СОЗДАНИЕ ЭФФЕКТИВНОЙ КОМАНДЫ

СОЗДАНИЕ ЭФФЕКТИВНОЙ КОМАНДЫ
Существует намеренно небольшой свод правил, регулирующих работу команды
Enactus. Такая гибкость позволяет каждой команде создавать организационную
структуру и выстраивать свои проекты так, чтобы наилучшим образом соответствовать
потребностям членов команды, факультета и администрации своего университета, а
также сообщества, для которого они работают. Каждая команда определяет политику и
методы работы на свое усмотрение, за исключением случаев, когда это идет вразрез с
предусмотренным в данном руководстве. Такая свобода часто приводит к вопросу:
«Как лучше всего работать нашей команде?» Существует много правильных ответов на
этот вопрос. Команды добились успеха, сочетая различные модели. Это руководство –
попытка собрать лучшие рекомендации и стратегии для развития Enactus в вашем
университете. Пожалуйста, примите во внимание, что собранные в данном
руководстве идеи представляют собой скорее рекомендации, чем правила. Каждая
команда Enactus может использовать только те из них, которые считает
необходимыми.
Ключевые идеи
Enactus с гордостью представляет набор инструментов Best Practice Guides, которые
содержат практические советы и рекомендации о том, как добиться максимального
результата в наиболее важных сферах развития команды и проектов. Ниже представлены
некоторые примеры доступных на текущий момент публикаций. Пожалуйста, свяжитесь с
вашим Президентом или Программ-менеджером Enactus для получения дополнительной
информации.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
BPG Совет бизнес-консультантов
BPG Поддержка вуза
BPG Лидерство
BPG Связи с общественностью (СМИ)
BPG Толкование критерия для начинающих
BPG Профессиональное развитие
BPG Студент-лидер
BPG Набор студентов в команду
BPG Управление финансами команды и привлечение средств
BPG Успешность команды
BPG Работа с выпускниками
Наличие данных руководств и других ресурсов может периодически изменяться в
течение сезона Enactus.
РАЗРАБОТКА МИССИИ, ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ
Фонд некоммерческого управления Drucker дает такое определение понятию «миссия»:
«Почему вы делаете то, что делаете; причина, по которой существует ваша организация;
ее цель».
Принимая во внимание гибкость действий, предоставленную каждому университету при
внедрении программы Enactus, разработка миссии - это важный шаг, который следует
учитывать новым командам. Для опытных команд – это возможность стимулировать свою
работу и изменить ее направление. Миссия
- это не слоган! Правильно
сформулированная вами миссия отражает перспективы для принятия важных решений,
касающихся, к примеру, того, какие проекты нужно разрабатывать, какую целевую
аудиторию выбрать, каких результатов вы стремитесь достигнуть в ходе реализации
проектов, кого из членов сообщества нужно привлечь в проекты в качестве партнеров.
Разработка миссии вашей команды – это первый шаг к созданию ее индивидуальности.
Она должна стать главным средством, с помощью которого вы доносите цель команды и
пробуждаете заинтересованность у всех участников проекта.
Учитывая уникальные особенности вашего университета или колледжа, постарайтесь
создать миссию команды в соответствии с главными ценностями и миссией вашего
университета.
Цель Enactus
Прогресс через предпринимательство
Примеры миссии команды
Научить окружающих улучшать свою жизнь, используя предпринимательские действия.
Реализовать проекты, которые вооружают людей бизнес- и предпринимательскими
навыками и умениями, позволяющими обеспечить более качественные и устойчивые
источники жизни.
Улучшить жизнь людей через предпринимательские действия, вооружая их знаниями,
умениями, навыками для получения более устойчивых источников жизни.
Ключевые идеи
- Изучите примеры миссий успешных организаций со всего мира
- Работайте в глобальных масштабах Enactus и в рамках своего университета
- Используйте простой язык
- Подберите формулировку, которая четко объясняет, для чего существует ваша команда
- Обращайтесь к вашей миссии, принимая решения по проектам
ПРИВЛЕЧЕНИЕ СТУДЕНТОВ И СТРУКТУРА КОМАНДЫ
Enactus – это сообщество людей, посвятивших себя тому, чтобы сделать своим делом
человеческий прогресс. Увеличение числа студентов в команде Enactus всегда влечет за
собой большее количество положительных трансформаций и изменений в жизни.
Участие в Enactus не ограничивается студентами, получающими бизнес-образование.
Попытайтесь привлечь участников с других факультетов. Они привнесут свежий взгляд и
ценные навыки в вашу команду.
Университет – это динамическая среда. Каждый год выпускаются опытные студенты
Enactus, в то время как другие только начинают свой путь к получению высшего
образования. Этот непрерывный оборот предполагает, что поиск новых членов команды –
это ваша постоянная обязанность, которая требует много внимания. Стратегия вашей
команды должна предусматривать действия по привлечению новых студентов в течение
всего сезона Enactus.
Чтобы помочь вам в расширении команды, штаб-квартира Enactus Worldwide запустила
глобальную кампанию, которую вы можете реализовать в своем вузе. Зайдите на
Enactus.org/seeopportunity/take-action/on-your-campus, чтобы узнать больше о кампании и
загрузить материалы и инструменты для привлечения студентов.
