Технические требования (DOC, 151 КБ)

«Утверждаю»
«Утверждаю»
_____________/ ________________ /
___________ /_____________ /
Технические Требования
к Системе Электронного Документооборота
Группы компаний Мечел
на 14 листах
Содержание
1.
2.
Введение .................................................................................................................................3
1.1.
Назначение документа ............................................................................................................ 3
1.2.
Резюме ........................................................................................................................................ 3
1.3.
Определения и сокращения ................................................................................................... 3
Общее описание ....................................................................................................................4
2.1.
2.1.1.
2.1.2.
Цели и задачи Системы ....................................................................................................................... 4
Модули Системы ................................................................................................................................. 4
2.2.
Функции программного продукта........................................................................................ 5
2.3.
Характеристики пользователей ............................................................................................ 6
2.3.1.
2.4.
3.
Описание Системы .................................................................................................................. 4
Требования к численности рабочих мест .......................................................................................... 6
Общие ограничения ................................................................................................................ 6
Специфические требования ...............................................................................................7
3.1.
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
3.1.4.
3.1.5.
3.1.6.
3.1.7.
3.1.8.
3.2.
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
Функциональные требования к Системе............................................................................ 7
Общие требования ............................................................................................................................... 7
Требования к организационной структуре ........................................................................................ 9
Требования к документообороту входящих документов ................................................................. 9
Требования к документообороту исходящих документов ............................................................. 10
Требования к документообороту внутренних документов ............................................................ 10
Требования к документообороту организационно-распорядительных документов ................... 11
Требования к документообороту договоров ................................................................................... 11
Требования к контролю исполнения заданий ................................................................................. 12
Нефункциональные требования к Системе ..................................................................... 12
Требования к регламентам и нормативной документации ............................................................ 12
Требования к интеграции .................................................................................................................. 13
Требования к безопасности .............................................................................................................. 13
Требования к действиям по вводу в эксплуатацию ........................................................ 13
Требования к пилотному внедрению Системы ............................................................................... 13
Мероприятия со стороны Исполнителя ........................................................................................... 14
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 2
1. Введение
1.1. Назначение документа
Назначение настоящих Технических требований к «Системе электронного
документооборота» Группы компаний Мечел, именуемой в дальнейшем Заказчик, состоит
в описании требований к информационной системе.
В настоящих Технических требованиях отражено следующее:
 Цели и задачи информационной системы;
 Описание системы;
 Область действия;
 Функции информационной системы;
 Функциональные требования к системе;
 Ограничения к системе.
1.2. Резюме
Данный документ представляет собой Технические требования к «Системе электронного
документооборота» Группы компаний Мечел. Указанные Технические требования
содержат в себе информацию по следующим разделам:

Введение. Данный раздел содержит вводную информацию, касающуюся
назначения документа, и обобщающую информацию о разделах документа.

Общее описание. В данном разделе ставится основная цель и задачи, решаемые
Системой, освещаются базовые требования для реализации всего проекта,
описывается информационная система и ее основные функции, дается
характеристика пользователей и перечень основных ограничений к системе.

Специфические требования. Данный раздел посвящен описанию основных
требований Заказчика к Системе. Структурно раздел состоит из следующих
подразделов:

Функциональные требования. В данном подразделе раскрываются цель и
задачи Системы в разрезе реализации электронного документооборота
Компании.

Требования к внешнему интерфейсу. Подраздел включает в себя описание
основных требований к действиям по вводу в эксплуатацию.
1.3. Определения и сокращения
Термин
Исполнитель
Компания
Система
Описание
компания, реализующая проект по
электронного документооборота
Группа компаний МЕЧЕЛ
Система электронного документооборота
Технические требование к СЭД Мечел
созданию
системы
Страница 3
2. Общее описание
2.1. Описание Системы
2.1.1.
Цели и задачи Системы
Целью разработки и внедрения Системы является повышение эффективности работы
персонала Компании за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса
согласования документов; обеспечения достоверности, целостности и актуальности
согласуемой информации; уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск
необходимых документов; повышения эффективности исполнения заданий и документов,
улучшения контроля исполнительской дисциплины.
Система должна решать следующие задачи:

Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и
внутренней корреспонденции;

Обеспечить
полный
жизненный
документооборота в электронном виде;

Обеспечить многопользовательскую работу над документами
редактирование, поддержка версионности, поиск документов;

Хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, с функциями
быстрого поиска по различным критериям;

Предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное
информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о
текущем статусе документа и его маршруте;

Предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля
исполнения для любых типов документов;

Предоставить механизм уведомлений
поставленных на контроль;

Предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений.

Организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в
рамках электронного архива с возможностью поиска по различным критериям;

Обеспечить обновление или сверку сведений о структуре компаний и их
сотрудниках с кадровыми системами предприятий;

Обеспечить интеграцию с учетными, ERP системами предприятий в части
использования общих справочников, обмена данными для целей документарного
обеспечения бизнес-процессов;

Обеспечить безопасность и доступность сервиса.
2.1.2.
цикл
по
документов
текущему
управленческого
статусу
–
создание,
поручений,
Модули Системы
Система должна состоять из следующих модулей, классифицированных по видам
обрабатываемых документов и бизнес-процессам:

«Организационная структура» (ОС) - описываются все типы участников бизнеспроцессов и их отношения.
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 4

«Входящие документы» (ВхД) - прием, обработка, регистрация, распределение и
хранение поступающей (входящей) корреспонденции.

«Исходящие документы» (ИсхД) - подготовка, согласование, подписание,
регистрация, рассылка и дальнейшее хранение исходящей корреспонденции.

«Внутренние документы» (ВнД) - подготовка, согласование, подписание,
регистрация, отправка и хранение внутренних документов.

«ОРД» (ОРД) - подготовка, согласование, регистрация, хранение и отмена
организационно-распорядительных документов.

«Договоры» (Д) - подготовка, согласование, регистрация, хранение договоров.

«Контроль исполнения» (КИ) – учет, контроль исполнения заданий и подготовка
обзорно-аналитический материалов.
2.2. Функции программного продукта
Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

Создание, редактирование, удаление регистрационных карточек документов в
Системе;

Обработка и хранение электронных копий документов;

Ведение справочников шаблонов типовых документов;

Настройка маршрутов и участников согласования;

Согласование документов;

Делегирование прав и замещение сотрудников при работе с документами;

Формирование и контроль исполнения поручений;

Проведение анализа и формирование отчетов по исполнению поручений;

Обновление/сверка сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми
системами предприятий

Настройка уведомлений (шаблонов почтовых сообщений, этапов, сроков);

Поиск документов по различным критериям;

Ведение справочников;

Настройка языка интерфейса Системы;

Мониторинг событий в Системе.
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 5
2.3. Характеристики пользователей
2.3.1.
Требования к численности рабочих мест
Компании
Участники
СЭД
Канцелярий
до 500
20
Первичных
документов в
год
30 тыс
до 3000
До 800
90
20
200 тыс
25 тыс
ОАО «Мечел» + ООО «УК
Мечел»
ОАО «ЧМК»
ОАО «УК «Южный Кузбасс»
2.4. Общие ограничения
 Система должна быть реализована на платформе Lotus Notes/Domino.
 Развертывание инфраструктуры Lotus Notes/Domino, регистрация пользователей,
установка ПО базовой платформы на рабочие места и сервера не входит в рамки
данного проекта.
 Перед Системой Электронного Документооборота Группы Компаний Мечел не
ставится цель реализовать юридически значимый электронный документооборот.
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 6
3. Специфические требования
3.1. Функциональные требования к Системе
3.1.1.
Общие требования
3.1.1.1.
Система должна быть реализована на платформе Lotus Notes/Domino.
3.1.1.2.
Система должна быть построена на основе Workflow-технологии и
поддерживать следующий функционал:

моделирование бизнес-процессов;

видоизменение бизнес-процессов;

управление ролевым доступом;

версионность процессов;

контроль версионности документов (check in/check out);

настройка маршрутов согласования (как последовательного, так и
параллельного);

уведомление пользователей
назначенных сроков;

статистика, мониторинг, аудит данных;

отчетность.

поиск информации по заданным критериям.
о
приближении
или
наступлении
3.1.1.3.
Система должна поддерживать возможность настройки языка
интерфейса (русский, английский, румынский языки; опционально:
литовский, болгарский, казахский языки) для форм, видов и т.д. как для
администратора, так и для пользователя Системы. Ведение
справочников в Системе должно учитывать возможность выбора языка.
3.1.1.4.
Система должна предоставить репозиторий шаблонов типовых
документов категорированных по предприятиям и/или регионам, языкам
документов.
3.1.1.5.
Система должна обеспечивать распределенность данных и процессов
по серверным площадкам предприятий.
3.1.1.6.
Система должна поддерживать кластерный режим на уровне бизнесприложений, позволяющий Системе работать непрерывно и без потери
данных в случае сбоя в работе основного сервера.
3.1.1.7.
В Системе должен быть реализован электронный архив, позволяющий в
автоматическом режиме как помещать документы и связанные с ними
копии первичных документов в текущую Систему, так и передавать их
далее во внешний корпоративный архив. В рамках создания
электронного архива необходимо решить следующие задачи:

категоризация документов в архиве и ведение номенклатуры дел;
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 7

автоматическое помещение делопроизводственных документов в архив
после окончания их обработки;

создание передаточных описей;

фондирование документов;

протоколирование операций чтения;

контроль выдачи на руки и уничтожения;

поддержка версионности для документов.
3.1.1.8.
Система должна предоставлять пользователю единый механизм поиска
вне зависимости от среды пользователя и места хранения информации.
3.1.1.9.
Система должна автоматизировать процедуру документационного
взаимодействия вышестоящих и нижестоящих организаций.
3.1.1.10. В Системе должна быть возможность установки
входящими, исходящими и внутренними документами.
связи
между
3.1.1.11. В Системе должен быть реализован механизм делегирования прав и
замещения при работе с документами – возможность предоставления
постоянного или временного доступа (для просмотра, согласования,
редактирования - то есть все возможности сотрудника, который
делегировал свои права) к документам для всех участников данного
процесса.
3.1.1.12. Система должна позволять производить обновление счетчиков
регистрационных номеров. Система должна обновлять сквозной
порядковый номер документа в регистрационном номере.
3.1.1.13. Система
должна
обеспечивать
автоматическое
уведомление
пользователей. Система должна позволять создавать и использовать
неограниченное количество шаблонов почтовых сообщений и
предоставлять возможность настройки текста уведомлений, используя
встроенный язык Lotus @-формул.
3.1.1.14. Система должна производить автоматическое протоколирование
событий, касающихся создания, изменения, открытия документов, а так
же отправки уведомлений. Протоколирование должно осуществляться
как при ручном, так и при автоматическом изменении учетных карточек
документов. Производимые над объектами действия должны
отображаться в отдельных закладках этих объектов.
3.1.1.15. Система должна предоставлять возможность настраивать маршруты
согласования документов и, в зависимости от типа документа,
сотрудника, создавшего документ, или бизнес-процесса, выбирать
необходимый маршрут согласования.
3.1.1.16. Система
должна
предоставлять
возможность
формирования
произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в
Системе.
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 8
3.1.1.17. Система должна отображать итоговые результаты согласования с
учетом всех циклов согласования. Система должна предоставлять
возможность просмотра результатов согласования любым участникам,
имеющим доступ для просмотра.
3.1.1.18. Система должна иметь режим жесткого разграничения доступа к
документам на право создания, чтения, редактирования.
3.1.1.19. Система должна предоставлять возможность добавлять резолюции к
входящим и внутренним документам. Учетные карточки документов и
резолюций в Системе должны отображаться в виде иерархического
списка. Система должна позволять к карточкам резолюций прикреплять
новые резолюции, тем самым формируя иерархию.
3.1.1.20. Система должна предоставлять возможность прикрепления и
отслеживания исполнения заданий для следующих документов:
входящие документы с резолюциями, внутренние документы с
резолюциями, ОРД.
3.1.2.
Требования к организационной структуре
3.1.2.1.
Система
должна
поддерживать
распределенность
между
предприятиями и/или регионами. Для каждого предприятия и/или
региона может быть быть развернута своя организационная структура.
Данные из выделенных организационных структур должны быть
объединены в общую организационную структуру.
3.1.2.2.
Сведения о структуре компаний и сотрудниках должны обновляться или
сверяться с кадровыми системами предприятий (1C ЗУП 2.5, АСУТП,
хранящая данные в РСУБД Oracle (Учет кадров, контрагентов,
исполнение договоров на ОАО «ЧМК»)).
3.1.2.3.
Система должна выстраивать уникальные типы взаимоотношения
путем создания отношений: «начальник-подчиненный», «участникдолжность», «должность-подразделение» и т.д.
3.1.2.4.
Система должна предоставлять возможность создания, ведения и
хранения
всех участников бизнес-процесса документооборота в
соответствии со своим типом.
3.1.2.5.
Для объектов в организационной директории должна быть реализована
возможность определять функциональные возможности объекта,
функции над объектами и взаимоотношения между объектами
(например, получение всех подразделений расположенных ниже по
иерархии и т.д ).
3.1.3.
Требования к документообороту входящих документов
3.1.3.1.
Система должна позволять вести учет всей входящей корреспонденции,
в том числе нерегистрируемой, поступившей из сторонней организации
или другого юр. лица.
3.1.3.2.
Система обеспечивать создание учетной карточки входящего
документа, в которую можно внести дату документа и исходящий номер,
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 9
корреспондента, адресатов, заголовок (краткое содержание документа)
и т. д. и при необходимости зарегистрировать.
3.1.3.3.
Система должна позволять прикреплять резолюции к входящим
документам. В карточку резолюции должно быть возможно внести имя
автора резолюции, текст резолюции, исполнителей и срок исполнения
резолюции.
3.1.3.4.
Система должна формировать и отправлять уведомления при
направлении входящих документов Адресатам,
при напоминании
Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки
на учетную карточку входящего документа и с возможностью настройки
текста и параметров уведомлений.
3.1.4.
Требования к документообороту исходящих документов
3.1.4.1.
Система должна позволять вести учет исходящей корреспонденции,
отправляемой в другие организации с возможностью отслеживания
даты отправки письма.
3.1.4.2.
Система должна позволять создавать учетную карточку исходящего
