СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО

НЕПРЕРЫВНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Л .А .ЛЕНКЕВИЧ
СЕКРЕТАРЬРЕФЕРЕНТ
СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО
Допущено
Экспертным советом
по профессиональному образованию
в качестве учебного пособия
для образовательных учреждений,
реализующих программы начального
профессионального образования
и профессиональной подготовки
УДК 651.4/.я(075.9)
ББК 12.3.2.2
Л458
Серия «Непрерывное профессиональное образование»
Р е ц е н з е н т ы:
руководитель направления «Офисменеджер», преподаватель высшей категории
Международного центра обучения при Колледже МИД РФ Д. Б. Ахметжанова;
руководитель Отдела методической работы и контроля Управления делами
Административной дирекции ФГУП «Почта России» Л. В. Кузевич
Л458
Ленкевич Л.А.
Секретарьреферент. Секретарское дело : учеб. пособие /
Л. А. Ленкевич. — М. : Издательский центр «Академия», 2007. —
80 с.
ISBN 9785769528286
В учебном пособии рассмотрены как традиционные направления деятельно
сти секретаряреферента, так и новые аспекты работы по бездокументному об
служиванию, получившему в последнее время широкое распространение на пред
приятиях. Также даны основы организации закрытого делопроизводства.
Для подготовки, переподготовки и повышения квалификации секретарей и
секретарейреферентов. Может быть использовано в учреждениях начального
профессионального образования.
УДК 651.4/.я(075.9)
ББК 12.3.2.2
4.
Оригинал&макет данного издания является собственностью
Издательского центра «Академия», и его воспроизведение любым способом
без согласия правообладателя запрещается
ISBN 9785769528286
© Ленкевич Л. А., 2007
© Образовательноиздательский центр «Академия», 2007
© Оформление. Издательский центр «Академия», 2007
К читателю
Хороший секретарь может намного увеличить эффективность работы компании, он является первым человеком, встречающим посетителей и формирующим общее впечатление о фирме. Современный секретарь-референт — это профессия, которая включает в себя многочисленные и многообразные обязанности, поэтому цель данного учебного
пособия — формирование профессиональных компетенций секретаряреферента, которые, несомненно, помогут в успешной трудовой деятельности.
Благодаря учебному пособию вы будете знать:
функцию и специфику работы секретаря по бездокументному обслуживанию;
правила и приемы работы;
профессиональную этику секретарского труда;
правила ведения телефонных переговоров;
правила организации приема посетителей;
правила подготовки и проведения совещаний;
правила работы с информацией для руководителя;
правила приветствия и представления;
особенности организации и проведения протокольных мероприятий;
порядок подготовки командировок руководителя.
Благодаря учебному пособию вы будете уметь:
вести телефонные переговоры;
организовывать прием посетителей по служебным и личным вопросам;
готовить и обеспечивать всем необходимым заседания коллегиальных органов;
проводить деловые беседы;
подбирать информацию для руководителя;
организовывать командировки;
применять на практике правила делового этикета и протокола.
1
Работа секретаря
по бездокументному
обслуживанию
1.1. Секретарь в организации
В современных организациях нет четкого разделения секретарей по
квалификации, как это предусматривает Квалификационный справочник. Выделяют секретарей различных уровней: секретарь на телефоне, секретарь-reception, секретарь офиса, секретарь-референт, офисменеджер (администратор), секретарь-переводчик, помощник (личный
секретарь) руководителя, руководитель секретариата.
Секретарь на телефоне отвечает на телефонные звонки, переадресовывает их, принимает факсы. Требования к квалификации сводятся к
умению вести телефонные переговоры.
Секретарьreception выполняет похожую по характеру работу, но помимо ответов на телефонные звонки в его обязанности входит встреча посетителей. Если компания работает с иностранными партнерами, основным требованием к квалификации является знание иностранного языка на хорошем разговорном уроне.
Секретарь офиса (руководителя) выполняет широкий круг обязанно-
стей: ответы на телефонные звонки, встреча посетителей, ведение делопроизводства. Он должен знать деловой этикет, быть уверенным
пользователем персонального компьютера (ПК).
Секретарьреферент помимо перечисленных выше обязанностей дол-
жен уметь планировать рабочее время руководителя, подготавливать
и организовывать встречи, выполнять ответственные поручения руководителя , поэтому он хорошо должен знать систему документационного обеспечения управления, структуру и функции организации,
ее руководящий состав.
