Часто задаваемые вопросы о горячей линии Helpline Что такое служба Helpline?

Часто задаваемые вопросы о горячей линии Helpline
Что такое служба Helpline?
Горячая линия Helpline компании General Dynamics — это предоставленная
компанией служба отправки сообщений о проблемах в сфере этики и
соблюдения норм, которая позволяет всем, включая сотрудников, клиентов,
оптовых продавцов, поставщиков или представителей общественности,
задавать вопросы, сообщать о проблемах или отслеживать реакцию по
отправленным ранее сообщениям.
Кто управляет службой Helpline?
Управление службой Helpline осуществляет компания EthicsPoint —
независимый сторонний подрядчик. Независимость EthicsPoint от
компании General Dynamics обеспечивает сотрудникам дополнительный
уровень комфорта и уверенности в том, что в отношении их сообщений
будет сохранена конфиденциальность.
Зачем нам нужна служба Helpline?
В компании General Dynamics действуют строгие этические стандарты,
регулирующие порядок ведения нашей коммерческой деятельности. Если
вы считаете, что кто-то нарушил наши стандарты, мы хотим, чтобы вы
сообщили нам об этом, и мы смогли провести расследование и при
необходимости устранить любые проблемы.
Как многие крупные компании, General Dynamics предлагает линию Helpline
в качестве дополнительной службы, в которую сотрудники могут
обратиться с вопросами или сообщить о проблемах, связанных с нашими
Стандартами деловой этики и поведения. Хотя большинство вопросов и
проблем можно оперативно решить, обсудив их со своим
непосредственным начальником, служба Helpline предлагает
дополнительный способ получения помощи, если вам неудобно задавать
вопросы или сообщать о проблемах своему начальству. Данная горячая
линия призвана не заменить обсуждения между сотрудниками и
руководством, а предоставить дополнительную возможность сотрудникам.
В каких случаях мне следует пользоваться службой Helpline?
Вам следует обращаться в службу Helpline всегда, когда у вас возникают
проблемы этического характера или проблемы, связанные с соблюдением
норм, о которых вы предпочитаете сообщить третьему лицу, а не
руководству или прочим лицам, с которыми вы непосредственно работаете.
Пользование службой Helpline является всецело добровольным.
Страница 1 из 4
Каким образом я могу воспользоваться службой Helpline?
Существует два способа отправки сообщений в службу Helpline. Первый —
бесплатная телефонная линия, которая работает круглосуточно 7 дней в
неделю в любой день в году. Когда вы позвоните, специально обученный
оператор компании EthicsPoint поможет вам ответить на ряд вопросов,
необходимых для того, чтобы установить сопутствующие подробности по
вашему вопросу или сообщению о проблеме.
Если вы захотите указать свое имя и контактную информацию, специалист по
приему звонков также отметит эти сведения. По своему желанию вы можете не
раскрывать свои личные данные и сохранить анонимность. Компания EthicsPoint
не будет предпринимать каких-либо усилий для отслеживания звонка или
установления личности звонящего. Если при обращении в службу Helpline вы
решите сообщить свои личные данные, компания General Dynamics предпримет
все разумные усилия, чтобы обеспечить сохранение конфиденциальности вашей
личности в ходе расследования или последующих контактов.
В завершении телефонной беседы специалист по приему звонков обобщит
представленную вами информацию и внесет все необходимые изменения,
чтобы вы остались довольны тем, насколько точно сформулировано ваше
сообщение или вопрос.
Компания General Dynamics организовала бесплатные телефонные линии во
всех странах, где есть ее сотрудники. Эти линии обслуживают операторы,
владеющие несколькими иностранными языками, поэтому звонящий может
задавать вопросы или оставлять сообщения на родном для него языке.
Вторым способом является использование системы приема сообщений через
веб-портал. Воспользоваться услугами данного портала можно в любом
месте, где есть доступ в Интернет. На портале приема сообщений вас
попросят указать те же подробности относительно интересующего вас
вопроса или проблемы, что и при использовании телефонной линии. Вы
также можете по своему усмотрению сохранить анонимность, и компания
EthicsPoint не будет предпринимать каких-либо шагов, чтобы отследить ваш
веб-адрес или установить вашу личность иным способом.
Веб-система также оснащена функцией чата, что позволяет с помощью
компании EthicsPoint вести интерактивную беседу с персоналом компании
General Dynamics, не раскрывая при этом свои личные данные.
Как и система приема сообщений по телефону, веб-портал работает
круглосуточно, семь дней в неделю, в любой день года. Услугами данного
портала можно воспользоваться с любого компьютера, имеющего доступ в
Интернет.
