5.2 Традиционные методы обработки кадровой

Министерство образования и науки Российской Федерации
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Факультет Педагогического Образования и Сервисных Технологий
Кафедра документоведения и математических дисциплин
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине
«Делопроизводство в кадровой службе»
Проверила:
доцент, к.п.н
Великанова С.С.
«___»_____________2012г.
Выполнила:
Студент 4курса
ДиДОУ
Гаврилова О.В.
«___»_____________2012г.
г. Магнитогорск, 2012
Оглавление
Введение ............................................................................................................... 3
ГЛАВА I Порядок подготовки приказов по личному составу и оформление
личных карточек .................................................................................................. 5
1.1
Общие подходы к изданию приказов ................................................... 5
1.2 Особенности оформления приказов по личному составу .................. 15
1.3 Оформление личных карточек............................................................... 19
Глава II ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ЛИЧНЫХ ДЕЛ
РАБОТНИКА ..................................................................................................... 24
2.1 Трудовые книжки и правило их ведения .............................................. 24
2.2 Формирование личных дел работников ................................................ 28
Глава III Организация работы с документами ............................................... 34
3.1 Документооборот .................................................................................... 34
3.2 Номенклатура дел: задачи, форма, содержание.................................... 43
3.3 Формирование дел ................................................................................... 48
Глава IV Организация хранения дел службы кадров .................................... 54
4.1 Подготовка кадровых документов к архивному хранению, экспертная
комиссия .......................................................................................................... 54
4.2 Оформление дел ....................................................................................... 61
4.3 Передача дел на архивное хранение ...................................................... 66
Глава V Современные способы и техника создания документов ................ 70
5.1 Основные методы создания документов ............................................... 70
5.2 Традиционные методы обработки кадровой документации ............... 74
5.3 Автоматизация создания документов .................................................... 77
5.4 Техника создания электронных документов ......................................... 81
Глава VI Рекрутинг персонала ......................................................................... 87
Глава VII Разрешение трудовых споров ......................................................... 95
Заключение ........................................................................................................ 99
Литература ....................................................................................................... 101
ПРИЛОЖЕНИЯ ............................................................................................... 106
Введение
Сегодня
совершенствование
управления
производственно-хозяй-
ственными системами, повышение уровня организации и эффективности
управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально
поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой
руководителями
служб
делопроизводства
становятся
люди
слабо
подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто
секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным
учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и
разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня
делопроизводства.[12,c.3]
Своевременное
и
юридически
правильное
информационное
обеспечение управления персоналом является основой эффективной
работы всего предприятия. Правильная постановка делопроизводства в
кадровом подразделении – необходимое условие для эффективного
управления персоналом и проявление порядочности по отношению к
работникам.
«Делопроизводство (или документационное обеспечение управления)
- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись
информации на различных носителях по установленным правилам) и
организацию работы с официальными документами »[17,с.2].
Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное
значение
для
функционирования
организации
в
целом.
Кадровая
документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с
деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности
общества в целом.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации
является
документирование
трудовых
правоотношений.
В
состав
документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы
различного функционального назначения: первичные учетные документы,
распорядительные, личные и т.д.
Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество
важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность
их оформления, которая регламентируется различными законодательными
и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой
кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)
Документы по личному составу (кадрам, персоналу) фиксируют этапы
трудовой
деятельности
людей.
Они
являются
наиболее
важными
документами, так как влияют на пенсионное обеспечение, получение
различных льгот и компенсаций. Поэтому документы по личному составу
требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и
обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
ГЛАВА I Порядок подготовки приказов по личному составу и
оформление личных карточек
1.1
Общие подходы к изданию приказов
Основным
распорядительным
документом,
издаваемым
руководителем организации является приказ.
«Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации,
действующим на основе единоличного принятия решений, в целях
разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.»
1, с 124.
Приказы оформляются на общем бланке организации с указанием
вида документа. Расположение реквизитов на бланке может быть угловое
или продольное. Предпочтение при оформлении приказа отдается бланку с
продольным расположением реквизитов [44].
Приказ - это правовой акт руководителя организации или его
заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных
структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.
Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью
издания документа является:
1. По организационным вопросам:
- создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения,
организации в целом или отдельных структурных подразделений;
- образование коллегиальных или совещательных органов (советов,
комиссий и т. п.);
- утверждение организационной структуры управления, штатного
расписания и их корректировку;
- координация работы всех звеньев системы управления организации,
предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными
лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
- утверждение и введение в действие организационно-методических
документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).
2. По основной производственной деятельности:
- обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности
организации;
- обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для
эффективной работы организации;
- формирование и осуществление научно-технической политики;
- обеспечение выпуска качественной продукции;
- подведение итогов работы организации, оформление результатов
проверок, ревизий;
- решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной
специфики организации.
3. По личному составу (кадрам) организации:
- обеспечение отбора и приема на работу персонала;
-
создание
условий
обучения
и
служебно-профессионального
продвижения персонала;
- оформление перевода на другую работу;
- оформление командированных работников;
- оформление поощрений работников и наложения взысканий;
- оформление высвобождения (увольнения) работников;
- решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным
женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)
Оформление приказов носит в основном унифицированный характер.
В них в обязательном порядке должен иметься постоянный набор
определенных реквизитов, среди которых наименование организации,
место издания, регистрационный номер и дата, название документа,
заголовок, текст, подпись, визы. Текст приказа состоит из двух частей –
констатирующей и распорядительной. [4,с.110]. Текст приказа должен
быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть
терминологически
точным,
с
использованием
«стандартных»
словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю.
Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не
включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание»,
«усилить контроль» и т. п.
Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с
ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них,
отменять или оговаривать их корректировку.
Наименования органов власти и управления, организаций, фирм,
структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться
в полном соответствии с юридически установленным их написанием.
Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как
исключение
с
соответствующими
организационными
и
административными выводами.
Приказы по основной деятельности оформляются на специальном
бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида
документа [44].
Приказы делятся на три подвида:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственным вопросам.
В процедуре издания приказов можно выделить восемь этапов:
- Инициирование издания приказа или распоряжения.
- Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
- Подготовка проекта приказа или распоряжения.
- Согласование проекта документа.
- Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям
согласующих.
- Подписание приказа или распоряжения.
- Регистрация приказа или распоряжения.
- Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого
этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать,
если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту
документа.
Рассмотрим каждый этап в отдельности.
Проекты приказов могут готовиться в следующих случаях:
- на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом
или программой);
- по поручению руководства предприятия;
- по инициативе руководителей структурных подразделений или
подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения
может излагаться в докладной записке, справке аналитического или
информационного
содержания,
предложении,
заключении,
акте,
служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих
решение.
Данный
этап
предусматривает
прежде
всего
сбор
и
анализ
объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для
выработки
управленческого
решения,
которое
впоследствии
отражено в издаваемом приказе.
Источниками информации могут быть:
- законодательные акты и нормативная документация;
- текущая документация организации;
- документы, поступающие из других организаций;
будет
- архивные документы;
- публикации в периодической печати;
- научные материалы и др.
Итогом
сбора
и
анализа
информации
является
выработка
управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе
анализа информации обычно прорабатываются различные варианты
решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее
приемлемое.
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или
разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не
имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа
стал приказом, он должен пройти процедуру согласования и подписания.
Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект
приказа
готовится
специалистом
или
специалистами
структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы
различных подразделений, то по решению руководства предприятия
должна
создаваться
временная
комиссия
или
назначается
группа
работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов в соответствии с требованиями
ГОСТа
Р
6.30-2003
Унифицированная
«Унифицированные
система
системы
документации.
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р
6.30-2003).
Итак, проекты приказов печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 ×
297 мм. Обычно для приказа разрабатываются специальные бланки.
Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных
видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от
учредительных документов организации, включают в себя следующие
реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта
Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак
(знак обслуживания);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
- а также ограничительные отметки для реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа.
Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в
соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого
можно
сделать
вывод,
что
при
разработке
бланков
документов
длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и
относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в
диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.
Текст всегда излагается от первого лица единственного числа и
состоит
из
двух
частей:
констатирующей
(или
преамбулы)
и
распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых
действий.
Если
законодательный
основанием
или
для
нормативный
издания
правовой
приказа
акт
послужил
вышестоящей
организации или документ, ранее изданный данной организацией, в
констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При
этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во
исполнение», «В соответствии с». Если приказ издается в инициативном
порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи
предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие
причиной издания приказа.
Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В
связи» и т.д.
Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в
связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении
или обосновании.
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной
словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях - словом «ПРЕДЛАГАЮ:»
или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля
прописными буквами.
Распорядительная
часть
должна
содержать
перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения.
Текст
любого
оформляемого
на
организационно-распорядительного
бумаге
формата А4,
должен
документа,
печататься
через
полуторный межстрочный интервал.
У приказа могут быть разные приложения: положения, регламенты,
перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако
реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на
приказах в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно
в тексте распорядительного документа.
Если приложение носит справочный или аналитический характер
(схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения
дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)».При этом
на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово
«Приложение», ниже дается ссылка на приказ. При наличии нескольких
приложений они нумеруются.
Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех
проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание
документа.
Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об
утверждении
аттестации
концепции
инструкции
сотрудников
по
делопроизводству»,
«О
проведении
ЗАО
«Связьинвестком»»,
«О
реализации
совершенствования
документационного
обеспечения
управления».
При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей
длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа)
через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться,
начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
Когда проект приказа подготовлен, начинается следующий этап согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно
связан с другим этапом - доработкой проекта по замечаниям согласующих
должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.
Согласование проекта документа подразумевает:
- внутреннее согласование или визирование (если для издания
документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется
реквизитом «визы согласования документа»;
- внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу
решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов
приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем
останавливаться на нем в данной статье.
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их
согласование
с
заинтересованными
сторонами
руководителей подразделений, которые выносят проект.
возлагается
на
На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов
документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании,
т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов.
Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки
по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым
«традиционным» способом или с помощью системы автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота.
При «традиционном» способе проект распорядительного документа
готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.
В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части
оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист,
подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать
основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне
последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих.
Реквизит
«визы
согласования
документа»
должен
оформляться
в
соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
При передаче на согласование проекта распорядительного документа
на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения
проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект
документа
может
находиться
только
у
одного
из
согласующих
должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект
документа должны согласовывать руководители одного уровня, и
очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно,
последовательный маршрут согласования документа не всегда является
оптимальным решением.
Согласованный
проект
документа
передается
на
подпись
руководителю.
Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне
последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом
случае также необходимо передать руководителю лист согласования
проекта документа.
Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный
документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или
получения.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
- записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма
регистрации);
-
записью
в
бумажной
регистрационно-контрольной
карточке
(карточная форма регистрации);
- внесением информации о документе в систему автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная
форма регистрации) [37].
С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем
лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или
на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом
ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления [44].
1.2 Особенности оформления приказов по личному составу
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют
группу документов по личному составу. Это — приказы по личному
составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а
также все документы, входящие в личное дело.
«Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от
приказов общего характера (по основной деятельности). Однако обе их
разновидности оформляются на одинаковых бланках, если имеют
текстовую содержательную часть.
Приказы по личному составу могут не иметь заголовка к тексту,
констатирующей части текста и глагола «приказываю».
Кадровые приказы в своем большинстве сразу начинаются с
распорядительного действия, употребляя слова: «принять», «назначить»,
«перевести», «уволить», «изменить фамилию», «предоставить отпуск»,
«командировать» и т.д.» [4,с.112].
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на
труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
К документам по личному составу относятся: заявления о приеме,
увольнении, переводе, трудовые договоры; приказы по личному составу (о
приеме, увольнении, переводе); трудовые книжки; личные дела; личные
карточки формы Т-2; лицевые счета по заработной плате и др. [12,с.109].
В приказах по личному составу оформляются: прием на работу
(приложение 1), перевод (приложение 2), командирование, предоставление
отпуска (приложение 3), изменение фамилии, увольнение, поощрение,
взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе
управления кадрами (персоналом) [42].
«Для
оформления
приказа
по
личному
составу
необходимо
письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная
записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на
перевод работника из другой организации и др.» 19, с.87].
Личное
заявление
работника
обычно
пишется
от
руки
в
произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу,
увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую
организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат
(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная
подпись, дата. На заявлении проставляются резолюция руководителя и
отметка о направлении документа в дело. Приказы по личному составу
оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности
организации. Кадровые приказы начинаются со слов:
НАЗНАЧИТЬ,
ПЕРЕВЕСТИ,
УВОЛИТЬ,
ПРИНЯТЬ,
КОМАНДИРОВАТЬ,
ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.
Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с
Кодексом законов о труде РФ и являются основанием для внесения
записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету
кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на
работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда
(оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости,
условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его
продолжительность) и т. п. Каждый пункт приказа по личному составу
должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного
распорядительного действия.
Проект приказа по личному составу обычно согласовывается со
всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами.
Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем
кадровой
службы.
Приказы
по
личному
составу
обязательно
регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных
карточках.
Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о
переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело
по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному
составу, согласно КЗоТу РФ, доводятся до сведения работников под
расписку.
После подписания руководителем организации приказа о приеме на
работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма №Т2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.
Основанием для записей являются соответствующие документы
(паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и
др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных
данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке
[42].
Порядок
нумерации
регламентирован.
В
приказов
Типовой
по
инструкции
личному
по
составу
делопроизводству
не
в
федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от
27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой
нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной
деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно
(п. 4.1.3).
Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по
личному составу, - это обязательность отличия их регистрационных
индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые
оформляются
секретарской
службой.
Для
приказов
по
основной
деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), т. е.
простая порядковая нумерация (натуральный ряд чисел) - 1, 2, 3, 4, 5..., а
для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую
нумерацию: 1-к, или 1к, или 1л/с и т. п.
Если приказов по личному составу очень много, например в
окружной организации, то можно нумеровать все приказы отдельно, по
разновидностям, применяя разные буквенные обозначения.
В небольших организациях, где кадровых приказов образуется
немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время
нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в
одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов
данного вида.
Буквенно-цифровая индексация кадровых приказов не является
обязательной и единственно возможной.
В работе можно применять только цифровую индексацию приказов
по личному составу, но с обязательным отличием ее от цифровой
индексации приказов по основной деятельности.
Например: 1/1, 2/1, 3/1... - кадровые приказы со сроком хранения 75
лет;1/2, 2/2, 3/2 …- кадровые приказы со сроком хранения 5 лет.
До
утверждения
Госстандартом
России
нового
ГОСТа
на
организационно-распорядительную документацию (ОРД) и регистрации
его в Минюсте России при оформлении служебной документации следует
пользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти, утв. Федеральной архивной службой
России 27.11.00. Инструкция содержит основные требования к бланкам
документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил
оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их
обработки и порядок хранения [31].
1.3 Оформление личных карточек
«Личная карточка работника - основной документ по учету личного
состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на
работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли
работа основной или по совместительству, постоянной, временной или
сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от
форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности
работника на данном предприятии и закрывается при увольнении
работника»11,c.54.
Форма личной карточки № Т-2 (приложение 4) утверждена
постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки
на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационноправовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого
сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при
приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой
деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка Т-2
закрывается, но продолжает храниться в фирме.
Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на
работу и личные документы сотрудника, а именно:
1.
трудовая книжка (Приложение 16);
2.
паспорт;
3.
военный билет (для военнообязанных);
4.
документ об окончании учебного заведения;
5.
свидетельство государственного пенсионного страхования;
6.
свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
7 другие документы (например, медицинская книжка, водительское
удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации,
награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).
Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из
документов.
Контактный
телефон,
состав
семьи,
даты
рождения
родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту
информацию
сотрудник
должен
сообщить
о
себе
сам.
Поэтому
необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Нельзя доверять заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а
заполняйте только собственноручно. Личная карточка - документ строгой
отчетности, за ее правильное оформление несет работник кадровой
службы.
Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:
1.
Общие сведения
2.
Сведения о воинском учете
3.
Прием на работу и переводы на другую работу
4.
Аттестация
5.
Повышение квалификации
6.
Профессиональная переподготовка
7.
Награды (поощрения) и почетные звания
8.
Отпуск
9.
Социальные льготы, на которые работник имеет право в
соответствии с законодательством
10.
Дополнительные сведения
11.
Основание прекращения трудового договора (увольнения)
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать
сведения о работнике. А в первом разделе («Общие сведения»)
предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для
заполнения
личной
карточки
можно
найти
в
классификаторах
информации:
ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК
018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. №
412;
ОКСО
(Общероссийский
классификатор
специальностей
по
образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ
от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
ОКПДТР
(Общероссийский
классификатор
профессий
рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден
постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административнотерриториального деления ОК 019-95), утвержден постановлением
Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Начало формы и раздел «Общие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы. В соответствии с уставом
и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно
проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату
заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например,
11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие
сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена
работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри
организации);
- идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если
сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного
страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Далее заполняются «Общие сведения». Первым делом в специальной
ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с
сотрудником [35].
«При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать
такие символы, как двоеточие (:), знак равенства (=), косая черта (/), а в
зоне кодирования их использование запрещается. При заполнении формы
текст записей (описаний) не должен заходить на поле кодирования; в
противном случае форма считается испорченной и при первичном
заполнении документа подлежит переписыванию.
Первичное заполнение личной карточки может производиться
различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную).
Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или
вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под
расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму № Т-2»11,
с.61 .
При увольнении работника в личной карточке указывается дата и
причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года
в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и
сдаются в архив. Личные карточки Т-2 (Т-2ГС) запрещается присоединять
к личным делам, они хранятся в архиве отдельно.
Работник должен быть поставлен в известность об обязанности
своевременно
извещать
кадровую
службу
организации
обо
всех
изменениях персональных данных: фамилии, образовании, семейном
положении, адресе места жительства и др.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм
первичной учетной документации при изменении сведений о работнике в
его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые
заверяются подписью работника кадровой службы. Ссылка на документ,
на
основании
которого
вносятся
изменения,
Указаниями
не
предусмотрена.
Так, например, при изменении фамилии работника старая
фамилия зачеркивается одной линией и выше или рядом вписывается
новая фамилия. Внесенное изменение кадровик заверяет своей подписью.
Точно так же вносятся и любые другие изменения[34].
Глава II ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ЛИЧНЫХ ДЕЛ
РАБОТНИКА
2.1 Трудовые книжки и правило их ведения
Трудовая книжка является основным документом о трудовой
деятельности и трудовом стаже работника. 24, с.284. Форма трудовой
книжки и форма вкладыша в трудовую книжку были утверждены
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Данным
Постановлением было установлено, что трудовые книжки нового образца
введены в действие с 1 января 2004 г., имеющиеся у работников трудовые
книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые
не подлежат.
Помимо Трудового кодекса РФ обращение с трудовыми книжками
регламентируют следующие основные документы и акты:
 Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об
утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
 Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля
2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
 Инструкция
по
заполнению трудовых
книжек, утвержденная
Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69;
 Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков
трудовой
книжки
и
обеспечения
ими
работодателей,
утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225;
 Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «Об утверждении
порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и
вкладыша в трудовую книжку»;
 Форма трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденная
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
 Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и
вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина РФ от
22 декабря 2003 г. № 117н;
 Формы документации по учету (учету движения) бланков трудовой
книжки и вкладыша в нее, утвержденные Постановлением Минтруда РФ
от 10 октября 2003 г. № 69.
При
ведении
трудовых
книжек
необходимо
соблюдать
ряд
требований. К таким требованиям относят:
1) технику ведения оформления записей в трудовой книжке;
2) язык оформления записей в трудовой книжке;
3) состав записей в трудовой книжке;
4) содержание записей в трудовой книжке;
5) оформление отдельных элементов записей в трудовой книжке.
Рассмотрим более подробно каждый из вышеперечисленных пунктов.
Техника ведения оформления записей в трудовой книжке отражена в
Инструкции
по
заполнению
трудовой
книжки,
утвержденной
Постановлением Совета Министров ССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г.
№ 656. В этой инструкции прописано, что все записи в трудовой книжке
должны осуществляться гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими
чернилами (гелем, пастой) синего, черного или фиолетового цвета или
ручкой-роллером, в том числе шариковой. Появление такого требования
связано с тем, что записи необходимо защитить от порчи, например,
предохранить от растекания чернил по поверхности листа трудовой
книжки.
«Нумерация в трудовых книжках должна быть последовательной, т.е.
прямо возрастающая, но только в одном разделе. В инструкции сказано,
что заполнение трудовых книжек должно осуществляться только на
государственном языке Российской Федерации. Также записи можно вести
на языке той республики, которая находится в составе Российской
Федерации и установила свой государственный язык на территории
республики».17. 37
Правила
ведения
и
хранения
трудовых
книжек
Утверждены
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003
г. № 225 (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 № 51) (см
Приложение 5)
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых
книжек ведутся:
«а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».
Формы указанных книг утверждены Министерством труда и
социального развития Российской Федерации, их можно найти в
приложениях №2 и 3 Инструкции №69.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в
них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью
руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или
опломбированы.
Согласно пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек
бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в
сейфе,
металлических
шкафах
или
специальных
помещениях,
позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой
отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек,
по его заявке. Такой порядок хранения бланков трудовых книжек
установлен
в
соответствии
с
Положением
о
документах
и
документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином
СССР от 29 июля 1983 года №105.
В случае, если при заполнении бланк трудовой книжки и вкладыш в
нее
испорчен,
они
подлежат
уничтожению
с
составлением
соответствующего акта.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании
каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о
наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах,
полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с
приложением приходного ордера кассы организации.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные
работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае
смерти работника, хранятся у работодателя отдельно от остальных
трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении двухлетнего срока
невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в
течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Соответственно, учитывая изменения ТК РФ, данных правил должны
придерживаться и работодатели - индивидуальные предприниматели.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают
ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета,
хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно пункту 45 Правил ведения
и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по
ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них
возлагается
на
работодателя.
Приказом
работодателя
назначается
уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение,
хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного
порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные
лица несут ответственность, установленную статьей 5.27 «Нарушение
законодательства о труде и об охране труда» Кодекса Российской
Федерации об административных правонарушениях.
2.2 Формирование личных дел работников
Личное
дело
-
это
совокупность
документов,
содержащих
необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы
с
личными
делами
не
регламентирован
общегосударственными
нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их
формирования и ведения. Ведение личных дел работников не является
обязательным в отношении всех категорий работодателей.
Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников,
специалистов, материально-ответственных лиц и т. п. Первоначально в
личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на
работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период
трудовой деятельности работника на предприятии [42].
«Порядок
ведения
личных
дел
государственных
служащих
регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998
г. №
640
«О порядке
ведения личных дел лиц, замещающих
государственные должности Российской Федерации в порядке назначения
и государственные должности федеральной государственной службы»[11,
с.71].
Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на
работодателя - государственную организацию (предприятие) отраслевым
нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005
г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в
сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии
с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы
возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа
2004 г. № 429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено
Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в
действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно
п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников
службы.
Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано
вышестоящей организацией (управляющей компанией).
В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе
принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а
также (при положительном решении) - на какие категории работников
следует вести личные дела.
Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:
-на сотрудников из числа руководящего состава предприятия
(руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители
структурных подразделений и т.п.);
-работников
предприятия,
для
которых
в
соответствии
с
законодательством может устанавливаться материальная ответственность
(главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного
бухгалтера и т.п.).
Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех
работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая
технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный
источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все
копии личных документов работника, приказов по этому работнику и
другие документы.
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной
группировки документированной информации о сотруднике, переданной
им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.
Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел
работников
возлагается
уполномоченное
на
должностное
кадровый
лицо,
орган
несущее
или
специально
персональную
ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими
документами.
В
личные
дела
группируются
документы,
представленные
сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период
их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
- личный листок по учету кадров или анкета;
- дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
- автобиография;
- копии документа об образовании;
- трудовой договор (второй экземпляр);
- договор о материальной ответственности (для материально
ответственных сотрудников);
- характеристики (рекомендательные письма);
- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую
должность);
- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о
перемещении на другие должности);
- выписки из документов (копии документов) о награждении или о
привлечении к дисциплинарной ответственности;
- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные
листы и пр.).
В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться
документы,
подтверждающие
изменение
анкетно-
биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов
органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и
удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются
(подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную
папку. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и
некоторые другие документы (например, документы о прохождении
сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии
документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий)
и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не
подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.
При формировании личного дела, кроме того, производится его
первичное оформление. С этой целью:

личному делу присваивается учетный номер;

производится заполнение соответствующих позиций на лицевой
обложке и корешке личного дела;

в личное дело вкладывается внутренняя опись (приложение 12).
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого
сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это
предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела
предусматривает:

ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

помещение документов, подлежащих хранению в составе личных

изъятие документов, надобность в которых миновала;

периодическую проверку состояния личного дела на предмет
дел;
сохранности включенных в него документов.
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на
основании документов (заверенных копий документов). Необходимые
детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до
внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все
записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела,
производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или
фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях
эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица
службы управления персоналом и печатью предприятия или службы
управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного
дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных
образцов.
Документы,
накапливающиеся
в
процессе
ведения,
распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они
располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации.
Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах
которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней
описи.
Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу
сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав
личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме
заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После
внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются
сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно
делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. [47]
С учетом требований нормативных правовых актов Инструкцией
установлено, что для контроля за своевременным возвратом выданных во
временное пользование личных дел используется контрольная карточка
(приложение 13) которая заполняется и оформляется на каждое выданное
дело.
Контрольная карточка помещается на место выданного дела, что
позволяет оперативно определить местонахождение каждого выданного во
временное пользование дела и ожидаемый срок его возврата.
Личные дела регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел»,
предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия,
имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с
учета [3, с.73-77].
Учитывая особую значимость кадровой документации 21 марта 1994
г. Председателем Правительства РФ В.С.Черномырдиным подписано
распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...
1. Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц,
являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...
2 Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти,
органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на
приобретение права юридического лица при наличии в них положений,
предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения."
Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой
документации [30].
Глава III Организация работы с документами
3.1 Документооборот
«Документооборот
-
движение
документов,
образующихся
в
деятельности предприятия с момента их создания (поступления) до
завершения исполнения (отправки, передачи на хранение). Оборот
документов по кадровой работе
следует рассматривать в качестве
составляющей общего документооборота предприятия»8, с.231.
Понятие
"документооборот"
и
сам
термин
возникли
в
делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области
управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,
П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения
организации документооборота, даны теоретические обоснования главных
положений
рациональной
организации
движения
документов
-
распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их
прохождения, направление документов непосредственному исполнителю,
регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована
методика обследования маршрутов, движения документов, разработана
технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации
единых принципов организации документооборота была сделана в 1931
году Институтом техники управления в проекте "Общих правил
документации и документооборота". В проекте были изложены правила
организации работы с документацией и документооборота, правила
приема,
сортировки,
доставки,
исполнения,
контроля
отправки
документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные
стандарты
на
термины
и
определения
1970,
1983
гг.,
"Единая
государственная система делопроизводства" установили единообразие
понимания документооборота как "движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система
документационного обеспечения управления.
Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения " уточнила понятие "документооборот", включив в него и
операцию "подшивка документа в дело". Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения" установил определение понятия "
документооборот - движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки".
Организация работы с документами - организация документооборота,
хранения
и
использования
документов
в
текущей
деятельности
учреждения. Документооборот является важным звеном в организации
делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не
только инстанции движения документов, но и скорость движения
документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как
информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его
документирования,
хранения
и
использования
ранее
созданных
документов»38.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три
группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые
(исходящие) документы и внутренние документы. Организация работы с
документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп
имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие
исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены
нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на
соответствующий входящий документ или могут быть указанные
непосредственно во входящем документе.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из
учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом
организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих
документов готовится на основе внутренних документов организации.
Небольшое число исходящих документов может требовать поступления
входящих документов (например, запросы в другие организации).
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за
пределы
подготовившей
его
организации.
Данные
документы
используются для организации работы учреждения (организации), так как
они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в
пределах одной организации. К внутренним документам относятся
организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.
Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют
протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету
материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная
переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только
переписка наиболее крупных структурных подразделений организации
(особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя
организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы,
порождающие исходящие документы» 38.
Работа с входящими документами начинается со стадии приема
документов, предшествующей процедуре регистрации.
Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных
отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме
того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на
стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии
исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии
обработки, что и внутренние документы.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде
всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят
регистрацию внутренних документов.
Работа
по
исполнению
и
контролю
исполнения
документов
охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях – исходящие
документы.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и
те же операции: использование в справочно-информационной работе в
течение 1-3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное
хранение, дальнейшие использование или уничтожение).
Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления
единого порядка составления документов и организации работы с ними на
конкретном предприятии.
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
1.
составление проекта документом исполнителем;
2.
проверка правильности оформления проекта документа;
3.
согласование проекта документа;
4.
подписание документа руководителем (в необходимых случаях
утверждение);
5.
регистрация документа;
6.
отправка документа адресату;
7.
подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект
исходящего
документа
составляется
исполнителем,
правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или
работником делопроизводства.
Исходящие
документы
оформляются
в
двух
экземплярах,
за
исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с
другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется
визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на
подпись
руководителю
организации.
Вместе
с
ним
могут
быть
предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект
исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта,
акты, нормативные документы).
Организация работы с документами допускает, что руководитель
предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый
документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания
руководителем
двух
секретарю-референту
экземпляров
для
исходящий
регистрации.
документ
Отправляемые
передается
документы
регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие
данные:
- номер документа, включающий номер дела;
- дата документа;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера
документов-ответов);
- исполнитель;
- примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера
необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на
обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату.
Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса
подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретаремреферентом или
работником службы
делопроизводства. Входящие
документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде
факсимильного или электронного сообщения.
Организация работы с документами регламентирует этапы, которые
проходят поступившие документы:
1.
первичную обработку;
2.
предварительное рассмотрение, разметку;
3.
регистрацию;
4.
рассмотрение документов руководством;
5.
направление на исполнение;
6.
контроль исполнения;
7.
исполнение документов;
8.
подшивку документов дела.
Первичная обработка входящих документов заключаются в проверке
правильности адресования, количества листов поступившего документа,
наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа
ставится в известность отправитель и делается отметка на самом
документе и в журнале регистрации входящих документов в графе
«Примечание». Если полученный факс полностью или частично не читаем,
об этом также ставиться в известность отправитель.
При
обработке
поступающей
корреспонденции
необходимо
соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий
входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично»
(«Private»). Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально»,
обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с
целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые
документы.
На
регистрируемых
документах
проставляется
автоматическим
нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»,
содержащий входящий номер документа и дату поступления, при
необходимости – часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется
на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других
материалах, не подлежащих регистрации.
Организация работы с документами закрепляет также факт, что
секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен
осуществлять
«фильтрацию»
входящих
документов,
направляемых
руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на
рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов.
Эти документы складываются секретарем в специальную папку для
последующего
доклада
руководителю.
Остальные
документы,
не
требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть
переданы
заместителю
руководителя
предприятия,
в
структурные
подразделения или сразу исполнителям. При современной организации
труда и росте квалификации работников количество документов,
передаваемые
непосредственно
в
структурные
подразделения
или
исполнителям, будет увеличиваться.
В
значительной
рассмотрения
степени
документов
облегчает
настольное
процесс
устройство
предварительного
сортировки.
Это
устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условным
обозначением руководителей фирмы, структурных подразделений или
исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по
соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих
целей можно также использовать специальные папки с разделителями.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются
ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе
дополнительных
материалов
(предыдущей
переписки,
контрактов,
нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретаремреферентом и передаются вместе с входящим документом руководителю.
Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших
документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с
этими материалами.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, имеющие в адресе указания структурного подразделения или
фамилию работника предприятия.
Организация работы с документами требует того, что передача
входящих
документов
на
рассмотрение
руководству
должна
осуществляться после регистрации.
После регистрации документы передаются для ознакомления и
принятию
решения
руководителю
предприятия.
Принятие
управленческого решения по конкретному документу – одна из основных
функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии
управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен
определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по
исполнению документа и установить реальные сроки.
Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом
документе. Некоторые офисные программные продукты имеют шаблоны
стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только
исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции
(исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретаремреферентом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться
основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано
несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается
ответственным исполнителем.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному
исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с
проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов
между
исполнителями
может
осуществляться
без
расписок,
за
исключением документов, имеющих гриф ограничение доступа.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими
исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий
документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у
исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над
документом
завершена
(составлен
ответный
документ,
выполнено
конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется
реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в
дело с заголовком «Переписка с внешними организациями за 0000 г.
(входящие)».
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день
регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под
расписку в регистрационной форме.
Служба
ДОУ
должна
систематически
вести
учет
количества
обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные
экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой
ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки
мер по совершенствованию работы с документами [43].
3.2 Номенклатура дел: задачи, форма, содержание
Организация
эффективного
делопроизводства
предприятия
немыслима без предварительного создания для этого соответствующих
условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка
номенклатуры дел.
«Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме
систематизированный
перечень
наименований
(заголовков)
дел,
заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе
осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения» [39].
Номенклатура дел - это систематизированный список наименований
дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения,
утвержденный в установленном порядке.
Номенклатура дел - это многоцелевой документ: организатор
документов, классификатор документов и справочник по документам [29].
Документы,
посвященные
определенному
вопросу
или
участку
деятельности организации, после исполнения группируются в дело.
«Цели формирования номенклатуры дел:
 распределения исполненных документов в дела;
 систематизации дел;
 закрепления индексов дел;
 установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
 служит основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения;
 используется как основной учетный документ при сдаче в архив
организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
 является основой для составления актов на уничтожение дел;
 может быть использована как схема для построения справочной
картотеки на исполненные документы»13, с.97.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их
видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с
документами. Номенклатура дел необходима для распределения и
группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации
дел, для установления сроков хранения, для создания справочной
картотеки исполненных документов и служит учетным документом в
архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.
Задачи номенклатуры:

используется как схема классификации при распределении и
группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел,
закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;

каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него
документов. Определение сроков хранения – первый этап экспертизы
ценности документов;

необходима при построении информационно-поисковой системы по
документам
предприятия.
При
регистрации
документов
в
регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;

классификационная
схема
номенклатуры
используется
при
формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем
рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;

номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ
при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она
же – основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10
лет и постоянного.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (Приложение
7) и включает реквизиты: наименование организации, наименование вида
документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к
тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой
таблицу из 5 граф: индексы (номера) дел, заголовки дел, количество дел
(томов, частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.
В
графе
1
таблицы
номенклатуры
дел
указывается
делопроизводственный индекс дела, который должен включать: индекс
структурного
подразделения
организации
по
классификатору
подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии
структурных подразделений); порядковый номер дела внутри данного
структурного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности
заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам)
номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются
наименования структурных подразделений или направлений деятельности
организации.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов
определяется
важностью
располагаются
заголовки
документов,
дел,
входящих
содержащих
в
дело.
Вначале
организационно-
распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих
плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке
убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
 заголовок
должен
полностью
соответствовать
смысловому
содержанию документов, группируемых в данном деле;
 заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
 заголовки
типа
«Общая
переписка»,
«Разные
документы»,
«Справочные материалы» и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие,
какие именно документы подшиты в дело, не допускаются.
 заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образуют следующие элементы:
 наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности
документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
 наименование организации или ее структурного подразделения;
 адресат или корреспондент;
 краткое содержание документов дела;
 название территории (местности), с которой связано содержание
документов дела;
 даты (период), к которым относятся документы дела;
 указание на копийность документов дела.
Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного
года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен
их объем (количество листов в деле).
В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются
срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или
отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на
типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным
направлениям деятельности.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел
(«Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте
хранения подлинников, об изъятии дел, об утрате дел и т.п. Здесь же
даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом
ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть
использованы
в
дальнейшем
для
внесения
заголовков
дел,
не
предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение
календарного года в организации.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется
итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям:
постоянного (Приложение 9) и временного сроков хранения (Приложение
10). По каждой категории дел подсчитывается также количество
незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и
количество дел с отметкой «ЭПК» (эксперно-проверочная комиссия).
Отметка «ЭПК» проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для
которых срок хранения не установлен окончательно. По истечении
предварительного срока хранения (например, 5 л. ЭПК) вопрос о
дальнейшем хранении данного дела решается с участием экспертнопроверочной комиссии архивных органов [27, с. 47-51].
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов
По
и
результатам
отбора
экспертизы
их
на
ценности
постоянное
документов
в
хранение.
организации
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих хранению (Приложение 11)
3.3 Формирование дел
«Формированием
дел
называется
группировка
исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело
помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют
заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и
дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а
также документы, подлежащие возврату»13, с.103.
В начале каждого года в организации начинается формирование
документов
в
дела.
Дела
формируются
в
организациях
при
централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации,
при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами,
ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.
«Формирование дел ведется под непосредственным методическим
руководством
архива
организации,
а
при
необходимости
-
и
соответствующего государственного архива. При формировании дел
необходимо соблюдать следующие основные требования:
1) документы постоянного и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела;
2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
3) группировать в дело документы одного календарного года;
исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела,
которые формируются в течение всего периода работы данного лица в
организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий,
депутатских групп, которые группируются за период их созыва;
документы учебных заведений, которые формируются за учебный год;
документы театров, характеризующие сценическую деятельность за
театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
4) дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4
см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по
своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
При
этом
документы
располагаются
в
хронологическом
порядке
(входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или
по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем
в документе делается отметка»11, с.102.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями:
1) уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными
документами.
Если
же
они
утверждены
в
качестве
самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
2) приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу;
3) приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с
установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших
объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных
сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и
перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
4) поручения вышестоящих организаций и документы по их
исполнению группируются в дела по направлениям деятельности
организации;
5) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от их проектов;
6) документы в личных делах располагаются в хронологическом
порядке по мере их поступления;
7) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате
группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту
фамилий;
8) предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
организации и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
9) переписка группируется, как правило, за календарный год и
систематизируется в хронологической последовательности, документответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка
может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных
органов и т.д. Оформление дел производится работниками службы
документационного обеспечения управления организации или другими
структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение
и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива
организации.
В зависимости от сроков хранения производится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
«Полное оформление дел предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя;
4)
составление,
документов;
в
необходимых
случаях,
внутренней
описи
5) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия организации, регистрационного индекса дела,
крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не
составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую
обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного
чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов
или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с
тремя клапанами с завязками или в коробках»11, с.105.
При
наличии
в
деле
невостребованных
личных
документов
(удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти
документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При
наличии большого количества таких документов последние изымаются из
дел, и на них составляется отдельная опись.
«В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а
в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней
описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления
порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого
дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими
цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым
карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела
нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или по каждой части отдельно.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в
правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата,
подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и
подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Обложка дела оформляется в соответствии с Правилами работы
архивов организаций и содержит следующие реквизиты (Приложение 16):
- наименование организации (полное и сокращенное), которое
предприятие имело в период создания документов дела;
- наименование структурного подразделения (полное);
- индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
- заголовок дела, отражающий содержание и основной состав
документов;
- вид дела;
- автор документов (например, кадровая служба);
- краткое содержание документов дела;
- период, к которому относятся документы дела;
- дата дела;
- количество листов в деле (переносится из листа - заверителя дела);
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела, включающий в себя номер фонда, номер
описи, номер дела, номер коробки»13, с.106.
Выемка
из
дела
какого-нибудь
документа,
как
правило,
не
допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже
письменного разрешения руководителя такая выемка может быть
произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во
временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на
место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При
возвращении документа акт уничтожают.
Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями
предприятия, которое выдало документ во временное пользование, и
предприятия, получившего его.
В том случае, когда выдается во временное пользование дело,
заполняется карточка-заместитель. Дела выдаются только специально на
то уполномоченным лицам.
Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия
или его структурного подразделения можно только с письменного
разрешения руководителя [40].
Глава IV Организация хранения дел службы кадров
4.1 Подготовка кадровых документов к архивному хранению,
экспертная комиссия
«В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской
Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. N
552, в 2000 г. руководителем Федеральной архивной службы Российской
Федерации был утвержден Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Этот Перечень включает в себя документы, которые образуются при
документировании общих для всех предприятий управленческих функций,
в нем также указываются минимальные сроки хранения документов. Для
некоторых видов документов в типовом Перечне наряду с указанием срока
хранения документов проставлена отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная
комиссия) архивного органа, который и принимает окончательное решение
о приеме таких документов на государственное хранение или их
уничтожении. Это значит, что часть таких документов может иметь
научно- историческое значение и их следует оставлять на постоянное
хранение
на
предприятии
или
передать
в
государственный,
муниципальный архив. Данная отметка предназначена для применения
организациями всех форм собственности, являющимися источниками
комплектования
государственных,
муниципальных
архивов.
Для
организации работ по экспертизе ценности документов и для принятия
решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а
также уничтожения документов с истекшими сроками хранения на
предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия,
которая является совещательным органом при руководстве. Решения
данной комиссии фиксируются в протоколах и в актах на уничтожение
документов и вступают в силу после утверждения их руководителем
предприятия. Документы, не подлежащие приему в муниципальные и
государственные архивы и имеющие истекший срок хранения в кадровой
службе предприятия, уничтожаются без согласования с архивными
органами. Собственник предприятия обязан обеспечить сохранность
документов, отнесенных Федеральной архивной службой России к составу
Архивного фонда РФ. Процедура упорядочения документов предприятия
изложена в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных
решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Упорядочение
документов организации, в том числе и по личному составу, должно
проводиться не позднее чем через три года после окончания их
делопроизводством. Подготовка документов по личному составу к
длительному хранению проводится работниками кадровой
службы
предприятия
архивом
при
методической
помощи
заведующего
(ответственного за архив). Всего к группе документов по личному составу
могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов»13,
с.108.
Документы передаются в Архив только после заключения между
Владельцем документов и Архивом договора (Приложение 14)
и
подписанием акта о приёме - передачи.
При проведении экспертизы ценности документов определяют их
ценность с точки зрения практического, экономического, социальнокультурного и другого значения.
В процессе работы с документом он проходит несколько этапов
экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения
документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится,
когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к
длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе,
при отборе документов на государственное хранение, производится
уточнение ценности документов.
Для организации и проведения экспертизы по определению сроков
хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению
и
отбора документов для уничтожения на предприятии создается
постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность
отнесения документов к различным делам.
При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в
котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав
комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не
менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав
экспертной комиссии может быть следующим:
1.
Ведущий
специалист
(юрист,
работник
службы
делопроизводства, отдела кадров, архива).
2.
Главный бухгалтер организации.
3.
Секретарь-референт.
Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения
по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают
в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение,
экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:

рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного
хранения (в том числе по личному составу);

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не
подлежащих дальнейшему хранению;

решение вопросов о неисправимом повреждении документов
постоянного хранения;

решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на
государственное хранение;

решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов
личного происхождения;

подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией
предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций
по делопроизводству и т.д.;

согласование проектов номенклатуры дел организации и ее
структурных подразделений.
Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с
указанием сроков хранения». Предприятия, входящие в какую-либо
отраслевую систему, используют в работе по определению сроков
хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих
документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в
перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При
этом учитывается важность документов, необходимость их использования
в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров,
исков, претензий.
В зависимости от значимости документов в перечнях установлены
следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75
лет и постоянно.
Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело,
находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела
просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может
быть также установлен по номенклатуре дел.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.
Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает
их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными
копиями.
В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются
на четыре группы:
1.
Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем
передаче в государственный архив.
2.
Документы, передаваемые на длительное хранение в архив
учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).
3.
Документы временного хранения (со сроком хранения до 10
лет включительно).
4.
Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками
хранения и утратившими свое практическое значение).
Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что
документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в
этом случае определяет само предприятие, исходя из практической
ценности документации. Но он не может быть менее одного года.
В архив передаются следующие документы:

устав, учредительный договор, решение о создании общества;

свидетельство о государственной регистрации;

документы, подтверждающие права общества на имущество,
находящееся на его балансе;

положение о филиалах или представительствах общества;

годовые финансовые отчеты;

документы
финансовой
отчетности,
представляемые
в
государственные органы управления;

протоколы
общих
собраний
акционеров,
заседаний
совета
директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных
органов (правления, дирекции);

списки
акционеров
принадлежащих им акций;
с
указанием
количества
и
категории

акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными
комиссиями
или
органами
государственного,
муниципального
финансового контроля;

внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием
акционеров или иным органом управления обществом;

документы по личному составу предприятия;

другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или
совета директоров.
Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты
предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. №
Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет,
а руководителей предприятия - постоянно. Бухгалтерские документы (за
исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов)
хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом
запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не
прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не
передается (исключение составляют очень важные для работы организации
письма).
При проставлении сроков хранения учитываются только годы. День и
месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за
2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на
уничтожение не раньше 1 января 2006 г.
При оценивании документов пользуются различными критериями
ценности, важнейшими из которых являются следующие:
1.
которых
Значимость учреждения или лица, в результате деятельности
созданы
документы.
Ценность
комплексов
документов,
создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер
деятельности,
определяется
значимостью
учреждения
(в
системе
государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства,
культуры и т.д.).
2.
Значимость содержания документов. Обычно документы,
созданные в организациях делят на две группы - документы по основной
деятельности
и
вспомогательные
(нужные
для
текущей
работы
учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют
временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет).
3.
Время и место образования документов. Эти критерии, как
правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории
существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое
значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на
государственное
хранение
может
отбираться
большее
количество
документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда
значительные события происходят на определенной территории.
4.
Подлинность и копийность документов. При отборе на
хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд
документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии
должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для
исходящих писем - это номер и дата).
5.
Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из
предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно
оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).
Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных
случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить,
оставлять ли [50].
4.2 Оформление дел
Перед
обработкой
документов и
дел
полнота их
проверяется
правильность
оформления
состава, т.е. проводится сверка
всех
распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов
(дат и номеров, подписей). В случае отсутствия подлинных документов
они заменяются заверенными копиями.
Формирование дел - это группирование исполненных документов в
дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела [50].
Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации
листов,
составлению
заверительной
надписи,
внутренней
описи
документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в
делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в
ведомственный архив после окончания календарного года, в течение
которого дело было заведено.
Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску
документов, надежности документационного обслуживания, сохранности
документов в организации и устанавливает порядок в организации
делопроизводства учреждения.
Распределение документов в дела проводится в соответствии с их
заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования,
хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по
делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий
дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое
руководство этой работой осуществляет ведомственный архив [50].
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное
оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до
10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их
допускается
хранить
в
скоросшивателях,
без
внутренней
пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без
составления заверительной надписи.
Полное оформление дел включает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи (заверительного листа) дела;

оформление всех реквизитов обложки дела.
На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по
личному составу) указывается:

наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

наименование структурного подразделения и его индекс;

номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

заголовок дела;

аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения,
содержащих особо ценные документы);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования государственного архива и учреждения.
Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием
подчиненности в именительном падеже (или указывают официально
принятое сокращенное наименование).
Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел.
При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на
корешке дела для удобства его поиска.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться
их
копийность.
Подлинность
документов
дела
в
заголовке
не
оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем
документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с
прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к
одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со
строчной буквы).
Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре
дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого
тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома
(части).
Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.
Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения)
изменилось
или
дело
передано
в
другое
учреждение,
в
конце
делопроизводственного года на обложке дописывают название этого
учреждения.
Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в
делопроизводстве.
Датой
дела,
содержащего
распорядительную,
творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и
т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из
документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из
нескольких томов (частей).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и
увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего
протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются
даты составления первого и последнего протоколов или даты их
утверждения (если они утверждаются).
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет)
хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их
нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней
цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и
отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи
(при ее наличии).
Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности
составителя,
даты
составления
и
подписывается
составителем
с
расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии
дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.)
отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Архивный
шифр
на
обложках
дел
постоянного
хранения
проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится
только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел,
утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения
государственной
архивной
службы.
До
этого
он
проставляется
карандашом.
Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет)
хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после
включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до
этого должны быть одобрены экспертной комиссией учреждения,
согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего
учреждения государственной архивной службы (для описей дел по
личному составу) и утверждены руководителем учреждения.
В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер
дела.
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела
постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся
необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.
Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления
(булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы
листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются
черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист
(даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за
середину, нумеруется как два листа.
Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты
прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать
текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю
листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается
полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит [50].
Особенности
документа.
Это
могут
быть
языковые
или
художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие
документы отбирают на хранение независимо от его содержания,
происхождения или принадлежности.
4.3 Передача дел на архивное хранение
Подготовка исполненных документов к последующему хранению
является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель
хранения документов - это создание условий для их использования в
справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного
фонда Российской Федерации.
Подготовка исполненных документов к хранению включает:

экспертизу ценности документов;

оформление документов, сдаваемых в архив;

составление описи документов постоянного и долговременного
хранения;

обеспечение сохранности дел;

передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).
[50]
В архив организации передаются дела с исполненными документами
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Их передача производится по описям дел. Дела с исполненными
документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
передаются в архив организации после истечения двухлетнего срока их
хранения и использования в службе кадров. Дела временного (до 10 лет
включительно) хранения передаче в архив организации не подлежат. Они
хранятся в службе кадров и по истечении срока хранения подлежат
уничтожению
в
установленном
производится заведующим
порядке.
Прием
каждого
дела
архива (лицом, ответственным за архив
организации) или сотрудником архива, ответственным за прием дел, в
присутствии работника службы кадров. При этом на обоих экземплярах
описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о
наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и
прописью количество фактически принятых в архив дел, номера
отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи
сотрудника архива и лица, передавшего дела. «Подготовка дел службы
кадров к передаче в архив организации или, при отсутствии архива, к
последующему хранению в службе кадров делится на следующие стадии:
1) формирование дел в службе кадров;
2) оформление дел в службе кадров;
3) экспертиза ценности документов и дел в службе кадров;
4) описание и уничтожение дел в службе кадров;
5) обеспечение сохранности дел в службе кадров»13 с.110.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:
дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по
личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи
(опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному
составу).
В опись дел по основной деятельности организации включаются:
устав
(учредительный
договор);
свидетельство
о
государственной
регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе;
положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих
собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы
организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие
документы (по усмотрению правления).
В описи по личному составу указываются: книга учета сотрудников
(при ее ведении); приказы по личному составу; личные дела или личные
карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки
(невостребованные).
На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте
указываются наименование отдельных документов или дел и их
количество. Например: «Переписка за 2002 год - 2 дела».
Законодательством Российской Федерации установлено создание
ведомственных
архивов
для
временного
хранения
документов
организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда
относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной
организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения
документов. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный
архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не
входящая в систему государственной архивной службы.
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между
организацией и государственным архивом.
На хранение в ведомственный архив поступают:

законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в
деятельности
структурных
подразделений
или
подчиненных
ему
учреждений;

фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в
систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока
хранения и по личному составу);

документы, необходимые в практической деятельности (со сроком
хранения свыше 10 лет);

личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и
наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих)
в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;

служебные и ведомственные издания;

страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или
других копий;

