Информационный менеджмент и реинжиниринг бизнес
реклама
К РАТ К АЯ Т ЕО РИ Я ПО ДИС ЦИ П ЛИ Н Е « И Н Ф О РМ АЦИО Н Н ЫЙ МЕН ЕДЖ М ЕН Т И Р Е И Н Ж И Н И Р И НГ Б И З Н ЕС - П Р О ЦЕ С СО В » ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................................................3 Классификация ИС...................................................................................................................5 Структурное обеспечение информационной системы .................................... 10 Понятие жизненного цикла (ЖЦ) ИС ........................................................................ 13 Модели ЖЦ ИС ........................................................................................................................ 16 Концептуальное содержание понятия информационного менеджмента ...................................................................................................................................................................... 19 Понятие и структура информационного менеджмента ................................. 24 Задачи и проблемы информационного менеджмента .................................... 28 Информационная структура организации ............................................................. 31 Развитие рыночной экономики и информационные системы ................... 37 Автоматизированное рабочее место ......................................................................... 38 Корпоративные информационные системы ......................................................... 39 Информационные системы класса MRP ................................................................... 40 Информационные системы класса MRPII ................................................................ 41 Информационные системы класса ERP .................................................................... 44 Информационные системы класса ERPII ................................................................. 45 CRM - концепция ............................................................................................................... 46 SCM – концепция ............................................................................................................... 47 Взаимодействие службы ИТ с организацией ........................................................ 49 Место отдела ИТ в организационной структуре управления организацией. Взаимосвязь с подразделениями организации .......................... 49 Централизованная и децентрализованная системы обработки информации. Преимущества и недостатки ................................................................... 51 Некоторые типы организационных структур ИС .......................................... 53 Информационное обеспечение принятия решений ......................................... 55 Эффективное принятие решений ........................................................................... 55 ИМРБП 1 Составитель: Сошникова Е.В Этапы рационального решения проблемы ....................................................... 55 Традиционное ИОУ ............................................................................................................... 57 Управленческая документация ................................................................................ 58 Информационно-справочные фонды ................................................................... 59 Устное информирование.............................................................................................. 61 Классификация современных средств оргтехники ........................................... 62 Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий ................................................................................. 63 Средства обработки документов ................................................................................. 64 Характеристики и особенности средств составления и изготовления текстовых и табличных документов ...................................................................................... 66 Характеристики и особенности средств тиражирования и копирования документов ........................................................................................................................................... 70 Средства и системы информационного обслуживания, электросвязи и телекоммуникаций........................................................................................................................... 72 Средства оцифровывания информации .............................................................. 76 Разрешение ..................................................................................................................... 78 Электронный документ ..................................................................................................... 78 Стандартизация и сертификация информационных систем ....................... 82 ИМРБП 2 Составитель: Сошникова Е.В ВВЕДЕНИЕ Обсуждая проблемы использования ИТ в бизнесе, не следует говорить об информационных технологиях вообще. К настоящему времени созданы тысячи программных продуктов, сотни технологий, десятки протоколов и соглашений о разработке и использовании интерфейсов, международных стандартов в области ИТ- приложений. В отличие от бытовой сферы, где ИТ используются непосредственно (аудио- и видеотехника, мобильная телефонная связь, цифровые фототелевизионные системы, технологии обработки текстов и изображений, широкий спектр информационных услуг и т. д.), применение ИТ в целях информатизации бизнеса происходит опосредованно - с помощью разработки и внедрения информационных систем различного назначения. Информационные технологии становятся средством преобразования данных и формирования информационных потоков внутри и вне предприятия. В рамках одной информационной системы могут использоваться десятки ИТ. Таким образом, информационная система предприятия является средой для реализации современных ИТ. Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информационная система - совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса (комплексов) программно-технических средств. Информационная технология - совокупность процессов, методов осуществления поиска, получения, передачи, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и (или) предоставления информации, а также пользования информацией и защиты информации. (Закон об ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАТИЗАЦИИ И ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ РБ 10 ноября 2008 г. № 455-З) (калька от англ. data) — представление фактов и идей в формализованном виде, пригодном для передачи и обработки в некотором информационном процессе. Изначально — данные величины, то есть величины, заданные заранее, вместе с условием задачи. Противоположность — переменные величины. В информатике данные — это результат фиксации, отображения информации на каком-либо материальном носителе, то есть зарегистрированное на носителе представление сведений независимо от того, дошли ли эти сведения до какого-нибудь приёмника и интересуют ли они его. ИМРБП 3 Составитель: Сошникова Е.В Знание проверенный практикой результат познания действительности, адекватное её отражение в сознании человека. Знание противоположно незнанию, то есть отсутствию проверенной информации о чем-либо. — в теории искусственного интеллекта и экспертных систем — совокупность информации и правил вывода (у индивидуума, общества или системы ИИ) о мире, свойствах объектов, закономерностях процессов и явлений, а также правилах использования их для принятия решений. Главное отличие знаний от данных состоит в их структурности и активности, появление в базе новых фактов или установление новых связей может стать источником изменений в принятии решений. Приведем несколько важных характеристик информации, делающих ее объектом использования в бизнесе: информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел во внешней и внутренней бизнес-средах; информация полна, если она достаточна для понимания ситуации и принятия решения пользователем; качество информации, ее ценность состоит в мере расширения полезной совокупности сведений и смысловых связей между ними, которыми располагает пользователь или система; ценность одной и той же информации относительна - она зависит от конкретного временного периода, конкретной ситуации и конкретного пользователя; информация адекватна, если уровень соответствия информационного образа реальному объекту, процессу, системе адекватен заданному. Экономическая информация - это совокупность сведений о реальных социально-экономических процессах в обществе, которая служит основой для изучения и управления этими процессами и людьми, объединенными в социальные и производственные организации. Для экономической информации характерны следующие параметры: многообразие источников и потребителей; нарастающие значительные объемы и большой удельный вес рутинных процедур при их обработке; многократное повторение циклов получения и отправки в установленные временные периоды (декада, месяц, квартал, год); ИМРБП 4 Составитель: Сошникова Е.В необходимость обеспечения конфиденциальности в использовании отдельных ее частей; важность в подготовке и принятии деловых решений. Информационные системы (ИС) могут очень сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации в зависимости от конкретной области применения. Однако можно выделить по крайней мере два свойства, которые являются общими для всех информационных систем. Во-первых, любая информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой информационной системы лежит среда переработки, хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать уровень надежности хранения и эффективность доступа, соответствующие области применения информационной системы. Заметим, что в обычных вычислительных программных системах наличие такой среды не является обязательным. Во-вторых, информационные системы ориентируются на конечного пользователя, например, банковского клерка, работника склада, бухгалтера или чиновника городской администрации. Такие пользователи могут быть очень далеки от мира компьютеров. Для них терминал, персональный компьютер или рабочая станция являются всего лишь средством обеспечения профессиональной деятельности. Поэтому информационная система обязана обладать простым, удобным, легко осваиваемым, "комфортным" интерфейсом, который должен предоставить конечному пользователю все необходимые для его работы функции, но в то же время не дать ему возможности выполнять какие-либо действия, которые могли бы нанести вред информационной системе. Конкретные задачи, которые должны решаться информационной системой, зависят от той прикладной области, для которой система предназначена. Области применения информационных приложений разнообразны: банковское дело, страхование, медицина, транспорт, образование, государственное управление, разработка программного обеспечения и т. д. Трудно найти область деловой активности, в которой сегодня можно было бы обойтись без использования информационных систем. С другой стороны, конкретные задачи, решаемые банковскими информационными системами, отличаются от задач, для решения которых создаются медицинские или транспортные информационные системы. Объединяет все эти системы одно основополагающее обстоятельство: руководство компаний испытывает потребность в достоверной информации о различных аспектах бизнеса компании и внешней среды в целях поддержки принятия решений. КЛАССИФИКАЦИЯ ИС ИМРБП 5 Составитель: Сошникова Е.В По степени механизации процедур преобразования информации СОД делятся на следующие: системы ручной обработки (СРОД); механизированные (МСОД); автоматизированные (АСОД); системы автоматической обработки данных (САОД); В СРОД все процедуры преобразования данных выполняются вручную человеком, без применения каких-либо технических средств. В МСОД люди для выполнения некоторых процедур преобразования данных используют технические средства. В АСОД некоторые (но не все) совокупности процедур преобразования данных выполняются без участия человека, причем механизируются не только отдельные процедуры преобразования данных, но и переход от предыдущей процедуры к последующей – в этом качестве отличие автоматизации от механизации (при механизации переходы между процедурами выполняются вручную). В САОД все процедуры преобразования данных и переходы между ними выполняются автоматически, человек как звено управления отсутствует. В САОД человек может выполнять лишь функции внешнего наблюдения за работой системы. Информационные системы могут быть классифицированы по множеству признаков в зависимости от потребностей их изучения. Открытые и закрытые системы. Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Классифицируем информационные системы по характеру использования информации, по характеру обрабатываемых данных, по признаку структурированности задач. ИМРБП 6 Составитель: Сошникова Е.В По характеру использования информации информационные системы можно разделить на информационно-поисковые и информационно-решающие системы. Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиа кассах продажи билетов. Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной конечной информации на процесс принятия решений и выделить два подкласса: управляющие и советующие. Управляющие информационные системы вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение (ЛПР). Для этих систем характерен тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить вышеприведенная система управления производством, а также система бухгалтерского учета и др. Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных. По характеру обрабатываемых данных выделяют информационносправочные системы (ИСС) и системы обработки данных (СОД). ИСС выполняют поиск информации без ее обработки. СОД осуществляют как поиск, так и обработку информации. К СОД относятся: Ориентированные на оперативную обработку данных (транзакций) (onLine Transaction Processing - с); Ориентированные на статическую аналитическую обработку данных; (Decision Support System - DSS); Ориентированные на аналитическую оперативную обработку данных (OnLine Analytical Processing - OLAP). По признаку структурированности задач ИС делят на структурированные (формализованные), неструктурированные (неформализованные), частично структурированные. Понятие структурированности задач и частично структурированных задач. Структурированная (формализуемая) задача — задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. В структурированной задаче ИМРБП 7 Составитель: Сошникова Е.В удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю. Пример. Реализация задачи расчета заработной платы. Неструктурированная (неформализуемая) задача — задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи. Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Решение в таких случаях принимается человеком (ЛПР) из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников. Значительная часть данных, особенно на верхнем уровне управления, бывает неформализованной - политические новости, сведения о партнерах и конкурентах, информация с фондовых и валютных бирж, сводные неформальные отчеты по периодам, деловая переписка, протоколы встреч, семинаров, научные публикации и обзоры, гипертексты в Интернете. Такие данные наиболее трудно формализуемы, но их анализ является обязательной составляющей деятельности высшего руководителя. В этом случае основная тяжесть в принятии решения и ответственность за его результаты лежит на руководителе - здесь огромную роль играют его знания, деловой опыт, компетенция и, конечно, интуиция. Если данные являются недостаточно структурированными и фрагментированными среди разнообразных платформ, операционных систем, различных СУБД и приложений, то особенно важным процессом является концентрация по некоторым согласованным правилам этих данных в массивы, называемые метаданными (Metadata). Решения для управления метаданными предоставляют расширенные возможности доступа к массивам структурированных данных вместе с отображением их взаимоотношений с другими массивами информации. Использование специальных хранилищ - репозиториев (Repository) - также может рационализовать или придать смысл этим данным за счет идентификации и сравнения. Работа с неформализованными данными вызывает значительные трудности. Эти структуры данных, разбитые на категории, довольно сложно поддерживать с помощью репозитория. Специализированные репозитории и поисковые машины предоставляют только отдельные решения, и ни одно из них не покрывает весь спектр данных. Тем не менее, для решений на базе репозиториев существует возможность объединения как формализованных, ИМРБП 8 Составитель: Сошникова Е.В так и неформализованных метаданных, что может быть достигнуто путем разработки соответствующих интерфейсов к этим новым технологиям. Подобный репозиторий станет центральным каналом доступа ко всем корпоративным массивам данных, идентифицируя взаимоотношения между данными, а также то, насколько сотрудники, заказчики и партнеры их используют. В практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. В большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему, в которой также усиливается роль ЛПР. ИС по сфере применения По сфере применения Интегрированные Организационного управления Управления ТП САПР Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функции управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления различными объектами. Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование и организационные задачи. ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций персонала. ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов-дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов По характеру применения Информационные системы Интегрированные (корпоративные) ИС используются для автоматизации всех функций объекта. ИМРБП 9 Составитель: Сошникова Е.В Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системной подхода с позиций главной цели. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре объекта, для которого создается ИС. Среди основных требований, предъявляемых к информационным системам, ученые сегодня выделяют следующие: 1. Эффективность информационной системы - определяется сопоставлением всех связанных с рассматриваемыми мероприятиями затрат и получаемых при этом результатов. 2. Качество функционирования информационной системы - степень приспособленности системы к выполнению заданных функций. Среди основных свойств, определяющих качество функционирования информационной системы, выделяют: адекватность функционирования ИС; наличие технических возможностей ИС к взаимодействию, совершенствованию и развитию; надежность и своевременность представления информации и выполнения функциональных технологических операций; полнота, безошибочность, актуальность и конфиденциальность представляемой информации. 3. Надежность информационной системы определяется надежностью технических средств ее оснащения и ошибками исполнителей. 4. Безопасность информационной системы предполагает такое ее функционирование, при котором обеспечивается: защита информации, циркулирующей в этой системе (обеспечение доступности информации для пользователей, целостности любой информации (поддержание ее актуальности и непротиворечивости), а также конфиденциальности информации с ограниченным доступом защищенности от несанкционированного использования); защита пользователей информационной системы (включая персонал) от вредного воздействия как информации, циркулирующей в этой системе, так и объектов самой системы (не нанесение вреда здоровью людей и интересам общества); - защита информационной системы и ее объектов от несанкционированного изменения ее заданных параметров и режима эксплуатации. СТРУКТУРНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ИМРБП 10 Составитель: Сошникова Е.В Как правило, ИС имеют сложную структуру, используют ресурсы нескольких категорий, состоит из отдельных частей, называемых подсистемами. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Подсистемы осуществляют обеспечение: техническое, математическое, информационное, программное, лингвистическое, организационное, правовое, и эргонометрическое. Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. Комплекс технических средств составляют: компьютеры любых моделей; устройства сбора, накопления и вывода информации; сетевые устройства; эксплуатационные материалы и др. В последующих лекция мы более подробно остановимся на технических средствах ИС. Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. К средствам математического обеспечения относятся: средства моделирования процессов управления; типовые задачи управления; методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. В состав программного обеспечения входят: системное программное обеспечение (системные программы); прикладное программное обеспечение (прикладные программы); Инструментальное обеспечение (инструментальные системы). Важным элементом программного обеспечения является техническая документация, содержащая описание задач, экономико-математическую модель задачи, перечень программных модулей алгоритм программы, список используемых обозначений, контрольные примеры. ИМРБП 11 Составитель: Сошникова Е.В Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. К лингвистическому обеспечению ИС относится естественные и искусственные языки, а также средства их лингвистической поддержки: словари лексики естественных языков, тезаурусы (специальные словари основных понятий языка, обозначаемых отдельными словами или словосочетаниями, с определенными семантическими отношениями между ними) предметной области, переводные словари и др. Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение реализует следующие функции: анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации; подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование и внедрение ИС и техникоэкономическое обоснование ее эффективности; разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления. cледит за работоспособностью техники (профилактика, ремонт). Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование ИС, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы. Эргонометрическое обеспечение Эргономика (от греч. ergon работа и nomos закон) - научно-прикладная дисциплина, занимающаяся изучением и созданием эффективных систем, управляемых человеком. ИМРБП 12 Составитель: Сошникова Е.В Эргономика - отрасль науки, изучающая человека (или группу людей) и его (их) деятельность в условиях производства с целью совершенствования орудий, условий и процесса труда. Основной объект исследования эргономики - системы человек-машина. Эргономика - дисциплина, изучающая движение человека в процессе производственной деятельности, затраты его энергии, производительность и интенсивность при конкретных видах работ. Эргономика исследует не только анатомические и физиологические, но также и психические изменения, которым подвергается человек во время работы. Результаты эргономических исследований используются при организации рабочих мест, а также в промышленном дизайне. Эргономика - отрасль междисциплинарная, черпающая знания, методы исследования и технологии проектирования из следующих отраслей человеческого знания и практики: Инженерная психология Психология труда, теория групповой деятельности, когнитивная психология Гигиена и охрана труда, научная организация труда Антропология, антропометрия Медицина, анатомия и физиология человека Теория проектирования Теория управления ПОНЯТИЕ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА (ЖЦ) ИС В основе деятельности по созданию и использованию программного обеспечения (ПО) лежит понятие его жизненного цикла (ЖЦ). ЖЦИС - это период создания и использования ИС, начиная с момента возникновения потребности в ИС и заканчивая моментом полного её выхода из эксплуатации. ЖЦ является моделью создания и использования ПО, отражающей его различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данном программном изделии и заканчивая моментом его полного выхода из употребления у всех пользователей. Традиционно выделяются следующие основные этапы ЖЦ ПО: анализ требований; проектирование; кодирование (программирование); тестирование и отладка; эксплуатация и сопровождение. Стадии жизненного цикла информационной системы Предпроектное обследование ИМРБП 13 Составитель: Сошникова Е.В 1.1. Сбор материалов для проектирования; при этом выделяют формулирование требований, изучение объекта автоматизации, даются предварительные выводы предпроектного варианта ИС. 1.2. Анализ материалов и разработка документации; обязательно даётся технико-экономическое обоснование с техническим заданием на проектирование ИС. Проектирование 2.1. Предварительное проектирование: - выбор проектных решений по аспектам разработки ИС; - описание реальных компонент ИС; - оформление и утверждение технического проекта (ТП). 2.2. Детальное проектирование: - выбор или разработка математических методов или алгоритмов программ; корректировка структур БД; - создание документации на доставку и установку программных продуктов; - выбор комплекса технических средств с документацией на её установку. 2.3. Разработка техно-рабочего проекта ИС (ТРП). 2.4. Разработка методологии реализации функций управления с помощью ИС и описанием регламента действий аппарата управления. Разработка ИС получение и установка технических и программных средств; - тестирование и доводка программного комплекса; - разработка инструкций по эксплуатации программнотехнических средств. Ввод ИС в эксплуатацию ввод технических средств; - ввод программных средств; - обучение и сертификация персонала; - опытная эксплуатация; - сдача и подписание актов приёмки-сдачи работ. Эксплуатация ИС повседневная эксплуатация; Общее сопровождение всего проекта. ЖЦ образуется в соответствии с принципом нисходящего проектирования и, как правило, носит итерационный характер: реализованные этапы, начиная с самых ранних, циклически повторяются в соответствии с изменениями требований и внешних условий, введением ограничений и т.п. На каждом этапе ЖЦ порождается определённый набор ИМРБП 14 Составитель: Сошникова Е.В документов и технических решений; при этом для каждого этапа исходными являются документы и решения, полученные на предыдущем этапе. Каждый этап завершается верификацией порождённых документов и решений с целью проверки их соответствия исходным. Основным нормативным документом, регламентирующим ЖЦ программных средств, является международный стандарт ISO/IEC 12207 (ISO - International Organization of Standardization - Международная организация по стандартизации, IEC - International Electrotechnical Commission - Международная комиссия по электротехнике). Он определяет структуру ЖЦ, содержащую процессы, действия и задачи, которые должны быть выполнены во время создания ПО. Структура ЖЦ ПО по стандарту ISO/IEC 12207 базируется на трёх группах процессов: - основные процессы ЖЦ ПО (приобретение, поставка, разработка, эксплуатация, сопровождение); - вспомогательные процессы, обеспечивающие выполнение основных процессов (документирование, управление конфигурацией, обеспечение качества, верификация, аттестация, оценка, аудит, решение проблем); - организационные процессы (управление проектами, создание инфраструктуры проекта, определение, оценка и улучшение самого ЖЦ, обучение). Разработка включает в себя все работы по созданию ПО и его компонент в соответствии с заданными требованиями. Сюда включается оформление проектной и эксплуатационной документации, подготовка материалов, необходимых для проверки работоспособности и соответствующего качества программных продуктов, материалов, необходимых для организации обучения персонала и т.д. Разработка ПО включает в себя, как правило, анализ, проектирование и реализацию (программирование). Эксплуатация включает в себя работы по внедрению компонентов ПО в эксплуатацию. В этот процесс входит конфигурирование базы данных и рабочих мест пользователей, обеспечение эксплуатационной документацией, проведение обучения персонала и т.д., и непосредственно эксплуатацию, в том числе локализацию проблем и устранение причин их возникновения, модификацию ПО в рамках установленного регламента, подготовку предложений по совершенствованию, развитию и модернизации системы. Управление проектом связано с вопросами планирования и организации работ, создания коллективов разработчиков и контроля за ИМРБП 15 Составитель: Сошникова Е.В сроками и качеством выполняемых работ. Техническое и организационное обеспечение проекта включает выбор методов и инструментальных средств для реализации проекта, определение методов описания промежуточных состояний разработки, разработку методов и средств испытаний ПО, обучение персонала и т.п. Обеспечение качества проекта связано с проблемами верификации, проверки и тестирования ПО. Верификация - это процесс определения того, отвечает ли текущее состояние разработки, достигнутое на данном этапе, требованиям этого этапа. Проверка позволяет оценить соответствие параметров разработки с исходными требованиями. Проверка частично совпадает с тестированием, которое связано с идентификацией различий между действительными и ожидаемыми результатами и оценкой соответствия характеристик ПО исходным требованиям. В процессе реализации проекта важное место занимают вопросы идентификации, описания и контроля конфигурации отдельных компонентов и всей системы в целом. Управление конфигурацией является одним из вспомогательных процессов, поддерживающих основные процессы жизненного цикла ПО, прежде всего, процессы разработки и сопровождения ПО. При создании проектов сложных ИС, состоящих из многих компонентов, каждый из которых может иметь разновидности или версии, возникает проблема учёта их связей и функций, создания унифицированной структуры и обеспечения развития всей системы. Управление конфигурацией позволяет организовать, систематически учитывать и контролировать внесение изменений в ПО на всех стадиях ЖЦ. Общие принципы и рекомендации конфигурационного учёта, планирования и управления конфигурациями ПО отражены в проекте стандарта ISO 12207. Каждый процесс характеризуется определёнными задачами и методами их решения, исходными данными, полученными на предыдущем этапе, и результатами. Результатами анализа, в частности, являются функциональные модели, информационные модели и соответствующие им диаграммы. ЖЦ ПО носит итерационный характер: результаты очередного этапа часто вызывают изменения в проектных решениях, выработанных на более ранних этапах. МОДЕЛИ ЖЦ ИС Существующие модели ЖЦ определяют порядок исполнения этапов в ходе разработки, а также критерии перехода от этапа к этапу. В соответствии с этим наибольшее распространение получили три следующие модели ЖЦ: Каскадная модель (70-80г.г.) — предполагает переход на следующий этап после полного окончания работ по предыдущему этапу (рис.1.1). ИМРБП 16 Составитель: Сошникова Е.В Рис. 1.1. Каскадная модель Поэтапная модель с промежуточным контролем (80-85г.г.) — итерационная модель разработки ПО с циклами обратной связи между этапами. Преимущество такой модели заключается в том, что межэтапные корректировки обеспечивают меньшую трудоёмкость по сравнению с каскадной моделью; однако время жизни каждого из этапов растягивается на весь период разработки (рис.1.2). Рис. 1.2. Поэтапная модель Спиральная модель (86-90г.г.) — делает упор на начальные этапы ЖЦ: анализ требований, проектирование спецификаций, предварительное и детальное проектирование. На этих этапах проверяется и обосновывается реализуемость технических решений путём создания прототипов. Каждый виток спирали соответствует поэтапной модели создания фрагмента или версии программного изделия, на нём уточняются цели и характеристики проекта, определяется его качество, планируются работы следующего витка спирали. Таким образом, углубляются и последовательно конкретизируются детали проекта и в результате выбирается обоснованный вариант, который доводится до реализации (рис.1.3). ИМРБП 17 Составитель: Сошникова Е.В Рис.1.3. Спиральная модель Специалистами отмечаются следующие преимущества спиральной модели: - накопление и повторное использование программных средств, моделей и прототипов; - ориентация на развитие и модификацию ПО в процессе его проектирования; - анализ риска и издержек в процессе проектирования. Главная особенность индустрии ПО состоит в концентрации сложности на начальных этапах ЖЦ (анализ, проектирование) при относительно невысокой сложности и трудоёмкости последующих этапов. Более того, нерешённые вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и, в конечном счёте, приводят к неуспеху всего проекта. Рассмотрим эти этапы более подробно. Анализ требований является первой фазой разработки ПО, на которой требования заказчика уточняются, формализуются и документируются. Фактически на этом этапе даётся ответ на вопрос: "Что должна делать будущая система?". Именно здесь лежит ключ к успеху всего проекта. В практике создания больших систем ПО известно немало примеров неудачной реализации проекта именно из-за неполноты и нечёткости определения системных требований. Список требований к разрабатываемой системе должен включать: - совокупность условий, при которых предполагается эксплуатировать будущую систему (аппаратные и программные ресурсы, предоставляемые системе; - внешние условия её функционирования; - состав людей и работ, имеющих к ней отношение); - описание выполняемых системой функций; - ограничения в процессе разработки (директивные сроки завершения отдельных этапов, имеющиеся ресурсы, ИМРБП 18 Составитель: Сошникова Е.В организационные процедуры и мероприятия, обеспечивающие защиту информации). Целью анализа является преобразование общих, неясных знаний о требованиях к будущей системе в точные (по возможности) определения. На этом этапе определяются: - архитектура системы, её функции, внешние условия, распределение функций между аппаратурой и ПО; - интерфейсы и распределение функций между человеком и системой; - требования к программным и информационным компонентам ПО, необходимые аппаратные ресурсы, требования к БД, физические характеристики компонентов ПО, их интерфейсы. КОНЦЕПТУАЛЬНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ПОНЯТИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА В условиях динамичного развития рынка, усложнения его инфраструктуры информация становится таким же стратегическим ресурсом, как и традиционные материальные и энергетические. Современные технологии, позволяющие создавать, хранить, перерабатывать и обеспечивать эффективные способы представления информации, стали важным фактором конкурентоспособности и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной жизнедеятельности. Уровень информатизации является сегодня одним из главных факторов успешного развития всякого предприятия. Менеджер любого уровня, принимая решения, основывается лишь на доступной ему информации о предмете управления, поэтому от качественных характеристик этой информации, таких как адекватность, полнота, достоверность, своевременность, непротиворечивость и т. п., непосредственно зависит эффективность его работы. В современных условиях информационные системы играют и будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей компаний. Это влечет за собой новые требования к информационным системам и их функциям. Они не могут оставаться просто инструментом, обеспечивающим обработку информации для отделов и конечных пользователей внутри предприятия. Теперь они должны предоставлять новые изделия и услуги, основанные на информации, которые обеспечат бизнесу конкурентное преимущество на рынке. Применяемые на предприятии информационные технологии поддерживают реализацию тех или иных решений менеджеров. Однако, в ИМРБП 19 Составитель: Сошникова Е.В свою очередь, новые системы и технологии диктуют свои специфические условия ведения бизнеса, изменяют компании. Основными критериями успеха в бизнесе стали профессиональное управление, умение обеспечить эффективную работу персонала, правильно идентифицировать, проектировать, реализовывать и совершенствовать бизнес-процессы, эффективно вести организационно-административную и хозяйственную деятельность. В этих условиях современные информационные технологии и создаваемые на их основе интегрированные информационные системы становятся незаменимым инструментом в обеспечении достижения стратегических целей и устойчивого развития компаний и организаций. Новые менеджеры делают ставку на осознанный выбор стратегий и целей на базе информационной оценки ситуации и компьютерного моделирования, на целевые команды исполнителей, объединяющих профессионалов высокого класса, на оптимальную координацию проектных и рабочих групп, ориентируются на запросы и ожидания потребителя. Аналитики с помощью экспертов и консультантов, используя математические методы и соответствующие программные приложения, тщательно исследуют ситуации, разрабатывают варианты деловых решений с оценкой рисков и вероятности успешной реализации, проводят деловые игры, проверяя построенные модели. Именно информационные технологии и информационные системы широкого профиля делают возможным такой стиль гибкого и эффективного управления и всячески стимулируют его развитие. Финансовый менеджмент – это профессиональная управленческая деятельность по оценке производственных и финансовых направлений деятельности хозяйствующего субъекта в контексте окружающей среды, организации денежных потоков предприятия, формированию и использованию капитала, денежных доходов и фондов, необходимых для достижения стратегических и тактических целей развития предприятия. Целью финансового менеджмента являются выработка и применение методов, средств и инструментов для достижения целей деятельности фирмы в целом или её отдельных производственно-хозяйственных звеньев. Такой системой целей может быть: выживание компании в условиях конкурентной борьбы; избежание банкротства и крупных финансовых неудач; максимизация прибыли; минимизация расходов; устойчивые темпы роста экономического потенциала компании; рост объемов производства и реализации; ИМРБП 20 Составитель: Сошникова Е.В увеличение доходов руководящего состава и владельцев компании; обеспечение рентабельности деятельности и др. Менеджмент качества - это скоординированная и взаимосвязанная деятельность по управлению, выстроенная таким образом, чтобы обеспечить надежную и бесперебойную работу организации Управление организацией, применительно к качеству, означает, что вся деятельность подчиняется установленным целям по качеству, и для достижения этих целей в организации разработана система планов, есть необходимые ресурсы, выполняются действия по достижению поставленных целей. Менеджмент качества включает в себя четыре основных составляющих: контроль качества; обеспечение качества; планирование качества; улучшение качества. Маркетинг-менеджмент - совокупность принципов, методов, средств и форм управления маркетингом в целях интенсификации процесса формирования и воспроизводства спроса на товары и услуги, увеличение прибыли. Таким образом, процесс маркетинга-менеджмента состоит из этапов: анализ рыночных возможностей; отбор целевых рынков; разработка комплекса маркетинга; реализация маркетинговых мероприятий. Управленческие воздействия в системе маркетинга-менеджмента могут быть направлены на объекты, на процессы и функции. Объекты воздействия маркетинг-менеджмента: покупатель, производитель, товар, посредник, конкурент. Процессы, на которые воздействует маркетинг-менеджмент: формирование политик компании (финансовой, инвестиционной, торговой, товарной); формирование взаимоотношений (с поставщиками, покупателями, посредниками); процеcе разработки, создания нового товара и др. Функции на которые воздействует маркетинг-менеджмент: планирование; управление; контроль и учет; анализ. Менеджмент знаний - это систематический процесс идентификации, использования и передачи информации и знаний, которые люди могут создавать, совершенствовать и использовать. ИМРБП 21 Составитель: Сошникова Е.В Управление знаниями - это стратегия, которая трансформирует все виды интеллектуальных активов в более высокую производительность и эффективность, в новую стоимость и повышенную конкурентоспособность. Управление знаниями - это комбинация отдельных аспектов управления персоналом, инновационного и коммуникационного менеджмента, а также использования новых информационных технологий в управлении организациями. Главная цель управления знаниями - создание новых и более мощных конкурентных преимуществ. Менеджмент знаний включает в себя следующие компоненты: создание нового знания, стимулирование прироста знаний; отбор и аккумулирование значимого знания из внешних по отношению к данной организации источников; сохранение, классификация, трансформация, обеспечение доступности знаний; распространение и обмен знаний, в том числе в рамках организации; использование знаний в деловых процессах, в том числе в процессе принятия решений; включение знаний в продукты, услуги, документы, базы данных и программное обеспечение; оценка знаний, измерение и использование нематериальных активов организации; защита знаний. Информационный менеджмент - совокупность методов и средств управления информацией и деятельностью предприятия с использованием ИТ. Выделяют два направления информационного менеджмента: управление предприятием и документооборотом. К первому относятся: маркетинг, планирование, организация, мотивация и контроль на базе ИТ. Второе включает: организацию источников информации, средств передачи, создания баз данных, технологий обработки и обеспечение безопасности данных. В задачи менеджмента также включены: внедрение, эксплуатация и адаптация автоматизированных информационных систем и сетей, обеспечивающих деятельность предприятия. Важное значение имеют организация и обеспечение взаимодействия с внешним информационным миром: сетями, базами данных, банками, издательствами, типографиями и т.д. ИМ превращается в базовую ИМРБП 22 Составитель: Сошникова Е.В технологию организации управленческой деятельности во всех сферах информационного общества. Для определения понимания сущности информационного менеджмента необходимо принимать во внимание ряд положений: Информация — комплексное понятие, то есть: условие и средство делового общения; средство доведения до общества сведений об организации; источник сведений о внешней среде; товар. 1. Информационный менеджмент осуществляется в пределах конкретной организации. 2. Информация представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения. 3. Информационный менеджмент имеет отношение не просто к информации, а ко всей информационной деятельности организации, при этом являясь значительно более масштабным понятием, чем управление документооборотом. Таким образом, информационный менеджмент — управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации. Другими словами, информационный менеджмент — процесс управления на базе компьютерных технологий обработки информации с применением управленческих информационных систем как базового инструмента для работы менеджеров на всех уровнях управления в различных предметных областях. Цель информационного менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности. Задачи информационного менеджмента: Качественно информационное обеспечение процессов управления в организации; Осуществление управления информационными ресурсами; Обеспечение управления обработки информации на всех уровнях; Интерфейсная задача — обеспечение управления коммуникациями (общение — передача информации от человека к человеку). Информационная культура — умение целенаправленно работать с информацией и использовать для её получения, обработки и передачи ИМРБП 23 Составитель: Сошникова Е.