Первое знакомство с системой «Дело». Особенности интерфейса

Глав а 6.
Окна системы
ЧАСТЬ 2
Первое знакомство
с системой «Дело».
Особенности интерфейса
Глава 6. Окна системы
При запуске системы, ее подсистем и функций, а также при
выполнении различных команд (режимов) на экране
открываются окна. Окном называется область экрана,
предназначенная для ввода и просмотра информации, а также
для осуществления управляющих воздействий на систему (см.
Рис. 2-1).
Рис. 2-1. Окно и его элементы
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-1
Часть 2
Первая встреча с системой «Дело»
Элементами (объектами) называются области окна, которые
служат либо для отображения информации (заголовок, поля,
строка состояния), либо для управления окнами и системой в
целом (строка меню, кнопки, полосы прокрутки, флажки,
переключатели).
Необходимым элементом окна является заголовок – верхняя
строка, содержащая название окна. Под заголовком могут
располагаться строка меню и панель инструментов. Поля,
кнопки, флажки и переключатели различного назначения могут
быть расположены произвольно в пределах всего окна. Строка
состояния внизу окна содержит информацию о том, что и как
можно выполнить в текущем состоянии окна.
На экране одновременно может быть открыто несколько окон, из
которых только одно может быть активным. Активным
называется окно, элементы которого доступны для выполнения
каких-либо действий. Активное окно выделяется цветом
заголовка.
Соглашения
Мышь
Последующие термины используются для описания работы с
мышью и означают следующее:
2-2
Термин
Действие
Указать
Навести указатель мыши на некоторый элемент
окна. Например, при необходимости указать на
кнопку панели инструментов следует
установить указатель мыши так, чтобы кончик
стрелки указателя находился на изображении
кнопки
Щелкнуть на
объекте
указать объект, нажать и отпустить левую
кнопку мыши. Например, для того, чтобы
щелкнуть на переключателе Организации (Рис.
2-1), надо навести указатель на этот
переключатель и один раз нажать и отпустить
левую кнопку мыши
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 6.
Окна системы
Внимание. Щелчок на кнопке приводит к ее активизации, т. е. к
выполнению ее функциональных свойств. Аналогично, щелчок
на команде меню приводит к выполнению данной команды.
Термин
Действие
Дважды щелкнуть
на объекте
указать объект и два раза быстро нажать и
отпустить левую кнопку мыши. Если двойной
щелчок проделывается недостаточно быстро,
система воспринимает его как два одинарных.
Переместить
объект с помощью
мыши
указать объект, нажать левую кнопку мыши и,
не отпуская ее, переместить указатель вместе
с объектом в нужное место, затем отпустить
кнопку мыши. В результате объект либо
изменит свое положение, либо скопируется в
выбранное место
Щелкнуть правой
кнопкой мыши на
объекте
указать объект, нажать и отпустить правую
кнопку
Клавиатура
Последующие термины используются для описания работы с
клавиатурой и означают следующее:
Термин
Действие
Нажать
нажать указанную клавишу клавиатуры.
Например, если указано «нажать клавишу
ENTER», следует нажать на клавиатуре
клавишу ENTER
Ввести
ввести конкретную информацию в поле для
ввода информации с помощью клавиатуры.
Например, для того, чтобы выполнить
указание данного руководства «введите в
поле Подписал фамилию лица,
подписавшего документ» следует:
- щелкнуть на поле с этим именем, – в поле
появится мигающий курсор;
- ввести с клавиатуры фамилию лица,
подписавшего документ.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-3
Часть 2
Первая встреча с системой «Дело»
Внимание. При вводе информации с клавиатуры возможно
возникновение ошибок. Для их исправления используются
следующие клавиши:
Клавиши
Действие
← →↑↓
перемещение курсора
DEL
удаление символа справа от курсора
BACKSPACE
удаление символа слева от курсора
Общие термины
Эти термины используются для описания работы как с мышью,
так и с клавиатурой и означают следующее:
2-4
Термин
Действие
Выбрать
активировать указанную в руководстве команду
меню, кнопку или другой объект наиболее
удобным для пользователя способом. Например,
для того, чтобы выбрать (выполнить) команды
Поиск, Поиск по РК с помощью мыши, следует:
щелкнуть на меню Поиск – откроется список
команд меню; щелкнуть на команде Поиск по РК,
– система сформирует окно Запрос по РК (см.
рис. 2-1). Аналогичного результата можно
добиться с помощью клавиатуры. Для этого надо:
нажать сочетание клавиш ALT-П, затем нажать
клавишу ENTER.
Выделить
сделать объект доступным для дальнейших с ним
операций. Наиболее часто термин употребляется
при работе со списками данных. Например, для
того, чтобы выделить строку из списка,
необходимо щелкнуть на данной строке или
нажимать клавиши со стрелками (↓↑) до тех пор,
пока нужная строка не будет выделена, т. е. не
изменится ее фоновый цвет или рядом с этой
строкой не установится значок курсора
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 6.
Окна системы
Элементы управления
Строка меню
Строка меню содержит пункты меню, которые являются
заголовками списков команд, например, Реквизиты (см. Рис.
2-2).
Рис. 2-2 Пункт меню с раскрытым списком команд
Чтобы раскрыть список команд, щелкните на названии пункта
меню.
Чтобы выбрать, т. е. выполнить команду, щелкните на ее
названии. Если выполнение команды в текущий момент по
какой-либо причине невозможно, ее название в списке команд
становится блеклым. Если щелкнуть на такой команде, ничего не
произойдет.