Офисменеджер (администратор) решает все вопросы обеспечения
жизнедеятельности офиса в крупных компаниях. Он должен знать
Секретарь в организации
5
основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь
организовывать и контролировать работу офиса, подготовку переговоров и деловых встреч. Обязательным условием является наличие
хороших организаторских способностей.
Секретарьпереводчик присутствует в компаниях, которые ведут активную внешнеэкономическую деятельность. Такой специалист
должен свободно владеть иностранным языком, знать специфическую лексику, владеть техникой устного и письменного переводов,
поэтому обязательным требованием является знание делового протокола.
Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль
поручений, решений за соблюдением правил внутреннего трудового
распорядка, организовывает встречи и переговоры, планирует и организовывает рабочий день руководителя. Он должен знать менеджмент,
документационное обеспечение управления, основы организации труда, экономики и технологии.
Руководитель секретариата присутствует в крупных компаниях со
штатом секретарей не менее шести — восьми. В его должностные обязанности входят расстановка, организация и координация работы секретарей, осуществление контроля за их деятельностью.
Секретарь — «лицо» организации, «визитная карточка» фирмы.
Секретарь — одно из первых лиц, с которым сталкиваются посетители и абоненты, которые обращаются в организацию по различным
вопросам. Первое впечатление всегда складывается в очень короткий временной промежуток и является весьма устойчивым. От поведения секретаря, отношения к людям и даже от его внешнего вида,
улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом.
Секретарь является важным коммуникационным звеном и в самой
структуре организации. К нему постоянно обращаются с различными вопросами и просьбами сотрудники, каждый из которых должен
получить от секретаря доброжелательный, вежливый и содержательный ответ. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием задач, различными по степени трудности, необходимостью
выполнять одновременно несколько видов работы. Зачастую ошибки в работе секретаря — следствие его негативных деловых или личностных качеств.
6
Глава 1. Работа секретаря по бездокументальному обслуживанию
1.2. Деловые и личностные качества
секретаря
Деловые и личностные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.
Деловые качества секретаря:
профессиональное мастерство — высокая квалификация в об-
ласти делопроизводства, хорошая скорость ввода информации,
выполнение секретарских обязанностей и организации связи,
знание делового протокола и этикета;
инициативность — секретарь должен проявлять самостоятельность в решении вопросов в пределах своей компетенции, не
дожидаясь указаний руководителя, но при этом он должен быть
уверен, что решение пойдет на пользу дела, не будет преждевременным или ошибочным;
организованность — высокий уровень самоорганизации, умение
организовывать ежедневно повторяющиеся делопроизводственные операции и обеспечивать надежность их выполнения, стремление к постоянному достижению оптимальных результатов;
пунктуальность — качество, которое помогает не только четко
регламентировать проведение мероприятий и различных видов
выполняемой работы, но и строгое соблюдение временны́х рамок;
ответственность — готовность принять на себя решение поставленных руководителем задач, которые в большинстве своем касаются однотипных операций, умение обеспечить надежность и эффективность их выполнения;
дипломатичность — тактичность, конфиденциальность и компетентность при ответах на запросы, в разговорах по телефону
и в беседах с посетителями. Секретарь также должен быть общительным в отношениях с работниками всех уровней и уметь
добиваться их содействия во всех начинаниях;
преданность работе, лояльность — основные качества, необходимые для установления идеальных отношений с руководителем;
хорошая память — кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Это качество может быть реализовано как за счет развития
своих способностей, так и за счет грамотного использования возможностей персонального компьютера, современной оргтехники.
Деловые и личностные качества секретаря
7
Чтобы выработать эти деловые качества, секретарь должен иметь и
воспитать в себе ряд личностных качеств, которые закладываются в
человеке воспитанием в семье.
В зависимости от полученного воспитания, уровня образования степень развития личностных качеств у всех различна. Многое определяется индивидуальными наклонностями, привычками, типом нервной деятельности.
Существует много различных мнений о том, какими личностными
качествами должен обладать секретарь, поскольку немаловажным
фактором является совместимость, т. е. возможность успешной совместной работы двух человек — секретаря и руководителя.
