2.4.2. Печать документа Перед распечаткой таблиц необходимо

2.4.2. Печать документа
Перед распечаткой таблиц необходимо установить
страницы с помощью вкладки Разметка страницы.
параметры
Параметры страницы
Устанавливается ориентация и размер листа бумаги, масштаб
изображения и качество печати.
В рамке Ориентация устанавливается ориентация листа:
• книжная – вертикальное расположение листа бумаги;
• альбомная – горизонтальное расположение.
Если в диалоговом окне Параметры страницы включен переключатель
установить, то таблица будет распечатана в масштабе, указанном в поле
справа (без изменения размера листа на экране).
Если включить переключатель разместить не более чем на, то таблица
или выделенная область будет уменьшена настолько, чтобы разместиться на
количестве страниц, указанном в полях стр. в ширину и стр. в высоту.
Замечание:
• При размещении листа Excel на заданном числе листов
принудительные разрывы страниц не учитываются.
• При изменении значения в полях Разместить не более чем на Excel по
необходимости уменьшает образ печати или увеличивает его вплоть до
100 процентов от натуральной величины. Поле Установить на вкладке
Страница показывает какой процент от натуральной величины будет
установлен для образа печати.
В поле Размер бумаги выбирается формат листа бумаги, а в поле
Качество печати – разрешающая способность принтера.
В поле Номер первой страницы введите номер, который появится на
первой странице листа Excel. Значение Авто, введенное в поле Номер
первой страницы, позволяет Microsoft Excel автоматически выполнить
нумерацию страниц листа Excel.
Установка полей страницы
Чтобы установить поля страницы выделите один или несколько листов.
1. В диалоговом окне Параметры страницы откройте вкладку Поля.
2. Введите необходимые значения в поля Верхнее, Нижнее, Левое и
Правое.
3. Для горизонтального центрирования данных листа Excel на странице
между левым и правым полями, в группе Центрировать на странице
установите
флажок
Горизонтальное.
Для
вертикального
центрирования данных листа Excel на странице между верхним и
нижним полями, в группе Центрировать на странице установите
флажок Вертикальное.
Чтобы увидеть, как сделанные установки влияют на печатаемый
документ, перед печатью следует выбрать команду Предварительный
просмотр.
Колонтитулы
Для ввода колонтитулов используется вкладыш Колонтитулы.
Использование встроенного верхнего или нижнего колонтитула
В поле Верхний колонтитул или Нижний колонтитул выберите
нужный верхний или нижний колонтитул.
Создание настраиваемых колонтитулов
На каждом листе может быть только один настраиваемый верхний
колонтитул и один настраиваемый нижний колонтитул. Если создается
новый настраиваемый колонтитул, то он замещает существующий верхний
или нижний колонтитул на листе.
1. Для создания нажмите кнопку Создать верхний колонтитул или
Создать нижний колонтитул.
2. Выберите одно из полей Слева, В центре или Справа, а затем
нажмите на кнопки для вставки информацию, например номер
страницы, которая должна быть включена в этот раздел.
3. Дополнительный текст в колонтитулы вводится в поля Слева, В
центре или Справа. Для перехода на новую строку в полях разделов
нажмите клавишу ENTER.
4. Для удаления раздела колонтитула выделите раздел, который должен
быть удален, в поле раздела и затем нажмите клавишу BACKSPACE.
Для нумерации страниц, начиная не с 1, используйте &[Страница]+
или &[Страница]- и затем число, которое нужно прибавить или вычесть из
текущего номера страницы. Например, для печати номера страницы 3 на
первой странице введите &[Страница]+2. Для печати страницы 4 с номером
3 наберите &[Страница]-1.
Верхний и нижний колонтитулы отделены от данных на листе— они
появляются только при печати или предварительном просмотре.
Настройка параметров печати на вкладке Лист
Печать подписей строк и столбцов
1. Выберите лист Excel
2. На вкладке Разметка страницы вызовите диалоговое окно
Параметры страницы, и затем вкладку Лист.
