16 лекция Деловая переписка

На составление служебных документов и работу с
ними тратится от 30 до 70% рабочего времени.
В деловых отношениях существуют строгие
требования к составлению служебных документов
и ведению деловой переписки.
Главная трудность в составлении документов формализованность, требующая лаконичности,
четкости, односложности языка.
Максимум информации при минимуме слов непреложное правило их составления.
инструктивно-распорядительные (инструкции,
решения, приказы, распоряжения);
справочные (сводки, акты, протоколы,
ведомости);
оперативные (служебные письма, записки,
телефонограммы и т.п.);
организационные (уставы, положения,
инструкции).
Правила оформления приказа
Приказ должен быть точным, ясным и
соответствовать закону.
Его содержание выносится в заголовок.
Содержание приказа излагается кратко в
повелительной форме.
Приказ должен иметь:
вводную (констатирующую) часть;
распорядительную часть;
в последнем пункте указывается должностное
лицо, на которое
возлагается контроль за исполнением приказа.
Толково и грамотно составленное письмо служит
одним из действенных средств достижения
делового успеха.
Функции деловых писем:
обеспечивают связь между деловыми
партнерами;
сохраняют информацию об этой связи
четкое представление о сути и форме сообщения;
письмо должно быть простым, конкретным,
логичным, без двусмысленности;
письмо составляется только по одному вопросу;
разбивается на абзацы, в которых затрагивается один
аспект вопроса;
письмо должно быть убедительным, с достаточной
аргументацией;
письмо пишется в нейтральном тоне;
объем письма не должен превышать двух страниц;
в письме не должно быть орфографических,
стилистических и синтаксических ошибок.
Восприятие письма зависит не только от
содержания, но и от конверта, бланка фирмы.
Деловые письма пишутся на специальных бланках,
соответствующих стандартам, и имеют
установленный набор реквизитов, расположенных
в определенном порядке.
Наименование организации
Почтовый и телеграфный адрес
Номер телефона и телефакса
Расчетный счет в банк
та
Ссылка на индекс и дату входящего документа
Текст
Отметка о приложении
Подпись
Ф.И.О. и телефон исполнителя
Наименование и
адрес получателя
При направлении письма должностному лицу
Московский завод по производству
железобетонных изделий
Директору Михееву И.С.
При направлении письма частному лицу
128090 Москва
Шереметьевская 29 кв. 15
Петрову В.А.
При направлении письма нескольким лицам
Савельеву Д.И.
Токареву A.M.
При направлении письма лицу, имеющему
звание
Кандидату технических наук,
доценту Квочкину Ф.Д.
Полковнику Ильину К.В.
Заголовок помещается перед текстом письма слева
и содержит одну фразу, начинающуюся с «О» и
«Об», выражающую основную мысль, и кавычками
не выделяется.
Официальные письма обладают правовой
значимостью, поэтому должны удовлетворять
определенным требованиям.
Обычно письмо состоит из двух частей.
В первой излагаются факты и события, которые
вызвали необходимость написания данного
письма,
во второй - конкретные просьбы, предложения,
решения, рекомендации и т.п.
Отметка о приложении проставляется в левом
нижнем углу письма. Справа приводится перечень
прилагаемых документов с указанием количества
экземпляров и листов.
Приложение. 1. ………
на 10 листах в 1 экз.
2. ……..
на 3 листах в 1 экз.
Если название приложения приводится в тексте
письма, то в отметке указывается лишь количество
экземпляров и листов.
Приложение: на 5 листах в 3 экз.
Директор АО
(подпись) И.П.Карпов
При необходимости поставить две подписи, они
располагаются в последовательности, соответствующей
занимаемым должностям:
Директор фирмы
(подпись)
А.И.Петренко
Главный бухгалтер (подпись) С.Е.Савинов
Если письмо подписывается несколькими должностными
лицами, равными по должности, то подписи располагаются на
одном уровне:
Директор фирмы «Феникс»
(подпись) М.С.Кулик
Директор ЗАО «Селена»
(подпись) Я.Л.Иванов
Последний реквизит делового письма - отметка от
исполнителя.
Эта отметка включает Ф.И.О. составителя и его
служебный телефон и помещается на лицевой или
оборотной стороне письма слева в нижнем углу.
Викторова Л.Н.
1051710
Письма-просьбы по форме напоминают
заявление. Такие письма требуют особой
вежливости и деликатности, т.к. они связаны с
заинтересованностью автора в исполнении
просьбы.
Сопроводительные письма содержат
дополнительные разъяснения к прилагаемым
документам.