Личностные качества секретаря:
вежливость — необходима для получения поддержки и содей-
ствия всех, с кем приходится иметь дело;
любезность и внимание как при ведении телефонных перегово-
ров, так и при общении с посетителями и сотрудниками;
отзывчивость, умение адаптироваться — готовность помочь
другим в любое время, особенно в непростых ситуациях, умение быстро переключаться с одного вида работы на другой,
рационально планировать свое время, необходимое для работы в период больших нагрузок;
опрятность и умение одеваться в соответствии с требованиями делового этикета;
стремление к повышению общеобразовательного уровня, интерес к периодике, стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего предприятия;
стремление к постоянному совершенствованию — постоянное
пополнение профессиональных знаний.
В последние годы в результате проведенных исследований были выявлены профессионально значимые качества секретаря, от которых
зависит эффективность его работы. По мнению работодателей, это
четкое соблюдение требований руководителя, беспрекословная подчиненность и преданность руководителю, хорошие личностные взаимоотношения с руководителем и в коллективе, быстрота и качество
выполняемой работы, высокий профессионализм, хорошая память,
умение работать с документами.
8
Глава 1. Работа секретаря по бездокументальному обслуживанию
Требования специалистов в области управления персоналом: развитый интеллект, знание профессиональных обязанностей данной профессии, высокий уровень исполнительской дисциплины, умение общаться с людьми, наличие эмпатии (понимание состояния другого
человека), соблюдение этических норм поведения, наличие общекультурных навыков поведения, доброжелательное отношение к людям,
гибкость мышления, адекватное восприятие требований со стороны
руководства.
1.3. Профессиональная этика секретаря
Немаловажное место в работе секретаря отводится профессиональной этике. Можно в совершенстве владеть профессиональными навыками и приемами выполнения работы, но не стать хорошим секретарем, если не уделять внимание таким вопросам, как внешний
вид, культура организации рабочего места, культура поведения и
общения.
Многие люди признают огромное значение внешности, которую можно рассматривать как необходимый и мощный инструмент, который
помогает в достижении целей.
В служебной сфере рекомендуется следовать традициям и официальному стилю своего учреждения.
Следуйте правилу: одевайтесь в стиле работы (должности),
на которую вы претендуете.
Человек, имеющий ухоженную внешность: чистые, хорошо постриженные волосы, красивую кожу, хорошие зубы и ухоженные руки, —
окружен ореолом самоуважения, чувством собственного достоинства.
Чтобы уход за внешностью был эффективным, он должен войти в
привычку, как утренняя зарядка. Секретарю важно выглядеть хорошо всегда, а не три раза в неделю: иначе вас будут воспринимать как
ненадежного партнера. К тому же по «закону упавшего бутерброда»,
когда секретарь не совсем «в форме», прибудет какая-нибудь важная
делегация или персона.
Прическа. Важная часть имиджа. При ее выборе следует учитывать
специфику секретарского труда и то, сколько времени и усилий по-
Профессиональная этика секретаря
9
требуется, чтобы самостоятельно укладывать волосы ежедневно, не
посещая парикмахерскую. В работе секретаря неуместны длинные
челки, свисающие на глаза во время работы, или длинные, распущенные по плечам волосы, которые мешают в работе. Неуместны и ультрамодные прически, волосы, окрашенные в несколько разных цветов
или ярко окрашенные. Допускается мелирование, если оно не бросается в глаза, выглядит естественно. Какой бы вид работы ни выполнял секретарь, его лицо всегда должно быть открыто, человек, спрятавшийся за свисающими длинными прядями волос, не может быть
визуально привлекательным.
Очки. Не рекомендуются темные и дымчатые очки, особенно во вре-
мя деловой беседы. Если собеседник в темных очках, не видно, куда
он смотрит и какова его реакция на высказываемые предложения.
Макияж. Общепринято, что люди выглядят более здоровыми, если у
них загорелая кожа, хотя уже доказано, что пребывание на солнце
старит кожу (а женщинам после 30 лет вообще не рекомендуется загорать). Чтобы выйти из положения, можно воспользоваться косметическими средствами типа тональной пудры, но не забывать, что
кожа прежде всего должна быть чистой и здоровой, иначе применение даже самых современных косметических средств может дать обратный, весьма неприятный результат.