СОЗДАНИЕ УСТОЙЧИВОЙ КОМАНДЫ И ПЛАНА РАБОТЫ
Администрация
вуза (ректор,
проректор,
деканы
факультетов, зав.
Кафедрами)
Кураторсоветник,
назначенный
администрацией
вуза
Центр занятости
студентов или
соответствующий
отдел
Исполнительный
совет или
Исполнительный
комитет команды
Вице-президент
проектов
Президент /
Генеральный
директор /
Капитан
команды
Совет бизнесконсультантов
Отдел
студенческого
развития или
отдел по делам
студентов
Выпускники
коамнды
Вицепрезидент по
вопросам
маркетинга
Вице-президент
управления и
финансов
Руководитель
проекта 1
Руководитель
проекта 2
Управляющий
финансами
Фандрайзеры
Руководитель
проекта 3
Руководители
других
проектов (при
наличии)
Менеджер по
устойчивости и
организационно
му развитию
Секретарь
Связи с
общественность
(PR-менеджер)
Вицепрезидент по
привлечению
(рекрутингу)
Координатор по
презентации и
годовому отчету
Это лишь возможный образец структуры команды с различными ролями и идеями.
Каждая команда должна организовать внутреннюю структуру так, чтобы она эффективно
работала. Поддержка университета выражается в руководстве, наставничестве,
мотивации и содействии полноценному и успешному функционированию программы и
команды Enactus.
ПОДДЕРЖКА УНИВЕРСИТЕТА
Наличие поддержки от администрации вашего университета крайне важно для успеха
команды Enactus. Администрация контролирует ресурсы в университете и определяет,
как они будут распределены. Поддержка со стороны университета и его администрации
может увеличить вероятность получения командой необходимого финансирования.
Помните, что финансирование – это не единственный вид поддержки, которую может
оказать университет. Есть много возможностей поддержать команду Enactus,
предоставляя такие ресурсы, как:
• Личное время
• Печать и материальные ресурсы
• Доступ к сообществам университета
• Финансирование проектов, поездок и/или деятельности команды
• Офис для команды
• Кураторы-советники в лице сотрудников университета
• Зачеты учебных курсов
Помните, что в любом университете ресурсы ограничены. Не думайте, что все из
вышеперечисленного, ваш университет готов предоставить команде. Единственный
способ узнать наверняка – спросить.
Получение поддержки
Легче всего получить поддержку университета, выстраивая личные отношения с
администрацией. Важно определить влиятельных людей в вашем университете, которые
способны предоставить ресурсы вашей команде.
Разработать индивидуальный подход к каждому члену администрации крайне важно для
получения поддержки. Во-первых, узнайте, что ваша команда Enactus может сделать для
университета и администрации. Преподнесите свою команду как решение проблем, с
которыми они сталкиваются, и четко обозначьте, какие в этом есть преимущества.
Определите текущие или будущие действия вашей команды, которые соответствуют
целям администрации.
Будьте дальновидными в развитии отношений, добиваясь активного вовлечения
администрации в свою работу. Например, попросите членов администрации:
• Присоединиться к вашему совету бизнес-консультантов
• Посещать собрания команды
• Участвовать в проектах
• Критически оценить презентацию команды перед выступлением на конкурсах
• Посещать официальные события Enactus, такие как тренинги для команды,
конференции и соревнования
Члены администрации, которые активно вовлечены в работу вашей команды, более
четко будут видеть выгоду, которую команда приносит учебному заведению.
Напоминание: обязательным условием для всех участвующих в конкурсах команд
является представление годового отчета только после ознакомления с ними ректора
университета, с его подписью на Project Verification Form, что является подтверждением
и одобрением работы программы в вашем университете.
Ключевые идеи
• Определите, какую пользу команда Enactus может принести университету и
администрации
• Четко обозначьте преимущества этой идеи
• Информируйте администрацию обо всем, что важно для них
• Приглашайте администрацию на собрания команды, проекты и мероприятия
• Помните, что представитель администрации должен подписывать Project
Verification Form
• Используйте рекомендации по получению поддержки университета в Best Practice
Guide
ФИНАНСИРОВАНИЕ
Одна из особенностей Enactus, отличающая эту организацию от многих других,
заключается в том, что Enactus не устанавливает для студентов или команд вступительных
взносов за участие в программе. Однако, очень вероятно, что в течение года у вашей
команды возникнет потребность в поиске источников финансирования для достижения
своих целей. Так как большинство команд независимы, необходимость привлечения
средств часто ложится на плечи членов команды. Решение вести предпринимательскую
деятельность или просить спонсорскую помощь должно быть продиктовано
потребностью финансировать проекты команды и покрыть связанные с этим расходы.
Чтобы помочь вам с привлечением средств, мы разработали несколько подходов:
1. Университет
• Большинство государственных студенческих ассоциаций имеют средства, которые
предоставляет студенческим группам на реализацию проектов или на поездки.
Используйте эту возможность, когда регистрируете свою команду как
официальную организацию в вашем университете. Имейте в виду, что лучше
заранее подавать эти запросы в начале учебного года, поскольку бюджет
ограничен.