Письма-подтверждения сообщают о получении
документов и материалов. Отправлять их нужно
своевременно, не дожидаясь письма-напоминания.
Письмо-напоминание направляют, когда не
удается получить ответ. Оно состоит из двух
частей: напоминание о необходимости выполнить
определенные обязательства или требования и
мерах, которые будут приняты в случае их
невыполнения.
Письмо-извещение что-либо сообщает или
утверждает и обычно является ответом на запрос и
начинается со слов «сообщаем», «извещаем»,
«доводим до Вашего сведения».
Циркулярные письма доставляют одну и ту же
информацию в несколько адресов.
Гарантийные письма подтверждают
определенные обещания или условия
деятельности.
Немало места в деловой переписке занимают
письма-запросы и ответы на них. Письма-запросы
пишутся, если невозможно лично или по телефону
решить какой-либо вопрос. Они состоят из двух
частей: суть вопроса и запрос, на который
ожидается ответ.
Деловой этикет требует ответа на запросы в
минимальные сроки. В ответе необходимо
отразить все пункты запроса. Порядок ответа
должен быть аналогичен порядку вопросов в
запросе, хотя и допускается иное изложение
ответов.
Рекламация направляется в случае не
выполнения обязательства. Она содержит
претензии и требование возмещения убытков в
виде рекламации.
Рекламация предъявляется в письменной форме
заказным письмом. Если претензии принимаются,
ответ на рекламацию должен быть направлен в
письменной форме заказным письмом или по
факсу, а при отказе - в форме заказного письма с
приложением всех документов, обосновывающих
отказ.
О факте получения делового письма свидетельствует
входящий номер (ставится в верхнем левом углу), о факте
ознакомления - резолюция руководителя, число и подпись.
Резолюции являются распоряжениями, содержащими
предписывающие действия. Она ставится под углом в левой
части письма.
Резолюции могут быть общими и конкретными.
Общие указания выражаются словами «К руководству», «К
исполнению», «К сведению».
Конкретные указания формулируются в повелительном
наклонении или неопределенной форме глагола и
адресуются подчиненным лицам.
Формализованность документов.
Лаконичность, точность формулировок,
однозначность смыслового содержания служебных
документов.
Достоверность, доказательность, объективность,
убедительность.
Нейтральный тон, но стиль доброжелателен,
вежлив.
Избегать двух крайностей: резкости, неуважения
к адресату и чрезмерной вежливости.
Наличие своеобразного «церемониала», т.е.
правила составления, подписывания, прохождения
и реализации документов.
Аккуратное оформление документа, без ошибок и
описок.
Правильное построение текста, разделение на
абзацы, что способствует облегченному
восприятию текста.
нумерация страниц в многостраничных документах, кроме
первой (посредине верхнего поля на h= 10-15 мм от верхнего
края);
текст печатают через 1,5 интервала, документы мелкого
формата - через 1 интервал. Если документ
предполагается издать типографическим способом - через 2
интервала;
реквизиты (наименование организации, адрес и т.д.)
печатают через 1 интервал, промежутки между составными
частями реквизитов - 1,5-2 межстрочного интервала. Реквизиты
отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
название вида документа пишется прописными
буквами;
расшифровка подписи - на уровне последней
строки наименования должности. Если в конце
несколько подписей, то они расположены одна под
другой, через 2-4 межстрочных интервала;
дата записывается любым способом (20.05.11;
20 05 11 или 20.05.2011). После цифр,
обозначающих год, точка не ставится;
При использовании цифр в тексте :
159000 записывают 159 тыс.;
однозначное число пишется словом, а не цифрой.
При наличии единицы измерения, то она тоже
пишется полностью;
многозначные обозначаются цифрами, но если
оно стоит в начале предложения, то обозначают
словами;
если документ должен быть утвержден, то
гриф «Утверждаю» располагают в верхнем правом
углу:
УТВЕРЖДАЮ
Директор коммерческого
Центра «Успех»
(подпись) М.А.Фогт
20.03.11
если утверждение документа осуществлено
постановлением, то
гриф утверждения следующий:
УТВЕРЖДЕНО
(название документа в творительном падеже)
№_______ от __________
при необходимости согласования используется
гриф «согласовано», который ставится ниже
реквизита «подпись», или оформляется отдельный
лист согласования:
СОГЛАСОВАНО
Министр образования и науки РФ
______________ А.А. Фурсенко
17 июня 2011 года
при заверении копий документов внизу
документа ставится следующее:
Верно
17.06.11
Инспектор ____________ К.Л.Виноградова
деловое письмо зарубежному партнеру составляется
на языке адресата или на одном из наиболее
распространенных в стране адресата иностранном
языке.