ВНЕДРЕНИЕ ERP-СИСТЕМ Шангытбаева Г.А. Казахский национальный технический университет имени К.И.Сатпаева, г.Алматы, Казахстан gul_janet@mail.ru В статье рассматриваются автоматизированные системы управления предприятием, особенности, преимущества, характеристики ERP-системы и общие принципы выбора ERP-системы. Автоматизированные системы управления предприятием Автоматизированные системы управления предприятием представлены несколькими видами систем автоматизации, к числу которых относятся системы класса ERP. Термин ERP происходит от английского «Enterprise Resource Planning», что переводится как «планирование ресурсов предприятия». ERP-система или система планирования ресурсов предприятия, позволяет посредством целого комплекса интегрированных приложений создать единую информационную среду с целью автоматизации всех сфер деятельности предприятия от планирования бизнес-процессов до контроля над их реализацией и последующего анализа достигнутых результатов. Появление ERP-систем явилось результатом усовершенствования и расширения функциональных возможностей более ранних систем класса MRP II (Manufacture Resource Planning – планирование ресурсов производства). Область применения систем MRP II охватывала планирование финансовых, материальных и мощностных ресурсов, необходимых для организации производства. В процессе их развития и модернизации появилось понимание того, что универсальный и комплексный характер системы позволяет использовать ее для управления всеми без исключения бизнес-процессами предприятия, что и послужило толчком к созданию систем нового поколения, воплощением которых и являются ERP-системы. На сегодняшний день, набор подсистем, входящих в состав ERP-системы, позволяет управлять многочисленными аспектами экономической деятельности организации, включая финансы, снабжение, производство, хранение и сбыт продукции и т.д. Многофункциональность ERP-систем позволяет использовать этот термин одновременно в нескольких значениях: Во-первых, ERP система – это один из классов интегрированных систем управления, представляющий собой единую централизованную базу данных, реализованную в виде одного единственного приложения с общим пользовательским интерфейсом и позволяющую контролировать всю финансово-экономическую деятельность организации, в том числе производство, экономику и финансы, закупку материалов, хранение и реализацию продукции и пр. Во-вторых, это совокупность программных средств и административных решений, предназначенных для контроля всех стадий исполнения заказа потребителя, включая планирование, распределение и направление ресурсов предприятия. В-третьих, это комплекс интегрированных программных инструментов для создания единой базы данных, благодаря которым обеспечивается автоматизация процессов планирования, учета, контроля и анализа всех ключевых аспектов деятельности организации [1]. Основное назначение ERP-системы: Обеспечить рост конкурентоспособности предприятия путем повышения эффективности бизнес-процессов и сокращения расходов. Цель ERP-системы: Оптимизация всех сфер деятельности предприятия для выработки наиболее эффективных средств управления себестоимостью продукции и получения преимуществ перед конкурентами. Для достижения данной цели в системах класса ERP реализованы особые методы планирования и управления, благодаря которым становится возможным усовершенствование производственного процесса в следующих направлениях: изготовление продукции в минимально короткие сроки и с минимальным количеством затрат путем оптимизации бизнес-процессов; повышение контроля над спросом и предложением благодаря сокращению производственного цикла; оценка мощностей предприятия, имеющихся на момент поступления заказа, для установления возможности его выполнения; выявление и сравнение реальной и предусмотренной спецификациями производительности имеющихся единиц оборудования с последующим внесением корректив в производственный процесс; своевременное прекращение незавершенного производства при отсутствии спроса на конечную продукцию, а следовательно, и сроков исполнения заказа; осуществление контроля над количеством запасов с целью устранения дефицита и залеживания запасов, а также предотвращения роста складских издержек; повышение качества обслуживания путем направления ресурсов предприятия на своевременное осуществление поставок. Краткие характеристики ERP-системы: интеграция основных производственных процессов организации; обработка большинства бизнес-операций; единовременное сохранение каждой единицы информации в общей базе данных предприятия для последующего ее