Внимание. Если команда может быть также выполнена
нажатием определенных клавиш (или их сочетаний), в строке с
названием команды указываются эти клавиши, например F11
(команда Протокол).
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-5
Часть 2
Первая встреча с системой «Дело»
Далее в тексте при указании выбора команд будет
использоваться краткая запись типа Реквизиты, Связки,
которая обозначает, что вначале требуется выбрать пункт меню
Реквизиты, в котором затем нужно выбрать команду Связки.
Кнопки и панель инструментов
Кнопка – это элемент графического интерфейса пользователя в
виде небольшого прямоугольника со значком (маленьким
изображением), надписью или значком и надписью
одновременно, используемый для выполнения каких-либо
конкретных действий (команд). Значок или надпись на кнопке
указывают на вид действия, выполняемый кнопкой. Чтобы
выполнить действие или команду, следует щелкнуть на кнопке.
Несколько кнопок, размещенных в ряд, образуют панель
инструментов. Панель инструментов, расположенная под
строкой меню, содержит кнопки, дублирующие часто
используемые команды меню.
Некоторые окна не имеют строки меню, а кнопки панели
инструментов являются единственными элементами,
предназначенными для выполнения необходимых команд.
Если выполнение команды в текущий момент по какой-либо
причине невозможно, соответствующая ей кнопка становится
блеклой (неактивной).
Кнопки панелей инструментов, часто используемые в окнах
различных типов, перечислены в таблице 2-2. Кнопки,
используемые только в некоторых окнах, описаны в разделах,
посвященных этим окнам.
2-6
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 6.
Окна системы
Таблица 2-2
Кнопка
Команда
Действие
Просмотреть РК
Открытие РК для просмотра,
переход в режим просмотра
Изменить
Переход в режим
редактирования
Печать
Вывод документа (например
реестра рассылки) на печать
Закрыть окно
Закрытие рабочего окна без
выхода из текущего режима
Удалить
Удаление выделенного
элемента списка
Найти
Поиск элемента списка
Обновить
Обновление экрана с учетом
изменений, возможно,
внесенных другими
пользователями системы
Выделить все
Выделение всех элементов
списка
Снять выделение
Отмена выделения
Переместить вверх
Перемещение элемента
списка на одну позицию вверх
Переместить вниз
Перемещение элемента
списка на одну позицию вниз
Внимание. При наведении указателя мыши на кнопку панели
инструментов рядом с указателем появится название кнопки. В
ряде случаев указывается также сочетание клавиш, которыми
можно воспользоваться для выполнения данной команды без
помощи мыши.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-7
Часть 2
Первая встреча с системой «Дело»
Кнопки управления окном
У правой границы заголовка окна расположена группа кнопок
управления окном. Эта группа может содержать либо три
доступные кнопки для окон изменяемых размеров (см. Рис. 2-3):
– Свернуть;
– Развернуть;
– Закрыть,
либо только кнопку Закрыть (для окон постоянных размеров).
Чтобы развернуть окно во весь экран, щелкните на кнопке
Развернуть. В заголовке развернутого окна кнопка Развернуть
заменяется кнопкой Восстановить размер –
.
Чтобы вернуть окно к исходному размеру, щелкните на кнопке
.
Чтобы свернуть окно, щелкните на кнопке Свернуть. В
результате рабочее окно будет заменено значком в нижней
части главного окна. Двойной щелчок на этом значке или щелчок
на кнопке Восстановить приведет к восстановлению окна (см.
раздел Рабочие окна). Если было свернуто главное окно (см.
раздел Главные окна системы), то для его восстановления
необходимо щелкнуть на соответствующей кнопке панели задач
Windows.
Окна РК и окна отдельных реквизитов РК сворачиваются не в
значок в главном окне, а в значок на панели задач, то есть ведут
себя подобно главным окнам.
Чтобы переместить окно, щелкните на его заголовке и, не
отпуская кнопку мыши, перетащите окно на требуемое место.
Чтобы закрыть окно, щелкните на кнопке
текущем режиме будет закончена.
2-8
. При этом работа в
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 6.
Окна системы
Внимание. Закрытие окна в ряде случаев может привести к
выходу из текущего режима без сохранения внесенных
изменений.
Полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки
Если на экран выводится информация, для представления
которой не достаточно площади поля или всего окна, справа или
внизу окна появляются полосы соответственно горизонтальной
(см. Рис. 2-3) и вертикальной прокрутки.
Полоса прокрутки имеет две кнопки со стрелками и ползунок
между ними. Положение ползунка показывает, в какой части
представляемого текста (списка) расположен фрагмент,
выведенный на экран.
Чтобы просмотреть информацию, находящуюся за границей
окна, щелкайте на кнопках или перетащите ползунок в нужном
направлении.
Главные окна системы
Каждая подсистема, а у подсистемы «Документы» – каждая
функция, имеет свое главное окно. Главное окно открывается
при запуске подсистемы или функции и закрывается при выходе.
Одновременно с открытием главного окна на панели задач
Windows появляется кнопка, соответствующая запущенной
подсистеме (функции). Если в процессе работы с подсистемой
главное окно будет свернуто, то щелчок мыши на данной кнопке
восстановит окно.
