ПШ Дизайн решения

Краткое описание решение «Управление арендными отношениями» на
базе «1С 8.1 Комплексная автоматизация»
Оглавление
Описание основных процессов реализованных в системе ................................................................. 2
Блок «Учёт оборудования, техническое обслуживание и ремонты оборудования (ТОРО)» ............ 2
Учет оборудования ..................................................................................................................... 2
Ремонты оборудования............................................................................................................... 4
Настройка нормативных запасов ................................................................................................ 5
Отчеты в блоке «Техническое обслуживание и ремонт оборудования» ..................................... 6
Блок «Учёт смет» ........................................................................................................................... 7
Блок «Управление арендными площадями и договорами» ............................................................. 8
Управление арендными площадями ........................................................................................... 8
Управление договорами аренды ............................................................................................... 10
Отчеты по управлению арендой ............................................................................................... 14
Блок «Зарплата и кадровый учет» ............................................................................................... 17
Блок «Бухгалтерский и налоговый учет» ..................................................................................... 18
Блок «Казначейство» ................................................................................................................... 18
Описание основных процессов реализованных в системе
Описываемое решение было разработано в ходе одного из проектов, реализованных компанией
ФТО в 2009г. Компания-заказчик работает на рынке коммерческой недвижимости более 10 лет, в
настоящий момент в управлении находится более 20 объектов недвижимости (офисные
комплексы). В рамках решения реализованы следующие крупные функциональные блоки:
1. Учет оборудования, техническое обслуживание и ремонты оборудования (ТОРО)
2. Учет смет (для ремонта помещений)
3. Управление арендными площадями и договорами аренды (включая формирование счетов
клиентам)
Помимо специфических блоков для управления арендой также реализованы блоки:
1. Бухгалтерский и налоговый учет
2. Управление персоналом, расчет заработной платы и кадровый учёт
3. Казначейство (в т.ч. формирование план/факт отчетности по движению денежных средств)
По каждому функциональному блоку была разработана необходимая отчетность. Ниже дается
более детальное описание основных перечисленных функциональных блоков.
Отдельно следует отметить важное преимущество рассматриваемой системы перед
альтернативными вариантами – в ходе разработки была полностью сохранена возможность
применения обновлений базовой системы «1С: Комплексная автоматизация», в результате чего
сопровождение и поддержка конечных пользователей не требуют больших трудозатрат и
содержания выделенного специалиста по 1С у Заказчика. Поддержка может быть легко передана
на сопровождение аутсорсеру.
На описанное решение в ходе внедрения был подготовлен полный пакет пользовательской
документации, включающий в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, снимки экранов
при работе с реальной системой, пошаговые инструкции пользователя.
Блок «Учёт оборудования,
оборудования (ТОРО)»
техническое
обслуживание
и
ремонты
Учет оборудования
Представленная конфигурация включает доработки блока учета ОС, что позволяет вводить в
эксплуатацию новые объекты оборудования, а также снимать/выводить из эксплуатации
существующее оборудование с учетом требований управления недвижимостью. Предусмотрен учет
оборудования по видам, есть возможность вести учет оборудования в привязке к зданиям.
Решение учитывает различные особенности учета оборудования для компаний, основным видом
деятельности которых является предоставление в аренду объектов коммерческой недвижимости, в
частности разные наборы характеристик для оборудования различного типа (кондиционирование,
лифтовое хозяйство, тепловые узлы, электрическое оборудования и т.д.)
2
Рис 1. Схема ТО
НСИ
Бух. учет
Поступление
оборудования
Принятие
оборудование в
эксплуатацию
Снятие
оборудования из
эксплуатации
Управл. учет
Принятие
оборудование
в
эксплуатацию
План
выработки
Выработка
оборудования
Фотмирование
графика
ремонтов
Задание на
ремонт
Требованиенакладная
Формирование
отчета по
производственным
ремонтам
Основным справочником для процесса «Управление ремонтами» является справочник
«Оборудование». Справочник является иерархическим, что позволяет выстроить структуру
справочника следующим образом:
 Организации
 Здания
 Виды оборудования
Рис 2. Справочник «Оборудование»
При заведении нового оборудования указывается его параметры выработки.
Параметры выработки – это параметры оборудования, анализ которых позволяет определить
соответствие текущего состояния оборудования нормативам обслуживания.