В компьютерную информационную технологию, современные технические средства и методы. ПОНЯТИЕ И СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА Информационный менеджмент является новой, развивающейся отраслью знания. ИМ возник на стыке дисциплин отрасли информационных технологий и практического менеджмента в результате решения задач управления информационными системами предприятий и организаций. Управление социально-экономическими системами, в том числе – производственными получило название «менеджмент» (англ. management, от старофранцузского слова ménagement «искусство сопровождать, направлять», от лат. manu agere «указывать рукой»). Понятие «менеджмент» также обозначает руководство и руководителей различного уровня на предприятии. В общем случае за понятием «менеджмент» скрывается совокупность современных принципов, методов, средств и форм управления производством с целью повышения его эффективности и увеличения прибыли. В управленческой науке до сих пор не сложилось однозначного понимания того, что есть «информационный менеджмент». Различные виды менеджмента тесно взаимосвязаны друг с другом (например, документный, информационный). Менеджмент зачастую понимается как синоним «управления» и во внимание не принимаются его специфические особенности. Большое значение в обществе играет мода на иностранные термины, что мешает более правильному пониманию сути информационного менеджмента. Принято трактовать «информационный менеджмент» в узком и широком смысле. В узком смысле менеджмент понимают как синоним «делопроизводства». Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документирование означает создание документа, процесс подготовки официального документа. «Информационный менеджмент» – технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов. ИМРБП 24 Составитель: Сошникова Е.В Для определения понимания сущности информационного менеджмента необходимо принимать во внимание ряд положений: информация - комплексная категория, то есть информация условие и средство делового общения, информация средство доведения до общества сведений об организации; информация - источник сведений о внешней среде; информация - товар. информационный менеджмент осуществляется в пределах конкретной организации; информация представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения. информационный менеджмент имеет отношение не просто к информации, а к информационной деятельности организации. Вот несколько взглядов на понятие информационного менеджмента. «Информационный менеджмент» – управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации. «Информационный менеджмент» – управление информационными ресурсами, обработка информации, предшествующая принятию решения. «Информационный менеджмент» – совокупность информационных систем и методов для управления и применения в определенной сфере экономике (производственная, финансовая сферы и др.). Цель информационного менеджмента: повышение эффективности деятельности предприятия на основе использования информационных систем (ИС) и технологий (ИТ). С другой стороны цель информационного менеджмента – информационная поддержка выработки управленческих решений. Информационный менеджмент может рассматриваться как совокупность информационных систем и методов для управления и применения в определенной сфере экономике (производственная, финансовая сферы и др.). уже говорили на 1 лекции. Объектами профессиональной деятельности менеджера являются различные информационные ресурсы и информационные системы организаций экономической, производственной и социальной сферы, информационные ресурсы и информационные системы подразделений систем управления государственных предприятий, акционерных обществ и частных фирм, а также различные организации в сфере информационного бизнеса. Профессиональная деятельность менеджера распространяется также на информационные ресурсы и информационные системы научнопроизводственных объединений, научных, конструкторских и проектных ИМРБП 25 Составитель: Сошникова Е.В организаций, органов государственного управления и социальной инфраструктуры народного хозяйства. Сферу информационного менеджмента составляет совокупность всех задач управления, связанных с формированием и использованием информации во всех ее формах и состояниях для достижения поставленных перед предприятием целей. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации (данных и знаний), но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т. д. В этих задачах управления в той или иной мере используются информационные системы и реализованные в них информационные технологии. В соответствии с определениями понятии система, любой экономический объект можно рассматривать как систему. Управление – это важнейшая функция, без которой не мыслима никакая целенаправленная деятельность экономического объекта. Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также с обменом информацией системы и окружением. Таким образом, в системе управления всегда присутствует информационный контур, который включает в себя: объект управления, орган управления, информация об управляемом процессе, управляющие воздействия. Вся структура предприятия, задействованная в процессе управления всеми информационными потоками, является информационной системой. Информационная система (ИС) включает всю инфраструктуру организации, задействованную в процессе управления всеми информационными, документальными потоками. В основе любой информационной системы лежит информационная модель – подмножество бизнес-модели, описывающее все существующие (документарные и недокументарные) информационные потоки на предприятии, правила обработки и алгоритмы маршрутизации всех видов информации. «Информационная система» (далее ИС) состоит из источника информации, аппаратной части ИС, программной части ИС, потребителя информации. Под понятием «информационные технологии» (ИТ, от англ. information technology, IT) будем понимать широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. Уже рассматривали В настоящее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с ИМРБП 26 Составитель: Сошникова Е.В использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Таким образом, несложно выявить соотношения между этими двумя понятиями – «информационная система» и «информационная технология». ИТ реализуется в рамках ИС. ИТ – это способ преобразования информации. В ИС может быть использовано много ИТ. ИС в конкретной организации является средой для реализации конкретной технологии. Однако, данная ИТ может существовать вне конкретной ИС. Для выполнения какого-разового вида работ может быть использована некая ИТ, совершенно не связанная с ИС конкретной организации. Например, при проведении конференции на базе любой организации могут использоваться ИТ обработки текстов и визуализации докладов (проектор, слады). Указанные ИТ не являются частью ИС организации и реализуются вне ИС. Таким образом, ИТ как понятие является более широким. ИС всегда рассматривается для конкретной организации (или типа организации), и всегда связана со структурой организации и особенностями ее функционирования. Для рассмотрения проблем управления ИС (информационного менеджмента) нужно представлять, как ИС связаны со структурой организации и оказывают влияние на функционирование организации. Взаимосвязь между функциональными составляющими организации удобно изобразить схематически. Можно привести и условную формулу информационного менеджмента: Информационный =менеджмент Информатизация + менеджмента Менеджмент информатизации Так как информационные системы стали очень сложными, – появляется второе слагаемое «Менеджмент информационных систем», т.е. появляется необходимость управления этими системами. Предмет информационного менеджмента: процессы создания, эксплуатации и развития ИС предприятия. Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы: экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат; аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях; организационный, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты; ИМРБП 27 Составитель: Сошникова Е.В системный, рассматривающий обработку информации на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат, методов работы. ЗАДАЧИ И ПРОБЛЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА Сферу информационного менеджмента составляет совокупность всех задач управления, связанных с формированием и использованием информации во всех ее формах и состояниях, для достижения поставленных перед предприятием целей. К общим задачам информационного менеджмента относятся: • анализ информационных потребностей управленческого персонала организации в процессе принятия управленческих решений, • анализ источников информации для покрытия потребностей, • обоснование требований к построению информационных систем и организация в них процессов поиска, обработки и распределения информации, • разработка диалоговых моделей принятия решений (наличие человека в системе обработки информации позволяет отказываться от необходимости решения ряда управленческих задач), • управление системой информационного обслуживания в организации, • управление предприятием индустрии информатики, • управление кадрами, • управление информационными ресурсами в стране и вне ее. Распределение задач информационного менеджмента по уровням и сферам экономики показано на рис. 1.4. Существуют два основных направления ИМ: Первое направление ИМ рассматривает вопросы применения информационных технологий в целях решения общих задач менеджмента отдельных организаций. Для этого направления на первом месте стоит менеджмент, а ИС играют роль технического обслуживания, вспомогательной функции. Здесь рассматриваются вопросы применения информационных технологий для решения отдельных локальных задач менеджмента (финансового менеджмента, менеджмента персонала, производственного менеджмента, инвестиционного менеджмента и др.): ИМРБП 28 Составитель: Сошникова Е.В классификация ИС для бизнеса по функциональному признаку; анализ готовых решений в области ИС, критерии выбора готовых ИС; проблемы внедрений готовых систем; вопрос подготовки персонала компании к внедрению ИТ и т.д. Конкретно данное направление ИМ рассматривает управляющие информационные системы и все вопросы, связанные с их созданием, внедрением и эксплуатацией. Рисунок 1.4 – Распределение задач информационного менеджмента Второе направление ИМ рассматривает вопросы и задачи управления и развития ИС, является более глобальным и в большей степени отражает позицию специалистов области ИС. Здесь рассматриваются вопросы информационного обеспечения различных отраслей деятельности человека. Под информационным обеспечением здесь понимается вся совокупность данных и подсистем обработки информации внутри объекта. При этом рассматриваются как внешние по отношению к объекту информационные подсистемы, так и внутренние. Оба направления ИМ имеют много общего. Однако, второе направление ИМ является более системным и позволяет объединить весь комплекс задач применении ИТ для решения задач управления предприятиями и организациями. ИМРБП 29 Составитель: Сошникова Е.В В данном конспекте проблемы и задачи ИМ рассматриваются именно с точки зрения второго направления, а именно с точки зрения специалистов области ИТ. Под информационным менеджментом будем понимать весь комплекс вопросов, связанных с управлением информационными системами (ИС) различных сфер и уровней управления. Основные направления информационного менеджмента: 1) управление информационной системой (ИС) на всех этапах ее жизненного цикла; 2) стратегическое развитие ИС; 3) маркетинг ИС. Перечень задач ИМ составляет основное содержание ИМ в рамках рассмотрения второго направления ИМ. 1. Формирование технологической среды информационной системы. 2. Развитие информационной системы и обеспечение ее обслуживания. 3. Планирование в среде информационной системы. 4. Формирование организационной структуры ИС. 5. Использование и эксплуатация информационных систем; 6. Формирование инновационной политики и осуществление инновационных программ. 7. Управление персоналом в сфере информатизации. 8. Управление финансами в сфере информатизации. 9. Формирование и обеспечение комплексной защищенности информационных ресурсов. Информационный менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчиненный характер. Главной задачей информационного менеджмента является информационная поддержка основной деятельности организации. Следующая задача информационного менеджмента состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке «массового продукта» в информацию, релевантную действиям, переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям. Сотрудник, который занимается планированием в области ИС, принимает решения об архитектуре и структуре системы, занимается вопросами организации внедрения, эксплуатации и сопровождения АИС, в общем, тех задач, которые выделены в задачи ИМ – это именно менеджер ИМРБП 30 Составитель: Сошникова Е.В информационных систем. Для эффективного выполнения функций менеджмента он не должен брать на себя вопросы технического обслуживания и программирования. Область профессиональной деятельности менеджера – обеспечение эффективного управления информационными ресурсами и информационными системами на уровне организации, обеспечение использования информации как стратегического ресурса, организация систем управления в отрасли информационного бизнеса, совершенствование управления в соответствии с тенденциями социальноэкономического развития. Объектами профессиональной деятельности менеджера являются различные информационные ресурсы и информационные системы организаций экономической, производственной и социальной сферы, информационные ресурсы и информационные системы подразделений систем управления государственных предприятий, акционерных обществ и частных фирм, а также различные организации в сфере информационного бизнеса. Профессиональная деятельность менеджера распространяется также на информационные ресурсы и информационные системы научнопроизводственных объединений, научных, конструкторских и проектных организаций, органов государственного управления и социальной инфраструктуры народного хозяйства. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ Организация – это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает, получая «продукт». Организация разделена на уровни управления: стратегический, тактически, оперативный. В соответствии с классификацией, делающей акцент на соотнесение уровня управления к конечным потребителям информационных систем менеджмента, выделяют четыре класса информационных систем менеджмента: 1. Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь организации интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе. ИМРБП 31 Составитель: Сошникова Е.В 2. Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации, типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения, и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна. Сл.15 3. Системы тактического уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений, и административные действия средних менеджеров. Основное вопросы, адресованные к ним: хорошо ли работают объекты? Системы уровня управления обычно обеспечивают периодические доклады очень быстро. 4. Системы стратегического уровня есть инструмент помощи руководителям высшего уровня и подготавливают стратегические исследования и длительные тренды, и в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Связь уровней управления, типов информации и типов ИС организации представлена виде схемы на рис.1.5 Рассмотрим различные типы АИС организационного управления. Соответствие ИС организационному уровню, функциональной структуре организации и функциям системы показаны в таблице 1.1. Организация имеет исполнительные системы поддержки управления Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы - Management Information Systems (MIS) и системы поддержки принятия решений -Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы работы знания -Knowledge Work System (KWS) и системы автоматизации делопроизводства - Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; и системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) –на эксплуатационном уровне. ИМРБП 32 Составитель: Сошникова Е.В Рисунок 1.5 – Уровни управления и типы ИС организации Таблица 1.1– Соответствие АИС уровню управления организацией СИСТЕМЫ СТРАТЕГИЧЕСКОГО УРОВНЯ 5-летнее Исполнительны предсказыван е системы (ESS) ие продаж 5-летнее 5-летнее оперативное предсказан планировани ие бюджета е Планирование прибыли Планирован ие личного состава СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УРОВНЯ Управляющие информационн ые системы (MIS) Управление сбытом Контроль инвентаря Ежегодный бюджет Анализ капиталовложен ия Анализ перемещени й Системы поддержки принятия решений (DSS) Коммерчески й анализ региона Планирован ие производств а Анализ затрат Анализ рентабельности Анализ стоимостей контрактов ИМРБП 33 Составитель: Сошникова Е.В Системы уровня знания АРМы Системы работы знания проектировщ ика (KWS) Системы автоматизации делопроизводства (OAS) Графические рабочие станции Текстовые редакторы Создание изображений Управленчески е рабочие станции Электронные календари Системы эксплуатационного уровня Торговля Машинная ценными бумагами обработка Системы диалогово й обработки запросов (TPS) Планировани Отслеживани е е приказов деятельности Платежные Вознагражден ведомости ия Платежи Обучение и развитие предприятий Отслеживани Перемещение е процессов материалов Дебиторска Регулировани Хранение я е денежных отчетов задолжност операций служащих ь Продажа и маркетинг Финансы Производство Бухгалтери я Людские ресурсы По признаку структурированности задач: Типы решений Структурированн ые ИМРБП Уровень управления Эксплуатацио нный Знания Управленчес кий Счета Электронн ое оборудова ние Повышение эффективнос ти производств а 34 Стратегичес кий Составитель: Сошникова Е.В TPS OAS MIS Подготовка бюджета Частично структурированн ые Неструктурирова нные DSS Планирование проекта Удобное размещение производства KWS ESS Разработк а продукци и Новая продукция Новые рынки Системы организационного управления организацией могут быть использованы на разных уровнях управления (рис.1.6): ИМРБП 35 Составитель: Сошникова Е.В Системы выполнения транзакций TPS Системы диалоговой обработки запросов (TPS) – это основные деловые системы, которые обслуживают эксплуатационный уровень организации, выполняя и рассчитывая рутинные транзакции в целях ведения бизнеса. К транзакциям относят заполнение платежной ведомости, хранение отчетов служащих, процедуру отгрузки. Примеры: системы коммерческих расчетов продаж, системы бронирования мест в гостинице. На эксплуатационном уровне задачи, ресурсы, цели предопределены и высоко формализованы. Системы автоматизации офиса OAS и системы знания KWS Системы работы знания KWS и автоматизации делопроизводства OAS обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства прежде всего помогают операторам. Системы автоматизации делопроизводства – это информационные приложения технологии для увеличения производительности операторов в офисе при поддержке координирования и типичных офисных связей. Работники знания – это люди, имеющие ученые степени и знания либо относящиеся к таким категориям, как инженер, врач, адвокат. Их работа состоит прежде всего в станций, а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и должным образом интегрируют их в бизнес. Операторы обычно малообразованны и скорее обрабатывают, чем создают информацию. К ним прежде всего относятся секретари, делопроизводители или менеджеры, работа которых состоит в использовании данных, манипулировании ими или распространении информации. Управляющие информационные системы MIS обслуживают управленческий уровень организации, помогая менеджерам готовить доклады и в некоторых случаях предоставляя интерактивный доступ к текущей работе организации и архивным отчетам. MIS обычно ориентированы на внутреннюю информацию и выполняют функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне. MIS суммируют и информируют относительно основных действий компании (преобразует оперативные данные в MIS – ИМРБП 36 Составитель: Сошникова Е.В файлы, которые используются менеджерами для подготовки докладов). Системы поддержки принятия решений DSS поддерживают слабоструктурированный и неструктурированный прикладной анализ, осуществляют помощь в проектировании и оценке альтернатив, а также контроль за реализацией; для индивидуального принятия решений были расширены для групп и целых организаций; специализированы по специфическим решениям или классам решений, таких, как маршрутизация, формирование очередей, оценки и т.д. Системы поддержки принятия решений DSS позволяют конечному пользователю управлять данными и инструментальными средствами; обладают способностью к мгновенным изменениям, гибкостью и своевременной реакцией; Три основные компоненты: база данных; модель; программное обеспечение. Исполнительные системы поддержки принятия решений ESS используются старшими менеджерами и обслуживают стратегический уровень организации. Они предназначены для решения неструктурированных проблем и проводят системный анализ окружающей среды лучше, чем любые прикладные и специфические системы. ESS основывают решения на внешних данных, а также на внутренней информации MIS и DSS. система состоит из рабочих станций с меню, интерактивной графикой и коммуникациями, посредством которых осуществляется доступ архивных и текущих данных из внутренних систем и внешних баз данных, и характеризуется наличием дружественного интерфейса. Интеграция и трансформация информационных систем Различные типы систем в организациях связаны друг с другом. TPS - обычно главный источник данных для других систем, в то время как ESS прежде всего получатель информации из систем низшего уровня. Другие системы также обмениваются данными друг с другом. РАЗВИТИЕ РЫНОЧНОЙ ЭКОНОМИКИ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ИМРБП 37 Составитель: Сошникова Е.В АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО Развитие автоматизации связано с разработкой концепции распределенных систем управления, в которых предусматриваются локальная обработка информации и накопление ее в подразделениях организации. Благодаря этой технологии появляется возможность создания в организации распределенного банка данных, когда информация накапливается на конкретном рабочем месте и используется при принятии решений управленцами различных уровней. В рамках данной концепции для каждого уровня управления и для каждой предметной области создаются автоматизированные рабочие места. Первыми появились программы для автоматизации труда технического персонала, функции которых отличаются стандартностью и простотой—это расчеты, учет и контроль, подготовка документов. В качестве основных инструментов при разработке АРМ используются текстовые редакторы, СУБД и электронные таблицы. Анализируя сущность АРМ, их можно определить как профессионально ориентированные малые информационные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ. АРМ обеспечивает высокий уровень использования информационных ресурсов, сокращает число ошибочных или низко эффективных решений. Структурно автоматизированное рабочее место включает следующие элементы: — технические средства (системный блок, устройства ввода, вывода информации и др.); — программные средства (операционные системы, системы программирования, прикладные программы); — информационное обеспечение и методическая документация. Исходя из многообразия решаемых задач и выполняемых функций, АРМ можно подразделить на следующие виды: 1. Бухгалтерские программы — наиболее широко распространенные и используемые в реальной практике программные разработки. Благодаря известной стандартности алгоритмов финансовых расчетов, бухгалтерские АРМ легко приспосабливаются к условиям конкретной организации, учитывая ее специфику. Они позволяют значительно облегчить ведение документации и расчетов, связанных с движением финансовых средств. Особенности АРМ типа Бухгалтерия состоят в том, что в качестве инструментальной среды они используют электронные таблицы, СУБД, текстовые редакторы, что ИМРБП 38 Составитель: Сошникова Е.В обеспечивает не только осуществление расчетов, но и хранение, преобразование данных, а также оперативную подготовку нужной документации. 2. АРМ секретаря-референта и делопроизводителя предназначен для автоматизации функций создания, регистрации, хранения, передачи и выдачи документов. Работа секретаря облегчается за счет использования имеющихся в базе данных макетов документов. Основу АРМ секретаря-референта составляют, как правило, текстовой редактор, а также СУБД, позволяющие вводить и хранить необходимую для работы информацию о движении и адресе хранения документов. 3. АРМ для кадровой службы. Работа кадровой службы связана не только с учетом информации о движении кадров, но и с составлением многочисленных документов, в том числе статистических отчетов, справок и т.д. Одной из главных задач кадровиков является быстрый поиск информации о работниках и профессиях, а также систематизация и выборка необходимых сведений. 4. АРМ для снабженческо-сбытовой деятельности предназначен для учета движения материально-технических средств, а также автоматизации процессов подготовки соответствующих документов, например, накладных и т.д. 5. Системы автоматизированных проектных разработок (САПР) . САПР можно рассматривать как инструмент для проектировщика, который позволяет использовать математические модели, находить оптимальные решения, осуществлять автоматизированное изготовление проектно-конструкторской и сметной документации, реализовать сбор, обработку и накопление информации о проектируемых объектах с целью их дальнейшего использования в качестве аналогов. 6. АРМ для планирования. Программа предназначена для автоматизации функций оперативного планирования, связанных с распределением ресурсов, рабочих рук, составлением графиков работы и др. 7. АРМ руководителя. В настоящее время встречается много программ, которые предназначены для руководителей. В большинстве своем они представляют справочные программы или программы типа "Записная книжка", которые позволяют планировать и организовывать рабочий день. КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ Корпоративные информационные системы (КИС) - это комплекс интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-процессов предприятия. КИС включает в себя определенный набор подсистем, связанных с деятельностью предприятия: финансы, снабжение и сбыт, хранение, производство и т.д. ИМРБП 39 Составитель: Сошникова Е.В Для управления предприятием создавались специальные информационные системы управления предприятием, которые представляют собой эволюционный процесс развития информационных систем классов MRP, MRPII, ERP. Рассмотрим отличительные особенности указанных классов систем. Первым стандартом управления бизнесом был MPS (Master Planning Scheduling), или объемно – календарное планирование. Идея была проста – формируется план продаж («объем», с разбивкой по календарным периодам, отсюда – объемно - календарное), по нему формируется план пополнения запасов (за счет производства или закупки) и оцениваются финансовые результаты по периодам (в качестве которых используются периоды планирования или финансовые периоды). ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ КЛАССА MRP Методология MRP разрабатывалась в 60-х годах прошлого века под влиянием целого комплекса факторов. Послевоенное оживление экономики выдвинуло на повестку дня задачу эффективного управления себестоимостью продукции. В ответ на это активизировались исследования в области математической экономики, которые столкнулись не только с методологическими трудностями, но и с техническими проблемами: нужно было за разумное время уметь учитывать огромное множество параметров. С развитием вычислительной техники эти проблемы были преодолены. В результате появились первые автоматизированные системы планирования системы планирования материальных ресурсов, MRP (Material Requirements Planning)-системы. Реализация системы, работающей по этой методологии представляет собой компьютерную программу, позволяющую оптимально регулировать поставки материалов комплектующих, контролируя запасы на складе и саму технологию производства. Основною целью, которую преследовали разработчики, являлась минимизация издержек, появляющихся на производстве. До появления MRP систем для учета и отслеживания запасов применялись карточки складского учета, в которых указывалось поступление материалов на склад, их отпуск со склада, а также их остаток. Как правило, информация с карточек дублировалась в книгах учета движения материалов. Скорость реагирования такой системы была крайне невысокой и, в силу специфики регистрации информации, приводила к значительному количеству ошибок и неточностей. ИМРБП 40 Составитель: Сошникова Е.В В основе MRP концепции лежит понятие Bill Of Material (BOM), то есть спецификации изделия, которая показывает зависимость внутреннего для предприятия спроса на сырье, комплектующие, полуфабрикаты и т.д. от плана выпуска (бюджета реализации) готовой продукции. При этом очень важную роль играет фактор времени, поскольку несвоевременная доставка материалов может привести к срыву планов выпуска готовой продукции. Для того чтобы учитывать временную зависимость производственных процессов, информационной системе, поддерживающей реализацию концепции MRP на предприятии, «необходимо знать» технологию выпуска продукции (технологическую цепочку), то есть последовательность технологических операций и их продолжительность. На основании плана выпуска продукции, BOM и технологической цепочки в MRP – системе осуществляется расчет потребностей в материалах в зависимости от конкретных сроков выполнения тех или иных технологических операций. Однако у методологии MRP есть серьезный недостаток. При расчете потребности в материалах не учитываются загрузка и амортизация производственных мощностей, стоимость рабочей силы, потребляемой энергии и т.д. Методология MRP служит для реализации следующих целей: − Минимизировать запасы на складах сырья и готовой продукции; − Оптимизировать поступление материалов и комплектующих в производство и исключить простои оборудования из-за не прибывших во время материалов и комплектующих. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ КЛАССА MRPII Метод планирования производственныхр есурсов (Manufacturing Resource Planning , MRP II) – результат естественного развития MRPметодологии. MRP II (Manufacturing Resource Planning) – это набор проверенных на практике принципов и процедур управления, используемых для повышения эффективности деятельности предприятия. Поскольку MRP- методология предназначена в первую очередь для планирования необходимых материалов, идея охватить области деятельности, от которых зависит пополнение или расход материалов, выглядит вполне логичной. Кроме этого при планировании MRPИМРБП 41 Составитель: Сошникова Е.В методология использует принцип неограниченной загрузки, то есть при расчете игнорируется ограниченность производственных мощностей других ресурсов. В действительности не все ресурсы предприятия могут рассматриваться как неограниченные. Поэтому еще одна функция планирования системы, отличающая MRPII от MRP - это функция планирования производственных мощностей, с помощью которой проводится анализ потребностей в необходимых материалах в привязке к производственным ресурсам и их возможностям, а также с учетом существующей и планируемой загрузки. Задачей информационных систем класса MRPII является оптимальное формирование потока материалов (сырья), полуфабрикатов (в том числе находящихся в производстве) и готовых изделий. Система класса MRPII - имеет целью интеграцию всех основных процессов, реализуемых предприятием, таких как снабжение, запасы, производство, продажа и дистрибьюция, планирование, контроль за выполнением плана, затраты, финансы, основные средства и т.д. В основу MRP II положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, т.е. план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня. Одной из основных причин того, что MRP была с готовностью воспринята как методология управления производством, является ее обращение к возможностям вычислительной техники в области хранения и обработки больших массивов данных и предоставления доступа к ним в целях эффективного управления предприятием. Она помогает координировать деятельность различных подразделений предприятия по исполнению свойственных им функций. Поэтому привлекательность MRP состоит не только в поддержке принятия решений, но и, что более важно, в ее интеграционной роли для производственных предприятий. Характеризуя MRP II в целом, можно сказать, что его механизм опирается на три базовых принципа: иерархичность, интерактивность, интегрированность. Иерархичность означает разделение планирования на уровни, соответствующие зонам ответственности разных ступеней управленческой лестницы предприятия. Здесь имеются в виду все уровни, начиная от топменеджмента, планирующего продажи и операции, до мастеров в цехах и на производственных участках, осуществляющих функции диспетчирования производственных наряд-заказов и принимающих оперативные решения по ИМРБП 42 Составитель: Сошникова Е.В загрузке рабочих мест, управлению приоритетами наряд-заказов, формированию отчетных данных о выполненных заказах. Планы предприятия разрабатываются сверху вниз с одновременным обеспечением надежного механизма обратной связи. Интерактивность систем на базе стандарта MRP II обеспечивается заложенным в него блоком моделирования. Существует возможность "проигрывания" вероятных ситуаций на предмет исследования их влияния на результаты деятельности предприятия в целом или его структурных подразделений в частности. Интегрированность обеспечивается объединением всех основных функциональных областей деятельности предприятия на оперативном уровне (в пределах горизонта планирования продолжительностью до одного года), связанных с материальными и финансовыми потоками на предприятии. Таким образом, MRPII – это планирование по MRPплюс функции управления складами, снабжением, продажами и производством. Поскольку на промышленном предприятии большинство денежных средств, так или иначе, связано с производством или запасами, использование вышеперечисленных функций делает возможным включение в единую систему также функций учета и управления финансами. Кроме этого в этом классе систем появилась возможность моделирования производственных процессов. Методология MRPII описывает сквозное планирование и управление цепочкой "снабжение -производство - склад - сбыт". В отличие от предшествующей методологии планирования, она фокусируется на оперативном планировании и управлении всем производственным процессом, а не отдельными его фрагментами. Реализация методологии MRPII в конкретной информационной системе предполагает наличие обратной связи, информирующей о качестве выполнения сформированных планов и позволяющей, при необходимости, внести коррективы в эти планы. Результаты использования КИС стандарта MRP II: получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов; долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации; решение задач оптимизации производственных и материальных потоков; реальное сокращение материальных ресурсов на складах; ИМРБП 43 Составитель: Сошникова Е.В планирование и контроль за всем циклом, производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимальной эффективности в использовании, производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей заказчиков; автоматизация работ договорного отдела с полным контролем за платежами, отгрузкой продукции и выполнения договорных обязательств; финансовое отражение деятельности предприятия в целом; значительное сокращение непроизводственных затрат; защита инвестиций, произведенных в информационные технологии; возможность поэтапного внедрения системы с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ КЛАССА ERP Понятие ERP было впервые введено в начале 1990 – х годов. Главная цель концепции ERP- Enterprise Resource Planning (Планирование ресурсов предприятия)- распространить принципы MRPII на управление современными корпорациями. Концепция ERP представляет собой надстройку над методологией MRPII. Не внося никаких изменений в механизм планирования производственных ресурсов, она позволяет решить ряд дополнительных задач, связанных с усложнением структуры компании. В основе ERP лежит принцип создания единого хранилища данных (repository), содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения деловых операций, включая финансовую информацию, данные, связанные с производством, управлением персоналом, или любые другие сведения.Это устраняет необходимость в передаче данных от системы к системе. Кроме того, любая часть информации, которой располагает данная организация, становится одновременно доступной для всех работников, обладающих соответствующими полномочиями. Концепция ERP стала очень известной в производственном секторе, поскольку планирование ресурсов позволило: сократить время выпуска продукции, снизить уровень товарно-материальных запасов, улучшить обратную связь с потребителем при одновременном сокращении административного аппарата. Стандарт ERP позволил объединить все ресурсы предприятия, таким образом, добавляя управление заказами, финансами и т.д. Основные особенности информационных систем класса ERP: ИМРБП 44 Составитель: Сошникова Е.В универсальность с точки зрения типов производств; поддержка многозвенного производственного планирования; более широкая (по сравнению с MRPII) сфера интегрированного планирования ресурсов; включение в систему мощного блока планирования и учета корпоративных финансов; внедрение в систему средств поддержки принятия решений. Основными различиями между MRPII и ERP -системами являются: ERP-системы создаются для больших многофункциональных и территориально распределенных корпораций (например, холдингов, транснациональных предприятий, и т. д.). MRPII-системы ориентированы на рынок средних предприятий, которым не требуется вся мощность ERPсистем; В ERP, в отличие от MRPII, больше внимания уделяется финансовым подсистемам; В системах ERP больше внимания уделяется средствам поддержки принятия решений и средствам интеграции с хранилищами данных (иногда включаемых в систему как новый модуль); В системах ERP разработаны развитые средства настройки (конфигурирования) и адаптации, в том числе применяемые динамически в процессе эксплуатации систем. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ КЛАССА ERPII Концепция ERP- систем фокусируется в основном на планировании ресурсов, тщательном управлении запасами и обеспечении прозрачности производственных процессов. Середина 1990 –х годов характеризуется бурным развитием Интернет – технологий. Появился электронный бизнес, позволяющий предприятию взаимодействовать с клиентами через Интернет. Информационные системы предприятий научились обмениваться данными с применением коммуникационных протоколов и форматов документов. Новые функции, появившиеся в информационных системах, стали выходить за привычные рамки ERP- систем. Поэтому несколько лет назад GartnerGroup1 предложила новый вариант данной концепции — ERPII. ERPII – Enterprise Resourceand Relationship Processing (Управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия) - это бизнес-стратегия предприятия, принадлежащего к определенной 1Gartner — исследовательская и консалтинговая компания, специализирующаяся на рынках информационных технологий. Наиболее известна введением в употребление таких терминов, как: ERP, магический квадрант, цикл зрелости технологий, а также регулярными исследованиями рынков информационных технологий и аппаратного обеспечения. ИМРБП 45 Составитель: Сошникова Е.В отрасли, и набор ключевых для данной отрасли приложений, помогающих клиентам и акционерам компаний увеличивать стоимость бизнеса за счет эффективной ИТ – поддержки и оптимизации операционных и финансовых процессов как внутри своего предприятия, так и во внешнем мире - в рамках сотрудничества с другими корпорациями. В ней нашли отражение современные концепции ведения бизнеса и инновации в области информационных систем. Рассмотрим наиболее популярные современные концепции ведения бизнеса: CRM – концепцию и SCM – концепцию. CRM - КОНЦЕПЦИЯ После появления крупных супер-маркетов и торговых автоматов стало наблюдаться обезличивание клиентов, что стало приводить к падению продаж. Для сохранения конкурентно способности в последние годы принципы персонализации и заботы о потребителе стали возвращаться, воплотившись в концепции CRM - провозглашает вместо заботы об обезличенных потребителях заботу о потребителе. CRMCustomerRelationshipManagement (управление взаимоотношениями с клиентом) -это программы для управления взаимоотношениями компании с ее клиентами (заказчиками), партнерами, дилерами и внешним миром вообще. Фактически, это средство для автоматизации работы отделов маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Плюс набор дополнительных сервисов в виде корпоративных порталов, call-центров, онлайновых справочных бюро для клиентов, корпоративные базы знаний и пр.. CRM-концепция требует более совершенных подходов, ориентированных на потребителя, целью которых является развитие бизнеса как такового. Таким образом, CRM подразумевает управление маркетинг - процессами, продажами, производством, разработками и т.д. В реализацию CRM-концепции должно быть вовлечено (в прямой или опосредованной форме) большинство корпоративных служб и подразделений - маркетинг, производство, служба клиентской поддержки, территориальные подразделения продаж и службы сервиса. Сегодня CRMконцепция объединяет все системы, имеющие отношение к контактам с клиентом: управление территориальными продажами, клиентскую поддержку, управление маркетингом и продажами, управление деятельностью, направленной на продвижение продукта. ИМРБП 46 Составитель: Сошникова Е.В В материальном отношении преимущества CRM-концепции можно охарактеризовать следующим образом: o Повышение чувства удовлетворения у клиента. Сделать процедуру продажи настолько приятной, чтобы клиент обратился за новой покупкой только к Вам. Снижение расходов на сопровождение продаж и дистрибуцию. Определить цели в рекламе таким образом, чтобы повысить вероятность принятия предложения Вашей компании потенциальным покупателем. o Использовать Интернет-решения для того, чтобы снизить долю прямых персональных продаж и количество дистрибьюторских каналов. o Управлять взаимоотношениями с клиентом, вместо того чтобы управлять продукцией (это потребует коренных изменений в маркетинговой концепции компании). Снижение расходов на клиентское сопровождение. Сделать максимально доступной всю информацию о продуктах сотрудникам подразделения обслуживания, чтобы они смогли ответить на любой вопрос клиента. Автоматизация консультативного центра позволит торговым представителям получать своевременную информацию по истории продаж и взаимоотношений с клиентом, что увеличит объемы дополнительных и перекрестных продаж. Сервисным подразделениям система дает возможность организовать эффективное управление послепродажным обслуживанием клиентов. Функциональные средства позволяют регистрировать действия, осуществляемые компанией после продажи товаров. При этом заявки на сервисное обслуживание могут быть инициированы как самими клиентами, так и автоматически, согласно сервисному контракту. Следует отметить, что такие признанные авторитеты IT-рынка, как IBM, Oracle, Microsoft включают в свои СУБД программные продукты, реализующие CRM- концепцию. SCM – КОНЦЕПЦИЯ SupplyChainManagement (SCM) - управление цепочками поставок – это концепция, заключающаяся в интегрировании ключевых бизнес-процессов, начинающихся от конечного пользователя и охватывающих всех поставщиков товаров, услуг и информации, добавляющих ценность для потребителей. SupplyChainManagement (SCM) / Системы управления цепями поставок – программное обеспечение, предназначенное для автоматизации и управления всеми этапами снабжения предприятия и ИМРБП 47 Составитель: Сошникова Е.