АВТОМАТИЗАЦИЯ МАЛОГО БИЗНЕСА Для начала рассмотрим само понятие

АВТОМАТИЗАЦИЯ МАЛОГО БИЗНЕСА
Пелых А.Ю.
Сибирский Федеральный университет
Красноярск, Россия
AUTOMATING THE SMALL BUSINESS
Pelykh A.Yu.
Siberian Federal University
Krasnoyarsk, Russia
Для начала рассмотрим само понятие малого бизнеса и его
особенности. Малое предпринимательство — это предпринимательская
деятельность,
установленным
осуществляемая
законами
субъектами
критериям
рыночной
(показателям),
экономики
по
конституирующих
сущность понятия.
Основные критерии малого предпринимательства:
1.
численность работников не более 100 человек за календарный
год (в зависимости от деятельности организации);
2.
ограничение по выручке до 400 млн. рублей в год без учёта
налога на добавленную стоимость
Автоматизация —
одно
из
направлений научно-технического
прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и
математические методы с
целью
в процессах получения,
использования информации,
освобождения
от
участия
передачи
и
энергии, материалов, изделий
либо
преобразования,
человека
существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости
выполняемых операций.
Причины внедрения ERP-систем
Рассмотрим причины, которые вызывают появление проекта по
автоматизации управления:
1.
жизненные обстоятельства:
- воровство;
- низкая актуальность;
- несовпадение данных;
- сложность получения отчетности.
2.
внешнее давление развивающегося рынка;
3.
рост конкуренции;
4.
падение рентабельности.
Если ранее начинали автоматизацию в первую очередь с учета, то
сейчас все более востребованы системы автоматизации управления. В их
внедрении предприятия видят перспективу сохранения или повышения
эффективности своего бизнеса, достижения прозрачности.
По статистике около половины предприятий малого бизнеса– это сфера
торговли (маленький продуктовый магазин, магазин одежд, хоз. товары).
Процесс прихода товара, продажи, постоянных сдаваний смены,
инвентаризаций трудоемкий, и является постоянной головной болью для
продавцов. И как правило небольшой продуктовый магазин по ассортименту
товара
часто
практически
неотличимый
от
большого
продуктового
супермаркета.
Когда хозяин открывает маленький продуктовый магазин и составляет
бизнес-план он учитывает место, ассортимент, спрос на товары. Но редко
такую вещь, как качество обслуживания. О том, что если продавцы будут
разгружены от ненужной головной боли, больше внимания обратят
непосредственно на работу. Они ведь тоже заинтересованы в продажах.
Только не всегда есть на это время.
Загруженность работников это один момент. Но при бумажной форме
учета, которую ведут многие, проводить какой-то анализ продаж, подбирать
ассортимент, что-то рассчитывать становится занятием не из приятных. В то
время как преобладающее большинство малых бизнесов должны это делать.
В программе это выполняется просто и эффективно.
Бумажные учеты - это одна сторона. С другой – есть бизнесмены,
которые уже с момента составления бизнес-плана для своего маленького
магазина, планируют работать и соответственно развиваться по полной.
Такие вещи, как компьютер на рабочем месте или ввод прихода товара в базу
сразу с накладной поставщика через сканер, не являются для них мелочами.
Потому что это действительно мелочи по сравнению с теми удобствами,
которые дают.
Одна из самых часто встречающихся проблем в области автоматизации
управления малого бизнеса - с чего начинать. Хорошо, если компания с
самого начала рассматривает проект о комплексной автоматизации бизнеса.
Но очень часто случается, что компания малого бизнеса не задумывается о
комплексной автоматизации управления, но у нее есть небольшая
проблемная область и она прежде всего хочет решить эту небольшую задачу.
Опыт показывает, что компании, которые относятся к классу малых и
средних, решают практически те же задачи управления, что и крупные
компании, только масштабы немного меньше. При автоматизации малым
компаниям приходится решать достаточно сложные задачи, в то время как
ресурсы, которые они направляют на их решение, более ограниченны.
Ряд руководителей организаций считают, что их компания слишком
мала
для
внедрения
автоматизированную
систему
управления.
И
действительно, необходимы ли КИС совсем небольшим предприятиям,
окупятся ли расходы на установку, откроются ли перед фирмой новые
перспективы в связи с внедрением системы?
На этапе становления компания часто представляет из себя небольшую
группу энтузиастов, сплотившихся вокруг лидера. Успешность первых шагов
фирмы
на
рынке
определяется,
в
основном,
личными
качествами
руководителя и членов команды, их навыками, опытом и связями.