Главное окно системы при работе со всеми функциями
(Регистрация документов, Кабинеты, Поиск документов и
личные папки, Реестры внешней отправки документов,
Опись дел), а также с подсистемой «Отчетные формы» имеет
следующие элементы (Рис. 2-3):
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-9
Часть 2
Первая встреча с системой «Дело»
Рис. 2-3. Пример главного окна (окно функции Поиск)
•
заголовок, содержащий название функции или подсистемы;
•
строку меню;
•
панель инструментов;
•
область рабочих окон;
•
строку состояния.
Окно Кабинеты содержит также рядом с панелью инструментов
поле с наименованием текущего кабинета.
Строка меню главных окон имеет различные наборы пунктов.
2-10
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 6.
Окна системы
Чтобы свернуть главное окно, щелкните на кнопке
управления окном
. Окно закроется.
Чтобы восстановить свернутое главное окно, щелкните
на его кнопке на панели задач Windows.
Чтобы закрыть главное окно, т. е. выйти из подсистемы
или функции, выполните одно из следующих действий:
1.
Щелкните на кнопке управления окном
;
2.
Если закрыты все рабочие окна, выберите из меню команду
Выход, или нажмите клавишу ESC.
Окно закроется, кнопка на панели задач Windows исчезнет.
Примечание. Чтобы закрыть подсистему «Документы»,
необязательно закрывать окна ее функций.
Рабочие окна
В главном окне может иметься различное число рабочих окон: ни
одного, одно, несколько (развернутые или в виде значков).
В качестве рабочих могут быть либо окна для ввода
информации:
•
окна разделов РК (часть 3);
•
окна формирования поисковых запросов (часть 6);
•
окна формирования отчетов (глава 39),
либо окна различных папок, содержащие списки РК (главы 21,
33, 44).
Одно и только одно окно из числа рабочих является активным.
Активное рабочее окно определяет состав строки меню и панели
инструментов, значение поля с названием картотеки или
кабинета. При этом главное окно также остается активным.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-11
Часть 2
Первая встреча с системой «Дело»
Для управления рабочими окнами служат команды меню Окно, а
также кнопки управления окном
– Свернуть,
Развернуть и
– Закрыть. Кнопка
недоступной (неактивной).
–
может быть
Если открыто несколько рабочих окон, их можно расположить
различным образом. Во всех подсистемах, кроме подсистемы
«Документы», рабочие окна можно перемещать только в
пределах главного окна. Рабочие окна функций подсистемы
«Документы» и окна РК, открытые при работе в любой
подсистеме, можно перемещать по всему экрану независимо от
главного окна подсистемы.
Управление рабочими окнами производится в
соответствии со следующими правилами:
1.
Чтобы расположить окна одно за другим, выберите команды
Окно, Каскад.
2.
Чтобы расположить окна одно над другим, выберите
команды Окно, Вертикальная мозаика.
3.
Чтобы расположить окна в один ряд, выберите команду
Окно, Горизонтальная мозаика.
Примечание. Действия, описанные в пунктах 1–3, применимы
только к окнам подсистем «Кабинеты», «Поиск», «Реестры» и
«Опись дел».
4.
Чтобы сделать неактивное окно активным, щелкните на его
заголовке.
5.
Чтобы развернуть окно во весь размер главного окна (для
части окон – во весь экран), дважды щелкните на заголовке
этого окна. Повторный двойной щелчок вернет окно к его
исходному виду. Эти операции невозможны, если у окна
неактивна кнопка Развернуть.
6.
. Окно
Чтобы свернуть окно, щелкните на кнопке
закроется, а внизу главного окна появится значок,
содержащий фрагмент заголовка окна и кнопки:
Восстановить размер,
2-12
–
– Свернуть окно.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 6.
Окна системы
7.
Чтобы восстановить свернутое окно, дважды щелкните на
значке свернутого окна или один раз – на кнопке
значка.
8.
данного
Чтобы закрыть активное рабочее окно выполните одно из
следующих действий:
•
выберите команды Окно, Закрыть;
•
щелкните на кнопке
•
нажмите клавишу ESC.
;
Окна для ввода информации
Окна для ввода информации имеют в качестве элементов поля,
кнопки, флажки и переключатели. На Рис. 2-4 представлено
рабочее окно функции Регистрация документов.
Поля являются областями окна, в которых представлена
текстовая информация. Поля могут служить для ввода и
просмотра данных. Поля, допускающие ввод информации в
текущем режиме (режиме редактирования), выделяются
цветовым фоном, выбранным пользователем (см. главу 20).
Поля, содержимое которых в текущем режиме можно только
просматривать, имеют другой фоновый цвет, который также
можно выбрать по желанию пользователя. Содержимое поля
называется его значением.
Ввод информации в поле может осуществляться одним из
следующих способов (см. главу 7):
•
с клавиатуры, например, поле Состав;
•
путем выбора из линейного справочника, например, поле
Доступ;
•
путем выбора из иерархического справочника, например,
поле Кому;
•
путем выбора из стандартного списка значений,
предварительно сформированного пользователем;
•
если в поле вводится дата, то с помощью специального
календаря (например, поля Дата рег. с... по...);
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-13
Часть 2
Первая встреча с системой «Дело»
•
поля, заполняемые выбором из справочника, можно также
заполнить с помощью автопоиска. Для этого введите в поле
несколько символов, содержащихся в требуемом значении, и
нажмите клавишу Enter. Откроется окно выбора из
справочника, в котором будут показаны только элементы,
содержащие указанное сочетание символов. Если набор
введенных символов уникален для справочника и данное
поле разрешает ввод только одной записи (например, поле
Подписал), то система автоматически вставит в поле нужную
запись, без открытия справочника.