В для контроля всего товародвижения на предприятии. Система SCM позволяет оптимизировать работу предприятия и значительно снизить затраты на логистику и закупки. Сущностью понятия "управления цепочками поставок" является рассмотрение логистических операций на протяжении всего жизненного цикла изделия, т.е. процесс разработки, производства, продажи готовых изделий и их послепродажное обслуживание. Системы управления цепочками поставок охватывают следующие шесть основных аспектов работы предприятия: производство, поставка, размещение, запасы, транспортировка, информация. Назначение и цель SCM - концепции заключается в том, чтобы управлять и совершенствовать эту сложную сеть отношений через интеграцию связей, предоставление и совместное использование технологий, информации и ресурсов. SCM – это интеграция следующих ключевых бизнес-процессов: Координация взаимоотношений с клиентами Управление спросом Оптимизация обслуживания клиентов Контроль за выполнением заказов Управление снабжением Управление разработкой товаров и услуг Контроль производственных процессов Управление возвратными финансовыми потоками Сегодня ERP-системы достигли в своем развитии насыщения с точки зрения функциональности. Ее в продуктах уже гораздо больше, чем используется клиентами на практике. Поэтому, согласно концепции ERPII, дальнейшее развитие прикладных систем для управления бизнесом пойдет по следующим направлениям: Во-первых, основное внимание будет уделяться не расширению, а углублению имеющейся функциональности, т. е. поддержке как можно большего набора вариантов выполнения типовых бизнес-задач. Во-вторых, существенно упростится создание специализированных отраслевых решений, теснейшим образом интегрированных с базовойERP-функциональностью. В- третьих, включение в ERPII - системы таких приложений, как CRM и SCM создает совокупность средств, удовлетворяющий нужды практически всех категорий потребителей ИМРБП 48 Составитель: Сошникова Е.В Концепция ERPII предполагает развитие базовой ERPфункциональности не вширь, а вглубь, путем совершенствования существующих модулей. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СЛУЖБЫ ИТ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ МЕСТО ОТДЕЛА ИТ В ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ. ВЗАИМОСВЯЗЬ С ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ Правильное и эффективное функционирование информационного подразделения любого предприятия или ведомства и управление качеством предоставляемых ИТ-сервисов, является сегодня залогом максимального использования возможностей информационных технологий. ИТ становится бизнесом, вне зависимости от того является ли оно внутренним или внешним подразделением. Его работа измеряется в терминах качества предоставляемых услуг и экономической эффективности, прибылей и убытков (profit/loss), а кроме того ИТ может приносить компании еще и стратегические преимущества. Организационная структура ИС должна однозначно соответствовать основной деятельности предприятия и во многих случаях структуре самого предприятия. Общепринятой основой для решения задач проектирования и организации области ИС является структурный подход. Изменение в структуре функционирования организации может приводить к существенным изменениям в структуре организации области ИТ. Можно выделить три основных взаимосвязанных уровня функционирования ИТ службы – уровень целеполагания, уровень исполнения и уровень управления. На уровне целеполагания нас в первую очередь рассматриваются вопросы корпоративной стратегии и стратегии ИТ службы. Уровень исполнения включает процессы планирования и организации ИТ, процессы приобретения и внедрения ИТ, сопровождения и поддержки ИТ, мониторинга функционирования ИТ. Для каждого уровня управления организацией можно сформулировать цели функционирования ИТ отдела. Из теории общего менеджмента известно, что организационная структура аппарата управления – это форма разделения труда по управлению, в котором каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. При этом схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними. Различают связи: • линейные (административное подчинение), ИМРБП 49 Составитель: Сошникова Е.В • функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения), • межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня). В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления: • линейная, • функциональная, • линейно-функциональная, • матричная, • дивизиональная, • множественная. Место и роль ИТ отдела в конкретной компании определяется большим количеством различных факторов: состав функциональных задач предприятия; состав задач обработки информации; стратегия развития ИС предприятия, организации; состав оперативных задач; достигнутый уровень разделения труда – соотношения специалистов-универсалов и «узких» специалистов; достигнутый уровень централизации (степени децентрализации) задач и методов ОИ. В соответствии с мировым опытом принято говорить о пяти стилях работы ИТ-подразделения в организации: • стиль работы Heritage (унаследованный) - тактическое управление технологиями, обеспечение выполнения обещанного, ориентация на повышение эффективности использования ИТ, • стиль работы Aligned (согласованный) - стратегическое управление технологиями, согласование ИТ и бизнеса, • стиль работы Engaged (заинтересованный) ориентация на совершенствование бизнеса, повышение гибкости и ценности ИТ-подразделения для бизнеса, приоритетный акцент на развитие и поддержку бизнес-систем, • стиль работы Pervasive (проникающий) - ориентация на структурное преобразование бизнеса, восприятие информации и процессов как стратегических активов, • стиль работы Commodity (выгодный) - ИТ рассредоточены в рамках бизнеса, руководство бизнес-подразделений полностью владеет ИТ-ресурсами и управляет ИТ, не имея специальных ролей для ИТ. В своей каждодневной деятельности ИТ отдел с другими подразделениями организации должен руководствоваться рядом документов, к числу которых относятся: • ИТ стратегия или аналогичный «политике информатизации» документ, • лицензионная политика, • методики и регламенты сопровождения и эксплуатации ИС организации, • рекомендации по выбору поставщиков и подрядчиков, • внутрифирменные стандарты управления проектами в сфере ИТ, • требованиям по интеграции ИС подразделений организации. ИМРБП 50 Составитель: Сошникова Е.В ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ И ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ К настоящему времени сложились две основные формы организации обработки информации - централизованная и частично или полностью децентрализованная. Централизованная обработка информации базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре, которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают полученный результат пользователям. К преимуществам централизованной модели обработки информации можно отнести: • наличие сильного контроль за информационной системой, ее обслуживанием, • наличие информационных ресурсов, расположенных в одном месте в компании, что влечет за собой снижение затраты на их создание, обслуживание, • упрощение настройки безопасности для доступа к данным, расположенным в одном месте, • наличие опытных и квалифицированных специалистов для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре, • наличие более управляемого процесса управления большими объемами информации, • легкость консолидации и стандартизации данных в соответствии с корпоративными регламентами работы с данными • легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии обработки информации. Недостатки централизованной организации информационной системы заключаются в следующем: • функции информационной системы должны появляться из реальных потребностей бизнеса, а не из задач саморазвития информационной системы, • информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание. Пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда - ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации, • большие трудности в планировании информационных услуг использования информационных ресурсов, • ограничена ответственность и мотивация персонала информационной системы, что не способствует оперативному получению информации пользователем. Централизованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если: • существует необходимость полного контроля за информационной системой, • организация мала, • в информационной системе используются очень дорогие ресурсы либо использование ресурсов ограничено, ИМРБП 51 Составитель: Сошникова Е.В • различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности, используются похожие операции; • имеет место монолитная организация с централизованным автократическим подходом к управлению, • централизация является жизненной необходимостью. Децентрализация обработки информации предполагает реализацию функциональных подсистем и осуществление обработки информации непосредственно на рабочих местах. Преимуществами децентрализованной организации информационной системы являются: • информационные системы более интегрированы с бизнесом и лучше отвечают деловым потребностям, данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, • гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя, у пользователей гораздо больше автономии, • уменьшаются телекоммуникационные затраты, • системы меньше и проще, поэтому ими проще управлять, создавать и поддерживать, уменьшается централизованный контроль, • цели использования ресурсов и усилий могут быть тщательно продуманы, • усиление ответственности низшего звена сотрудников. Недостатки децентрализованной системы обработки информации заключаются в следующем: • происходит дублирование ресурсов, • есть вероятность в неэффективном использовании информационных ресурсов, • существуют большие проблемы с совместимостью и стандартизацией ресурсов из-за большого числа уникальных форматов хранения данных, • существуют проблемы в управлении системами и прожектами между подразделениями, доступом к одним и тем же ресурсам из различных подразделений, • возникает дисбаланс в развитии уровня информационной культуры и уровня автоматизации в разных подразделениях, Децентрализованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если: • организация значительна по размерам, • децентрализация поддерживается органами управления, • существует потребность в скорости и гибкости информационного обслуживания, • применяются различные операции, сервис уникален для каждой части организации и должен контролироваться этим подразделением, • имеет место организация с заданными подразделениями, в которой активно используют мотивацию сотрудников и подразделений, делегирование полномочий, • имеется связь между производительностью и децентрализацией. ИМРБП 52 Составитель: Сошникова Е.В В качестве гибрида этих двух способов организации обработки информации в компании используют частично децентрализованный подход. В этом случае имеется и мощный вычислительный центр (общая стратегия, обучение, помощь, стандарты и политика применения программных и технических средств), и локальные вычислительные ресурсы, объединенные в сеть. НЕКОТОРЫЕ ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР ИС До рассмотрения организационной структуры службы ИТ отметим, что эта структура зависит от многих факторов. В их числе, прежде всего, следует отметить: • масштаб службы ИС — более крупные службы ИС обычно имеют более сложную и разветвленную организационную структуру; • отраслевую принадлежность, с которой связано наличие или, напротив, отсутствие определенных структурных подразделений (далее это будет рассмотрено подробнее); • распределение организации по территории — наличие территориально удаленных подразделений и филиалов существенно меняет организационную структуру службы ИС. Этот перечень отнюдь не исчерпывающий, в него входят и другие факторы, например состав используемых в организации ИС. Практически в каждой организации есть специалисты в области ИТ. Одни организации организовывают целые ИТ-подразделения, другие обходятся 1-2 широкопрофильными специалистами, третьи отдают выполнение работ «на сторону» (аутсорсинг). Для того чтобы правильно подобрать персонал и использовать его с высокой эффективностью, необходимо четко представлять задачи, которые будут выполняться специалистами в зависимости от размера ИТштата. 1. Штат из одного сотрудника. Обычно такое положение встречается небольших компаниях, обладающих скромными потребностями в информационных технологиях. Стандартные требования: организация и поддержка небольшой локальной сети, обновление контента интернет-сайта, сопровождение правовых и бухгалтерских программ. Типичным примером может служить позиция системного администратора. Задачи, которые ставятся перед сотрудником, зачастую не требуют слишком глубоких познаний в конкретных областях, а заключаются в поддержке существующих решений. В целях сокращения ИТ-бюджета на роль такого специалиста часто берут студентов технических вузов, предлагая им неполную занятость и небольшую зарплату. Иногда вместо найма штатного сотрудника компания может заказать услуги «приходящего» ИТ-специалиста у специализированных фирм. 2. ИТ-отдел. При средних размерах организации (так называемый малый бизнес) логично отказаться от использования приходящих сотрудников, а иметь штат из нескольких специалистов. Уровень подготовки и численность отдела ИМРБП 53 Составитель: Сошникова Е.В будет варьироваться в зависимости от решаемых задач. Это могут быть специалисты по локальным сетям, базам данных, безопасности, различным правовым и бухгалтерским системам. Задачи, актуальные для небольших фирм, не требуют громоздких программных комплексов по обработке информационного потока, а разработку дополнительных приложений выгоднее отдавать специализированным ИТ– компаниям, чем нанимать дополнительных специалистов. Основным требованием к сотрудникам отдела становится умение обучаться и приспосабливаться к новым условиям. Сама специфика малого бизнеса и внедрение решений сторонних производителей диктуют такие условия. 3. ИТ-управление. Задачи крупных компаний и огромный информационный поток внутри них приводят к необходимости создания отдельного ИТподразделения (ИТ-управления). По сути дела такое ИТ-управление представляет собой настоящую ИТ-компанию в компании, штат сотрудников которой состоит из различных специалистов. В состав информационного управления могут входить различные специализированные на конкретных задачах отделы. Для эффективной работы подразделения руководству необходимо четко определить возможные задачи, которые будут появляться. Именно исходя из этого следует формировать штат сотрудников. Важно также представлять ценность каждого сотрудника в целом для управления. При этом, независимо от размеров компании или управления, структура ИТ-отделов будет во многом схожа. Для больших ИТ-подразделениях характерно разделение труда специализация сотрудников по классам задач. Это могут быть, например, задачи проектирования или планирования (выполняют работники подразделений разработки прикладных систем), а также задачи исполнения заданий или выполнения вычислительных работ (специфика работы в вычислительных центрах), В свою очередь и внутри этих областей могут быть достаточно различные модели разделения труда. Поэтому следует иметь в виду, что однозначного решения в вопросах специализации не существует. В подразделениях разработки прикладных систем специализация осуществляется по предметному или техническому признаку. Например, когда сотрудник специализируется, скажем, на офисных или бухгалтерских задачах (предметная специализация) или же на сетевых и подобных локализуемых технологиях (техническая или технологическая специализация).Возможна также специализация сотрудников ИТ-подразделений и по формированию типовых пользовательских структур. Комбинированная специализация предполагает ориентацию сотрудников на типовые комплексные производственные функции (разработки в области персонала, управления производством, сбыта и т.д.) и соответствующую их специализацию. Планирование при решении задач, охватывающих несколько прикладных систем, и разработку приложений естественно поручать соответствующим образом специализированным сотрудникам. ИМРБП 54 Составитель: Сошникова Е.В ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ ЭФФЕКТИВНОЕ ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ Основная функция руководителя или специалиста—принятие решений в пределах полученных полномочий. Принятие решений, как и обмен информацией, - составная часть любого управленческого действия. Не только в профессиональном плане, но и на бытовом уровне каждый человек постоянно сталкивается с необходимостью выбора. Решение можно рассматривать как выбор альтернативы. Интуитивные решения—это выбор, сделанный только на основании ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение, не занимается при этом сознательным взвешиванием "за" и "против". Интуитивные решения руководителей—достаточно распространенное явление, что во многом является базой для рождения мифов об их "избранности", наличии определенного управленческого таланта. Опора только на прошлый опыт, как правило, приводит к отрицанию новых, не реализованных ранее вариантов. Рациональные решения отличаются от интуитивных не только методикой выбора, но и предполагают выявление и оценку всех имеющихся альтернатив. Главное различие между рациональным решением и решением, основанным на суждении, в том, что первое не зависит от прошлого опыта. Рациональное решение обосновывается с помощью объективного аналитического процесса. Оно связано с разработкой определенного алгоритма осуществления выбора, привлечением разнообразных методик, которые повышают его объективность. ЭТАПЫ РАЦИОНАЛЬНОГО РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ ИМРБП 55 Составитель: Сошникова Е.В Первый этап принятия решения связан с выявлением, или диагностикой, возникшей в организации проблемной ситуации. При этом диагностика предполагает не только формулировку ее, но и выявление причин возникновения. Существуют два способа рассмотрения проблемы: констатация факта и прогнозирование проблемы. Первый способ связан с ситуацией, когда поставленные организацией цели не достигнуты, проблема хорошо видима. Способ прогнозирования предполагает выявление возможностей возникновения проблемной ситуации в будущем, когда все хорошо, но вы осознаете, что дела можно улучшить за счет чего-то. Для того, чтобы предвосхитить или распознать кризисные ситуации, руководитель должен понимать, к чему он стремится. Кризисы очень часто оказываются неожиданными в силу отсутствия четких критериев оценки "правильности" реального положения. Рассматривая эту проблему, Э. Мэрфи сформулировал универсальный принцип работы руководителя: "Если что-то может дать сбой, то так оно и будет". Для того, чтобы предвидеть кризисную ситуацию, управляющему необходимо быть немного пессимистом и ожидать худшего. Анализ потенциальных проблем показывает, что иногда самые простые действия могут радикально снизить вероятность развития проблемы. Для выявления причин возникновения проблемы необходимо собрать и проанализировать требующуюся для этою внутреннюю и внешнюю информацию. Здесь могут быть полезны формальные методы, такие, как анализ документов (особенно финансовых отчетов), интервьюирование, социологический опрос, приглашение консультантов. Возможно применение и неформальных методов—личные наблюдения, беседы о сложившейся ситуации. При этом увеличение количества исходной информации необязательно повышает качество принятого решения, информация должна быть точной и достаточно полной для рассмотрения всех возможных альтернатив. Второй этап рационального решения связан с формулировкой ограничений и критериев принимаемого решения. Определение ограничений отражает конкретные условия существования и возможности организации: наличие необходимых специалистов, материалов, финансовых средств и т.д. Многие возможные решения проблемы могут быть нереалистичны в силу целого ряда внутренних или внешних причин, например, у организации недостаточно ресурсов, нет необходимого ИМРБП 56 Составитель: Сошникова Е.В оборудования и т.д., т.е. существуют определенные ограничения, которые сужают возможности принятия решений, и их необходимо достаточно четко очертить. В дополнение к ограничениям руководитель должен определить стандарты, или критерии, по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора. Они выступают в качестве рекомендаций. Третий этап включает выявление и формулировку всех имеющихся альтернатив в рамках рассматриваемой проблемы. На данном этапе рекомендуется определить все возможные действия, которые бы привели к ликвидации проблемной ситуации, даже если они не всегда реальны для выполнения в данных конкретных условиях Четвертый этап рационального выбора предполагает всесторонний анализ и оценку имеющихся альтернатив. При этом выявляются достоинства и недостатки каждого варианта и возможные общие последствия. Пятый этап—непосредственный выбор наиболее пригодной для данной конкретной организации альтернативы. Если проблема правильно определена и альтернативы тщательно оценены, то выбор сделать просто. Руководитель выбирает вариант с наиболее благоприятными общими последствиями. Но если ситуация очень сложна, то может случиться, что ни одна альтернатива не будет наилучшим выбором. В этом положении главная роль принадлежит прошлому суждению и опыту. На практике часто руководитель выбирает вариант, который является приемлемым, но не обязательно наилучшим из возможных. В любом случае управленческое решение должно быть оптимальным. P.S. Процесс принятия решения не ограничивается выбором альтернативы, решение должно быть реализовано. Этап реализации непосредственно не входит в процедуру выбора, но без него процесс остается незавершенным. ТРАДИЦИОННОЕ ИОУ Традиционное ИОУ базируется на ручных методах работы с информацией, основным носителем и каналом передачи ее выступает документ, а сама управленческая информационная система представляет совокупность узкофункциональных локальных подсистем, выполняющих самостоятельные задачи, которые в свою очередь, в зависимости от содержания информационных массивов и организации поиска, могут быть подразделены на документальные и фактографические. Характеристики традиционного ИОУ: — структура информационных потоков соответствует сложившейся структуре управления и ориентирована прежде всего на удовлетворение информационных потребностей отдельных подразделений, а не на систему в целом; ИМРБП 57 Составитель: Сошникова Е.