Постепенно
фирма
наращивает обороты. И теперь управлять
компанией становится сложнее. В организации появляется беспорядок. Не
выдержаны сроки погашения дебиторско-кредиторской задолженности.
Уходят в небытие «хорошие» потенциальные заказчики, кто по недосмотру
менеджеров, а кто из-за естественной текучки персонала. Закупки
осуществляются
явно
не
по
минимальным
ценам,
что
повышает
себестоимость продукта. На складе пересортица. Издержки растут и т.д.
Все процессы требуют непрерывного личного контроля руководителя,
успеть осуществить который он физически не может. В это время пора
задуматься ему об автоматизации бизнес-процессов в своей компании.
Планирование бизнеса
У любой задачи должна быть измеримая и достижимая цель:
−
снижение издержек,
−
повышение эффективности,
−
сбор информации о клиентах.
Успех внедрения ERP-системы во многом зависит от правильной
постановки бизнес-целей для конкретного проекта внедрения, которые, в
свою очередь, должны быть сформированы на основе общих целей и
стратегии
предприятия.
Наличие
бизнес-плана,
бизнес-стратегии
принципиально для внедрения ERP-системы.
Многие эксперты придерживаются мнения, что компания на малом
рынке должна планировать развитие своего бизнеса на 2 года. Столь
небольшой срок планирования, безусловно, связан с рыночной ситуацией,
где внешние условия меняются очень быстро. И это не может не накладывать
определенные ограничения на проекты по внедрению ERP-систем.
Ниже
приведены
шаги,
которые
необходимо
выполнить
при
автоматизации.
Шаг 1. Описание проблемы. Что же всё-таки волнует вас в
сложившейся ситуации? Важно просто сформулировать проблему. Как
только проблема сформулирована, становится понятна цель — чего мы
будем добиваться, решая её.
Шаг 2. Оценка возможности. В каком состоянии находится бизнес на
текущий момент? Самый распространённый случай, когда автоматизация
бизнеса не удаётся, — недофинансирование проекта. И самый важный
момент. Затраты на автоматизацию резоннее воспринимать не как расходы, а
как инвестиции. Только в этом случае наши ожидания принимают
правильное направление и мы рассчитываем на окупаемость вложений.
Шаг 3. Составление плана. Рынок информационных технологий
переменчив, технологии быстро развиваются. Однако это не означает, что в
отношении IT-модернизации не нужно ничего планировать. Обязательно
должен появиться график работ и руководитель проекта, который
контролирует его реализацию. Проштудируйте план вместе с поставщиком
IT-услуг, задайте ему все волнующие вас вопросы.
Шаг 4. Контроль. Контролируйте и будьте в курсе всего, что
происходит вокруг реализуемого проекта. Если не хватает времени и
компетенций для всестороннего управления, наймите куратора проекта из
сторонней
компании,
но
сами
всегда
оставайтесь
рядом.
Процесс
автоматизации — не такой уж и сложный; важно найти поставщика,
способного говорить с вами на одном языке. Ни одна деталь не должна
пройти мимо вас.
Шаг 5. Внедрение. Автоматизация бизнеса интересна и сложна тем, что
процесс внедрения программных продуктов охватывает не только вещи,
связанные напрямую с IT (компьютеры, сети, Интернет и т. д.). Он также
затрагивает человеческие, социальные, культурные аспекты в работе с
персоналом. Важно помнить о том, что вы реализуете задачу верхнего
уровня, а людям «снизу» не так просто взять и перестроить работу на новый
лад.
Итак,
очевидно,
что
у
малого
бизнеса
есть
потребность
в
автоматизации, что затраты на внедрение можно минимизировать, правильно
ориентируясь на рынке, и что успешная КИС окупается. Момент же
осознания необходимости автоматизации зависит от степени зрелости
конкретной компании.
Список использованных источников:
1.
Лапуста, М. Г. Малое предпринимательство. - М.: ИНФРА-М,
2.
Федеральным законом 209-ФЗ «О развитии малого и среднего
1998.
предпринимательства в Российской Федерации».
3.
Постановлению Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. N 101 «О
предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для
каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства».
4.
Титоренко, Г. А. Информационные технологии управления: учеб.
пособие для вузов / под ред. проф. Г. А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.:
ЮНИ-ТИ-ДАНА, 2006. – 439 с.