РОЛЬ ИНТЕГРИРОВАННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ В ОБЕСПЕЧЕНИИ УЧЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УНИВЕРСИТЕТА Н.А. Ащеулова, В.В. Быковский, П.В. Веденеев, Т.В. Волкова С 1998 года в Оренбургском государственном университете поочередно разрабатываются, внедряются и эксплуатируются задачи различных подсистем информационно-аналитической системы (ИАС) Оренбургского государственного университета, относящейся к классу интегрированных автоматизированных информационных систем управления высшим учебным заведением. Основой ИАС является интегрированная база данных под управлением СУБД Oracle 8i. В настоящее время в состав ИАС входят такие подсистемы, как «Структура вуза» - 7 задач, «Кадры» - 7 задач, «Приемная комиссия» - 9 задач, «Деканат» - 10 задач, «Наука» - 9 задач. В единой интегрированной БД ИАС ОГУ содержится информация о свыше 360 подразделениях ОГУ, иерархии их подчинения; 105 специальностях, на которых осуществляется обучение в ОГУ; сотрудниках - около 4600 человек; студентах – свыше 21000 человек; абитуриентах – только в 2004 году обработано 20574 заявлений; большой объем другой разнообразной учетной и справочной информации. С БД ИАС работают около 50 подразделений университета, в ней зарегистрировано свыше 400 сотрудников университета с соответствующими должностным обязанностям уровнями доступа. Одна из основных задач интегрированной БД ИАС ОГУ – хранение данных информационных потоков университета, связанных с учебной деятельностью: - информация о структуре учебных подразделений ОГУ; - все виды данных приемных комиссий факультетов и институтов; - данные о контингенте студентов; - учебные планы специальностей; - сведения о контингенте преподавателей; - данные о модульной и семестровой успеваемости студентов всех форм обучения; - данные о заключенных договорах на обучение; - сведения медицинских паспортов студентов. Наполнение интегрированной информационной базы ИАС ОГУ осуществляется с помощью приложений ряда подсистем ИАС. Рассмотрим подробнее решение этих задач. Организационная структура учебных подразделений ОГУ ведется с помощью приложений «Организационно-кадровая структура ОГУ» и «Направления, специальности, специализации» подсистемы «Структура вуза». Структура вуза отображена в БД в виде иерархии данных. Добавление и изменение информации в БД осуществляет сотрудник планово-экономического отдела в соответствии с приказами по университету. Приложение «Направления, специальности и специализации» позволяет актуализировать данные обо всех изменениях, связанных с информацией о направлениях, специальностях и специализациях, по которым осуществляется обучение в Оренбургском государственном университете. В приложения, с помощью которых отслеживается структура вуза, включены функции, позволяющие вести историю всех структурных изменений. Интегрированная БД ИАС позволяет данные, вносимые в одном подразделении, использовать большому количеству других пользователей, работающих с базой данных через приложения других подсистем. Начало информационного потока о контингенте студентов формируется подсистемой «Приемная комиссия». Ежегодно, начиная с 1998 года, обрабатывается большое количество заявлений абитуриентов. Подсистема включает в себя следующие задачи: - ведение личных дел абитуриентов (порядка 70 показателей); - проверка подлинности данных свидетельств ЕГЭ, предоставляемых абитуриентами, в федеральной базе свидетельств; 1 - обмен данными с Региональным центром обработки информации по организации и проведению вузовского этапа сдачи ЕГЭ; - автоматизированное формирование ранжированных списков (1-го, 2-го, 3-го и итогового), автоматизированное формирование приказов на зачисление для абитуриентов, поступающих по результатам ЕГЭ; - обработка результатов вступительных испытаний, проводимых по правилам ОГУ, формирование приказов на зачисление для абитуриентов, поступающих по правилам ОГУ; - отчеты по работе приемной комиссии (порядка 30 видов); - предоставление динамически обновляющейся информации о ходе подачи заявлений абитуриентами всех форм обучения, публикация ранжированных списков на сайте ОГУ; - взаимодействие с Федеральной системой единого конкурсного приема. В 2004 году ОГУ наряду с другими 14 вузами России успешно принял участие в апробации Единой системы конкурсного приема. Это стало возможным благодаря наличию в ОГУ автоматизированной информационной системы по обработке данных приемной кампании. В 2004 году подсистема «Приемная комиссия» была внедрена в четырех филиалах (Орском гуманитарно-технологическом институте, Бузулукском гуманитарнотехнологическом институте, Бугурусланском и Кумертауском филиалах) и колледже электроники и бизнеса ОГУ. Внедрение проходило в несколько этапов, среди которых были организационные мероприятия, обучение сотрудников, тестирование подсистемы на местах. Подсистема была выделена в отдельный модуль, в филиалах созданы сервера БД Oracle. Для администрирования серверов было разработано специальное программное обеспечение. Филиалы успешно справились с эксплуатацией подсистемы, что создает предпосылки для поэтапного внедрения в филиалах других подсистем ИАС. Автоматизированное формирование приказов на зачисление позволяет всем деканатам и учебным частям факультетов и институтов сразу работать в интегрированной БД со студентами первого курса. Одной из основных подсистем ИАС является подсистема «Деканат», включающая в себя следующие задачи, реализованные в виде отдельных приложений: «Личная карточка студента», «Приказы по перемещению