Типичные ошибки, вопросы, которые

Типичные ошибки, вопросы, которые возникали в ходе проверок
проектной деятельности и финансовой отчетности грантополучателей.
1. Отчетность по проектам.
В обязательном порядке грантополучателями предоставляются отчеты по
проектам:
Период
проекта
Промежуточный
отчет
Отчетный
период
Итоговый отчет
Отчетный
период
Срок
предоставления
отчета
до 18
месяцев
нет
нет
По истечении
периода проекта
Весь период
реализации
проекта
Два месяца после
даты истечения
периода реализации
проекта
от 18
до 24
месяцев
(и более,
если
проект
был
продлен)
По истечении
первого года
реализации
проекта
Первый год
реализации
проекта
По истечении
периода проекта
Второй год
реализации
проекта
Два месяца после
даты истечения
отчетного периода
Координатором программы по его усмотрению могут быть дополнительно
запрошены промежуточные отчеты за любой период. В этом случае отчетный
период и срок предоставления отчета определяются координатором
программы.
Как правило, первый дополнительный промежуточный отчет координатор
запрашивает от всех грантополучателей за период от начала проекта по 28
февраля года, следующего за началом проекта, начавшегося осенью или
зимой.
2. Бухгалтерский учет по проектам.
Ведение бухгалтерского учета по проектам обязательно. В равной степени
должны соблюдаться и требования законодательства Республики Беларусь, и
требования Фонда «Память, ответственность и будущее».
Допускается упрощенная форма бухучета. Такая форма должна быть
заявлена в Государственную налоговую инспекцию (ГНИ), а также отражена
в учетной политике организации.
Приказ об учетной политике издается в начале каждого календарного года и
вместе с годовым финансовым отчетом (балансом) представляется в ГНИ.
У всех без исключения организаций, независимо от формы собственности,
статуса и предыдущего опыта, одновременно с получением денежных
средств в рамках программы, появляется обязанность предоставлять
отчетность в ГНИ,
законодательства.
ФСЗН,
госстрах
и
т.д.
согласно
требованиям
ВНИМАНИЕ!
Для
общественных объединений:
постановление
Министерства финансов Республики Беларусь № 202 от 24.12.2008г. "Об
утверждении Инструкции об особенностях организации и ведения
бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской
отчетности
общественными
и
религиозными
организациями
(объединениями), потребительскими кооперативами" утратило силу в связи
с принятием Постановления Министерства финансов Республики Беларусь
10 июня 2015 г. N 26 «О признании утратившими силу некоторых
постановлений Министерства финансов Республики Беларусь».
В этой связи рекомендуется обратиться в свою ГНИ для получения
дополнительных консультаций.
3. Денежный вклад:
В сметах проектов грантополучателями часто указывается собственный
денежный вклад или вклад третьих лиц. Если внесение этого вклада не будет
подтверждено документально, размер гранта, предоставляемого Фондом
EVZ, должен быть уменьшен на соответствующую сумму.
На практике заявители часто указывают такой вклад, имея ввиду либо
имущество или труд волонтеров, который планируют использовать в
проекте, либо деньги, которые надеются получить от третьих лиц для
текущей деятельности. Однако, далеко не все третьи лица готовы
предоставить денежные средства для их использования в конкретном проекте
программы «Место встречи: диалог». Иногда они даже не знают о
намерениях заявителя.
В этой связи:
1) Денежный вклад следует указывать в смете проекта только при условии,
что речь идет именно о деньгах, и их использование будет подтверждено
платежными документами. Любой не денежный вклад (помещение,
имущество, труд волонтеров и др.) должен указываться в соответствующем
разделе сметы расходов и не выражаться в деньгах.
2) Если заявлен вклад третьего лица, необходимо письменное подтверждение
этой организации (третьего лица) о согласии, что ее денежные средства будут
использованы для соответствующего конкретного проекта.
При использовании средств собственного вклада или вклада третьих лиц
необходимо подтвердить этот факт полным пакетом документов.
Пример 1:
Из собственных средств грантополучателя была оплачена аренда помещения
для мероприятия. В платежном поручении в графе «Назначение платежа»
должно быть указано название мероприятия, название проекта и название
программы.
Пример 2:
Из средств, предоставленных третьим лицом, грантополучатель оплатил
питание во время мероприятия. Для подтверждения вклада третьего лица
необходима выписка банка о поступлении определенной суммы денег от
третьего лица на счет грантополучателя, открытый для соответствующего
проекта. Если деньги от третьего лица поступили на другой счет
грантополучателя, необходима выписка банка и письмо третьего лица,
разрешающее использование поступивших средств на конкретный проект
программы «Место встречи: диалог».