Страница 2 из 4
Грозят ли мне неприятности в случае пользования службой Helpline?
Нет. Служба Helpline предназначена для использования сотрудниками и
обеспечения их защиты. Компания General Dynamics строго запрещает любые
виды преследования в отношении тех, кто пользуется службой Helpline,
чтобы добровольно сообщить о проблемах этического характера.
Что делать, если случай экстренный?
Свои беспокойства по поводу непосредственной угрозы физического вреда
или нанесения ущерба имуществу сообщать на горячую линию не следует.
Если вам нужна экстренная помощь, следует немедленно обратиться в службу
спасения (911) или местную службу экстренной помощи.
Что происходит, когда я отправляю сообщение?
Все сообщения, полученные по телефону или через веб-портал, быстро
просматриваются профессиональными операторами компании EthicsPoint по
обработке входящих сообщений.Затем сообщения отправляются в тот отдел
по вопросам этики делового подразделения компании General Dynamics, от
которого было получено данное сообщение.
Соответствующие стороны в компании General Dynamics получают
уведомление, чтобы они могли начать расследование и решить вашу проблему.
По делу должно быть проведено оперативное и тщательное расследование.
Затем должны быть приняты надлежащие меры по устранению нарушений
закона, нормативных положений, Стандартов деловой этики и поведения или
других политик нашей компании. Лица, отвечающие за ведение вашего дела,
являются профессионалами и прошли обучение, чтобы по возможности
рассматривать проблему наиболее тщательным образом.
Все сообщения вносятся в комплексную базу данных с целью осуществления
учета и ведения дел. Если у вас есть подкрепляющие документы, записи,
фотографии или видеоматериалы, вы можете прислать их в EthicsPoint для
прикрепления к делу по вашему сообщению. Информация о других лицах,
касающаяся их расовой или этнической принадлежности, политических
взглядов, религиозных или философских воззрений, членства в профсоюзах, а
также здоровья и других личных характеристик, может предоставляться,
только если она крайне необходима для целей рассмотрения происшествия.
Могу ли я отправить неполное сообщение и затем вернуться, чтобы
закончить его?
Нет, поскольку при отсутствии каких-либо действий с вашей стороны в
течение нескольких минут веб-портал EthicsPoint для приема сообщений
отключит вас. Следует выбрать время и место, где вы сможете
воспользоваться системой так, чтобы сделать сообщение единовременно.
Страница 3 из 4
Что происходит, когда я отправляю справочный запрос?
Когда вы обращаетесь со справочным запросом, т. е. задаете вопрос о
политике или процедуре, ваше обращение будет передано наиболее
подходящему источнику в компании General Dynamics.
Является ли служба Helpline защищенной?
Да, сообщения поступают напрямую на защищенный сервер EthicsPoint, что
исключает возможность утечки информации. Доступ к этим сообщениям
имеет только очень ограниченное число лиц в компании General Dynamics.
Целью создания службы Helpline является обеспечение возможности
свободного потока информации путем предоставления безопасного и
надежного способа для сотрудников сообщать о своих вопросах и проблемах.
Могу ли я сохранить анонимность?
Во всех странах за исключением тех, где анонимные сообщения запрещены
законом, вы можете по своему усмотрению не раскрывать свою личность.
Хотя во многих случаях предоставление вами личных данных облегчает
решение проблемы, это не является обязательным требованием. Если вы
предпочтете сохранить анонимность, ни компания EthicsPoint, ни General
Dynamics не будут предпринимать каких-либо действий для установления
вашей личности.
Если я сохраню анонимность, как я получу информацию о статусе моего дела?
Если вы решите отправить анонимное сообщение, вы получите код сообщения и
пароль. Эти данные следует обязательно записать и хранить в надежном месте.
Затем вы сможете использовать код сообщения и пароль для повторного
обращения в EthicsPoint, чтобы проверить статус своего сообщения,
предоставить дополнительную информацию или ответить на последующие
вопросы от лиц, осуществляющих расследование по вашему делу.
Если я не сообщу личные данные, каким образом следователи смогут
связаться со мной в рамках дальнейшего рассмотрения дела?
Когда вы получите код сообщения и пароль, у вас будет возможность в
дальнейшем общаться с EthicsPoint по телефону или через веб-портал. Если
следователю потребуется связаться с вами по вашему делу, он сможет
оставить вам сообщение или задать вопрос. Например, если вы отправили
анонимное сообщение о нарушении правил отчетности о расходах в своем
отделе, однако забыли назвать этот отдел, следователь сможет отправить
вам сообщение с просьбой указать более подробную информацию,
необходимую для проведения расследования.
Страница 4 из 4