В — ограниченные возможности информационного моделирования сложных ситуаций в управлении. Информационные массивы функциональных подразделений фактически автономны, мало связаны, это ограничивает возможность системного использования информации, предопределяет возникновение проблем согласованности и сопоставимости данных, скоординированности действий отдельных подразделений; — высокий уровень избыточности потоков данных и массивов информации. Для обеспечения потребностей подразделения в сведениях возникает необходимость их многократного дублирования, и это приводит к значительным потерям информации. В традиционном информационном обеспечении можно выделить три основных подсистемы: а) документационное обеспечение управления, представленное в виде различных унифицированных систем управленческой документации; б) информационно-справочные фонды организации; в) устный обмен информацией. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В соответствии с критерием функционального соответствия в системе управленческой документации выделяются такие подсистемы, как организационно-распорядительные документы; документация по материально-техническому снабжению; бухгалтерская; плановая; учетная и т.д. В них достаточно четко определены границы каждой функциональной подсистемы, решаемые ею задачи. Процесс управления в системах организационного типа неразрывно связан с выработкой и реализацией различного рода управленческих решений. Они находят отражение в нормативных актах, положениях, организационных и технических проектах, приказах, распоряжениях и др. Формируемая при этом организационно-распорядительная документация (ОРД) является важнейшей составной частью системы управленческой документации. В ОРД содержится не только "собственная информация", относящаяся к реализуемым ею функциям, но и информация по всем остальным подсистемам управления. Она представляет собой наиболее общую документальную систему в управлении и выполняет, таким образом, интегрирующую роль относительно других функциональных подсистем. Возникая в процессе организационной и исполнительной деятельности, ОРД сопровождает все специальные системы управленческой документации (плановую, снабженческую, финансовую и т.д.) и имеет значительный удельный вес в общем объеме управленческой документации. ИМРБП 58 Составитель: Сошникова Е.В Совершенствование документационного обеспечения управления (ДОУ) в настоящее время представляет одно из важнейших направлений развития информационного обеспечения управления. Документ остается весьма удобным, оперативным и, что немаловажно, надежным носителем управленческой информации. Положительным фактором является и то, что документационные системы унифицированы, стандартизированы приемы их создания и хранения, основные маршруты движения в организациях. Развитие и совершенствование ДОУ осуществляется на основе ГОСТов, по мере необходимости учитывающих изменяющуюся информационную и техническую среду функционирования управленческих структур. При этом одно из центральных мест в управленческой деятельности занимают проблемы автоматизации делопроизводства, создаются достаточно эффективные прикладные программные пакеты, позволяющие облегчить работу с документами. Совершенствование документационного обеспечения управления связано не только с соблюдением требований стандартов и внедрением средств автоматизации, но и с более гибким творческим отношением к документу и документообороту на рабочих местах. Условия работы, которые уникальны для каждого предприятия или учреждения, способствуют и формированию специфических потребностей в информации, удовлетворение которых может быть связано с созданием новых разновидностей документов отчетного, учетного и инструктивного характера. Форма, содержание и периодичность составления таких документов определяются спецификой деятельности организации, зависят от ее структуры, степени автоматизации, уровня управления. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ФОНДЫ Не менее важным элементом организации ИОУ выступает формирование информационно-справочного фонда в учреждении или на предприятии, в котором должна быть представлена нормативная, справочная и другая необходимая в управлении информация. Основным источником подобных сведений являются публикации. Таким образом, в любой организации возникает необходимость создания информационных систем библиотечного типа. Традиционно информационно-справочная деятельность на предприятиях осуществлялась через органы научно-технической информации (отделы научно-технической информации, библиотеки, патентные бюро и т.п.), т.е. подразделения, выполняющие задачи научноинформационного обслуживания и аналитической обработки публикуемых данных актов и т.д. ИМРБП 59 Составитель: Сошникова Е.В В зависимости от содержания информационно-справочные фонды можно подразделить на: — материалы правового характера, включающие документы по трудовому, административному, финансовому праву и другие законодательные акты, регламентирующие внешние условия работы организации, в том числе по вопросам охраны окружающей среды, налоговых отчислений, таможенных пошлин и т.п.; — нормативы, государственные и отраслевые стандарты, регулирующие основные производственные, информационные процессы в организации; — справочная информация общего характера (адресные, телефонные, торговые справочники и т.д.); — тематические - справочные материалы; — статистические данные по интересующим организацию регионам; — аналитическая информация по политическим, социальноэкономическим, технологическим проблемам; — прогнозы и др. В зависимости от периодичности публикаций выделяют периодические, продолжающиеся и непериодические издания. В соответствии с используемыми первичными источниками публикации можно подразделить на официальные, полуофициальные, неофициальные издания и научно-техническую литературу. Наиболее достоверными источниками являются правительственные или официальные публикации. К ним относятся издания, выходящие под грифом органов власти и государственных структур — это правительственные газеты и журналы, кодексы законов, статистические сборники и др. Для принятия решений используется широкий спектр официальной информации: данные переписи населения; переписи предприятий торговли и промышленности; ежегодные статистические отчеты; показатели национального дохода и расхода; обзоры деловой активности; баланс внешней торговли; обзор доходов семьи. Официальная информация является наиболее достоверной, так как точность ее определенными способами контролируется. Неофициальные или неправительственные источники информации — газеты, журналы и другие издания, публикуемые издательствами на инициативных началах. Законы рынка регулируют в настоящее время всю издательскую деятельность, и это влияет на содержание, форму и достоверность публикуемых материалов. Не нужно забывать, что значение средств массовой информации как важного канала влияния давно хорошо известно и широко используется в ИМРБП 60 Составитель: Сошникова Е.В политической и экономической практике. Неофициальные издания наиболее подвержены этому влиянию, поэтому и требуют более тщательной проверки точности и достоверности информации. Важным источником информации выступает научно-техническая литература, в том числе журналы и газеты, где публикуются сообщения о новых материалах и их применении, направлениях деятельности конкурентов, внутреннем и зарубежном рынках, тенденциях развития отраслей и др. Особую ценность научно-техническая литература приобретает для организаций, занимающихся исследовательской, конструкторской деятельностью, крупных объединений научно-производственного плана. Полуофициальные источники информации —это справочные издания, где представлены данные о компаниях, направлениях их деятельности, сравнительные обзоры деятельности фирм и другая информация справочного и нормативного характера. Таким образом, деятельность по организации информационносправочных фондов включает тематическую подборку изданий, соответствующих потребностям фирмы, ее специалистов и руководителей. УСТНОЕ ИНФОРМИРОВАНИЕ Устные процедуры информационного обеспечения связаны с принятием решений, информированием, инструктированием, обсуждением проблем на различных уровнях—все это важные составляющие элементы информационного обеспечения управления, которым далеко не всегда уделяются достаточное время и внимание. Выделим основные организационные формы устных коммуникаций. При реализации обмена информацией в вертикальном направлении могут быть использованы следующие организационные формы: — оперативные совещания для руководителей и специалистов с периодичностью не реже одного раза в неделю, непродолжительные по времени, немногочисленные по составу; — встречи руководителей высшего уровня управления с работниками отдельных подразделений и служб; — регулярные собрания работников подразделений, связанные с решением оперативных вопросов управления, контролем, информированием о направлениях деятельности подразделения и др.; — общие собрания сотрудников организации (периодичность проведения — один раз в год). Помимо периодически организуемых собраний и встреч в организации может возникнуть необходимость проведения экстренных совещаний в узком или расширенном составе (в зависимости от обстоятельств). Обычно такие ИМРБП 61 Составитель: Сошникова Е.В организационные формы связаны с появлением каких-либо чрезвычайных ситуаций, особо значимых проблем (конфликты, аварии, организационные преобразования и т.п.), которые касаются всей организации, условий ее существования. К устным процедурам информационного обмена относятся также операции согласования и собеседования при формулировании проблемы, при обсуждении вариантов действий и распределении работ по реализации решения. Сюда же могут быть отнесены процедуры выработки проектов решения на совещаниях и собраниях, консультации руководителей и специалистов в индивидуальном порядке. КЛАССИФИКАЦИЯ СОВРЕМЕННЫХ СРЕДСТВ ОРГТЕХНИКИ К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации. Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. Малая оргтехника – эта вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, стиплеры, клей и пр.), которая применяется персоналом офиса для своего повседневного труда. Секретарь должен разбираться в принципах работы оргтехники, знать ее основные функциональные возможности и практическое применение, оптимально организовывать рабочий процесс. Однако многообразие разноплановых средств оргтехники, представленной на рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих устройств для применения их в повседневной секретарской деятельности. Во-первых, в силу целого ряда причин секретарь часто не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства той или иной модели; в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию для того, чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конкретной модели технических средств необходимо вначале выполнить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем определить общие «критерии» выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели. ИМРБП 62 Составитель: Сошникова Е.В Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий . 1. Носители информации: – носители на бумажной основе несветочувствительные; – носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электронно-искрового копирования и т. д.); – микроносители; – звуконосители; – видеоносители; – магнитные носители. 2. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов: – ручные пишущие средства; – пишущие машины; – диктофонная техника; – печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители. 3. Средства репрографии и оперативной полиграфии: − средства фотографического копирования; − средства диазографического копирования; − средства электрофотографического копирования; − средства термографического копирования; − машины электронно-искрового копирования; − средства микрографии; − средства ризографического копирования; машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; − оборудование для оперативной офсетной печати. 4. Средства обработки документов: − фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины; − машины и устройства листоподборочные и сортировальные; − скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование; − конвертовскрывающие и резательные машины; − машины для нанесения защитных покрытий на документы; − адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; − машины для уничтожения документов; − агрегатированные линии для обработки корреспонденции. 5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: ИМРБП 63 Составитель: Сошникова Е.В − первичные средства хранения документов (папки, коробки и т. п.); − вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.); − картотеки и картотечное оборудование; − тележки для транспортировки документов; − лифтовое оборудование; − транспортеры и конвейеры; − пневматическая почта; − оборудование для хранения носителей информации. 6. Средства электросвязи: − средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; − средства и системы телеграфной связи; − средства и системы факсимильной передачи информации; − электронная почта. 7. Банковская оргтехника: − машины для счета купюр; − детекторы валют; − машины для упаковки банкнот; банкоматы. − прочие средства: − сканеры; − многофункциональные центры; − средства защиты; компьютерные аксессуары. 8. Малая оргтехника. 9. Офисная мебель и оборудование: − специализированная мебель для служебных помещений; − специализированное оборудование для служебных помещений. СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообразных oпераций по физической обработке носителей документов, без применения логических элементов (за исключением программирования работы самих устройств). В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документация приобретает вид, позволяющий ее дальнейшее эффективное использование. Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или металлическими пружинами (бендеры), термопереплетные машины (термобиндеры), резаки для бумаги настольного исполнения. ИМРБП 64 Составитель: Сошникова Е.В Некоторые из этих средств можно применять и в других делопроизводственных процессах, но в большинстве своем они являются технической базой финишных (финишерных) операций процесса копирования и тиражирования документов. Для повышения сроков сохранности документов применяются ламинаторы, наносящие на поверхность листа документа различные покрытия. Применение ламинаторов целесообразно только в отношении законченных документов. Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа, предохраняют его от загрязнения и воздействия агрессивных сред, повышают его механическую прочность. Нанесение защитной пленки на документ осуществляется наклеиванием его на поверхность (холодный процесс) либо термическим скреплением его с поверхностью (термическое закрепление). Этот способ получил наиболее широкое распространение, поскольку он обеспечивает более прочное скрепление пленки с материалом носителя, высокую химическую и механическую стойкость покрытия. В качестве защитного покрытия применяются различные виды пленочных материалов. Выбор материалов определяется целью процесса использования документа (необходимостью сохранить гибкость или придать ему твердость), а также сроком службы этого материала. Защитные пленки с течением времени деформируются (например, могут потрескаться) и теряют прозрачность (мутнеют). Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях. Если предприятие заботится о конфиденциальности своей деятельности, то шредеры должны быть необходимой частью оборудования офиса. Шредеры − уничтожители бумаги. Название этих устройств происходит от английского глагола «shred» (рвать, кромсать). Помимо бумаги, они в состоянии «проглотить» пластиковые карточки, дискеты, компакт-диски, документы в твердой обложке и другие материалы со схожими характеристиками, но только не «мягкий» пластик (полиэтиленовые обложки и т. п.). Главными характеристиками шредеров является уровень секретности, обеспечиваемый при уничтожении документа, и производительность устройства. Уровни секретности определяются немецким стандартом DIN 32757, принятым в январе 1995 г. Шредеры первого уровня секретности нарезают материал в виде полос не шире 12 мм. Однако все полоски можно сложить вместе и прочесть, ИМРБП 65 Составитель: Сошникова Е.В поэтому такой шредер можно применять только для уничтожения общей корреспонденции. Шредерам второго уровня можно поручить внутреннюю корреспонденцию. Их конечный продукт — полосы шириной не более 6 мм. Секретность при уничтожении конфиденциальных документов обеспечивают устройства третьего уровня. Такие шредеры либо разрезают документ на полосы шириной не более 2 мм, либо производят обрезки документа шириной до 4 мм и длиной до 80 мм. Для уничтожения секретных документов требуются шредеры четвертого уровня. Они тоже превращают материал в обрезки, но более мелкие — не шире 2 мм и не длиннее 15 мм. Наконец, если необходимо уничтожать совершенно секретные документы, используют шредеры пятого уровня. После ножей такого шредера от документа остаются частички шириной до 0,8 мм и длиной до 13 мм. Если и этого недостаточно, то некоторые модели пятого уровня превращают документ в совсем мелкий бумажный порошок. Производительность шредера определяется количеством листов бумаги, обрабатываемых (уничтожаемых) за одну загрузку (технологический цикл). Емкость самых маленьких, индивидуальных, шредеров составляет около 10 листов за одну загрузку. Средние офисные модели принимают от 20 до 50 листов за одну загрузку. Если уничтожать документы приходится постоянно, существуют шредеры, перерабатывающие за один цикл от 100 до 500 листов. ХАРАКТЕРИСТИКИ И ОСОБЕННОСТИ СРЕДСТВ СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ И ТАБЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ К средствам составления и изготовления текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, печатающие устройства для персональных компьютеров, графопостроители, диктофоны и некоторая другая техника. По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам составления текстовых документов: автоматическим, перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой произвольностью труда. Для изготовления текстовой и табличной документации используют пишущие машины. Их целесообразно применять в следующих случаях: − если необходимо сэкономить средства, но в, то, же время требуется высокое качество печати; − когда приходится регулярно заполнять бланки нестандартных форматов ИМРБП 66 Составитель: Сошникова Е.В или выполненных типографским способом; − если нет необходимости дальнейшего редактирования отпечатанных материалов. Для обеспечения секретности печатаемой информации, можно пользоваться рычажными машинами, так как обеспечение компьютерной безопасности требует применения сложных систем, стоящих зачастую дороже компьютера. Использование наиболее простой пишущей техники без постоянной памяти позволяет надеяться, что информация не будет кем-то «случайно» просмотрена в компьютере. Когда часты случаи отключения электроэнергии. В такой ситуации практически незаменимой является механическая машина. К пишущим машинам предъявляются следующие общие требования: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. По мере развития компьютерной техники обновление модельного ряда пишущих машин практически остановилось. Остается спрос на машины, имеющие интерфейс с персональным компьютером, поскольку машина любого типа абсолютно незаменима при необходимости регулярной работы с бланками нестандартных форматов или выполненных полиграфическим способом. Однако в силу ряда причин останутся востребованными механические пишущие машины. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отличаются простотой в обслуживании и низкой стоимостью расходных материалов (подходят практически любые сорта бумаги и отечественные красящие ленты). К недостаткам электронных пишущих машин относятся: высокая стоимость; необходимость квалифицированного обслуживания и ремонта; высокая стоимость расходных материалов; малый срок службы. Для сокращения процесса изготовления подлинников документов известно применение стенографии как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машине или персональном компьютере. Однако стенография имеет недостатки: обязательное наличие двух человек − диктующего и стенографиста − и затрата дополнительного времени автором-составителем в процессе диктования текста стенографистке и в процессе его расшифровки. В связи с этим представляется оптимальным использование такого средства составления и изготовления документов, как диктофон. ИМРБП 67 Составитель: Сошникова Е.В Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения речевой информации. Они применяются для подготовки документов, а также записи хода совещаний, заседаний и т. д. Воспроизведение записи может быть осуществлено либо с замедлением, либо с автоматическим многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно. Диктофоны применяются для подготовки писем, приказов, докладных записок, докладов, справок и других документов (при этом сокращаются затраты труда диктующего и машинистки, исчезает необходимость составления черновиков), записи резолюций, указаний, запросов, заметок в процессе оперативной деятельности руководителей и специалистов (сокращается время доведения указаний до исполнителей, отпадает необходимость рукописного их фиксирования), хода совещаний, собраний, заседаний, выступлений, докладов, лекций (отпадает необходимость их стенографирования) и т. д. Существуют компактные диктофоны общего пользования, у которых запись звука производится на стандартные компакт - кассеты или мини кассеты. Такие диктофоны используются для передачи коротких сообщений с последующим их прослушиванием, для диктовки текстов небольших по объему документов, или записи докладов, выступлений, совещаний и других видов речи с целью дальнейшего оформления машинописных документов. С 1997 г. производятся цифровые диктофоны. В них используются технологии записи голоса на микросхему, и запись звука производится не на магнитную ленту, а на микрочип (встроенную микросхему) или мини-карты (заменяемые карты с флэш-памятью). В цифровых диктофонах реализуются такие функции, как присвоение каждой записи порядкового номера, датирование сообщений, запись секретных сообщений и доступ к ним по паролю, мгновенный доступ к нужной записи, перемещение или удаление записей, воспроизведение их в указанное время и др. Принтер − самое распространенное периферийное устройство ПК, средство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу — обеспечивают вывод твердой копии документа из компьютера. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные, и каждая группа имеет свои достоинства и недостатки. Матричные принтеры самые дешевые, с самым низким качеством печати. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей ленте, оставляя след на ИМРБП 68 Составитель: Сошникова Е.В бумаге. Матричные принтеры более высокого качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печатающей головке (по сравнению с 9игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бумаге, таким образом, более четко оформленные символы. Они могут печатать сложные формы на широкой бумаге (формата A3). Матричные принтеры очень шумные, у большинства отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты. Принтеры струйного типа обеспечивают скоростную черно-белую печать более высокого качества, чем матричные; некоторые из них по этим параметрам сопоставимы с лазерными. Скорость вывода при черно-белой печати в 1,5 – 2 раза выше, чем при цветной. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами красящей ленты, а капельками чернил, которые разбрызгиваются на страницу. К достоинствам струйных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. Но, с другой стороны, в качестве недостатка следует отметить, что стоимость вывода на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не испортила его. Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе аппаратов электрофотографического копирования. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), представляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают красящую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла. К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. В качестве недостатка следует отметить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Учитывая особенности печатающего механизма, следует использовать бумагу высокого качества (плотностью 80 г/м). Лазерные принтеры слишком дороги для начинающих пользователей и используют ограниченные размеры бумаги. Появление устройств для вывода графической информации − плоттеров (графопостроителей) − было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности систем автоматизированного проектирования. Результат работы таких систем − это комплект конструкторской, технологической и технической ИМРБП 69 Составитель: Сошникова Е.В документации, в котором наряду с разнообразными графическими материалами (чертежи, схемы, графики, диаграммы и т. д.) присутствуют текстовые и табличные документы. Необходимо отметить, что в офисной деятельности графопостроители находят ограниченное применение, хотя многое зависит от функционального назначения офиса, организации. ХАРАКТЕРИСТИКИ И ОСОБЕННОСТИ СРЕДСТВ ТИРАЖИРОВАНИЯ И КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Средства копирования и тиражирования документов (средства репрографии и оперативной полиграфии) — это совокупность машин, предназначенных для факсимильного копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной полиграфической технологии. Средства репрографии и оперативной полиграфии − это совокупность машин и процессов, предназначенных для копирования и тиражирования документов. К наиболее распространенным средствам репрографии в офисе относятся средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографии, термографии, электронно-искрового копирования, микрофильмирования. Особо выделяются средства ризографического копирования. Практически не используются в офисе средства фотокопирования, светокопирования, а также машины для оперативной полиграфии, если только их применение не обусловлено производственной деятельностью фирмы, компании. В процессе копирования принимают участие оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию). Взаимное расположение и физикохимические свойства копируемого материала, подлинника, посредника, светочувствительного или другого воспринимающего слоя, на который производится репродуцирование, а также источника света характеризуют способ копирования. Электрофотографическое (электрографическое) копирование – процесс получения копий, основанный на использовании эффекта фотопроводимости высокоомных полупроводниковых материалов, нанесенных на материал копии или посредника, и их способности удерживать с помощью электростатических сил краситель. Этот способ копирования называют также ксерографией. Электрофотографическая аппаратура позволяет получить наилучшее качество копий на обычной бумаге. Возможно получение копий на обеих сторонах листа, цветное копирование. На электрографической аппаратуре ИМРБП 70 Составитель: Сошникова Е.В можно получать копии и с микрофильмов. К преимуществам также относится возможность выполнения дополнительных (финишерных) операций по обработке копий (сортировка и подборка листов, печать обложки, брошюровка и т. п.), электронный монтаж документа из фрагментов нескольких исходных, выборочное копирование и пр. К недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость аппаратуры и расходных материалов (картриджей), особенно для персональных копиров (ксероксов). Термографическое копирование – процесс получения копий, основанный на применении термочувствительной бумаги, меняющей свои физические свойства под действием инфракрасных лучей, проходящих или отраженных от поверхности оригинала. Термокопировальный способ изготовления копий − один из самых простых. Термоспособ в основном используется в аппаратах факсимильной связи для печати факсограмм, а также, при отсутствии других средств репрографии, для оперативного полистового копирования документов. Качество получаемой при этом копии – низкое, и она не подлежит длительному хранению вследствие выцветания термобумаги. Светокопирование (диазокопирование) относится к ранее широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации − чертежей. В последнее время этот способ применяется и для копирования текстовой документации. Фотокопирование (техническая фотография) – процесс получения копий на чувствительных к воздействию света материалах, использующих галоидные соединения серебра. Способ применяется для копирования текстовых и графических документов, причем позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятствуют дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов − проявления, закрепления, требующих, применения жидких химикатов и проводящихся в затемненных помещениях. Эти факторы практически исключают применение фотокопировальных процессов в офисной деятельности. Ризография − это метод получения изображений на материале копии, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати (экономичность, производительность, надежность) с современной цифровой обработкой информации, помещённой на физическом носителе (высокое качество представления данных). Ризограф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу ИМРБП 71 Составитель: Сошникова Е.В электрофотографии. Процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 копий в минуту. Ризограф – это не просто множительный аппарат. Специально разработанный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф не только как копировальный аппарат (копир, дубликатор), но и как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Интерфейс не только расширяет возможности ризографа, но и обеспечивает пользователю доступ к современным графическим и текстовым редакторам, программам макетирования изданий и другому компьютерному обеспечению. Ризографы стали основой мини-типографских комплексов в крупных государственных, коммерческих и иных структурах. Микрография – это изготовление фотографическим способом с оригиналов документов сильно уменьшенных их копий – микроформ, получаемых на носителях информации, содержащих одно или несколько изображений с кратностью уменьшения оригинала от 7 до 150. Дальнейшая работа с микроформой (тиражирование, получение увеличенных копий) связана с чисто копировальными процессами. Микрография — эффективное средство регистрации, хранения и обмена информацией. С появлением так называемых СОМ-технологий открываются новые возможности применения микрографии в офисной деятельности. СОМтехнология определена своим названием и расшифровывается как Computer Output Microfilming, т.е. технология, позволяющая производить микрофильмирование не документов, а данных, поступающих на вход системы с интерфейса компьютера, или данных, считанных с какого-либо цифрового носителя. Микрографическими архивами широко пользуются государственные структуры, государственные и коммерческие банки, национальные и публичные библиотеки, государственные архивы, научные и проектные учреждения, страховые компании, военные ведомства и т д. Гарантированный срок хранения информации на микрографическом носителе, без потери качества, без специальных требований к условиям хранения и при невозможности несанкционированного внесения изменений составляет не менее 100 лет, а объемы хранения сокращаются в сотни раз. Новые образцы оборудования значительно расширили возможности работы с микроформами, сделав их практически сопоставимыми, в смысле оперативности, с электронными носителями. СРЕДСТВА И СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ, ЭЛЕКТРОСВЯЗИ И ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ ИМРБП 72 Составитель: Сошникова Е.В К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта и пр. В системах административного управления информация передается как путем транспортировки документов курьером или с помощью пневматической почты, так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи. Системы пневматической почты предназначены для пересылки оригиналов документов и пр., как внутри здания, так и между зданиями, для чего прокладка трубопровода может вестись под землей или снаружи на специальной подвеске. Внутри здания трубопровод прокладывается над подвесными потолками. Транспортировка между передающими и приемными устройствами (станциями) происходит по трубопроводу в герметичных капсулах со скоростью 5—8 м/с. Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно – управленческой связи. К настоящему времени телефонная сеть превратилась в наиболее разветвлённую глобальную систему коммутационных узлов, терминалов и линий связи, которая охватывает все страны и насчитывает около миллиарда абонентов. Помимо обмена речевыми сообщениями, она также широко используется при передаче факсимильных сообщений и электронной почты. Телефонную связь можно разделить на: − телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.); − внутриучрежденческую телефонную связь. Особыми видами телефонной связи являются мобильная связь, видеотелефонная связь. Система телефонной связи состоит из телефонной сети и абонентских терминалов. Телефонная сеть имеет иерархическую структуру. На нижнем уровне расположены оконечные АТС, к которым и подключаются абонентские терминалы; такая АТС имеет номер, обычно совпадающий со старшими цифрами номера абонента. Если АТС коммутирует более 10 000 абонентов, то она делится на несколько логических подстанций, имеющих свой отдельный номер. Среди существенных сервисных возможностей телефонных аппаратов следует отметить: – многоканальность, т. е. возможность подключения телефонного аппарата к различным телефонным линиям; – переключение вызывающего абонента на другую линию; – наличие кнопки временного отключения микрофона от сети; – переговоры сразу с несколькими абонентами; ИМРБП 73 Составитель: Сошникова Е.В – наличие долговременной памяти номеров приоритетных абонентов; – наличие оперативной памяти для повторного вызова последнего абонента, в том числе и для многократного вызова (автодозвона) занятого абонента; – постановку собеседника на удержание; – автоматическое определение номера (АОН) вызывающего абонента с отображением его на дисплее и звуковым его воспроизведением; – защиту от АОН вызывающего абонента (анти-АОН); – запоминание номеров вызывающих абонентов и текущего времени каждого вызова; – индикацию во время разговора второго вызова и номера вызывающего абонента; – наличие календаря, часов и таймера продолжительности разговора; – использование персональных кодов-паролей; – наличие автоответчика и встроенного диктофона для записи передаваемых сообщений, – наличие электронного телефонного справочника и автонабора найденного номера телефона; – возможность подключения телефона к компьютеру. Офисные АТС. Обеспечение каждого работника фирмы городским телефоном − дело дорогостоящее. Гораздо более разумным является использование внутриучрежденческой АТС. Можно выделить следующие типы АТС: – формирующие телефонную емкость; – учрежденческо-производственные (УПАТС); – мини-УПАТС (мини-АТС). Кроме того, существуют телефонные коммутаторы и селекторы, которые работают с иным способом задания маршрута. Телефонные узлы комплектуются АТС первого типа. Основная особенность таких АТС − легкая наращиваемость. УПАТС имеют ограничения по наращиванию. Для них характерно использование сокращенного номера для внутренних абонентов. В мини-АТС применяется расширенный номер абонента, который состоит из основного (городского) и добавочного (Intercom), в общем случае никак не связанного с городским. Мини-АТС обычно многофункциональна. Выполняемые функции можно систематизировать следующим образом: телефонная связь через системный или обычный телефонный аппарат; всевозможные схемы переключения вызова внутри области intercom: ИМРБП 74 Составитель: Сошникова Е.В − подключение аппарата факсимильной связи, базы радиотелефона, домофона и других аналоговых устройств; − подключение компьютера, устройств голосовой почты (чаще всего производители мини-АТС сами выпускают модули голосовой почты); − наличие автоответчика, всевозможных будильников и радио; − громкая связь, как внешняя (по офису), так и через системный телефон; − импульсный и тоновый набор (по выбору); − режим конференции; − удержание вызова. Факсимильная связь (от латинского fac simile − делай подобное) − процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста. Основной ее функцией является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей; в качестве таких документов могут быть тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т. п. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов. Факсимильный аппарат функционально состоит из следующих основных частей, объединенных в одном корпусе: − сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата; − приемо-передающей электронной части (обычно модем), обеспечивающей передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого абонента; − принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги. Выпускаемые в настоящее время факсимильные аппараты отличаются способом воспроизведения изображения, видом развертки и разрешающей способностью. По способу воспроизведения изображения (по типу используемого принтера) факсимильные аппараты делятся на термографические, струйные и лазерные. Факсимильная связь может использоваться для автоматического ввода передаваемой информации в персональный компьютер, если последний оборудован факсмодемом, а передающий аппарат специальным устройством PC fax. Телеграфная связь. К числу телеграфных сетей относятся: − внутригосударственная сеть общего пользования для передачи теле грамм между отделениями телеграфной связи (ОП); ИМРБП 75 Составитель: Сошникова Е.В − внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями; − международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран; − международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всем мире (TELEX – TELeprinter Exchange service). Сеть TELEX включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и конечные абонентские устройства – телетайпы, параметры которых стандартизированы Международным Консультативным Комитетом по Телефонии и Телеграфии (МККТТ). Телетайп – фирменное именование ряда аппаратов, разработанных компанией Teletype Corporation, которое так же, как в случае с копировальными аппаратами фирмы XEROX Corporation, стало нарицательным. Поэтому формально использование укоренившегося термина «телетайп» не вполне корректно и обычно не применяется в специальной технической литературе. СРЕДСТВА ОЦИФРОВЫВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ Перевод изображения в электронную растровую форму принято называть оцифровкой. В наше время для этой операции используют, главным образом, цифровые фотоаппараты и сканеры. Цифровые фотоаппараты - это устройства очень широкого применения и основанные на одном принципе действия. Сканеры имеют множество технических реализаций, различающихся между собой конструкторским исполнением, областью применения, типом обрабатываемых оригиналов и пр. Ручные сканеры, планшетные сканеры, барабанные сканеры, слайдсканеры, высокопро-изводительные полуавтоматические приборы считывания - далеко не полный перечень типов таких устройств оцифровки. по внешнему виду, техническим характеристикам и приемам работы. Ручные сканеры - это устройства вчерашнего дня, которые повсеместно сняты с производства. По своим техническим характеристикам они обладают низким разрешением, невысокой скоростью работы, узкой кареткой и требуют ручного управления. Оперативность и небольшие габаритные размеры - вот причины, которые примиряют некоторых пользователей с присутствием этих приборов в составе компьютерной периферии. Листовые (страничные, протяжные, рулонные) сканеры предназначены для оцифровки отдельных листов или разброшюрованных печатных изданий. Они работают с оригиналом по принципу ИМРБП 76 Составитель: Сошникова Е.В факсимильного аппарата. Отдельные странички подаются в приемный лоток и при помощи роликовой системы подачи прокатываются через прибор. В процессе движения страницы выполняется ее сканирование. Некогда популярные листовые сканеры постепенно сходят со сцены. Их доля на рынке оцифровывающих устройств постоянно снижается. Но сам принцип действия протяжного сканера оказался очень удачным. Производители компьютерной периферии предлагают множество различных по исполнению аппаратов, работающих по этой принципиальной схеме: листовые сканеры с автоматической подачей, самодвижущиеся устройства, которые перемещаются по неподвижному листу бумаги, комбайны, совмещающие в одном корпусе функции сканера и принтера, и пр. Свою нишу рынка прочно занимают листовые сканеры, предназначенные для оцифровки листов большого формата: чертежей, схем, планов и пр. Эти приборы незаменимы в тех случаях, когда требуется оцифровать и перевести в текстовую форму большое количество книжных или журнальных страниц. В барабанных сканерах в качестве светочувствительных элементов используются фотоэлектронные умножители устройства, предназначенные для усиления слабых фототоков. Это самая старая и наиболее отлаженная технология оцифровки. В семействе сканеров устройства барабанного типа лидируют по числу различных конструктивных реализаций. Виды и подвиды этих устройств столь многочисленны и не похожи по своим конструктивным характеристикам, что довольно трудно дать общее описание их принципа действия. Вот классическая схема. Объект, обычно слайд или диапозитив, крепится на прозрачный барабан, который быстро вращается и перемещает оригинал в осевом направлении. Внутри барабана находится источник яркого света, обычно это галогеновая или ксеноновая лампа. Направленный пучок света проходит сквозь оригинал и через приемную апертуру попадает на систему наклонных зеркал, которые расщепляют световой поток на три составляющие. Фотоэлектронные умножители усиливают полученный свет, а аналого-цифровой преобразователь обрабатывает сигнал и преобразует его из аналоговой формы в цифровую. Самыми распространенными аппаратами оцифровки в наше время являются планшетные сканеры. Их можно найти на столе инженера и архитектора, в офисе, студии дизайнера, учебной аудитории. Технология считывания этих устройств в упрощенном виде состоит в следующем. Относительно неподвижного оригинала, расположенного на прозрачной (обычно стеклянной) подложке, перемещается каретка со ИМРБП 77 Составитель: Сошникова Е.