Во всех случаях необходимо указывать и название проекта, и название
программы.
4. Не денежный вклад.
Если грантополучатель считает целесообразным выразить свой не денежный
вклад в денежном эквиваленте, необходимо представить условный расчет, в
результате которого соответствующая сумма была получена.
Это касается и аренды помещений, и телефонных разговоров, и
использования транспорта, оборудования, посуды, мебели и т.д.
Для подтверждения не денежного вклада может быть представлена
бухгалтерская справка (условные расчеты) в произвольной форме, но с
обобщенной (итоговой) суммой.
Условные расчеты:
Это не просто цифры. Это расчеты, согласно которым итоговые суммы
получены. Должен быть понятен механизм этих расчетов. Грантополучатель
выбирает его самостоятельно, но должно быть понятно, почему расчет
сделан именно так. Ни в коем случае в расходы по проекту не может быть вся
аренда офисного помещения, все коммунальные, все эксплуатационные
расходы организации. Включаются только те расходы, которые приходятся
на ваш конкретный проект.
5. Оплата труда.
Для оплаты труда персонала проекта должны быть оформлены документы, в
которых четко указано, кому, за что и в рамках какого проекта и какой
программы выплачивается заработная плата или вознаграждение за
выполнение работ/оказание услуг. Для проверки должен быть представлен
пакет документов: трудовой договор и приказ о приеме на работу или
договор подряда (выполнения работ или оказания услуг); должностная
инструкция или описание выполняемых работ, табель учета рабочего
времени или акт выполненных работ за соответствующий период, платежное
поручение с указанием названия проекта и программы, расчетно-платежные
ведомости, расчетно-кассовые ордера и т.д.
Время, за которое производится оплата, должно соответствовать количеству
часов, которые грантополучатель указал в своей конкурсной заявке.
Изменение количества рабочего времени, как и оплаты за труд, должно быть
согласовано с Координатором программы.
Оплата труда персонала проекта в бюджетных организациях должна
производиться только из внебюджетных средств. Если оплата производится
из средств бюджета, - должно быть соответствующее разрешение
вышестоящей организации.
6. Остатки средств.
На практике часто не совпадают фактические остатки средств по смете
проекта и остатки, которые показывает финансовый отчет. Проблема в
следующем.
Деньги по проекту поступают от МОО «Взаимопонимание» на счета
грантополучателей в рублях по курсу продажи соответствующего транша.
Грантополучатель в течение проекта получает такие транши примерно от 3
до 8 раз, тратит эти средства и в финансовом отчете для каждого транша
отражает тот курс, по которому осуществлялась продажа валюты. В итоге
программа финансового отчета высчитывает и показывает остаток средств,
полученный по усредненному курсу (то есть программа финансового отчета
применяет примерно от 3 до 8 курсов продажи евро). В зависимости от
курсовой разницы, применив средний курс, программа финансового отчета
может показать как перерасход, так и экономию по смете. Однако, этот
перерасход или экономия не являются фактическими. Если для контроля
остатка средств на протяжении всего проекта применять соответствующие
курсы валюты, по которым она продавалась, то фактический остаток не
совпадет с остатком по финансовому отчету. Иногда эта разница
незначительна, а иногда довольно велика, до 1-2 тысяч евро. Таким образом,
не представляя реальную картину, очень легко совершить перерасход по
смете в целом или по отдельным статьям.
Вывод:
Расчеты по проекту следует производить и контролировать с учетом
курса продажи, указанного в платежном поручении на поступление
денег от МОО «Взаимопонимание».
В этой связи мы рекомендуем делать дополнительные отчеты по
регистрационным Удостоверениям Департамента по гуманитарной
деятельности и в валюте, и в рублях. Такие отчеты можно составлять в
произвольной форме.
7. Перерасход до 20 % по отдельным статьям сметы.
Донором разрешен перерасход до 20 % по отдельным статьям сметы без
дополнительного согласования с координатором программы при условии,
что по другим статьям есть соответствующая экономия.
Вместе с тем, мы настаиваем (и включили соответствующую норму в наши
Договоры) на согласовании любых изменений по смете расходов. На
протяжении проекта иногда смета расходов меняется несколько раз. Таким
образом, 20 % (при первом изменении сметы) в конце проекта могут быть
значительно превышены.
8. Изменения в смете расходов.
