оценка стоимости работ по составлению номенклатуры дел

АРХИВНОЕ ДЕЛО
Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
ОЦЕНКА СТОИМОСТИ РАБОТ
ПО СОСТАВЛЕНИЮ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
?
Мы хотим привлечь специалиста для разработки номенклатуры дел организации. Как рассчитать стоимость работ по составлению номенклатуры дел? Каким образом учитываются все
виды работ (анализ документации, структуры; изучение видов и состава документов; работа с руководителями структурных подразделений и пр., т.е. вся огромная работа, предшествующая оформлению номенклатуры дел)?
Бюджет проекта по составлению номенклатуры дел можно оценивать по-разному.
Первый способ – использование существующих (рекомендательных!) нормативов (см. таблицу). Достоинство такого способа в том, что можно показать руководству официально опубликованные документы.
Сводная таблица нормативов,
относящихся к составлению номенклатур дел
Источник
Норма,
часы*
Содержание работ
Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными
архивами (М., ВНИИДАД,
2007)
3.3.1. Оказание методической и практической помощи организациям
в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении:
[…] 3.3.1.2.2. конкретных номенклатур дел: Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с требованиями нормативно-методических документов, уточнение полноты состава дел
и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией.
80
Нормы времени на
работы по документационному обеспечению
управленческих структур
федеральных органов
исполнительной власти
(утверждены постановлением Минтруда России
от 26.03.2002 № 23)
2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения. Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения; изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий,
функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства,
состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел; визирование руководством структурного
подразделения; контроль за правильностью формирования дел.
Исполнитель – начальник отдела, главный специалист.
423
*В расчете на 1000 позиций в номенклатуре дел.
СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 9 СЕНТЯБРЬ / 2009 43
АРХИВНОЕ ДЕЛО
Межотраслевые
укрупненные нормативы времени на работы
по документационному
обеспечению управления
(утверждены постановлением Минтруда России
от 25.11.1994 № 72)
3.1.1.1. Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения: Изучение нормативных и методических документов справочных пособий, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения,
составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем
структурных подразделений, контроль за правильностью формирования дел.
Исполнители – заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор,
делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных
машин, документовед.
825
Там же
3.1.1.2. Составление и ведение номенклатуры дел организации: Изучение
нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур
дел структурных подразделений, функций организации, особенностей делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения,
разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее
редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление
номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной
экспертной комиссии (ЦЭК) (ЭК организации), согласование с архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение номенклатуры
дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение
итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в информационно-поисковую систему и ведомственный архив по установленной форме.
Исполнители – заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор,
делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных
машин, документовед.
440
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии
и документационному
обеспечению органов
управления (утверждены
постановлением
Минтруда России
от 10.09.1993 № 52)
1.7.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения: Содержание работы: составление номенклатуры дел структурных подразделений –
изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава
и содержания документов, определение сроков хранения, составления, систематизации заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел.
Исполнитель – делопроизводственный работник.
450
(825 без
автоматизации)
Там же
1.7.2. Составление сводной номенклатуры дел организации: Содержание
работы: разработка классификационной схемы сводной номенклатуры дел
(СНД), унификация, общее редактирование текстов всех разделов номенклатуры дел структурных подразделений, составление СНД (с оглавлением, предисловием, списком сокращений, реквизитами согласования и утверждения), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной
экспертной комиссии организации, согласование с архивным учреждением,
оформление по установленной форме и утверждение СНД; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру
дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в ведомственный архив по установленной форме.
Исполнитель – управляющий делами, заведующий канцелярией.
550
(825 без
автоматизации)
Укрупненные нормы
времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих
документы по личному
составу учреждений, организаций, предприятий
(утверждены постановлением Минтруда России
от 18.12.1992 № 57)
3.6.5. Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения – первичная
разработка: Изучение нормативной, методической, справочной литературы,
составление плана работы, написание текста документа; обсуждение, доработка, согласование, оформление документа в установленном порядке.
Исполнители – заведующий архивом, старший архивист, старший методист,
методист.