Примеры основных параметров выработки:
 День работы (Лифты)
 Месяц работы (Приточные, вытяжные установки)
 Метр кубический (Счетчики водоснабжения)
 Киловатт часы (Счетчика электроснабжения)
 Гигакаллории (Счетчики теплоснабжения)
В представленном функционале предусмотрено 2 вида выработки:
 «Плановая выработка оборудования» - формируется для планируемой выработки
оборудования на следующий месяц в конце каждого месяца ;
 «Выработка оборудования» - заполняется для получения данных о фактической работе
оборудования в последний день каждого месяца
3
Рис 3. Документ «Выработка оборудования»
Ремонты оборудования
В системе введено понятие «вид ремонта», а также предусмотрены настройки «видов ремонта»,
т.е. типов проводимых мероприятий (например, плановый, внеплановый ремонт), «нормативов
обслуживания», «видов обслуживания» (т.е. отдельных регламентных процедур, необходимых для
проведения технического обслуживания и ремонта оборудования). Сущность «норматив
обслуживания» определяет периодичность проведения процедуры (через параметры выработки), а
«вид обслуживания» - необходимые для процедуры запасные части и расходные материалы
(через спецификации).
Таким образом, реализована возможность вести планирование и отражать проведение
технического обслуживания и ремонта оборудования. Планирование осуществляется исходя из
плановой либо фактической выработки оборудования, и настроенных видов ремонта. Тем самым,
по каждому виду ремонта можно вычислить плановую дату проведения в следующем периоде. Для
уменьшения объема информации, вводимой вручную, предусмотрено заполнение данных по
плановой и фактической выработке из вспомогательных объектов системы. По этому набору
данных реализована возможность формирования графиков обслуживания оборудования, контроля
план/факт по исполнению графиков ремонта, анализа фактической стоимости эксплуатации
оборудования и проведенных работ.
Планирование ремонтов в системе осуществляется с помощью функционала с названием «График
ремонта».
График ремонтов строится на период (месяц) на период.
Пример:
Формируем график ремонта на июнь 01.06. Программа смотрит на то, когда в последний раз
производился плановый ремонт, считает фактическую выработку с момента последнего ремонта(с
…. по 31.05) , прибавляет плановую выработку за июнь (с 01 по 30.06) и, если параметр
выработки превысил максимально допустимый предел, то оборудование попадает в график
планового ремонта на июнь.
4
Рис 4. Документ «График ремонтов»
По составленному графику ремонтов в функционале есть возможность сформировать «Задание
на ремонт» В данном документе представлена информация об оборудовании, для которого будет
осуществляться ремонт (вид ремонта, вид обслуживания, параметр выработки), а так же
комплектующие для ремонта.
Рис 5. Документ «Задание на ремонт»
Настройка нормативных запасов
Реализована возможность нормативных остатков. Нормативные остатки используются для
планирования потребности в материалах и запасных частях в блоке технического обслуживания и
ремонта оборудования. Введение нормативных остатков с одной стороны позволяет разумно
управлять оборотным капиталом, а с другой стороны оперативно закрывать текущие потребности
заказчиков, обеспечивая гарантированное время решения проблем.
5
Отчеты в блоке «Техническое обслуживание и ремонт оборудования»
В решении реализованы следующие специальные отчеты:
1. отчет «График ремонта на период» - отображает план ремонтов на период, запланированных
документом «График ремонтов», на выбранный период.
2. отчет «Реестр оборудования» - предназначен для вывода списка оборудования, которое
принято в эксплуатацию на текущий момент.
3. отчет «Плановая стоимость ремонтов на период» - предназначен для определения стоимости
ремонтов, по спецификациям, используемым при определении видов обслуживания
оборудования, отображенным в документе «График ремонтов» на выбранный период.
6
4. отчет «Анализ доступности ресурсов для ремонтов» - предназначен для анализа свободных
остатков материалов на складах, обеспечения нормативов наличия материалов на складах и
потребностей в материалах при производстве ремонта.
5. отчет «Отчет о произведенных ремонтах за период» - отображает информацию о ремонтах,
зарегистрированных документом «Отчет о произведенном ремонте», а также о стоимости
материалов, фактически потраченных на ремонт по РСБУ.