При регистрации средств, поступающих от донора для финансирования
проектов, Департамент согласовываем также План целевого использования
(распределения) средств иностранной безвозмездной помощи (План
распределения). Этот План составляется на основе соответствующих смет
проектов и включает только те виды расходов, которые указаны в сметах.
Таким образом, при изменении сметы расходов возможны варианты:
1) меняются только суммы в статьях сметы. В этом случае необходимо
только согласование с МОО «Взаимопонимание». Измененная смета может
применяться сразу после получения согласования;
2) меняются только формулировки в наименованиях статей. В этом случае
необходимо согласование с МОО «Взаимопонимание» и внесение изменений
в соответствующий План распределения. Измененная смета может
применяться только после получения нового согласованного
Департаментом Плана распределения;
3) меняются и наименования, и суммы в статьях сметы. В этом случае
необходимо согласование с МОО «Взаимопонимание» и внесение изменений
в соответствующий План распределения. Измененная смета может
применяться только после получения нового согласованного
Департаментом Плана распределения.
Порядок изменения сметы расходов:
1) Координатору программы (МОО «Взаимопонимание») представляется
Заявка о перераспределении средств (сравнительная таблица);
2) Вместе с заявкой представляется письменное обращение в оригинале на
бланке организации с подписью руководителя произвольной формы с
обоснованием необходимости изменений. В обосновании
необходимо
указать:
- наименования статей, в которых есть экономия средств,
- размер экономии по каждой статье,
- причину экономии;
- наименования статей, которые планируется увеличить,
-сумму, на которую планируется увеличение по каждой статье,
- зачем, для достижения какой цели необходимо увеличение сумм по
названным статьям.
Само по себе наличие экономии не является основанием для увеличения
расходов по другим статьям. Необходимо наличие причин для
увеличения сумм расходов.
3) Вместе с Заявкой и обоснованием представляется Уточненная смета
расходов. Она должна быть пронумерована. Например: Уточненная смета
расходов № 1.
4) Рассмотрев представленные Заявку, обоснование Координатор программы
согласовывает (или отказывает в согласовании) изменения в смете расходов
проекта и направляет грантополучателю соответствующее письменное
сообщение и Уточненную смету со штампом «Согласовано», датой
согласования и подписью аудитора программы.
9. Ведение кассовых операций.
Согласно правилам ведения кассовых операций при осуществлении платежей
на основании авансового отчета необходим не только мягкий чек, но и копия
чека.
10. Транспортные расходы.
Во многих проектах предусмотрены транспортные расходы: аренда
транспорта, расходы на ГСМ, проездные билеты и т.д. При этом часто
используется транспортное средство частного лица (сотрудника проекта, или
другого участника проекта, или члена организации и т.д.). Обязательно
соблюдение следующих требований:
1) Наличие Договора аренды автомобиля или Договора использования
личного автомобиля в служебных целях;
2) Оформление путевых листов с обязательно расшифровкой поездок: дата
поездки, расстояние, маршрут, цель поездки, в рамках какого проекта и
какого мероприятия она осуществляется, кого или что перевозили,
количество людей и т.д. Расшифровка может быть представлена в
дополнительном приложении к соответствующим путевым листам, или в
отдельном журнале учета поездок, или в ином документе по усмотрению
грантополучателя;
3) Списание ГСМ необходимо осуществлять в соответствии с нормами,
установленными законодательством Республики Беларусь.
Для волонтеров или сотрудников проекта могут приобретаться проездные
билеты. Их приобретение всегда должно быть обосновано характером
осуществляемой
деятельности.
Например,
регулярные
посещения
волонтерами маломобильных бывших узников. При выборе проездного
необходимо учитывать, сколько волонтеров будут пользоваться одним
проездным, по каким маршрутам они будут ездить, скольких подопечных
посещать. Необходимо вести журнал пользования проездными билетами.
11. Оформление правоотношений с сотрудниками проектов.
Возможно два варианта: заключение трудового договора или заключение
гражданско-правового договора (договор подряда/выполнения работ,
оказания услуг).
При заключении трудового договора следует руководствоваться
требованиями трудового законодательства: Трудовой кодекс и др. Трудовой
договор подразумевает наличие штатного расписания, должностных
инструкций, табелей учета рабочего времени, фиксированное в договоре
рабочее время, размер и порядок выплаты заработной платы, предоставление
ежегодного трудового отпуска, оплату больничных листов и т.д.