документа, в которую можно занести такую информацию как: дата
документа и исходящий номер, дата отправки и способ отправки,
заголовок (краткое содержание документа), содержание документа в
электронном виде и т.д.
3.1.4.3.
Система должна обеспечивать согласование исходящего документа по
выбранному маршруту. При желании Система должна отслеживать
время, отведенное на согласование, и в случае истечения срока
согласования
производить
автоматическую
нотификацию
не
согласовавших участников.
3.1.4.4.
Система должна обеспечивать регистрацию исходящих документов.
3.1.4.5.
Система должна формировать и отправлять уведомления о
необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать исходящий
документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования,
о согласовании «по умолчанию» и т.д. с прикреплением ссылки на
учетную карточку исходящего документа и с возможностью настройки
текста и параметров уведомлений.
3.1.5.
Требования к документообороту внутренних документов
3.1.5.1.
Система должна позволять вести учет внутренней корреспонденции,
предназначенной для подготовки документов создаваемых внутри
организации и адресованных сотрудникам организации.
3.1.5.2.
Система должна обеспечивать создание учетной карточки внутреннего
документа, в которую можно занести следующую информацию:
Внутренний № документа, дата регистрации, адресат и т.д.
3.1.5.3.
Система должна обеспечивать согласование внутреннего документа по
выбранному маршруту. При желании, Система должна отслеживать
время, отведенное на согласование, и, в случае истечения срока
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 10
согласования,
производить
согласовавших участников.
автоматическую
нотификацию
не
3.1.5.4.
Система должна обеспечивать регистрацию внутренних документов.
3.1.5.5.
Система должна позволять прикреплять резолюции к внутренним
документам. В карточку резолюции должно быть возможно внести имя
автора резолюции, текст резолюции, исполнителя и срок исполнения
резолюции.
3.1.5.6.
Система должна формировать и отправлять уведомления о
необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать внутренний
документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования,
о согласовании «по умолчанию», при напоминании Исполнителям о
поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную
карточку внутреннего документа и с возможностью настройки текста и
параметров уведомлений.
3.1.6.
Требования к документообороту организационно-распорядительных
документов
3.1.6.1.
Система
должна
позволять
вести
учет
организационнораспорядительных документов - приказов и распоряжений, создаваемых
внутри организации.
3.1.6.2.
Система должна обеспечивать создание учетной карточки ОРД,
состоящей из следующих полей: № документа, дата регистрации,
заголовок, исполнители и т.д.
3.1.6.3.
Система должна обеспечивать согласование и подписание ОРД по
выбранному маршруту (с возможностью отслеживания времени
отведенного на согласование).
3.1.6.4.
Система должна обеспечивать регистрацию нового ОРД и отмену
старого ОРД.
3.1.6.5.
Система должна формировать и отправлять уведомления о
необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать ОРД с
прикреплением ссылки на учетную карточку ОРД
возможностью
настройки текста и параметров уведомлений.
3.1.6.6.
Система должна направлять новый зарегистрированный ОРД на
ознакомление согласно списку рассылки.
3.1.7.
Требования к документообороту договоров
3.1.7.1.
Система должна позволять вести учет договоров и проектов договоров.
3.1.7.2.
Система должна иметь возможность предлагать заготовки типовых
договоров утвержденной формы, согласование которых проводится по
сокращенному маршруту.
3.1.7.3.
Система должна позволять направлять на согласование и снимать с
согласования договор.
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 11
3.1.7.4.
Система должна регистрировать согласованный договор.
3.1.7.5.
Система должна отправлять договоры в архив после истечения его
срока.
3.1.7.6.
Система должна к карточке
дополнительного соглашения.
3.1.7.7.
Система должна для договоров вести и хранить информацию по
исполнению договоров. Данная информация должна содержаться в
учетной карточке договора в отдельной закладке.
3.1.7.8.
Система должна формировать и отправлять уведомления о
необходимости согласовать, доработать, о снятии с согласования, о
необходимости зарегистрировать договор с возможностью настройки
текста и параметров уведомлений.
3.1.8.
договора
прикреплять
карточку
Требования к контролю исполнения заданий
3.1.8.1.
Система должна позволять создавать/прикреплять карточки заданий к
документам. Карточка задания должна содержать следующие поля:
исполнители, текст задания, срок исполнения, и т.д.
3.1.8.2.
Система должна позволять ставить и снимать с контроля задания для
исполнителей.
3.1.8.3.
Система должна позволять делегировать права по исполнению задания
другому должностному лицу.
3.1.8.4.
Система должна позволять отказываться от исполнения задания с
обязательным обоснованием причины.
3.1.8.5.
Система должна позволять переносить срок исполнения заданию.
3.1.8.6.
Система должна позволять направлять задание на проверку и на
доработку.
3.1.8.7.
Система должна позволять создавать отчеты по исполнению, как по
каждому исполнителю, так и для всех вместе.
3.1.8.8.
Система должна
отслеживать срок исполнения и производить
своевременную нотификацию пользователей.
3.2. Нефункциональные требования к Системе
3.2.1.
3.2.1.1.
Требования к регламентам и нормативной документации
Для регулирования деятельности сотрудников Компании в области
делопроизводства и документооборота необходимо разработать
соответствующие регламенты и нормативные документы. В рамках
данных документов должны быть формализованы следующие бизнеспроцессы:

согласование документов;
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 12

обработка входящей и исходящей корреспонденции;

обработка распорядительных документов;

исполнение поручений и контроль исполнительской дисциплины;

обработка договоров.
3.2.1.2.
Необходимо систематизировать имеющиеся типовые шаблоны
документов MS WORD и расширить их полями для обмена сведениями
с учетными карточками документов в Системе.
3.2.1.3.
В рамках реализации задачи необходимо провести обследование
предприятий, составить отчет по результатам обследования,
предложить единую концепцию электронного документооборота,
позволяющую
заместить
бумажные,
заверенные
подлинными
подписями, листы согласования, поручения на электронные документы,
с должной степенью доверия (например, заверенные ЭЦП).
Требования к интеграции
3.2.2.
3.2.2.1.
3.2.3.
В Системе должна быть реализована интеграция со следующими
приложениями:

1С 8.0, 1С ЗУП 2.5 (Учет кадров, контрагентов, исполнение договоров в
ОАО «Мечел», ООО «УК Мечел», ОАО «Южный Кузбасс»);

АСУТП, хранящая данные в РСУБД Oracle (Учет кадров, контрагентов,
исполнение договоров на ОАО «ЧМК»).
Требования к безопасности
При проектировании СЭД необходимо учитывать следующие требования:

протоколирование операций чтения и обновления документов;

ограничение доступа к документам на основе принадлежности сотрудников к
подразделению или назначенной роли или подразделения или роли замещаемого
сотрудника;

изменения в документах необходимо заверять ЭЦП с использованием встроенных
средств Lotus Notes/Domino;

хранилище документов должно быть пригодно для инкрементального резервного
копирования и восстановления на заданный момент времени;

высокая доступность сервиса должна поддерживаться с помощью кластерных
технологий.
3.3. Требования к действиям по вводу в эксплуатацию
3.3.1.
Требования к пилотному внедрению Системы
Пилотное внедрение Системы должно быть осуществлено на ниже перечисленных
предприятиях:

ОАО «Мечел»;

ООО «УК Мечел»;
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 13

ОАО «ЧМК» (без зависимых предприятий);

ОАО «Угольная компания «Южный Кузбасс» (без зависимых предприятий).
3.3.2.
Мероприятия со стороны Исполнителя
Исполнитель должен:

организовать поставку, установку и настройку Системы;

провести
обучение
администраторов,
инструкторов,
фокусных
групп
пользователей и подготовить электронные курсы для обучения остальных
пользователей Системы.

обеспечить сопровождение Системы в период опытной эксплуатации.
Технические требование к СЭД Мечел
Страница 14