использования; обеспечение доступа к базе данных в режиме реального времени; интеграция обработки деловых операций и действий по планированию в случае необходимости; применение как в традиционной внутренней среде «клиент – сервер», так и во внешней среде с привлечением Интернет-технологий; поддержка различных отраслей народного хозяйства; возможность настройки системы с учетом специфических нужд предприятия при отсутствии навыков программирования; поддержка нескольких языков и иностранных валют [2]. Преимущества ERP-систем 1) Интегрирование всех аспектов деятельности предприятия Разрозненные приложения, ранее обеспечивавшие хранение данных по различным направлениям деятельности фирмы, объединены в рамках одной целостной системы, обеспечивающей интеграцию всех бизнес-процессов и позволяющей выйти за традиционные функциональные и локальные рамки в процессе планирования ресурсов. 2) Привлечение лучших методологий Внедрение ERP-систем дает возможность поставить на службу предприятию более тысячи самых современных методов организации бизнес-процессов, что позволяет наиболее оптимальным образом управлять деятельностью компании. 3) Ликвидация информационного дисбаланса Единая база данных ERP-системы, охватывающая весь поток информации от различных структур организации, исключает возможность возникновения информационных несоответствий внутри системы, что значительно повышает качество информации и обеспечивает дополнительные преимущества при принятии решений. К таким преимуществам можно отнести упрощение процедуры контроля над информацией и ее открытость для служащих, которым она необходима в процессе работы. Благодаря широкой доступности информации, отпадает необходимость в посреднических услугах по передаче данных между сотрудниками или от руководства компании к ее служащим. Данное обстоятельство, в свою очередь, позволяет сократить штат компании за счет работников, чьи функциональные обязанности ограничиваются исключительно подготовкой и распространением информации. 4) Доступ к базе данных в реальном времени Тогда как традиционные системы используют многоступенчатую схему обработки данных, при которой за фиксацией информации на бумаге следует передача бумажных носителей в конкретное структурное подразделение, где данные переоформляются или вводятся в компьютер, в ERP-системах помещение информации в базу данных производится непосредственно от источника, минуя промежуточные стадии, после чего данные становятся доступны всем заинтересованным лицам. 5) Возможность синхронного доступа для решения задач планирования и контроля Благодаря единовременному вводу данных в общую базу предприятия, информация может использоваться одновременно любым количеством пользователей системы, что повышает эффективность как планирования, так и контроля, а также обеспечивает согласованность действий всех звеньев предприятия и продуктивность управления в целом. 6) Формирование организационной целостности предприятия ERP-системы делают возможным объединение географически удаленных друг от друга филиалов и отделений компании и вовлечение их в единое информационное пространство, что позволяет осуществлять обмен организационными наработками между структурными подразделениями с нестандартными и высокоэффективными процессами, а также способствует формированию единого корпоративного образа и улучшению имиджа компании на мировом рынке. 7) Повышение эффективности взаимодействия и сотрудничества между подразделениями организации Создание отлаженной процедуры взаимодействия и сотрудничества между подразделениями одной организации, в том числе и географически удаленными, приводит к тому, что каждое подразделение своевременно и в полном объеме получает все необходимые данные. Неизменно возникающие в результате такого взаимодействия общие процессы могут быть стандартизированы при помощи ERP-системы, чтобы минимизировать риск возникновения противоречий и разногласий. 8) Возможность взаимодействия и сотрудничества между различными организациями ERP-системы позволяют создавать своего рода информационные каналы, способные связать предприятие с компаниями-партнерами для предоставления им доступа к базе данных предприятия и обмена необходимой информацией. В результате такого сотрудничества формируется единый информационный архив, что позволяет оптимизировать процессы снабжения, поставки и другие виды совместной деятельности, а также вывести на качественно новый уровень весь процесс взаимодействия в целом. 