При заключении договора выполнения работ или оказания услуг (далее –
договор) следует иметь ввиду следующее:
- Выполняемая по договору работа должна носить временный характер, быть
очерчена либо периодом времени, либо конкретным объемом работы;
- Договор не должен иметь признаков трудового договора, не должен
предполагать трудовой отпуск или оплату больничных, выплату заработной
платы. Сторонами такого договора являются Заказчик и Подрядчик, а не
Наниматель и Работник. Вместо регулярной заработной платы Договор
устанавливает оплату за выполненную работу на основании Актов
выполненных работ (оказания услуг). Отсутствует должностная инструкция,
но обязательно описание в Договоре выполняемой работы. Есть и другие
отличия;
- Оплату за выполняемую работу следует устанавливать в белорусских
рублях. При этом можно либо регулярно перезаключать Договор, либо
заключать дополнительные Соглашения, регулируя размер оплаты за работу
согласно изменениям курса евро,
- Несмотря на то что Договор выполнения работ/оказания услуг не
ограничивает рабочее время, в рамках программы следует вести учет
отработанного времени как по проекту, так и по другим местам работы
(независимо от вида договора). В совокупности отработанное время не
должно превышать 60 часов в неделю.
12. Некоторые особенности ведения документации проектов.
1) В сметах расходов необходимо конкретизировать расходы, направляемые
на организацию и проведение мероприятий. Само по себе мероприятие не
является видом расходов. Необходимо разложить каждую статью на
составляющие: аренда помещения, питание участников, оплата труда
приглашенных специалистов, транспортные расходы, иное. Виды расходов
необходимо группировать по статьям. Например, в статье «питание» следует
отразить все расходы на питание во время всех мероприятий в течение
проекта. В статье сметы или в приложении к смете следует показать расчет,
как была получена соответствующая сумма;
2) В финансовом отчете в таблице С необходимо подробно указывать, на
какое именно мероприятие были использованы средства: наименование
мероприятия, дата проведения, количество участников.
Количество участников должно подтверждаться их списком с подписями
(примерная форма прилагается к Договору). По итогам проведения
мероприятий должны быть оформлены акты на списание продуктов и
материалов.
То же касается услуг. Оплата любых услуг сторонних организаций должна
осуществляться на основании актов выполненных работ. Не подтвержденные
актами выполненных работ оплаты за услуги в расходах проекта не будут
признаны;
3) Все платежные документы, авансовые отчеты, расчетно-кассовые ордера,
договоры, акты выполненных работ, акты на списание и т.д. должны быть
пронумерованы;
4) Рекомендуем копии бухгалтерских документов по проектам копировать
сразу в отдельные папки, особенно если в организации общая бухгалтерия, и
отдельно по проекту документация не ведется. Это сэкономит время для
подбора документов при проверке расходов по проекту;
Согласно условиям программы все документы по проекту должны
сохраняться в течение не менее 5 лет после завершения проекта. Важные
письма и коммуникации должны сохраняться в полном объеме.
13. Особенности процедуры закупок товаров «разовых приобретений»
(последний раздел сметы расходов) или услуг.
При покупке основных средств (оборудования, мебели и т.д.) на сумму 410
евро и выше необходимо не менее 3 коммерческих предложений. При этом
нужно не только получить, оценить и сохранить коммерческие предложения.
Следует обосновать и зафиксировать принятое решение документально. Как
правило, в таких случаях создается комиссия по закупкам. Однако, эту роль
может выполнять и уже существующий орган организации, если это не
противоречит Уставу. Например, правление.
Оценка коммерческих предложений должна производиться не только, если
стоимость одной закупаемой единицы составляет 410 евро. Если стоимость
нескольких закупаемых единиц по одному договору составляет или
превышает эту сумму. То же касается оплаты за услуги. Таким образом,
необходимо оценивать общую сумму по одному договору, независимо от
того, что и в каком объеме приобретается.
Закупленные основные средства и товарно-материальные ценности должны
быть поставлены на баланс организации, должны быть оформлены акты
ввода в эксплуатацию, акты приема-передачи (если, например, компьютер
передается сотруднику проекта для работы на дому).
При планировании закупок оборудования или мебели целесообразно
указывать в смете покупку в комплекте, не разбивая на составляющие.
Если в смете расходов указана покупка принтера, то должен быть куплен
именно принтер, а не МФУ, не ксерокс, не факс.
14. Исчисление периода проекта.
Первым днем проекта считается дата, указанная в Плане востребования
средств. Если указан только месяц, за дату начала проекта будет принято 1
число данного месяца.