научно-справочный аппарат к документам архива.
Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив
организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным
архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями
структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия.
Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного
подразделения, сдающего документы.
Прием-передача дел в архив производится работниками службы
делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и
сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в
присутствии
ответственного
должностного
лица
структурного
подразделения, сдающего документы по описям (приложение 12).
После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого
дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи
делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и
прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера
отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников
приема-передачи дел (Приложение 15).
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный
архив
по
номенклатуре
дел
организации
(или
структурного
подразделения).
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные
связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров
[50].
Глава V Современные способы и техника создания документов
5.1 Основные методы создания документов
«В
зависимости
от
используемых
средств
документирования
различаются способы документирования (текстовое документирование,
кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и
типы создаваемых при этом документов. При использовании простых
орудий
создаются
рукописные
письменные
документы
(текстовые
документы, информация которых зафиксирована любым типом письма),
изобразительные документы (документы, содержащие информацию,
выраженную
посредством
изображения
какого-либо
объекта)
и
графические документы (документы, в которых изображение объекта
получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании
фототехники
создаются
фотодокументы,
при
использовании
звукозаписывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; при
применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы; с
помощью компьютерной техники - письменные документы на бумажном
или
электронном
носителе,
а
также
документы
на
машинных
носителях»41.
В настоящее время основными способами создания документов – это
создание документов с использованием технических средств.
Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых
документов значительно отличаются друг от друга характеристиками,
способами ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода
на печать, а также степенью сложности освоения пользователем. Выбор
конкретного программного продукта для обработки текста является
весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки
текстов
позволяют
эффективно
использовать
компьютер
тем
специалистам, которые связаны с информационными технологиями.
Процесс выбора связан со многими факторами, но прежде всего
необходимо придерживаться принципа разумной достаточности.
Существующие
в
настоящее
время
компьютерные
системы
подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему
функциональных возможностей или по назначению для применения.
Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и
сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном
для подготовки текстов программ на языках программирования
высокого уровня, поскольку они не требует форматирования, т. е.
автоматического
преобразования
расположения
элементов
текста,
изменения шрифта и т. п. Программный текст исторически первым стал
обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых
редакторов определяет особенности построчной записи текстов на
языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.
Результат работы экранного редактора выражается в виде файла, в
котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII
(American Standards Committee for Information Interchange) с кодами,
значения которых больше 31, а также символов новой строки. Такие
файлы называются ASCII-файлами.
Различаясь
способами
управления
и
набором
сервисных
возможностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:
- набирать текст с отображением на экране видеотерминала,
используя до 200 символов;
- исправлять ошибочные символы в режиме замены;
- вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не
переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо
целиком в режиме вставки:
- удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать
в другое место текста;
- раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда
новый фрагмент;
- вставлять группы строк из других текстов;
- обнаруживать все вхождения определенной группы символов
(контекста);
- заменять один контекст другим, возможно, разной длины;
- сохранять, набранный текст для последующих корректировок;
печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами
печати одним шрифтом в пределах документа.
Из множества имеющихся экранных редакторов можно выделить
Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фирма
Borland),
Brief
(фирма
Solution
Systems),
многофункциональный
многооконный редактор Multi-Edit (фирма American Cybernetics Inc.). К
этой же категории относятся редакторы Турбо-систем. Разнообразные
Турбо-системы
представляют
собой
удобные
интегрированные
инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и
выполнения программ на таких популярных языках программирования,
как
Бейсик,
Паскаль,
Си,
Пролог,
Ассемблер.
Обязательной
составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими
возможностями по созданию и обновлению программных текстов.
Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной
программы Word Star и в высшей степени стандартизированы [32].
Так же можно отметить использование шаблонов:
1.Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников
организации со стандартными и однотипными видами документов. Все
сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с
расширением .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким
образом,
чтобы
шаблонный
текст
не
мог
редактироваться
пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только
поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.
2.
Для
документов,
повышения
которые
эффективности
предназначены
для
подготовки
серийных
рассылки
большому
количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с
использованием функции слияния. Путем слияния создаются тексты
документов,
содержащие
фиксированную,
неизменяемую
часть
(трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е.
слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией
[25,c.46].
5.2 Традиционные методы обработки кадровой документации
Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание
на правильность оформления документов и полноту их
состава.
Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие
всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей. При этом следует
помнить, что на длительное архивное хранение отбираются документы
только в виде их подлинников. В случае отсутствия подлинных
документов они заменяются заверенными копиями.
При формировании документов в дела необходимо соблюдать
следующие основные требования:
- помещать в дела только исполненные, правильно оформленные
документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела
по номенклатуре дел;
- включать в дело по одному экземпляру документа;
- группировать в дело документы одного календарного года (исключение
составляют личные дела);
- помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
- дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры
документов, а также документы, подлежащие возврату.
Документы группируются в дела таким образом, чтобы они
последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы.
Как правило, документы располагаются в делах в хронологической
последовательности.
«По данным западных консалтинговых компаний, при работе с
бумажными документами:
- около 15% всех документов безвозвратно теряется,
- до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на их поиски,
- создается в среднем 19 копий каждого документа»41.
Традиционные
методы
работы
с
кадровой
документацией
подразумевают:
- ручной прием документов, поступивших по электронным каналам
(факс, телеграф, электронная почта);
- ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов,
реестров;
- размножение документов и карточек, транспортировка и передача их
исполнителям;
- ручная,
часто
необязательная,
регистрация
факта
передачи
документов и резолюций должностному лицу;
- многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и
картотеках различных структурных подразделений.
В
традиционном
делопроизводстве
применяются
следующие
термины:
 регистрация документа;
 регистрационный индекс (номер) документа;
 классификаторы, используемые при регистрации документа;
 обязательные регистрационные реквизиты;
 дополнительные регистрационные реквизиты;
 регистрационные формы;
 журнальная (книжная) форма регистрации документов;
 регистрационно-контрольная карточка.
Обработка документов - процесс создания и преобразования
документов. Основными операциями обработки документов являются:
 классификация;
 сортировка;
 преобразование;
 размещение в базе данных и поиск.
Главным
методом
традиционного
делопроизводства
является
регистрация документов.
Регистрацией сопровождается движение документов любого типа входящих, исходящих, внутренних. Эта процедура обязательна для всех
документов, требующих учета, исполнения в справочных целях, т.е.
регистрируются
организационно-распорядительные,
бухгалтерские,
финансовые, кадровые и другие документы.
Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения
(ГОСТ Р51141-98).
Сама обработка документов состоит в том, что их переплетают в
специальные твердые обложки. В делах не должно быть никаких
металлических частей (в т. ч. скоросшивателя с металлическим зажимом).
Документы следует обязательно упорядочить по хронологии: с января по
декабрь (а не в обратном порядке). Они также могут быть упорядочены по
логике; например, личные карточки Т-2 уволившихся работников
формируют обычно не по хронологии, а по алфавиту фамилий. Дальше
составляется внутренняя опись документов, форма которой есть в
Основных правилах работы архивов, а также лист-заверитель к делу,
который подшивается снизу. Затем оформляется обложка, составляется
опись документов по личному составу.
Два экземпляра описи передаются вместе с делами в архивное
помещение либо в городской или муниципальный архив, третий экземпляр
остается в кадровой службе [51].
5.3 Автоматизация создания документов
Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На
пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т 2 – личные
карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и
носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали
статистические отчёты. С повсеместным внедрением информационных
технологий многое принципиально изменилось. За полвека своего
существования сменилось уже пять поколений компьютеров, причём от
поколения
к
поколению
производительность
настоящее
время
и
на
ёмкость
наиболее
порядок
всех
и
более
возрастает
запоминающих
перспективным
их
устройств.
направлением
в
В
деле
дальнейшего развития компьютерной техники являются так называемые
нейрокомпьютеры.
Их
архитектура
(т.е.
устройство,
микросхемы)
построена аналогично нейронным сетям человеческого мозга. Благодаря
этому нейрокомпьютер способен к обучению, может решать задачи без
чёткого алгоритма или с огромными потоками информации. По оценке
ряда специалистов, уже через 10 лет нейрокомпьютеры могут занять до 90
% рынка компьютерной техники.
В последние годы произошло переосмысление роли электронного
документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как
средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще
рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство
интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и
движутся документы. Иными словами, это организация и управление
процессами
регистрации
документов
на
основе
последовательной
обработки различными пользователями других ранее существовавших
документов.
Но
для
функционирования
систем
такого
класса
делопроизводственные процессы организации должны быть строго
структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда.
Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию,
позволяющую
организовать
документами,
как
по
и
спланировать
заранее
выполнение
предопределенным
работ
с
маршрутным
технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям
определенной свободы в принятии решения на своем уровне [28].
«Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить
эффективность
работы
кадровой
службы.
Система
кадровой
документации достаточно специфична. В работе с личным составом
создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся
формализации. Создание унифицированных форм этих документов и их
электронных
версий,
использование
специальных
компьютерных
программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми
документами. Применение компьютера делает возможным даже силами
одного
специалиста
выполняющего
функции
кадровика,
вести
документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.
Служба
кадров
сегодня
оснащена
современной
оргтехникой,
специализированными программами, обеспечивающими однократный
ввод информации по личному составу и её использование всеми
подразделениями.
Внедрение
компьютерной
техники
позволяет
накапливать массивы информации (базы данных) и документы в
электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву,
быстро
находить
и
эффективно
обрабатывать
всю
необходимую
информацию по личному составу. Кадровая документация – непременная
часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой
(отделом, департаментом по работе с персоналом)»26.
Использование
существенно
автоматизированных
повысить
эффективность
технологий
работы
кадровой
позволяет
службы.
Документы по личному составу – это специфическая документация,
требующая специализированных программ для работы с ней.
«Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная
служба. В небольшом офисе – это один или несколько «компьютерщиков».
В средних и крупных организациях – это отделы, департаменты
информационного обеспечения (так называемые информационные (IT)
службы). Однако работники IT-служб – это программисты, системные
администраторы, эксплуатационщики, то есть специалисты именно по
компьютерной технике. А для составления списка требований к системе
автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей
для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия
именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы
кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных
автоматизированных систем, в первую очередь – для определения
потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания
для IT- служб на приобретение, установку, настройку и последующее
обслуживание
средств
автоматизации,
необходимых
в
работе
с
документацией по личному составу»33.
В процессе автоматического документирования важнейшую роль
играет программное обеспечение, которое делится на системное (базовое)
и прикладное. Существует огромное количество прикладных программ для
персональных компьютеров: текстовые редакторы, издательские системы;
графические редакторы; информационно-поисковые системы, а также
пакеты прикладных программ. В частности, в настоящее время широко
используются интегрированные офисные пакеты программ (Microsoft
Office Professional for Windows 95, MS Office 97, "Русский офис" и др.),
пакеты программ для бухгалтерских расчётов (1 С: Бухгалтерия, Инфобухгалтер и др.) и т.д..
Созданы и широко используются специализированные отечественные
и зарубежные программные продукты для делопроизводства: Дело-96,
Босс-референт, Галактика (модуль "Управление документооборотом") и
др. В частности, программная система "Дело-96" и её последующие
модификации позволяют быстро осуществлять операции по оформлению
документов, их регистрации, сортировке, автоматическому поиску,
хранению, выводу на печать и т.д. Эта система может обеспечить как
традиционно принятый в организации порядок документооборота, так и
переход к частичному или полному электронному документообороту.
5.4 Техника создания электронных документов
«Электронный документ – документ на машиночитаемом носителе,
для использования которого необходимы средства вычислительной
техники.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на
ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных
пакетов программных продуктов (ППП), в первую очередь программ
текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер
может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных
фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.»27.
В целях совместимости текстовых документов при переносе их из
среды одного текстового процессора в другой необходимо иметь
дополнительно
комплект
особого
программного
обеспечения
—
конверторов, обеспечивающих получение выходного файла в формате
текстового процессора — получателя документа.
К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать
сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести:
Microsoft Word, WordPerfect, отечественная разработка Лексикон 2000 и
др.
Фактическим стандартом российских офисов стал Microsoft Word
версий 6.0, 97, 2000, ХР.
С точки зрения системы автоматизации делопроизводства документ
распадается на тело документа - файл, вся содержательная работа с
которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и
регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа и с
которой собственно идет вся работа. Файлов может и не существовать,
документ может оставаться в бумажной форме. Концепция автоматизации
документооборота. В настоящее время основная концепция автоматизации
документооборота
базируется
на
принципах
управления
бизнес-
процессами (потоками работ, Workflow). В ходе их выполнения создаются
и движутся документы. Иными словами, это организация и управление
процессами создания документов на основе последовательной обработки
различными пользователями других ранее сосуществовавших документов,
но для функционирования систем класса Workflow делопроизводственные
процессы
организации
должны
быть
строго
структурированы
и
формализованы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система
должна иметь функцию, позволяющую организовывать и спланировать
выполнение работ с документами как по заранее предопределенным
маршрутным
технологическим
схемам,
так
и
с
предоставлением
исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем
уровне.
Таким образом, техника создания документов должна обладать
следующими характеристиками:
 наличием программной платформой, обеспечивающей хранение и
поиск
документов,
а
также
систему
обмена
сообщениями;
поддержкой распределенной обработки информации;
 возможностями масштабности (набор поддерживаемых платформ,
максимальное
число
пользователей,
число
уровней
вложенности
структур);
 открытостью архитектуры и возможность интеграции с другими
приложениями;
 возможностью работы с различными типами документов, с
которыми работает система (форматы документов, поддержка работы с
составными документами и несколькими версиями документа, связи
документа (один документ может быть ответом на другой или может быть
порожден
при
исполнении
предыдущего
документа),
совместное
использование электронных и обычных (бумажных) документов);
 возможностью коллективной работы группы исполнителей над
одним (или несколькими) документом;
 возможностью работы в "свободной" схеме (без жесткой фиксации
маршрутов);
 наличием средств для определения маршрутных схем прохождения
документов;
 возможностями
контроля
над
прохождением
документа;
стандартизацией настроек программного продукта для нужд конкретного
заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все
необходимые реквизиты), наличием локализованного интерфейса;
 наличием
средств
регламентации
доступа
и
криптозащиты;
наличием средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения
документов;
 ориентацией
на
традиционную
российскую
концепцию
документооборота.
Основные этапы жизненного цикла документа.
 стадия разработки документа - документ проходит этап разработки,
далее оформление, после чего утверждается;
 стадия опубликованного документа - документ находится в активном
доступе, по мере утраты актуальности переходит в архивирование, далее,
после определенного времени хранения, определяемого ценностью и
видом документа, переходит на этап уничтожения; программный продукт
должен поддерживать технику создания документа.
Особого рассмотрения заслуживает стадия архивирования, поскольку
на данном этапе документ проводит более 60% времени своего
существования. В связи с этим в настоящее время широко распространены
системы управления электронными архивами, которые обеспечивают
высокую эффективность работы с архивными документами. При этом
структура
электронного
документа
должна
отвечать
требованиям
архивирования с целью обеспечения его основной функции быстроты
поиска [15,с. 71-74].
Электронный
документ
должен
соответствовать
следующим
требованиям:

создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и
технических средств;

иметь двухчастную структуру, т.е. одна часть является содержанием
документа и сведениями об адресате, а вторая - электронная подпись;

иметь возможность быть представленным в форме, понятной для
восприятия человеком.

электронный документ может быть воспроизведен на экране
дисплея, на бумажном или ином отделимом от машинного носителя
объекте, доступном для восприятия человеком без дополнительных
технических приспособлений. В этом смысле Закон вводит в понятие ЭД
его изображение на экране, чего не было в ГОСТ 6.10.4-84. Оригиналом
ЭД считается только документ на машинном носителе.
Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через
полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - - через один
межстрочный
интервал.
Тексты
документов,
подготавливаемых
к
типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных
интервала.
Составные части сложных реквизитов документа (кроме текста),
состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный
интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения
документа», «Отметка о наличия приложения», «Гриф согласования»
отделяют друг от друга 1,5—2,0 межстрочными интервалами.
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя
межстрочными интервалами.
При печатании документов рекомендуется соблюдать следующие
отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):
• 0 - для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без
абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе»,
«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования»,
заверительной подписи
«ВЫСТУПИЛИ»,
«Верно», а также слов
«РЕШИЛИ»,
«СЛУШАЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ»,
«ПРЕДЛАГАЮ»;
• 5 — для начала абзацев в тексте;
• 32 — для реквизита «Адресат»;
• 40 — для реквизита «Гриф утверждения документа»;
• 16, 24, 56 — для составления таблиц и трафаретных текстов;
• 34, 48 - - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их
располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5го положений табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в
самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к
его изданию, слова «Примечание» и Основание» печатают без отступа от
левой границы текстового поля.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и
последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц
проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без
слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
Допускается печатание документов с использованием оборотной
стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и
оборотной сторонах.
При подготовке текстов рекомендуется применять текстовой редактор
Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times
New Roman Cyr размером № 12—14. [48].
Глава VI Рекрутинг персонала
Рекрутинг
персонала
–
это
комплекс
мероприятий,
ориентированный на создание условий для заполнения вакансий у
компании-заказчика компетентными специалистами. Рекрут или рекрутёр
– это человек набирающий, оценивающий, предлагающий опыт и
способности кандидата клиентам [46].
Значение слова "рекрутинг" происходит от французского "recruit",
"рекрутировать", т.е. набирать кого-либо, вербовать, пополнять кем-либо,
нанимать на службу за деньги. Сейчас так для краткости называют поиск и
подбор квалифицированных специалистов на платной основе. В отличие от
услуг по трудоустройству, когда агентство получает оплату с соискателя
работы, рекрутинговое агентство заключает договор и, соответственно,
получает гонорар с фирм-заказчиков.
На протяжении последних 45 лет рекрутмент из деятельности,
сопутствующей бизнесу и политике превращается в самостоятельный вид
бизнеса, формируется рынок рекрутинговых услуг. Рекрутмент как бизнес
наиболее
интенсивно
развивается
в
странах,
проповедующих
максимальную свободу отношений на рынке труда - в США, Англии,
Канаде, Австрии, Швейцарии. Все эти страны, имеющие максимально
либерализованный рынок труда, являются "законодателями моды" в
мировом рекрутменте, а местные рекрутерские рынки в этих странах
насчитывают десятки тысяч участников.
История
рекрутмента
в
России,
точнее
говоря
на
всем
пространстве стран нынешнего СНГ - причудлива и своеобразна. В шутку
или всерьез первым менеджером России рекрутеры называют Петра I. В
период масштабных административных и финансовых реформ в стране
катастрофически не хватало грамотных, хорошо обученных специалистов
и начинается целенаправленный "импорт" таких специалистов из-за
границы. Известно, что в разное время при Петре I одновременно служило
от 300 до 1000 высококлассных инженеров, корабелов, финансистов и др.
В Россию, а чуть позже и в Украину современные технологии
рекрутмента приходят в 1989-1991г.г., когда многие иностранные
компании
начинают
открывать
и
постепенно
расширять
свои
представительства в СССР. Крупные западные компании, работающие в
Советском Союзе, стали искать новые источники набора кадров в свои
представительства и совместные предприятия. Именно руководство
транснациональных компаний прибегало к услугам рекрутеров при
подборе высших управленцев. В 1991г. в России стали появляться наряду с
представительствами иностранных рекрутинговых компаний и собственно
российские кадровые агентства: "Триза", "Московский Кадровый центр».
В России рекрутерские агенства начали появляться сразу, минуя
стадию консалтинга [45].
Для подбора наилучшей кандидатуры на руководящие должности
чаще всего используются методы Executive search (Целевой поиск). Часто
это называют "Охотой за головами", т.к. поиск ведется, как правило, среди
людей успешно работающих в настоящее время и редко активно ищущих
работу. Грубо говоря, это "переманивание" лучших работников в лучшие
фирмы, готовых за это заплатить. Как говорится, кадры решают все, а
лучшие кадры нужно или кропотливо и долго искать, или платить за эту
работу рекрутерам-профессионалам.
Работа
консультантов
рекрутинговых
фирм
в
основном
заключается в просмотре поступающих анкет и резюме, отсеивание
заведомо
неподходящих
кандидатов,
проведение
собеседований
с
наиболее квалифицированными и предоставление максимально краткого
списка (Short-list) претендентов (3-5 чел.) фирме-заказчику. Как правило,
такие
услуги
специалиста.
оцениваются
в
15-25%
годового
дохода
искомого
Многие агентства, используют в работе комбинацию разных
методов.
Среди оказываемых рекрутинговыми агентствами услуг, как правило
выделяют:

Хэдхантинг, Экзекьютив сеч

Аутплейсмент

Лизинг персонала

Подбор персонала
Хэдхантинг – вид услуг, при которой компании, занимающиеся
поиском и отбором руководителей высшего звена, «переманивают» четко
определенного эксклюзивного специалиста для компании-заказчика.
Главная задача агентства – найти способ завязать отношения с данным
кандидатом, понять, чем неудовлетворен данный специалист на нынешнем
месте работы, его возможные мотивы перехода. Вся работа по
переманиванию
специалиста
совершается
в
условиях
строгой
конфиденциальности.
Аутплейсмент – вид услуги, при которой агентство проводит
целенаправленные действия по трудоустройству персонала, увольняемого
из компании-заказчика в определенные сроки на определенных условиях.
Данная услуга оплачивается компанией-заказчиком. Участие в процедуре
увольнения
и
дальнейшего
трудоустройства
агентство
снимает
напряженность и помогает найти компромисс в разрешении конфликтов
при увольнении персонала.
Лизинг персонала – вид услуги, при которой агентство предоставляет
на определенный срок и на определенных условиях сотрудников, которые
находятся в трудовых отношениях с агентством, в распоряжение фирмыарендатора, обязуя данных сотрудников в течение срока «аренды»
работать на фирму-заемщика. При этом заключается договор между
компанией арендатором и арендодателем персонала на выполнение
определенного объема и вида работ. Гонорар по договору выплачивается
компании-арендодателю. А та, в свою очередь, производит расчеты по
заработной плате с сотрудниками.
Экзекьютив сеч – вид услуги, при которой агентство занимается
подбором и отбором руководителей высшего звена управления.
Это сложный и длительный поиск высококвалифицированных
специалистов, тех специалистов, чье внимание работодателям не удается
привлечь путем размещения рекламных объявлений, тех специалистов,
которые являются носителями бизнеса, бизнес-технологий, чей труд ценят
там, где они в настоящее время работают.
Естественно, что такого рода услуги оказываются востребованными,
прежде всего, сто стороны наиболее крупных и богатых компаний,
особенно зарубежных. Сокращение масштабов деятельности многих
инофирм на российском рынке после 17 августа 1998 года нанесло бизнесу
в этой области заметный урон. Однако почти все соответствующие
компании продолжают свою работу.
В основе таких фирм лежит неписанный кодекс делового поведения.
Для обеспечения, поддержания репутации и постоянного притока
клиентуры они придерживаются определенных правил. Так, одним из
неприемлемых условий успеха является работа с клиентом в течение
длительного срок (как правило, от 2-х лет) при соблюдении строгой
конфиденциальности [45].
«Основная
цель
подбора
-
набрать
сотрудников
с
нужной
квалификацией, мотивацией, необходимыми личностными качествами;
сотрудников,
способных решать поставленные перед ними задачи
компании максимально эффективно.
Организация поиска сотрудников включает:
1.
Подготовительные работы.
2.
Распространение информации об открытии вакансии.
3.
Сбор информации о лицах, рассматриваемых в качестве
потенциальных кандидатов на вакансию.
4.
Систематизация и анализ информации.
5.
Формулирование
и
представление
предложений
по
персональному составу потенциальных кандидатов на рассмотрение
руководства отдела (группы)»22, с.21.
Подготовительные
работы
включают:
формулирование
общих
требований профессиональным и личностным качествам потенциальных
кандидатов,
определение
основных
и
резервных
каналов
для
распространения и сбора информации о потенциальных кандидатах,
определение лимита числа потенциальных кандидатов для включения в
предварительный список, определение сроков поиска потенциальных
кандидатов, оценку внутренних ресурсов предприятия для заполнения
вакансии.
Распространение и сбор информации о потенциальных кандидатах
организуется
в
соответствии
со
схемой.
Основные
и
резервные
информационные каналы определяются в соответствии с поисковым
заданием.
Систематизация и анализ информации о потенциальных кандидатах
организуются
с
соответствия
профессиональных
рассматриваемых
целью
в
предварительного
качестве
и
определения
личностных
потенциальных
качеств
кандидатов,
степени
лиц,
общим
требованиям предприятия. Недостающая информация о профессиональных
и личностных качествах лиц, рассматриваемых в качестве потенциальных
кандидатов, запрашивается непосредственно у этих лиц.
«Формулирование
предложений
по
персональному
составу
потенциальных кандидатов производится на основе результатов анализа
соответствующей информации и в пределах лимита, установленного
поисковым
заданием,
при
этом
предпочтение
отдается
лицам,
профессиональные и личностные качества которых в наибольшей степени
соответствуют общим требованиям предприятия. Решение о допуске
потенциальных кандидатов к участию в мероприятиях отбора принимает
начальник отдела (группы) рекрутинга. После этого организуются
подведение
итогов
этапа
поиска
и
постановка
задач
на
этап
отбора»22,с.23.
Отбор сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность
действий по обработке информации о лицах, рассматриваемых по итогам
процедуры поиска в качестве потенциальных кандидатов на вакансии
предприятия, проверке и уточнению этой информации, а также выявлению
на основе результатов обработки этой информации кандидатов для найма
на работу. Работа по отбору сотрудников организуется группой отбора
отдела рекрутинга (специалистом по отбору группы рекрутинга) в
соответствии с отборочным заданием начальника отдела (группы).
«Организация отбора сотрудников включает:
1.
Проверку информации о потенциальных кандидатах.
2.
Уточнение информации о потенциальных кандидатах.
3.
Проведение первичного собеседования с потенциальными
кандидатами, результаты проверки и уточнения информации о которых
признаны удовлетворительными.
4.
Углубленное
изучение
информации
о
потенциальных
кандидатах, результаты участия которых в первичном собеседовании
признаны удовлетворительными.
5.
Проведение вторичного собеседования с потенциальными
кандидатами, результаты углубленного изучения информации о которых
признаны удовлетворительными.
6.
Проведение
комплексного
экзамена
для
потенциальных
кандидатов, результаты участия которых во вторичном собеседовании
признаны удовлетворительными.
7.
Формулирование
и
представление
предложений
по
персональному составу кандидатов для найма на работу на рассмотрение
руководства отдела (группы)»22, с.25.
Наем сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность
действий по заключению трудовых договоров с лицами, успешно
прошедшими отбор. Работа по найму сотрудников организуется группой
найма отдела рекрутинга (специалистом по найму группы рекрутинга) в
соответствии с заданием начальника отдела (группы). «Организация найма
сотрудников включает:
1.
Ознакомление
сотрудника,
поступающего
на
работу,
с
поступающего
на
работу,
с
проектом трудового договора.
2.
Ознакомление
основными
локальными
сотрудника,
нормативными
актами,
действующими
на
предприятии.
3.
Рассмотрение
письменного
заявления
сотрудника
о
заключении с ним трудового договора.
4.
Проведение медицинского осмотра сотрудника в случаях,
предусмотренных федеральными законами.
5.
Заключение трудового договора.
6.
Издание приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на
работу.
7.
Оформление трудовой книжки или (и) внесение в трудовую
книжку сотрудника записи о приеме на работу.
8.
Оформление документов, сопровождающих прием сотрудника
на работу.
9.
Ознакомление сотрудника с перечнем сведений, составляющих
охраняемую законом тайну, если это необходимо для надлежащего
исполнения сотрудником порученной ему в соответствии с трудовым
договором работы»22, с.26.
Трудовой договор - письменное соглашение между представителем
работодателя (руководителем предприятия или иным уполномоченным
должностным лицом предприятия) и соответствующим сотрудником.
Почему компании пользуются услугами фирм по подбору персонала?
По множеству причин. Наиболее часто называются:
- компетенция и опыт "охотников за головами";
- их экспертное знание рынка труда и "рабочей силы";
- обширная, годами собираемая база данных;
- конфиденциальность поиска при нежелании фирмы афишировать
смену персонала;
-большая экономия времени и других ресурсов заказчика.
Глава VII Разрешение трудовых споров
В главе 56 Трудового кодекса РФ. Общие положения. Говорится о том,
что, каждый имеет право защищать свои трудовые права и свободы всеми
способами, не запрещенными законом.
Основными способами защиты трудовых прав и свобод являются:
- Самозащита работниками трудовых прав;
- Защита трудовых прав и законных интересов работников
профессиональными союзами;
- государственный надзор и контроль за соблюдением трудового
законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы
трудового права;
- судебная защита. [26, с. 227].
«Трудовым
спором
принято
называть
неурегулированные
разногласия между работником и собственником (уполномоченным им
органом) предприятия или организации, возникшие по поводу применения
законодательства о труде или установления условий труда работников.
Определение трудового спора не зависит от формы собственности
предприятия или формы договора.
Коллективным трудовой спор называется, если его субъектом стал
весь трудовой коллектив или его часть. Также понятие коллективного
трудового спора применяется и к профсоюзным органам. Субъектом
индивидуального трудового спора становится конкретный работник»36.
Разрешение
трудового
спора,
будь
то
коллективный
или
индивидуальный спор, должно проводиться в соответствии с нормами
трудового законодательства. Первый, самый простой и гибкий способ
разрешения трудовых споров – это неформальные переговоры. При этом
способе конфликтующие стороны сами договариваются о компромиссе. В
переговорах третья, нейтральная сторона, не участвует, но может
содействовать созданию механизма, облегчающего контакт между
сторонами конфликта. Процедура посредничества или примирения
начинается, если найти решение путем прямых переговоров не удалось.
При разрешении трудовых споров посредством примирения нейтральная
сторона
активно
побуждает
обе
стороны
конфликта
к
поиску
компромисса.
Еще один способ разрешения трудовых споров – это трудовой
арбитраж. Если стороны добровольно и по взаимному соглашению
передают трудовой спор на рассмотрение коллегии арбитров, то такой
арбитраж называется добровольным. Если обратиться к процедуре
трудового арбитража обязывают законодательные нормы, то такой
арбитраж называется обязательным (принудительным). Стороны обязаны
будут выполнить решение арбитров.
В суде трудовой спор рассматривается по заявлению одной из сторон
спора, если эта сторона не согласна с решением комиссии по трудовым
спорам или же по заявлению одной из сторон, минуя комиссию по
трудовым спорам.
«Согласно Трудовому кодексу РФ комиссии по трудовым спорам –
это обязательный первичный орган по рассмотрению и разрешению
индивидуальных трудовых споров. Однако некоторые трудовые споры
должны сразу же рассматриваться в судах.
Так, в суде должны рассматриваться и решаться такие трудовые
споры как:

споры по заявлениям судей, прокуроров, следователей;

споры по заявлениям по заявлениям работников тех предприятий
или организаций, где нет комиссии по трудовым спорам;

споры по заявлениям работников о восстановлении на работе;

споры по заявлениям собственников о возмещении работниками
материального вреда, причиненного предприятию;

споры об отказе в приеме на работу;

