рождественские украшение, местные художники будут рисовать
на лице. Дети у елки получат подарки от Санта Клауса.
8. БУТИК AHГЕЛОВ
Программа
 Бутик – это место для открыток, игрушек, сувениров и других изделий на тематику
ангелов. Изделия, предоставленные местными художниками, за помощь будут
предлагаться весь день.
 Страны и школы, желающие предоставить бутику сувениры на тематику ангелов,
должны связаться с координатором.
 Бутиком будут руководить клубы Lions в сотрудничестве с организационным
комитетом.
с. 9 из 12
9. УГОЛОК ИСКУССТВА И КНИГ
Программа
 Уголок искусства и книг принимает книги, журналы, CD и DVD на любом языке, также
произведения искусства.
10. ПУНКТЫ ДОБРОВОЛЬЦЕВ
Добровольцы нужны для следующих пунктов Рождественской ярмарки. В день мероприятия
руководители стендов могут просить помощи у добровольцев, которые будут одеты в футболки
с надписью [Volunteer / Savanoris]










Вход, где продаются билеты, – 20 добровольцев, отвечающих за быстрое движение
посетителей у входа и выхода и сбор помощи в размере 2 Лт.
Гардероб – 5 добровольцев, которые будут работать вместе с персоналом Вильнюсской
ратуши и отвечающий за быстрое обслуживание посетителей, сдающих и забирающих
верхнюю одежду. Они подготовят систему нумерации для одежды посетителей
Оборудование – 2 добровольца, отвечающие за надлежащее функционирование
освещения, туалета, входных дверей и информирование руководства в случае
возникновения проблем.
Зал продуктов – 10 добровольцев, которые помогут продавать продукты и напитки,
поддерживать порядок и пополнять запасы продуктов.
Детский уголок – 5 добровольцев, которые помогут координаторам организовать игры
и занятия для детей, поддерживать порядок и безопасность для посетителей ярмарки.
Лотерея – 10 добровольцев, которые помогут координаторам продавать билеты и
рекламировать розыгрыш призов.
Помощники Санта Клауса – 2 добровольца, которые будут работать с Санта Клаусом
у рождественской елки, помогут передать детям конфеты, вручать лотерейные призы,
будут фотографировать.
Паблисити – 2 добровольца, которые будут работать со СМИ, фотографами, нашими
партнерами и обеспечивать надлежащее освещение мероприятия.
Стенды – 20 добровольцев, которые будут оказывать помощь, если понадобятся
знающие литовский язык и помощники для координаторов стран, школ при
организации деятельности ярмарки. Добровольцы будут ходить по ярмарке и при
необходимости оказывать помощь.
Уборка – 5 добровольцев, которые в конце мероприятия вынесут мусор и соберут
забытые вещи.
с. 10 из 12
11. РЕСУРСЫ
Для вашего удобства предлагаем полезные советы, которые помогут при подготовке к ярмарке:


Упаковочные материалы можно найти в любом магазине рукоделий или у оптовиков,
обслуживающих цветочные магазины.
Ингредиенты. Приводим пример списка ингредиентов на английском и литовском
языках. Если требуется помощь переводчика, просим информировать председателей
ярмарки.
[приложите флаг страны или логотип школы/организации]
Carrot Cake, USA
Морковный пирог, США
Ingredients: carrots, oil, eggs, wheat flour, sugar, Состав: морковь, растительное масло, яйца,
cinnamon, nutmeg, allspice, baking powder, baking пшеничная мука, сахар, корица, мускатный
soda, salt. No nuts or milk! This cake has gluten!
орех, душистый перец, порошок для
выпечки, сода. Без орехов и молока!
Присутствует глютин!

На всех этикетках должна быть приведена следующая информация:
Donation / Помощь
5 Лт

Просим заполнить форму согласия и подать ее председателям ярмарки на последней
встрече ноября или прислать сканированную копию согласия. Так как ярмарка быстро
расширяется, необходимо обеспечить соблюдение общего распорядка труда и
соответствие проводимой деятельности основным требованиям здравоохранения и
безопасности.
с. 11 из 12
ФОРМА СОГЛАСИЯ: РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ
УЧАСТНИКОВ
МЕЖДУНАРОДНАЯ РОЖДЕСТВЕНСКАЯ
БЛАГОТВОРИТЕЛЬНАЯ ЯРМАРКА 2012 г.
Я, _______________________________________
фамилия печатными буквами],
[имя и
руководитель стенда________________________ [указать страну,
школу или род деятельности,
подтверждаю, что ознакомился с рекомендациями для
участников и согласен соблюдать указанный в них порядок
работы.
Кроме того, учитывая юридические акты Литовской Республики,
представители нашего стенда понимают, как важно надлежащим
образом подготовить и упаковать продукты питания, чтобы они
не представляли опасность для общественного здоровья.
Дата: ________________
Подпись: ___________________________
с. 12 из 12