3. Для печати подписей столбцов на каждой странице, в поле Сквозные
строки введите строки, содержащие подписи столбцов. Для печати
подписей строк на каждой странице, в поле Сквозные столбцы
введите столбцы, содержащие подписи строк.
Печать листа с линиями сетки
1. Выберите лист Excel.
2. На вкладке Разметка страницы вызовите диалоговое окно
Параметры страницы, и затем вкладку Лист.
3. Установите флажок Сетка.
Примечание. Большие листы печатаются быстрее при сброшенном флажке
Сетка.
После установления всех параметров в окне Параметры страницы
необходимо щелкнуть кнопку ОК.
В группе Последовательность вывода страниц выберите
необходимый порядок печати.
Просмотр листа перед печатью
Microsoft Excel предоставляет три способа просмотра и настройки
внешнего вида листа перед печатью:
• Обычный режим. Используется по умолчанию. Наилучший режим
для просмотра на экране и работы.
• Режим разметки страницы. Показывает распределение данных по
страницам и позволяет легко настраивать столбцы и поля.
• Страничный. Показывает распределение данных по страницам и
позволяет быстро настраивать область печати и разрывы страниц.
По мере выполнения настроек, влияющих на параметры печати листа,
можно переключаться из одного режима в другой для просмотра изменений
перед отправкой данных на печать.
Форматы и макеты, которые хороши для просмотра на экране, не
всегда дают хорошие результаты при выводе на печать. Возможно, возникнет
необходимость в проведении некоторых корректировок. Например, если на
экране изображение является цветным, а печатается оно на черно-белом
принтере, необходимо убедиться в том, что используемые цвета достаточно
контрастны.
Вставка разрыва страницы
Для вывода на печать листа Excel, занимающего несколько страниц,
Microsoft Excel разбивает его на страницы, вставляя автоматические разрывы
страниц. Их положение зависит от выбранных размера бумаги, настроек
полей и параметров масштабирования. Для изменения количества
печатаемых на странице строк следует вставить в таблицу горизонтальный
разрыв страницы, для изменения количества печатаемых столбцов —
вертикальный.
Для вставки горизонтального разрыва страницы выделите заголовок
строки, с которой необходимо начать новую страницу и на вкладке Разметка
страницы выберите команду Разрывы.
Для вставки вертикального разрыва страницы щелкните заголовок
столбца, слева от которого требуется вставить разрыв страницы и выберите
на вкладке Разметка страницы выберите команду Разрывы.
Для просмотра разрывов страниц на вкладке Вид выберите команду
страничный режим. Разрывы страниц, вставленные вручную, отображаются
как сплошные линии. Пунктирные линии показывают разрывы страниц,
вставленные автоматически.
Переход к новой странице с помощью вставки разрыва страницы
1. Укажите ячейку, в том месте, где должен находиться верхний левый
угол новой страницы. Если выбрана ячейка в первой строке, будет
вставлен только вертикальный разрыв страницы. Если выбрана ячейка
в столбце A, будет вставлен только горизонтальный разрыв страницы.
2. При выборе любой другой ячейки листа Excel, будут вставлены как
вертикальный, так и горизонтальный разрывы страницы.
3. На вкладке Разметка страницы выберите команду Разрывы.
Перемещение разрыва страницы
Перемещение разрыва страницы возможно только в страничном
режиме. При перемещении автоматического разрыва страницы он будет
изменен на принудительный.
1. На вкладке выберите Вид выберите команду Страничный режим.
2. С помощью мыши переместите разрыв страницы в нужное положение.
Удаление разрывов страницы
Для того чтобы удалить принудительный горизонтальный или
вертикальный разрыв страницы, щелкните ячейку под горизонтальным
разрывом страницы или справа от вертикального разрыва страницы и
выберите команду Удалить разрыв страницы на вкладке Разметка
страницы->Разрывы. Для того чтобы удалить все принудительные разрывы
страниц, выберите вкладку Разметка страницы->Разрывы. Щелкните по
команде Сброс разрывов страниц.