споры
по
заявлениям
лиц,
считающих,
что
подверглись
дискриминации (расовой, гендерной и т.д.)»36.
Обратиться в суд или комиссию по трудовым спорам за разрешением
индивидуального трудового спора работник имеет право в течение 3
месяцев с того дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении
своих трудовых прав. В случае споров об увольнении работник имеет
право обратиться с суд в течение месяца со дня получения копии приказа
об увольнении или же получения трудовой книжки.
Для разрешения трудовых споров по поводу возмещения работником
ущерба, причиненного работодателю, работодатель имеет право подать
иск в суд в течение одного года со дня обнаружения этого ущерба.
Работник освобождается от оплаты государственной пошлины и
судебных расходов, если он обращается в суд для разрешения трудового
спора по
поводу
невыполнения
или
ненадлежащего
выполнения
работодателем условий трудового договора, носящих гражданскоправовой характер.
Разрешение трудовых споров посредством обращения в комиссию по
трудовым спорам или же в суд рекомендуется производить только при
полном исчерпании средств мирных переговоров, поскольку механизм
переговоров более гибкий и позволяет найти решение трудового спора
быстрее и эффективнее, избегая ненужной волокиты и напрасной траты
времени.
Статьей 390 ТК РФ установлены сроки исковой давности по
индивидуальным трудовым спорам. Их продолжительность зависит от
индивидуального трудового спора и факта рассмотрения спора в комиссии
по трудовым спорам.
Так, если спор был рассмотрен комиссией по трудовым спорам, но
одна из сторон не согласна с вынесенным решением, оно может быть
обжаловано в суд (мировому судье) в течение 10 дней со дня вручения
копии решения комиссии.
Если же работник обращается в суд (к мировому судье), минуя
комиссию по трудовым спорам, давностный срок составляет три месяца со
дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего
права.
Такой же срок установлен и для тех случаев, когда заявлен иск о
восстановлении на работе работника, незаконно переведённого на другую
работу, или обращение в суд вызвано необоснованным отказом в приеме
на работу, а также допущенной
работодателем дискриминацией при
установлении либо изменении условий труда.
В случае возникновения спора о законности увольнения работника и
заявления им иска о восстановлении на работе или об изменении даты и
формулировки
причины
увольнения
срок для
обращения
в
суд
исчисляется со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со
дня выдачи трудовой книжки и составляет один месяц. Работодатель
имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником
ущерба, причиненного работодателю в течение одного года со дня
обнаружения причиненного ущерба [26, с. 249].
Заключение
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что
документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность
работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для
начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо
отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового
делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе
работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии
свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера.
Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми
отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по
личному составу подлежит передаче в государственные архивы для
длительного хранения.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за
документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть
знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах.
Документы по личному составу привлекают внимание не только
архивных
работников,
но
и
инспекторов
труда
-
сотрудников
Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном
департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены,
должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей
сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования
законодательства о труде».
Не менее важным для администрации предприятия является
использование документов кадровой службы при решении споров с
работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых
народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров,
рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией
о восстановлении на работе.
Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд
документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение
при этом имеет не только правильное составление содержательной части
каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими
нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы.
Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в
них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят
специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником
даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их
применении.
Таким
образом,
кадровая
документация,
всегда
игравшая
существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей
стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития
рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением
прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности,
предоставляется
в
суд
при
трудовых
конфликтах,
сдается
в
государственные архивы на длительное хранение, используется в
справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Литература
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое
пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
2. Андреянова
В.
В.
Как
организовать
делопроизводство
на
предприятии. - М.: Инфра-М, 2001
3. Барихин А.Б. Кадровое делопроизводство: Практическое пособие. М.:
Книжный мир, 2009. – 192 с.
4. Березина Н.М. Номенклатура дел организации // Секретарь-референт
№2, 2005.
5. Великанова СС. Лекции по делопроизводству в кадровой службе.
Магнитогорск. -с.110.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная
документации.
система
Требования
организационно-распорядительной
к
оформлению
документов
(утв.
постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст с
датой введения 01 июля 2003 г.). М.: Изд-во стандартов, 2003. 17 с.
7. ГОСТ Р 511741-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. - М.: 1998.
8. Делопроизводство (Организация и технология документационного
обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В,
Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.:
ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
9. Документационное
обеспечение
управления:
Формирование
номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000.
10. Елхина
Ю.С.
Порядок
формирования
и
удостоверения
номенклатуры дел.//Секретарское дело. № 5/2000.
11. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство,
документооборот и нормативная база (с учётом новой редакции
трудового кодекса РФ) "Омега-Л", 2007 – 116 с.
12. Кирсанова М.В.
Современное делопроизводство: Учеб.
пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское
соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»).
13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с.
14. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление номенклатуры дел.
- Практическое пособие. - Тверь, 2000.
15.Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. Часть 1 Аст,
2006. – 78 с.
16. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург,
"Альфа", 2002.
17.Микушина
М.Н.
Делопроизводство
в
кадровой
службе.-
Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004.
18.Оськина Р.Д. Оформление номенклатуры дел. - М., 1999. - Изд-во
«Альфа».
19.Пономарева
Н.Г.
Справочник
кадровика.
Руководство
по
оформлению типовых документов Омега-Л, 2007
20.Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.94 №
358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному
составу»
21.Рогожин
М.Ю.
Документационное
обеспечение
управления.
Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000.
22.Рогожин М.Ю. Документы кадровой службы предприятия «Гросс
Медиа», 2008. – 281с.
23.Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое
пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.
24.Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. - М, 1998., Высш.
шк. - С. 443.
25.Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в
текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.2003.-№3. 48с.
26.Трудовой кодекс РФ, текст с изменениями и дополнениями на 15
января 2008 года, Москва, 2008 г.
27.Труханович
Л.В.,
Щур
Д.
Л.
Справочник
по
каровому
делопроизводству. – 5-е изд., перераб. – М.: Издательство «Дело и
Сервис», 2007. – 608 с.
28.Автматизация регистрации документов. [Электронный ресурс]:
http://revolution.allbest.ru/programming/00006988_0.html
29.Березина Н.М. "Кадровые решения". -№9 -2005 [Электронный
ресурс]: http://www.profiz.ru/kr/9_2005/1267
30.Делопроизводство.
[Электронный
ресурс]:
http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-2/76.htm
31.Делопроизводство в кадровой службе. [Электронный ресурс]:
http://www.hr-portal.ru/article/deloproizvodstvo-v-kadrovoi-sluzhbeotpusk-prikazy-kserokopii
32.Документы
в
электронной
форме.
[Электронный
ресурс]:
http://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=7042
33.Документирование
с
применением
электронно-вычислительной
техники. [Электронный ресурс]: http://aleho.narod.ru/document/48.htm
34.Журавлева И.В., Анохина А.А.. Все об оформлении личной карточки.
[Электронный
ресурс]:
http://www.poranarabotu.ru/articleRubrik/article/1911/
35.Заполнение личной карточки форма Т-2. [Электронный ресурс]:
http://www.ksoft.ru/zapoln_t2.htm
36.Индивидуальные
трудовые
http://www.rusjur.ru/partners/labor
споры.
[Электронный
ресурс]:
37.Каменева Е.М. «Делопресс». Приказ и распоряжение: процедура
издания на предприятии [Электронный ресурс]: http://www.delopress.ru/magazines/documents/issue/2007/2/4429
38.Климук
О.А.
Документооборот.
[Электронный
ресурс]:
http://revolution.allbest.ru/audit/00043809_0.html
39.Номенклатура дел виды, роль и значение. [Электронный ресурс]:
http://revolution.allbest.ru/audit/00147170_0.html
40.Номенклатура дел виды, роль и значение. [Электронный ресурс]:
http://www.bestreferat.ru/referat-143770.html
41.Общая
характеристика
терминосистемы
документоведения.
[Электронный ресурс]: http://prepod2000.kulichki.net/item_304.html
42.Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу
(о приеме на работу), личной карточки, личного дела [Электронный
ресурс]: http://referats.urist-center.ru/referat/content-1645.html
43.Организация
работы
с
документами.
[Электронный
ресурс]:
http://na55555.ru/prochee/organizaciya-raboty-s-dokumentami.html
44.Приказ.
Общие
правила
оформления.
[Электронный
ресурс]:
http://doc-style.ru/RD/?id=1.21
45.Рекрутинг.
[Электронный
ресурс]:
http://xreferat.ru/60/4674-1-
rekruting.html
46.Рекрутинг персонала. [Электронный ресурс]:
http://www.amiteg-
personal.ru/employer/poleznoe/rekruting_personala.htm
47.Рогожин М.Ю."Кадровые решения". -№9. -2005. Организация с
личными
делами
работников.
http://www.profiz.ru/kr/9_2005/1267
[Электронный
ресурс]:
48.Современные
способы
и
техника
создания
документов.
[Электронный ресурс]: http://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=125418
49.Технические средства, упрощающие ведение делопроизводства на
предприятии.
[Электронный
ресурс]:
http://revolution.allbest.ru/miscellaneous/00006029_0.html
50.Формирование и хранение дел в делопроизводстве. [Электронный
ресурс]:http://www.rus-lib.ru/book/30/dokym/Ohotnikov/Ohotnikov_141169.html
51.Электронный документооборот в работе службы ДОУ. [Электронный
ресурс]: http://www.intertrust.ru/analytics/articles/434/
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Код
Форма по ОКУД 0301001
по ОКПО
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
Принять на работу
с
по
Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
в
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом)
руб.
коп.
руб.
коп.
(цифрами)
надбавкой
(цифрами)
с испытанием на срок
Основание:
Трудовой договор от
месяца(ев)
“
”
20
г. №
Руководитель организации
(должность)
(личная
подпись)
(расшифровка подписи)
“
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
(личная подпись)
”
20
г.
Приложение 2
Унифицированная форма № Т-5
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Код
0301004
Форма по ОКУД
по ОКПО
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
Дата
с
по
Перевести на другую работу
Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
(вид перевода (постоянно, временно))
Прежнее место
работы
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
(причина перевода)
Новое место
работы
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
тарифная ставка (оклад)
руб.
коп.
руб.
коп.
(цифрами)
надбавка
(цифрами)
Основание:
изменение к трудовому договору от
“
”
20
г. №
другой документ
(документ (заявление, медицинское заключение и пр.))
; или
Руководитель организации
(должность)
(личная подпись)
“
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
”
20
г.
Приложение 3
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
Код
Форма по
0301005
ОКУД
по
ОКПО
наименование организации
Номер
документа
Дата
составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
Табельный
номер
Предоставить отпуск
фамилия, имя, отчество
структурное подразделение
должность (специальность, профессия)
за период
работы с
“
“
”
г.
20
”
календарных
дней
г.
“
п
”
и (или)
20
г.
по
А. ежегодный основной
оплачиваемый отпуск на
с “
20
о
”
20
г.
Б
.
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения
заработной платы и другие (указать)
календарных
дней
на
г.
“
”
20
г.
п
с “
”
В.
на
20
о
Всего отпуск
календарных
дней
г.
“
”
20
г.
п
с “
”
20
о
Руководитель
организации
должность
личная подпись
С приказом (распоряжением) работник
ознакомлен
расшифровка
подписи
“
личная подпись
”
20 г.
Приложение 4
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
Код
0301002
Форма по ОКУД
по ОКПО
(наименование организации)
Дата
составления
Табельный номер
Идентификационный номер
налогоплательщика
Номер страхового
свидетельства
государственного
пенсионного
страхования
Алфавит
Характер
работы
Вид работы (основная,
Пол
по совмести(мужской,
тельству)
женский)
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой договор номер
дата
1.
Фамилия
Имя
Отчество
2.
Дата рождения
3.
Место рождения
по ОКАТО
4.
Гражданство
по ОКИН
5.
Знание иностранного языка
Код
день, месяц, год
по ОКИН
наименование
степень знания
по ОКИН
6.
Образование
по ОКИН
среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное,
высшее профессиональное
Наименование образовательного
учреждения
Квалификация по документу об образовании
Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний
наименование
серия
номер
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Наименование образовательного
учреждения
Квалификация по документу об образовании
Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний
наименование
серия
номер
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Послевузовское профессиональное образование
Код по ОКИН
аспирантура, адъюнктура,
докторантура
Наименование образовательного,
научного учреждения
Документ об образовании,
номер, дата выдачи
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Код
7. Профессия
основная
другая
по
ОКПДТР
по
ОКПДТР
2-я страница формы № Т-2
8. Стаж работы (по состоянию на “
”
г. ):
20
Общий
Непрерывный
Дающий право на надбавку за выслугу
лет
дней
дней
месяцев
месяцев
лет
лет
дней
дней
месяцев
месяцев
лет
лет
9. Состояние в браке
Код по ОКИН
10. Состав семьи:
Степень родства
(ближайшие родственники)
1
11. Паспорт:
Выдан
№
Фамилия, имя, отчество
Год рождения
2
3
Дата выдачи
“
”
г.
наименование органа, выдавшего паспорт
Дата регистрации по месту жительства
Номер телефона
“
”
г.
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
6. Наименование военного
комиссариата по месту жительства
1. Категория запаса
2. Воинское звание
3. Состав (профиль)
7. Состоит на воинском учете:
4. Полное кодовое обозначение ВУС
а) общем (номер команды, партии)
5. Категория годности к военной службе
б) специальном
8.
отметка о снятии с воинского учета
Работник кадровой службы
должность
Работник
“
”
личная подпись
20
г.
личная подпись
расшифровка подписи
3-я страница формы № Т-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ
И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Дата
Структурное
подразделение
Должность (специальность,
профессия), разряд, класс
(категория) квалификации
Тарифная
ставка
(оклад),
надбавка, руб
1
2
3
4
Основание
5
Личная
подпись
владельц
а
трудовой
книжки
6
IV. АТТЕСТАЦИЯ
Дата
аттестации
1
Решение комиссии
2
Документ (протокол)
номер
дата
3
4
Основание
5
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Наименование
Вид
образовательного
повышения
учреждения, место
начала окончания
квалификации
его нахождения
обучения обучения
1
2
3
4
Дата
Документ (удостоверение,
свидетельство)
наименосерия, номер дата
вание
5
6
7
Основание
8
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
Дата
Документ (диплом, свидетельство)
Специальность (направление,
начала
окончания
наименопрофессия)
номер
дата
обучения
обучения
вание
1
2
3
4
5
6
Основание
7
4-я страница формы № Т-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
Наименование награды (поощрения)
Документ
номер
3
наименование
2
1
дата
4
VIII. ОТПУСК
Вид отпуска (ежегодный, учебный,
без сохранения заработной платы и
др.)
1
Период работы
с
по
2
3
Количество
календарных
дней отпуска
4
Дата
начала
окончания
5
6
Основание
7
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Документ
Наименование льготы
номер
2
1
дата выдачи
3
Основание
4
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
XI. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ
ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)
Дата увольнения
“
”
г.
20
Приказ (распоряжение) №
от
“
”
20
г.
Работник кадровой службы
должность
Работник
личная подпись
личная подпись
расшифровка подписи
Приложение 5
Правила ведения и хранения трудовых книжек Утверждены
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003
г. № 225 (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 № 51):
I. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения
трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки
и
обеспечения
ими
работодателей.
2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой
деятельности
и
трудовом
стаже
работника.
3. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не
являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые
книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней,
если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным
предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в
порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и
иными
нормативными
правовыми
актами
Российской
Федерации.
Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным
предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых
книжках
работников
принимаемым
и
оформлять трудовые
на
книжки
работу
работникам,
впервые.
(п. 3 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им
работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении
работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения
о
награждении
за
успехи
в
работе.
5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за
исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является
увольнение.
6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской
Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации,
установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек
может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и
на
государственном
языке
этой
республики.
7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не
позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию
трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из
трудовой
книжки.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
II. Ведение трудовых книжек
8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу
впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не
позднее
недельного
срока
со
дня
приема
на
работу.
9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие
сведения
о
работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на
основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов
об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при
поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной
подготовки).
10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном
работодателем,
вносятся
в
трудовую
книжку
на
основании
соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее
недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно
соответствовать
тексту
приказа
(распоряжения).
11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо
сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой
порядковый
номер.
12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой
работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель
обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в
которой
повторяется
запись,
внесенная
в
трудовую
книжку.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой
государственной
статистики.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132).
13.
Трудовая
книжка
заполняется
в
порядке,
утверждаемом
Министерством здравоохранения и социального развития Российской
Федерации.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового
договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового
кодекса
Российской
Федерации
или
иного
федерального
закона.
15. При прекращении трудового договора по основаниям,
предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации
(за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе
работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты
4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении
(прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт
части
первой
указанной
статьи.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в
трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового
договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового
кодекса
Российской
Федерации.
17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не
зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об
основаниях
прекращения
трудового
договора
со
ссылкой
на
соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской
Федерации.
18. При прекращении трудового договора по другим основаниям,
предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или
иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об
увольнении
(прекращении
трудового
договора)
со
ссылкой
на
соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации
или
иного
федерального
закона.
19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в
соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные
должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим
наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании,
на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой
деятельностью
лишен
права
заниматься).
20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой
работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в
трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по
совместительству.
21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием
соответствующих
документов
запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом
"О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в
органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе
Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий,
учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах
налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических
средств
и
психотропных
веществ
и
таможенных
органах;
(пп. "а" в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению
квалификации,
по
переквалификации
и
подготовке
кадров.
22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц,
освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением
либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к
уголовной
ответственности,
установленными
соответственно
оправдательным приговором либо постановлением (определением) о
прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за
отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их
участия в совершении преступления, признаются недействительными.
Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат
трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат
трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном
настоящими
Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без
лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время
работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.
Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического
срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов
внутренних
дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и
поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся
в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или