Поля, заполняемые выбором из иерархического справочника,
имеют у правой границы кнопку
(выбор из справочника), если
поле пустое. У заполненного поля кнопка меняется на
. Поля,
заполняемые выбором из линейного справочника, имеют у
правой границы кнопку
. Справочники содержат стандартную
информацию, постоянно используемую в системе. Ввод данных
выбором из справочников позволяет максимально ускорить
выполнение процедуры, исключить ошибки, а также ограничить
выбор только разрешенными значениями.
2-14
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 6.
Окна системы
Рис. 2-4 Окна для ввода информации, содержащие все основные элементы
Поля, содержащие информацию, размер которой превышает
размеры поля, можно просмотреть, щелкнув на кнопке
Раскрыть поле (
) на панели инструментов.
Кнопки со значком
(например, кнопка около поля Связки)
имеются только в окнах основного раздела РК и предназначены
для перехода к окнам дополнительных разделов (реквизитов)
РК. При щелчке на кнопке открывается окно, имеющее
собственную панель инструментов и набор полей, правила
ввода информации в которые не отличаются от общих правил.
Если в дополнительный раздел введена какая-либо
информация, то в скобках рядом с названием поля появляется
количество записей.
Флажки (галочки) и переключатели чаще применяются в
составе групп, но могут быть одиночными:
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-15
Часть 2
Первая встреча с системой «Дело»
• флажки можно устанавливать независимо друг
от друга; установленный, т. е. действующий
флажок, помечается маркером ;
• в группе переключателей установленным может
быть только один переключатель.
Установленный переключатель помечается
точкой.
Чтобы установить флажок или переключатель, щелкните на нем.
Повторный щелчок на флажке переведет его в неактивное
состояние (сбросит флажок). Установка того или иного флажка
или переключателя приводит к изменениям в правилах
обработки или поиска документов.
Окна папок
Окно папки представляет собой оформленный в виде таблицы
список, строки которого содержат реквизиты РК документа (см.
Рис. 2-5).
Рис. 2-5 Пример окна типа «папка» (функция Кабинеты)
Если число РК в папке велико, и все строки не помещаются в
окне, справа появляется полоса вертикальной прокрутки.
2-16
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 6.
Окна системы
Заголовки граф таблицы повторяют имена различных
реквизитов РК. Список документов в папке можно сортировать.
Для этого заголовки граф выполнены в виде кнопок: при щелчке
на той или иной кнопке выполняется сортировка документов по
соответствующему признаку.
Для просмотра крайних правых граф, не уместившихся в окне,
используется полоса горизонтальной прокрутки.
Чтобы выполнить какую-либо процедуру с несколькими РК,
(например, принять к исполнению) необходимо выделить
соответствующие строки. Для выделения одной строки щелкните
на ней. Строка выделится цветом, при этом указатель 4 также
установится в выделенной строке. Для выделения строки с
помощью клавиатуры, клавишами ↑↓ установите указатель
4рядом с требуемой строкой и нажмите клавишу пробела
(аналог щелчка мышью).
Для одновременного выделения нескольких строк щелкните на
каждой из них при нажатой клавише CTRL.
Для выделения группы из нескольких строк,
расположенных подряд:
1.
Выделите первую или последнюю строку группы.
2.
Нажмите клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкните на
последней или, соответственно, первой строке группы.
Специальные окна
Выполнение некоторых команд приводит к открытию
специальных окон. Специальное окно располагается поверх всех
ранее открытых окон. Если открыто специальное окно, все
остальные окна, включая главное, переходят в неактивное
состояние, и могут стать активными только после закрытия
специального окна. Если открыто специальное окно, нельзя
запустить или открыть другую подсистему или функцию.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-17
Часть 2
Первая встреча с системой «Дело»
Специальное окно имеет заголовок и поля для ввода и
просмотра информации (см., например, Рис. 2-6). Кроме того,
специальное окно может содержать переключатели,
собственную панель инструментов, а также различные
именованные кнопки (например, кнопка Редактировать). В
правом верхнем углу окна, в конце заголовка, находится кнопка
управления окном
– Закрыть.
Размеры специальных окон заранее заданы и постоянны.
Чтобы закрыть специальное окно без сохранения
внесенных изменений, выполните одно из следующих
действий:
1.
Щелкните на кнопке управления окном
2.
Нажмите клавишу ESC.
.
Если появится окно с вопросом о сохранении сделанных
изменений, щелкните на кнопке Отмена.
Специальные окна служат для поддержки различных режимов,
имеют несхожие наборы элементов и описание правил работы с
ними будет приводиться для каждого конкретного случая.
2-18
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 6.
Окна системы
Рис. 2-6 Пример специального окна (окно для ввода резолюции)
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-19
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
Глава 7. Ввод информации в поля окон
Как ввести значение с клавиатуры
Чтобы ввести в поле значение с клавиатуры, щелкните на поле –
при этом в первой позиции появится мигающий курсор – и затем
введите текст, используя общепринятые средства работы с
текстом.
При работе без помощи мыши установка курсора в требуемое
поле достигается нажатием клавиши TAB (столько раз, сколько
потребуется).
Как выбрать значение из линейного справочника
Линейные справочники представляют собой простой список
элементов. Линейными являются следующие справочники (см.