400
44 СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 9 СЕНТЯБРЬ / 2009
АРХИВНОЕ ДЕЛО
Таким образом, если исходить из этих норм, то на разработку 1000 позиций номенклатуры на уровне подразделений требуется порядка 450 часов (56 рабочих дней,
около 3 месяцев), и на сведение их в единую номенклатуру дел организации – еще примерно столько же. Всего –
900 часов (112,5 рабочих дней, чуть меньше полугода).
Естественно, многое зависит от того, какую часть всей
этой работы нанятый специалист возьмет на себя: будет
ли он, например, сам описывать дела в подразделениях
(и в каком состоянии находится делопроизводство в этих
подразделениях) или же будет лишь сводить воедино номенклатуры структурных подразделений. Большое значение имеет степень знакомства специалиста со спецификой делопроизводства в конкретной организации, в т.ч.
с тонкостями в установлении сроков хранения документов.
Опыт показывает, что реальная производительность
работы хорошего специалиста обычно заметно выше,
чем по нормам, так что нормы можно рассматривать как
худший вариант.
Теперь по этим данным (с учетом ожидаемого количества позиций в номенклатуре и исходя из максимально
возможной оплаты привлекаемого специалиста) можно
оценить «сверху» фонд зарплаты. Добавив к этому разного
рода налоги, получим грубую оценку бюджета проекта.
Можно попросить соответствующие коммерческие организации прислать свои предложения по
срокам и стоимости работ и сопоставить их с собственными вычислениями – возможно, удастся уточнить свои расчеты.
Беглый анализ подобных услуг в интернете показал,
что коммерческие организации предлагают свои услуги
исходя из 60–70 руб. за позицию в номенклатуре. Объем работ, как правило, не указывается, и о нем придется
договариваться отдельно (даже о том, обязан ли нанятый
специалист ввести данные в компьютер). Здесь, мы думаем, тоже могут помочь приведенные в нормах описания
видов работ. При таких расценках специалист сторонней
организации, чтобы заработать порядка 20 тыс. в месяц, будет стремиться сделать в месяц не менее 1000 позиций, т.е. как минимум примерно в 3 раза больше, чем
предусмотрено нормами,– порой, возможно, в ущерб качеству. Поэтому, на наш взгляд, оценка бюджета проекта на основе этих расценок (плюс налоги) будет все-таки
оценкой «снизу»…
Возможен и экспериментальный подход, когда специалист первоначально привлекается для выполнения ограниченного небольшого проекта (составление номенклатуры дел в одном-двух типичных
подразделениях). По итогам такого пробного проекта можно будет достаточно точно определить стоимость
полномасштабного проекта.
Неплохой вариант – дать в помощники привлеченному специалисту своего сотрудника, который потом будет
отвечать за поддержание номенклатуры в актуальном
состоянии. В ходе работы он многому научится и даже,
в крайнем случае, сможет самостоятельно довести ее до
конца (хотя бы в том, что касается составления номенклатур дел подразделений).
Некоммерческое образовательное учреждение
«Учебный центр
документационного обеспечения управления»
(лицензия № 299268, государственная аккредитация № 0210)
при «Гильдии Управляющих Документацией»
приглашает на курсы повышения квалификации секретарей
и помощников руководитей по программе:
«Современные технологии в работе секретаря»
Лучшие курсы в столице!
7 лет безупречной репутации;
подготовка руководителей и специалистов в области
документационного обеспечения управления;
лучшие преподаватели столицы;
дневная, вечерняя и дистанционная форма обучения;
современные образовательные программы, одобренные
Департаментом образования г. Москвы;
индивидуальный подход к каждому слушателю;
свидетельство государственного образца;
cвыше 700 выпускников из всех уголков России;
после обучения большинство выпускников продвинулись
по карьерной лестнице.
«Учебный центр ДОУ» существует более семи лет и является уникальным профильным образовательным
учреждением в Москве, которое осуществляет полноценный учебный процесс по повышению профессиональной
квалификации специалистов в области управления документации, продвигает современные знания, технологии,
практический опыт ведущих организаций в области ДОУ и электронного документооборота. Занятия проводятся
ежемесячно на базе Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации.
Тел.: (495) 626-40-45, 745-20-33, 237-22-71, www.gdm.ru.
СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 9 СЕНТЯБРЬ / 2009 45