В процессе работы период проекта может быть продлен. Часто это
происходит из-за того, что первый транш денежных средств в связи с его
регистрацией в Департаменте по гуманитарной деятельности не поступает к
моменту запланированного начала проекта.
Независимо от причины продления проекта может изменяться только дата
его окончания. Дата начала проекта остается всегда неизменной и
соответствует дате, указанной в Плане востребования средств. Эта дата
должна правильно и полностью указываться во всех промежуточных и в
итоговом отчете.
Проект может считаться продленным только после получения от
координатора программы (МОО «Взаимопонимание») официального
письменного согласия (на бланке, с подписью руководителя).
15. Расходы в конце проекта.
Расходы в последние дни проекта требуют особого внимания. Например,
обоснованность оплаты за аренду помещения для итогового мероприятия
даже в последний день проекта не вызывает сомнения. А вот покупка
компьютера за неделю до его окончания вряд ли целесообразна.
Все расчеты по проекту должны быть завершены не позднее последнего дня
проекта. Расходы на заработную плату, платежи за услуги связи, за аренду и
т.д. не будут признаны, если они совершены после окончания проекта.
16. Электронная переписка.
Электронная переписка по значимым для проекта вопросам также
сохраняется со всеми материалами по проекту. Однако такие важные письма
как согласование изменений по смете или продление периода реализации
проекта, а также в некоторых других случаях, должны быть оформлены на
бланке соответствующей организации и подписаны руководителем
(например, запрос грантополучателя на изменение сметы расходов и письмо
– согласование координатора программы).
Вместе с тем, направляя даже электронные письма, даже если это рабочая
переписка с обсуждением некоторых текущих проектных вопросов,
необходимо указывать наименование организации – грантополучателя.
17. Ошибки при планировании и вычислениях.
При планировании расходов по проекту иногда имеют место ошибки в
вычислениях (например, рассчитанная сумма налогов выше, нежели
действительная). В таких случаях следует исходить из того, что сумма такой
незапланированной экономии должна быть возвращена Донору (фонду).
18. В соответствии с п.3 Декрета №24 иностранная безвозмездная
помощь, направляемая на цели, определенные в части первой п.4 Декрета 24
( в нашем случае - это иных целей , определяемых Управлением делами
Президента Республики Беларусь по согласованию с
Президентом
Республики Беларусь) освобождается от таможенных сборов, пошлин,
налога на добавленную стоимость, акцизов, налога на прибыль и
подоходного налога с физических лиц, подлежащих уплате ее получателями,
а также организациями и физическими лицами Республики Беларусь,
получившими такую помощь в порядке ее распределения согласно плану,
Управлением делами Президента Республики Беларусь, по согласованию с
Президентом Республики Беларусь.
Таким образом, льготы предоставляются организациям – получателям
ИБП и организациям , получившим ИБП в порядке ее распределения
согласно плану, и использовавшим ИБП по целевому назначению.
Предоставление льгот в рамках Декрета №24 напрямую зависит от целей
использования иностранной безвозмездной помощи в каждом конкретном
случае. Сведения о предоставленных льготах содержатся в удостоверении о
регистрации иностранной безвозмездной помощи.
Согласно ч.3 п.3 Декрета №24 при использовании налоговых льгот
получатели ИБП обязаны представить в ИМНС по месту постановки на
учет:
Заявление об использовании льгот;
Копию удостоверения о регистрации иностранной безвозмездной помощи.
содержащего сведения о налоговых льготах;
Копию плана, согласованного с Департаментом.
Нецелевое использование ИБП.
В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от
16.10.2009г. №510 «О совершенствовании контрольной (надзорной)
деятельности в Республике Беларусь» ,Указом № 537 от 28.11.2003 контроль
за целевым использованием ИБП возложен ,в том числе, на налоговые
органы. Проверки направлены на выявление фактов нецелевого
использования ИБП.
Отсутствие копий документов, подтверждающих статус получателей
помощи в организации. Такими документами являются: паспорт,
удостоверение узника, пенсионное удостоверение, копия трудовой книжки
,удостоверения инвалида, соглашение с волонтерами .Если такие документы
отсутствуют, то использование ИБП признается нецелевым.
В ходе проверок часто проводится опрос физических лиц и получение
помощи не подтверждается опрашиваемыми физическими лицами, то
использование помощи также является нецелевым.
Согласно п.п.5.1 п.5 Декрета №24 организация несет ответственность в
соответствии с законодательством (ч.2 статьи 23.23КоАП), налоги и сборы
уплачиваются в бюджет в соответствии с законодательством.