• Обсудите со своим деканом, заведующим кафедрой или ректором возможность
получать стартовый капитал в начале каждого года. Этот подход часто укрепляется
за счет эффективного использования СМИ (следующий раздел руководства),
поскольку это является доказательством того, что команда оказывает
положительное влияние на общество.
Общественные организации/фонды
• Чтобы получить доступ к таким организациям, начните спрашивать в вашем
университете, какие сотрудники, преподаватели и/или члены администрации
являются участниками различных общественных организаций. Они могут взять вас
в качестве гостей на свои встречи и помочь найти варианты финансирования.
• Есть бесчисленное количество фондов, которые предлагают варианты
финансирования. Почти у каждой корпорации есть свой собственный фонд,
занимающийся благотворительностью. Хотя может быть трудно получить
финансирование от крупной корпорации, компании или организации в пределах вашего
сообщества, такие как местный банк, могут стать реальными источниками грантов.
• Если вы решите выбрать гранты как источник финансирования, важно понимать, что
это часто медленный процесс, и вы должны быть настойчивыми в достижении этой цели.
Поиск финансирования одновременно в различных фондах повышает шансы получения
одного или более грантов. Наиболее эффективным для вашей команды является
разработка проекта с определенными измеримыми результатами, которые вы
представите для получения гранта. Не бойтесь использовать одну идею в качестве
образца, который вы подаете во многие фонды в надежде, что кто-то откликнется.
• Финансирование от фонда – это зачастую одноразовый источник поддержки, многие
фонды не оказывают ежегодной помощи. Поэтому, если вы хотите получить
многолетнюю поддержку, важно представить проект, который рассчитан на несколько
лет с ежегодными измеримыми результатами, которые выливаются в конечный
положительный эффект в течение долгого времени. Например, если это работа с
группой студентов, то проект начинается, когда они первокурсники и продолжается
вплоть до окончания ими университета. Если проект связан с группой людей,
получающих государственную поддержку, то он должен пройти все стадии до
достижения целевой аудиторией финансовой независимости благодаря получению
работы, планированию своего бюджета и, в конечном счете, планированию их
будущего.
3. Предпринимательские действия
• Студенты и сотрудники вашего университета – это прямая клиентская база
для небольших предпринимательских операций, таких как аренда торговых
автоматов, открытие маленького кафетерия, магазина, или продажа какихлибо товаров во время спортивных или других общественных мероприятий.
Убедитесь, что ваша команда получила одобрение администрации до
открытия торговой точки.
•
Часто университет в зависимости от его размера может подписать эксклюзивные
договоры с некоторыми компаниями (например, с компанией, которая управляет
вашим кафетерием). В этом случае ваша команда могла бы рассмотреть вариант
партнерства с руководителем производства, согласно которому, он передает свой
бизнес в управление команды, а вы соглашаетесь закупать товары через него.
3. Партнеры проекта/Специальные конкурсы
Обратитесь за информацией о доступных возможностях в национальную штаб-квартиру
Enactus.
СМИ
Ежегодно истории команд Enactus попадают в тысячи местных, региональных и
национальных изданий. Работа с местными СМИ – отличный способ добиться признания
и увеличить поддержку вашей команды. Ниже вы найдете несколько советов о том, как
освещать свою работу в СМИ:
•
Изучите местную прессу. Узнайте, какие именно каналы, радиостанции и газеты
освещают события в вашем сообществе. Обратите особое внимание на тех репортеров,
которые более вероятно будут рассказывать о деятельности вашей команды.
•
Важно использовать актуальную контактную базу. Выделите время для встреч с
представителями местных СМИ, представьте свою команду и обменяйтесь с ними
контактами. Удостоверьтесь, что получили от каждого издания контакты интересующих
вас репортеров (которых вы наметили в первом шаге) и менеджеров этих СМИ.
•
Как и любая другая сфера, СМИ требует тщательного подхода в развитии
отношений. Стоит лично познакомиться с местными журналистами и связываться с ними в
течение года, чтобы рассказывать о своих идеях.
•
Всегда, когда есть
предоставленный Enactus.
необходимость,
используйте
образец
пресс-релиза,
•
Советуйтесь и просите помощи в работе со СМИ у отдела по связям с
общественностью вашего университета.
• Перед отправкой пресс-релиза свяжитесь с интересующими вас редакциями и
узнайте, в какой форме они предпочитают его получить (по почте, факсу, e-mail, и пр.)
•
Ваш первый пресс-релиз по проекту должен быть отправлен приблизительно за 2
недели до события.
• Отправьте напоминание за пару дней до мероприятия или проекта. Напоминание
представляет собой краткий обзор предстоящего мероприятия.
•
•
За день до мероприятия сделайте финальный звонок менеджеру.
Большинство газет и радиостанций делят календарь событий на информационные
разделы. Пришлите им краткое описание предстоящего мероприятия, чтобы вас могли
включить в нужную информационную секцию.
• В каждом издании проверяйте установленное время выполнения заказа. Вам может
понадобиться несколько недель заранее.