главы 3 и 4):
•
Категории адресатов;
•
Виды доставки;
•
Типы реестров;
•
Грифы доступа;
•
Типы связок;
•
Дополнительные реквизиты;
•
Граждане;
•
Типы организации;
•
Типы виз.
Замечание. Помимо линейных и иерархических справочников, в
системе «Дело» существуют специальные справочники Текущая
организация, Кабинеты и Номенклатура дел.
2-20
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 7.
Вв од информации в поля окон
Чтобы ввести в поле значение выбором из линейного
справочника:
1.
Щелкните на кнопке, примыкающей к полю справа.
Откроется список значений, сформированный из элементов
справочника (см. Рис. 2-7):
Рис. 2-7 Окно выбора значения из линейного справочника
2.
•
для справочников Категории адресатов, Виды
доставки, Типы реестров, Типы связок – полный
список элементов справочника;
•
для справочника Кабинеты – список элементов,
сформированный в соответствии с правами доступа
пользователя.
Щелкните на наименовании требуемого элемента. Список
закроется, а в поле будет вставлено выбранное значение.
Внимание. Для выбора значения из линейного справочника при
работе без помощи мыши следует с помощью клавиши TAB
установить курсор в соответствующее поле и нажать начальную
букву выбираемого значения – в поле появится полное значение.
Если в справочнике находятся несколько значений,
начинающихся с одной и той же буквы, следует сделать
несколько нажатий – до тех пор, пока в поле не появится
требуемое значение.
При выборе значения из справочников Граждане,
Номенклатура дел открываются окна специального вида,
описание которых будет приведено в соответствующих
разделах.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-21
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
Как выбрать значение из иерархического справочника
Иерархический справочник содержит списки значений
нескольких уровней иерархии. При такой организации каждый
элемент списка верхнего уровня иерархии может содержать
список значений более низкого уровня иерархии. Например, при
выборе фамилии исполнителя документа вначале будет
сформирован список верхнего уровня иерархии, состоящий из
наименований подразделений предприятия. При выборе какоголибо подразделения раскроется список отделов подразделения
(если такое деление предусмотрено организационной
структурой), а уже после выбора отдела станет доступным
список должностных лиц – сотрудников выбранного отдела.
Элементы, которые могут содержать список значений более
низкой степени иерархии, называются вершинами. Конечные
элементы справочника (например, фамилии должностных лиц в
приведенном выше примере) называются листьями. Вершина, в
которой содержится элемент, называется родительской
вершиной данного элемента.
При отображении элементов списков в окне иерархического
справочника рядом со значением вершины формируется значок
.
Рядом со значением элемента – листа формируется значок
.
К иерархическим относятся следующие справочники (см. главы
3 и 4):
2-22
•
Группы документов.
•
Список организаций.
•
Подразделения.
•
Рубрикатор.
•
Стандартные тексты.
•
Регионы.
•
Статусы заявителей.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 7.
Вв од информации в поля окон
Чтобы ввести в поле значение выбором из
иерархического справочника:
1.
Выполните одно из следующих действий:
•
щелкните на кнопке
•
установите курсор в поле (например, с помощью
клавиши TAB) и нажмите клавишу INSERT.
, примыкающей справа к полю;
При этом если в поле разрешается ввод только одного
значения, откроется окно выбора одного значения из
иерархического справочника (см. Рис. 2-8), если же
допускается ввод нескольких значений – окно выбора
нескольких значений (см. Рис. 2-9).
Рис. 2-8 Окно выбора одного значения из иерархического справочника
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-23
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
Рис. 2-9 Окно выбора нескольких значений из иерархического справочника
(список верхнего уровня иерархии)
Оба окна имеют следующие общие элементы:
•
поле родительской вершины, расположенное
непосредственно под заголовком окна справочника и
содержащее значок открытой вершины
. Если рядом
со значком находится наименование вершины,
то это означает, что список, сформированный в окне
справочника, содержится в вершине с данным именем.
Если поле пустое, то отображенные элементы являются
элементами самого верхнего уровня иерархии.
2-24
•
поле списка значений элементов справочника одного из
уровней иерархии. Как правило, при открытии окна в
поле формируется список верхнего уровня иерархии;
•
поле для задания искомых значений с кнопкой запуска
поиска Найти (при открытии окна в этом поле
установлен мигающий курсор);
•
кнопки Выбрать (скопировать выбранные в
справочнике значения в исходное поле и закрыть окно)
и Отменить (закрыть окно, не внося изменений в поле).
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 7.
Вв од информации в поля окон
Окно выбора нескольких значений из справочника имеет
дополнительное поле для отображения выбранных
значений. Это поле расположено либо ниже списка
значений элементов справочника (см. Рис. 2-9), либо справа
от него. Фактическое расположение поля определяется
текущими настройками, выбранными пользователем (см.
главу 20).
2.
Если в списке нет требуемого значения, оно может
находиться в списке, содержащемся в одной из
перечисленных вершин. Откройте вершину (раскройте
содержащийся в ней список), дважды щелкнув на ее
названии. В поле появится список элементов более низкого
уровня иерархии, а название открытой вершины
переместится в поле просмотра родительских вершин.
Замечание. Чтобы просмотреть список всех ранее открытых
вершин, щелкните на кнопке
, примыкающей справа к полю
просмотра родительских вершин. Развернется список всех ранее
открытых вершин (см. Рис. 2-10).
