Причины и выгоды использования электронного

Причины и выгоды использования электронного документооборота (EDI).
Технология EDI является решением проблем, связанных с документооборотом. Применение
автоматических процедур значительно повышает скорость и точность обработки и передачи
документов и предоставляет возможность значительно экономить на документообороте.
Продемонстрируем экономическую эффективность для розничной сети на примере использования
отдельных электронных документов:
Документ ORDERS (Заказ)
Сотруднику для формирования заказа в среднем требуется 20 минут (набор, отправка по
факсу/емейлу, подтверждение получения), используя электронный аналог заказа (ORDERS),
сотрудник может сформировать его за 5 минут, экономя 15 минут рабочего времени с каждого заказа.
Поставщик, обрабатывающий 10 000 заказов в месяц, используя EDI, будет экономить 2500
(10 000*15/60) часов рабочего времени.
Подсчитаем стоимость часа работы сотрудника, который занимается формированием заказов:
Средняя ставка менеджера - 25 000 руб./месяц
Налог на з/п – 30% от ставки
Затраты на расходные материалы (оргтехника, факсимильная связь) – 3 000 руб./месяц (на каждого
сотрудника)
Организация рабочего места, аренда помещения – 2 000 руб./месяц (на каждого сотрудника)
Итого час сотрудника при 8-ми часовом рабочем дне обходится компании в 223 рубля .
Таким образом, поставщик экономит 557 500 рублей в месяц (2500 раб.час. * 223 руб.) от внедрения
одного документа ORDERS (Заказ).
Другие преимущества от внедрения документа ORDERS:
•Гарантия, что заказ розничной сети (переданный в документе ORDERS) будет получен
поставщиком.
•На платформе у провайдера фиксируется дата и время отправки и получения документа
(заказа).
•Быстрое урегулирование разногласий - EDI-провайдер может официально подтвердить
факт получения заказа поставщиком и предоставить электронную копию документа, что
может использоваться как доказательная база при урегулировании споров между
партнёрами (Копии всех документов в течении 3-х лет хранятся на сервере EDI-провайдера).
•Возможность контролировать статус заказа (отправлен, прочитан, не прочитан).
•Минимизация ошибок в документообороте, что не только экономит значительное
количество времени на их исправление, но и предотвращает от срыва поставок и
разногласий между партнёрами.
Документ ORDRSP (Подтверждение заказа)
Получив документ ORDRSP поставщик подтверждает или не подтверждает поставку той или иной
продукции или позиций товара. Сеть, имея эту информацию, может заказать товар-аналог либо
разместить заказ у другого поставщика.
В документе ORDRSP поставщик может уведомить заказчика об отсутствии определённого товара,
избегая срыва поставок у розничной сети и сохраняя лояльные партнёрские отношения.
А так же, для поставщика преимущества заключается в решении спорных вопрос по выставлению
штрафов.
Документ DESADV (Уведомление об отгрузке)
Документ DESADV позволит приёмщику не тратить время на занесение позиций прибывшего товара
в накладную. Ещё до прибытия машины приёмщик получает список отправленных товаров в
документе DESADV, и ему достаточно только сверить фактически прибывший товар с имеющимся у
него списком. Если в среднем товар принимается за 40 минут, то с документом DESADV это время
сокращается до 15 минут. Сокращается очередь на рампе, товар принимается в 2,5 раза быстрее.
Это позволяет существенно экономить на логистике и ускорить обработку грузов в торговых
комплексах и распределительных центрах (РЦ).
Другие преимущества от внедрения документа DESADV:
•Используя DESADV сеть будет иметь актуальную информацию о фактической отгрузке
товара со склада поставщика, и в случае недостаточного количества может сделать заказ
у другого поставщика, избегая срыва поставки.
•Возможность заранее подготовить складские мощности под приём описанного
отправленного товара (описывается в DESADV).
В России DESADV успешно применяется в таких компаниях как «X5», «Metro», «Billa» и др.
Документ RECADV (Уведомление о приёме)
В документе RECADV розничная сеть отправляет поставщику информацию о фактически принятом
товаре, на основании которой поставщик выставляет счёт.
Получив RECADV, поставщик ещё до возврата машины может корректно выставить счёт в
соответствии с фактически принятым розничной сетью товаром.
Бухгалтерам достаточно будет проверить, совпадают ли позиции счёта с позициями в документе
RECADV, что в 3-4 раза сокращает время на обработку счетов.
По данным исследования ECR-Rus при внедрении технологии EDI показатели экономичности
составляют:
•на 70% сокращается потребность в задействованном персонале
•на 80% сокращаются затраты на расходные материалы
Документ INVOIC (Счёт-фактура)
Внедрение документа INVOIC позволит бухгалтеру не проверять каждую позицию счёта, будет
достаточно только сверить итоговую сумму с данными в учётной системе предприятия, в результате
тратя вместо 3-4х минут на проверку всего 1 минуту.
Если на проверку 100 счетов бухгалтер вынужден тратить около 6 часов, то, используя EDI, такое же
количество счетов можно проверить за полтора часа, что, в итоге, на 75% уменьшает время,
необходимое для проверки документов, избавляя персонал от необходимости часами проверять
бумажные горы документов.
С 24 января 2012 года вступил в силу закон «О формах и правилах заполнения, ведения документов,
применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», который предоставил правовую
основу электронным счетам фактурам, избавляя от необходимости использовать бумажный аналог.
Иными словами внедрение EDI позволяет минимизировать
документооборотом, до 7-10% от общей стоимости сделки.
расходы,
связанные
с