Любой разрыв страницы в режиме предварительного просмотра
разрывов страниц также можно удалить, перетащив его за пределы области
печати.
Выполнение печати
Для распечатки таблицы необходимо в меню Microsoft Office выбрать
команду Печать. В диалоговом окне Печать в поле списка Имя следует
выбрать принтер, если возможно печатать на нескольких принтерах.
В рамке Печатать, диалогового окна Печать указываются страницы,
которые будут напечатаны:
• все – все страницы;
• страницы – только страницы, указанные в полях с и по.
В рамке Вывести на печать выбирается объект печати:
• выделенный диапазон – печатать только выделенную область;
• выделенные листы – печатать выделенные листы (для выделения 2-х
и больше листов необходимо щелкать мышью на их ярлыки при
нажатой клавише Ctrl);
• всю книгу – распечатка всей рабочей книги.
В поле Число копий указывается количество копий. Чтобы
распечатать целиком первую копию, затем вторую и т.д. следует включить
флажок разобрать по копиям.
Чтобы напечатать одну копию активных листов достаточно щелкнуть
кнопку Печать.
Ускорение печати листа Excel
Печать черновика. Печать листа Excel можно ускорить, временно изменив
качество печати. Если известно разрешение принтера, качество печати для
принтера может быть изменено. Если разрешение (или качество) принтера
неизвестно, можно распечатать документ в режиме черновика. Скорость
печати увеличится, но не будет отображено форматирование текста и
большинство рисунков.
1. На вкладке Разметка страницы выберите Параметры страницы, и
затем вкладку Лист.
2. Установите флажок Черновая.
Печать в черно-белом режиме.
На черно-белых принтерах цвета
отображаются в виде оттенков серого. Сократить время печати листа Excel,
содержащего цветовое оформление, можно путем печати цветов в чернобелом режиме. При печати листа Excel с использованием только черного и
белого цветов цветные текст и рамки выводятся черными, а не в виде
оттенков серого. Excel выводит фон ячеек и автофигур белым и печатает
другие рисунки и диаграммы оттенками серого цвета.
1. На вкладке Разметка страницы выберите окно Параметры
страницы, и затем вкладку Лист.
2. Установите флажок Черно-белая.
Печать без линий сетки Если не печатать линии сетки, то большие листы
печатаются быстрее.
1. На вкладке Разметка страницы выберите окно Параметры
страницы, и затем вкладку Лист.
2. Снимите флажок Сетка.
Печать книги в файл
При печати книги в файл с целью ее последующей печати на принтере,
отличном от используемого при создании документа, могут измениться
разрывы страниц и размеры шрифта.
1. Выберите команду Печать в меню Microsoft Office.
2. В группе Принтер выберите принтер, на котором будет печататься
файл.
3. Установите флажок Печать в файл и нажмите кнопку OK.
4. В поле Имя файла диалогового окна Печать в файл введите имя
создаваемого файла печати.
Уважаемые студенты!
Обязательно отвечайте на вопросы самоконтроля после каждого
параграфа, это поможет Вам лучше усвоить материал и подготовиться
ко всем видам тестирования, включая итоговое!
Вопросы для самоконтроля к параграфу 2.4.2:
1. Какие параметры страницы можно установить с помощью вкладки
Разметка страницы?
2. Как вставить/удалить разрывы страниц?
3. Как создать колонтитул?
4. Как распечатать книгу в файл?
5. Какие методы ускорения печать вы знаете?
Уважаемые студенты!
Успешно ответив на вопросы самоконтроля к 2.4.2., Вам необходимо
пройти текущее тестирование к теме 2.4. Текущее тестирование не имеет
ограничений ни во времени, ни в попытках, поэтому старайтесь
ответить на все вопросы тестирования.