6. отчет «План-факт анализ производства ремонтов за период» - отображает информацию о
ремонтах, зарегистрированных документом «Отчет о произведенном ремонте», а также о
стоимости материалов, фактически потраченных на ремонт по РСБУ и планируемых ремонтах и
их плановой стоимости.
Блок «Учёт смет»
В данном блоке реализована возможность провести калькуляцию плановой и фактической
стоимости ремонтов/отделки в разрезе помещений. Функциональность может использоваться для
учета затрат на ремонты при смене арендаторов, когда возникает необходимость подготовки
помещений для нового арендатора.
В блоке реализованы:
1. Процедуры заведения новых видов работ и спецификаций к ним
2. Настройки плановых цен, цен номенклатуры и работ, которые будут применяться для ремонтов
3. Процедура заведения смет и выписки материалов на ремонт зданий
7
4. Доступны отчёты:
4.1 отчет «Отчет по требуемым материалам (для ремонтов зданий и помещений)» - отображает
информацию о требуемых материалах по сметам
4.2 отчет «Отчет по требуемым материалам (для ремонтов зданий и помещений) план/факт» отображает информацию о требуемых материалах по сметам и фактически затраченных
материалах
Блок «Управление арендными площадями и договорами»
Управление арендными площадями
Реализована возможность учета объектов недвижимости с детализацией до конкретного
помещения, в разрезе планов здания по паспорту БТИ и фактическому плану (который может не
совпадать с планом БТИ), а также их принятие и снятие с эксплуатации, и сопоставление с
объектами основных средств.
В блоке реализованы следующие функциональные возможности:
1. Заведение объектов недвижимости по плану БТИ/по фактическому плану (в разрезе этажей,
комнат – два параллельных разреза)
2. Ведение паспортов БТИ (в разрезе этажей, комнат)
3. Ведение юридической документации по объектам недвижимости (свидетельства на право
собственности, кадастровые номера, номера зарегистрированных в юстиции договоров аренды
и др.)
4. Привязка зданий к объектам ОС (оборудованию)
Рис 1 Схема последовательности операций при создании и введении в эксплуатации нового здания
8
Ввод здания в
эксплуатацию
Ввод в
эксплуатацию
этажа
Ввод в
эксплуатацию
комнат БТИ
Ввод в
эксплуатацию
комнат Факт
Создание
здания
Создание
этажа
Создание
комнат БТИ
Создание
комнат (Факт)
Привязка этажа
к зданию
Привязка комнат
БТИ к этажу
Сопоставление
комнат БТИ и (Факт)
В блоке управления арендными площадями реализована возможность ведения отдельных
справочников:





«Оборудование»
«Здания»
«Этажи»
«Комнаты (Факт)»
«Комнаты БТИ»
Справочник Комнат (БТИ, Факт) является иерархическим. С помощью иерархии можно
организовать структуру справочника, как группировки комнат по Зданиям / Этажам / Помещениям.
В текущей работе это облегчает поиск нужной комнаты и позволяет настроить отбор в отчете по
нужному зданию или этажу.
Рис 2. Справочник «Комнаты БТИ»
При вводе в эксплуатацию комнат в программе устанавливается привязка комнаты к справочникам
Здания, Этажи и Оборудование.
При необходимости получить данные о помещениях (фактических) в разрезе зданий и этажей на
определенную дату формируется отчет «Отчет о доступности фактических помещений»
9
Управление договорами аренды
Существенно расширена стандартная функциональность 1С по ведению договоров, в части
договоров аренды помещений, составления графиков платежей и контроля оплат. Для каждого
отдельного договора с арендатором предусмотрены следующие возможности:
1. Заведение новых видов событий оповещения (к ним, например, относятся события
напоминания об отправке различных писем, звонки и т.д.)
2. Заведение тарифов ЖКХ
3. Заведение пар счетчиков горячей воды
4. Заведение среднесуточной температуры за месяц
5. Заведение температурных коэффициентов
6. Связь «фактических» помещений с помещениями по плану БТИ
7. Регистрация последовательности состояний договоров аренды (при регистрации договор
отображается последовательно у всех ответственных за ввод параметров договора, т.е.