студентов», «Ведение семестровой успеваемости», «Заключение и оплата договоров на обучение», «Качество успеваемости», «Начисление стипендии», «Диплом, приложение к диплому», «Выпускники ОГУ», «Учебные планы специальностей». С этими приложениями работают сотрудники деканатов факультетов и учебных частей институтов, студенческого отдела кадров, коммерческого отдела, учебнометодического управления, управления качества образования, планово-экономического отдела, отдела профессиональной ориентации и социально-психологической поддержки молодежи и ряда других подразделений. Права доступа к единой информационной базе реализованы таким образом, что сотрудники каждого факультета видят данные только по «своим» студентам. Сотрудники общеуниверситетских подразделений видят данные в целом по всему университету. В интегрированной БД ИАС ведутся данные об учебных планах специальностей для всех форм обучения. В приложении «Учебные планы», с которым работают сотрудники учебно-методического управления, реализованы следующие функции: - формирование и редактирование учебного плана с доведением его до заданного показателя качества (превышение часов для заданного цикла дисциплин, превышение количества аудиторной нагрузки - порядка 20 показателей); - заполнение справочника дисциплин и закрепление их за кафедрами; - печать учебного плана, листа контроля качества учебного плана; - расчет учебной нагрузки для заданной кафедры; - печать сеток часов. Ведение учебных планов в интегрированной БД позволяет использовать их данные другими приложениями ИАС. 2 Сведения о контингенте сотрудников отслеживаются сотрудниками отдела кадров и планово-экономического отдела через приложения подсистемы «Кадры». Это формирование и исполнение штатного расписания учебных подразделений, приказы по перемещению сотрудников, большой объем других данных. Интегрированная БД позволяет использовать информацию о сотрудниках ОГУ при автоматизированном формировании ведомостей для проведения модульного и семестрового контроля успеваемости, отчетов по качеству успеваемости. Кроме большого количества личных данных в интегрированной базе данных ИАС ОГУ сотрудниками деканатов факультетов и учебных частей институтов ведутся также сведения о модульной и семестровой успеваемости студентов всех форм обучения через приложение «Ведение семестровой успеваемости» подсистемы «Деканат». Наличие таких данных позволяет формировать для руководства вуза отчеты по результатам успеваемости в разных разрезах – в целом по университету, по факультетам, специальностям, курсам и своевременно принимать соответствующие управленческие решения. Задача «Заключение договоров на обучение» входит также в состав подсистемы «Деканат». Сотрудники коммерческого отдела работают с данными БД ИАС, добавляя туда сведения, входящие в договор, информацию об оплате и т.д. Одна из новых задач в ИАС ОГУ – это задача «Медицинский паспорт студента». Разработано программное обеспечение, с помощью которого сотрудники учебно-научнолечебного комплекса ОГУ вносят в БД ИАС показатели медицинских осмотров студентов. Сформированные на этой основе отчеты позволяют своевременно оценить состояние здоровья контингента студентов и принять соответствующие меры. Наличие большого объема данных об учебной деятельности университета, накопленного в БД ИАС ОГУ, позволяет решать новые задачи. Так, например, Управлением современных информационных технологий в образовании в 2004 году начата разработка системы мониторинга качества остаточных знаний студентов очной формы обучения с использованием внутривузовской автоматизированной интерактивной системы сетевого тестирования, что позволит достоверно и своевременно оценивать уровень подготовленности студентов. Из базы данных ИАС будут браться сведения об организационной структуре учебных подразделений (факультет, специальность, курс, группа) и списочный состав студентов, который поддерживается в актуальном состоянии. Интеграция данных также позволяет автоматизировать задачу анализа книгообеспеченности учебного процесса для всех кафедр и специальностей ОГУ. Разработкой такой программной системы на основе интегрированной БД ИАС ОГУ занимаются сотрудники отдела информационных технологий Межвузовской библиотеки Оренбургского государственного университета. Одной из решенных задач в рамках ИАС ОГУ стала разработка программной системы для предоставления на официальном сайте университета информации для потенциальных абитуриентов о возможности обучения в ОГУ по сокращенным срокам. На странице http://www.osu.ru/sub_sites/kollic/educ.htm расположена поисковая система, позволяющая абитуриенту, закончившему среднее профессиональное учебное учреждение, найти соответствующие своему профилю специальности высшего профессионального образования, на которые осуществляется прием в ОГУ. На официальном сайте ОГУ http://www.osu.ru также размещена и другая общедоступная информация из интегрированной БД ИАС: структура ОГУ; перечень специальностей, факультетов, кафедр; сведения о преподавателях кафедр; телефонный справочник; ход подачи заявлений абитуриентами; ранжированные списки абитуриентов. Использование интегрированной базы данных позволяет всем структурным подразделениям, работающим с ней, одновременно видеть общие вносимые в БД изменения. Это сокращает время, необходимое для формирования различных форм отчетов и документов, повышает производительность сотрудников, работа которых связана с учебной деятельностью университета, позволяет быстро получать информацию для принятия управленческих решений. 3