направлен.
23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного
трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему
месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с
указанием
соответствующего
документа.
24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении
(поощрении)
за
трудовые
заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о
присвоении
государственных
соответствующих
почетных
указов
званий,
и
на
основании
иных
решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и
награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными
грамотами,
производимом
работодателями;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством
Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами
внутреннего
трудового
распорядка,
уставами
и
положениями
о
дисциплине.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или
выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
III. Внесение изменений и исправлений
в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки
26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а
также
об
образовании,
профессии
и
специальности
работника
производится работодателем по последнему месту работы на основании
паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об
изменении
фамилии,
имени,
отчества
и
других
документов.
27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой
книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена
соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на
основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении
необходимую
помощь.
28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную
запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а
в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы
на
основании
соответствующего
документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена
работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным
предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном
порядке, исправление производится работодателем по новому месту
работы
на
основании
соответствующего
документа.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать
документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты
такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся
работе исправление сведений о работе производится на основании других
документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой
книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для
исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в
отношении которых имеется судебное решение, а также случаев,
предусмотренных
пунктом
34
настоящих
Правил.
30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или
сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных
записей
не
Изменение
недействительными
записей
и
производится
внесения
допускается.
путем
признания
правильных
их
записей.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении
работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания
увольнения
(перевода)
незаконным.
31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об
этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает
работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи
работником
заявления.
32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в
соответствии
с
настоящими
Правилами,
в
него
вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до
поступления
к
данному
работодателю,
подтвержденном
соответствующими
документами;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в
трудовую
книжку
по
последнему
месту
работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее
количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя,
периодов
работы
и
должностей
работника.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую
книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат
трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе
на другую работу, признанной недействительной, работнику по его
письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат
трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой
книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется
возвращается
ее
в установленном порядке и
владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая
книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и
т.п.).
34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в
результате
чрезвычайных
ситуаций
(экологические
и
техногенные
катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки
чрезвычайные
обстоятельства)
трудовой
стаж
этих
и
другие
работников
устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой
комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или
иных уполномоченных работниками представительных органов, а также
других
заинтересованных
организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и
периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на
основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный
билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в
случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей,
знающих работника по совместной с ним деятельности у одного
работодателя
или
в
одной
системе.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал,
комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих
этот
факт.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором
указываются
периоды
продолжительность
работы,
трудового
профессия
стажа
(должность)
и
работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат
трудовой
книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе
установленный на основании свидетельских показаний, может быть
подтвержден в судебном порядке.
IV. Выдача трудовой книжки при увольнении
(прекращении трудового договора)
35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все
записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного
работодателя,
заверяются
подписью
работодателя
или
лица,
ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и
подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте
36
настоящих
Правил).
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке
Российской Федерации и на государственном языке республики в составе
Российской
Федерации,
заверяются
оба
текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний
день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об
увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине
работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не
соответствующей
федеральному
закону
формулировки
причины
увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не
полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения
(прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи
трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении
трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также
вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне
увольнения признается недействительной в порядке, установленном
настоящими
Правилами.
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового
договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием
работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки,
работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться
за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу
допускается
Со
только
дня
с
направления
его
указанного
согласия.
уведомления
работодатель
освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику
трудовой
книжки.
37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее
соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на
руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте
по письменному заявлению одного из родственников.
V. Вкладыш в трудовую книжку
38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из
разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и
ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш
без
трудовой
книжки
недействителен.
39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с
надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.
VI. Учет и хранение трудовых книжек
40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки
и
вкладыша
в
нее,
у
работодателей
ведутся:
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша
в
нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения
и
социального
развития
Российской
Федерации.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся
сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием
бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера
каждого
бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая
ведется кадровой службой или другим подразделением организации,
оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все
трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а
также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера,
выданные
работникам
вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник
расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых
книжек
и
вкладышей
в
них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в
них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью
руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или
опломбированы.
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации
как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за
ведение
трудовых
книжек,
по
его
заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых
книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии
бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за
оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением
приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении
бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с
составлением
соответствующего
акта.
43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные
работниками при увольнении либо в случае смерти работника его
ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя
(в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным
предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению,
установленными законодательством Российской Федерации об архивном
деле.
(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое
количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
VII. Ответственность за соблюдение
порядка ведения трудовых книжек
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению,
учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на
работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
несет
специально
уполномоченное
лицо,
назначаемое
(распоряжением)
приказом
работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения,
учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут
ответственность,
установленную
законодательством
Российской
Федерации.
VIII. Изготовление бланков трудовой книжки
и обеспечение ими работодателей
46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и
обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в
порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую
степень
защиты.
47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее
работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером
расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных
пунктами
34
и
48
настоящих
Правил.
48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки
или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника
стоимость
испорченного
бланка
оплачивается
работодателем.
Приложение 6
Форма трудовой книжки
(Обложка)
Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
(Титульный лист)
Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия
______________________________________________________________
Имя
________________________________________________________________
Отчество
_____________________________________________________________
Дата рождения
________________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Профессия, специальность
______________________________________________
Дата заполнения
_______________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки
______________________________________________
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых
книжек
М.П.
__________________________________
(разборчиво)
Сведения о работе
Серия и номер*1
N
(10 разворотов)
Дата
записи число месяц год
Сведения о
Наименование,
приеме на
дата
работу, переводе
и номер
на другую
документа,
постоянную
на основании
работу,
которого
квалификации,
внесена
увольнении (с
запись
указанием причин
и ссылкой
на статью, пункт
закона)
1
2
3
4
____
*1 Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого
развернутого листа трудовой книжки.
Сведения о награждении
Серия и номер
N
(10 разворотов)
Дата
записи число месяц год
Сведения о
Наименование,
награждении
дата и
(поощрении)
номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
1
2
3
4
Форма вкладыша в трудовую книжку
ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
(без трудовой книжки недействителен)
Герб
Российской Федерации
Фамилия
______________________________________________________________
Имя
______________________________________________________________
Отчество
_____________________________________________________________
Дата рождения
____________________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Профессия, специальность
____________________________________________________________
Дата заполнения
_______________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки
______________________________________________
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых
книжек
М.П.
__________________________________
(разборчиво)
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме
трудовой книжки. Объем вкладыша: "Сведения о работе" - 9 разворотов,
"Сведения о награждениях" - 8 разворотов.
Приложение 7
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Наименование организации
Наименование структурного
Подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 № 00
Москва
на ___________ год
Индекс дела
Заголовок
дела
Количество
дел
Срок хранения Примечание
и № статьи
по перечню
1
2
3
4
5
Должность
Руководителя
службы ДОУ
подписи
Виза согласования
с руководителем
службы ДОУ
Личная подпись
Расшифровка
Приложение 8
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
_______ году в организации
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой
“ЭПК”
1
2
3
4
Постоянного
Временного (свыше 10
лет)
Временного (до 10 лет
включительно)
Итого
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения
подписи
Дата
подпись
Расшифровка
Приложение 9
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Фонд N ________
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ______
дел постоянного хранения
за __________ год
Наименование должности
руководителя организации
Подпись
подписи
Расшифровка
Дата
Название раздела (структурного подразделения организации)
N Индекс Заголовок дела Крайние
Кол-во листов Примечап/п дела
даты
ние
1 2
3
4
5
6
В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера:
_________________________________________________
пропущенные номера:
______________________________________________
Наименование должности
составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись
(лица, ответственного
за архив)
Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _________ N ______
от ___________ N ______
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение10
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения
Наименование организации
Фонд N ________
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ______
Наименование должности
дел временного (свыше 10 лет)
руководителя организации
хранения
за __________ год
Подпись
подписи
Расшифровка
Дата
Название раздела (структурного подразделения организации)
N Индекс Заголовок Крайние
Срок
Кол-во
Примечап/п дела
дела
даты
хранени листов
ние
я
1 2
3
4
5
6
7
В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________
Наименование должности
составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив)
Подпись
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ______ N ______
Расшифровка подписи
Приложение11
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Наименование организации
АКТ
УТВЕРЖДАЮ
___________ N _______
Наименование должности
_____________________
руководителя организации
(место составления)
о выделении к уничтожению
Подпись
документов, не подлежащих
хранению
Расшифровка
подписи
Дата
На основании ____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
(название
N
Заголовок
п/п или
дела Крайни Номер Индекс
групповой е
заголовок
даты
а
по номенкла- ед. хр.
описей туре
документов
дела Кол-во
дела
или
N
фонда)
Сроки хранения Прии номера статей мепо перечню
по
чани
е
описи
1
2
3
4
5
6
7
Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному
8
составу
согласованы
с
ЭПК
________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ N _____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от _________ N __________
Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом ______ кг сданы в __________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______
Наименование должности работника,
сдавшего документы
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Приложение 12
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов ед. хр. №____________________
№ п/п Индекс
документа
Дата
документа
Заголовок
документа
Номера
листов
Примечание
Итого__________________________________________________документо
в
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должностного лица,
Составившего внутреннюю опись
Документов дела
____________
(Подпись)
подписи)
Дата_____________________
________________
(расшифровка
Приложение 13
Контрольная карточка личного дела № ______
Фамилия____________________________________________________
__
Имя______________________
Отчество___________________________
Отметка о выдачи личного дела
Дата
Кому
Подпись
Исх. № или
Дата
Подпись лица,
выдачи
выдано
получателя
телефон
возврата
принявшего
на хранение
Приложение 14
к Методическим рекомендациям
ЦЭПК Роскомархива от 18.11.1992
ПРИМЕРНЫЙ ДОГОВОР
между учреждением Государственной
архивной службы РСФСР и организацией, предприятием
о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного
дела и делопроизводства (разработан Роскомархивом см. письмо Роскомархива от 16.12.91 N 4/1003)
г. ___________________
"__" ____________ 19__ г.
Государственный архив
____________________________________________
(название республики в составе РСФСР,
__________________________________________ (именуемый в
дальнейшем
края, области, города, района)
госархив) в лице ________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
с одной стороны, и _______________________________________________
(наименование организации, предприятия)
___________________________ (именуемая в дальнейшем "организация")
в лице ________________________________________, с другой стороны,
(должность, фамилия, имя, отчество)
в целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда РСФСР,
совершенствования делопроизводства, повышения эффективности
использования документной информации в управленческой деятельности
и решении производственных задач заключили настоящий договор о
нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Госархив принимает на себя:
1.1.1. Безвозмездно:
обеспечение сохранности документов постоянного срока хранения
организации и ее предшественников, переданных в государственный
архив, а также документов по личному составу в случае ликвидации
организации и отсутствия правопреемников;
исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета
пенсий по документам, хранящимся в государственном архиве;
оказание
консультативно-методической
помощи
организации
в
совершенствовании организации работы с документами;
выдачу организации дел во временное пользование и для работы в
читальном зале госархива.
1.1.2. На договорной основе:
проведение экспертизы ценности документов, комплекса работ по
упорядочению дел постоянного хранения и по личному составу,
подлежащих долговременному хранению;
отбор на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
составление учетного и научно-справочного аппарата к документам,
находящимся на хранении в организации;
разработку нормативно-методических документов по организации
делопроизводства
и
архивов
(инструкций
по
делопроизводству,
номенклатур дел, должностных инструкций и т.д.);
изготовление коробок, папок для хранения документов;
реставрацию документов;
изготовление копий документов;
исполнение
тематических
запросов
по
производственной
деятельности, социально-правовых запросов граждан, за исключением
запросов о трудовом стаже;
предоставление документной информации, перечней документов,
организацию выставочных экспозиций, документных публикаций, теле- и
радиопередач, популярных изданий;
повышение квалификации кадров по вопросам работы с документами
и ведению архива.
Перечень принимаемых госархивом на себя услуг может быть
расширен с учетом интересов организации.
1.2. Организация обязуется:
1.2.1. Обеспечивать сохранность образующихся в ее деятельности
документов до передачи их в госархив, содействовать качественному
пополнению ими Архивного фонда РСФСР.
1.2.2. Соблюдать установленные Государственной архивной службой
РСФСР требования по работе с документами; своевременно и в полном
комплексе передавать документы постоянного хранения в госархив;
передачу документов производить силами и за счет своих средств.
1.2.3. Создавать необходимые условия для работы сотрудников
госархива при выполнении ими договорных работ в организации.
2. СТОИМОСТЬ ДОГОВОРНЫХ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЕТА
2.1. Стоимость работ определяется на основе договорных цен на
работы и услуги, выполняемые госархивами.
2.2. На каждый вид работы может составляться отдельный договор.
Объем работ и их стоимость определяются на основе приложенных к
договору расчетов.
2.3. Стоимость работ может быть скорректирована в случае изменения
цен за услуги или расценок на виды работ.
2.4. За выполнение срочной работы по согласованию с организацией
на основную цену может быть установлена надбавка в размере до 50%.
2.5.
В
случае
необходимости
окончание
работ
двусторонним актом приема-сдачи выполненных работ.
фиксируется
2.6.
Недостатки,
допущенные
госархивом
при
проведении
предусмотренных договором работ и обнаруженные организацией в
течение года, госархив обязуется устранить без дополнительной оплаты.
3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
3.1. За нарушение принятых по договору обязательств стороны несут
ответственность в соответствии с действующим законодательством.
3.2. В случае нарушения сроков выполнения работ и услуг,
предусмотренных настоящим договором, виновная сторона уплачивает
пеню за каждый день просрочки в размере 0,05% от суммы обязательств,
исполнение
которых
просрочено
(но
не
более
50%
от
суммы
обязательства).
4. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ
4.1. _____________________________.
4.2. _____________________________ и т.д.
5. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН
5.1.
Действие
настоящего
договора
устанавливается
со
дня
подписания его сторонами на срок ________________________________.
Настоящий договор составляется в 2-х экземплярах.
Все подписанные обеими сторонами экземпляры имеют одинаковую
силу.
5.2. По требованию организации договор может быть расторгнут
досрочно. При этом организация обязана за 1 месяц предупредить госархив
о намеченном сроке окончания действия настоящего договора и оплатить
весь объем выполненных работ на момент уведомления о расторжении
договора.
Юридические адреса сторон:
Госархив:
адрес, телефон,
расчетный счет
Организация:
адрес, телефон,
расчетный счет
Госархив
_______________________
(должность)
__________ ____________
Организация
________________________
(должность)
____________ ____________
(подпись) (фамилия)
(подпись) (фамилия)
"__" __________ 19__ г.
"__" ____________ 19__ г.
Приложение 15
Форма итоговой записи и заверительной надписи
Передал
__________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
и _________________________ регистрационно-контрольных картотек к
(цифрами и прописью)
документам <*>
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Принял ______________________ ед. хр. и __________________________
(цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности работника
архива организации
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Приложение 16
Образец обложки дела постоянного и временного
( свыше 10 лет) хранения
Фонд № ____
Опись № ___
Дело № ____
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
_________________________
( наименование структурного подразделения )
ДЕЛО № ________том № _______
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
_________________________
( заголовок дела)
Крайние даты дела
листах
На _____________________
________________
_________________
Хранить ______________________
Фонд № ______
Опись № _____
Дело № ______