• Большинство филиалов сетевого телевещания ежедневно выпускают местную
утреннюю информационную программу. Эти программы обычно предусматривают
время для гостей в студии. Попытайтесь сделать так, чтобы вас пригласили в качестве
гостя. Свяжитесь с продюсерами этих шоу, чтобы договориться о своем участии.
•
Размещайте видео своих проектов в сети для использования в интернет-репортажах.
• Предоставьте СМИ ссылки на сайт вашей команды и аккаунты в социальных сетях для
дополнительной информации.
Расскажите вашу историю прессе
Элементы, позволяющие вашей команде быть успешной, также делают ее интересной
для прессы:
• Развивайте связи со СМИ, рассказывая о людях, которым помогла ваша команда.
• Описывайте проблемы и представляйте вашу команду как их решение.
ФОТОГРАФИИ ПРОЕКТОВ
Поделитесь историями и фото ваших проектов со штаб-квартирой Enactus Worldwide.
Нет более эффективного средства, чтобы рассказать историю проекта Enactus, как
показать предпринимательский дух в действии!
Отправляйте фото ваших проектов в штаб-квартиру Enactus Worldwide, и вы можете
увидеть ваш снимок на обложке следующего «Руководства для команд», на сайте
Enactus.org или в видео на Мировом Кубке. Вот пример удачного снимка.
•
Покажите действие! Вместо того чтобы позировать, запечатлейте сущность проекта
в действиях, которые он создает.
•
Фотографируйте студентов-членов команды и бенефициаров. По-настоящему
впечатляет, если видишь взаимодействие студентов с людьми, которым они помогают.
•
Чем выше разрешение, тем лучше. Современные гаджеты способны делать снимки
с разрешением 8 мегапикселей и более. А наличие в команде цифровой зеркальной
камеры позволит сделать лучшие фото проекта.
Чтобы получить еще более эффективные фото проектов, договоритесь о сотрудничестве с
фото департаментом вашего вуза и возьмите с собой студента-фотографа в следующий
выезд по реализации проекта.
Отправляйте свои фотографии на адрес trowett@Enactus.org. Если у вас есть видео,
присылайте и его тоже! Не забудьте включить краткое описание проекта, указать
контактное лицо и электронный адрес в случае возникновения вопросов.
Присылая свои фотографии, вы даете согласие на использование ваших фото
организацией Enactus, ее сотрудниками и филиалами в печатных материалах Enactus,
таких как брошюры для привлечения участников, рекламные проспекты и журналы, и
использование электронной версии на сайте или других электронных формах СМИ. Вы
также разрешаете распространять их без вашего уведомления в печатных, электронных
или других версиях изданий, не касающихся Enactus.
ПЛАН ПРЕЕМСТВЕННОСТИ КОМАНДЫ
Ежегодно количество членов команды Enactus имеет тенденцию колебаться из-за выпуска
текущих участников и набора новых студентов. Для быстрого и эффективного начала
сезона Enactus команды должны создать план преемственности. Цель такого плана –
гарантировать, что студенты, приходящие на смену в следующем году, поймут цель,
задачи и методы команды достаточно хорошо, чтобы продолжить работу.
Некоторые ключевые идеи плана включают:
• Предварительный выбор лидеров следующего года, чтобы они могли перенять знания
и опыт текущих лидеров
• Создание программы наставничества для участников, которые хотели бы занять
лидерские позиции
• Привлечение в команду участников младших курсов, студентов 1 и 2 курсов. Эта
стратегия способствует стабильности состава команды.
• Создание Журнала годовых изменений
Журнал годовых изменений
Одним из самых важных инструментов, который ваша команда может создать для
обеспечения устойчивости, является журнал годовых изменений. Считайте, что этот
документ - программа вашей команды. Если кто-то, кто ничего не знает о вашей команде,
обратится к этому журналу, он должен быстро понять, что собой представляет ваша
команда.
Ниже представлены некоторые из пунктов, которые должен содержать такой журнал:
1. Организационная структура команды
2. Предварительный календарь событий
3. Полные резюме текущих проектов
4. Копия последнего годового отчета и презентации на конкурсе.
5. Предварительные даты и крайние сроки отчетности перед национальной штабквартирой Enactus
6. Контактная информация всей команды и всех людей, связанных с командой (участники
совета бизнес-консультантов, контакты администрации университета, финансовые
контакты, контакты сотрудников Enactus и т.д.)
7. Все финансовые документы
8. Принципы или устав команды, если они есть.
Этот журнал должен обновляться в конце каждого сезона Enactus, предпочтительно на
заключительной встрече капитанов команд. Журнал должен храниться в офисе команды
Enactus, у куратора-советника или вновь избранного капитана команды. Эти документы
особенно важны, когда команду покидает куратор-советник или одновременно
выпускается большое количество членов команды. В этой ситуации следующие пункты
становятся жизненно важными для продолжения работы вашей команды:
1. Имена и контактная информация всех, кто оказывал поддержку команде в
университете.
2. Вся информация, связанная с финансовой поддержкой команд (средства, которые
нужно запросить у университета, доноров команды, информация обо всех
фандрайзинговых проектах, и т.д.).