Рис. 2-10 Поле просмотра родительских вершин (открытое)
Чтобы свернуть список открытых вершин, повторно щелкните на
кнопке
3.
.
При необходимости можно вернуться к списку одного из
верхних уровней иерархии. Чтобы вернуться на один
, расположенной
уровень вверх, щелкните на кнопке
справа от поля просмотра родительских вершин.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-25
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
Чтобы вернуться вверх на несколько уровней сразу,
щелкните на наименовании соответствующей вершины в
списке ранее открытых вершин (см. Рис.2-10).
4.
После того, как значение, требуемое для заполнения
исходного поля, найдено, то:
•
если в исходное поле требуется ввести только одно
значение, щелкните на требуемом элементе (при этом
он выделится цветом), а затем – на кнопке Выбрать.
Произойдет возврат в исходное окно, при этом в поле
будет скопировано выбранное значение;
•
если формируется список из нескольких элементов,
перетащите элемент в поле списка выбранных
значений с помощью мыши или щелкните на
найденном элементе справочника (выделите элемент) и
нажмите клавишу INS. Повторите эти действия для
остальных элементов.
Внимание. Возможно одновременное выделение нескольких
элементов справочника, входящих в список одного уровня
иерархии. Чтобы выделить группу элементов, щелкайте на
требуемых элементах при нажатой клавише CTRL. Также можно
щелкнуть на первом элементе списка из требуемых, а потом при
нажатой клавише SHIFT – на последнем. Будут выделены эти
элементы и все, находящиеся между ними.
Замечание. Помимо щелчка мышью, элемент списка можно
выделить и нажатием клавиши пробела.
2-26
•
Если в список выбранных значений должны войти
значения элементов справочника разных уровней
иерархии, то операцию добавления надо повторить
многократно, предварительно раскрывая списки разных
уровней (см. пункты 2 и 3).
•
Если в списке выбранных значений оказались
элементы, которые следует исключить, выделите их
(возможно групповое выделение) и перетащите обратно
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 7.
Вв од информации в поля окон
в список элементов справочника. Исключить элементы
из списка можно также, выделив их и нажав клавишу
DEL.
Внимание. Перед принятием решения о включении в список
выбранных значений элемента справочника типа лист, можно
просмотреть по нему детальную информацию. Для этого дважды
щелкните на наименовании элемента справочника. Откроется
окно с реквизитами элемента в соответствии со структурой
соответствующего справочника. Просмотрев детальную
информацию, щелкните на кнопке Закрыть. Произойдет возврат
в окно выбора значений.
5.
После того, как список выбранных значений окончательно
сформирован, щелкните на кнопке Выбрать или нажмите
клавиши CTRL+ENTER. Произойдет возврат в исходное
окно. Выбранные значения будут вставлены в заполняемое
поле.
Изложенный выше порядок поиска в справочнике можно
применять, если справочник содержит небольшое количество
элементов.
Если справочник содержит много значений, то для
выбора из него рекомендуется использовать
специальную процедуру поиска:
1.
Введите с клавиатуры в поле поиска несколько букв,
входящих в наименование искомого элемента, и щелкните
на кнопке Найти. Список элементов верхнего уровня
иерархии заменится на список элементов, названия которых
содержат заданное сочетание букв. Если в поле
допускается ввод значений, соответствующих как листьям,
так и вершинам справочника, в списке могут быть
представлены элементы обоих типов. В противном случае в
список войдут только листья.
2.
Если требуется одновременно найти значения, содержащие
разные сочетания букв, введите в поле ключа поиска эти
сочетания, ставя между ними знак «плюс».
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-27
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
Как выбрать значение из стандартного списка
При формировании значений некоторых полей РК или
параметров поискового запроса конкретный пользователь может
использовать лишь некоторые значения системных
справочников. Чтобы не обращаться всякий раз к справочникам
(что может занимать достаточно много времени), пользователь
может на базе значений справочников создать свои усеченные
списки требуемых значений – стандартные списки (см. главу 20).
Внимание. Стандартные списки можно создать из значений
следующих иерархических системных справочников:
•
Подразделения (Должностные лица).
•
Группы документов.
•
Список организаций.
•
Рубрикатор.
В том случае, если на основе справочника создан стандартный
список, то при вызове справочника (см. раздел «Как выбрать
значение из иерархического справочника») откроется окно, в
котором наряду с закладкой Справочник (см. Рис. 2-9) будет
присутствовать закладка Списки (см. Рис. 2-11).
Замечание. На Рис. 2-11 показан случай горизонтального
расположения полей списка значений элементов справочника и
списка выбранных значений. Расположение полей
(горизонтальное или вертикальное) определяется текущими
настройками, выбранными пользователем (см. главу 20).
2-28
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 7.
Вв од информации в поля окон
Рис. 2-11 Окно выбора нескольких значений из иерархического справочника и стандартного списка
Чтобы ввести в поле значение выбором из стандартного
списка:
1.
Щелкните на закладке Списки или нажмите клавиши
CTRL+Q. Откроется окно закладки (см. Рис. 2-12).
Замечание. При повторном нажатии клавиш CTRL+Q
произойдет возврат к закладке Справочник.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-29
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
Рис. 2-12 Закладка выбора нескольких значений из стандартного списка
Содержимое закладки представляет собой двухуровневый
иерархический список, в котором вершины являются
наименованиями списков, а листья – элементами
справочника, включенными в стандартный список. Таким
образом, при открытии закладки Списки в ее верхнем
разделе сформируется перечень наименований ранее
созданных стандартных списков.