Дневной макияж должен быть умеренным, особенно в жаркие дни:
слой теней для век, тонального крема и пудры должен быть предельно тонким, а тушь — влагостойкой, чтобы не появлялись под глазами
черные полосы. Губная помада подбирается по цвету и качеству.
Маникюр. Руки всегда находятся на виду, как и лицо. Чистые хорошей
формы ногти с красивым маникюром — непременный атрибут внешнего вида секретаря. Не забывайте о чувстве меры, длина ногтей не
должна мешать в работе. Модные украшения для ногтей неуместны в
работе секретаря.
Парфюмерия. Современная парфюмерия предлагает широкий ас-
сортимент ароматических средств: духи, туалетную воду, дезодоранты, лосьоны, кремы, гели. При выборе запаха нужно понять, что
максимально подойдет лично вам. Следует знать, когда, какую и в
каких количествах парфюмерию можно использовать; например,
резкий запах может негативно настроить партнеров или коллег по
работе, а вы даже не поймете, почему не добились желаемого результата. Запах парфюмерии должен чувствоваться на расстоянии
10
Глава 1. Работа секретаря по бездокументальному обслуживанию
менее 50 см. Следует помнить, что все парфюмерные средства дают
благоприятный эффект только тогда, когда наносятся на чистую
кожу.
Костюм. Выбор костюма — один из основных элементов создания об-
раза деловой женщины, это немаловажный элемент внешнего вида
секретаря.
Деловая одежда — это одежда, которая позволяет не отвлекаться на
то, как тебя оценят. В ней чувствуешь себя комфортно как с практи
ческой точки зрения (когда не думаешь, как сесть, чтобы не помя
лось), так и с психологической (когда костюм придает уверенность).
Каждая женщина должна иметь костюм, который придает ей респектабельный вид. Классический костюм — двубортных пиджак и юбку
до колена — пока еще носят. Но в крое теперь допустимы разные вольности: рукав может быть не только отрезным, но и реглан. Значительно расширилась палитра тканей для деловой одежды. Уместны твид с
едва заметной люрексовой ниткой, мохер, трикотаж, кожа. Классикой
считается не только двубортный, но и однобортный пиджак с застежкой под горло, как у Chanel. Всегда помните, что деловой костюм — это
статусная вещь, он должен быть из хорошей ткани и иметь безупречный вид. Костюмы темно-синего, темно-серого, оливкового или темно-вишневого цвета выглядят солидно и традиционно.
Всегда элегантно смотрится костюм с белой блузой. Эффект такого
костюма возрастет, если украсить его подходящей брошью.
Носите блузки с рукавами, которые хотя бы немного закрывают плечи. Никогда не надевайте на работу блузки без рукавов или не снимайте жакета. Несмотря на красивую форму плеч и загорелую кожу,
открытые плечи — моветон.
Жакет должен соответствовать вашему размеру и быть удобным. Он
должен быть всегда застегнут, поэтому проверьте, не слишком ли натягиваются отвороты, на месте ли пуговицы и не расходятся ли разрезы. Самая лучшая длина — не ниже бедер. Правильная длина рукава достигает конца запястья.
Для весны и лета необходим светлый костюм. Рекомендуемые цвета:
слоновой кости, серовато-бежевый, серовато-коричневый. Чем светлее костюм, тем более качественного пошива он должен быть.
Профессиональная этика секретаря
11
Костюм красного цвета должен быть в гардеробе каждой работающей женщины (или хотя бы красный жакет как дополнение к юбкам).
Если вы в красном, то будете привлекать к себе внимание. В сером
вы можете слиться с окружающими вас людьми, если того пожелаете. Уместны в повседневной одежде секретаря и ансамбли. Чередуя
несколько предметов: пиджак, юбку и брюки, — можно каждый день
выглядеть по-новому. В современной деловой одежде допускаются
платья, плиссированные юбки и юбки в складку, вещи из кожи и
замши, блузки и облегающие водолазки, топы, которые надевают под
пиджак.
В деловой одежде абсолютно запрещен самодельный трикотаж, ни в
коем случае не надевайте в офис связанные вами вещи, какими бы
качественными они ни казались.
Чулки (колготки) должны быть телесных оттенков всегда (и зимой и
летом).
Обувь. Туфли на устойчивом каблуке, высотой 3 —5 см, с закрытым
носком и пяткой (летом могут быть с закрытом носком и ремешком
на пятке). Следует иметь сменную обувь.