3. Контакты членов совета бизнес-консультантов.
Президент или Программ менеджер Enactus вашей страны должны помочь вам
осуществить этот переход.
АУДИТ КОМАНДЫ
Enactus проводит аудит всех команд национальных чемпионов, готовящихся к
выступлению на Мировом Кубке Enactus. Эта процедура рассматривается как
неотъемлемая часть программы Enactus и осуществляется национальной штаб-квартирой.
Три основных элемента этого обязательного процесса: вовлеченность команды, обзор
деятельности команды и аудит проектов/выезд на площадку проекта. Советы по
подготовке к аудиту вы найдете в этом разделе руководства.
Наряду с аудитом, проводимым Enactus и его национальными офисами, команды могут
проводить самоаудит посредством внутренней оценки или с привлечением третьей
стороны. Внутренний аудит может быть проведен членами команды, чтобы оценить
работу с точки зрения функциональной и программной деятельности. Такая проверка
может сопоставить действия команды c ее миссией, видения, цели и усилия – с
достижениями. Внутренний аудит – эффективный инструмент для того, чтобы оценить
функциональность команды и увеличить воздействие программы. Самоаудит с
привлечением третьих лиц означает, что команда пригласила внешнюю аудиторскую
фирму, чтобы провести ревизию. Если третье лицо было назначено, то команда должна
предоставить результаты этой проверки национальной штаб-квартире Enactus, особенно
если команда является национальным чемпионом. Повторим, что внутренний аудит в
настоящее время не является обязательным условием Enactus; это лишь возможность
команды оценить свою работу и вероятность увеличения своего потенциала и признания
команды новичками, администрацией университета, кураторами и сотрудниками
университета, членами сообщества.
Когда ваша команда будет выбрана для проверки национальной штаб-квартирой Enactus,
вы будете уведомлены заранее о времени и месте проведения ревизии. Хотя мы не
сомневаемся в ответственности наших команд, пожалуйста, обратите внимание, что мы
относимся к этому процессу очень серьезно и примем соответствующие меры, если
команда не пройдет аудиторскую проверку. Подробную информацию об этом процессе
вы можете получить у Президента или Программ-менеджера Enactus вашей страны.
Ключевые идеи
• Самоаудит – это непрерывный процесс! Для команды Enactus это должно быть
естественным явлением во время любой деятельности.
• Не ждите конца сезона, чтобы провести внутреннюю проверку или подготовиться к
аудиту от штаб-квартиры Enactus. Создайте актуальную стратегию прохождения
аудита.
• Заранее позаботьтесь об обработке документации и результатов. Утвердите члена
команды, который будет контролировать процесс аудита, или привлеките для этого
сотрудника соответствующего департамента своего университета (желательно с
подходящим образованием). Вы также можете заранее привлечь аудиторскую
компанию и проконсультироваться с ней по вопросу проведения внутреннего аудита.
• Информируйте участников ваших проектов, что с ними может связаться команда
аудиторов во время проверки. Это поможет избежать трудностей после завершения
аудита.
Советы по подготовке к аудиту
Если ваша команда будет выбрана для аудиторской проверки национальной штабквартирой Enactus, очень важно, чтобы вы были полностью подготовлены. Ниже
приведены некоторые советы, которые помогут вам подготовиться к аудиту. Итак,
необходимо:
• Запланировать переговоры со штаб-квартирой Enactus до прохождения аудита. Это
гарантирует то, что все будут иметь четкие, адекватные и одинаковые представления
касательно требуемого времени и подготовки.
• Иметь следующие документы в доступе на любом из этапов прохождения аудита:
° Финансовая документация
° Список активных студентов (Active Team Sheet) на текущий год
° Project Report (на текущий год)
° Личные дела/Реестр команды
° Годовой отчет, использованный на национальном конкурсе Enactus (и/или
подготовленный для использования на Мировом Кубке Enactus)
° Аудио-видео-презентация, использованная на национальном конкурсе Enactus (или
которая будет использоваться на Мировом Кубке Enactus)
° Документы по проектам/бизнес-планы, в том числе любые соглашения и договоры с
бенефициарами.
° Другие документы для мониторинга и оценки проектов.
° Другие организационные инструменты команды (иерархическая схема, инструменты
подсчета часов в работе над проектами и т.д.)
• Обеспечить контакты с соответствующими людьми (куратор-советник, капитан команды,
координаторы проектов и т.д.)
Будьте готовы:
° Объяснить любой элемент работы вашей команды и представить подробную
информацию о проектах, особенно тех, которые были представлены в годовом отчете и
презентации на конкурсе.
° Объяснить рабочий план вашего проекта (актуальность, необходимость, как была
выбрана целевая аудитория, демонстрация инструментов оценки, частота и способ
общения; тренинги: личные и виртуальные/по электронной почте/по телефону и т.д.).
° Обеспечить всю необходимую документацию, которая может подтвердить показанные
результаты ваших проектов.
° Определить ошибки планов проектов (недостатки) и/или новые возможности, в том
числе планы на будущее.
° Объяснить внутренние административные процессы (практика, процедуры и т.д.)