Так же, как и при работе со справочниками, можно
просмотреть детальную информацию об элементах типа
лист, дважды щелкнув на элементе.
2-30
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 7.
Вв од информации в поля окон
Замечание. В отличие от закладки Справочник, закладка
Списки не содержит поля просмотра родительских вершин, а
поле задания искомого значения и кнопка Найти являются
недоступными, т. е. поиск элемента стандартного списка
происходит только с помощью навигации.
2.
Дважды щелкните на вершине–наименовании требуемого
списка или с помощью клавиш управления курсором
выделите вершину, а затем нажмите клавишу ENTER.
Список верхнего уровня иерархии заменится на список
нижнего уровня (см. Рис. 2-12), состоящий из элементов
справочника.
Замечание. Для возврата к списку верхнего уровня иерархии
дважды щелкните на значке открытой вершины
(см. Рис. 2-12) или с помощью клавиш управления курсором
выделите открытую вершину, а затем нажмите клавишу ENTER.
3.
Если в исходное поле требуется ввести только одно
значение из выбранного стандартного списка, щелкните на
требуемом элементе (при этом он окажется выделенным
цветом), а затем щелкните на кнопке Выбрать или нажмите
клавиши CTRL+ENTER. Произойдет возврат в исходное
окно, при этом в поле будет скопировано выбранное
значение.
4.
Если формируется список выбранных значений, перетащите
элемент в поле списка выбранных значений с помощью
мыши или щелкните на найденном элементе справочника
(выделите элемент) и нажмите клавишу INS. Повторите эти
действия для остальных элементов.
Внимание. Возможно одновременное выделение нескольких
элементов списка. Чтобы выделить группу элементов, щелкайте
на требуемых элементах при нажатой клавише CTRL. Также
можно щелкнуть на первом элементе списка из требуемых, а
потом при нажатой клавише SHIFT – на последнем. Будут
выделены эти элементы и все, находящиеся между ними.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-31
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
5.
Если в списке выбранных значений оказались элементы,
которые следует исключить, выделите их (возможно
групповое выделение) и перетащите обратно в верхний
раздел закладки. Исключить элементы из списка можно
также, выделив их и нажав клавишу DEL.
6.
После того, как список выбранных значений окончательно
сформирован, щелкните на кнопке Выбрать или нажмите
клавиши CTRL+ENTER. Произойдет возврат в исходное
окно. Выбранные значения будут вставлены в заполняемое
поле.
Внимание. Список выбранных значений (нижний раздел окна
Выбор из справочника) является общим для закладок
Справочник и Списки, т. е. может формироваться
комбинированно: часть элементов из справочника (см. раздел
«Как выбрать значение из иерархического справочника»), часть
– из стандартного списка.
Как выбрать значение из справочника «Стандартные
тексты»
Справочник Стандартные тексты содержит элементы только
двух уровней: вершины, соответствующие полям РК, и листья –
собственно стандартные тексты.
Чтобы ввести в поле значение выбором из справочника
Стандартные тексты:
1.
Установите в поле курсор и нажмите клавишу INSERT.
Откроется окно Стандартные тексты (см. Рис. 2-13).
Окно содержит отсортированный в алфавитном порядке
список текстов. Состав списка зависит от того, по
отношению к какому из реквизитов РК выполняется
процедура выбора значения:
2-32
•
тексту Резолюции;
•
тексту Содержания документа (краткого);
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 7.
Вв од информации в поля окон
•
тексту Отчета исполнителя;
•
тексту Основания для снятия с контроля;
•
тексту Хода исполнения резолюции.
Внизу окна расположено поле для быстрого поиска
требуемого текста по его первым символам.
Рис. 2-13 Окно выбора из справочника Стандартные тексты
2.
Введите несколько начальных букв текста в поле поиска. По
мере набора знаков указатель 4 будет перемещаться к
строке, начинающейся с набранного фрагмента. Поиск
можно также проводить вручную, перемещая указатель с
помощью мыши или клавиш управления курсором.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-33
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
3.
Когда указатель 4 установится на требуемом тексте,
нажмите клавиши CTRL+ENTER или щелкните на кнопке
Выбрать.
Произойдет возврат к исходному окну, а в заполняемое поле
будет скопирован выбранный текст. Этот текст далее можно
редактировать с клавиатуры.
Как ввести дату
Значения даты вводятся в соответствующие поля в виде групп
цифр, разделенных символами «/» (эти символы формирует
система):
•
две первые цифры – число;
•
две последующие цифры – номер месяца;
•
четыре последние цифры – год.
Дата может быть введена с клавиатуры. При этом в системе
предусмотрены ограничения, препятствующие вводу чисел,
которые не соответствуют реальным календарным датам.
Для быстрого и правильного ввода даты можно воспользоваться
календарем.
Для этого выполните следующее:
1.
Дважды щелкните на поле, в которое требуется ввести дату,
или установите курсор в это поле и нажмите клавишу
INSERT. При этом откроется окно Календарь (см. Рис.
2-14).
В окне установлена текущая дата или дата, ранее бывшая в
поле: месяц и год записаны в виде строки под заголовком
окна, а число месяца выделено.
2-34
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 7.
Вв од информации в поля окон
Окно имеет четыре кнопки для изменения месяца и года:
Предыдущий год
Предыдущий месяц
Следующий месяц
Следующий год
Рис. 2-14 Окно выбора даты
2.