Костюм и туфли должны сочетаться между собой (одного цвета или
близких оттенков). Блузка должна быть в тон костюма. Туфли должны быть темнее или того же цвета, что юбка или брюки.
Украшения. Украшения рекомендуются небольшие из какого-либо одного благородного металла (золото, серебро, платина). Не следует надевать более трех колец, из них не более двух — на одной руке. Можно дополнить украшения тонкой цепочкой с небольшим кулоном и цепочкой-браслетом, серьгами. Специалисты советуют секретарям,
ассистентам и сотрудникам начального уровня быть особенно внимательными в отношении ювелирных украшений — им следует ограничиться драгоценностями, сопоставимыми по стоимости с их заработной платой, даже если они могут позволить себе носить более дорогие украшения.
Часы. Часы — элегантные женские, не следует носить мужские часы.
Считается, что женщина, которая не носит часы, не наблюдает за временем, не ценит его и поэтому не может называться деловой женщиной.
Аксессуары. Летом можно позволить себе яркие шейные платки, модные пояса с разнообразными пряжками.
12
Глава 1. Работа секретаря по бездокументальному обслуживанию
Правила делового костюма любого сезона:
отсутствие декольте, облегающих топов и высоких разрезов на
юбке, категорически запрещены голые животы и спины, прозрачные юбки и блузки — деловая одежда не может быть сексуально провоцирующей;
никаких ультра-мини и супер-макси;
никакой спортивной одежды (шорты, майки, футболки);
обязательны чулки или колготы, недопустимы гольфы и носки;
никаких шлепанцев и сабо.
Хороший секретарь — не только гордость руководителя и всей организации, но и перспективный сотрудник. Ведь безупречный внешний
вид говорит о том, что интересы дела для человека выше его личных
предпочтений и как бы ему ни хотелось одеться модно, привлекательно, нарядно, он понимает, что должен следовать установленным требованиям.
Внешний вид имеет очень большое значение, но переоценивать его не
стоит. Хороший костюм и презентабельная внешность — всего лишь
визитная карточка, которая обеспечивает только первое впечатление.
У секретаря всегда должны быть ручка и карандаш хорошего качества.
Никогда не пишите дешевыми ручками и огрызками карандаша: такая на первый взгляд мелкая деталь может испортить ваш имидж.
Лучше пользоваться письменными принадлежностями с логотипом
вашей организации.
1.4. Культура речи
Секретарь — это не только «лицо» организации, но и голос, который
связывает организацию с внешним миром.
Именно голос мы слышим при ответе на телефонный звонок, поэтому речь секретаря должна внушать положительные чувства и эмоции,
приятные абоненту и очень полезные для организации, которую она
представляет. Нужно уметь разговаривать так, чтобы у собеседника
осталось положительная оценка вашего образования, воспитания, социального происхождения. Искусство речи включает в себя тембр и
тон голоса, дикцию, грамотность речи.
Приветствие и представление
13
Тембр голоса дается от рождения, он может быть высоким, низким,
приятным или неприятным для слуха. Однако его можно корректировать: высокий и крикливый голос нужно понижать, громкий — слегка приглушать.
Тон голоса выражает эмоциональное состояние и отношение к происходящему. Одно и то же слово, произнесенное разным тоном, может
быть воспринято по-разному. В деловом общении принят тон любезно-нейтральный, т. е. приветливый, но не слишком эмоциональный.
При ответе на телефонный звонок голос секретаря не должен выдавать случившихся с ним неприятностей или звенеть от счастья.
Секретарь, осуществляющий телефонные контакты, обязан четко ар
тикулировать звуки и следить за правильным произношением сложных
слов. Четкое произношение трудных имен, отчеств и фамилий особенно важно для секретаря — это один из способов установления доброжелательных отношений с человеком, который устал от различных вариантов собственного имени или отчества.
Для секретаря важно уметь кратко и четко изложить информацию, донести ее до адресата. Следует заранее записывать информацию, которую нужно передать.
Секретарь должен владеть формулами вежливости, употреблять слова «пожалуйста», «извините», однако не следует делать свою речь притворно-вежливой.