• Помните, что сотрудники национальной штаб-квартиры Enactus, координируя работу,
опираются на ваш профессионализм, вежливость и готовность к сотрудничеству.
Настраивайтесь на позитив: это будет гарантировать, что аудит пройдет гладко и,
надеемся, станет полезным опытом для всех.
РОЛЬ КУРАТОРА-СОВЕТНИКА
Несомненно, движущая сила команды – это ее куратор-советник, который может быть
преподавателем или другим сотрудником университета. Куратор является тренером,
наставником, советником и другом, чьи обязанности начинаются с мотивации команды и
заканчиваются помощью в составлении резюме.
Куратор-советник – это надежный наставник, который помогает студентам разобраться в
карьерных возможностях и стать из простых студентов профессионалами. Большинство
студентов Enactus скажут вам, что дружба, которая завязалась у них с кураторами,
сохранилась и после университета, и они считают, что кураторы оказали очень важное
влияние на их жизнь.
Требования к кураторам-советникам
Чтобы быть официально признанной командой Enactus, каждая команда должна иметь
куратора-советника. Чтобы стать куратором-советником, кандидат должен быть
сотрудником университета, который представляет команда. В некоторых странах могут
существовать дополнительные требования к куратору, например, прохождение интервью
или рекомендация от администрации. Свяжитесь с Программ-менеджером Enactus для
получения дополнительной информации. Нет никаких ограничений по должности,
которую куратор может занимать в университете. Каждый университет может иметь
только одну команду Enactus, но количество кураторов в ней не ограничено. В любом
случае, один из них должен быть главным куратором команды.
Куратор команды должен быть энтузиастом, способным направлять студентов в рамках
программы Enactus, и помогать им в разработке качественных проектов. Куратор
помогает команде личной поддержкой, советами и рекомендациями. Куратору не
следует управлять командой, он лишь является официальным наставником. Однако
куратор может облегчить взаимодействие команды с администрацией учебного
заведения, а также может помочь с созданием совета бизнес-консультантов команды.
Обязанности куратора
Обязанности куратора-советника включают в себя (данным списком возможные примеры
не ограничиваются):
• Стать наставником для членов команды.
• Регулярно посещать собрания команды, участвовать в привлечении финансовых
ресурсов, разработке проектов.
• Давать рекомендации команде и оценивать презентацию для конкурсов.
• Подготавливать студентов к соревнованиям Enactus.
• Выступать в качестве представителя Enactus в вузе и за его пределами.
• Проверять, что команда отвечает всем требованиям
• Являться главным представителем команды при взаимодействии со штабквартирами Enactus.
Enactus разработан образец профиля куратора, в котором перечислены дополнительные
сведения о его роли. Свяжитесь с национальной штаб-квартирой Enactus для
дополнительной информации.
ПРОФИЛЬ КУРАТОРА-СОВЕТНИКА ENACTUS
Место работы:
Университет
Тип должности/позиции:
Волонтер
Описание позиции:
Управление, консультирование и поддержка команды Enactus в пределах учебного
заведения с тем, чтобы команда отвечала требованиям качества программы Enactus.
Ключевые обязанности:
•
Являться главным представителем команды Enactus в пределах национальной
сети;
•
Быть наставником и поддержкой для членов команды Enactus;
•
Контролировать, чтобы команда Enactus разрабатывала и реализовывала
качественные проекты, отвечающие требованиям программы Enactus;
•
Быть наставником и поддержкой для лидеров команды Enactus;
•
Выступать представителем организации Enactus в университете и за его пределами
(в особенности для получения поддержки Enactus в своем университете);
•
Информировать и распространять информацию о целях и проектах программы
Enactus в университете;
•
Поддерживать команду в работе над проектами;
•
Поддерживать взаимовыгодные отношения команды с советом бизнесконсультантов;
•
Оценивать финальную презентацию и готовить студентов к Конкурсам;
•
Регулярно посещать собрания Enactus и помогать, если это необходимо, включая
собрания не только внутри команды, но и организованные Enactus;
•
Содействовать команде в привлечении новых участников (новых студентов,
бизнес-консультантов и/или новых кураторов);
•
При необходимости делиться опытом с другими кураторами команд;
•
Следить, чтобы
команда Enactus выполняла требования национальной
организации Enactus и Enactus Worldwide: своевременно и правильно подавала
отчетность, в т.ч. Active Team Sheet, Project Report, Project Verification Form и не только.
Ключевые качества:
•
Интерес к Enactus, миссии и цели программы
•
Заинтересованность в практическом обучении и приобретении опыта студентами
•
Способность тренировать и наставлять студентов в их профессиональном развитии
•
Возможность по необходимости выезжать на тренинги национальной штабквартиры, региональные/национальные конкурсы, Мировой Кубок и другие важные
мероприятия
РОЛЬ СОВЕТА БИЗНЕС-КОНСУЛЬТАНТОВ
При правильной работе совет бизнес-консультантов может служить активом для вашей
команды. Эта группа может обеспечить поддержку и наставничество, давать советы
относительно проектов, представлять команду другим лидерам сообщества,
обеспечивать доступ к необходимым ресурсам и оценивать вашу презентацию перед
конкурсом. Если команда затрудняется в поиске потенциальных членов совета бизнесконсультантов, рассмотрите следующие группы кандидатов:
•
Выпускники команды Enactus – это отличная база для совета бизнес-консультантов.