Если требуется, измените год и месяц, щелкнув на
соответствующих кнопках столько раз, сколько необходимо.
Для установки числа щелкните на требуемом числе месяца.
3.
Дважды щелкните на дате или нажмите клавишу ENTER.
Окно календаря закроется, а в поле, где находился курсор,
запишется выбранная дата.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-35
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
Глава 8. Запуск системы
Чтобы запустить систему «Дело», выполните
следующее:
1.
Щелкните на кнопке Пуск и выберите раскрывающееся
меню Программы.
2.
В открывшемся списке выберите раскрывающееся меню
Дело, которое содержит команды запуска подсистем:
3.
•
Документы.
•
Отчетные формы.
•
Справочники.
•
Пользователи.
Щелкните на команде подсистемы, которую требуется
запустить. На экране появится окно Вход в систему Дело с
запросом имени и пароля пользователя (см. Рис. 2-15):
Рис. 2-15 Окно для ввода имени и пароля
4.
Введите с клавиатуры в поле Имя имя пользователя,
назначенное вам технологом системы, и нажмите клавишу
TAB. Курсор перейдет в поле Пароль.
5.
Введите с клавиатуры свой пароль и щелкните на кнопке
Ввод или нажмите клавишу ENTER.
Если имя или пароль введены неверно, на экране появится
сообщение (см. Рис. 2-16).
2-36
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 8.
Запуск си стем ы
Рис. 2-16 Сообщение при неверном вводе имени или пароля
Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу ENTER, а затем
повторите ввод имени и пароля.
Если имя и пароль введены правильно, произойдет запуск
выбранной подсистемы. При этом:
•
При запуске любой подсистемы, кроме «Документы»,
откроется главное окно выбранной подсистемы;
•
При запуске подсистемы «Документы» открывается окно
запуска функций (см. Рис. 2-17).
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-37
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
Рис. 2-17 Начальное окно подсистемы «Документы»
Окно содержит два поля, пять кнопок вызова функций, кнопки
Настройки системы (описаны в главе 20), Помощь (вызывает
встроенную систему помощи) и Выход (завершает работу
системы)
Поля Картотека и Кабинет содержат наименование текущих
картотеки и кабинета. По умолчанию в них устанавливаются
наименования картотеки и кабинета, которые определены для
пользователя технологом системы в качестве главных. Если
пользователь не приписан ни к одному кабинету, поле Кабинет в
окне отсутствует.
Кнопки имеют наименования функций подсистемы. Если какаялибо функция пользователю недоступна, соответствующая
кнопка является неактивной (окрашена в серый цвет).
Если технолог системы предоставил пользователю право
доступа к нескольким картотекам, можно сменить текущую
картотеку.
2-38
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 8.
Запуск си стем ы
Чтобы сменить картотеку:
1.
Щелкните на кнопке, примыкающей справа к полю
Картотеки. Откроется список доступных картотек.
2.
Щелкните на названии требуемой картотеки. Список
закроется, в поле Картотека будет введено новое значение,
а в поле Кабинет – наименование главного кабинета
выбранной картотеки.
Если пользователю в текущей картотеке доступно несколько
кабинетов, можно сменить текущий кабинет.
Чтобы сменить кабинет:
1.
Щелкните на кнопке, примыкающей справа к полю Кабинет.
Откроется список доступных кабинетов текущей картотеки;
2.
Щелкните на названии требуемого кабинета. Список
закроется, а в поле Кабинет будет введено выбранное
значение.
Чтобы запустить какую-либо функцию подсистемы «Документы»,
щелкните на одноименной кнопке или на названии функции,
находящимся рядом с кнопкой. Откроется главное окно
выбранной функции, описанное в соответствующих разделах
(главы 10, 11, 21, 26, 44).
Могут быть последовательно запущены несколько подсистем
или функций. В момент их запуска на панели задач Windows
формируются кнопки задач (см. Рис. 2-18).
Рис. 2-18 Кнопки подсистем и функций системы
Чтобы возобновить работу с ранее запущенной функцией или
подсистемой, щелкните на соответствующей кнопке.
Внимание. При запуске системы после ввода имени и пароля
возможно возникновение различных предупреждений, например:
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-39
Часть 2
Первая встреча с си стемой «Дело»
Данное предупреждение формируется в том случае, если
параметры настройки системы, установленные пользователем
(см. главу 20), становятся ошибочными в результате
редактирования системных справочников.
После нажатия кнопки ОК запуск системы будет продолжен.
Войдя в систему, следует изменить параметры настройки или,
если причины возникновения предупреждения не определены,
обратиться к системному технологу. Регистрация документов
без ликвидации ошибок в настройке системы может привести
к ошибкам в работе.
Как изменить свой пароль
Первоначально пользователь получает для входа в систему
пароль, который устанавливается для него системным
технологом. В дальнейшем пароль можно изменить.
Для изменения пароля выполните следующее:
2-40
1.
Выполните пункты 1-4 действий по запуску системы.
2.
Щелкните на кнопке Настройки системы, а в появившемся
окне – на кнопке Сменить пароль. Откроется окно для
изменения пароля:
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
Глав а 8.
Запуск си стем ы
3.
Введите новый пароль, продублируйте его в поле
Подтверждение и щелкните на кнопке Записать. Откроется
информационное окно:
4.
Щелкните на кнопке ОК.
«Дело 8.5». Руководств о пользов ателя
2-41