9) Возможность привлечения дополнительных инвестиций Внедрение ERP делает бизнес-процессы компании более прозрачными, повышая ее привлекательность для инвесторов, а следовательно, позволяет привлечь дополнительные инвестиции для дальнейшего развития производства. 10) Управление себестоимостью продукции Предоставляемые ERP-системой методы и средства контроля над себестоимостью продукции являются мощным оружием в конкурентной борьбе, так как вероятность получения высокой прибыли возрастает, и вместе с тем появляется возможность варьирования рыночных цен в результате снижения себестоимости продукции. Выбор ERP Автоматизированные системы управления служат мощным инструментом для развития бизнеса и важным средством выживания в условиях рыночной экономики, поэтому внедрение ERP-системы конкурентом лишний раз доказывает необходимость ее скорейшей установки и в вашем офисе. Критерии выбора ERP-систем Выбор той или иной ERP-системы во многом зависит от критериев, которые выдвигаются и рассматриваются в процессе принятия решения. Точность и детальность разработанных критериев, хотя и усложняет процедуру подбора вариантов, позволяет сделать правильный и осознанный выбор, основанный на учете большого количества разнообразных факторов. Как показывает анализ опыта выбора ERP-систем, к наиболее распространенным относятся критерии, связанные со стоимостью системы, в частности, соотношение «цена – качество», «цена – функционал». Помимо этого, высоко ценятся гибкость, интегрируемость и масштабируемость системы наряду с открытостью, возможностью расширения функционала и адаптации системы под специфические нужды предприятия. При этом, несомненно, учитывается и базовый функционал, входящий в стандартный комплект поставки, и СУБД (система управления базами данных), составляющая основу КИС (корпоративной информационной системы). Немалое значение для компаний, имеющих удаленные филиалы и представительства, имеет возможность создания единого информационного пространства. Принимаются в расчет и такие показатели, как репутация фирмы-производителя и опыт внедрения системы на других предприятиях данной отрасли. Непоследнюю роль в процессе выбора, а также в ходе дальнейшей эксплуатации системы играет сплоченность и нацеленность коллектива компании на успех [3]. Общие принципы выбора ERP-системы Этап 1. Предварительная подготовка Формирование группы выбора с привлечением операционного персонала Самый лучший вариант предварительной подготовки – это когда из персонала группы выбора впоследствии формируется группа внедрения. Правильный путь – первичное обучение основам методологии MRP-II и только затем - выбор системы. Основное требование к группе выбора – знание методологии, которая поддерживается системой и которая будет использоваться предприятием. Использование консультантов Консультационные услуги могут быть одной из самых значительных статей затрат при выборе и внедрении ERP-системы. Использование консультантов, имеющих соответствующие знания и опыт, поможет значительно сократить время на обучение пользователей системы , на сбор и анализ информации и в конечном итоге избежать дорогостоящих ошибок и привести компанию к успеху. Этап 2. Выбор направления Чтобы успешно выбрать ERP-систему для промышленного предприятия, необходимо понимать несколько вещей. Первое: выбирая систему, которая будет поддерживать не только финансы, но и основные операции (производство, снабжение, сбыт, управление материалами), необходимо убедиться, что она предназначена именно для производственных предприятий. Это требование распространяется как на функциональную, так и на программно-аппаратную платформу. Этап 3. Последовательность действий по выбору системы Определение требований к системе Если совершать все шаги выбора системы по правилам, должен быть составлен документ, в котором описываются требования к системе с предложением к потенциальному поставщику. Составление Запроса на предложение, заставит будущих пользователей системы. еще раз обдумать, что же они на самом деле хотят получить. Запрос на предложение – это документ, в котором описываются все требования к системе, наличие которых предприятие считает для себя совершенно необходимым. Определение и утверждение методологии отбора. Руководство предприятия должно заранее утвердить методику отбора системкандидатов. В случае, если группа выбора не может прийти к окончательному согласию, понадобится помощь высшего руководства предприятие для определения дополнительных критериев окончательного отбора. Можно перечислить несколько пунктов определения поставщика системы: Пункт 1. Определение потенциальных поставщиков системы и пересылка им требований. В качестве информации о предприятии