Окупаемость WMS: дисциплина работы с товарным запасом

Окупаемость WMS: дисциплина работы с товарным запасом
Цикл Статей: Окупаемость WMS
Тема окупаемости WMS является первоочередной, с точки зрения заказчика. Как
консультанты по внедрению системы управления складом, мы обсуждаем ее на каждом
проекте. В результате, родилась идея посвятить этому вопросу цикл статей, в котором сделать
упор не на преимущества WMS, а на то, какие меры на складе необходимо предпринимать,
чтобы суметь использовать эти преимущества с максимальной эффективностью.
Несмотря на общепринятые ожидания, внедрение WMS не является достаточным
требованием для достижения максимальной эффективности работы склада. Чтобы получить
ожидаемый эффект, компании необходимо активно и грамотно использовать предоставленные
системой инструменты. В среднем оптимальные процессы достигаются не ранее чем через 4-6
месяцев после внедрения системы, в результате множества опытных испытаний и настроек
которые выполняет сам клиент.
К сожалению, довольно часто, от топ-менеджеров компаний можно услышать, что
внедрение WMS не принесло желаемого эффекта. В подавляющем большинстве случаев, это
вызвано тем, что компания ограничилась только внедрением системы, и не использует ее
инструментарий для оптимизации работы склада. Стандартные симптомы:
1. Замедление при работе с товаром: Сотрудники, которые раньше просто брали товар с
полки, теперь должны выполнять дополнительные действия на терминале.
2. Пассивный саботаж, вызванный изменениями в работе и повышенными
требованиями к дисциплине. Работа с терминалом требует большей самодисциплины.
Наработанные годами схемы выполнения работы и местоположение товара меняются. Если
же сотрудники не мотивированы правильным образом, то появляется эффект
психологического неприятия нового. Результатом часто оказывается пассивный саботаж при
работе с системой.
3. Ухудшение качественных показателей. Точность остатков и качество отгрузок падает, как
это ни парадоксально, из-за «человеческого фактора», который призвана устранить система.
Сотрудники используют предоставленную им гибкость в работе с системой в своих
интересах. Например, система направляет сотрудника в дальнюю ячейку для размещения
паллета, он вводит на терминале эту ячейку, а паллет устанавливает в другую, ближайшую
пустую ячейку. Либо, блокирует все рекомендованные системой ячейки, пока не получит
«подходящую». В результате, в системе появляются расхождения по остаткам, губительно
влияющие на весь процесс работы склада.
В статьях этого цикла мы рассмотрим основные приѐмы по достижению окупаемости и
эффективности WMS, а так же, как на практике снизить «отрицательный эффект» переходного
периода при внедрении системы управления складом.
Дисциплина работы с товарным запасом
Начнем разговор с того, как следует работать с товарным запасом, используя WMS,
чтобы достичь ожидаемой окупаемости системы.
Эффективная работа автоматизированного склада требует точных товарных остатков,
как на складе, так и в информационных системах. Действия, направленные на обеспечение
точности остатков, необходимо начать выполнять с самого первого дня работы системы.
Точность остатков в WMS и КИС, главным образом, зависит от двух составляющих: точности
физических остатков в WMS, которая обеспечивается группой Сток-контроля, и сверки
остатков/документов между WMS и КИС.
Группа Сток-контроля
В результате работы системы, циклических пересчетов, или при обнаружении
несоответствий, генерируется большое количество заданий на проверку ячеек. Это – механизм
самоконтроля автоматизированного склада. Такие задания необходимо выполнять
незамедлительно для того, чтобы поддерживать соответствие физического товарного запаса и
информации о нем в системе.
В большинстве случаев, до внедрения WMS на складе, ответственность по контролю
товарного запаса возлагалась на кладовщиков, которые одновременно с этим занимались еще
приемкой и отгрузкой. С внедрением системы управления складом роли перераспределяются, и
появляется необходимость в отдельной группе сотрудников, которая отвечает только за
состояние товарного запаса и корректность остатков – группе сток-контроля. Основная задача
этих сотрудников в WMS – выполнять все задания проверок и инвентаризаций, генерируемых
системой.
У сотрудников группы должны быть определены отдельные KPI, зависящие от количества
выявленных ошибок в хранении товара. В результате, сотрудники группы будут не только
поддерживать корректные товарные остатки, но и заставлять остальных работников корректно
работать с товаром и данными. Контроль одними сотрудниками склада результатов работы
других станет дополнительным фактором, снижающим риск саботажа и халатного отношения к
работе.
Внедрению WMS всегда сопутствует повышение дисциплины работы с товаром – одно из
преимуществ WMS, и группа сток-контроля играет в этом не последнюю роль.
Физическая и документарная сверка остатков
Если группа сток-контроля обеспечивает точность остатков на складе и в WMS, то
актуальность остатков в корпоративной системе предприятия (КИС) обеспечивается сверкой
остатков между системами. Такие сверки должны выполняться ежедневно, в автоматическом
режиме, чтобы менеджеры по продажам, работающие с КИС, имели актуальную информацию о
складских остатках.
Но здесь могут возникнуть сложности следующего рода: конфигурация КИС может не
иметь механизма резервирования товара и при формировании заказа товар в КИС сразу
списывается. Однако, на складе товар еще не отгружен, и в WMS он числится. Такая ситуация
– обычна при работе с 1С. Либо другой вариант: Товар в WMS уже принят и расставлен в
хранение, а документ прихода в КИС еще не подтвержден. Если в этот момент выполнить
обычную сверку остатков между системами (сверку «физических» остатков), то неминуемо
появятся расхождения, которые являются нормальными в данной ситуации –
«документарными».
Для того чтобы выявить фактические расхождения и отделить их от документарных, в
IsWMS разработана Документарная сверка остатков, учитывающая документарные
расхождения. Пример отчета приведен на рис.1. Колонка «Кол. на складе» показывает то
количество, которое числится на складе WMS и подтверждено документами в ERP. Колонка
«Кол. в приходах» показывает товар, принятый на склад, но еще не подтвержденный в ERP (в
ERP этого товара на остатках еще нет). Колонка «Кол. по док» показывает результат подсчета
всех количеств товара по документам прихода, расхода и инвентаризаций с момента запуска
склада или другого зафиксированного состояния достоверных остатков. Соответственно, сумма
значений в первых двух колонках должна быть равна значению в третьей. Если это не так, то
разница появляется в колонке «Док. Расхождения» и является предметом повышенного
внимания: именно это количество имеет значение. Во второй строке отчета, например, при
сверке, разница между количеством в WMS и ERP должна составить1035 шт. – это правильный
результат. А вот значение «-6» в Док. расхождениях – это признак ошибки в подсчете или
хранении товара.
Рис.1 Отчет по документарным расхождениям
Фактические расхождения должны быть устранены на стороне КИС, так как WMS
содержит актуальную информацию о физическом товарном запасе. В результате вы получите
следующее преимущество использования WMS: актуальные, равные остатки на складе, в WMS
и КИС.
В этой статье мы рассмотрели два основных звена в поддержании точных остатков
между WMS и КИС: своевременное выполнения заданий на подсчет товара на складе группой
Сток-контроля, и устранения документальных расхождений между WMS и КИС. Данные меры
необходимы, но не достаточны для эффективной работы склада под управлением WMS: тема
дисциплины работы с товарным запасом еще не закрыта. Следующая статья цикла будет
посвящена мониторингу работы склада.
Дмитрий Филатов.
Директор по развитию бизнеса
компании InStock Technologies