реализован workflow)
8. Задание списка пользователей, оповещаемых при наступлении различных событий по договору
9. Регистрация занятия/освобождения площадей по договору
10. Составление графиков платежей по договору
11. Составление графика платежей по коммунальным услугам по договору
12. Привязка оборудования к помещениям по договору
13. Формирование счетов арендатору по договору
14. Возможность использования двухтарифной составляющей при расчете электроэнергии (плата
за мощность и потребление)
15. Возможность назначения правил расчетов при расчете потребления ресурсов – назначение
ведущего счетчик ресурсов и подчиненных – расчет ресурсов по разности показаний
16. Возможность исключения из автоматического расчета показателей расхода отдельных видов
энергии
17. Возможность ведения нескольких ставок по договору в разрезе времени
18. Автоматический учет «спецкурсов» валют и «платежных каникул» для договоров
19. Возможность назначения договорам и автоматический учет при выставлении счетов прочих
периодических платежей
20. Возможность учета услуг, оказываемых арендатору другими подразделениям организации
Схема по оказанию услуг аренды
Формирование
сводного плана
по
коммунальным
услугам
Создание
договора
контрагента
Регистрация
договора
Ввод
информации о
фактической
выработке
Формирование
сводного плана
по арендованным
площадям
Формирование
счетов
Акт об
оказании
услуг
Формирование
сводного плана
по прочим
услугам
Для автоматического выставления пакета документов за аренду по каждому договору с
арендатором в системе предусмотрен ввод информации:
10
Рис 3. Документ «Регистрация договора»
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
дата начала действия договора;
дата окончания действия договора;
количество дней отсрочки платежа;
помещения (факт) / помещения (БТИ) - информация отображает фактические
помещение и комнату, которое сдано в аренду и по которому, в последствии, будут
выставляться счета;
ставки оплаты - ввод информации о ставке за метр арендных площадей, вид ставки
аренды (за метр, общей суммой), основная статья аренды и т.д.;
платежные каникулы - интервал времени, в котором счета не будут выставляться;
график платежей - дата, на которую будут выставляться счета по этому договору;
электрические счетчики - информация об электрических счетчиках, по которым будут
производится расчет, а так же процент потребления. В этом блоке вводится привязка
Оборудования и Комнат;
тепловая энергия - указывается вид расчета тепловой энергии (по счетчикам, единый
объем потребления, по температурным коэффициентам, по коэффициентам на
квадратный метр);
счетчики холодной воды - информация о счетчиках холодной воды, по которым будут
производится расчет, а так же процент потребления;
входные счетчики горячей воды - информация о счетчиках горячей воды, по которым
будут производится расчет, а так же процент потребления;
события по договору - здесь можно ввести события, которые будут в списке
оповещений при входе в программу, (Пример: срок окончания договора, уведомление
об изменении ставки), а так же дату, с которой начнутся оповещения;
услуги – наименование услуги и цена за услугу, ее количество и являются ли платежи
для этой услуги авансовыми.
11
Формирование счетов
В начале каждого месяца формируется сводный план. Это документ, в котором автоматически
заполняются данные по платежам на этот месяц по зарегистрированным договорам арендаторов.
Рис 4. Сводный план по коммунальным услугам
В представленном функционале существует 3 сводных плана:
1. Сводный план поступления денежных средств по арендованным площадям
В этот план попадают позиции по арендным платежам. Информация подтягивается из
договора арендатора в соответствии с введенными данными о ставках оплаты за услуги
аренды.
2. Сводный план поступления денежных средств по коммунальным услугам
Для формирования данного сводного плана необходимо занести информацию о
фактической выработке оборудования для счетчиков холодного, горячего
водоснабжения и счетчиков электроэнергии. (см. раздел ТО)
В этот план попадают позиции по коммунальным услугам. Информация подтягивается
из договора арендатора в соответствии с введенными данными о Счетчиках холодной
воды, Тепловой энергии, Входных счетчиках горячей воды
3. Сводный план поступления денежных средств по прочим услугам
В этот план попадают услуги, которые были занесены при регистрации договора.
После формирования сводных планов автоматически формируются
следующему принципу:
Счета на оплату по
 Базовая составляющая формируется авансом, т.е. первым рабочим днем после 20го
числа предшествующего месяца. (Пример: счета за май формируются 21-22
апреля).