Выпускники могут поделиться уникальным и ценным опытом с вашей командой.
•
Партнеры Enactus, имеющие представительство в вашей стране. Вы можете найти
список компаний-партнеров на www.enactus.org. (Пожалуйста, обратите внимание
на то, что если руководители этих компаний могут быть лично вовлечены в Enactus,
то возможно отдельные представители данной компании в вашем сообществе
могут быть не знакомы с Enactus. Когда вы обращаетесь к этим людям, не считайте
само собой разумеющимся, что они знают об Enactus. Вы должны быть полностью
готовы объяснить им, что такое Enactus. Для получения рекомендаций о том, как
связаться с членами совета директоров Enactus этих компаний, ознакомьтесь с
разделом «Принципы участия» в данном руководстве.
•
Ведущие коммерческие, образовательные и общественные организации в вашей
стране, например, Торговая палата, группы экономического развития, члены Rotary club.
• Компании, которые могли бы заинтересоваться определенным проектом и
обеспечить для него руководство.
•
Работники средств массовой информации.
Вовлечение совета бизнес-консультантов в работу команды
После того, как вы создали свой совет бизнес-консультантов, важно вовлечь его
участников в работу команды. Мы предлагаем встретиться с советом в начале сезона,
чтобы обсудить все запланированные проекты. Эта встреча – отличная возможность для
участников совета поделиться своим опытом и поучаствовать в проектах, которые
совпадают с их интересами.
Имейте в виду, что не все члены совета бизнес-консультантов будут участвовать в работе
в одинаковой степени. В этом случае все равно важно вовлекать их в работу команды и
информировать обо всех действиях команды.
Рассмотрите следующие стратегии для работы с советом:
• Проведите встречу в начале сезона, чтобы рассказать свой план на новый сезон,
представить новых членов команды совету. Не забывайте приглашать членов совета на
ваши еженедельные встречи.
• Создайте ежемесячное информационное оповещение, чтобы сообщать вашему
совету бизнес-консультантов о действиях команды и планируемых проектах.
• Поделитесь ссылками на сайт своей команды и аккаунты в социальных сетях
РОЛЬ ВЫПУСКНИКОВ
В работе по развитию вашей команды привлечение выпускников – это сфера с
неограниченными возможностями, которую часто недооценивают. Выпускники Enactus
могут стать колоссальным активом для любой команды.
Когда студенты выпускаются из университетов, многие из них меняют адреса, номера
телефонов и даже электронную почту. Чрезвычайно важно собрать постоянную
контактную информацию прежде, чем они покинут университет. Вести учет этим данным
можно в обычной таблице, которую нужно обновлять ежегодно. Основная информацию
для учета должна включать имя, компанию, должность, предпочтительный адрес, номер
телефона и адрес электронной почты.
В то время как, когда члены команды готовятся к выпуску из университета,
удостоверьтесь, что зашли в свой аккаунт на www.enactus.org и изменили статус "студент"
на "выпускник". Активно рекламируйте возможности выпускников программы для
текущих членов команды, чтобы оставить их вовлеченными после окончания
университета.
Ниже представлены некоторые предложения касательно того, как с пользой вовлечь
ваших выпускников. Повторим, что они быть очень полезны в улучшении общего качества
проектов и устойчивости команды.
•
Предложите им быть приглашенными спикерами.
•
Примите их в совет бизнес-консультантов.
•
Попросите, чтобы они ознакомились с вашими планами на сезон и предложили
новые идеи.
•
Вовлекайте их в свои проекты.
•
Попросите их посмотреть и оценить презентацию вашей команды.
•
Постарайтесь сделать их наставниками отдельных членов команды.
СОВЕТЫ ДЛЯ НОВИЧКОВ
Добро пожаловать в Enactus! Сейчас в вашей студенческой жизни начнётся новый
захватывающий и увлекательный этап.
С чего начать
1. Ознакомьтесь с основными понятиями Enactus.
2. Познакомьтесь с товарищами по команде: с кем вы будете работать в этом году?
3. Выясните, какова будет ваша роль в команде. Каковы будут ожидания от вас в этом
году?
4. Найдите наставника/опытного студента в вашей команде, который сможет помочь вам
познакомиться с основами разработкой проекта и общей динамикой развития команды.
Ресурсы
•
Посетите сайт www.enactus.org или сайт вашей страны зарегистрируйтесь в
качестве студента, чтобы получить доступ к основным материалам и инструментам
Enactus.
•
Изучите все элементы критерия судейства, прочитав раздел “Понимание
критерия”.
Запускаете новый проект?
•
Узнайте, какие финансовые и человеческие ресурсы есть в вашем распоряжении
внутри вашей команды
•
Проведите мозговой штурм на выявление потребностей в вашем сообществе
•
Проверьте, отвечает ли ваш проект критерию судейства
•
Создайте план действий для вашего проекта с помощью шаблона разработки
проектов
•
Установите четкие цели для команды вашего проекта
•
Распределите задачи и обязанности
Приступаете к существующему проекту?
