Формирование и использование Авторитетных файлов

Формирование и использование Авторитетных файлов
индивидуальных и коллективных авторов в
Государственной универсальной научной библиотеке
Красноярского края
Ю.Н. Шубникова, зав. сектором отдела краеведческой информации
О.П. Каева, главный библиограф отдела краеведческой информации
Программой ИРБИС предусмотрено создание и использование авторитетных файлов (далее – АФ) индивидуальных и коллективных авторов, предметных рубрик. Целью
настоящего сообщения является ознакомление собравшихся с опытом ведения и использования таких файлов в ГУНБ Красноярского края.
В Российской Федерации ведутся и используются национальные АФ (НАФ). За ведение АФ индивидуальных авторов отвечает Российская государственная библиотека, за
АФ коллективного автора и АФ предметных рубрик – Российская национальная библиотека. Но существует много авторов и организаций, которые известны на региональном
уровне, но малоизвестны или не известны на федеральном. Информацию об этих персонах
или коллективах можно встретить только в региональных печатных источниках. И, естественно, если сбором и обработкой этой информации будет заниматься краевая (областная) библиотека, как ведущая организация в области краеведения в регионе.
Поэтому в нашей библиотеке было принято решение о ведении авторитетных файлов авторов по краеведению. Работа над созданием АФ началась в конце 2004 г. На настоящий момент Авторитетный файл индивидуальных авторов содержит около 1500
записей на имена авторов и персон, связанных с краем. Авторитетный файл коллективных авторов содержит более 1000 записей на организации (предприятия), находящиеся
на территории края или связанные с ним.
Новые записи создаются в процессе аналитико-синтетической обработки текущего
документального потока новых поступлений краеведческой тематики. Сведения о персонах и организациях выявляются из книг, журнальных и газетных статей. Для уточнения
сведений и нахождения недостающих данных используются источники, уже имеющиеся в
фондах библиотеки, информация из Интернет. Среди имеющихся источников преимущество отдается энциклопедическим и справочным изданиям. Иногда для уточнения названия организации используются такие источники, как телефонные звонки непосредственно
в эту организацию, переписка по электронной почте.
При создании новой записи в АФ индивидуальных авторов обязательными являются поля: 210 Заголовок – Основное имя лица, 410 Вариантные формы имени лица, 300
Информационное примечание, 801 Источник составления записи, 810 Источник, в котором выявлена информация о заголовке, 920 Имя рабочего листа, 907 Каталогизатор, дата.
Остальные поля – факультативны для заполнения.
В АФ коллективных авторов обязательными являются поля: 210 Основное (унифицированное) наименование организации/ коллектива; 410 Другие наименования организации / коллектива; 510 Связанные основные наименования организации / коллектива;
300 Информационное примечание; 801 Источник составления записи; 810 Источник, в котором выявлена информация о заголовке; 900 Вид коллектива / мероприятия; 920 Имя рабочего листа; 907 Каталогизатор, дата.
При заполнении 510 поля создаются перекрестные ссылки. Это значит, что обязательно создается самостоятельная авторитетная запись.
После создания авторитетной записи каталогизатор обязательно привязывает к ней
имеющиеся библиографические записи.
Авторитетные записи постоянно редактируются: добавляются отсутствующие ранее в поле 210 сведения; в поле 300 вносятся новые данные о лице или предприятии. Например: присвоение званий, получение наград, смена вида деятельности лица, смена формы собственности предприятия и т.п. Все переименования организации вносятся в поле
510.
В данном сообщении не рассматривается поиск с использованием АФ, т.к. этот вопрос освещался в докладе О.Т. Лонюк «Авторитетный файл как информационный ресурс». (http://lib.krgtu.ru/irbis/lon9.doc)
Авторитетные файлы позволяют:
•
Унифицировать ввод информации (достигается единообразие ввода, сокращается количество ошибок)
•
Осуществлять релевантный (полный и при этом точный) поиск в базах данных
•
Производить фактографический поиск информации об авторах, персонах,
организациях и предприятиях. По сути Авторитетные файлы являются
уникальным информационным продуктом, представляющим интерес не
только для работников библиотек, но и для городских, краевых, региональных, государственных и межгосударственных информационных систем.
В заключении хотелось бы кратко рассказать о перспективах создания авторитетных файлов предметных рубрик по краеведению. Национальным информационнобиблиотечным центром ЛИБНЕТ совместно с Российской национальной библиотекой
разработан проект по созданию объединенного краеведческого компонента в Национальном авторитетном файле РФ. Т.е. будет создаваться отдельный НАФ предметных
рубрик на краеведческие записи региональных библиотек. С января 2007 г. начинается
первый, экспериментальный этап проекта. В качестве опорных баз этого этапа выбраны 7 библиотек, в том числе ГУНБ Красноярского края.
Осуществление предложенной разработчиками проекта технологии в нашей
библиотеке пока невозможно, т.к. формат АФ предметных рубрик в ИРБИС совершенно не соответствует формату RUSMARK, в котором представляются авторитетные
записи в НАФ. Поэтому мы от лица Красноярского ИРБИС-клуба предлагаем обратиться к разработчикам ИРБИС для решения этой проблемы.