 Переменная составляющая формируется по факту, т.е. первым рабочим днем
последующего месяца. (Пример: счета за май будут сформированы 01-02 июня)
12
 Дополнительные услуги формируются в зависимости от настроек выбранных услуг
для арендатора. Если для услуги настроен признак Авансовые платежи, то счета
будут формироваться вместе с базовой составляющей, а если нет, то вместе с
переменной составляющей.
На основании счета на оплату арендатору можно автоматически ввести документ Платежное
поручение входящее, Приходный кассовый ордер и т.д..
Рис 5. Счет на оплату покупателю
13
Отчеты по управлению арендой
В рамках блока управление арендой реализован целый ряд специальных отчетов, позволяющих
проанализировать все основные параметры:
1. отчет «Отчет о доступности фактических помещений» - отображает данные о свободных и
занятых помещениях (фактических) в разрезе зданий и этажей на определенную дату
2. отчет «Отчет о доступных площадях по плану БТИ» - отображает данные о свободных и
занятых площадях (по паспорту БТИ) в разрезе зданий и этажей на определенную дату (форма
отчета аналогична форме отчета «Отчет о доступности фактических помещений»)
3. отчет «Отчет о занятости площадей по плану БТИ арендаторами» - отображает данные о
площадях, занятых арендаторами, в разрезе зданий, этажей и контрагентов на определенную
дату
4. «Отчет о занятости помещений (фактических) арендаторами» - отображает данные о
помещениях (фактических) занятых арендаторами в разрезе зданий, этажей и контрагентов на
определенную дату (форма отчета аналогична форме отчета «Отчет о занятости площадей по
плану БТИ арендаторами»)
5. отчет «Реестр зарегистрированных договоров аренды» - позволяет получить список
зарегистрированных договоров аренды на определенный день в разрезе контрагентов и
договоров
14
6. отчет «Планируемые поступления денежных средств» - отображает данные о запланированных
платежах от арендаторов по данным графиков платежей из договоров аренды
7. отчет «Платежный календарь» - позволяет получить платежный календарь в соответствии с
графиками платежей по договорам аренды
15
8. отчет «Отчет о пени арендаторам» - позволяет получить данные о пени, которые должны быть
начислены арендатору
9. отчет «Ведомость по взаиморасчетам (по счетам)» - позволяет получить данные об оплате тех
или иных счетов, выставленных контрагентам, вне зависимости от наличия финансовых
движений по выставленному счету
10. отчет «Отчет по начислениям за коммунальные услуги» - позволяет получить данные об
объеме оказанных коммунальных услуг и их стоимости по контрагентам
16
11. отчет «Карточка арендатора» - позволяет получить сводные данные об арендаторе
Блок «Зарплата и кадровый учет»
В части кадрового учета и расчета заработной платы решение базируется в основном на
стандартной функциональности системы «1С: Комплексная автоматизация». В блоке кадрового
учета система позволяет:
 Настроить штатное расписание (далее ШР) – в ШР можно указывать как диапазон
тарифных ставок (минимальную и максимальную ставку по штатной единице), так и
единую тарифную ставку. Тарифные ставки могут быть месячными, дневными и часовыми,
а также могут быть указаны в произвольной валюте. Для каждой штатной единицы можно
назначить произвольное количество надбавок, которые могут быть выражены как в
процентах к тарифной ставке по штатной единице, так и в фиксированных суммах,
установленных за полностью отработанный месяц.
 Справочник Физические лица справочник содержит сведения как о сотрудниках
организации, так и других физических лицах, имеющих отношение к организации
(например, кандидатах, прошедших собеседование, но еще не зачисленных в штат и т.п.)
 Оформить прием сотрудников в организацию/кадровое перемещение/отпуск/увольнение
 Получать кадровые отчеты:
o Личная карточка, унифицированная форма №Т-2
o Средняя численность работников по организации
o Движение работников организации
o Статистика кадров
o Списки работников
В блоке учета отработанного времени решение позволяет:
 Настроить графики работы и смен сотрудников
 Вести учет отработанного времени и формирование печатной формы «Табель учета
рабочего времени» (форма Т–13)
В части начислений и удержаний конфигурация позволяет:
 Выполнять расчет и начисление заработной платы по основному виду начисления (окладу,
тарифной ставке и т.д.) за фактически отработанное время и надбавок зависящих от
расчета основных видов начисления (надбавка за вредность, районный коэффициент,
доплата за ночные часы, премия и т.д.)