•
Убедитесь, что сохранили преемственность с теми, кто работал над проектом до
вас
•
Проверьте, отвечает ли ваш проект критерию судейства
•
Познакомьтесь с бенефициарами и партнерами вашего проекта, отправьте им
письмо-приветствие
•
Установите четкие цели касательно того, чего вы стремитесь достигнуть по проекту
в этом году
•
Составьте план действий
СОВЕТЫ ДЛЯ ОПЫТНЫХ СТУДЕНТОВ
“Опытный” – это синоним слов «осведомленный», «умелый» и «компетентный». Будучи
опытными студентами Enactus, вы составляете важное большинство сообщества
студентов Enactus и играете решающую роль в качестве как наставников для новых
студентов, так и будущих потенциальных капитанов команд.
Ваша роль
• Помогайте в наборе и обучении новых студентов Enactus. Если вы уже являетесь
студентом Enactus в вашем университете в течение года или более, уроки из
вашего личного опыта послужат ценным примером для начинающих.
• Вы - ум и руки ваших проектов! При достаточном знании критерия судейства, ваши
проекты и участие в конкурсах, ваш вклад помогут укрепить программу Enactus в
вашем университете.
Подумайте о...
•
о том, как «зарядить» команду: мотивируйте свою команду, особенно новых
студентов, и помогайте капитанам команд в вовлечении всех студентов. Помните, Enactus
- это не только куча дел, но и море фана!
•
о вкладе в творчество: ищите возможности продемонстрировать свои
специальные навыки, помните, что вы потенциальный будущий капитан
команды/координатор проектов. Развивайте ваши навыки лидерства за счет
эффективного оказания помощи руководству вашей команды и укрепления знаний об
Enactus.
•
о посещении тренингов: постоянно поддерживайте связь с Программ-менеджером
Enactus вашей страны и будьте в курсе тренингов. Проявите дальновидность и сами
проводите большинство тренингов. Цепляйтесь за любую возможность представить,
обсудить и уточнить интересующие вопросы.
•
о конкурсах: подумайте о передаче опыта прошлых выступлений на конкурсах
команде, которая будет представлять презентацию. Как опытные студенты,
активно участвуйте в разработке годового отчета и сценария презентации.
Используйте эту возможность для построения своей сети и участия в
профессиональных форумах.
Ресурсы
•
Зарегистрируйтесь на www.Enactus.org, чтобы получить доступ к нашим
руководствам Best Practise Guide. BPG являются уникальным ресурсом помимо данного
руководства для команд, чтобы помочь вам в тончайших нюансах рекрутинга, управления
вашей командой и проектами, а также в подготовке к конкурсам.
•
Обратитесь к Президенту или Программ-менеджеру Enactus вашей страны, чтобы
получить ресурсы по карьерному развитию и связям.
СОВЕТЫ ДЛЯ КАПИТАНОВ КОМАНД
Как капитан команды вы будете нести ответственность за общий успех вашей команды
Enactus, включая руководство различными проектными группами, а также обеспечение
правильной структуры и эффективного функционирования вашей команды. Как капитану
команды, вам не рекомендуется работать в проектной группе, так как все ваше время и
усилия будут направлены на руководство вашей командой Enactus. Капитан команды
выступает в качестве связующего звена между куратором-советником, администрацией
вуза, советом бизнес-консультантов и остальными членами команды Enactus. Капитан
команды также является контактным лицом для национальной штаб-квартиры Enactus.
Первые шаги
• Ознакомьтесь с существующей структурой команды. Кто и за что будет отвечать в
вашей команде?
• Разработайте график встреч вашей команды с советом бизнес-консультантов.
• Организуйте мероприятие для вашей команды, чтобы убедиться, что все смогли
познакомиться, и развивать командный дух среди членов команды.
Ресурсы
•
Как капитану команды вам важно ознакомится с инструментами и ресурсами,
доступными на www.Enactus.org и на сайте Enactus вашей страны.
•
Узнайте, как управлять конфликтами, мотивировать других и как получить
максимальную отдачу от членов вашей команды, ознакомившись с доступными Best
Practice Guides.
Подумайте о...
•
… о поиске наставника: убедитесь, что вы ищите наставника, который может
помочь вам в вашей роли руководителя. Наставник – это ваш советник, который делится
опытом и помогает развить лидерские навыки.
•
... об обмене опытом: расширяйте сеть Enactus в своей стране и за ее пределами.
Поддерживайте связь с другими капитанами на региональном, национальном и
международном уровнях для обмена идеями и успехами. Посетите страницу Enactus в
Facebook, чтобы связаться с лидерами команд по всему миру.
•
. ... о том, как научиться делегировать полномочия. В этом году вы будете заняты, у
вас будет много различных дел. Постройте доверительные отношения с членами вашей
команды, передавая им ответственность за успех команды.
•
. ...о разработке плана действий для себя и своей команды в целом.
• . ... о вашем плане преемственности за несколько месяцев до окончания сезона,
чтобы обеспечить плавную передачу знаний вашему последователю.