необходимо предоставить информацию о количестве выпускаемой продукции, количестве персонала, количестве складов и цехов, количестве заказов в день и т. д. Плюс описание процессов планирования и управления деятельностью предприятия. Пункт 2. Отсеивание кандидатов на основе удовлетворения требований предприятия. Причины возможного отсева: слишком много необходимых функций отсутствуют или слабо выражены; система слишком мала и проста или, наоборот, большая, сложная и дорогая; нет удачных внедрений или их очень мало; отсутствует требуемая функциональность; состояние компании-поставщика нестабильно; другие причины. Пункт 3. Представление системы. Очень важно помнить, что презентация системы и визит на предприятие консультантов потенциального поставщика могут оказать значительное эмоциональное и необъективное воздействие на группу выбора. Руководитель группы выбора должен задать нужные вопросы и в нужное время для оценки системы прежде всего с точки зрения финансовой отдачи для предприятия. Пункт 4. Окончательный выбор. Пять шагов при принятии решения: Шаг 1. Ревизия существующих на предприятии систем, которые предполагается заменить. Шаг 2. Определение функциональности ERP-системы, которая принесет наибольший эффект с точки зрения сокращения издержек для предприятия. Шаг 3. Обеспечение целостности корпоративных данных. Шаг 4. Разработка детального плана конвертации информации из старых систем в интегрированную или интерфейсированную ERP-систему. Шаг 5. Учет влияния человеческого фактора. IT-специалисты и ответственные сотрудники компаний, оценивая такие характеристики выработанных критериев, как точность и четкость формулировок, степень детализации, объективность и независимость выбора от информации рекламного характера, взаимосвязанность с бизнес-процессами предприятия, степень систематизации критериев, могут прийти к выводу о целесообразности и осознанности выбора той или иной системы [4]. Примеры западных ERP-систем: R/3 корпорации SAP AG, Oracle Applications, MANMAN/X – производитель СА, TRITON – производитель BAAN. Примеры российских ERP-систем: Галактика, БОСС, МАГНАТ, Кх3. Примеры казахстанских ERP-систем: Галактика, SAP AG, Oracle Applications. Заключение Рынок ERP-систем, как часть информационно-коммуникативной отрасли, зависит от темпов роста ее двух основных секторов: связи и информационных технологий. Отрасль информационных технологий охватывает все множество организаций, предоставляющих услуги по разработке, установке и техническому обслуживанию программного обеспечения, в том числе электронных баз данных, локальных компьютерных сетей, вычислительной техники, а также всевозможные услуги, связанные с работой в сети Интернет. В последние годы наблюдаются устойчивые тенденции роста отрасли ИКТ в целом. Об этом свидетельствуют и объемы производимой продукции, и рост доли отрасли в ВВП страны, который только в период с 2003 по 2004 гг., согласно докладу министра информационных технологий и связи РФ, вырос с 3,2% до 4,8%. Неуклонный рост объемов рынка в 2004 г. наметился, в частности, на рынке связи, объем которого увеличился на 37%, составив 540 млрд.руб., а также на рынке IT-услуг и технологий – соответственно 20% и 255,6 млрд.руб. Тенденции роста сохранились и в 2005 г., когда доля отрасли в ВВП достигла отметки в 5%, а средние темпы роста по отрасли составили 40% против 27%, зафиксированных в 2004 г. Однако при всей положительной динамике, отмечаемой аналитиками, нельзя не отметить тот факт, что ускоренные темпы роста во многом связаны с невысоким уровнем развития информационной инфраструктуры в основных секторах экономики [5]. Литература 1. Крылович А. Информационные технологии в управлении предприятием // Корпоративный менеджмент. 2000. № 10, http://www.cfin.ru/itm/kis/tops.shtml 2. Ушаков К. Нам не жить друг без друга (о внедрении ERP-систем на российских предприятиях) // ИНФО-Бизнес. 2003. № 5. 3. Turbide D. A. APS and ERP: A White Paper about Advanced Planning and Sheduling's Integration with Enterprise Resource Planning. – Production Solutions Inc., 1998. 4. http://www.orgo.ru/common_principles.php 5. Галактика – www.galaktika.ru Регистрационная карта Ф.И.О. (полностью) Ученая степень и ученое звание Место работы и должность Мобильный и контактный телефоны Электронный адрес Направление (секция) Тема доклада Он-лайн или заочное участие Шангытбаева Гульмира Асаугаликызы Казахский национальный технический университет имени К.И.Сатпаева, докторант PhD 87014678204 gul_janet@mail.ru Секция 4. Физико-математические науки Внедрение ERP-систем заочное участие