 Делать полный расчет НДФЛ за месяц
 Начислять премии/отпуска/начисления за счет ФСС/начисления по больничному листу/
отпуска по уходу за ребенком/оплаты по среднему заработку/
 Выполнять расчет при увольнении
 Выполнять начисления за праздничные и выходные дни
 Оплачивать сверхурочные часы
 Начислять удержания по исполнительному листу
17


Учитывать выдачу займов работникам
Рассчитывать налоги с фонда оплаты труда (НДФЛ, ЕСН, НС)
В рамках стандартной функциональности также доступно большое количество стандартных
отчетов, покрывающие основные требования сотрудников кадровой службы и бухгалтерии.
Блок «Бухгалтерский и налоговый учет»
В основном базируется на стандартной функциональности «1С: Комплексная автоматизация».
Краткие перечень функциональности:
 Отражение операций с наличными денежными средствами - позволяет отражать расчеты
наличными денежными средствами с контрагентами по различным видам договоров, в т.ч.
по договорам займа, с сотрудниками по заработной плате, займам. Осуществляются
расчеты с подотчетными лицами.
 Отражение операций с безналичными денежными средствами - Представленная
конфигурация позволяет отражать расчеты отражать безналичными денежными
средствами с контрагентами по различным видам договоров, в т.ч. по договорам кредита и
займа. Осуществляются расчеты с сотрудниками по заработной плате, перевод денежных
средств с одного счета организации на другой и т.д.
 Возможность автоматического обмена данными с внешними системами Интернет-Банк и
Клиент-Банк.
 Отражение операций с иностранной валютой
 Взаиморасчеты с подотчетными лицами
 Отражение операций по взаиморасчетам с контрагентами, отражение операций по займам
и кредитам (с контрагентами, работниками организации), операции по приобретению
товаров, работ, услуг, ОС, объектов строительства, отражение операций по реализации
товаров, работ, услуг.
 Операции по движению товарно-материальных ценностей (перемещение, инвентаризация,
списание на рекламу, списание ОХР, списание на прочие нужды)
 Отражение операций по учету оборудования, ОС, объектов строительства (ввод в
эксплуатацию, начисление амортизации, модернизация, реконструкция, капитальный
ремонт, списание, реализация)
 Отражение операций расходам будущих периодов
 Операции по расчету налога на добавленную стоимость (НДС) (книга покупок, книга
продаж, декларация по НДС)
 Переоценка валютных средств
 Нормирование расходов на рекламу согласно п. 4 статьи 264 НК РФ
 Нормирование представительских расходов согласно п.3 статьи 264 НК РФ
 Определение финансового результаты и расчет по налогу на прибыль
Блок «Казначейство»
Модуль является законченным решением по управлению бюджетом движения денежных средств
для небольших и средних компаний (по количеству пользователей). Казначейство позволяет
полностью формализовать процедуру управления движением денежных средств. В блоке
реализованы следующие функциональные возможности:
 Прогнозное планирование - осуществляется путем составления единого плана поступления
и расходования денежных средств (бюджета), который непосредственно вводится в
систему. По итогам введенного плана может быть сформирован отчет «План движения
денежных средств», который отображает итоговый бюджет, сформированный на основании
данных в единый план поступления и расходования денежных средств
 Процесс согласования текущих платежей – в системе настраивается перечень инициаторов
и согласующих лиц, уполномоченных инициировать и принимать решения касательно
текущих платежей, а также процедура согласования (workflow). В ходе процедуры
согласования инициаторы платежей формируют заявки на платеж, которые утверждаются
согласующими лицами (которые могут иметь полномочия разного уровня – например,
согласовывать сверхбюджетные заявки). Процесс завершается формированием платежного
реестра и передачей его на исполнение в бухгалтерию.
18

Исполнение бюджета движения денежных средств - контролируется с помощью отчета
«Отчет исполнения бюджета движения денежных средств». В данный отчет выводятся
плановый и фактические показатели, выводятся отклонения (План-Факт) в любой
детализации вплоть до отдельной заявки на платеж. Отчет может быть сформирован за
любой период и на любой момент времени внутри месяца.
19