Владение хорошим русским литературным языком — большой плюс
для секретаря любого уровня. Не секрет, что в последнее время идет
активное заимствование лексики английского языка. Если это названия явлений и предметов компьютерной сферы, это оправдано, но от
употребления таких слов, как «о кей», «сори», а также междометия
«уау» нужно воздерживаться, так как они не являются критерием знания иностранного языка, а демонстрируют только бедность вашего
лексического запаса.
1.5. Приветствие и представление
Любое обращение, в том числе и деловое, начинается с приветствия и
представления.
Приветствие. Приветствие, прежде всего, — это знак вежливости.
14
Глава 1. Работа секретаря по бездокументальному обслуживанию
Секретарь первым встречает посетителей своей организации, поэтому
он должен знать правила приветствия, обращения и представления.
Главным правилом устного приветствия является принцип «снизу
вверх»: первым здоровается подчиненный с руководителем, младший
по возрасту со старшим, в нашей стране мужчина с женщиной, член
делегации с руководителем.
Для рукопожатий действует принцип «сверху вниз»: первым предлагает руку человек более старший по должности или возрасту. Мужчинам рукопожатие рекомендуется всегда, женщинам — по обоюдному согласию. В настоящее время в связи с демократизацией делового
этикета распространены рукопожатия между мужчиной и женщиной.
Секретарь не должен торопиться с рукопожатием, лучше дождаться,
когда более высокое должностное лицо (мужчина или женщина) подаст ему руку.
Вошедший в приемную обязан первым приветствовать присутствующих. Если этого не произошло, секретарь первым здоровается с вошедшим посетителем и просит его представиться, если посетитель
незнаком.
Секретарь первым приветствует руководителя при встрече. При входе руководителя в приемную в начале рабочего дня секретарю рекомендуется встать из-за своего рабочего стола, приветствуя руководителя.
Представление. Представление в деловой жизни является важным
элементом вежливости. Согласно деловому этикету представить когото — значит назвать его имя, фамилию, должность, организацию, в
которой он работает.
По строгим правилам делового этикета знакомство должно происходить посредством третьего лица, знающего обоих знакомящихся.
В сегодняшнем деловом мире, чтобы познакомиться, следует просто
сказать: «Мы с вами не знакомы, позвольте представиться».
Если секретарь знакомит людей, то он должен представлять младшего
по возрасту — старшему, низшего по должности — высшему, мужчину —
женщине, более молодую женщину — старшей. Имена и фамилии нуж-
Подготовка и проведение совещаний
15
но произносить четко и ясно. У секретаря под рукой всегда должен находиться ежедневник, в который следует записывать фамилию, имя и
отчество, а также должность посетителя и организацию, которую он
представляет. Если в приемной находятся незнакомые друг с другом посетители, секретарю представлять их друг другу необязательно.
При обращении к руководителю, коллегам по работе чувство такта
играет решающую роль. Очень важен выбор между «ты» и «вы». «Вы»
употребляется в тех случаях, в которых принято обращаться по имени и отчеству. Обращение на «ты» допустимо при взаимном согласии либо может быть обусловлено неформальными отношениями.
Но при обращении на «ты» нужно быть столь же вежливым, как и
при обращении на «вы», однако не рекомендуется обращаться друг
к другу на «ты» при деловых партнерах, клиентах. Специальных правил, когда и при каких обстоятельствах можно переходить на «ты»
нет, это во многом зависит от отношений в коллективе, обстановки,
но вместе с тем младший по возрасту никогда не должен переходить
на «ты» со старшим, подчиненный — с руководителем, секретарь —
с посетителем.
Выбор обращения имеет этикетный смысл, выражает отношение к
адресату, поэтому важно, как вы обращаетесь к человеку: называете
его имя и отчество, просто имя или фамилию. Обращаясь к собеседнику, старайтесь чаще называть его, хотя понято, что не всякого собеседника можно называть просто по имени.
Не обращаются по имени:
к человеку, который старше вас по возрасту;
к сотруднику, который выше вас по статусу;
к своему руководителю, если это не служебная традиция.
По имени чаще обращаются к коллегам, если они ваши ровесники,
однако замечено, что возрастная граница обращения по имени постепенно поднимается все выше, но по существующей в нашей стране
традиции уважительным считается обращение по имени и отчеству.
1.6. Подготовка и проведение совещаний
Слово «совещание» в толковом словаре определяется как действие по
глаголу совещаться, т. е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь.