ПОРЯДОК И СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В связи с тем

ПОРЯДОК И СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В связи с тем, что подтверждать свои доходы и расходы как в
бухгалтерском, так и в налоговом учете организация может только на
основании документов, то, естественно, что в ее обязанности входит и
хранение такой документации. В своей статье мы расскажем читателю, что
представляет собой порядок хранения документов, в течение какого срока их
следует хранить, и кем устанавливаются сроки их хранения, а также какие
меры ответственности предусмотрены законом за отсутствие
документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности.
Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с
огромным наличием документации самого разного рода. Это и
учредительные документы компании, организационно-распорядительные,
кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета.
Как уже было отмечено, бухгалтерские и налоговые документы выступают
документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому
субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее
хранение.
Статья 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) определяет, что организации
обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков,
устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного
архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть
менее пяти лет. Аналогичное требование установлено и пунктом 98
Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в
Российской Федерации", утвержденного Приказом Минфина Российской
Федерации от 29.07.1998 г. N 34н.
Обращаем Ваше внимание на то, что под бухгалтерской документацией
следует понимать не только собственно первичные бухгалтерские
документы, на основании которых фирма ведет бухгалтерский учет, но и
регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерскую отчетность компании.
При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской
документации организации руководствуются Перечнем типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом
Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. N 558 (далее Перечень).
Обратите внимание!
Пометка "ЭПК", приведенная в Перечне к срокам хранения некоторых
документов, означает, что часть таких документов может иметь повышенную
значимость, например, научно-историческое значение. В связи с этим, такая
документация в установленном порядке должна передаваться в
государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Причем эта отметка применяется организациями всех форм собственности,
являющимися источниками комплектования государственных,
муниципальных архивов. Кроме того, она может быть использована и
коммерческими организациями, осуществляющими постоянное хранение
своих документов.
Следует иметь в виду, что исчисление срока хранения документов
производится с 1 января года, следующего за годом окончания их
делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел,
законченных делопроизводством в 2012 г., организация начнет только с
01.01.2013 г. Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы
сроки хранения, которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к
которому они относятся, уже проверен налоговым органом.
Как уже было отмечено, налоговое законодательство также требует от
налогоплательщика обязательного хранения документов, правда, здесь
основные сроки хранения чуть меньше. Так, подпунктом 8 пункта 1 статьи 23
НК РФ определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет
обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и
других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Мы не
случайно отметили, что четыре года - это общие сроки хранения. Так как в
отношении некоторых видов документов налоговое законодательство
устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается
документов, подтверждающих объем убытка, полученного
налогоплательщиком.
Пунктом 4 статьи 283 НК РФ установлено, что такие документы
сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает
налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных
убытков. Напомним, что пункт 2 статьи 283 НК РФ предоставляет
налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти
лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в
силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться
налогоплательщиком в течение десяти лет.
По мнению автора, несмотря на то, что НК РФ обязывает
налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет,
хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение
пятилетнего срока. Ведь НК РФ не содержит конкретного перечня
документов, подлежащих хранению в течение четырех лет, поэтому такая
мера может помочь налогоплательщику избежать проблем при проверках.
Итак, со сроками хранения документации мы разобрались, теперь
перейдем непосредственно к порядку хранения документов.
Несмотря на то, что Минфин Российской Федерации в своем Письме от
24.07.2008 г. N 03-02-07/1-314 и не возражает против хранения документации
только в электронном виде.
Говорить сегодня о таком хранении документов, по мнению автора, вряд
ли возможно. Согласитесь, что обеспечить каждого сотрудника организации,
имеющего право подписи первичных документов, электронной цифровой
подписью пока крайне сложно, в связи с чем, большинство организаций, попрежнему, работает с бумажной "первичкой".
Отметим, что общие правила хранения документации определены
"Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете",
утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 г. N 105 (далее - Положение N
105).
Обратите внимание!
Данное Положением о документах и документообороте в бухгалтерском
учете применяется сегодня в части, не противоречащей Закону N 129-ФЗ.
Как следует из Положения N 105, бухгалтерская документация текущего
финансового года хранится в бухгалтерской службе компании, причем ее
хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в
закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на
защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность
за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером.
Обращаем Ваше внимание, что в отношении бланков строгой отчетности
установлен специальный порядок хранения, позволяющий обеспечить их
сохранность - они должны храниться в сейфах, металлических ящиках или в
специальных помещениях.
По окончании текущего месяца первичные учетные документы,
относящиеся к определенному учетному регистру и прошедшие ручную
обработку, комплектуются в хронологическом порядке, подшиваются и
сопровождаются специальной справкой для архива. Первичные документы
по учету кассовых операций, авансовые отчеты, банковские документы
подлежат обязательному переплету. Отдельные виды документов (наряды на
работу, сменные рапорты) допускается хранить в непереплетенном виде,
однако во избежание их утери или злоупотреблений, обычно, они хранятся в
отдельных папках.
Положение N 105 определяет, что за сохранность "первички", учетных
регистров и отчетности, а также за оформление и передачу документов в
архив отвечает главный бухгалтер. Кроме того, статьей 17 Закона N 129-ФЗ
ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возложена и на
руководителя организации.
Заметим, что для хранения документов организация может либо
воспользоваться услугами специализированной организации, либо создать
свой собственный архив. Право организации на создание архива закреплено в
пункте 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об
архивном деле в Российской Федерации".
Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на
фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно
оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении
архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в
противном случае, не удастся предохранить документы от воздействия света,
в связи с чем, не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей
вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.
Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками,
особенно если помещение хранилища располагается на первом или в
цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и
металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать
несанкционированного проникновения в помещение архива.
Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов,
организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой
необходимо разместить в самом помещении архива.
Обращаем Ваше внимание, что выдача бухгалтерской документации из
бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных
подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных
случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного
бухгалтера.
В заключение статьи отметим, что отсутствие документов бухгалтерского
и налогового учета влечет за собой негативные последствия как для самой
фирмы, так и для ее должностных лиц.
Во-первых, организация-налогоплательщик подпадает под налоговую
ответственность. В соответствии со статьей 120 НК РФ отсутствие
первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета
рассматривается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, в
связи с чем, налогоплательщик может быть оштрафован. При этом следует
иметь в виду, что минимальный штраф, предусмотренный статьей 120 НК
РФ, составляет 10 000 руб., в случае отсутствия документов, касающихся
нескольких налоговых периодов, эта сумма может быть увеличена до 30 000
руб. Если же отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то
штраф составит уже 20% от суммы неоплаченного налога, но не менее 40 000
руб.
Во-вторых, в соответствии со статьей 126 НК РФ налогоплательщик может
попасть под штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный
документ. Кроме того, при отсутствии документов не исключено, что
налогоплательщик будет привлечен и к ответственности по статье 122 НК
РФ.
За нарушение порядка и сроков хранения учетной документации к
административной ответственности будут привлечены и должностные лица
организации. Сегодня штрафные санкции, предусмотренные статьей 15.11
КоАП РФ, в отношении должностных лиц составляют от двух до трех тысяч