В светочувствительными элементами и фокусирующей оптической системой. Световой поток, отражаясь от поверхности непрозрачного объекта, принимается матрицей фоторецепторов (ПЗС-матрицей), затем переводится в форму электрических сигналов и преобразуется из аналоговой формы в цифровую. Эта технология получила множество различных технических реализаций. Например, существуют сканеры, у которых оригинал смещается относительно неподвижной оптической системы, есть системы с гибридной оптикой, которая совмещает стационарные и подвижные компоненты. РАЗРЕШЕНИЕ Разрешение - это один из самых распространенных терминов в компьютерной графике. Он употребляется по отношению к самым различным приборам и объектам и, может быть, этим объясняется значительная часть тех сложностей, с которыми сталкиваются пользователи. Разрешение растрового изображения - количество точек (dot) или пикселов (pixel), приходящееся на единицу длины. Как правило, в качестве линейной единицы измерения используются дюймы (inch). Отсюда наименование этого параметра - dpi (dot per inch) или ppi (pixel per inch). Разрешение - это логическая единица измерения. Она описывает плотность точек графического изображения. На логическом уровне описания ни сами пикселы, ни результирующее изображение не имеют физических размеров. Он обретают конкретную протяженность только при выводе на определенное техническое устройство - принтер, монитор, проектор и пр. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» 28 декабря 2009 г. № 113-З Основные определения Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность Электронная цифровая подпись – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности Подлинность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью ИМРБП 78 Составитель: Сошникова Е.В Целостность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения и (или) дополнения Сфера обращения электронных документов Электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде. Структура электронного документа (ст. 17) Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами. Основные требования, предъявляемые к электронному документу создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств; иметь структуру, установленную статьей 17 закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»; быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком. Формы представления электронного документа Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком. Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. ИМРБП 79 Составитель: Сошникова Е.В Копия электронного документа – форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном Законом «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными актами законодательства Республики Беларусь Копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется: нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии) Подлинный документ и ЭЦП Подлинный электронный документ – электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства электронной цифровой подписи, использующего при проверке электронной цифровой подписи открытые ключи лица, подписавшего электронный документ Личный ключ электронной цифровой подписи – последовательность символов, принадлежащая определенным организации или физическому лицу и используемая при выработке электронной цифровой подписи Открытый ключ – последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физических лиц и применяемая при проверке электронной цифровой подписи Карточка открытого ключа проверки электронной цифровой подписи – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки электронной цифровой подписи, информацию, подтверждающую его принадлежность определенным организациям или гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю. Карточка открытого ключа и сертификат открытого ключа должны содержать: значение открытого ключа; информацию, однозначно идентифицирующую организацию или физическое лицо, являющиеся владельцем открытого ключа; информацию о сроке действия открытого ключа. ИМРБП 80 Составитель: Сошникова Е.В Распространение открытого ключа осуществляется в целях обеспечения получения всеми заинтересованными организациями и физическими лицами открытого ключа, который требуется для проверки электронной цифровой подписи. Владелец личного ключа обязан: хранить в тайне личный ключ; обеспечивать защиту личного ключа от случайного уничтожения или модификации (изменения); не использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или срок действия этого открытого ключа истек; отозвать открытый ключ в случае, если тайна соответствующего ему личного ключа нарушена. Электронная цифровая подпись предназначена для: удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа; подтверждения целостности и подлинности электронного документа. Электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи. Электронная цифровая подпись может применяться как аналог оттиска печати или штампа. Средство электронной цифровой подписи – программное, программнотехническое или техническое средство, с помощью которого реализуются одна или несколько из следующих функций: выработка электронной цифровой подписи, проверка электронной цифровой подписи, выработка личного ключа или открытого ключа Преимущества ЭЦП Благодаря современным криптоалгоритмам подпись невозможно подделать; С помощью открытого ключа ЭЦП передаваемые данные могут быть зашифрованы, и расшифровка их будет доступна только пользователю, имеющему закрытый ключ из пары сгенерированных ключей при формировании запроса на сертификат ЭЦП; ЭЦП позволяет идентифицировать пользователя, подписавшего документ, сообщение; Подписание документов с помощью ЭЦП при пересылке по незащищенным каналам обеспечивает: невозможность взлома и подмены данных; ИМРБП 81 Составитель: Сошникова Е.В Электронные документы, подписанные ЭЦП при соблюдении требований закона РБ 28 декабря 2009 г. N 113-З "Об электронном документе и электронно - цифровой подписи" имеют юридическую силу и в случае судебных разбирательств могут выступать как доказательство, наравне с документами, оформленными по всем правилам на бумажных носителях; Государственная система управления открытыми ключами Основными функциями Государственной системы управления открытыми ключами являются: регистрация владельцев личных ключей; издание, распространение и хранение сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов открытых ключей; создание и сопровождение баз данных действующих и отозванных сертификатов открытых ключей; внесение сертификатов открытых ключей в базу данных действующих сертификатов открытых ключей; обеспечение доступности баз данных действующих и отозванных сертификатов открытых ключей; отзыв сертификатов открытых ключей; достоверное подтверждение принадлежности открытого ключа определенной организации или физическому лицу; хранение карточек открытых ключей. Порядок функционирования Государственной системы управления открытыми ключами определяется положением о ней, утверждаемым совместным постановлением Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь, если иное не предусмотрено Президентом Республики Беларусь. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И СЕРТИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В деле достижения высокого качества продукции техническое нормирование, стандартизация и оценка соответствия являются ведущими, ключевыми факторами, т.к. деятельность по стандартизации и оценке соответствия весьма динамична, она всегда соответствует изменениям, происходящим в различных сферах жизни общества, прежде всего экономической. Больше того, она должна успевать и даже предвосхищать эти изменения, чтобы стандарты и процедуры декларирования соответствия и сертификации способствовали развитию, а не отставанию отечественного производства и торговли. ИМРБП 82 Составитель: Сошникова Е.В Возрастающее влияние стандартизации и сертификации как наиболее действенных механизмов повышения качества и конкурентоспособности продукции в современном мире, а также возрастающая динамика этого влияния, определяется рядом факторов. Первым из них можно считать стремительное развитие прогрессивных отраслей и сфер деятельности, а, следовательно, сокращение цикла проектирования и изготовления продукции и оказания услуг, обеспечение оптимального соотношения между качеством, стоимостью и сроками изготовления и реализации. Не менее важным фактором является глобализация мирового рынка, характеризуемый стиранием границ на пути свободного движения капитала, товаров, людей и информации. И, наконец, все большее значение приобретает третий фактор – необходимость охраны окружающей среды и рационального использования ресурсов. Перечисленные факторы значительно повлияли на перестройку деятельности международной стандартизации, а также региональных и национальных систем стандартизации передовых зарубежных стран. Республика Беларусь также не является исключением. Это подтверждает введение в нашей стране Законов Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации», положившего начало реорганизации действующей ранее Государственной системы стандартизации (ГСС), и «Об оценке соответствия требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» и проч. Кроме того, с введением нового законодательства изменяются правовые основы и принципы технического нормирования, стандартизации и сертификации в Республике Беларусь, система технического нормирования и стандартизации, порядок разработки и применения стандартов. Согласно историческим данным первые работы по стандартизации проводились еще в Древнем Риме и Древней Греции при постройке зданий, когда использовались кирпичи определенного размера. Контролем размерных характеристик кирпичей занимался специальный чиновник. Классическим примером использования стандартизации является также водопроводная система Древнего Рима, созданная из водопроводных труб стандартного диаметра. Унификация как один из методов стандартизации использовался уже в эпоху Возрождения. В Венеции, в связи с необходимостью строительства большого количества судов, сборка галер осуществлялась из заранее изготовленных деталей и узлов. ИМРБП 83 Составитель: Сошникова Е.В Примером применения взаимозаменяемости и совместимости может служить установление единого стандарта на ружья на королевском ружейном заводе в Германии, с целью перехода к их массовому производству. В Англии, в1845 году, была введена система крепежных резьб, и тогда же в Германии была стандартизирована ширина железнодорожной колеи. Началом деятельности в области международной стандартизации принято считать 1875 год, когда представителями 19 государств была утверждена Международная метрическая конвенция и учреждено Международное бюро мер и весов. Стандартизация – это деятельность по установлению технических требований в целях их всеобщего и многократного применения в отношении постоянно повторяющихся задач, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в области разработки, производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции и оказания услуг. Цели стандартизации вытекают, прежде всего, из содержания этого понятия. Основная, общая цель – это достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. В качестве объекта стандартизации обычно рассматривают продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т. п. Техническое нормирование – это деятельность по установлению обязательных для соблюдения технических требований, связанных с безопасностью продукции, процессов ее разработки, производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции и оказания услуг. Стандарт - технический нормативный правовой акт, разработанный в процессе стандартизации на основе согласия большинства заинтересованных субъектов технического нормирования и стандартизации и содержащий технические требования к продукции, процессам ее разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации или оказанию услуг. Технические условия - технический нормативный правовой акт, разработанный в процессе стандартизации, утвержденный юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и содержащий технические требования к конкретным типу, марке, модели, виду реализуемой ими продукции или оказываемой услуге, включая правила приемки и методы контроля. ИМРБП 84 Составитель: Сошникова Е.В Сертификация это форма подтверждения соответствия, осуществляемого аккредитованным органом по сертификации. Это официальное подтверждение третьей независимой стороной соответствия продукции или услуг законодательству и технических нормативных документов. Состояние работ в области стандартизации и сертификации в Республике Беларусь на современном этапе развития С распадом СССР в Республике Беларусь произошли серьезные изменения в организации, осуществлении и проведении работ в области стандартизации и сертификации: была создана законодательная база: Конституция Республики Беларусь (№ 2875-XII от 15 марта 1994г.) Гражданский кодекс Республики Беларусь (№ 218-З7 от 7 декабря 1998г.) Закон Республики Беларусь «О защите прав потребителей» (№ 90-3 от 9 января 2002г), Закон Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации» (№ 262-3 от 5 января 2004г.), Закон Республики Беларусь «О рекламе» (№ 19-3 от 18 февраля 1997г.), Закон Республики Беларусь «Об оценке соответствия требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» (№269-3 от 5 января 2004г.) иные нормативные и законодательные акты. созданы органы и службы по вопросам технического нормирования и стандартизации, которые возглавляет Госстандарт Республики Беларусь. в Республике Беларусь развивается нормативно-техническая база (сами стандарты), причем в последние годы эти стандарты становятся пригодными для сертификации и применяются в соответствии с международными стандартами. созданы Система регулирования и управления в области технического нормирования и стандартизации и Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. с 1994г. Республика Беларусь является полноправным членом всех крупнейших международных организаций по стандартизации (ИСО, МЭК, др.). ИМРБП 85 Составитель: Сошникова Е.В Государственное регулирование и управление в области технического нормирования и стандартизации в соответствии с законодательством осуществляется: Президентом Республики Беларусь; Советом Министров Республики Беларусь; Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь; Министерством архитектуры и строительства Республики Беларусь; государственными органами Республики Беларусь. В зависимости от уровня стандартизации все стандарты подразделяются по следующим категориям: – на государственном уровне – государственные стандарты (СТБ); – на уровне предприятий – технические условия (ТУ), стандарты организаций (СТП). Международная организация по стандартизации создана в 1946г. 25 национальными организациями по стандартизации. Сфера деятельности ИСО касается стандартизации во всех областях, кроме электротехники и электроники, относящихся к компетенции Международной электротехнической комиссии. Некоторые виды работ выполняются совместными усилиями этих организаций. Кроме стандартизации ИСО занимается и проблемами сертификации. ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами, а также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. На сегодняшний день в состав ИСО входят 120 стран, представленные своими национальными организациями по стандартизации. Высшим органом ИСО является Генеральная Ассамблея. В период между сессиями Генеральной Ассамблеи деятельностью организации руководит Совет во главе с президентом ИСО. Рассмотрением и подготовкой решений по конкретным вопросам занимаются постоянные и временные комитеты Совета. Международная электротехническая комиссия создана в 1906г. на международной конференции, в которой участвовали 13 стран, в наибольшей степени заинтересованных в такой организации. Основная цель организации, которая определена ее Уставом содействие международному сотрудничеству по стандартизации и смежным с ней проблемам в области электро – и радиотехники путем разработки международных стандартов и других документов. ИМРБП 86 Составитель: Сошникова Е.В МЭК занимается стандартизацией в области электротехники, электроники, радиосвязи, приборостроения. Принципиальное различие между ИСО и МЭК в том, что в компетенцию МЭК отнесены строго определенные направления электротехники, электроники и телекоммуникации, ряд примыкающих процессов промышленного производства. Закон Республики Беларусь «Об оценке соответствия требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» №269-З от 05 января 2004г. определяет Оценка соответствия осуществляется в целях: обеспечения защиты жизни, здоровья и наследственности человека, имущества и охраны окружающей среды; повышения конкурентоспособности продукции (услуг); создания благоприятных условий для обеспечения свободного перемещения продукции на внутреннем и внешнем рынках, а также для участия в международном экономическом, научнотехническом сотрудничестве и международной торговле. Принципами оценки соответствия являются: гармонизация с международными и межгосударственными (региональными) подходами в области оценки соответствия; обеспечение идентичности правил и процедур подтверждения соответствия продукции отечественного и иностранного производства; соблюдение требований конфиденциальности сведений, полученных при выполнении работ по оценке соответствия. Оценка соответствия осуществляется в виде: аккредитации; подтверждения соответствия. Субъектами оценки соответствия являются: Республика Беларусь в лице уполномоченных государственных органов; аккредитованные органы по сертификации; аккредитованные испытательные лаборатории (центры); заявители на аккредитацию; заявители на подтверждение соответствия. Аккредитация – вид оценки соответствия, результатом осуществления которого является официальное признание компетентности юридического лица в выполнении работ по подтверждению соответствия и (или) проведении испытаний продукции Аккредитация осуществляется в целях: ИМРБП 87 Составитель: Сошникова Е.В подтверждения компетентности юридических лиц в выполнении работ по подтверждению соответствия и (или) проведении испытаний продукции в определенной области аккредитации; обеспечения доверия изготовителей (продавцов) и потребителей продукции (услуг) к деятельности аккредитованных органов по сертификации и аккредитованных испытательных лабораторий (центров); создания условий для взаимного признания результатов деятельности аккредитованных органов по сертификации и аккредитованных испытательных лабораторий (центров) на международном уровне. Данные цели предполагают решение следующих задач в области аккредитации: • установление единых требований к испытательным лабораториям; • установление общих правил аккредитации и требований к органам по аккредитации; • создание национальных систем аккредитации, соответствующих международным нормам; • сотрудничество национальных структур по аккредитации на международном уровне и внутри страны. Принципами аккредитации являются: добровольность; открытость и доступность правил и процедур аккредитации; обеспечение равных условий для заявителей на аккредитацию; недопустимость ограничения конкуренции при аккредитации. Порядок осуществления аккредитации устанавливается в Системе аккредитации Республики Беларусь. Система аккредитации Республики Беларусь – установленная совокупность субъектов оценки соответствия, нормативных правовых актов и технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации, определяющих правила и процедуры аккредитации и функционирования системы в целом. Процедура аккредитации предусматривает: подачу заявления на проведение аккредитации; подготовку к проведению оценки; оценку деятельности (проведение экспертиза); подготовку отчета об оценке; процедуры контроля и повторной оценки. Аккредитацию осуществляет Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь. Заявители на аккредитацию обязаны: выполнять требования Системы аккредитации Республики Беларусь; ИМРБП 88 Составитель: Сошникова Е.В создавать должностным лицам Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь необходимые условия для выполнения работ по аккредитации. Положительные результаты аккредитации удостоверяются аттестатом аккредитации, который выдается аккредитованным органам по сертификации и аккредитованным испытательным лабораториям (центрам) Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь. Заявители на аккредитацию имеют право в установленном порядке обжаловать в суд неправомерные действия (бездействие) Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь по вопросам, связанным с прохождением процедур аккредитации. Основными мировыми тенденциями в организации работ по аккредитации являются: стремление к взаимному признанию результатов аккредитации; создание единых национальных систем; проведение работ по аккредитации по единым правилам; разделение деятельности по аккредитации и сертификации; связь аккредитованных органов и лабораторий с системами сертификации; активное участие государства в деятельности национальных систем аккредитации (через законодательные акты). В Республике Беларусь в зависимости от того, какой документ положен в основу сертификации и какова сфера действия этого сертификата, вся работа по сертификации делится на уровни: 1. национальный. Каждое государство работает по национальным стандартам, при этом в соответствии с Национальной системой сертификации существуют свои особенности. Таким образом, на национальном уровне сертификации в ее основу положены национальные стандарты. 2. региональный. Предполагает, что ряд стран подписывают соответствующее соглашение, в соответствии с которым выбирается определенный единый документ и сертифицируемый знак (знак соответствия). 3. международный. Сертификация происходит в соответствии с международными стандартами крупнейших международных организаций по стандартизации. Положительные результаты подтверждения соответствия удостоверяются: - сертификатом соответствия – документом, удостоверяющем соответствие объекта оценки соответствия требованиям технических ИМРБП 89 Составитель: Сошникова Е.В нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации; - сертификатом компетентности - документом, удостоверяющим профессиональную компетентность физического лица в выполнении определенных работ; - декларацией о соответствии - документом, в котором изготовитель (продавец) удостоверяет соответствие производимой и (или) реализуемой им продукции требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации. ИМРБП 90 Составитель: Сошникова Е.В
