УТВЕРЖДЕНО Приказ Председателя Верховного Суда

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в Верховном Суде
Республике Беларусь
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Председателя
Верховного Суда
Республики Беларусь
02.02 .2015 № 12
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкцией по делопроизводству в Верховном Суде
Республики Беларусь (далее – Инструкция) устанавливаются основные
правила организации и ведения делопроизводства в Верховном Суде
Республики Беларусь (далее – Верховный Суд): регистрация, учет,
движение, оформление судебных дел, документов, жалоб и заявлений,
справочно-информационный поиск и контроль за исполнением,
подготовка материалов к последующему хранению и использованию 1.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании Конституции
Республики Беларусь, Кодекса Республики Беларусь о судоустройстве и
статусе судей, Уголовно-процессуального кодекса Республики
Беларусь, Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь,
Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь,
Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об
административных
правонарушениях,
Уголовно-исполнительного
кодекса Республики Беларусь, а также Закона Республики Беларусь «Об
обращениях граждан и юридических лиц», декретов и указов
Президента Республики Беларусь, нормативных правовых актов в сфере
архивного дела и делопроизводства, и приказов Председателя
Верховного Суда.
3. Инструкция разработана с целью совершенствования,
повышения эффективности и качества документационного обеспечения
управления путем унификации состава и форм управленческих
документов, технологий работы с ними.
Положения настоящей Инструкции распространяются на
организационно-распорядительную документацию, а также на
организацию работы с документами, не относящимися к системе
организационно-распорядительной документации (плановую, отчетностатистическую, расчетно-денежную и другие системы документации),
Порядок работы с документами, содержащими сведения о государственных секретах, и с
документами с ограничительным грифом «Для служебного пользования» устанавливается специальными
инструкциями
1
2
независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки,
оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного
хранения, использования и подготовки к передаче в архив,
осуществляемые с помощью ручных, механизированных и
автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Работники аппарата (далее – работники) и судьи Верховного
Суда, должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с
документами в Верховном Суде, современными формами и методами
делопроизводства, обязаны изучить положения настоящей Инструкции
в течение одного месяца со дня поступления на работу.
ГЛАВА 2
РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ ВЕРХОВНОГО СУДА
5. Первый заместитель Председателя Верховного Суда является
ответственным за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами, их
сохранность в Верховном Суде.
6. Заместители Председателя Верховного Суда – председатели
судебных коллегий Верховного Суда являются ответственными за
организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и
порядка работы с документами, их сохранность в коллегиях,
руководители структурных подразделений – соответственно в
структурных подразделениях Верховного Суда.
7. Начальник главного управления организационного обеспечения
судебной деятельности в пределах своей компетенции отвечает за
организацию и совершенствование системы документационного
обеспечения, методическое руководство работой с документами и
обучение работников основам делопроизводства, организацию
внедрения и применения современных информационных технологий в
работе с документами.
8. Работники, обеспечивающие документооборот в Верховном
Суде, выполняют работу согласно требованиям должностных
инструкций и в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
9. Работники и судьи Верховного Суда несут персональную
ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции,
сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате
документов немедленно сообщается руководителю соответствующего
структурного подразделения и начальнику главного управления
организационного обеспечения судебной деятельности.
10. При переводе, перемещении или увольнении работника, судьи
имеющиеся у него документы и дела передаются по решению
3
руководителя соответствующего структурного подразделения, судебной
коллегии другому работнику, судье по акту приема-передачи
документов и дел.
ГЛАВА 3
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
11. Документирование управленческой деятельности Верховного
Суда заключается в создании документов – фиксации на бумаге или
других носителях информации управленческих действий по
установленным правилам. Документирование может осуществляться
как рукописным способом, так и с помощью технических средств.
Юридическим
основанием
создания
организационнораспорядительных документов являются:
акты законодательства Республики Беларусь;
решения судов;
предписания государственных органов и должностных лиц;
осуществление
исполнительной
и
организационнораспорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на
Верховный Суд функций и задач в соответствии с его компетенцией.
12. Верховный Суд наделен правом принимать (издавать)
распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления
и т.д.), которые предусмотрены законодательством Республики
Беларусь, в том числе Кодексом Республики Беларусь о судоустройстве
и статусе судей.
13. Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях,
собраниях, конференциях, деловых встречах фиксируется в протоколах.
14. Верховный Суд в целях выполнения поставленных перед ним
задач и реализации возложенных на него функций ведет переписку с
нижестоящими судами, государственными органами, учреждениями,
субъектами хозяйствования, гражданами, а также с иными
организациями и их образованиями, в том числе с иностранными
судебными органами и международными организациями.
Переписка между структурными подразделениями Верховного
Суда не ведется.
15. В Верховном Суде составляются планы, отчеты, докладные
записки, справки, акты и другие управленческие документы.
16. Подготовка документа включает составление и оформление
проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование
(визирование) проекта, утверждение.
При составлении и оформлении документов необходимо
соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа,
4
оперативное и качественное их исполнение и поиск (составление и
оформление процессуальных документов производится в соответствии с
процессуальным законодательством Республики Беларусь).
Составитель документа несет ответственность за правильность его
содержания, оформления, своевременность подготовки.
Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок,
их содержание должно быть полным, объективным и исключающим
поводы к повторной переписке.
17. Для придания документу юридической силы необходимо
наличие следующих обязательных реквизитов:
наименование суда и (или) структурного подразделения
исполнителя;
дата;
регистрационный индекс;
подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами,
придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения,
печать, отметка о заверении копии.
18. Документы должны оформляться на бланках и иметь
установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный
порядок их расположения.
Отдельные документы (внутренние документы структурных
подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не
на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих
реквизитов.
При оформлении писем, справок и других справочноинформационных документов допускается использовать угловой штамп
Верховного Суда.
При рукописном оформлении документов состав и расположение
реквизитов должны соответствовать составу и расположению
реквизитов документов, оформленных с помощью технических средств.
19. Каждый лист документа должен иметь поля:
левое – 30 мм;
правое – не менее 8 мм;
верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
ГЛАВА 4
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП
20. Бланк
документа – стандартный
лист
бумаги
с
воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную
информацию, и местом, отведенным для переменной информации.
5
21. На бланках изготавливается только первая страница
документа, для изготовления последующих страниц используются
стандартные чистые листы бумаги.
22. Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в
соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ
6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики
Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.
Требования
к
оформлению
документов»,
утвержденным
постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по
стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров
Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 (далее – СТБ 6.382004): бланк для письма и общий бланк других видов организационнораспорядительных документов.
При изготовлении конкретного документа наименование его вида
(кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических
средств.
На основании общего бланка изготавливается бланк для приказов,
распоряжений, если их объем превышает 200 документов в год.
23. Для бланков документов используются стандартные листы
бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от
характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для
документов, имеющих не более пяти-семи строк текста.
24. На бланк для письма, подготовленный за подписью
руководителей Верховного Суда и судей, наносятся реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
код Верховного Суда по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти
и управления» (далее – ОКОГУ), утвержденному постановлением
Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от
11 ноября 2014 г. № 50;
наименование суда;
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные данные.
На бланк для письма при необходимости наносятся
ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата,
регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату
входящего документа.
При необходимости, на бланк для письма могут наноситься кроме
коммуникационных данных и коммерческие данные Верховного Суда.
25. На общий бланк наносятся реквизиты:
6
Государственный герб Республики Беларусь;
код Верховного Суда по ОКОГУ;
наименование суда;
место составления или издания.
На общий бланк при необходимости наносятся ограничительные
отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.
Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем
бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование
суда» и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и
«Регистрационный индекс».
26. При изготовлении, использовании и хранении бланков с
изображением
Государственного
герба
Республики
Беларусь
необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных
правовых актов:
Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 года «О
государственных символах Республики Беларусь» (Национальный
реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 2/1050);
Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357
«Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с
изображением
Государственного
герба
Республики
Беларусь
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г.,
№ 66, 1/1414);
постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31
июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке
изготовления и использования бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в
постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа
1995 г. № 424» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742);
постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19
января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в государственных органах, иных организациях» (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434);
СТБ 6.38-2004, утвержденного постановлением Комитета по
стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров
Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69.
27. Все бланки в Верховном Суде разрабатываются на основе
продольного варианта расположения реквизитов согласно приложению
1 к настоящей Инструкции.
7
При продольном варианте реквизиты бланка располагаются
посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по
горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
28. Бланки с изображением Государственного герба Республики
Беларусь в соответствии с утвержденными образцами должны
оформляться на двух государственных языках (белорусском и русском).
29. Все бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный
герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно
типографским способом и являются типографской продукцией.
Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не
допускается.
30. Бланки документов с изображением Государственного герба
Республики Беларусь подлежат обязательному учету. С этой целью на
них типографским способом или нумератором проставляются учетные
порядковые номера.
Учет ведется главным управлением финансов, бухгалтерской
отчетности и материально-технического обеспечения при их
поступлении раздельно по видам в учетно-регистрационной форме
(журнале). Форма журнала регистрации бланков документов с
изображением Государственного герба Республики Беларусь приведена
в приложении 2 к настоящей Инструкции.
Работник вышеуказанного главного управления ведет журнал по
выдаче этих бланков непосредственно исполнителям.
31. Уничтожаются
бланки
документов
с
изображением
Государственного герба Республики Беларусь по акту с отметкой в
журнале.
Приказом Председателя Верховного Суда назначается комиссия,
которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия,
использования и хранения бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь, о чем делается отметка в
журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при
использовании и хранении бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь комиссия проводит
служебное расследование, результаты которого оформляются актом и
доводятся до сведения Председателя Верховного Суда.
Бланки документов с изображением Государственного герба
Республики Беларусь должны храниться у исполнителей в надежно
запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
32. Если документ, оформленный на бланке с изображением
Государственного герба Республики Беларусь, предназначен для
рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной
8
полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа
заверяется печатью для документов. Указатель рассылки с количеством
отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником
документа или его копией.
33. Документы за подписью Председателя Верховного Суда, его
заместителей и судей исполняются на бланках Верховного Суда с
изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Без использования бланка с изображением Государственного герба
Республики Беларусь может осуществляться переписка за подписью
руководителей структурных подразделений аппарата Верховного Суда.
34. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого
листа документа.
35. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и
оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и
оформления реквизитов бланка.
36. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по
горизонтали и 55 мм по вертикали (для штампа без изображения
Государственного герба Республики Беларусь).
ГЛАВА 5
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
37. При подготовке и оформлении документов используются
реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ
6.38-2004.
38. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».
Изображение Государственного герба Республики Беларусь
помещается на бланках документов.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь на
бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения –
не более 17 мм.
39. Реквизит «Код организации».
Код Верховного Суда проставляется на верхнем поле справа на
первом листе документа.
Код Верховного Суда проставляется по ОКОГУ.
40. Реквизит «Наименование организации».
Наименование организации обозначает составителя документа,
которым является юридическое лицо, создавшее документ.
Наименование организации указывается в точном соответствии с
Кодексом о судоустройстве и статусе судей.
Документ, подготавливаемый совместно двумя и более
организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги.
9
Наименования организаций располагаются в соответствии с их
полными официальными наименованиями в верхней части документа на
одном уровне.
Например:
Верховный Суд
Республики Беларусь
Министерство юстиции
Республики Беларусь
41. Реквизит «Почтовый адрес отправителя».
Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с
действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
ул. Ленина, 28,
220030, г. Минск
42. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».
Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера
телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней
(международный) телефонной связи, официальный адрес электронной
почты) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр
в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не
разделяются.
Коммерческие данные включают номер расчетного счета,
наименование банка и так далее и располагаются ниже
коммуникационных данных.
Другие сведения указываются по усмотрению руководителя
Верховного Суда.
43. Реквизит «Название вида документа».
Название вида документа (приказ, справка, обзор, отчет и др.)
определяется его назначением и должно соответствовать содержанию
документируемого управленческого действия. На письмах название
вида документа не указывается.
Название вида документа печатается прописными буквами без
разрядки.
44. Реквизит «Дата документа».
Датой документа является дата его подписания (приказ,
распоряжение, письмо и др.) или события, зафиксированного в
документе
(протокол,
акт);
для
документа,
принимаемого
коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия;
для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и
др.) – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным
лицом, подписывающим или утверждающим документ.
10
Датой совместного документа является дата подписания его
последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также
дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом.
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в
следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц
оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год –
четырьмя арабскими цифрами.
Например:
29 января 2014 года следует оформить 29.01.2014
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера,
а
также
в
иных
случаях,
предусмотренных
законодательством Республики Беларусь, допускается применять
словесно-цифровой способ оформления дат:
Например:
29 января 2014 г.
или
29 января 2014 года
45. Реквизит «Регистрационный индекс».
Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов
состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть
дополнен индексом по номенклатуре дел (нарядов) и другими
условными обозначениями.
На
документах,
составленных
совместно
несколькими
государственными органами (организациями), регистрационные
индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания
авторов на документе (слева направо).
Для каждого структурного подразделения Верховного Суда
устанавливается индекс – условное обозначение.
Например:
01 – главное управление организационного обеспечения судебной
деятельности
02 – судебная коллегия по уголовным делам
Входящие в состав главных управлений управления и отделы
также должны иметь свои индексы, состоящие из двух цифр: первая
цифра должна соответствовать индексу главного управления, вторая
11
должна обозначать номер управления или отдела в составе главного
управления.
Например:
01-01 – управление по обеспечению деятельности судов главного
управления организационного обеспечения судебной деятельности
46. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату
входящего документа».
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа
располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный
индекс и дату документа, на который дается ответ.
47. Реквизит «Место составления или издания» обязательно
указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами «Дата»
и «Регистрационный индекс» в соответствии с административнотерриториальным делением. На бланках для писем этот реквизит не
проставляется.
48. Реквизит «Гриф ограничения доступа».
Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу
документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф
приложения». Этот реквизит оформляется с отступом от левого поля
100 мм.
49. Реквизит «Адресат».
Документы
адресуют
организациям,
структурным
подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том
числе индивидуальным предпринимателям.
Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
При адресовании документа организации или ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишут в именительном падеже.
Например:
Верховный Суд
Республики Беларусь
ул. Ленина, 28
220030, г. Минск
Верховный Суд
Республики Беларусь
Управление законодательства
ул. Ленина, 28
220030, г. Минск
12
При направлении документа должностному лицу наименование
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия адресата – в дательном.
Например:
Верховный Суд Республики
Беларусь
Начальнику управления
законодательства
Макаренко С.И.
При адресовании документа руководителю организации
наименование организации входит в состав наименования должности
адресата.
Например:
Председателю Минского
городского суда
Сидоренко А.И.
При адресовании документа гражданину, в том числе
индивидуальному предпринимателю, вначале указываются фамилия и
инициалы (собственное имя, отчество (если такое имеется) получателя,
а затем – почтовый адрес.
Например:
Соколовскому А.Н.
пр-т Независимости, д.38, кв.15
220050, г. Минск
При направлении документа в несколько однородных организаций
их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.
Например:
Республиканские органы
государственного управления
При направлении документа руководителям нескольких
однородных организаций наименования их должностей указываются
обобщенно в дательном падеже.
Например:
Председателям областных судов
13
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте.
Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании
документа разовому корреспонденту.
Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,
утвержденными постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111 (Национальный реестр правовых
актов Республики Беларусь, 2004 г., 3 145, 5/14830).
Например:
Верховный
Суд
Беларусь
ул. Ленина, 28,
220030, г. Минск
Республики
На документах, направляемых постоянным корреспондентам,
организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки
таких документов могут применяться конверты с заранее
напечатанными адресами.
Документ не должен содержать больше четырех адресов. Слово
«копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается
только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Например:
Председателям областных
(Минского городского) судов
Если документ является ответным, первым адресатом следует
указывать составителя инициативного письма вне зависимости от
значимости остальных адресатов, основному адресату направляется
первый экземпляр документа.
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. При
написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч.
(воинская часть), обл. (область), г. (город), р-н (район), ул. (улица), пер.
(переулок), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров
домов, корпусов, квартир, знак «№» не ставится, при литерном
написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
14
50. Реквизит «Гриф утверждения».
Утверждение – один из способов удостоверения документа после
его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает
юридическую силу только с момента его утверждения.
Гриф утверждения, как правило, проставляется на следующих
документах:
положения о структурных подразделениях Верховного Суда,
структура, штатное расписание, инструкции, акты, графики (отпусков,
личного приема и т.д.), программы (мероприятий и т.д.), планы, отчеты.
Устанавливаются два способа утверждения документов:
утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг
вопросов, излагаемых в документе, или изданием распорядительного
акта (приказом). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф
утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования
должности лица, утвердившего документ, включая наименование
организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Гриф утверждения оформляется с отступом от левого поля 100 мм.
Составные части грифа утверждения отделяют друг от друга одним
интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным
межстрочным интервалом.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Верховного
Суда Республики Беларусь
Подпись
Г.И.Павлов
29.01.2014
Дата
утверждения
проставляется
должностным
лицом,
утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью
технических средств.
Документ может быть утвержден несколькими должностными
лицами. В этом случае документ оформляется не на бланке, и грифы
утверждения располагаются на одном уровне. Наименование
организации включается в наименования должностных лиц,
утверждающих документ.
Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда
введение утверждаемого документа требует дополнительных
предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его
применением, а также при утверждении нормативных правовых актов
Республики Беларусь.
15
При
утверждении
распорядительным
документом
гриф
проставляется по форме: УТВЕРЖДЕНО, название вида документа в
именительном падеже, его дата и индекс.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Председателя
Верховного Суда
Республики Беларусь
29.01.2014 № 78
Слова
«УТВЕРЖДАЮ»
и
«УТВЕРЖДЕНО»
печатают
прописными буквами без кавычек и пробелов.
51. Реквизит «Резолюция».
Резолюция – письменное указание руководителя о порядке
исполнения или использования документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы:
фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание
поручения и сроки его исполнения (при необходимости). Резолюция
должна быть подписана и датирована.
При наличии нескольких исполнителей, первой указывается
фамилия ответственного исполнителя, который организует работу
соисполнителей.
На документе должно быть не более одной резолюции.
Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них
детализируется порядок исполнения документа.
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть
указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения.
Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты,
следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ,
поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по
содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и
невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте,
допускается написание резолюций на любой свободной площади
лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не
на полях документа).
При отсутствии на документе места, допускается оформление
резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного
индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист
резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с
16
ним подшивается в дело (наряд). На документе проставляется отметка о
наличии такого листа.
Резолюции по исполнению поручений Президента Республики
Беларусь, Главы Администрации Президента Республики Беларусь и его
заместителей,
председателей
палат
Национального
собрания
Республики Беларусь и их заместителей, Премьер-министра Республики
Беларусь и его заместителей оформляются на отдельных листах
резолюций.
При оформлении листа резолюции используются стандартные
листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих
размеров полей:
для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не
менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10
мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30
мм, правое – не менее 8 мм.
52. Реквизит «Заголовок к тексту».
Документы, оформленные на бланках или стандартных листах
бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту
допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или
стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок должен формулироваться исполнителем документа. Он
должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и
грамматически согласовываться с названием документа.
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и
словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах
Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и
общепринятые сокращения.
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в
конце заголовка не ставится.
53. Реквизит «Отметка о контроле».
Отметка о контроле проставляется на документе от руки или
штампом на левом поле первого листа документа на уровне реквизита
«Заголовок к тексту» и обозначается словом «Контроль». Отметка
может быть дополнена контрольной датой.
54. Реквизит «Отметка о наличии приложения».
Отметка о наличии приложения располагается ниже текста
документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение»
печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от
границы левого поля, после него ставится двоеточие.
17
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в
отметке о наличии приложения указывается только количество листов и
экземпляров.
Например:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования перечисляются с указанием количества листов и
экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких
приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 157 л. в 2 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение,
то в отметке о наличии приложения указывается общее количество
листов приложений.
Например:
Приложение: письмо Верховного Суда Республики Беларусь от
01.03.2014 № 01-1/155 и приложение к нему, всего на 5 л.
в 1 экз.
Если приложение направляется не всем указанным в документе
адресатам, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
В распорядительных документах (приказы, указания, решения и
другое) реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется.
Указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно
приложению», «приложение», «приложение 1» и др.
55. Реквизит «Подпись».
Проект документа представляется на подпись соответствующему
должностному лицу полностью оформленным, проверенным,
согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и
материалами, на основании которых он составлен.
18
Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о
наличии приложения и состоит из наименования должности лица,
подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки – инициалы
и фамилия.
При оформлении документа не на бланке, в наименование
должности включается полное наименование организации.
В документах, подготовленных комиссией, указывают не
должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в
составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в
алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии
Члены комиссии
Подпись
Расшифровка подписи
Подпись
Подпись
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи
При подписании документа несколькими должностными лицами,
их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
Например:
Председатель
Верховного Суда
Республики Беларусь
Главный бухгалтер
Подпись
Подпись
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи
При
подписании
документа
несколькими
лицами,
не
подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном
уровне.
Например:
Заместитель Председателя
Верховного Суда
Республики Беларусь
Подпись А.О.Петров
Первый заместитель
Министра юстиции
Республики Беларусь
Подпись Е.И.Мисейчик
При подписании распорядительных и исходящих документов
подписывается первый экземпляр документа.
При оформлении актов, протоколов, совместных документов
подписи проставляются на всех экземплярах документа.
В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения»
и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица,
19
подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы
и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.»
(«заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается
ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием
должности.
56. Реквизит «Гриф приложения».
Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого
листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его
порядкового номера (указывается арабскими цифрам без знака №),
названия вида документа в дательном падеже, его даты и
регистрационного индекса.
Например:
Приложение 2
к приказу Председателя
Верховного Суда
Республики Беларусь
01.03.2014 № 5
Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.
На приложениях, утверждаемых распорядительным документом
или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в
правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа
проставляется гриф утверждения.
Документы-приложения оформляются с указанием всех
необходимых реквизитов документа.
57. Согласование документов.
Документы до придания им юридической силы (подписания,
утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат
согласованию. Согласование проекта документа проводится с
организациями и должностными лицами. Согласование документа
может проводиться как внутри организации – со структурными
подразделениями и должностными лицами, так и вне её – с
подчиненными и неподчиненными организациями.
58. Реквизит «Виза».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом.
При необходимости внутреннего согласования проекта документа,
подготовленного структурным подразделением Верховного Суда,
согласование с управлением законодательства производится при
20
наличии всех виз иных заинтересованных руководителей структурных
подразделений.
Реквизит «Виза» включает наименование должности лица,
визирующего проект документа, его собственноручную подпись,
расшифровку подписи и дату.
Например:
Начальник управления законодательства
Подпись О.С.Говша
25.06.2014
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо
исправления в документе, не допускается. Замечания и дополнения к
проекту документа излагаются на проекте документа ниже даты
визирования. При значительном объеме замечания и дополнения
излагаются на отдельном листе, а на проекте документа ставится
отметка: «Замечания прилагаются».
Например:
Начальник управления обобщения
судебной практики
Подпись В.И.Зеленко
25.06.2014
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой
стороне последнего листа первого экземпляра документа слева.
Проекты распорядительных документов допускается визировать на
оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.
При согласовании писем и других исходящих документов визы
оформляются на копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз они
располагаются одна под другой в порядке визирования.
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте
последнего листа документа или на отдельном листе и при
тиражировании документа не воспроизводятся.
Перечень согласующих инстанций определяется составителем
документа исходя из его содержания и требований нормативных
правовых актов.
59. Реквизит «Гриф согласования».
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
21
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой
стороне документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО»,
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования.
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора
без отступа от границы левого поля.
Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без
кавычек и пробелов.
Если согласование документа производится коллегиальным
органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по
форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
01.03.2014 № 5
Если документ имеет два грифа согласования, то они
располагаются на одном уровне.
Более трех грифов согласования оформляются двумя
вертикальными рядами.
При отсутствии места на документе оформляют лист
согласования. На документе на месте, предусмотренном для
размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования
прилагается
60. Реквизит «Печать».
Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого
удостоверения их подлинности.
В Верховном Суде используются два вида печатей: гербовая
печать Верховного Суда (с изображением Государственного герба
Республики Беларусь) и печать, указывающая на ее целевое назначение
(для документов, для документов управления кадрового обеспечения и
государственной службы).
Порядок использования и ответственные лица за хранение печатей
закрепляются приказом Председателя Верховного Суда.
Печати Верховного Суда с изображением Государственного герба
Республики Беларусь хранятся в главном управлении организационного
обеспечения судебной деятельности, а малая печать Верховного Суда с
22
изображением Государственного герба Республики Беларусь – в
управлении кадрового обеспечения и государственной службы.
Перечень документов, на которых проставляется печать с
изображением государственного герба Республики Беларусь, определен
законодательством Республики Беларусь. Проставление печати
необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе
факсимильных, удостоверяющих права, свободы и законные интересы
граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих
расходование денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности
лица, подписавшего (утвердившего) документ.
На документах, направляемых Верховным Судом, в рамках
оказания правовой помощи в компетентные иностранные судебные
органы, проставляется печать с изображением Государственного герба
Республики Беларусь. Оттиск печати в данных случаях проставляется
на свободном месте документа, не затрагивая его текста и подписи
должностного лица.
61. Реквизит «Отметка об исполнителе».
Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного
телефона исполнителя документа. Фамилия исполнителя и номер его
служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Например:
Байлуков 222 22 22
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом
структурного подразделения, в котором готовился документ.
Например:
15 Ковалева 327 17 17
При необходимости отметка об исполнителе может быть
дополнена датой создания документа, именем файла и другими
поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только
на экземпляре документа, остающегося в Верховном Суде.
Например:
15 Ковалева 327 17 17
23.07.2014 D:/Письмо.doc
23
Отметка об исполнителе не проставляется на письмах,
касающихся рассмотрения конкретных судебных дел и, как правило, на
документах, вносимых на имя Президента Республики Беларусь.
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об
исполнителе»
выполняется
шрифтом
Times New Roman
(Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный
интервал – точно 9 пунктов.
62. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого
документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии
документа юридической силы она должны быть заверена.
Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов,
заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа.
Выписка из документа оформляется на листах формата А4, в том числе,
на бланке соответствующего документа или на общем бланке. В
выписке из документа слово «ВЫПИСКА» включается в название вида
документа.
Например:
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Отметка о заверении копии (выписки) оформляется ниже
реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование
должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись,
расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно
Начальник управления
кадрового обеспечения и
государственной службы
01.03.2014
Подпись
Н.И.Войтик
При пересылке копии документа, выписки из документа в другие
организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную
надпись удостоверяют печатью Верховного Суда с изображением
Государственного герба Республики Беларусь либо печатью Верховного
Суда, указывающей на ее целевое назначение (для документов, для
документов управления кадрового обеспечения и государственной
службы).
На копии исходящих документов, остающихся в деле (наряде),
реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания
документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в
24
которой допускается не указывать дату заверения и должность лица,
заверившего копию.
Например:
Верно
Подпись А.П.Савко
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника
средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное
воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или
внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном
удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами
законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для
рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника,
допускается удостоверять печатью Верховного Суда, проставляемой на
месте, отведенном для собственноручной подписи.
Верховный Суд может заверять копии только тех документов,
которые созданы в Верховном Суде, а также документов,
предусмотренных постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 30 декабря 2012 г. № 1256 "О некоторых вопросах выдачи и
свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или)
законных интересов граждан, в том числе индивидуальных
предпринимателей, и юридических лиц" (Национальный правовой
Интернет-портал Республики Беларусь, 06.01.2013, 5/36738) и иными
актами законодательства.
Снятие копий с документов сторонних организаций для
представления третьим лицам допускается с разрешения руководства
Верховного Суда. Допускается изготавливать и заверять копии
документов при решении вопросов приема граждан на работу,
подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел
работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых
книжек и др.).
Копии документов в электронном виде, выполненные на
бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри
Верховного Суда, заверяются в порядке, установленном частью второй
настоящего пункта.
63. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело (наряд)».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
(наряд) проставляется на документе после его исполнения и является
свидетельством завершения работы над ним.
25
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
(наряд) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и
состоит из слов «В дело (наряд)», номера дела (наряда) по номенклатуре
дел (нарядов), в котором будет храниться документ, даты, индекса
документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной
подписи исполнителя или руководителя структурного подразделенияисполнителя и даты направления документа в дело (наряд).
Например:
В наряд 01-10
Подготовлен ответ
15.02.2014 № 08-10/130
Подпись
17.02.2014
При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в
отметке указываются краткие сведения об исполнении.
Например:
В наряд 01-10
Принято участие в совещании
Подпись
20.01.2014
64. Реквизит «Отметка о поступлении».
Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих
документов) проставляется на нижнем поле первого листа
поступившего документа, справа. Штамп содержит наименование
организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и
регистрационный индекс документа.
На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой
допускается указывать время поступления (часы, минуты).
ГЛАВА 6
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ
65. Текст документа должен быть достоверным, объективным,
кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения,
не допускающим различных толкований.
66. Текст документа излагается простым и ясным языком, с
соблюдением правовой терминологии и норм официально-делового
стиля литературного языка.
26
67. Языками делопроизводства и документации являются
белорусский и русский.
Тексты документов, направляемых за пределы Республики
Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке
страны адресата или на другом иностранном языке.
68. Предложения
строятся
согласно
общепринятым
грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского
языков,
преимущественным
является
употребление
простых
распространенных предложений.
69. В документах применяют термины и определения,
установленные действующими стандартами и терминологическими
словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае
должны употребляться только в одном из своих значений.
70. В тексте документа не допускается употребление:
просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и
терминов в белорусском и русском языках;
нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний
и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте
документа;
ненормативной лексики.
71. Текст сложных по содержанию документов (инструкции,
приказы, протоколы и др.) допускается делить на пункты, подпункты,
абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в
главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не
ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не
ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют
точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую
строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих
букв.
Например:
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ СУДЕБНЫХ ПОСТАНОВЛЕНИЙ
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются
с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с
абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта, после
которых ставятся точки.
27
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа,
подпунктов – сквозной для каждого пункта.
Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
72. В тексте документа перед каждой позицией перечисления,
выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится.
После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
73. Тексты документов оформляются в виде связного текста,
анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в
выборе формы представления текста является характер информации,
содержащейся в тексте документа.
74. В распорядительных документах текст излагается от первого
лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», и др.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ»,
«РЕШИЛ» и др.
ГЛАВА 7
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
75. Текст документов на бланках формата А4 печатается на
компьютере через одинарный интервал, на бланках формата А5 – через
интервал точно 14 пт.
76. При наборе текста с использованием технических средств
применяется
гарнитура
шрифта
Times New Roman
(Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не
менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа.
Оформление документов осуществляется также по установленным
в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе
Microsoft Word, размер шрифта – 15 пт.
Оформление документов осуществляется с использованием
программного
обеспечения,
соответствующего
следующим
требованиям:
наличие функциональности, обеспечивающей возможность
оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями
законодательства Республики Беларусь;
поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;
поддержка методов и средств защиты текста документа от
редактирования (парольная защита, создание документа, не
редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых
форматов.
77. При подготовке таблиц с использованием технических средств
выравнивание текста производится по необходимости, с переносом
28
слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст
не вмещается), межстрочный интервал – до 11 пт., размер шрифта
текста таблиц – до 13 пт.
78. При оформлении документа на компьютере реквизиты,
состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с
интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф
утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения»,
«Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным
межстрочным интервалом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Верховного Суда
Республики Беларусь
Подпись
А.А.Шашкова
Одинарный
Точно 14 пт
Одинарный
Одинарный
17.04.2013
Полуторный
СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции
Республики Беларусь
Подпись
А.О.Петров
Одинарный
Точно 14 пт
Одинарный
Одинарный
17.04.2013
79. Максимальная длина строки многострочных реквизитов
составляет 73 мм.
80. При оформлении документа используются следующие отступы
в миллиметрах от границы левого поля (положения табулятора) на
компьютере:
0 – граница левого поля;
1 – 12,5 мм;
4 – 80 мм;
5 – 100 мм;
6 – 120 мм;
7 – 140 мм;
29
8 – 160 мм.
81. От нулевого положения печатаются:
реквизит «Название вида документа (за исключением случаев,
когда название вида документа входит в состав реквизита бланка);
реквизит «Заголовок к тексту»;
реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного
отступа);
реквизит «Отметка о наличии приложения»;
реквизит «Отметка об исполнителе»;
реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело (наряд)»;
реквизит «Отметка о заверении копии»;
реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в
реквизите «Подпись»;
слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ»,
«ПРИКАЗЫВАЮ»,
«ПРЕДЛАГАЮ»,
«ОБЯЗЫВАЮ».
От первого положения печатается начало абзацев в тексте.
От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».
От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения
доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
От шестого положения печатается расшифровка подписи в
реквизите «Подпись».
От
седьмого
положения
печатаются
коды
по
Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ
010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), ОКОГУ.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной
ориентации (297 х 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф
утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите
«Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (160 мм).
82. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования
их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и
пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах
формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого
положений табулятора.
При
подписании
документа
несколькими
лицами,
не
подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите
«Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от
нулевого и пятого положений табулятора.
Несколько реквизитов «Подпись», располагаемых один под
другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом.
30
83. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается
продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от
границы левого поля).
84. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная
в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший
основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание»
печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним
текст – через интервал точно 14 пт.
85. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а
также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения
оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается
столбцом через интервал точно 14 пт.
86. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не
ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
87. В документах не допускаются текстовые выделения в виде
подчеркивания и печатания вразрядку.
Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида
документа»,
слова
«УТВЕЖДАЮ»,
«УТВЕРЖДЕНО»,
«СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения,
«ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в
постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ»,
«ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников
в текстах приказов по личному составу, названия глав в
организационных документах.
88. При оформлении документов на двух и более листах второй и
последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов
проставляются в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с
расстоянием 10-15 мм от центра верхнего края, гарнитура шрифта Times
New Roman в обычном начертании, размер шрифта 14 пт. Первый лист
не нумеруется.
Новый лист документа не допускается начинать последней
неполной строкой абзаца.
Документы со сроком хранения до трех лет включительно
допускается печатать на двух сторонах листа.
89. Документы, предназначенные для обращения в системе
межведомственного электронного документооборота государственных
органов, должны соответствовать следующим требованиям:
быть представленными в форме, доступной и понятной для
восприятия;
31
создаваться в одном из допустимых форматов документа в
электронном виде;
содержать
реквизиты,
обеспечивающие
идентификацию
документа, установленные для документов данного вида в соответствии
с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов
осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции
и иными актами законодательства Республики Беларусь;
содержать одну или несколько электронных цифровых подписей, а
также при необходимости, дополнительные данные для проверки
включенных электронных цифровых подписей.
Отсутствие электронной цифровой подписи допустимо для
документов информационно-справочного характера и (или) не
подлежащих регистрации, а также для графических образов документов
на бумажном носителе. При отсутствии у документа электронной
цифровой подписи должна быть предусмотрена защита от внесения в
него изменений.
Графический
образ
(изображение,
создаваемое
путем
сканирования) документа на бумажном носителе должен быть выполнен
в цветном режиме и иметь один из допустимых форматов графических
образов.
Документ в электронном виде не должен содержать
автоматический исполняемый программный код (макрокоманду) либо
ссылки на внешнее исполняемые файлы.
ГЛАВА 8
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
90. В Верховном Суде могут издаваться следующие виды
распорядительных документов: приказы, распоряжения, постановления,
решения.
91. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем Верховного
Суда, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных
задач, стоящих перед Верховным Судом.
92. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично
Председателем Верховного Суда или его заместителем для решения
оперативных вопросов основной деятельности.
Не допускается издание распоряжений в случаях, когда
необходимо документально оформить управленческое решение по
основным принципиальным задачам, стоящим перед Верховным Судом.
В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.
93. Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально
Верховным Судом.
32
94. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными
органами, имеющими совещательные функции.
95. Приказы и распоряжения подразделяются на три вида: по
основной деятельности; по личному составу; по административнохозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по
основной деятельности и по личному составу.
Не допускается объединение в одном распорядительном
документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
Все приказы, за исключением приказов по административнохозяйственной деятельности, подлежат обязательной регистрации в
управлении кадрового обеспечения и государственной службы
независимо от того, в каком структурном подразделении Верховного
Суда или должностным лицом они были подготовлены. Регистрация
приказов осуществляется в соответствующих журналах по форме
согласно приложению 3 к настоящей Инструкции.
Ознакомление с приказом, при необходимости, осуществляется
уполномоченным работником структурного подразделения Верховного
Суда, подготовившего проект приказа.
Приказ (распоряжение, решение) оформляется на общем бланке и
содержит следующие обязательные реквизиты: наименование
организации, название вида документа, дату и регистрационный номер,
место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
96. Текст приказа (распоряжения, решения) состоит из
констатирующей и распорядительной части.
В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины,
факты, послужившие основанием для издания распорядительного
документа. Если распорядительная часть приказа (распоряжения,
решения) не нуждается в обосновании, констатирующая часть
отсутствует.
Распорядительная
часть
приказа
начинается
словом
ПРИКАЗЫВАЮ (прописными буквами от границы левого поля, без
кавычек и пробелов), распоряжения – ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ,
решения – РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛИ, постановления –
ПОСТАНОВЛЯЕТ, ПОСТАНОВИЛИ.
При оформлении распоряжений распорядительное слово может
отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится
двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное
подразделение) указывается в дательном падеже.
В приказах по личному составу распорядительная часть
начитается словом, точно обозначающим предписываемое действие
(«ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное
33
слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по
структуре приказов по личному составу.
Пункты распорядительной части сложных по содержанию
приказов и распоряжений по личному составу располагаются в
следующей последовательности: прием на работу, перевод
(перемещение), увольнение и т.д.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть
сформулирован в соответствии с требованиями Трудового кодекса
Республики Беларусь.
Проект приказа по личному составу должен быть завизирован
руководителем структурного подразделения, начальником управления
кадрового обеспечения и государственной службы, начальником
главного управления финансов, бухгалтерской отчетности и
материально-технического обеспечения.
При переводе работника из одного структурного подразделения в
другое проект приказа должен быть завизирован руководителями этих
структурных подразделений.
После подписания приказа по личному составу работник
управления кадрового обеспечения и государственной службы обязан
ознакомить с ним соответствующего работника.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу
(сведения о работе и поощрениях), фиксируются в трудовых книжках
работников.
Распорядительная часть приказа (распоряжения, решения)
заканчивается указанием должностного лица, ответственного за
контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.
Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может
означать, что контроль исполнения документа будет осуществлять
руководитель, от имени которого он издается. Не допускается
использование формулировки «Контроль за исполнением приказа
оставляю за собой».
Если приказ (распоряжение, решение) отменяет, изменяет или
дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то
его положения, последний пункт приказа (распоряжения, решения)
должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа)
с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется
устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ…от…№…».
Перечень структурных подразделений и должностных лиц, до
сведения которых доводится документ, перечисляются в листе
ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на
оборотной стороне последнего листа документа.
34
При необходимости ознакомления с содержанием документа всех
работников пункт «Приказ довести до сведения всех работников»
обязателен.
97. Проекты распорядительных документов согласовываются с
исполнителями, заинтересованными должностными лицами и
управлением кадрового обеспечения и государственной службы
Верховного Суда. Согласованный проект документа представляется на
подпись руководителю, от имени которого он издается.
98. Дата в приказе, распоряжении проставляется лицом, его
подписавшим. Датой приказа, распоряжения является дата подписания.
Датой постановления, решения является дата заседания
коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях,
решениях печатается или проставляется от руки.
99. Распорядительный документ вступает в силу с момента его
издания (принятия), если в нем не указан иной срок.
100. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на заседаниях.
101. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на
протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.
102. Протокол составляется секретарем заседания на основании
рукописных, аудио- или других записей хода заседания, а также
документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и
тезисов докладов, проектов решений и др.).
103. Заголовком к тексту протокола являются название
конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа и
вопрос (тема) заседания, если он один.
104. Датой протокола является дата проведения заседания.
105. Текст протокола делится на вводную и основную части.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии
председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального
органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных
лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии
присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном
порядке.
Если количество присутствовавших на заседании членов
коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших
составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением
соответствующей отметки.
Например:
Присутствовали – 17 человек (список прилагается).
35
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к
протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество
приглашенных более 10 человек.
В протоколах дополнительно может указываться количество
присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и
приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются
вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их
изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования
должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.
При вынесении на заседание двух и более вопросов они
нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в
повестке дня определяется степенью их важности.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по
схеме: «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» –
отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы
докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст
выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о
чем делается соответствующая отметка.
Например:
СЛУШАЛИ:
Коваленко Л.И. – Текст выступления прилагается.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу
«СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и
ответы на них.
В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются
принятые решения по вопросу.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется.
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по
схеме: «СЛУШАЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста
выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки
дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.
В случае возникновения принципиальных разногласий в
протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные
выступления участников заседания.
В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки
дня записываются принятые по нему решения.
Решение коллегиального органа в протоколах любых форм
приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими
36
цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по
вопросу принято только одно решение.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений
(постановлений) или отдельных пунктов решений.
106. Протокол
подписывается
председательствующим
на
заседании и секретарем.
107. Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными
лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные
ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев и др.).
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование органа,
составившего акт, название вида документа, место составления, дату,
регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при
необходимости – гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты
располагаются в установленном порядке.
108. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого
события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида
документа
и
формулироваться
с
помощью
отглагольного
существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном
падеже («акт – чего?»).
109. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события
и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
110. Текст акта состоит из двух частей: вводной и
констатирующей.
Во вводной части акта указываются основание для составления
акта, состав комиссии (наименование должностей, фамилия и инициалы
председателя комиссии и членов комиссии).
Основанием для составления акта может являться нормативный
правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ
руководителя Верховного Суда, плановое задание и др.
При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале
указываются наименование должности, инициалы и фамилия
председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и
фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в
работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при
написании должностей указываются наименования организаций,
которые они представляют.
Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при
составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются
отдельно.
37
В констатирующей части излагаются цели и задачи актирования,
описание и характер проведенной работы, установленные факты, а
также выводы и заключения. Выводы и предложения могут быть
изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения
предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров
акта.
Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми
актами и (или) практической необходимостью.
111. Акт подписывают председатель и все составители без
указания должностей. Первой проставляется подпись председателя
комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его
с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на
отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается
фиксировать на самом акте.
112. Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности
подписываются проводившим проверку работником контролирующего
органа (руководителем проверки) и уполномоченными лицами
Верховного Суда в соответствии с актами законодательства Республики
Беларусь.
113. Акты, предписывающие выполнение определенных действий,
подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей
распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием
для составления акта.
114. Докладная записка – документ информационного характера,
адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого
подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями составителя. Она готовится как
по инициативе составителя, так и по указанию руководства.
115. В зависимости от содержания и целевого назначения
докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или
отчетные (о результатах командировки и т.д.).
116. Докладные записки адресуются руководителю Верховного
Суда, подписываются их составителями и оформляются на стандартных
листах бумаги формата А4 или А5.
117. Текст докладной записки состоит из вводной и основной
частей.
38
Во вводной части излагаются состояние вопроса, факты,
послужившие причиной для составления докладной записки,
проводится их анализ.
В основной части докладной записки излагаются выводы и
предложения.
118. Датой докладной записки является дата ее подписания.
119. Объяснительная записка – информационный документ,
поясняющий содержание отдельных положений основного документа
(плана, отчета и других документов) или объясняющий причины
какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по
содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие
основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных
положений основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу
каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и
поведения отдельных работников Верховного Суда.
120.Справка – информационный документ, содержащий описание
и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или
биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо
фактов без мнения составителя о существе излагаемых вопросов. По
содержанию справка близка к отчетной докладной записке.
121. В зависимости от содержания и целевого назначения справки
делятся на служебные и личные.
Служебная справка – официальный документ, содержащий
сведения о фактах и событиях служебного характера, об основной
деятельности организации (о штатной численности, о выполнении
планов, заданий и др.).
Личная справка – официальный документ, подтверждающий
сведения
биографического
и
(или)
служебного
характера,
удостоверяющие какой-либо юридический факт и выдаваемый
гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде
работы, о размере заработной платы и др.).
122. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и
внешние.
Внутренние справки адресуются руководителю Верховного Суда,
подписываются их составителями и оформляются на стандартных
листах бумаги формата А4 и А5.
Внешние справки адресуются сторонней организации или
частному лицу, подписываются руководителем Верховного Суда и
39
оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата
А4 и А5 с использованием углового штампа.
123. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы,
делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке
сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед
текстом.
Например:
По состоянию на 01.03.2014
или
За период с 01.01.2014 по 01.03.2014
В личных справках заголовок допускается не указывать.
124. Текст личной справки начинается с указания фамилии,
собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором
сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов
«выдана настоящая», «действительно работает».
При наличии используются типовые формы справок,
утверждаемые в установленном законодательством Республики
Беларусь порядке.
125. При необходимости служебная справка может заверяться
печатью. В обязательном порядке печатью заверяются личные справки.
126. Датой справки является дата ее подписания.
127. Информация о режиме работы Верховного Суда и
должностных лицах, ответственных за выдачу справок, имеющих
юридическое значение, их местонахождении, номерах служебных
телефонов размещается на информационных стендах в здании
Верховного Суда. По мере необходимости данная информация должна
своевременно обновляться.
128. Запрещается отмена приема граждан с заявлениями, а также
сроков выдачи справок по причине временного отсутствия
ответственных должностных лиц. Во время отсутствия ответственных
должностных лиц исполнение соответствующих обязанностей
возлагается на других должностных лиц.
129. Заявление о выдаче справки должно содержать фамилию,
собственное имя и отчество (если таковое имеется) гражданина, его
паспортные данные, данные о его месте жительства и (или)
регистрации, какую справку ему необходимо выдать, цель получения
справки и куда она представляется.
130. При рассмотрении заявлений ответственные должностные
лица:
40
рассматривают поступившие заявления в установленные сроки;
при установлении в ходе рассмотрения заявления и подготовки
справки, что выдача справки, указанной в заявлении, не входит в
компетенцию Верховного Суда, готовят соответствующий ответ
гражданину, содержащий разъяснения о государственном органе,
компетентном в данном вопросе;
осуществляют сбор и обобщение информации, имеющейся в
Верховном Суде и необходимой для подготовки соответствующей
справки;
проводят при необходимости специальную проверку;
готовят запрос документов и (или) сведений в государственный
орган, к компетенции которого относится их выдача, необходимых им
для подготовки соответствующей справки. При этом представление
документов и (или) сведений осуществляется в недельный срок со дня
получения запроса;
готовят справку, представляют ее на подпись соответствующему
должностному лицу, в компетенцию которого входит подписание
соответствующих справок;
регистрируют подготовленные справки в журнале.
131. Не допускается требовать от граждан документы и (или)
сведения, за исключением документов, удостоверяющих их личность,
дееспособность (гражданскую дееспособность), полномочия на
совершение действий от имени и в интересах других граждан, которые
имеются в Верховном Суде и (или) которые могут быть получены
Верховным Судом от других государственных органов, а также из
государственных регистров, реестров, кадастров, баз и банков данных.
132. В представлении документов и (или) сведений может быть
отказано, если эти документы и (или) сведения содержат информацию,
относящуюся к государственным секретам, коммерческой или иной
охраняемой законом тайне.
133. Разновидностью служебных справок являются сводки (об
исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки
оформляются в виде таблиц, графиков.
134. Письмо – обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста
(пересылка по почте или другим каналам связи).
135. В зависимости от содержания различаются следующие
разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы,
письма
сопроводительные,
рекламационные,
гарантийные,
напоминания, извещения, приглашения и др.
41
136. Письма составляются в структурных подразделениях
Верховного Суда, судьями и руководством Верховного Суда, в
компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
137. Письма подписываются руководством Верховного Суда,
судьями и руководителями структурных подразделений согласно их
компетенции и распределению обязанностей.
138. Датой письма является дата его подписания.
139. Телеграммы – обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации
по каналам телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление
документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграммы
делятся
на
категории:
«Внеочередные»,
«Правительственные», «Срочные», «Обыкновенные».
Телеграммы оформляются в трех экземплярах на телеграфном
бланке или на стандартном листе бумаги формата A4, два экземпляра
передаются на почтовое отделение, третий – подшивается в наряд
(дело).
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и
минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом),
регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы,
адресат, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего
(инициативного) документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер
отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия
получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными
буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через
полуторный интервал. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные
строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса
слов. Текст телеграммы излагается предельно кратко, не должен
превышать 50 слов.
Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно:
точка –тчк, запятая –зпт, двоеточие –двтч, кавычки –квч, скобки –скб,
тире, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление,
проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами,
между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс
телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней
указываются фамилия составителя телеграммы и наименование суда,
42
должность составителя указывать необязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указываются
телеграфный адрес отправителя телеграммы, наименование должности
лица, подписавшего телеграмму, расшифровка подписи, и ставится
печать. Здесь же допускается указывать фамилию исполнителя и номер
его телефона.
140. Для оперативного решения вопросов с организациями и
физическими лицами, когда сообщения требуют документального
оформления, используются телефонограммы.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа,
дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи,
текст,
подпись,
фамилии
передающего
и
принимающего
телефонограмму с указанием должностей.
Телефонограммы оформляются на обычной бумаге формата А4.
Текст
телефонограммы
должен
быть
кратким,
без
труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
ГЛАВА 9
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
141. Организация документооборота в Верховном Суде.
141.1. Документооборот – это движение документов в Верховном
Суде с момента их получения или создания до завершения исполнения,
отправки или направления в дело (наряд);
141.2. Организация
документооборота
должна
отвечать
следующим требованиям:
оперативность прохождения документов;
исключение не обусловленных необходимостью инстанций
прохождения и действий с документами;
соблюдение максимального единообразия порядка прохождения
документов;
141.3. Организация документооборота при применении средств
автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость
традиционной и автоматизированной обработки документов.
142. Регистрация документов.
142.1. Регистрация документов – запись учетных данных о
документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания,
получения или отправки.
142.2. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние
документы,
требующие
учета
и
исполнения.
Документы
регистрируются независимо от способа их создания, передачи или
доставки.
43
Документы, судебные дела, обращения граждан, в том числе
индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и другая
корреспонденция (за исключением жалоб, поступивших в порядке
надзора), поступившие в Верховный Суд, проходят первичную
обработку, регистрацию, рассмотрение руководством Верховного Суда,
затем передаются исполнителям работниками главного управления
организационного обеспечения судебной деятельности. Жалобы,
поступившие для рассмотрения в порядке надзора через органы связи,
либо принятые на личном приеме, регистрируются в управлении
организации судебного надзора.
142.3. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в
день поступления. В первую очередь обрабатываются телеграммы.
142.4. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется
правильность ее доставки по адресу на конверте, целостность упаковки
и сохранность печатей.
Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по
назначению, при невозможности установления адресата – возвращается
в почтовое отделение с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования составляется акт, один экземпляр которого с
поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй
остается в отделе по работе с входящей корреспонденцией и контроля
исполнения документов.
142.5. Все конверты, за исключением конвертов с пометкой
«Лично», вскрываются. Во всех случаях отсутствия в конвертах
документов или приложений к ним составляется акт об отсутствии
документов или других вложений в почтовом отправлении в двух
экземплярах по форме согласно приложению 4 к настоящей
Инструкции. Один экземпляр направляется отправителю, а второй
приобщается к полученной корреспонденции.
Конверты приобщаются к поступившей корреспонденции. После
рассмотрения документов конверты сохраняются только в тех случаях,
когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа, дата документа существенно
отличается от даты его получения, а также если в полученном
документе нет обратного адреса отправителя. В указанных случаях
конверт присоединяется к документу и после исполнения документа
подшивается вместе с ним в дело (наряд).
Упаковка документов, поступивших на электронных носителях
(флэш-картах, оптических дисках и др.), не вскрывается, обработке
подлежит только сопроводительная документация.
44
142.6. Регистрация входящих
и исходящих документов,
передаваемых посредством факсимильной связи, электронной почты и
др., производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по
почте или курьерской связью.
142.7. При регистрации документов на них проставляется
регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или
буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя индекс
структурного подразделения, который дополняется порядковым
регистрационным номером, присвоенным документу при создании или
получении, а также литерами ДСП для документов, содержащих
информацию ограниченного распространения; времени поступления
документа (для документов поступивших после 17 часов и документов,
требующих срочного исполнения) и последующей записью
необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Документы с ограничительным грифом «Для служебного
пользования» учитываются совместно с другими документами.
Например:
07-1045ДСП;
02к-267
142.8. На
всех
без
исключения
документах
ставится
регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу
первого листа документа. Штамп проставляется на конверте (пакете),
если корреспонденция не вскрывается.
На
нерегистрируемых
документах,
печатных
изданиях,
документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп
не проставляется.
142.9. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и
внутренних документов заполняются регистрационные карточки
документов в автоматизированной системе документооборота
Верховного Суда АИС (далее – АИС), представляющие собой
совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.
142.10. Из
регистрационных
карточек
документов,
дел
формируются: журналы регистрации корреспонденции, контрольная
картотека и автоматизированные базы (банки) данных, с помощью
которых осуществляются справочная работа по документам и контроль
за сроками их исполнения.
142.11. После заполнения регистрационных карточек входящих
документов, дел в системе АИС работником отдела по работе с
входящей корреспонденцией и контроля исполнения документов
формируется журнал регистрации входящих документов по форме
45
согласно приложению 5 к настоящей Инструкции, в котором
предусмотрен реквизит «Подпись» для исполнителя документа.
Журналы ведутся отдельно на дела и переписку.
На входящие документы, поставленные на особый контроль,
распечатывается один экземпляр регистрационной карточки, который
помещается в контрольную картотеку управления по работе с
обращениями и контроля исполнения документов.
142.12. Материалы
о
помиловании,
поступающие
из
Администрации Президента Республики Беларусь, регистрируются в
системе АИС в журнале по форме согласно приложению 6 к настоящей
Инструкции.
142.13. Дела, поступившие на рассмотрение по первой инстанции,
кассационной и надзорной инстанций, для определения подсудности,
для обобщения судебной практики, дела о реабилитации граждан,
поступившие с протестами, заключениями или с заявлениями граждан
учитываются в системе АИС в журналах по форме согласно
приложению 7 к настоящей Инструкции.
После регистрации дел в системе АИС журналы выводятся на
печать. Дела передаются по принадлежности в день их поступления под
расписку в этих журналах.
142.14. Не подлежат регистрации:
документы оперативно-информационного характера (письма и
др.), присланные для сведения;
заявки, наряды, разнарядки;
программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций,
иных коллегиальных мероприятий;
письма организаций и индивидуальных предпринимателей с
предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;
информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры,
информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и т.д.);
формы
статистической
отчетности
и
сопроводительная
документация к ним;
рекламные извещения, плакаты;
поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;
исходящие документы, возвращенные Верховному Суду;
судебные повестки, возвращенные в Верховный Суд из-за
невручения адресату;
расписки в получении судебных повесток;
печатные издания (книги, журналы, газеты).
142.15. Зарегистрированные
документы
передаются
на
рассмотрение руководству в день поступления.
46
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с
поступившим документом.
Документы, не требующие решения руководства, передаются
исполнителям согласно их компетенции.
Руководитель рассматривает документы в день их поступления.
Телеграммы и другие срочные документы уполномоченный работник
передает руководству Верховного Суда по мере их поступления.
142.16. Результаты рассмотрения документов отражаются в
резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее
указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.
Резолюция переносится в учетную карточку входящего документа
и в журнал учета входящей корреспонденции. Документ, в том числе
имеющий ограничительный гриф «Для служебного пользования»,
передается под роспись в журнале учета входящей корреспонденции
исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному
исполнителю, указанному в резолюции первым.
Если документ согласно резолюции требует особого контроля
исполнения, экземпляр регистрационной карточки входящего
документа передается уполномоченному работнику, осуществляющему
контроль сроков исполнения документа.
Передача документов от одного исполнителя другому
производится только по указанию руководства, о чем делается отметка
в регистрационной карточке и журнале.
142.17. При
необходимости
срочного
исполнения
или
ознакомления с документом нескольких структурных подразделений
(должностных лиц) уполномоченным работником с документа
снимается необходимое количество копий, которые одновременно
направляются на исполнение. Подлинник документа передается
ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий
соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если
тиражирование документа не разрешается.
Тиражирование документа большого объема осуществляется
только с разрешения руководства Верховного Суда.
Документы, поступившие в электронном виде, распечатываются
на бумажный носитель по указанию руководства Верховного Суда.
Для ускорения процессов исполнения документов, а также в
справочно-информационных целях бумажные документы могут
переводиться в электронный вид путем сканирования или иным
способом. Наличие электронной копии документа не отменяет
необходимости осуществления с поступившим бумажным документом
47
делопроизводственных
операций,
установленных
настоящей
Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело (наряд) и
передачи в архив.
Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во
всех экземплярах учетной карточки.
142.18. Документы, поступающие в структурные подразделения,
принимаются и обрабатываются работником, ответственным за ведение
делопроизводства в соответствующем структурном подразделении.
Документы, зарегистрированные в управлении по работе с
обращениями и контроля исполнения документов, как правило,
вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.
142.19. С момента поступления к исполнителю до завершения
исполнения, документ находится у исполнителя и в дело (наряд) не
помещается.
142.20. На исполненном документе исполнитель проставляет
отметку об исполнении документа и направлении его в дело (наряд).
Оформление
поступивших
судебных
дел
и
другой
корреспонденции, исходящей корреспонденции и ведение текущих дел
(нарядов) в структурных подразделениях производится работником,
ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем
структурном подразделении.
Ответственный за ведение делопроизводства работник переносит
отметку об исполнении документа и направлении его в дело (наряд) в
регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело
(наряд).
143. Порядок регистрации проектов нормативных правовых актов.
Проекты нормативных правовых актов, поступившие в Верховный
Суд на согласование (визирование), регистрируются в управлении по
работе с обращениями и контроля исполнения документов в системе
АИС в учетных карточках. Каждому проекту присваивается входящий
номер, который вместе с датой поступления проставляется на
регистрационном штампе в нижнем правом углу документа.
По запросу работника управления по работе с обращениями и
контроля исполнения документов, при необходимости, работниками
соответствующего структурного подразделения Верховного Суда
осуществляется подбор ранее поступивших в Верховный Суд проектов
нормативных правовых актов по аналогичному вопросу.
При регистрации документа уполномоченный работник в левом
углу документа на уровне заголовка к тексту проставляет штамп
«Контроль». В учетно-регистрационной карточке указывается срок
48
исполнения документа в соответствии с законодательством Республики
Беларусь.
Затем поступившие проекты передаются руководству Верховного
Суда, а после их возвращения в системе АИС в учетно-регистрационной
карточке делается отметка об исполнителе и резолюция руководства.
При наличии двух или более исполнителей по документу по
указанию руководства Верховного Суда осуществляется тиражирование
проекта в соответствии с количеством исполнителей.
После этого первый экземпляр документа передается первому из
указанных в резолюции руководства исполнителей, копии документа –
остальным исполнителям. Первый исполнитель является ответственным
за подготовку письма о согласовании по поступившему проекту,
соисполнители представляют ему в письменном виде свои замечания и
предложения не позднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения
документа.
Проекты и иные документы, передаваемые согласно резолюции
руководства Верховного Суда для исполнения в управление
законодательства, принимаются начальником управления, который в
свою очередь определяет исполнителя (-ей) из числа работников
управления
законодательства.
Затем
начальник
управления
законодательства
передает
проекты
работнику
управления,
ответственному за ведение делопроизводства, который учитывает их в
журнале регистрации проектов нормативных правовых актов по форме
согласно приложению 8 к настоящей Инструкции, а также в АИС, при
необходимости подбирает к ним справочные материалы, а затем
передает проекты для исполнения соответствующим исполнителям.
Первый исполнитель обобщает полученные от соисполнителей
замечания и предложения по проекту и готовит официальный ответ
Верховного Суда по проекту (первый экземпляр – на бланке Верховного
Суда, второй экземпляр – копия ответа, которая помещается в
соответствующий наряд, согласно номенклатуре дел (нарядов)). При
этом предварительно на обратной стороне копии ответа ставятся
подписи всех исполнителей проекта.
После подписания ответа руководством Верховного Суда
работник управления законодательства, ответственный за ведение
делопроизводства, вносит в журнал регистрации проектов нормативных
правовых актов запись об исполнении документа, а также проставляет
отметку об исполнении в учетной карточке документа в системе АИС.
На первом экземпляре ответа указывается индекс управления
законодательства, номер наряда, где будет храниться копия ответа и
49
переписка по данному вопросу, порядковый номер документа, а также
дата исполнения.
Затем первый экземпляр ответа передается для отправки адресату
в установленном порядке.
В случае необходимости первый экземпляр ответа может быть
передан работником управления законодательства лично представителю
государственного органа, из которого поступил проект. При этом в
журнале регистрации проектов в управлении законодательства
представителем
соответствующего
государственного
органа
проставляется подпись и дата получения ответа.
144. Приобретенные Верховным Судом кодексы, учебники,
справочные материалы
и иные издания (далее – юридическая
литература) регистрируются в журнале учета приобретенной
юридической литературы по форме согласно приложению 9 к
настоящей Инструкции. На изданиях проставляется штамп библиотеки
Верховного Суда и инвентарный номер на 1-й и 17-й страницах.
Документы (счет-фактура, товарная накладная), по которым получена
юридическая литература, передаются в главное управление финансов,
бухгалтерской отчетности и материально-технического обеспечения.
Копии документов хранятся в управлении законодательства,
приобретенная юридическая литература – в библиотеке Верховного
Суда.
Подаренная либо полученная в порядке обмена правовой
информацией юридическая литература не регистрируется в журнале
учета приобретенной юридической литературы.
Судьи и работники аппарата Верховного Суда могут получать в
постоянное пользование имеющуюся в библиотеке Верховного Суда
юридическую литературу. При этом в журнале выдачи юридической
литературы для постоянного пользования по форме согласно
приложению 10 к настоящей Инструкции указывается инвентарный
номер, наименование, автор издания, дата выдачи, фамилия и подпись
получающего. При возвращении юридической литературы работником
управления законодательства в журнале делается соответствующая
отметка.
В случае износа книг, потерявших практическую ценность,
приказом Председателя Верховного Суда Республики Беларусь
создается комиссия по списанию устаревшей и пришедшей в негодность
юридической и иной специальной литературы. По результатам работы
комиссии составляется акт о списании юридической литературы,
который подписывается всеми членами комиссии. Первый экземпляр
акта передается в главное управление финансов, бухгалтерской
50
отчетности и материально-технического обеспечения, второй – хранится
в управлении законодательства.
Юридическая литература, включенная в акт списания, подлежит
уничтожению.
145. Все нормативные правовые акты передаются в управление
законодательства после ознакомления с ними Председателя Верховного
Суда, первого заместителя Председателя, заместителей Председателя
Верховного Суда в соответствии с резолюцией Председателя
Верховного Суда или лица, его заменяющего, и регистрируются в
журнале учета нормативных правовых актов по форме согласно
приложению 11 к настоящей Инструкции.
Учет и систематизация нормативных правовых актов
производится управлением законодательства в соответствии с Указом
Президента Республики Беларусь от 4 января 1999 г. № 1 «Об
утверждении Единого правового классификатора Республики Беларусь»
в течение трех дней после их поступления в управление.
При необходимости, в соответствии с резолюцией начальника
управления законодательства работник управления законодательства
осуществляет тиражирование нормативных правовых актов.
146. Поступающие в управление законодательства материалы,
содержащие ответы и разъяснения Верховного Суда по вопросам
применения законодательства и судебной практики, хранятся в деле
(наряде) в соответствии с номенклатурой дел (нарядов).
147. Судьи и работники аппарата Верховного Суда имеют право
получать во временное пользование имеющиеся в управлении
законодательства нормативные акты, юридическую литературу и иные
материалы в соответствии с правилами пользования судьями и
работниками аппарата Верховного Суда нормативными актами,
юридической литературой и иными материалами управления
законодательства.
Полученные в управлении законодательства материалы
оформляются в журнале выдачи нормативных актов, юридической
литературы и иных материалов во временное пользование по форме
согласно приложению 12 к настоящей Инструкции.
Судья и (или) работник аппарата Верховного Суда расписываются
в журнале за каждый полученный документ. При возвращении
документа делается соответствующая отметка работником управления
законодательства.
Судьи и работники аппарата Верховного Суда, получившие в
пользование нормативные акты и юридическую литературу, обязаны
51
возвращать их своевременно не позднее 5 и 14 дней соответственно с
даты получения.
148. Регистрация и отправка исходящих документов:
148.1. Исходящие
документы
на
бумажном
носителе
регистрируются в журнале регистрации исходящих документов по
форме согласно приложению 13 к настоящей Инструкции в секторе
отправки и хранения документов управления по работе с обращениями
и контроля исполнения документов после их подписания руководством
Верховного Суда или иными уполномоченными лицами в соответствии
с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания.
148.2. Исходящие документы делятся на инициативные и
ответные.
148.3. Индекс инициативного исходящего документа содержит
индекс структурного подразделения, индекс дела (наряда), где будет
храниться копия отправленного документа (проставляется в
подразделении, составившем документ), и через дробь – порядковый
номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в
момент регистрации документа в секторе отправки и хранения
документов).
148.4. Регистрационным индексом ответного документа является
индекс дела (наряда) по номенклатуре дел (нарядов), в котором будет
храниться копия ответного документа, и порядковый регистрационный
номер исходящего документа, присваиваемый исходящим документам в
пределах делопроизводственного года соответствующим структурным
подразделением Верховного Суда, подготовившим документ. На
ответном
документе
проставляется
ссылка
на
исходящий
регистрационный индекс и дату документа-запроса.
Например:
15-07/12
или
01-02-04/27
На № 12-1457 от 25.05.2014
148.5. Документы для отправки адресатам принимаются
уполномоченным работником не позже чем за час до окончания
рабочего дня, за исключением тех, которые по поручению руководства
Верховного Суда должны быть отправлены в тот же рабочий день.
Уполномоченный работник проверяет правильность оформления
поступившего для отправки документа (наличие соответствующих
подписей, необходимого количества экземпляров и приложений,
исходящего номера, даты и др.) и расписывается в журналах передачи
52
документов от структурных подразделений Верховного Суда для
отправки, указывая дату.
Неправильно оформленные и некомплектные документы
возвращаются исполнителям.
148.6. Отправка судебных дел и документов производится
работниками сектора отправки и хранения документов управления по
работе с обращениями и контроля исполнения документов.
Отправляемые документы передаются в незаконвертованном виде
(за исключением документов с ограничительным грифом «Для
служебного пользования») с отметкой о категории отправления (при
необходимости).
148.7 Исходящие документы Верховного Суда, адресованные
государственным органам Республики Беларусь (за исключением
переписки по конкретным уголовным, гражданским, экономическим
делам и делам об административных правонарушениях), после проверки
правильности и комплектности документов, в случае необходимости
отправляются в электронном виде. После отправки документов в
электронном виде, документы на бумажном носителе направляются
адресатам в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Отправка исходящих документов осуществляется, как правило, в
день подписания документов; телеграммы подлежат отправке в первую
очередь.
Судебные дела посылаются по назначению заказной бандеролью с
составлением описи заказных бандеролей (писем) по форме согласно
приложению 14 к настоящей Инструкции в тот же день или до 15 часов
следующего дня.
Отправка документов об освобождении от наказания и снижении
меры наказания лицам, находящимся в местах лишения свободы,
документов с ограничительным грифом «Для служебного пользования»,
«Служебное» (за исключением рассылки по городу Минску)
осуществляется через РУП «Узел спецсвязи» работниками отдела по
защите государственных секретов.
Документы с ограничительным грифом «Для служебного
пользования» также могут отправляться работниками сектора отправки
и хранения документов управления по работе с обращениями и
контроля исполнения документов заказной корреспонденцией.
148.8. Документы на съемных машинных носителях (дисках,
дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей
техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма,
оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия
53
сопроводительного письма помещается в дело (наряд) на общих
основаниях.
148.9. Документы, направляемые более чем в четыре адреса,
передаются для отправки со списком на рассылку.
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в
котором отправителем проставляются фамилия уполномоченного
работника сектора отправки и хранения документов управления по
работе с обращениями и контроля исполнения документов и дата
отправки. Реестр со штампом отделения связи передается в главное
управление финансов, бухгалтерской отчетности, информационного и
материально-технического обеспечения.
148.10. Отправка документа в электронном виде более чем в один
адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению
электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех
официальных адресов согласно списку рассылки. Официальным
адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке.
148.10. Отметка об отправке документа по электронной почте
проставляется на исходящем документе на бумажном носителе,
остающемся в Верховном суде, только после его фактической отправки
по электронной почте.
148.11. Работник сектора отправки и хранения документов готовит
к отправке судебные дела и документы, подлежащие оперативной
доставке в суды, государственные органы и иные организации
г. Минска. Оформленные дела и документы вместе с разносной книгой
по форме согласно приложению 15 к настоящей Инструкции
передаются уполномоченному работнику для оперативной доставки и
вручения адресатам под расписку в этой книге. После доставки
корреспонденции разносная книга возвращается в сектор отправки и
хранения документов.
149. Регистрация и исполнение внутренних документов:
149.1. Работа с внутренними документами на этапах подготовки и
оформления ведется по правилам, установленным для работы с
исходящими документами.
149.2. Внутренние документы регистрируются в АИС после их
подписания (утверждения).
149.3. Регистрация распорядительных документов и протоколов
осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.
Распорядительные документы по основной деятельности, по
личному составу, по административно-хозяйственным вопросам
регистрируются отдельно.
54
Распорядительные документы по личному составу, для которых
актами законодательства Республики Беларусь установлены разные
сроки хранения, регистрируются отдельно.
149.4. Регистрационным индексом распорядительного документа,
протокола
является
порядковый
регистрационный
номер,
присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.
Регистрационным индексом распорядительного документа
(приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый
регистрационный
номер,
присваиваемый
ему
в
пределах
делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для
документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3летнего срока хранения).
149.5. Совместные распорядительные документы, протоколы
совместных заседаний имеют составные индексы, включающие
порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в
организациях, их подготовивших:
Например:
11/7
149.6. Регистрационными индексами докладных записок, справок
и других информационно-справочных документов являются их
порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах
делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел
(нарядов) по номенклатуре дел (нарядов).
149.7. Рассмотрение и исполнение внутренних документов
осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки
входящих документов.
150. Информационно-поисковая
система
по
документам
Верховного Суда:
150.1. Строится на основе карточной регистрации и регистрации в
журналах учета.
150.2. Картотека делится на две части: неисполненные и
исполненные
документы,
учетные
карточки
в
которой
систематизируются по регистрационному (в порядке возрастания
регистрационных номеров документов) признаку.
Первая часть картотеки служит для поиска сведений о документах
в процессе их исполнения. Вторая часть картотеки служит для поиска
исполненных документов.
150.3. Для контроля исполнения документов и задач поиска в
Верховном Суде создана автоматизированная информационнопоисковая система, которая строится на основе учетных карточек,
55
которые объединены в базы регистрационных данных. Отдельные
картотеки (базы данных) формируются на входящие документы,
исходящие документы, внутренние документы, обращения граждан и
юридических лиц, надзорные жалобы, материалы о помиловании.
Отдельные кодификационные базы ведутся для нормативных правовых
актов и распорядительных документов.
Перечень наименований баз данных аналогичен перечню
наименований картотек и журналов.
151. Учет объема документооборота:
151.1. Объем документооборота – количество документов,
полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) за
определенный период времени.
151.2. Подсчет количества документов производится по
регистрационным формам в управлении по работе с документами и
обеспечению контроля их исполнения.
За единицу учета принимается один экземпляр документа без
учета копий, создаваемых при печатании и тиражировании. Каждый
документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются
вместе с ним как один документ.
Отдельно учитываются полученные и созданные Верховным
Судом документы, обращения граждан и юридических лиц.
151.3. Учет и анализ объема документооборота осуществляются
под руководством главного управления организационного обеспечения
судебной деятельности.
151.4. Результаты учета объема документооборота ежегодно
обобщаются главным управлением организационного обеспечения
судебной
деятельности,
сообщаются
первому
заместителю
Председателя Верховного Суда и соответствующий отчет направляется
в Национальный комитет статистики и анализа Республики Беларусь.
151.5. Сведения об объеме документооборота используются для
установления структуры и штатной численности работников, занятых
делопроизводством, выбора технологии работы с документами и
средств автоматизации делопроизводства, определения степени
загруженности отдельных работников.
ГЛАВА 10
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
152. Целью контроля является обеспечение своевременного и
качественного исполнения документов.
56
153. Контроль за сроками исполнения процессуальных документов
осуществляется уполномоченными работниками секторов судебных
коллегий.
154. Контролю
подлежат
все
зарегистрированные
непроцессуальные документы: входящие, исходящие и внутренние,
которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль
могут быть поставлены также устные поручения руководства.
На документах, требующих особого контроля, проставляется
отметка о контроле в виде штампа «Контроль» в левом углу первого
листа документа на уровне заголовка к тексту.
Поручения рекомендательного характера, в которых отсутствует
указание на необходимость представления отчетов, контролю не
подлежат.
154.1. Оперативный контроль за исполнением документов,
поступивших в Верховный Суд и поставленных на особый контроль,
осуществляется управлением по работе с обращениями и контроля
исполнения документов.
154.2. Оперативный контроль за исполнением документов и
поручений, данных структурным подразделениям, осуществляется
руководителями этих подразделений.
155. Сроки исполнения документов:
155.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших –
с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства
Республики Беларусь.
155.2. Сроки исполнения документов могут быть типовыми или
индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются
нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в
тексте документа или в резолюции руководителя.
155.3. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок
исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней,
если иное не установлено актами законодательства Республики
Беларусь.
155.4. Верховный Суд в течение 15 дней со дня обращения
государственного органа (организации), ответственного за подготовку
проекта акта, представляет информацию о кандидатурах своих
представителей для включения в состав временной комиссии (рабочей
группы).
57
Согласование
проекта
нормативного
правового
акта,
поступившего в адрес Верховного Суда осуществляется посредством:
выражения в письменной форме согласия либо несогласия с
соответствующим проектом с обоснованием имеющихся замечаний и
предложений;
визирования, при котором руководитель Верховного Суда
визирует проект нормативного правового акта (при наличии по нему
замечаний и предложений – с их обоснованием).
При согласовании проекта нормативного правового акта
выражение в письменной форме согласия либо несогласия Верховного
Суда с соответствующим проектом производится не позднее чем в
тридцатидневный срок со дня получения в установленном порядке
проекта, а его визирование – не позднее чем в пятидневный срок, если
иное не предусмотрено законами, решениями Президента Республики
Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Администрации
Президента Республики Беларусь.
Проект нормативного правового акта считается согласованным в
случае непредставления в установленный срок информации о
согласовании, отсутствия предложений о продлении срока согласования
с обоснованием необходимости такого продления или отказа в
продлении срока согласования.
Согласование проекта правового акта, вносимого на рассмотрение
Президента Республики Беларусь Советом Министров Республики
Беларусь, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь,
производится в десятидневный срок (если иной срок не установлен
Президентом Республики Беларусь или органом (организацией),
направившей проект) со дня получения в установленном порядке
проекта. Указанный срок в исключительных случаях может быть
продлен Президентом Республики Беларусь или по его поручению
Администрацией Президента Республики Беларусь.
155.5. Если крайняя дата исполнения документа (поручения)
приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее
следующего за ним рабочего дня. В случае, когда срок исполнения
документа определяется с использованием предлога «до» или «к»,
указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.
155.6. Допускается изменение сроков исполнения документов
(поручений). Изменение срока исполнения производится лицом,
установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе
срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно
лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока
исполнения или сразу же после получения задания. Изменение
58
документируется – проставляется новый срок, дата изменения и
подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.
156. Исполнение документа (поручения) может быть поручено
нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является
ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и
качественное исполнение задания в целом. Ответственному
исполнителю предоставляется право координировать и контролировать
действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые
материалы, давать поручения и др.
157. Организация контроля исполнения:
157.1. Система контроля исполнения включает:
учет
контролируемых
документов
(поручений)
и
их
своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с
контроля;
учет и отчетность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины;
157.2. Учет контролируемых документов (поручений) и контроль
исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в
учетных карточках АИС.
157.3. Экземпляры
учетных
карточек,
заполняемые при
регистрации документов в АИС и выведенные на бумажный носитель,
используются при формировании контрольной картотеки документов,
постановленных на особый контроль в управлении по работе с
обращениями и контроля исполнения документов.
Контрольные действия за исполнением документов и поручений,
данных структурным подразделениям, осуществляются, как правило, с
использованием АИС без формирования контрольной картотеки.
157.4. Контрольные карточки документов, постановленных на
особый контроль, ежедневно просматривается уполномоченным
работником с целью информирования руководителей Верховного Суда
и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения
документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как
правило, за 3 дня до истечения установленного срока.
157.5. Документ (поручение) снимается с контроля после его
исполнения, подтвержденного документально.
Свидетельством исполнения документа (поручения) является
подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или
иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В
случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении,
59
краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в учетной
карточке.
На исполненном документе оформляется отметка об исполнении
документа и направлении его в дело (наряд).
157.6. Информация об исполнении документа (поручения)
проставляется в учетной карточке в АИС и документ (поручение)
снимается с контроля.
При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля
не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок.
157.7. Информация о результатах исполнения документов
(поручений), постановленных на особый контроль периодически
обобщается и доводится до сведения руководства Верховного Суда.
ГЛАВА 11
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ
ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
158. В данной главе определен порядок регистрации,
рассмотрения и учета поступающих в Верховный Суд от заявителей
обращений, не подлежащих рассмотрению в соответствии с
законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским,
гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным,
уголовно-процессуальным
законодательством,
законодательством,
определяющим
порядок
административного
процесса,
законодательством об административных процедурах, иных обращений,
в отношении которых законодательными актами установлен иной
порядок их подачи и рассмотрения.
159. Делопроизводство по таким обращениям осуществляется
уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов
делопроизводства и ведется централизованно.
160. Первый заместитель Председателя Верховного Суда несет
персональную ответственность за состояние делопроизводства по
обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей,
и юридических лиц, осуществляет контроль за ведением
делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и
принимает меры по совершенствованию этой работы.
161. Поступающие
обращения
граждан,
в
том
числе
индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц должны быть
зарегистрированы в день их поступления.
Обращения заявителей, поступившие в Верховный Суд в
нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в
первый следующим за ним рабочий день.
60
При поступлении в Верховный Суд электронных обращений
создаются их бумажные копии, которые регистрируются в порядке,
установленном для регистрации письменных обращений.
Регистрация обращений, за исключением обращений, внесенных в
книгу замечаний и предложений, осуществляется с использованием
одной из регистрационно-контрольных форм: автоматизированной
(электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках),
журнальной.
Регистрационно-контрольная карточка регистрации обращений
граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и
юридических лиц содержит реквизиты согласно приложению 16 к
настоящей Инструкции.
В регистрационно-контрольные формы могут включаться
реквизиты, необходимые для обеспечения учета, контроля, анализа
работы с обращениями заявителей, поиска документов, связанных с
рассмотрением обращений.
Обращениям
присваивается
регистрационный
индекс
соответствующего структурного подразделения, порядковый номер по
АИС и литерный индекс по наименованию заявителя.
Например:
01-754-Р
Повторным обращениям при их поступлении в Верховный Суд в
течение календарного года присваивается регистрационный индекс
первого обращения.
Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же
вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для
рассмотрения в Верховный Суд, учитываются под регистрационным
индексом первого обращения с добавлением дополнительного
порядкового номера.
Регистрационный индекс и дата регистрации обращения
указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом
нижнем углу или на другом свободном от текста месте первого листа.
Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех
случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или
когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением
даты их отправки и получения.
162. Регистрационно-контрольная
карточка
обращения,
зарегистрированного в системе АИС, выводится уполномоченным
работником управления по работе с обращениями и контроля
61
исполнения документов на бумажный носитель и приобщается к
обращению.
Исполнителем обращения вносятся необходимые отметки в
регистрационно-контрольную карточку о ходе и результатах
рассмотрения.
По
результатам
исполнения
регистрационно-контрольные
карточки обращений помещаются в картотеку, которая формируется в
управлении по работе с обращениями и контроля исполнения
документов в течение делопроизводственного года.
163. При осуществлении личного приема Председателем
Верховного Суда, первым заместителем Председателя, заместителями
Председателя и судьями Верховного Суда ведется регистрация
обратившихся в журнале личного приема граждан, в том числе
индивидуальных
предпринимателей,
их
представителей,
представителей юридических лиц по форме согласно приложению 17 к
настоящей Инструкции.
164. Письменные обращения непроцессуального характера,
принятые на личном приеме работником управления организации
судебного надзора, передаются в управление по работе с обращениями
и контроля исполнения документов, где регистрируются по правилам
для письменных обращений, изложенных в пунктах 161, 162 настоящей
Инструкции.
Работником управления организации судебного надзора на
принятых письменных обращениях в правом верхнем углу
проставляется штамп «Прием».
165. После регистрации обращения граждан, в том числе
индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц передаются на
рассмотрение руководству Верховного Суда, которое определяют срок
разрешения обращений и дает конкретные указания исполнителю.
Обращения на имя Председателя Верховного Суда, содержащие
просьбу о личном рассмотрении, передаются Председателю Верховного
Суда.
К такому обращению может быть приложена информация
соответствующего структурного подразделения Верховного Суда по
обстоятельствам обращения.
Обращения судов с просьбой о внесении предложений в
Конституционный Суд Республики Беларусь о признании нормативного
правового
акта
неконституционным,
а
также
обращения
государственных органов, общественных объединений, других
организаций и граждан с инициативой о проверке конституционности
62
акта передаются Председателю Верховного Суда или лицу,
исполняющему его обязанности.
Обращения судов с ходатайством о внесении предложений в
Конституционный Суд Республики Беларусь о признании нормативного
правового акта неконституционным (часть вторая статьи 7 Кодекса
Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей) вносятся
Председателем Верховного Суда на рассмотрение Президиума
Верховного Суда.
По результатам рассмотрения обращений государственных
органов, общественных объединений, других организаций, а также
граждан с инициативой о проверке конституционности нормативного
правового акта (часть четвертая статьи 22 Кодекса Республики Беларусь
о судоустройстве и статусе судей) Председатель Верховного Суда при
наличии
оснований
для
соответствующего
обращения
в
Конституционный
Суд
вносит
предложение
о
проверке
конституционности нормативного правового акта на рассмотрение
Президиума Верховного Суда.
Поручения руководителей о дальнейшем рассмотрении обращений
оформляются в форме резолюций.
166. Контроль за рассмотрением обращений ведется с
использованием автоматизированной (электронной) системы контроля,
регистрационно-контрольных форм.
Для контроля за рассмотрением замечаний и (или) предложений,
внесенных в книгу замечаний и предложений, могут использоваться
соответствующие
регистрационно-контрольные
формы.
Делопроизводство в Верховном Суде по письменным обращениям,
внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от
делопроизводства по обращениям заявителей, поданным в письменной,
устной или электронной форме.
Контроль завершается, если решены все изложенные в
обращениях вопросы, приняты надлежащие меры по защите,
обеспечению реализации, восстановлению прав, свобод и (или)
законных интересов заявителей и им направлены письменные ответы.
Обращения граждан и юридических лиц, поступившие в
Верховный Суд из государственных и иных органов, содержащие
просьбу сообщить результаты рассмотрения органу, направившему
документ, берутся на особый контроль. В этом случае в
регистрационно-контрольных карточках обращений заявителей и на
обращениях в левом углу на уровне заголовка к тексту проставляется
штамп «Контроль».
63
В ответах, направленных в государственные органы, по
находящимся на контроле обращениям, указываются сведения об
уведомлении заявителя о результатах рассмотрения его обращения,
отметка об исполнителе.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с
контроля не снимаются. Контроль за рассмотрением обращений
заявителей завершается, если все поставленные в них вопросы
рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в
письменной, устной или электронной форме.
Решение о снятии документа с контроля принимает руководство
Верховного Суда или уполномоченные им должностные лица.
167. Срок рассмотрения обращения исчисляется со дня его
регистрации в Верховном Суде.
Срок рассмотрения обращений, исчисляемый месяцами, истекает в
соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание
срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет
соответствующего числа, то срок рассмотрения обращений истекает в
последний день этого месяца.
Если последний день срока рассмотрения обращений приходится
на нерабочий день, то днем истечения срока считается первый
следующий за ним рабочий день.
Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее
пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и
проверки, – не позднее одного месяца, если иной срок не установлен
законодательными актами.
Ответ на обращение с инициативой о проверке конституционности
нормативного правового акта, внесенное на рассмотрение Президиума
Верховного Суда, направляется заявителю после рассмотрения вопроса
на заседании Президиума Верховного Суда.
Обращения, поступившие в Верховный Суд и содержащие
вопросы, решение которых не относится к компетенции Верховного
Суда, в течение пяти дней направляются организациям для
рассмотрения в соответствии с их компетенцией, о чем уведомляются
заявители в тот же срок, либо в тот же срок обращения оставляются без
рассмотрения по существу с уведомлением об этом заявителей и
разъяснением, в какую организацию и в каком порядке следует
обратиться для решения вопросов, изложенных в обращениях.
Письменные обращения, в которых обжалуются судебные
постановления, не позднее пяти дней возвращаются заявителям с
разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
64
168.Устные обращения считаются рассмотренными по существу,
если решены все изложенные в них вопросы, приняты надлежащие
меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав,
свобод и (или) законных интересов заявителей и ответы объявлены
заявителям в ходе личного приема, на котором изложены устные
обращения.
Результат решения изложенных в устном обращении вопросов
отмечается в журнале по форме согласно приложению 17 к настоящей
Инструкции.
169. Письменные ответы на письменные обращения, ответы на
электронные обращения, направленные на адрес электронной почты
заявителя, излагаются на языке обращения, должны быть
обоснованными
и
мотивированными,
содержать
конкретные
формулировки, опровергающие или подтверждающие доводы
заявителей.
В случае, если в письменных ответах на письменные обращения
содержатся решения о полном или частичном отказе в удовлетворении
обращений либо об оставлении обращений без рассмотрения по
существу, в таких ответах указывается порядок их обжалования.
Письменные ответы на письменные обращения, электронные
обращения, замечания и (или) предложения, внесенные в книгу
замечаний и предложений, подписываются руководством Верховного
Суда.
Ответы на электронные обращения, направляемые на адрес
электронной почты заявителя, подписанные руководством Верховного
Суда, остаются в делопроизводстве Верховного Суда.
При использовании систем электронного документооборота,
предусматривающих применение электронной цифровой подписи,
ответы на электронные обращения в электронном виде, направленные
на адрес электронной почты заявителя, подписываются электронной
цифровой подписью руководителей Верховного Суда.
Индекс ответа состоит из номера дела (наряда) по номенклатуре
дел (нарядов), в который подшивается переписка по данному вопросу, и
регистрационного индекса.
Например:
01-02-09/754-Р
На обращениях заявителей после их разрешения проставляется
отметка об исполнении и направлении обращений и документов,
связанных с их рассмотрением, в дело (наряд).
65
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об
исполнении и направлении его в наряд проставляется на его заявлении
об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной
форме.
Письменные и (или) электронные обращения заявителей и
документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела
(наряды) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (нарядов).
Письменные обращения заявителей и документы, связанные с их
рассмотрением, могут формироваться как в одно дело (наряд), так и в
самостоятельное дело (наряд).
Дела (наряды) с обращениями заявителей формируются в течение
календарного года. Каждое обращение и документы по его
рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и
подшиваются в последовательности решения вопроса. В случае
поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.
При формировании дел (нарядов) проверяется правильность
направления обращений и документов в дело (наряд), их полнота
(комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно
оформленные документы в дела (наряды) не подшиваются.
Формирование и хранение дел (нарядов) у исполнителей
запрещается.
170. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений
заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, – 5 лет ЭПК, а
в случае неоднократного обращения – 5 лет ЭПК с даты последнего
обращения. Постоянно действующей Центральной экспертной
комиссией Верховного Суда (далее – ЦЭК) может быть принято
решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении
соответствующих обращений заявителей.
При создании бумажных копий электронных обращений их
оригиналы в электронном виде сохраняются в случае необходимости
подтверждения условий отправки (получения) обращений и (или)
использования в справочных и (или) доказательных целях.
Дела (наряды) с обращениями заявителей и документами,
связанными с их рассмотрением, передаются в архив через год после
завершения делопроизводства по ним.
171. В Верховном Суде ведется книга замечаний и предложений
(далее – книга).
Замечания и (или) предложения вносятся в книгу в соответствии с
формой книги, установленной постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285 «О некоторых вопросах
организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении
66
изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров
Республики Беларусь».
Книга хранится в управлении организации судебного надзора
Верховного Суда. Ответственным за хранение, выдачу и ведение книги
является начальник управления.
Информация о месте хранения книги размещается на
информационных стендах в здании Верховного Суда.
Книга должна предъявляться по первому требованию заявителя.
Замечания и предложения нумеруются порядковыми номерами в
пределах календарного года.
По мере внесения записей в книгу начальник управления
организации судебного надзора докладывает первому заместителю
Председателя Верховного Суда их содержание.
Первый заместитель Председателя Верховного Суда анализирует
произведенные записи и принимает решение о необходимости
рассмотрения соответствующего обращения либо об оставлении
обращения без рассмотрения по существу. В необходимых случаях
докладывает
Председателю
Верховного
Суда
информацию,
содержащуюся в книге. По поручению Председателя Верховного Суда
организует дополнительное изучение и проверку информации,
содержащейся в книге, а также принимает меры по устранению
выявленных нарушений и недостатков и по реализации предложений об
улучшении деятельности судов Республики Беларусь.
Исполнитель, по поручению первого заместителя Председателя
Верховного Суда, обязан в течение 15 дней рассмотреть изложенное в
книге замечание и (или) предложение, не требующее дополнительного
изучения и проверки, и принять по ним меры. Замечания и (или)
предложения, требующие дополнительного изучения и проверки,
должны быть рассмотрены не позднее одного месяца, если иной срок
не установлен законодательными актами.
В случае отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения
заявитель в установленный срок должен быть письменно информирован
об этом с мотивацией причин отказа. Отметка о направленном
гражданину ответе (дата и регистрационный номер ответа), в том числе
о продлении срока рассмотрения замечаний (предложений),
изложенных в книге замечаний и предложений, вносится в книгу не
позднее последнего дня срока рассмотрения. Копия ответа хранится
вместе с книгой.
При отсутствии фамилии гражданина, данных о его месте
жительства (месте пребывания, регистрации) и (или) месте работы
(учебы) письменный ответ не направляется и соответствующая отметка
67
о причинах отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения
вносится в книгу.
Книга ведется до полного заполнения всех страниц,
предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и
информации об их рассмотрении, после чего Верховный Суд в течение
5 календарных дней обязан обратиться в налоговый орган за
получением новой книги.
В случае полного заполнения всех страниц книги,
предназначенных для внесения замечаний и предложений и
информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она
хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении
календарного года – в течение 5 лет в архиве Верховного Суда.
172. В Верховном Суде ведется журнал регистрации устных
сообщений, поступивших по телефону доверия, по форме согласно
приложению 18 к настоящей Инструкции.
В электронном виде заводится регистрационная карточка
сообщения и формируется журнал регистрации устных сообщений,
поступивших по телефону доверия.
Информация
о
телефоне
доверия
размещается
на
информационных стендах в зданиях судов общей юрисдикции
Республики Беларусь и на официальном сайте Верховного Суда.
Ответственное должностное лицо за получение и внесение
информации в журнал регистрации устных сообщений, поступивших по
телефону доверия, а также за ведение и хранение журнала регистрации
таких сообщений назначается приказом Председателя Верховного Суда.
Первый заместитель Председателя Верховного Суда анализирует
записи в журнале регистрации устных сообщений, поступивших по
телефону доверия, и принимает решение о необходимости
рассмотрения соответствующего обращения либо об оставлении
обращения без рассмотрения по существу. В необходимых случаях
докладывает
Председателю
Верховного
Суда
информацию,
содержащуюся в указанном журнале. По поручению Председателя
Верховного Суда организует дополнительное изучение и проверку
информации, содержащейся в журнале регистрации устных сообщений,
поступивших по телефону доверия, а также принимает меры по
устранению выявленных нарушений и недостатков и по реализации
предложений об улучшении деятельности судов общей юрисдикции
Республики Беларусь.
68
ГЛАВА 12
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ЖАЛОБАМ НА
ВСТУПИВШИЕ В ЗАКОННУЮ СИЛУ СУДЕБНЫЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЯ
173. Поступившие в Верховный Суд жалобы на вступившие в
законную силу судебные постановления по уголовным, гражданским,
экономическим делам и делам об административных правонарушениях
регистрируются в день их поступления в управлении организации
судебного надзора в журналах по форме согласно приложениям 19, 20 к
настоящей Инструкции и в учетно-статистических карточках по форме
согласно приложениям 21, 22 к настоящей Инструкции. При
поступлении первичной жалобы в учетно-статистической карточке и на
регистрационном штампе, проставленном на жалобе, указывается
регистрационный индекс структурного подразделения, индекс
категории жалобы и порядковый номер по журналу. Этот же номер
проставляется в учетно-статистической карточке и на обложке
надзорного производства, заведенного по истребованному для проверки
в порядке надзора делу.
Учетно-статистические карточки заводятся при поступлении
первичных жалоб.
Учетно-статистическая карточка по уголовному делу заводится на
осужденного (оправданного). При наличии нескольких осужденных
(оправданных) по делу карточки заполняются на каждого из них с
указанием количества осужденных (оправданных) по делу.
Учетно-статистическая карточка по гражданскому делу и учетностатистическая карточка по экономическому делу заводятся с указанием
в них сторон по делу. Дополнительно в карточку вносятся сведения о
лице, подавшем жалобу.
Учетно-статистические карточки по делам об административных
правонарушениях заводятся на лиц, в отношении которых велся
административный процесс либо на неустановленное лицо.
Учетно-статистические карточки хранятся в картотеке в
алфавитном порядке отдельно по каждой категории дел.
Картотеки хранятся в управлении организации судебного надзора
3 года, после чего передаются в сектор отправки и хранения документов
для размещения в архиве Верховного Суда.
174. Перед регистрацией устанавливается, не является ли жалоба
повторной.
69
Повторными признаются жалобы:
жалоба на судебное постановление, законность и обоснованность
которого проверялись в Верховном Суде в порядке надзора, и
первичная жалоба этого же лица была оставлена без удовлетворения;
на несвоевременное рассмотрение предыдущих жалоб, если
истекли сроки, установленные для их разрешения.
Повторной жалобе, поступившей в течение календарного года,
присваивается номер первичной жалобы. На ней дополнительно
проставляется штамп «Повторная», а в журнале и в учетностатистической карточке – соответствующая пометка.
175. В случае поступления представлений судей и иных
уполномоченных лиц, а также при поступлении жалоб на частные
определения судов регистрация и заполнение учетно-статистических
карточек производится по правилам, предусмотренным пунктом 173
настоящей Инструкции.
176. Зарегистрированные
жалобы
передаются
начальнику
управления организации судебного надзора, который поручает
рассмотрение жалоб работникам управления либо передает жалобы
Председателю Верховного Суда или его заместителям для принятия
решения. На жалобах, поданных в ходе личного приема, и в учетностатистических карточках на них, проставляется отметка «Прием».
Сведения об этих жалобах вносятся в журналы по форме согласно
приложению 23 к настоящей Инструкции. Жалобы с резолюцией
Председателя Верховного Суда или его заместителей вместе с
карточкой передаются указанному в резолюции исполнителю.
В журналы и учетно-статистические карточки вносятся сведения о
движении жалобы и результатах ее рассмотрения.
Жалобы, по которым принято решение об истребовании дел и
материалов, находятся в управлении организации судебного надзора до
поступления дел и материалов. Контроль за своевременным
направлением истребованных дел и материалов осуществляет
уполномоченный работник управления организации судебного надзора.
177. В день поступления дела отдел по работе с входящей
корреспонденцией и контроля исполнения документов главного
управления организационного обеспечения судебной деятельности
информирует об этом управление организации судебного надзора.
Работник управления организации судебного надзора приобщает
жалобы и иные материалы к поступившим делам, а затем по спискам
передает их в сектор, обеспечивающий деятельность соответствующей
судебной коллегии, для последующей их регистрации и передачи
заместителю Председателя Верховного Суда – председателю
70
соответствующей судебной коллегии, который поручает разрешение
жалобы судье.
Дополнения к жалобам, ходатайства о приостановлении
исполнения судебных постановлений и иные дополнительные
материалы, поступившие в период нахождения дела в Верховном Суде,
передаются в сектор, обеспечивающий деятельность соответствующей
судебной коллегии, для регистрации и последующей передачи судье,
которому поручена проверка дела.
Надзорная жалоба, поступившая в период нахождения
истребованного дела в Верховном Суде, регистрируется в управлении
организации судебного надзора по правилам пункта 173 настоящей
Инструкции и передается в сектор, обеспечивающий деятельность
соответствующей судебной коллегии, для передачи судье, которому
поручено изучение дела.
178. Вне зависимости от наличия надзорных жалоб, копии
судебных постановлений Верховного Суда, а также копии протестов в
президиумы областных (Минского городского) судов передаются
работником сектора судебной коллегии, в управление организации
судебного надзора не позднее трех дней после сдачи дела в
соответствующий сектор. Работником управления организации
судебного надзора заполняется учетно-статистическая карточка по
правилам пункта 173 настоящей Инструкции.
179. Запросы о результатах проверки дела или жалобы и заявления
с просьбой ускорить рассмотрение, передаются исполнителю, на
рассмотрении у которого находится жалоба.
В учетно-статистической карточке делается отметка о
поступившем запросе или заявлении.
180. Жалобы и заявления, по которым истребованы дела, должны
быть рассмотрены в месячный срок со дня поступления дела в
Верховный Суд.
Жалобы и заявления, по которым отказано в истребовании дел,
подлежат рассмотрению не позднее одного месяца со дня их
поступления.
Если жалоба не отвечает требованиям, предъявляемым
соответствующими процессуальными законами, либо к ней не
приобщен документ, подтверждающий уплату государственной
пошлины в установленным Налоговым кодексом Республики Беларусь
размере, жалоба с соответствующими разъяснениями возвращается
заявителю либо ему предлагается в разумный срок устранить
недостатки. О необходимости устранения недостатков, препятствующих
рассмотрению жалобы, либо о возврате жалобы без рассмотрения лицу,
71
подавшему жалобу, письменно сообщают заместители Председателя
Верховного Суда либо по их поручению – начальник управления
организации судебного надзора.
Надзорные жалобы лиц, не обратившихся в порядке надзора с
жалобой к председателю соответствующего областного (Минского
городского) суда, могут быть не позднее пятидневного срока со дня их
поступления направлены председателям указанных судов для
рассмотрения с уведомлением об этом заявителей.
Сроки разрешения жалоб при наличии к тому оснований могут
быть продлены Председателем Верховного Суда, первым заместителем
или заместителями Председателя Верховного Суда с уведомлением об
этом заявителя и должностного лица (органа), взявшего рассмотрение
жалобы (заявления) на контроль.
181. Ответы на жалобы, сообщения, запросы об истребовании дел
передаются
для
отправки
в
соответствующее
структурное
подразделение главного управления организационного обеспечения
судебной деятельности не позднее следующего дня после их
подписания.
182. Жалобы, по которым отказано в истребовании дела, хранятся
в управлении организации судебного надзора вместе с копией ответа на
жалобу.
Копии ответов на жалобы, по которым были истребованы и
изучены дела, вместе с жалобами работниками сектора судебной
коллегии подшиваются в отдельные надзорные производства с
указанием на них номера жалобы. Надзорные производства не позднее 3
дней после рассмотрения жалобы передаются в управление организации
судебного надзора для хранения.
По истечении двух лет жалобы с копиями ответов и надзорные
производства передаются в сектор отправки и хранения документов для
размещения в архиве.
Жалобы, по которым первоначально было отказано в принесении
протеста по делу, а по результатам рассмотрения повторных жалоб
принесены протесты на судебные постановления, регистрируются в
специальные журналы учета по форме согласно приложению 24 к
настоящей Инструкции.
183. Жалобы на вступившие в законную силу судебные
постановления,
поступившие
из
Администрации
Президента
Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь,
других государственных органов, по которым необходимо дать ответ в
указанные государственные органы, берутся на особый контроль. На
сопроводительном письме к таким жалобам в левом углу на уровне
72
заголовка к тексту проставляется штамп «Контроль», в журнале и в
учетно-статистической карточке проставляется обозначение «К».
В день поступления такие жалобы передаются Председателю
Верховного Суда, а затем – исполнителю, указанному в резолюции.
Контроль за сроками рассмотрения осуществляет уполномоченный
работник управления организации судебного надзора, а после
поступления дела (в случае его истребования) – работник сектора
судебной коллегии.
184. Поступившие и принятые к рассмотрению надзорные жалобы,
копии ответов на них и материалы по проверке законности и
обоснованности судебных постановлений не являются материалами дел
и для ознакомления гражданам (организациям) не выдаются.
185. В исключительных случаях и при наличии уважительных
причин гражданину (организации) по указанию Председателя
Верховного Суда, первого заместителя или заместителей Председателя
Верховного Суда по письменному заявлению может быть выдана копия
ответа на надзорную жалобу. В заявлении должны быть указаны
причины, по которым ответ не был получен либо был утрачен.
ГЛАВА 13
ОСОБЕННОСТИ РЕГИСТРАЦИИ, УЧЕТА И ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И
ДРУГИХ МАТЕРИАЛОВ
186. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях
главного управления организационного обеспечения судебной
деятельности Верховного Суда возлагается на уполномоченных
работников соответствующих структурных подразделений.
Рассмотрение и оформление судебных дел, содержащих
государственные секреты осуществляется с соблюдением требований
законодательства о государственных секретах.
187. Все
уголовные
дела,
дела
об
административных
правонарушениях, гражданские дела и экономические дела,
поступившие в Верховный Суд, после первичной регистрации в
управлении по работе с обращениями и контроля исполнения
документов, передаются под расписку в соответствующих журналах для
регистрации в соответствующих формах, а также с помощью средств
компьютерной техники, в отдел обеспечения деятельности судебных
коллегий и отдел по экономическим делам.
Все дела, поступившие для рассмотрения в Верховный Суд, в день
их поступления регистрируются соответствующими работниками:
уголовные дела первой инстанции – в учетно-статистических
карточках по форме согласно приложению 25 к настоящей Инструкции;
73
гражданские дела первой инстанции – в учетно-статистических
карточках по форме согласно приложению 26 к настоящей Инструкции;
уголовные дела кассационной инстанции – в учетностатистических карточках по форме согласно приложению 27 к
настоящей Инструкции;
гражданские дела кассационной инстанции – в учетностатистических карточках по форме согласно приложению 28 к
настоящей Инструкции;
уголовные дела и дела об административных правонарушениях
надзорной инстанции – в учетно-статистических карточках по форме
согласно приложениям 29, 30 к настоящей Инструкции;
гражданские дела надзорной инстанции – в учетно-статистических
карточках по форме согласно приложению 31 к настоящей Инструкции.
Для облегчения поиска дел при наведении по ним справок
заводятся алфавитные указатели по форме согласно приложению 32 к
настоящей Инструкции.
По уголовным делам алфавитный указатель ведется на каждого
обвиняемого, осужденного (оправданного), по гражданским делам – на
каждого истца и ответчика, по делам об административных
правонарушениях – на лицо, привлеченное к административной
ответственности, по делам особого производства – на заявителя.
В учетно-статистических карточках соответственно движению
дела должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные
соответствующими формами.
При ведении компьютерной регистрации и учета дел объем
учитываемых сведений не должен быть меньше объема сведений,
содержащихся
в
учетно-статистических
карточках,
а
при
необходимости может быть увеличен.
Учетно-статистические карточки формируются с помощью
компьютерной техники, затем выводятся на печать и хранятся в
картотеках согласно порядковым номерам.
188. По истечении календарного года учетно-статистические
карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в
картотеку нового года.
В каждой учетно-статистической карточке и в каждом таком деле
указываются два порядковых номера: в числителе – прошлого и в
знаменателе – нового года.
Нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того
номера, который является очередным после перерегистрации дел
предыдущего года.
74
В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек
вкладываются
карточки-заменители,
на
которых
отмечается
порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о
перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового
номера.
189. Материалы по жалобам на изменение меры пресечения или
продлении срока содержания под стражей регистрируются в журнале по
форме согласно приложению 33 к настоящей Инструкции и алфавитном
указателе по форме согласно приложению 32 к настоящей Инструкции.
190. Номер дела состоит из регистрационного индекса
соответствующей судебной коллегии с литерным знаком «п» для дел,
поступивших для рассмотрения по первой инстанции; литерным знаком
«к» для дел, поступивших для рассмотрения в кассационной инстанции;
литерным знаком «н» для уголовных и гражданских дел, поступивших
для рассмотрения в порядке надзора; литерным знаком «а» для дел об
административных правонарушениях, поступивших для рассмотрения в
порядке надзора; литерным знаком «пр» для дел, поступивших для
рассмотрения на Президиуме; литерным знаком «пл» для дел,
поступивших для рассмотрения на Пленуме и порядкового номера по
учетно-статистической карточке или регистрационному журналу.
Например:
02п-15 (уголовное дело – первая инстанция), 03п-15 (гражданское
дело – первая инстанция);
02к-15 (уголовное дело – кассационная инстанция), 03к-15
(гражданское дело – кассационная инстанция);
02н-15 (уголовное дело – надзорная инстанция), 03н-15
(гражданское дело – надзорная инстанция);
02а-15 (дело об административном правонарушении – надзорная
инстанция)
Порядковые номера присваиваются в нарастающем порядке в
пределах календарного года. В следующем году нумерация начинается с
первого номера.
191. Порядковый номер по учетно-статистической карточке или
регистрационному журналу, который является также номером
соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела или
материала и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся
переписка по данному делу.
192. Уголовные, гражданские, экономические дела, принятые
Верховным Судом для рассмотрения по первой инстанции,
75
подшиваются в обложку по форме согласно приложению 34 к
настоящей Инструкции.
По уголовным делам, поступившим от органов прокуратуры,
может быть использована обложка, в которой дело находилось, при
условии надлежащего качества и ее сохранности, при этом на обложке
последнего тома делаются необходимые пометки (наименование суда,
порядковый номер дела, когда оно начато производством в Верховном
Суде и так далее).
Если уголовное дело, поступившее из органа прокуратуры, было
Верховным Судом подшито в новую обложку, то при данном деле
должна быть сохранена также и старая обложка, в которой дело
находилось в стадии предварительного расследования.
Этот же порядок оформления сохраняется и для дел, по которым
Верховным Судом были отменены ранее состоявшиеся постановления
нижестоящих судов и они были приняты к производству Верховного
Суда для рассмотрения по первой инстанции.
На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского и
экономического дела помещается справочный лист по форме согласно
приложению 35 к настоящей Инструкции, в котором отмечаются все
действия Верховного Суда, произведенные по делу: направление копии
постановления о назначении судебного разбирательства и истребовании
документов, направление повесток, искового заявления, приговора,
решения, исполнительного листа и так далее.
193. На уголовных, гражданских, экономических делах и делах об
административных правонарушениях, поступивших для рассмотрения в
кассационной инстанции и для рассмотрения в порядке надзора,
обложка не заменяется.
194. Дата поступления дела, указанная на обложке, в учетностатистической карточке или регистрационном журнале, должна
отражать время фактического поступления дела в Верховный Суд.
Для гражданских дел по первой инстанции – по исковым
заявлениям (жалобам, заявлениям), поступившим в Верховный Суд
через органы связи, эта дата указывается в соответствии с отметкой,
сделанной работником отдела по работе с входящей корреспонденцией
и контроля исполнения документов в день приема искового заявления
(жалобы, заявления); по исковым заявлениям (жалобам, заявлениям),
принятым на личном приеме, – в соответствии с отметкой, сделанной
судьей либо руководителем Верховного Суда на приеме.
195. Дела, возвращенные на новое рассмотрение после отмены
судебных постановлений, регистрируются в соответствующих
подразделениях в учетно-статистических карточках, а также с помощью
76
средств компьютерной техники как вновь поступившие дела и
получают новые порядковые номера. В алфавитном указателе на
повторно поступившее дело делается новая запись.
196. Зарегистрированное и оформленное надлежащим образом
дело передается Председателю Верховного Суда, первому заместителю
или заместителю Председателя Верховного Суда для определения ими
судьи, который будет рассматривать дело.
197. Исковые заявления (жалобы, заявления), поданные с
нарушением требований статей 109, 110 и 243 Гражданского
процессуального кодекса Республики Беларусь или не оплаченные
государственной пошлиной, по определению судьи оставляются без
движения, о чем извещаются лица, их подавшие. Эти заявления
хранятся в отдельном наряде. Если недостатки не будут устранены в
назначенный судьей срок, эти заявления считаются неподанными. Такие
заявления и приложенные к ним документы с копией определения судьи
возвращаются лицам, их подавшим.
Копии заявления с подлинником определения подшиваются в
соответствующий наряд.
Исковое заявление (жалоба, заявление), исправленное в
соответствии с указаниями судьи, считается поданным в день его
первоначального представления в Верховный Суд. Срок рассмотрения
дела в этом случае исчисляется со дня исправления недостатков. В
противном случае исковое заявление (жалоба, заявление) считается
неподанным и возвращается лицу, их подавшему .
198. Исковые заявления (жалобы, заявления) вместе с
приложенными к ним документами, по которым судьей отказано в
возбуждении дела по основаниям, перечисленным в статьях 245 и 246
Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь,
возвращаются лицам, их подавшим, вместе с копией определения судьи
на основании статьи 247 Гражданского процессуального кодекса
Республики Беларусь.
Подлинник определения с копиями подаваемых документов
помещаются в наряд.
199. Отказывая в принятии искового заявления (жалобы,
заявления), судья выносит определение о возврате заявителю
государственной пошлины. Копия определения вручается заявителю, а
подлинник хранится в наряде.
200. До возбуждения дела судьей истец может отказаться от
поданного искового заявления.
Отказ от искового заявления, поданного на основании
Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь и иных
77
законодательных актов, в защиту прав другого лица не лишает
последнего права требовать рассмотрения дела по существу.
На основании ходатайства об отказе от поданного искового
заявления судьей выносится определение, согласно которому заявителю
возвращаются поданные им процессуальные документы (статья 249
Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь).
201. Материалы по заявлениям о вынесении дополнительного
решения, разъяснении решения, исправлении счетной ошибки, о
порядке исполнения судебных решений, об индексации, о пересмотре
судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам
отдельно не регистрируются, а приобщаются к соответствующим делам
для рассмотрения.
202. Материалы о розыске должников, объявленном в порядке
статьи 487 Гражданского процессуального кодекса Республики
Беларусь, подшиваются в отдельное дело (наряд).
ГЛАВА 14
ОФОРМЛЕНИЕ УГОЛОВНЫХ ДЕЛ В СТАДИИ НАЗНАЧЕНИЯ
СУДЕБНОГО РАЗБИРАТЕЛЬСТВА
203. Судья по поступившему в Верховный Суд для рассмотрения
по первой инстанции уголовному делу принимает одно из следующих
решений:
о направлении дела по подсудности;
о прекращении производства по делу;
о приостановлении производства по делу;
о назначении судебного разбирательства.
204. В случае необходимости продления срока содержания под
стражей судья немедленно по поступлении дела выносит постановление
о продлении срока содержания под стражей, которое в тот же день
направляется обвиняемому, администрации места предварительного
заключения.
205. Если уголовное дело было в стадии назначения судебного
разбирательства прекращено, заполненные судьей статистические
карточки на обвиняемых изымаются и дело оформляется для сдачи в
архив. Копии такого постановления направляются прокурору, лицу,
привлекавшемуся к уголовной ответственности, его защитнику,
законному представителю, потерпевшему и его представителю,
гражданским истцам и ответчикам и их представителям.
В случае прекращения дела в отношении лица, содержащегося под
стражей или домашним арестом, копия постановления, кроме того,
немедленно
направляется
соответственно
начальнику
места
предварительного заключения или органа, осуществляющего надзор за
78
поведением обвиняемого. Дело может быть сдано в архив после
получения сообщения об освобождении обвиняемого из-под стражи.
206. При приостановлении производства по уголовному делу, в
случае, когда обвиняемый скрылся и его местопребывание неизвестно,
судья объявляет розыск скрывшегося обвиняемого и одновременно
решает вопрос об изменении меры пресечения. Копия определения
(постановления) Верховного Суда о розыске обвиняемого направляется
прокурору для организации розыска обвиняемого.
Участники процесса извещаются о случаях приостановления
производства по делу в связи с розыском, временным психическим или
иным заболеванием обвиняемого, препятствующим его участию в
производстве процессуальных действий.
В случае, если у разыскиваемого обвиняемого остаются дети без
попечения родителей, о его розыске не позднее следующего дня после
принятия решения уведомляется управление (отдел) образования
районного,
городского
исполнительного
комитета,
местной
администрации района в городе по его месту жительства для
обеспечения государственной защиты детей.
207. Изменение (избрание) меры пресечения производится в
порядке,
установленном
Уголовно-процессуальным
кодексом
Республики Беларусь.
Если в стадии назначения судебного заседания обвиняемому
изменена мера пресечения и он подлежит заключению под стражу или
под домашний арест, копия постановления (определения) направляется
соответствующему органу внутренних дел для исполнения, а также
прокурору для сведения и оперативного реагирования.
При изменении меры пресечения в отношении лица,
содержащегося под стражей, на подписку о невыезде и надлежащем
поведении, копия постановления (определения) об изменении меры
пресечения секретарем судебного заседания – помощником судьи
направляется для исполнения администрации места предварительного
заключения (у освобожденного из-под стражи лица секретарем
судебного заседания – помощником судьи берется подписка о невыезде
и надлежащем поведении, которая приобщается к материалам дела).
При изменении меры пресечения в отношении лица,
содержащегося под стражей, на личное поручительство, залог,
домашний арест, в суд вызываются поручители, секретарем судебного
заседания – помощником судьи оформляется подписка о личном
поручительстве либо составляется протокол о принятии залога, которые
приобщаются к материалам дела. Постановление (определение) об
изменении меры пресечения не позднее следующего рабочего дня
79
секретарем судебного заседания – помощником судьи направляется для
исполнения администрации места предварительного заключения. Копия
протокола о принятии залога вручается залогодателю.
Избрание одной из мер пресечения в отношении лица, не
содержащегося под стражей, производится с вызовом в суд обвиняемого
и его поручителей.
208. По делу, которое постановлением руководителя Верховного
Суда направлено по подсудности, составляется сопроводительное
письмо, которое подписывает Председатель Верховного Суда, первый
заместитель или заместитель Председателя Верховного Суда.
Если обвиняемый содержится под стражей, то начальнику места
предварительного заключения направляется письмо с предложением
перечислить обвиняемого за тем органом, которому направлено дело.
Письмо подписывает Председатель Верховного Суда, первый
заместитель или заместитель Председателя Верховного Суда, о
произведенном перечислении извещается также соответствующий орган
расследования или суд.
Копия постановления о направлении дела по подсудности с
копией соответствующего сопроводительного письма подшивается в
наряд.
Соответствующие отметки о направлении дела по подсудности
производятся в журнале учета дел, поступивших для определения
подсудности по форме согласно приложению 36 к настоящей
Инструкции и в учетно-статистических карточках по форме согласно
приложениям 25, 26 к настоящей Инструкции.
209. Уголовные дела с постановлением о назначении судебного
разбирательства не позднее следующего дня передаются судьей
секретарю судебного заседания – помощнику судьи, о чем производится
соответствующая отметка в учетно-статистической карточке.
ГЛАВА 15
ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СУДЕБНОМУ ЗАСЕДАНИЮ
210. Назначая дела к рассмотрению, судья руководствуется
сроками, установленными Гражданским процессуальным кодексом
Республики
Беларусь
и
Уголовно-процессуальным
кодексом
Республики Беларусь.
211. При принятии судьей решения о назначении судебного
разбирательства по уголовному делу секретарь судебного заседания –
помощник судьи:
направляет обвиняемому и потерпевшему, при наличии
оснований, с переводом на их родной язык или на другой язык, которым
80
они владеют, копию постановления о назначении судебного
разбирательства, а также копию постановления о мере пресечения в
отношении обвиняемого, если она судьей была изменена или отменена
либо продлена в случае нахождения обвиняемого под стражей,
домашним арестом;
вызывает в судебное заседание лиц, о необходимости вызова
которых судья указал в постановлении о назначении судебного
разбирательства;
по указанию судьи принимает иные меры к подготовке судебного
разбирательства.
212. По делам, назначенным к рассмотрению в судебном
заседании первой инстанции, извещения обвиняемому, его законным
представителям,
защитнику,
государственному
обвинителю,
потерпевшему (частному обвинителю), гражданскому истцу и их
представителям, гражданскому ответчику и его представителям, другим
участникам процесса о месте и времени начала судебного
разбирательства должны быть направлены с таким расчетом, чтобы они
были вручены им не менее чем за пять суток до начала судебного
разбирательства.
Способ судебного извещения и вызова перечисленных лиц должен
обеспечивать его фиксирование.
Судебные повестки должны быть выписаны и отправлены по
назначению не позднее следующего дня после принятия судьей
решения о назначении судебного разбирательства и передачи его для
исполнения секретарю судебного заседания – помощнику судьи.
В необходимых случаях перечисленные лица могут быть вызваны
в судебное заседание телефонограммой или телеграммой, посредством
электронных и СМС-сообщений при фиксации факта отправления и
доставки такого извещения адресату. О совершении указанных
действий секретарем судебного заседания – помощником судьи
составляется справка по форме согласно приложению 37 к настоящей
Инструкции, которая приобщается к материалам дела.
Лица, находящиеся под стражей, вызываются в качестве
свидетелей через администрацию учреждения, в котором они
содержатся, а лица, находящиеся под домашним арестом, – через орган,
осуществляющий надзор за их поведением.
Если в судебное заседание вызываются несовершеннолетние в
возрасте до 16 лет, то повестки адресуются их законным
представителям.
В случае привлечения педагога (психолога) для участия в допросе
несовершеннолетних подозреваемого, обвиняемого, потерпевшего или
81
свидетеля его вызов осуществляется через руководителей управлений
(отделов) образования местных исполнительных и распорядительных
органов, руководителей подчиненных им учреждений образования, а
также
руководителей
высших,
средних
специальных
и
профессионально-технических учебных заведений республиканского
подчинения путем направления Верховным Судом письменного
обращения (в соответствии с Положением о порядке привлечения
педагога (психолога) для участия в уголовном процессе, утвержденным
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 октября
2001 г. № 1533).
Если обвиняемый является призывником, Верховный Суд
извещает о рассмотрении дела районный военный комиссариат по месту
его жительства.
213. Повестки о вызове в Верховный Суд составляются по форме
согласно приложениям 38, 39 к настоящей Инструкции, расписка о
вручении повесток – по форме согласно приложению 40 к настоящей
Инструкции.
Извещение прокурора, адвоката, представителей органов
государственного управления о времени и месте рассмотрения дела
производится письменно.
Народные заседатели вызываются в суд для участия в
рассмотрении дела с извещением, направляемым заказным письмом.
Секретарем судебного заседания – помощником судьи ведется табель
учета рабочего времени народных заседателей.
214. Обвиняемому, не содержащемуся под стражей, копия
постановления о назначении судебного разбирательства, а также копия
постановления о мере пресечения, если она судьей была изменена или
отменена либо продлена, и судебная повестка вручаются под расписку.
О вызове в Верховный Суд обвиняемого, находящегося под домашним
арестом, уведомляется орган, осуществляющий надзор за его
поведением.
215. Обвиняемому,
содержащемуся
под
стражей,
копия
постановления о назначении судебного разбирательства, а также копия
постановления о мере пресечения, если она была изменена или
отменена либо продлена, вручаются через администрацию места
предварительного заключения.
Расписка обвиняемого в их получении должна быть представлена
Верховному Суду.
Одновременно с указанными документами Верховный Суд
направляет начальнику следственного изолятора требование о доставке
обвиняемого в судебное заседание. Копия этого требования
82
направляется также командиру подразделения внутренних войск. В
требовании указывается фамилия, имя, отчество и год рождения
обвиняемого, статья (часть, пункт) Уголовного кодекса, по которой он
обвиняется, куда и к какому времени (день и час) он должен быть
доставлен. Требование подписывается председательствующим по делу и
заверяется печатью с изображением Государственного герба
Республики Беларусь.
216. По гражданскому делу одновременно с судебной повесткой
Верховный Суд направляет ответчику копию искового заявления, а в
необходимых случаях – и копии приложенных к заявлению документов.
С судебной повесткой, адресованной истцу, Верховный Суд высылает
копии письменных объяснений ответчика, если они поступили в
Верховный Суд.
В случае признания Верховным Судом участия прокурора в
гражданском деле необходимым, извещение о дне судебного
разбирательства прокурору направляется секретарем судебного
заседания – помощником судьи заблаговременно.
217. В случае принятия Верховным Судом по гражданскому делу
мер по обеспечению иска определение Верховного Суда об обеспечении
иска подлежит немедленному исполнению.
218. Судебные повестки и другие документы, адресованные
гражданам Республики Беларусь, командированным за границу,
проживающим и работающим там, должны направляться через те
центральные органы (организации), которые командировали этих
граждан на работу за границу.
219. Документы об оказании правовой помощи за границей
оформляются и направляются в компетентные органы с соблюдением
требований, установленных законодательством Республики Беларусь и
международными договорами Республики Беларусь.
220. Секретарь судебного заседания – помощник судьи
заблаговременно проверяет, имеются ли сведения о вручении
вызываемым в Верховный Суд лицам судебных повесток, телеграмм,
сведения о доставке телефонограмм, СМС-сообщений, копии
постановления о назначении судебного разбирательства и других
материалов и при отсутствии этих сведений немедленно докладывает
судье и, по указанию последнего, принимает дополнительные меры по
обеспечению явки вызванных в Верховный Суд лиц.
Если гражданское дело было назначено к слушанию в присутствии
истца (сторон) при приеме заявления, при подготовке дела к судебному
разбирательству, то ему (им) объявляется о месте и времени
83
разбирательства дела и вручается под расписку судебная повестка
(повестки).
221. Обо всех действиях по подготовке дел, рассматриваемых
Верховным Судом по первой инстанции, секретарь судебного заседания
– помощник судьи делает отметку в справочном листе.
222. Накануне дня судебного заседания секретарь судебного
заседания – помощник судьи составляет список дел, назначенных к
слушанию, по форме согласно приложению 41 к настоящей Инструкции
и в день судебного заседания вывешивает его на информационных
стендах в здании Верховного Суда.
223. Перед началом разбирательства дела секретарь судебного
заседания – помощник судьи обязан проверить и доложить судье, кто из
вызванных по данному делу лиц явился, вручены ли повестки
неявившимся и какие имеются сведения о причинах их неявки,
доставлены ли обвиняемые, находящиеся под стражей.
ГЛАВА 16
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ПОСЛЕ ИХ РАССМОТРЕНИЯ ВЕРХОВНЫМ
СУДОМ ПО ПЕРВОЙ ИНСТАНЦИИ
224. После рассмотрения дела или отложения его разбирательства
на другое время секретарь судебного заседания – помощник судьи
отмечает на судебных повестках лиц, вызванных в Верховный Суд,
время их фактического пребывания в Верховном Суде (время явки и
ухода), заверяет эту отметку своей подписью и печатью Верховного
Суда «Для документов».
Если разбирательство дела было отложено, то явившимся в
судебное заседание лицам (кроме обвиняемых, содержащихся под
стражей) вручаются повестки о вызове в Верховный Суд либо
объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к
протоколу судебного заседания, с разъяснением последствий неявки.
Лицам, не присутствовавшим в судебном заседании, вызов
которых Верховный Суд признал необходимым, секретарь судебного
заседания – помощник судьи не позднее, чем на следующий день
посылает судебные повестки почтой. В случае необходимости таким
лицам направляется СМС-сообщение, телеграмма или телефонограмма.
225. После рассмотрения дела и вынесения Верховным Судом
судебного постановления секретарь судебного заседания – помощник
судьи выполняет следующие действия:
обеспечивает изготовление копий судебных постановлений на
каждого осужденного или оправданного, по гражданским делам – копий
решения (определения) для юридически заинтересованных в исходе
дела лиц;
84
не позднее трех суток после вступления в законную силу
судебного постановления выписывает исполнительные листы, а при
необходимости изготавливает копии документов о наложении ареста на
имущество, подлежащее обращению в доход государства или в счет
возмещения ущерба, после чего направляет их в территориальные
органы принудительного исполнения Министерства юстиции
Республики Беларусь;
подшивает в дело документы: переписку, предшествующую
судебному разбирательству, все документы, приобщенные к делу в ходе
судебного разбирательства в порядке их поступления, протокол
судебного заседания, проверенный и подписанный в установленном
порядке, затем – постановления, определения, приговор, решение. Все
документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью
видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо
наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист;
нумерует листы дела (нумерация листов дела должна быть
выполнена в правом верхнем углу листа черным графитным
карандашом) и составляет за своей подписью опись находящихся в деле
документов и лист-заверитель дела;
прилагает к делу заполненные судьей статистические карточки на
осужденных либо оправданных и лиц, дело в отношении которых
производством по делу прекращено, а также лиц, признанных
невменяемыми, к которым применены принудительные меры
безопасности и лечения. Карточки на осужденных сдаются в отдел
организационного и методического сопровождения статистической
деятельности управления по обеспечению деятельности судов;
делает отметку в журнале учета дел и учетно-статистической
карточке о дате и результатах рассмотрения дела.
226. О причинах отложения судебного разбирательства и
приостановлении производства по делу, результатах рассмотрения дела
секретарь судебного заседания – помощник судьи производит отметку в
учетно-статистической
карточке
в
день
принятия
судьей
соответствующего решения.
227. После рассмотрения дела секретарем судебного заседания –
помощником судьи должен быть подготовлен и подписан судьей и
секретарем судебного заседания – помощником судьи протокол
судебного заседания.
По уголовным делам протокол должен быть подготовлен и
подписан не позднее десяти суток после окончания судебного
разбирательства. В ходе судебного заседания протокол может быть
изготовлен по частям, которые, как и протокол в целом, подписываются
85
председательствующим
и
секретарем
судебного
заседания –
помощником судьи. При наличии ходатайства сторон, а также лиц,
допрошенных в судебном заседании, об ознакомлении с записью их
показаний в протоколе, такая возможность должна быть предоставлена
им не позднее следующего дня после заявления ходатайства.
По гражданским делам протокол должен быть составлен и
подписан не позднее следующего дня после окончания судебного
заседания или совершения отдельного процессуального действия, а по
сложным делам – в течение пяти дней.
Юридически заинтересованные в исходе дела лица вправе
ознакомиться с протоколом судебного заседания и подать на него
замечания в течение трех суток по гражданским делам и пяти – по
уголовным (указанный срок по ходатайству сторон может быть продлен
до десяти суток председательствующим в судебном заседании). По
результатам рассмотрения замечаний председательствующий выносит
мотивированное постановление (определение) об удостоверении их
правильности либо об их отклонении. Замечания на протокол и
постановление (определение) приобщаются к протоколу судебного
заседания.
228. С приговора, решения, определения или постановления,
вынесенных по делу, снимаются копии, которые заверяются путем
проставления ниже реквизита «Подпись» слова «Верно», указания
должности судьи, заверившего копию, его собственноручной подписи,
расшифровки подписи и даты заверения.
Например:
Верно
Судья Верховного Суда
25.03.2014
Подпись
С.П.Усов
Заверительную надпись удостоверяют печатью Верховного Суда с
изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Если копия судебного постановления изложена на нескольких
листах, каждый лист удостоверяется печатью Верховного Суда с
изображением Государственного герба Республики Беларусь либо эти
листы могут быть прошнурованы и скреплены печатью Верховного
Суда «Для документов».
229. Копия приговора вручается под расписку или направляется с
уведомлением о вручении не позднее пяти суток после его
провозглашения
осужденному
(оправданному),
защитнику,
государственному и частному обвинителям. В тот же срок копия
приговора
вручается
потерпевшему,
гражданскому
истцу,
86
гражданскому ответчику, представителям, если в Верховный Суд
поступила просьба от указанных лиц.
Судебные решения, содержащие государственные секреты, и
имеющие гриф секретности, а также содержащие информацию
ограниченного распространения, вышеуказанным лицам не выдаются.
Выдаются выписки из таких судебных решений.
230. Копии приговоров в отношении лиц, содержащихся под
стражей, в том числе, подлежащих немедленному освобождению из-под
стражи в связи с оправданием либо при постановлении обвинительного
приговора без назначения наказания или с освобождением от отбывания
наказания, а также с осуждением к наказанию, не связанному с
лишением свободы, направляются начальнику следственного изолятора
немедленно после рассмотрения дела, а в отношении лиц, находящихся
под домашним арестом – органу, осуществляющему надзор за их
поведением.
Если обвинительный или оправдательный приговор постановлен в
отношении нескольких лиц, то начальнику следственного изолятора или
органа, осуществляющего надзор за их поведением, должны быть
направлены копии приговора по числу осужденных (оправданных).
Если осужденный подлежит заключению под стражу в зале
Верховного Суда, то копия приговора с сопроводительным письмом на
имя начальника места предварительного заключения вручается
начальнику конвоя под расписку вместе со справкой о судимости
(отсутствии судимости).
В исключительных случаях, когда изготовление копии приговора
немедленно по рассмотрении дела невозможно (выездное заседание,
большой объем приговора) допускается замена копии приговора
выпиской из резолютивной части приговора на каждого осужденного.
231. В случае прекращения производства по делу в судебном
заседании копия определения (постановления) направляется лицу,
привлекавшемуся в качестве обвиняемого, потерпевшему или их
законным представителям.
232. О приговорах в отношении осужденных военнообязанных
секретарь судебного заседания – помощник судьи в семидневный срок
обязан сообщить в районные (городские) военные комиссариаты по
месту жительства осужденных и направить туда военные билеты.
В отношении пенсионера, осужденного к лишению свободы,
копия приговора направляется в орган, выплачивающий пенсию.
233. Суд обязан информировать управление (отдел) образования
по месту жительства родителей о принятом решении об ограничении
дееспособности, о признании недееспособными родителей, направлении
87
в лечебно-трудовые профилактории, о признании безвестно
отсутствующими, об объявлении умершими, о заключении их под
стражу, о розыске, об осуждении, если дети указанных лиц остаются без
попечения родителей, не позднее следующего дня после принятия этого
решения независимо от времени вступления его в силу для обеспечения
государственной защиты детей в таких семьях.
234. Если Верховный Суд избрал мерой пресечения обвиняемому
подписку о невыезде и надлежащем поведении или заменил ранее
избранную меру пресечения в виде содержания под стражей на
подписку о невыезде и надлежащем поведении, секретарь судебного
заседания – помощник судьи берет у обвиняемого такую подписку.
235. Если лицо осуждено к наказанию в виде исправительных
работ, секретарь судебного заседания – помощник судьи отбирает
подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию.
236. По гражданским делам юридически заинтересованным в
исходе дела лицам, не явившимся в судебное заседание, копии решения
Верховного Суда, определения (постановления) о приостановлении или
прекращении производства по делу либо об оставлении иска без
рассмотрения высылаются в обязательном порядке в трехдневный срок
с момента их оглашения.
Копия заочного решения Верховного Суда высылается ответчику,
истцу и другим юридически заинтересованным в исходе дела лицам, не
присутствовавшим в судебном заседании, не позднее трех дней со дня
принятия этого решения с уведомлением о ее вручении.
В остальных случаях копии решений, определений и
постановлений
Верховного
Суда
выдаются
юридически
заинтересованным в исходе дела лицам только по их просьбе, а при
повторной выдаче – с разрешения руководства Верховного Суда или
судьи с оплатой государственной пошлины в соответствии с
приложением 14 к Налоговому кодексу Республики Беларусь.
237. При вынесении Верховным Судом частного определения с
подлинника снимается необходимое количество копий для направления
адресатам.
Копии частных определений помещаются в отдельный наряд и
находятся на контроле до поступления ответа на указанное частное
определение.
Секретарь судебного заседания – помощник судьи осуществляют
контроль за своевременным получением ответа на частное определение.
В день истечения срока представления ответа (в случае его отсутствия)
секретарь судебного заседания – помощник судьи докладывают об этом
судье, председательствовавшему по делу. Ответ на частное определение
88
после его регистрации в день поступления должен быть передан судье,
председательствовавшему по делу.
В случае, если ответ на частное определение подписан
руководителем государственного органа и адресован руководителю
Верховного Суда, то с указанным ответом должен быть ознакомлен
соответствующий руководитель, которому адресован ответ.
ГЛАВА 17
ОБРАЩЕНИЕ К ИСПОЛНЕНИЮ ПРИГОВОРОВ, РЕШЕНИЙ,
ОПРЕДЕЛЕНИЙ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ ПО ДЕЛАМ,
РАССМОТРЕННЫМ ПО ПЕРВОЙ ИНСТАНЦИИ
238. Вся переписка по обращению к исполнению приговоров,
определений, постановлений возлагается на секретарей судебного
заседания – помощников судей.
О действиях по обращению к исполнению приговора,
определения, постановления делается отметка в справочном листе.
239. Направляемые на исполнение копии приговоров, решений,
определений, постановлений и выдаваемые исполнительные листы
заверяются подписями судьи, председательствовавшего по делу и
секретаря судебного заседания – помощника судьи, удостоверенными
печатью Верховного Суда с изображением Государственного герба
Республики Беларусь. Сопроводительные письма, с которыми посылают
по назначению указанные копии и исполнительные листы,
подписываются судьей.
240. После рассмотрения дела секретарь судебного заседания –
помощник судьи передает статистические карточки на обвиняемых и
лиц, дела в отношении которых прекращены, а также лиц, признанных
невменяемыми, к которым применены меры безопасности и лечения, в
отдел
организационного
и
методического
сопровождения
статистической деятельности. Статистические карточки заполняются и
подписываются судьей, председательствующим по делу.
В соответствии с Положением о порядке функционирования
единой государственной системы регистрации и учета правонарушений
(далее – Положение),
утвержденным
постановлением
Совета
Министров Республики Беларусь от 20 июля 2006 г. № 909 (в редакции
постановлений Совета Министров Республики Беларусь от 14 декабря
2013 г. № 1081, от 29 августа 2014 г. № 850) в предусмотренных случаях
по рассмотренным уголовным делам секретарем судебного заседания –
помощником
судьи
заполняются
регистрационные
карточки
соответствующих форм.
Регистрационные карточки после заполнения подписываются
судьей и в предусмотренных законодательством случаях заверяются
89
печатью Верховного Суда с изображением Государственного герба
Республики Беларусь.
Заполненные регистрационные карточки соответствующих форм,
передаются в учетные подразделения, определяемые в соответствии с
нормами Положения.
Не позднее трех суток после вступления приговора в законную
силу, вынесения постановления (определения) о прекращении
производства по уголовному делу, о применении принудительных мер
безопасности и лечения, об отмене вступившего в законную силу
приговора, о наложении административного взыскания в соответствии
со статьей 86 Уголовного кодекса Республики Беларусьсекретарем
судебного заседания – помощником судьи в учетное подразделение
направляются копии указанных судебных постановлений Верховного
Суда. На копиях, направляемых судебных постановлений указываются
регистрационные номера преступлений.
В случае вынесения Верховным Судом постановления о
направлении уголовного дела для рассмотрения по подсудности
секретарь судебного заседания – помощник судьи не позднее трех суток
после
вынесения
указанного
постановления
направляет
регистрационную карточку соответствующей формы в учетное
подразделение.
241. Для обращения к исполнению приговора в отношении лица,
осужденного к лишению свободы и находящегося не под стражей,
секретарь направляет две копии приговора и распоряжение об
исполнении в орган внутренних дел по месту жительства осужденного.
242. Для обращения к исполнению приговора в отношении
осужденного к ограничению свободы (статья 55 Уголовного кодекса
Республики Беларусь) секретарь высылает распоряжение об исполнении
и копию приговора – в орган внутренних дел по месту жительства
осужденного.
243. При обращении к исполнению приговора в отношении
военнослужащих, осужденных к наказанию в виде ареста (статья 54
Уголовного кодекса Республики Беларусь), две копии приговора и
распоряжение о его исполнении направляются командиру воинской
части (начальнику гарнизона) по месту прохождения службы этими
военнослужащими.
244. При осуждении с отсрочкой исполнения наказания (статья 77
Уголовного кодекса Республики Беларусь) или с условным
неприменением наказания (статья 78 Уголовного кодекса Республики
Беларусь) копия приговора для контроля за поведением осужденного и
профилактического наблюдения за ним высылается в уголовно-
90
исполнительную инспекцию по месту жительства, в отношении
военнослужащих – командиру воинской части, а в отношении
несовершеннолетних – также в инспекции и комиссии по делам
несовершеннолетних по месту жительства осужденных. Туда же
высылаются копии приговоров при осуждении несовершеннолетних с
применением принудительных мер воспитательного характера
(статья 117 Уголовного кодекса Республики Беларусь).
Одновременно копия приговора для сведения направляется по
месту работы или учебы осужденного.
Если наблюдение и проведение воспитательной работы с
несовершеннолетним осужденным с применением статьи 77 или статьи
78 Уголовного кодекса Республики Беларусь поручено отдельному
лицу, то копия приговора направляется этому лицу.
При вынесении Верховным Судом определения об отмене
отсрочки исполнения наказания или условного неприменения наказания
и направлении осужденного для отбывания назначенного по приговору
наказания, обращение к исполнению приговора о лишении свободы
производится в порядке, предусмотренном пунктом 242 настоящей
Инструкции.
Если определение вынесено по представлению уголовноисполнительной инспекции, инспекции по делам несовершеннолетних
или ходатайству лица, которому было поручено наблюдение за
осужденным, то им высылаются копии определения. Им же высылаются
копии определения при продлении отсрочки исполнения наказания или
замене лишения свободы более мягким наказанием, а также в случае
освобождения осужденного от назначенного по приговору наказания.
245. Для обращения к исполнению приговора в отношении
военнослужащих, осужденных к ограничению по военной службе
(статья 53 Уголовного кодекса Республики Беларусь), копия приговора
и распоряжение о его исполнении направляются командиру воинской
части.
246. Для обращения к исполнению приговора в отношении лиц,
осужденных к исправительным или общественным работам, лишению
права занимать определенные должности или заниматься определенной
деятельностью, секретарь судебного заседания – помощник судьи
направляет две копии приговора в уголовно-исполнительную
инспекцию по месту жительства осужденного с приложением подписки
о его явке в инспекцию, а также администрации предприятия,
учреждения, организации по месту работы осужденного.
247. Для исполнения приговора о лишении права занимать
определенные должности или заниматься определенной деятельностью,
91
общественных работах, назначенных в качестве дополнительного
наказания к основному наказанию, не связанному с лишением свободы,
копия
приговора
направляется
администрации
предприятия,
учреждения, организации по месту работы осужденного, а также в
уголовно-исполнительную
инспекцию
по
месту
жительства
осужденного для осуществления контроля за исполнением этих
наказаний.
248. Во всех случаях осуждения несовершеннолетних к мерам
наказания, не связанным с лишением свободы, или применения к ним
принудительных мер воспитательного характера копия приговора или
определения должна быть направлена комиссии по делам
несовершеннолетних по месту жительства осужденного.
Контроль за поведением осужденных, в отношении которых
исполнение приговора к лишению свободы отсрочено, осуществляется
комиссией по делам несовершеннолетних при администрации района и
отделами внутренних дел в соответствии с законодательством
Республики Беларусь.
249. При вынесении приговора о назначении наказания в виде
штрафа в качестве основного или дополнительного наказания при
условном неприменении наказания, а также при осуждении к
ограничению свободы или к лишению свободы Верховный Суд после
провозглашения приговора предлагает осужденному добровольно
внести в учреждения соответствующего банка сумму штрафа в
месячный срок и предупреждает его, что в случае неуплаты штрафа он
будет взыскан в принудительном порядке, о чем берет подписку,
которую приобщает к делу. При неуплате осужденным штрафа в
месячный срок его взыскание производится принудительно в порядке и
сроки, установленные законодательством Республики Беларусь, на
основании исполнительного листа, выданного Верховным Судом.
Исполнительный лист направляется в территориальные органы
принудительного исполнения Министерства юстиции Республики
Беларусь с приложением копии акта описи имущества (либо справки из
материалов дела о том, что опись имущества не производилась).
При вынесении судьей постановления об отсрочке или рассрочке
взыскания штрафа исполнительный лист при неуплате штрафа
направляется для исполнения по истечении отсрочки или по истечении
последнего дня, установленного для уплаты штрафа при рассрочке.
250. Для обращения к исполнению приговора о лишении
воинского звания осужденных офицеров, прапорщиков, мичманов и
проходивших военную службу по контракту сержантов и старшин
копия приговора (выписка из приговора) направляется в кадровые
92
органы по подчиненности частей, где проходили службу осужденные
(на офицеров, прапорщиков, мичманов, сержантов и старшин запаса и
офицеров в отставке – в районные (городские) военные комиссариаты, в
которых они состояли научете).
В отношении лица, лишенного специального звания, копия
приговора (выписка из приговора) для исполнения направляется органу,
присвоившему звание.
Об осуждении лиц, имеющих почетное звание, сообщается органу,
присвоившему это звание, а в отношении лиц, имеющих ученые
степени и звания, информируется Высшая аттестационная комиссия
Республики Беларусь.
251. Если приговором предусмотрена конфискация имущества
осужденного, секретарь судебного заседания – помощник судьи
выписывает и направляет исполнительный лист, копию приговора или
выписку из приговора и копию акта описи имущества, копию протокола
о наложении ареста на имущество в территориальные органы
принудительного исполнения Министерства юстиции Республики
Беларусь.
При отсутствии в деле акта описи имущества, протокола о
наложении ареста на имущество исполнительный лист и копия
приговора или выписка из приговора направляются в территориальные
органы принудительного исполнения Министерства юстиции
Республики Беларусь по последнему месту жительства осужденного с
приложением справки, что опись имущества не производилась.
252. Если Верховный Суд при рассмотрении уголовного дела, а
также гражданского иска, вытекающего из уголовного дела, в приговоре
или решении указал о возмещении вреда, причиненного преступлением,
об уплате дохода, полученного преступным путем, секретарь судебного
заседания – помощник судьи не позднее трех суток после вынесения
приговора или решения выписывает исполнительные листы, в которых
указываются статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь, по
которым квалифицированы действия осужденного, по числу
взыскателей и направляет их в территориальные органы
принудительного исполнения Министерства юстиции Республики
Беларусь с обязательным приложением копии акта описи имущества и
извещением взыскателя о направлении исполнительного листа.
253. При обращении взыскания в возмещение вреда на имущество
должника Верховный Суд в случае недостаточности этого имущества
для полного погашения долга вправе на основании статьи 464
Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь выдать
второй исполнительный лист для удержания из заработной платы и
93
(или) приравненных к ней доходов должника. В сопроводительном
письме к исполнительному листу о возмещении ущерба за счет
имущества должника следует указать, что исполнительный лист
направляется для обращения взыскания на имущество.
254. В случаях, когда взыскание производится в порядке
возмещения ущерба, причиненного преступлением, уплаты дохода,
полученного преступным путем, это обязательно отмечается в
исполнительном листе с указанием статьи Уголовного кодекса
Республики Беларусь, по которой квалифицированы действия
осужденного.
255. В тех случаях, когда гражданский иск о возмещении ущерба,
причиненного преступлением, рассматривается в порядке гражданского
судопроизводства
вследствие
оставления
Верховным
Судом,
разрешившим уголовное дело, иска без рассмотрения или в связи с
прекращением уголовного дела по основаниям, предусмотренных
частью третьей статьи 27, статьями 79, 87 Уголовного кодекса
Республики Беларусь, в исполнительном листе делается отметка с
указанием статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой
лицо привлекалось к уголовной ответственности или осуждено.
256. В случаях, когда возмещение вреда возложено солидарно на
нескольких лиц, исполнительные листы выписываются по числу
должников с обязательным указанием в каждом исполнительном листе
общей суммы, подлежащей взысканию, и всех лиц, обязанных к
возмещению вреда. Одному из исполнительных листов присваивается
№ 1, а остальным присваиваются порядковые номера.
257. После рассмотрения материалов по жалобам на применение
меры пресечения в виде заключения под стражу, а равно на продление
срока содержания под стражей, копия постановления судьи
направляется прокурору, заявителю, а в случае освобождения лица изпод стражи – администрации места содержания лица для немедленного
исполнения.
258. Для исполнения вступившего в законную силу решения по
гражданскому делу Верховный Суд по своей инициативе направляет
исполнительные листы для исполнения, о чем извещает взыскателя.
По просьбе взыскателя исполнительный лист выдается ему на
руки под расписку.
По делам, вытекающим из административно-правовых отношений,
по делам особого производства вместо исполнительного листа выдается
копия решения.
259. Исполнительные листы секретарями судебного заседания –
помощниками судей выписываются не позднее трех суток после
94
приговора, определения, постановления в законную силу, кроме случаев
немедленного исполнения, когда исполнительный лист выдается
немедленно по вынесении судебного постановления (статьи 313, 314
Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь).
260. Исполнительные листы должны быть заполнены четко и
грамотно. Помарки и исправления в исполнительном листе не
допускаются.
В исполнительном листе должны быть указаны:
наименование суда, выдавшего исполнительный лист;
фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) или
наименование взыскателя и должника, их место жительства (место
пребывания) или место нахождения, а также дата и место рождения
должника, данные документа, удостоверяющего личность должника
(серия (при наличии) и номер, идентификационный номер, дата выдачи,
наименование органа, его выдавшего), место его работы (при наличии);
резолютивная часть судебного постановления;
наименование и номер дела, по которому выдан исполнительный
лист;
дата вынесения судебного постановления;
дата выдачи исполнительного листа и срок его действия.
Кроме того, по делам о возмещении ущерба, причиненного
преступлением, об уплате дохода, полученного преступным путем,
должна быть указана статья Уголовного кодекса Республики Беларусь,
по которой должник осужден.
При заполнении исполнительных листов о взыскании денежных
сумм в пользу юридического лица в графу, содержащую наименование
и адрес взыскателя, на основании данных, имеющихся в материалах
дела, должны быть внесены сведения о его расчетном счете.
В исполнительном листе могут быть указаны и другие сведения,
необходимые для осуществления исполнения.
Исполнительный лист должен быть подписан судьей, секретарем
судебного заседания – помощником судьи и скреплен печатью с
изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Запись в исполнительном документе производится, как правило, с
помощью технических средств.
261. Исполнительные листы направляются для исполнения в
территориальные органы принудительного исполнения Министерства
юстиции Республики Беларусь. При этом исполнительные листы
высылаются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом.
262. В случае конфискации имущества, взыскания денежных сумм
в доход государства, взыскания алиментов, взыскания денежных сумм в
95
возмещение вреда, причиненного жизни и здоровью гражданина,
взыскания в возмещение вреда, причиненного преступлением,
взыскания денежных сумм с должностных лиц, виновных в незаконном
увольнении или переводе работника либо в неисполнении решения суда
о восстановлении на работе, Верховный Суд по своей инициативе
направляет исполнительный лист для исполнения, о чем извещает
взыскателя (статья 463 Гражданского процессуального кодекса
Республики Беларусь).
263. Если по делу взысканы суммы в доход государства
(госпошлина, судебные расходы и т.п.), то выписывается отдельный
исполнительный лист.
264. О передаче или направлении исполнительного листа
извещается взыскатель с точным указанием даты передачи или
отправки листа, наименования и местонахождения адресата, которому
направлен исполнительный лист.
265. Секретарь судебного заседания – помощник судьи
регистрирует все исполнительные документы, направленные для
исполнения в территориальные органы принудительного исполнения
Министерства юстиции Республики Беларусь в журнале учета
направленных исполнительных листов по форме согласно приложению
42 к настоящей Инструкции.
266. Возвращенный
после
исполнения
территориальными
органами принудительного исполнения исполнительный лист с
соответствующими отметками и копиями прилагаемых документов
(квитанций, платежных поручений), а также с копией постановления об
окончании исполнительного производства приобщаются к материалам
соответствующего дела.
Копия исполнительного листа с отметкой об исполнении в полном
объеме подшивается в сводное производство.
В случае утери исполнительного листа, его дубликат
выписывается по письменному заявлению заинтересованного лица,
рассмотренному судьей, председательствующим по делу.
267. Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска,
считается законченным и подлежит сдаче в архив после направления
исполнительного листа для исполнения в территориальные органы
принудительного исполнения Министерства юстиции Республики
Беларусь либо вручения исполнительного листа истцу.
268. Гражданское дело, по которому в иске было отказано,
считается законченным со дня вынесения решения.
269. Если Верховный Суд вынес решение, постановление или
определение о наложении штрафа, взыскании государственной
96
пошлины или иных сумм в доход государства, то дело считается
законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего
поступление в доход государства взысканной суммы.
ГЛАВА 18
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ВЕЩЕСТВЕННЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ И
ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОСУЖДЕННЫХ
270. Вещественные доказательства по уголовным делам,
поступившие в Верховный Суд от органов уголовного преследования
или приобщенные к делам Верховным Судом, принимаются,
учитываются и хранятся с соблюдением требований действующего
законодательства.
271. При поступлении вещественных доказательств по уголовным
делам наличие их сверяется по справке о вещественных
доказательствах, составленной органами расследования. При отсутствии
справки
составляется
акт,
который
подписывается
председательствующим по делу и секретарем судебного заседания –
помощником судьи. При поступлении вещественных доказательств,
истребованных Верховным Судом по гражданским делам от
предприятий, учреждений, организаций, наличие их сверяется по
сопроводительному письму.
Вещественные
доказательства
по
гражданским
делам
принимаются, учитываются и хранятся в порядке, установленном
статьями 179 и 203 Гражданского процессуального кодекса Республики
Беларусь.
Вещественные доказательства учитываются в журнале учета
вещественных доказательств по форме согласно приложению 43 к
настоящей Инструкции.
272. После вынесения Верховным Судом решения о дальнейшей
судьбе вещественных доказательств секретарь судебного заседания –
помощник судьи отмечает в журнале, когда решение было вынесено и
когда оно исполнено со ссылкой на соответствующий документ (акт об
уничтожении вещественных доказательств, квитанция органа,
принявшего предметы, подлежащие конфискации и реализации и т.д.).
Если в соответствии с приговором вещественные доказательства
подлежат конфискации или реализации, секретарь судебного заседания
– помощник судьи передает их в территориальные органы
принудительного исполнения Министерства юстиции Республики
Беларусь. Акт об уничтожении вещественных доказательств или
квитанция о сдаче вещественных доказательств приобщаются к делу.
97
Если предметы, являющиеся вещественным доказательством,
подлежат по решению Верховного Суда возврату владельцам, эти
предметы выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.
273. Изъятые у обвиняемых паспорта, военные билеты,
профсоюзные билеты, трудовые книжки и другие личные документы
должны приобщаться к делу и храниться в отдельном пакете, подшитом
к делу и пронумерованном очередным номером листа дела.
В случае прекращения дела или освобождения осужденного изпод стражи эти документы должны быть возвращены владельцам.
Если лицо осуждено к пожизненному заключению, лишению
свободы или аресту, его паспорт в трехдневный срок высылается в
следственный изолятор, где содержится осужденный, вместе с копией
приговора. При отсутствии в уголовном деле документов,
удостоверяющих личность, Верховный Суд сообщает об этом
следственному изолятору либо соответственно органу внутренних дел.
Военный билет и приписное свидетельство призывника не позднее
семидневного срока после постановления приговора направляются в
районный (городской) военный комиссариат по месту учета.
Трудовые книжки, профсоюзные билеты и другие личные
документы подлежат возврату владельцам или с их согласия
родственникам. Они выдаются им под расписку, которая подшивается в
дело.
Паспорт осужденного к исключительной мере наказания –
смертной казни после вступления приговора в законную силу в
следственный изолятор Верховным Судом не высылается, а оставляется
в уголовном деле до приведения приговора в исполнение или
помилования осужденного к исключительной мере наказания –
смертной казни.
Паспорта лиц, осужденных к исключительной мере наказания –
смертной казни, в отношении которых приговор приведен в
исполнение, направляются Верховным Судом вместе с извещением о
смерти в органы записи актов гражданского состояния для выдачи
свидетельства о смерти, а паспорта лиц, в отношении которых применен
акт помилования, направляются Верховным Судом в следственный
изолятор по месту содержания осужденного.
274. Паспорта и другие документы осужденных к ограничению
свободы высылаются в отдел внутренних дел по месту прописки
осужденных. Если паспорта в уголовном деле не имеется, Верховный
Суд сообщает об этом отделу внутренних дел.
Паспорта, военные билеты и другие личные документы
осужденных направляются ценным письмом, а по г. Минску могут
98
доставляться по назначению уполномоченным работником Верховного
Суда.
ГЛАВА 19
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО УГОЛОВНЫМ, ГРАЖДАНСКИМ
ДЕЛАМ И ДЕЛАМ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ
ПРАВОНАРУШЕНИЯХ, ПОСТУПИВШИХ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ В
КАССАЦИОННУЮ И НАДЗОРНУЮ ИНСТАНЦИИ
275. Поступившее по кассационным жалобе или протесту дело
должно быть рассмотрено в день, назначенный судом первой
инстанции, но не позднее одного месяца со дня его поступления. В
исключительных случаях Председатель Верховного Суда или его
заместители могут продлить этот срок, но не более чем на два месяца.
О новой дате рассмотрения дела извещаются юридически
заинтересованные в исходе дела лица и Генеральная прокуратура
Республики Беларусь.
276. Дополнительные кассационные жалобы или протесты и
письменные возражения на них могут быть поданы в кассационную
инстанцию не позднее чем за трое суток до начала рассмотрения дела.
По гражданским делам дополнительные кассационные жалобы или
протесты и письменные возражения на них подаются с приложением
копий по числу юридически заинтересованных в исходе дела лиц.
277. Дополнительно собранные в порядке подготовки дела
доказательства подшиваются в дело в порядке их поступления.
Уполномоченный работник сектора судебной коллегии оформляет
дело, нумерует листы и составляет опись документов, полученных
после проведения подготовки дела к кассационному рассмотрению, по
правилам, установленным для рассмотрения дел по первой инстанции.
278. Уполномоченный работник сектора судебной коллегии
составляет список дел, назначенных к слушанию в Верховном Суде, по
форме согласно приложению 41 к настоящей Инструкции и не позднее
чем за трое суток до рассмотрения вывешивает его на информационных
стендах Верховного Суда. Данный список также передается для
ознакомления
заместителю
Председателя
Верховного
Суда –
председателю соответствующей судебной коллегии и в сектор сетевого
администрирования и информационной безопасности для размещения
на официальном сайте Верховного Суда.
279. После рассмотрения дело вместе с документами передается
судьей в сектор, обеспечивающий деятельность соответствующей
судебной коллегии.
Уполномоченный работник сектора судебной коллегии:
99
отмечает в учетно-статистической карточке дату сдачи дела
судьей и результат рассмотрения дела;
организовывает изготовление необходимого количества копий
процессуальных документов;
заверяет
печатью
Верховного
Суда
с
изображением
Государственного герба Республики Беларусь подписанные судьей
копии определений.
280. По каждому делу, рассмотренному судебной коллегией
Верховного Суда по протесту Председателя (заместителей
Председателя) Верховного Суда, Генерального прокурора Республики
Беларусь (заместителей Генерального прокурора Республики Беларусь)
копия судебного постановления направляется в Генеральную
прокуратуру Республики Беларусь.
281. Определение (постановление) кассационной или надзорной
инстанции вместе с делом направляется в соответствующий суд.
О направлении дела в суд делается отметка в учетностатистической карточке.
Копии кассационных определений с копиями приговоров или
решений суда первой инстанции и копиями всей переписки по делу
подшиваются в соответствующее дело (наряд), предусмотренное
номенклатурой дел (нарядов).
Копии определений (постановлений) по надзорным делам с
копиями протестов и отношений о направлении дела в суд также
подшиваются в соответствующее дело (наряд).
282. Если по делу было вынесено частное определение, его копия
направляется руководителю соответствующего государственного
органа, учреждения, организации или в суд, а вторая копия вместе с
копией сопроводительного письма помещается в дело (наряд) частных
определений. Руководством Верховного Суда в адрес судов,
руководителей государственных органов, учреждений, организаций
могут быть направлены письма об устранении недостатков.
Сопроводительное письмо к копии частного определения
подписывается руководством Верховного Суда.
283. Протесты
Председателя
Верховного
Суда,
первого
заместителя или заместителей Председателя Верховного Суда,
принесенные в порядке надзора в президиумы областных (Минского
городского) судов, вместе с делом направляются в соответствующий
суд с тремя экземплярами протеста по уголовным делам, и по числу
лиц, участвующих в деле, по гражданским делам.
Жалоба, возражения на жалобу, пояснения юридически
заинтересованных в исходе дела лиц, подлинник протеста, а в случае
100
указания заместителя Председателя Верховного Суда – председателя
соответствующей судебной коллегии или судьи-докладчика по делу,
иные документы по протесту также подшиваются в дело. Копии
протеста и сопроводительного письма помещаются в дело (наряд).
Копии жалобы, возражений на жалобу, пояснений юридически
заинтересованных в исходе дела лиц, сопроводительного письма вместе
с копией протеста передаются в управление организации судебного
надзора не позднее трех дней после его исполнения.
284. При отсутствии оснований для принесения протеста дело
возвращается в суд, из которого оно истребовано. О результатах
рассмотрения сообщается лицам, по жалобам которых истребовано дело
для проверки. Жалоба и копия ответа, переписка, связанная с
изучением, рассмотрением и исполнением дела, помещаются в
надзорное производство, которое не позднее трех дней после
исполнения дела передается для учета и хранения в управление
организации судебного надзора.
В надзорное производство подшиваются все последующие
жалобы, запросы и копии ответов на них.
В случае принесения протеста по делу протест и определение
подшиваются к материалам дела. Копии протеста и определения не
позднее трех дней после исполнения дела, передаются в управление
организации судебного надзора.
285. Уполномоченный работник сектора судебной коллегии
подготавливает сопроводительные письма на отправляемые дела с
указанием количества томов и передает их для отправки в сектор
отправки и хранения документов.
286. О направлении уголовного, гражданского дела, дела об
административном правонарушении по запросу в органы прокуратуры
либо другой государственный орган сообщается суду, постановившему
приговор либо вынесшему решение (постановление).
287. Уполномоченные работники секторов судебных коллегий
ежегодно заводят дела (наряды), журналы в соответствии с
номенклатурой дел (нарядов), выдают наряды судьям и осуществляют
контроль за их своевременным возвращением.
Дела (наряды), срок хранения которых в судебных коллегиях
закончен, передаются в архив.
288. Протесты
Председателя
Верховного
Суда,
первого
заместителя или заместителей Председателя Верховного Суда,
принесенные в судебные коллегии Верховного Суда, изготавливаются в
количестве трех экземпляров по уголовным делам и по числу лиц,
участвующих в деле, по гражданским делам.
101
Копии протеста по гражданским делам направляются для сведения
юридически заинтересованным в исходе дела лицам и Генеральной
прокуратуре Республики Беларусь, с указанием, в необходимых
случаях, о времени и месте рассмотрения дела.
Извещения о времени и месте рассмотрения дела и копии протеста
подлежат направлению юридически заинтересованным в исходе дела
лицам с таким расчетом, чтобы они имели возможность представить в
Верховный Суд письменное объяснение на протест с приложением
документов, подтверждающих эти объяснения, ко времени
рассмотрения дела (статья 443 Гражданского процессуального кодекса
Республики Беларусь).
Жалобы, письменные объяснения и другие дополнительные
материалы, подлинник протеста и судебного постановления, копии
сопроводительных писем подшиваются в дело. В управление
организации судебного надзора передаются копии жалобы, протеста и
вынесенного судебного постановления.
289. Если судья, которому поручено рассмотрение гражданского
дела в кассационном порядке, придет к выводу о необходимости
совершить действия, предусмотренные пунктами 7, 8, 10, 11, 12, 14 и 15
статьи 262 Гражданского процессуального кодекса Республики
Беларусь, об этом извещаются юридически заинтересованные в исходе
дела лица.
290. По уголовным делам, поступившим для рассмотрения в
кассационной инстанции, в случае продления судьей срока содержания
обвиняемого под стражей копия постановления не позднее чем на
следующий день направляется начальнику следственного изолятора по
месту содержания обвиняемого.
291. Копия определения кассационной либо надзорной инстанции
в отношении лица, содержащего под стражей, направляется начальнику
исправительного учреждения для доведения до сведения лица,
содержащегося под стражей и исполнения. При отсутствии в деле
данных о месте нахождения такого лица – в информационный центр
Министерства внутренних дел Республики Беларусь.
Лицу, находящемуся на свободе, копия определения высылается
по адресу, указанному в жалобе.
При обращении осужденных (оправданных) с заявлением о
вручении им копии определения, это заявление Верховным Судом
направляется в суд, постановивший приговор, с уведомлением об этом
обратившегося гражданина.
292. Если по определению кассационной или надзорной инстанции
осужденный подлежит освобождению из-под стражи, копия
102
определения (либо выписка из определения) в течение суток
направляется спецсвязью администрации учреждения, исполняющего
наказание, для исполнения (за исключением исправительных
учреждений, находящихся в городе Минске, куда документы могут
доставляться работником сектора отправки и хранения документов).
При снижении срока наказания такие документы направляются в
учреждение, исполняющее наказание, в течение трех суток.
Уполномоченным
работником
сектора
судебной
коллегии
осуществляется контроль за своевременным получением сообщения об
исполнении такого определения. С поступившим сообщением должен
быть ознакомлен судья-докладчик по делу.
Сообщение об исполнении определения Верховного Суда об
освобождении из-под стражи либо снижении срока наказания
приобщается к кассационному производству и хранится в секторе по
уголовным делам.
293. Контроль за исполнением определений коллегии об условном
неприменении наказания или отсрочке исполнения наказания
осуществляется уголовно-исполнительными инспекциями, а в
отношении несовершеннолетних – и инспекциями по делам
несовершеннолетних по месту их жительства, куда должны быть
направлены копии определения.
294. Учет дел в отношении лиц, осужденных к исключительной
мере наказания – смертной казни, ведется работником сектора по
уголовным делам в книге учета лиц, осужденных к исключительной
мере наказания по форме согласно приложению 44 к настоящей
Инструкции, а вся переписка по исполнению приговора по таким делам
осуществляется через отдел защиты государственных секретов, куда
при поступлении Указа Президента Республики Беларусь об отклонении
ходатайства
о
помиловании
передаются
копии
приговора,
кассационного определения и Указа Президента Республики Беларусь.
В случае, если Президентом Республики Беларусь издан Указ о
помиловании осужденного, дело вместе с копией Указа Президента
Республики Беларусь возвращается суду, постановившему приговор.
295. При пересмотре постановления по делу об административном
правонарушении, вступившего в законную силу, решение по жалобе
(протесту) выносится в виде постановления, копия которого в течение
трех суток высылается лицу, в отношении которого оно вынесено, а
также суду, органу, ведущему административный процесс, вынесшему
обжалованное постановление по делу об административном
правонарушении, лицу (органу), подавшему жалобу на постановление
103
по делу об административном правонарушении, прокурору,
принесшему протест, потерпевшему.
При оставлении жалобы (протеста) без удовлетворения об этом
письменно сообщается лицу, подавшему жалобу или принесшему
протест, с указанием мотивов отказа в пересмотре дела.
Жалоба, возражения на жалобу, подлинник постановления, а в
случае указания судьи-докладчика по делу, иные документы по жалобе
подшиваются в дело.
Копия постановления и сопроводительные письма помещаются в
дело (наряд). Копия жалобы с копией постановления передаются в
управление организации судебного надзора не позднее трех дней после
его исполнения.
ГЛАВА 20
КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СУДЕБНЫХ ПОСТАНОВЛЕНИЙ,
ВЫНЕСЕННЫХ ПО ПЕРВОЙ ИНСТАНЦИИ, В КАССАЦИОННОЙ И
НАДЗОРНОЙ ИНСТАНЦИЯХ
296. Контроль за обращением к исполнению приговоров, решений,
определений Верховного Суда осуществляется судьями, под
председательством которых рассматривались дела, и заместителями
Председателя Верховного Суда – председателями соответствующих
судебных коллегий.
297. Уголовное или гражданское дело, оконченное производством,
может быть сдано в архив только после резолюции судьи,
председательствовавшего по делу, заместителей Председателя
Верховного Суда – председателей соответствующих судебных коллегий.
298. Уполномоченный работник отдела обеспечения деятельности
судебных коллегий должен вести сводное производство по делу.
В сводном производстве должны находиться:
копии приговора или решения суда (выписки из них) в части
имущественного взыскания, а также копии документов о наложении
ареста на имущество;
сведения о том, куда направлены исполнительные листы;
сведения о сумме, взысканной со всех солидарных должников
вместе и с каждого из них в отдельности.
В этих производствах уполномоченный работник отдела
обеспечения деятельности судебных коллегий делает отметку о
получении извещений от судебных исполнителей о суммах, взысканных
в счет возмещения ущерба и уплаты дохода, полученного преступным
путем.
Уполномоченный работник отдела обеспечения деятельности
судебных коллегий, на которого возложен контроль за ведением
104
сводных производств, обязан раз в полугодие запрашивать по месту
исполнения сведения о взысканных суммах и докладывать судье –
председательствующему по делу о ходе взыскания присужденных сумм.
В таком же порядке ведутся сводные производства при
рассмотрении иска, вытекающего из уголовного дела, в порядке
гражданского судопроизводства.
299. Каждое оконченное сводное производство, после тщательной
проверки всех содержащихся в нем документов, визируется судьей и с
его разрешения передается в архив.
300. Уголовное дело считается законченным и подлежит сдаче на
хранение в архив Верховного Суда после обращения к исполнению
приговора, определения или постановления Верховного Суда как в
части основного, так и в части дополнительного наказаний, в части
разрешенных гражданских исков и вещественных доказательств, а
также постановления соответствующего органа об освобождении от
наказания или смягчения наказания в порядке помилования и получения
извещения об исполнении указанных документов.
Уполномоченный работник отдела обеспечения деятельности
судебных коллегий в случае непоступления извещения об исполнении
приговора, определения или постановления обязан своевременно
доложить об этом судье, председательствующему по делу, или
заместителям Председателя Верховного Суда – председателям
соответствующих судебных коллегий, а также направить органу,
ведающему исполнением наказания, напоминание о необходимости
представления извещения.
Если по приговору или определению Верховного Суда подлежит
заключению под стражу осужденный, находящийся на свободе, то дело
считается законченным после получения от соответствующего органа
внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под
стражу.
Уголовное дело, по которому постановлен приговор с назначением
наказания в виде ограничения свободы, считается законченным и
подлежит сдаче в архив после поступления в Верховный Суд из
уголовно-исполнительной инспекции сообщения о взятии осужденного
на учет и его трудоустройстве.
Уголовное дело, по которому постановлен приговор с назначением
наказания в виде исправительных работ, считается законченным и
подлежит сдаче на хранение в архив после поступления уведомления от
уголовно-исполнительной инспекции о получении копии приговора.
Уголовное дело, по которому отсрочено исполнение наказания,
подлежит сдаче на хранение в архив после вынесения компетентным
105
судом постановления об освобождении осужденного от наказания,
продлении отсрочки исполнения наказания, замене лишения свободы
более мягким наказанием либо об отмене отсрочки исполнения
приговора к лишению свободы и направлении осужденного для
отбывания лишения свободы, назначенного приговором. Заключение
осужденного под стражу должно быть подтверждено органом
внутренних дел.
Уголовное дело, по которому приговором постановлено об
условном неприменении наказания, считается законченным и подлежит
сдаче на хранение в архив после направления копии приговора органу
внутренних дел и поступления уведомления о его получении. В тех
случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного
применена отсрочка исполнения приговора, дело считается
законченным
после
решения
вопроса
об
освобождении
несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места
лишения свободы для отбывания наказания – после получения из
соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что
осужденный заключен под стражу.
Уголовное дело, по которому приговором предусмотрена
конфискация имущества осужденного, подлежит сдаче в архив после
поступления исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя
о дате и сумме денежных средств, перечисленных в республиканский
бюджет.
Уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в
возмещение материального ущерба, считается законченным после
направления исполнительных листов для производства взыскания.
Уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор,
считается законченным и подлежит сдаче в архив после вступления
приговора в законную силу.
Уголовное дело, по которому приговором осужденный лишен
права занимать определенные должности или заниматься определенной
деятельностью, считается законченным и подлежит сдаче в архив после
поступления в Верховный Суд от администрации организации по месту
работы осужденного сообщения о прекращении с ним трудового
договора, если он занимал должность или занимался деятельностью,
права на которую был лишен по приговору.
Уголовное дело, по которому приговором предусмотрено
наказание в виде общественных работ, считается законченным и
подлежит сдаче в архив после поступления в Верховный Суд из
уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного
сообщения о взятии осужденного на учет и его трудоустройстве.
106
Уголовное дело, по которому постановлен приговор с назначением
наказания в виде ограничения по военной службе или арест, считается
законченным и подлежит сдаче в архив после поступления уведомления
от командира воинской части о получении копии приговора и принятии
его к исполнению.
Уголовное дело, по которому осужденный лишен воинского или
специального звания, подлежит сдаче в архив после поступления в
Верховный Суд из соответствующего органа сообщения о принятии
приговора к исполнению.
Уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной
ответственности и в отношении него применена принудительная мера
безопасности и лечения, считается законченным и подлежит сдаче в
архив после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное
учреждение.
301. При наличии по уголовному делу определения об объявлении
розыска лица, скрывшегося от суда после вынесения приговора или
осужденного заочно, дело считается законченным и подлежит сдаче в
архив только после получения извещения о задержании лица и
исполнении вынесенного в отношении него приговора.
Исполнение определений Верховного Суда о розыске осужденных
должно систематически (не реже одного раза в квартал) проверяться
путем направления запросов органам внутренних дел, а в случае
задержки с исполнением – путем извещения об этом прокурора.
302. После рассмотрения материалов по жалобам на применение
меры пресечения в виде заключения под стражу, а равно на продление
срока содержания под стражей копия постановления судьи
направляется прокурору, заявителю, а в случае освобождения лица изпод стражи – также администрации места содержания лица для
немедленного исполнения.
303. Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска,
считается законченным и подлежит сдаче в архив после направления
исполнительного листа для исполнения в территориальные органы
принудительного исполнения Министерства юстиции Республики
Беларусь либо вручения исполнительного листа истцу.
304. Гражданское дело, по которому в иске было отказано,
считается законченным со дня вынесения решения.
305. Если Верховный Суд вынес решение, постановление или
определение о наложении штрафа, взыскании государственной
пошлины или иных сумм в доход государства, то дело считается
законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего
поступление в доход государства взысканной суммы.
107
306. Контроль за обращением к исполнению определений и
постановлений, вынесенных в кассационном и надзорном порядке,
осуществляется судьей-докладчиком по делу.
307. Контроль за своевременным поступлением результатов
рассмотрения протестов президиумами областных (Минского
городского) судов осуществляет уполномоченный работник сектора
соответствующей судебной коллегии. С поступившими копиями
постановлений президиума должны быть ознакомлены заместители
Председателя Верховного Суда – председатели соответствующих
судебных коллегий.
308. Контроль за своевременным поступлением вынесенных при
пересмотре дела процессуальных документов и сообщений о
результатах рассмотрения дела осуществляется уполномоченным
работником сектора соответствующей судебной коллегии. В случае
длительного неисполнения уполномоченный работник сектора
соответствующей судебной коллегии делает устные или письменные
напоминания в соответствующие суды. При поступлении сведений о
пересмотре направленных на новое рассмотрение дел уполномоченным
работником сектора соответствующей судебной коллегии делается
отметка в учетно-регистрационных формах, а поступившие документы
вместе с контрольными копиями определений подшиваются в
соответствующий наряд.
О результатах нового рассмотрения дела информируются
заместители Председателя Верховного Суда – председатели
соответствующих судебных коллегий и судья-докладчик по делу.
309. Контроль за исполнением определений коллегии об условном
неприменении наказания или отсрочке исполнения наказания
осуществляется уголовно-исполнительными инспекциями, а в
отношении
несовершеннолетних – и инспекциями по делам
несовершеннолетних по месту их жительства, куда должны быть
направлены копии определения.
310. Уполномоченные работники секторов соответствующих
судебных коллегий осуществляют контроль за своевременным
получением сообщений об исполнении частных определений и (или)
писем. В случае неисполнения их в срок докладывают об этом
заместителям
Председателя
Верховного
Суда – председателям
соответствующих судебных коллегий. Поступившие ответы о принятых
мерах доводятся до сведения состава судебных коллегий Верховного
Суда, вынесших частные определения, либо судьи, подготовившего
письмо.
108
311. Контроль за своевременным поступлением вынесенных при
пересмотре
дел
об
административных
правонарушениях
процессуальных документов и сообщений о результатах рассмотрения
дела об административных правонарушениях осуществляется
уполномоченным работником сектора по уголовным делам. В случае
длительного неисполнения уполномоченный работник сектора по
уголовным делам делает устные или письменные напоминания в
соответствующие органы. При поступлении сведений о пересмотре
направленных на новое рассмотрение дел, уполномоченным
работником сектора по уголовным делам делается отметка в учетнорегистрационных формах, а поступившие документы вместе с
контрольными
копиями
постановлений
подшиваются
в
соответствующее дело (наряд).
О результатах нового рассмотрения дела информируются
заместитель Председателя Верховного Суда – председатель судебной
коллегии по уголовным делам и судья-докладчик по делу.
ГЛАВА 21
ОСОБЕННОСТИ РЕГИСТРАЦИИ И ПРОХОЖДЕНИЯ СУДЕБНЫХ
ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В КОЛЛЕГИИ ПО ЭКОНОМИЧЕСКИМ
ДЕЛАМ
312. Документы, поступившие в судебную коллегию по
экономическим делам, подлежат регистрации в автоматизированной
информационной системе управления делопроизводством в судебной
коллегии по экономическим делам (далее – АИС по экономическим
делам), путем заполнения регистрационно-контрольных карточек,
представляющих
собой
совокупность
регистрационно-учётных
сведений о документах.
313. Из АИС по экономическим делам формируются справочные и
контрольные банки данных, с помощью которых осуществляется
справочная работа по документам, контроль за сроками их исполнения
и составление статистических отчетов о работе коллегии по
экономическим делам.
314. Зарегистрированная
корреспонденция
передается
председателю экономической коллегии для определения судьи
(судебного состава) по процессуальным документам, ответственного
исполнителя по иным документам.
315. Рассмотренные председателем судебной коллегии по
экономическим делам документы передаются работнику Верховного
Суда, ответственному за ведение делопроизводства в экономической
коллегии для внесения информации в АИС по экономическим делам и
109
передачи под роспись в реестрах входящих документов (журналах)
назначенным судьям, ответственным исполнителям.
316. Регистрационный
входящий
номер
процессуальных
документов (исковое заявление, заявление об экономической
несостоятельности (банкротстве), протокол об административном
правонарушении, жалоба на нотариальные действия или отказ в их
совершении, и т.п.) включает в себя обязательные реквизиты:
порядковый номер заявления (жалобы), присваиваемый в пределах
одного календарного года;
индекс производства или судебной инстанции, в которую
направляется заявление (жалоба);
дата поступления заявления (жалобы).
317. При возбуждении дела по первой инстанции ему
присваивается номер, состоящий из порядкового номера для
конкретного судьи и индекса судебного состава (судьи).
Например:
9-5/2014, где
9 – порядковый номер дела судьи;
5 – индекс судьи;
2014 – календарный год.
При передаче дела на рассмотрение иному судебному составу
(судье)
номер
дела
дополняется
индексом
судьи
(председательствующего судьи), которому передано дело.
Например:
9-5/2014/6, где
6 – индекс судьи, которому передано дело
318. При пересмотре дела в кассационной инстанции номер дела
дополняется входящим порядковым номером жалобы, представления,
ходатайства, протеста и индексом судебной инстанции.
Например:
10-5/2014/12А/14К
где 12А, 14К – входящие порядковые номера заявлений в
апелляционную, кассационную инстанции и индексы этих инстанций.
К номерам судебных дел и производств добавляются
соответствующие индексы, которые проставляются в экономических
судах областей (города Минска) и коллегии по экономическим делам
Верховного Суда:
110
Пп – приказное производство;
Б – дело об экономической несостоятельности (банкротстве);
Ап – дело об административном правонарушении;
Жн – жалоба на не вступившее в законную силу постановление по
делу об административном правонарушении;
Жв – жалоба на вступившее в законную силу постановление по
делу об административном правонарушении;
Жс – жалоба на действия судьи при рассмотрении дела об
административном правонарушении или должностного лица органа,
ведущего административный процесс;
В – производство о пересмотре вступивших в законную силу
судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам;
Сж – жалоба на действия судебных исполнителей;
Их – ходатайство (заявление) о признании и приведении в
исполнение решения иностранного суда или иностранного
арбитражного решения;
Ип – поручения иностранных судов и компетентных органов
иностранных государств о совершении отдельных процессуальных
действий;
об
отмене
решения
международного
Мх – ходатайство
арбитражного (третейского) суда;
Мз – заявление о выдаче исполнительного документа в случае
неисполнения добровольно решения международного арбитражного
(третейского) суда;
А – индекс апелляционной инстанции;
К – индекс кассационной инстанции.
319. Номер судебного дела и год его заведения проставляются на
обложке дела и не подлежат изменению при последующем
рассмотрении дела в других судебных инстанциях.
Судебные дела, не рассмотренные в истекшем календарном году,
перерегистрации не подлежат.
320. После принятия искового заявления (заявления) к
производству работник, ответственный за ведение делопроизводства,
формирует первичные документы судебного дела, скрепляет их в папке
и заполняет внутреннюю опись документов.
В дальнейшем секретарь судебного заседания – помощник судьи
подшивает в хронологическом порядке в дело поступающие документы,
судебные постановления и другие материалы, связанные с
рассмотрением дела, продолжает внутреннюю опись документов дела,
вносит необходимые данные в АИС по экономическим делам, готовит
дело для сдачи в архив.
111
321. При объединении нескольких однородных дел, в которых
участвуют одни и те же лица, в одно производство делу присваивается
номер, указанный в определении Верховного Суда об объединении дел.
К делу, номер которого оставлен без изменения, приобщаются
остальные объединенные с ним дела. В АИС по экономическим делам
делаются отметки об изменении номеров дел.
322. При вынесении определения о выделении одного или
нескольких соединенных требований в отдельное производство в
отдельную папку формируются выделенные материалы дела, и дело
передается для новой регистрации. Датой начала производства по делу
следует считать дату первоначально поступившего заявления. На
выделенное требование заводится новая регистрационно-контрольная
карточка в АИС по экономическим делам.
В АИС по экономическим делам по первоначальному делу
вносятся данные о вынесенном определении о выделении дела в
отдельное производство. Заведенное на основании определения дело
регистрируется под очередным номером поступающих исковых
заявлений (заявлений). Этот номер проставляется на обложке дела.
В выделенном в отдельное производство деле должны
содержаться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных
и иных документов, имеющих значение для данного дела.
323. В случае вынесения определения об оставлении искового
заявления без движения копия определения направляется истцу. В
период установленного судьей срока заявление и приложенные к нему
документы хранятся у судьи. Если обстоятельства, послужившие
основанием для оставления искового заявления без движения,
устранены, поступившие документы по исполненному определению
регистрируются, и производится оформление дела на общих
основаниях.
Если истец в назначенный Верховным Судом срок не устранил
причины, ставшие поводом для оставления его заявления без движения,
исковые материалы возвращаются истцу. Подлинник судебного
определения о возврате подшиваются в наряде возвращенных исковых
заявлений.
324. В случае вынесения определения об отказе в принятии
искового заявления (заявления) либо возврате искового заявления
(заявления) копия соответствующего определения с исковым
заявлением (заявлением) и приложенными материалами направляются
заявителю.
Подлинник определения, копии искового заявления (заявления),
договоров и других документов, подтверждающих обоснованность
112
вынесения определения об отказе в принятии либо возврате искового
заявления (заявления), по указанию судьи приобщаются секретарем
судебного заседания – помощником судьи в наряд в соответствии с
номенклатурой дел (нарядов). Данные наряды формируются в течение
года.
325. Документы по экономическим делам, поступившие в порядке
кассационного обжалования (жалоба, протест), регистрируются в АИС
по экономическим делам посредством присоединения регистрационных
данных к первичной регистрационной карточке судебного дела.
326. Копии судебных постановлений по экономическим делам
направляются (вручаются) сторонам в порядке и в сроки, определенные
Хозяйственным процессуальным кодексом Республики Беларусь.
При направлении (вручении) сторонам копии судебного
постановления (за исключением судебных постановлений, для которых
законодательством установлен иной порядок оформления) работником
сектора отправки и хранения документов в правом верхнем углу копии
судебного постановления ставится штамп «Копия». Ниже реквизита
«Подпись» с левой стороны документа проставляется штамп «Верно», в
котором указываются наименование должности лица, заверившего
копию, его собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата
заверения. Копия судебного постановления заверяется печатью
Верховного Суда «Для документов» на месте подписи судьи (судебного
состава).
Использование факсимильного воспроизведения подписи при
изготовлении копий судебных постановлений не допускается.
Подлинники судебных постановлений подписываются судьей
(судебным составом) и подшиваются в материалы судебного дела.
После подписи судьи (судебного состава) на подлиннике судебного
постановления ставится штамп «Копии высланы сторонам», в котором
указывается дата отправки.
327. В остальной части делопроизводство в коллегии по
экономическим
делам
регулируется
общими
положениями,
установленным настоящей Инструкцией.
ГЛАВА 22
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПЛЕНУМЕ И ПРЕЗИДИУМЕ
ВЕРХОВНОГО СУДА
328. Работники Секретариата Пленума и Президиума Верховного
Пленума
и
Президиума)
несут
Суда
(далее – Секретариата
ответственность за правильное ведение делопроизводства в Пленуме и
Президиуме, сохранность дел и иных документов, своевременное
исполнение постановлений Пленума и Президиума.
113
329. Все дела, поступившие с протестами в Пленум, Президиум,
регистрируются на учетно-статистических карточках по формам
согласно приложениям 45, 46 к настоящей Инструкции.
По уголовным делам учетно-статистическая карточка заполняется
на каждое лицо, в отношении которого постановлен приговор.
330. В
учетно-статистических
карточках
соответственно
движению
дел
должны
быть
заполнены
все
реквизиты,
предусмотренные формами.
Учетно-статистические карточки формируются и хранятся в
обратной хронологической последовательности.
331. Для оперативного и быстрого поиска дел при наведении по
ним справок ведется алфавитный указатель.
По уголовным делам в него вносятся фамилия, собственное имя,
отчество (при его наличии) каждого лица, в отношении которого
принесен протест. По гражданским, экономическим делам и делам,
рассмотренным коллегий по делам интеллектуальной собственности–
истец и ответчик, юридически заинтересованные в исходе дела лица.
332. На деле и в учетно-статистической карточке наряду с
индексом и годом поступления дела указывается порядковый номер по
учетно-статистической карточке, что образует номер соответствующего
дела.
333. После регистрации дело в соответствии с указаниями
председателя соответствующей судебной коллегии Верховного Суда
передается для изучения судье-докладчику.
В журнале передачи дел записывается номер дела, количество
томов, дата поступления дела и дата передачи судье-докладчику, дата
возвращения дела после рассмотрения, дата исполнения постановления.
334. С поступившими протестами должны быть ознакомлены
члены Пленума, Президиума.
Копии протестов Председателя Верховного Суда, первого
заместителя и заместителей Председателя Верховного Суда
направляются Генеральному прокурору Республики Беларусь вместе с
перечнем дел, назначенных к рассмотрению.
335. Копии протестов по гражданским, экономическим делам и
делам, рассмотренным коллегией по делам интеллектуальной
собственности,
направляются
для
сведения
юридически
заинтересованным в исходе дела лицам, с указанием в необходимых
случаях времени и места рассмотрения дела. Извещения о времени и
месте рассмотрения дела и копии протеста высылаются с таким
расчетом, чтобы заинтересованные лица имели возможность
представить в Верховный Суд письменные объяснения на протест с
114
приложением документов, подтверждающих эти объяснения, ко
времени рассмотрения дела.
Жалобы, протесты, а также письменные объяснения и другие
дополнительные материалы приобщаются к делу.
336. К заседанию Пленума, Президиума составляются: повестка, в
которой указываются вносимые на обсуждение вопросы; перечень дел,
назначенных к рассмотрению; списки приглашенных лиц и лиц,
желающих выступить по внесенным в повестку заседания вопросам, а
также другие документы, относящиеся к работе Пленума, Президиума.
Повестка
заседания,
проекты
постановлений
Пленума,
Президиума по общим вопросам предоставляются членам Пленума,
Президиума заблаговременно.
337. О времени созыва Пленума и вопросах, внесенных на его
рассмотрение, уведомляются Председатель Конституционного Суда
Республики Беларусь, Генеральный прокурор Республики Беларусь и
другие заинтересованные должностные лица и представители
государственных органов.
338. Протоколы заседаний Пленума, Президиума ведутся
работником Секретариата Пленума и Президиума.
339. Копия постановления Пленума, Президиума об освобождении
из-под стражи осужденного направляется начальнику исправительного
учреждения спецсвязью в течение суток после рассмотрения дела, а о
снижении меры наказания – в течение трех суток.
340. Получив от судьи рассмотренное Пленумом, Президиумом
дело, работник Секретариата Пленума и Президиума выполняет
следующую работу:
отмечает в журнале дату сдачи дела, заносит в учетностатистическую карточку результат рассмотрения;
передает постановление на подпись председательствующему (по
постановлениям Пленума – Секретарю Пленума, затем –
председательствующему);
визирует копию постановления у судьи-докладчика по делу;
принимает меры к тиражированию необходимого количества
копий постановлений;
заверяет копии постановления печатью Верховного Суда с
изображением Государственного герба Республики Беларусь;
подшивает в дело подлинник протеста и постановления, а в
соответствующий наряд копию протеста и постановления, а также
сведения об отправке копии постановления осужденному или сторонам
по гражданскому, экономическому делам и делам, рассмотренным
коллегией по делам интеллектуальной собственности;
115
один экземпляр копии постановления подшивает в надзорное
производство либо, при его отсутствии, передает в управление
организации судебного надзора на следующий день, после исполнения
дела.
341. Постановление Пленума, Президиума вместе с делом
направляется суду, постановившему приговор или вынесшему решение.
По гражданским, экономическим делам и делам, рассмотренным
коллегией по делам интеллектуальной собственности, копия
постановления высылается юридически заинтересованным в исходе
дела лицам.
Копия постановления в отношении лица, содержащегося под
стражей, направляется начальнику исправительного учреждения для
объявления осужденному и исполнения. При отсутствии в деле данных
о месте нахождения осужденного копия постановления направляется в
информационный центр Министерства внутренних дел Республики
Беларусь.
Лицу, находящемуся на свободе, копия постановления высылается
по адресу, указанному в деле.
Копия постановления направляется в Генеральную прокуратуру
Республики Беларусь.
342. Постановление об отмене приговора (решения) и передаче
дела на новое судебное разбирательство направляется вместе с делом
суду, указанному в постановлении.
343. Работник Секретариата Пленума и Президиума осуществляет
контроль за исполнением постановлений, которыми отменены
приговоры (решения) с передачей дел на новое судебное
разбирательство.
Копия такого постановления вместе с сопроводительным письмом
подшивается в отдельное дело (наряд).
Через месяц после вынесения постановления делается запрос в
суд, которому направлено дело, о результатах нового рассмотрения. С
поступившими ответами знакомится судья-докладчик по делу.
344. Если по делу, рассмотренному на Пленуме, Президиуме,
вынесено частное определение, его копия направляется руководителю
соответствующего государственного органа, учреждения, организации
или в суд, а вторая копия вместе с копией сопроводительного письма
помещается в наряд частных определений. Сопроводительное письмо
подписывается руководством Верховного Суда.
Работник Секретариата Пленума и Президиума осуществляет
контроль за своевременным получением сообщений об исполнении
частных определений. Поступившие ответы о принятых по частному
116
определению мерах доводятся до сведения руководства Верховного
Суда и судьи-докладчика. В случае неполучения в предусмотренный
процессуальным законодательством срок сведений о принятых по
частному определению (постановлению) мерах, докладывается об этом
руководству Верховного Суда.
345. Работник Секретариата Пленума и Президиума готовит
сопроводительные письма на отправляемые дела с указанием
количества томов и по журналу сдает их для отправки.
Если дело направляется в органы прокуратуры, другие суды, то об
этом сообщается суду, постановившему приговор либо вынесшему
решение (постановление) по делу.
346. Работник Секретариата Пленума и Президиума ежегодно
оформляет дела (наряды) в соответствии с номенклатурой дел
(нарядов), выдает наряды судьям и осуществляет контроль за их
своевременным возвращением.
Дела (наряды) срок хранения которых в Секретариате Пленума и
Президиума закончен, передаются работником Секретариата Пленума и
Президиума в архив Верховного Суда.
ГЛАВА 23
УЧЕТ ДЕЛ, ИСТРЕБОВАННЫХ ДЛЯ ОБОБЩЕНИЯ СУДЕБНОЙ
ПРАКТИКИ
347. Истребованные для
обобщения
судебной практики
уголовные,
гражданские
дела,
дела
об
административных
правонарушениях и экономические дела регистрируются в журнале
учета гражданских, уголовных дел, дел об административных
правонарушениях и экономических дел, истребованных для обобщения
судебной практики, по форме согласно приложению 7 к настоящей
Инструкции и передаются исполнителю под расписку.
348. По окончании проведения обобщения дела отправляются по
принадлежности в соответствующий суд, о чем делается отметка в
журнале учета гражданских, уголовных дел, дел об административных
правонарушениях и экономических дел, истребованных для обобщения
судебной практики.
На отправляемые дела в соответствующий суд составляются
сопроводительные письма, копии которых подшиваются в дело (наряд).
349. Если по истребованному для обобщения судебной практики
делу будет приносится протест, оно передается в структурное
подразделение соответствующей коллегии и регистрируется как дело,
поступившее в порядке надзора.
Если на судебное постановление по истребованному для
обобщения судебной практики делу поступила жалоба, дело передается
117
в управление организации судебного надзора, о чем делается отметка в
соответствующем журнале учета истребованных для обобщения
судебной практики дел.
350. При высылке дела по запросу прокуратуры либо другого суда
об этом извещается суд, постановивший приговор, вынесший решение
(постановление).
351. Обзоры судебной практики, проведенные управлением
обобщения судебной практики, помещаются в наряды (отдельно по
уголовным делами делам об административных правонарушениях,
гражданским, экономическим делам).
352. В отдельный наряд помещаются обзоры судебной коллегии
по делам интеллектуальной собственности Верховного Суда об
изучении и обобщении судебной практики.
353. Обзоры, поступающие из областных (Минского городского)
судов, экономических судов областей (г. Минска) помещаются в два
отдельных наряда (по уголовным делами делам об административных
правонарушениях, по гражданским и экономическим делам).
ГЛАВА 24
УЧЕТ, ИСПОЛНЕНИЕ И ПОРЯДОК ОТПРАВКИ ДЕЛ ПО
ВОПРОСАМ РЕАБИЛИТАЦИИ ГРАЖДАН
354. Учет, исполнение и отправка дел по вопросам реабилитации
граждан осуществляется в главном управлении организационного
обеспечения судебной деятельности.
355. Поступившие в Верховный Суд уголовные дела по вопросу
реабилитации (дела о выселении на спецпоселение) с протестами,
заключениями, либо с заявлениями граждан регистрируются в день их
поступления в журнале учета поступивших дел по форме согласно
приложению 47 к настоящей Инструкции.
Номер дела состоит из индекса отдела и порядкового номера по
регистрационному журналу. Порядковые номера присваиваются в
возрастающем порядке в пределах календарного года. В следующем
году нумерация начинается с первого номера.
Для облегчения поиска дел при наведении по ним справок ведется
алфавитный указатель по форме согласно приложению 48 к настоящей
Инструкции.
356. Дела о реабилитации, поступившие с протестами
(заключениями) прокуратуры, в соответствии с резолюцией руководства
Верховного Суда передаются на рассмотрение судьям судебной
коллегии по уголовным делам Верховного Суда.
118
357. Дела о реабилитации, поступившие с жалобами в порядке
надзора, в соответствии с резолюцией руководства Верховного Суда,
передаются под роспись для изучения судье.
Все дела передаются судьям под роспись по журналу передачи дел
о реабилитации судьям Верховного Суда по форме согласно
приложению 49 к настоящей Инструкции с указанием номера дела,
количества томов, даты поступления и передачи.
После рассмотрения дела и его возвращения, в журнале делается
отметка о дате и результате рассмотрения.
358. При исполнении дел о реабилитации, рассмотренных по
протестам (заключениям) Генеральной прокуратуры Республики
Беларусь в дело подшивается подлинник протеста (заключения)
Генеральной прокуратуры Республики Беларусь, определение судебной
коллегии по уголовным делам либо постановление Президиума
(Пленума) Верховного Суда, а в соответствующее дело (наряд) – копии
протеста (заключения) и определения либо постановления.
Копия определения (постановления) Верховного Суда для
сведения направляется в Генеральную прокуратуру Республики
Беларусь и информационно-аналитическое управление Министерства
внутренних дел Республики Беларусь или в соответствующее
информационно - аналитическое управление ГУВД Мингорисполкома,
УВД областного исполнительного комитета.
При исполнении дел, рассмотренных по жалобам, в дело для
сведения подшивается копии ответа Верховного Суда. Оригинал ответа
направляется заявителю. Жалоба и копия ответа подшиваются в
соответствующее дело (наряд).
Дело возвращается в государственный орган (организацию), в
котором оно находится на постоянном хранении. Копия
сопроводительного письма о возвращении дела подшивается в дело
(наряд).
359. По делам, поступившим для выдачи справки о реабилитации,
по материалам дела составляется справка о реабилитации и
направляется заявителю, а дело возвращается в государственный орган
(организацию), где оно находится на постоянном хранении. Заявления,
копии справок и сопроводительные письма к справкам и делам
подшиваются в дело (наряд).
360. Дела (наряды) с копиями протестов (заключений)
прокуратуры и определений (постановлений) Верховного Суда, справок
о реабилитации и ответов на заявления граждан, сопроводительных
писем хранятся в течение двух лет, затем передаются в архив для
дальнейшего хранения.
119
361. Для учета документов и дел о реабилитации, возвращенных
по месту их постоянного хранения, заполняется журнал учета
исходящих документов и дел о реабилитации по форме согласно
приложению 50 к настоящей Инструкции.
Отправка дел осуществляется через РУП «Узел спецсвязи».
362. Копии определений (постановлений) по рассмотренным
делам о реабилитации, справки о реабилитации и другие документы
передаются для отправки адресатам в соответствующее структурное
подразделение.
ГЛАВА 25
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ
363. Судебные дела выдаются для ознакомления с ними в
помещении Верховного Суда в присутствии работника аппарата
Верховного Суда только с разрешения заместителя Председателя
Верховного Суда, председателя соответствующей судебной коллегии, а
дела, не законченные производством, – с разрешения судьи,
председательствующего при рассмотрении данного дела, по
предъявлении следующих документов:
обвиняемым, осужденным или оправданным, их законным
представителям и потерпевшим, частным обвинителям по уголовным
делам, юридически заинтересованным в исходе дела лицам и их
представителям по гражданским делам – документа, удостоверяющего
личность, доверенности;
адвокатам – ордера юридической консультации и удостоверения
личности;
гражданским истцам и их представителям, выступающим по
уголовным делам – доверенности на ведение дела и документа,
удостоверяющего личность;
прокурорам – удостоверения личности.
Порядок ознакомления с делами, содержащими государственные
секреты, а также выдачи копий документов из таких дел, регулируется в
соответствии с законодательством Республики Беларусь о защите
государственных секретов.
364. Судебные дела посылаются почтой или с уполномоченным
работником соответствующего структурного подразделения только по
письменным требованиям соответствующих органов и на основании
распоряжения Председателя Верховного Суда, первого заместителя
Председателя или заместителей Председателя Верховного Суда.
120
Требование о высылке дела, копии приговора или решения и
копия сопроводительного письма, с которым дело было направлено,
хранятся в контрольной папке до возвращения дела в Верховный Суд.
В учетно-статистической карточке отмечается, кому, когда и по
какому запросу дело послано и когда оно возвращено.
365. Из архива дело может быть выдано или выслано в случае
служебной необходимости для временного использования. Отметка о
выдаче дела (номер, дата, кому выдано, с какой целью или основание
высылки, роспись в получении или номер почтового отправления и дата
возврата дела) производится в специальных журналах.
Требование о высылке дела и копия сопроводительного письма
хранятся в контрольной папке до возвращения дела в Верховный Суд.
366. Засвидетельствованные копии судебных документов и
письменные справки по делам выдаются работниками Верховного Суда
обвиняемым, осужденным, оправданным, потерпевшим, сторонам по
гражданскому делу и их представителям по письменному заявлению с
разрешения Председателя Верховного Суда, первого заместителя
Председателя или заместителей Председателя Верховного Суда, с
уплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти
заявления (а в случаях, предусматривающих оплату государственной
пошлины, и документ, подтверждающий ее оплату) приобщаются к
делу.
Копия вступившего в законную силу приговора может быть
выдана близким родственникам осужденного по разрешению
Председателя Верховного Суда, первого заместителя Председателя или
заместителей
Председателя
Верховного
Суда,
с
оплатой
государственной пошлины.
Подлинные документы, имеющиеся в гражданском деле, по
просьбе лиц, представивших эти документы, могут быть им возвращены
после вынесения решения. В деле оставляются копии этих документов,
засвидетельствованные судьей.
367. Выдаваемые Верховным Судом копии приговоров, решений,
определений и постановлений должны быть засвидетельствованы
подписью судьи и скреплены печатью Верховного Суда с изображением
Государственного герба Республики Беларусь.
Копии протестов, не воспроизводящие факсимильную подпись
подлинника, удостоверяются печатью Верховного Суда «Для
документов».
На
размноженных
экземплярах
протеста,
воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, печать не
ставится.
121
Копии ответов на надзорные жалобы должны быть
засвидетельствованы подписью руководителя соответствующего
структурного подразделения и удостоверены печатью для документов.
368. Лицо, получившее копию, должно расписаться об этом в
справочном листе дела. В случае высылки копии документа по почте в
справочном листе делается отметка.
Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно
расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.
ГЛАВА 26
СОСТВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ (НАРЯДОВ)
369. Номенклатура дел (нарядов) – это систематизированный
перечень унифицированных заголовков дел (нарядов), заводимых в
Верховном Суде в делопроизводственном (календарном) году, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
370. Номенклатура дел (нарядов) используется для группировки
исполненных документов в дела (наряды), систематизации, индексации
и учета дел (нарядов), определения сроков их хранения. Номенклатура
дел (нарядов) является основой для составления описей дел (нарядов)
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о
выделении к уничтожению дел (нарядов), не подлежащих хранению.
371. Номенклатура дел (нарядов) составляется уполномоченным
работником главного управления организационного обеспечения
судебной деятельности на основе номенклатур дел (нарядов)
структурных подразделений Верховного Суда.
Номенклатура дел (нарядов) составляется ежегодно по форме
согласно приложению 51 к настоящей Инструкции, подписывается
начальником главного управления организационного обеспечения
судебной деятельности, согласовывается с лицом, ответственным за
архив, с Центральной экспертной комиссией Верховного Суда (далее –
ЦЭК) и утверждается первым заместителем Председателя Верховного
Суда до 1 января года, на который составлена. Номенклатура дел
(нарядов) вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел (нарядов)
согласовывается с государственным учреждением «Национальный
архив Республики Беларусь» (далее – Национальный архив) один раз в
пять лет или после значительных изменений структуры Верховного
Суда независимо от срока предыдущего согласования.
Включение дел с документами в электронном виде,
информационными ресурсами в номенклатуру дел (нарядов)
осуществляется по согласованию с государственным учреждением
122
«Белорусский
научно-исследовательский
центр
электронной
документации».
372. Номенклатура дел (нарядов) составляется в трех экземплярах.
Первый экземпляр хранится в соответствующем деле (наряде) главного
управления организационного обеспечения судебной деятельности,
второй – в Национальном архиве, с которым согласовывалась
номенклатура дел (нарядов), третий – в архиве в качестве учетного
документа.
Номенклатура дел (нарядов) является документом постоянного
хранения, регистрируется в порядке, установленном для регистрации
внутренних документов, и включается в соответствующий раздел
номенклатуры дел (нарядов).
373. После утверждения сводной номенклатуры дел (нарядов) из
нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном
порядке выписки передаются в структурные подразделения Верховного
Суда для использования при формировании и учете дел (нарядов),
заводимых в этих структурных подразделениях.
374. При составлении номенклатуры дел (нарядов) используются
номенклатуры дел (нарядов) за предыдущие годы, описи дел (нарядов)
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационные
формы,
справочные
картотеки,
положения
о
структурных
подразделениях Верховного Суда, штатное расписание, планы работы
Верховного Суда и структурных подразделений, Перечень документов
Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в
процессе деятельности судов общей юрисдикции Республики Беларусь,
с указанием сроков хранения, установленный приказом Председателя
Верховного Суда от 21 июля 2014 г. № 60 (далее – перечень Верховного
Суда), перечень типовых документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, иных организаций и индивидуальных
предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный
постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая
2012 г. № 140 (далее – перечень типовых документов). Изучаются
состав, количество и содержание документов и дел (нарядов),
образующихся в процессе деятельности Верховного Суда.
375. В номенклатуру дел (нарядов) включаются дела (наряды) с
постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет
включительно) сроками хранения. Кроме того, в нее должны входить
учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные
картотеки
(учетно-статистические
картотеки
по
уголовным,
гражданским делам, делам об административных правонарушениях
123
экономическим делам и делам, рассмотренным коллегией по делам
интеллектуальной собственности, регистрационные карточки по
обращениям граждан и юридических лиц и прочие).
В номенклатуру дел (нарядов) не включаются Национальный
реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники
нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры,
справочники, информационные листки, бюллетени и т.д.) и другие
вспомогательные документы.
376. Номенклатура дел (нарядов) составляется с учетом индексов
структурных подразделений, которые частично являются неизменными,
единообразно используются в судах общей юрисдикции и заложены в
программное обеспечение системы АИС Верховного Суда.
377. Структурными элементами номенклатуры дел (нарядов)
являются разделы, которые могут делить на подразделы.
Независимо от утвержденной структуры в первый раздел
включаются дела (наряды) главного управления организационного
обеспечения судебной деятельности.
Наименования временно действующих (при их наличии)
коллегиальных органов и общественных организаций в порядке
значимости указываются в конце номенклатуры дел (нарядов) в
качестве самостоятельных разделов.
378. Сводная номенклатура дел (нарядов) оформляется на чистом
листе бумаги формата А4.
379. Графы номенклатуры дел (нарядов) заполняются в
соответствии с установленной формой согласно приложению 51 к
настоящей Инструкции.
В графе 1 номенклатуры дел (нарядов) указываются индексы дел
(нарядов). Индекс дела (наряда) состоит из обозначения (индекса)
раздела (подраздела) номенклатуры дел (нарядов) и порядкового номера
дела (наряда) в пределах данного раздела (подраздела). Составные части
индекса дополняются цифрой «0».
Например:
01-01, 01-02; 02-01, 02-02
В номенклатуре дел (нарядов) в конце каждого раздела
(подраздела) помещаются резервные индексы для дополнительно
заведенных дел (нарядов), которые по тем или иным причинам не могли
быть учтены при составлении номенклатуры дел (нарядов).
В графе 2 указываются названия разделов (подразделов) и
заголовки дел (нарядов).
124
Заголовок дела (наряда) должен соответствовать содержанию и
составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и
доступным для восприятия.
Состав заголовка образуют следующие элементы:
название вида (переписка, журнал и тому подобное) или
разновидности документа (приказы, протоколы, постановления и так
далее);
указание автора документа;
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов дела (наряда);
даты (период), к которым относятся документы дела (наряда);
указание на копийность документов дела (наряда).
Не
допускается
использовать
в
качестве
заголовков
формулировки, не отражающие состав и содержание документов,
включенных в дело (наряд) («Материалы», «Разные документы»,
«Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.).
В процессе формирования дел (нарядов) заголовки могут
уточняться.
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел (нарядов)
систематизируются по группам в зависимости от значимости и
взаимосвязи дел в следующем порядке:
нормативные правовые акты Республики Беларусь;
распорядительные документы Верховного Суда (приказы,
распоряжения и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения,
инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные
документы
(акты,
справки,
информации, сводки и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков определяется
составителем номенклатуры дел (нарядов).
Графа 3 номенклатуры дел (нарядов) заполняется в конце
делопроизводственного (календарного) года. В ней указывается
количество дел (томов, частей), заведенных в течение года под
соответствующим заголовком.
125
В графе 4 указываются сроки хранения дел (нарядов), номера
пунктов согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь,
локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечень
типовых документов и (или) перечень Верховного Суда.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях,
определяются ЦЭК Верховного Суда по согласованию с
государственным органом в сфере архивного дела и делопроизводства и
Национальным архивом.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих
делах (нарядах), о незаведении дел (нарядов), о передаче дел (нарядов) в
другое структурное подразделение для продолжения, о выделении дел
(нарядов) к уничтожению, об утрате дел (нарядов), о лицах,
ответственных за формирование дел (нарядов), о передаче в архив
Верховного Суда дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и
индексах протоколов заседаний ЦЭК Верховного Суда, в соответствии с
которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в
перечне типовых документов, перечне Верховного Суда, о наличии
документов в электронном виде (ЭД), информационных ресурсов (ИР),
гибридных дел (ГД) и др.
380. В конце сводной номенклатуры дел (нарядов) перед
реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых
актов, использованных при определении сроков хранения дел (нарядов).
381. По окончании делопроизводственного (календарного) года в
конце номенклатуры дел (нарядов) уполномоченным работником
главного управления организационного обеспечения судебной
деятельности составляется итоговая запись о категориях и количестве
заведенных дел (нарядов) по форме согласно приложению 52.
В итоговой записи указывается количество заведенных дел
(нарядов) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10
лет) сроками хранения, переходящих дел (нарядов).
ГЛАВА 27
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ (НАРЯДОВ)
382. Формирование дел (нарядов) – группировка исполненных
документов в дела (наряды) в соответствии с номенклатурой дел
(нарядов) и систематизация документов внутри дел (нарядов).
Документы группируются в дела (наряды) работниками,
ответственными за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях. Контроль за правильным формированием дел
(нарядов) осуществляется уполномоченным работником главного
управления организационного обеспечения судебной деятельности.
126
383. Документы группируются в дела (наряды) согласно отметкам
об исполнении документов. При этом проверяются правильность
оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об
исполнении и других необходимых реквизитов документов.
384. В дела (наряды) группируются документы одного
делопроизводственного (календарного) года, за исключением
переходящих, личных и судебных дел.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного
(до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела
(наряды). Допускается временная группировка в одном деле (наряде)
документов с различными сроками хранения, связанных решением
одного вопроса. По окончании делопроизводственного (календарного)
года такие дела (наряды) расформировываются, а документы
группируются в самостоятельные дела (наряды) в зависимости от
сроков их хранения.
В дело (наряд) включается только один экземпляр каждого
документа. Не допускается включать в дела (наряды) документы,
подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.
Приложения формируются в дела (наряды) вместе с документами,
к которым они относятся. При значительном объеме приложений они
группируются в отдельные дела (наряды).
385. Объем дела (наряда) не должен превышать 300 листов при
толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело (наряд)
делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются
продолжением предыдущего.
386. Документы в деле (наряде) систематизируются по следующим
принципам
или
их
совокупности:
вопросно-логический,
хронологический, алфавитный, нумерационный и др.
Распорядительные документы группируются в наряды по видам и
систематизируются в порядке возрастания номеров.
Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному
составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются
в отдельные дела (наряды) и систематизируются в порядке возрастания
их номеров.
Приказы и распоряжения по личному составу группируются в
отдельные дела (наряды) в зависимости от сроков их хранения:
о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении,
увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении,
премировании, продлении трудовых
договоров (контрактов),
заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на
контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном
127
заместительстве, присвоении квалификационных классов, длительных
(более месяца) служебных командировках в пределах Республики
Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков,
изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое
имеется) работников – 75 лет;
о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового
отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных,
служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за
границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение
квалификации (переподготовку, стажировку) – 3 года.
Распорядительные документы определенной разновидности,
регистрируемые отдельно, группируются в отдельные наряды.
Протоколы в нарядах систематизируются по хронологии в порядке
возрастания номеров.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним.
Планы и отчеты группируются в наряды того года, к которому они
относятся по своему содержанию, независимо от времени их
составления. Например, план на 2013 год, составленный в 2012 году,
или отчет за 2013 год, составленный в 2014 году, должны быть
отнесены к 2013 году. Планы, рассчитанные на несколько лет,
формируются в наряды по начальному году их действия; отчеты о
выполнении таких планов формируются в наряды по последнему году
действия плана.
Дела (наряды) с перепиской, поручениями и документами об их
выполнении формируются по вопросно-логическому принципу,
предусматривающему расположение документов в логической
последовательности
решения
вопроса:
первым
помещается
инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документответ.
Документы личного дела систематизируются в порядке,
установленном актами законодательства Республики Беларусь.
Обращения
граждан,
в
том
числе
индивидуальных
предпринимателей, и юридических лиц, а также документы по их
рассмотрению группируются в самостоятельные дела (наряды) и
систематизируются в хронологическом порядке. Обращения граждан,
содержащие предложения по улучшению деятельности Верховного
Суда, должностных лиц, группируются отдельно от обращений граждан
по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его
рассмотрению составляют в наряде самостоятельную группу.
Повторные обращения и документы по их рассмотрению
систематизируются в наряде вместе с предыдущими.
128
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела (наряды) в
пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.
387. Дела (наряды) оформленные ненадлежащим образом
возвращаются в структурные подразделения для надлежащего
оформления.
ГЛАВА 28
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
388. В Верховном Суде по мере поступления дел от структурных
подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и
дел должна проводиться экспертиза ценности документов –
определение исторической, научной, социальной, экономической,
политической, культурной и практической значимости документов с
целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
389. Для организации и проведения работы по экспертизе
ценности документов в Верховном Суде создается постоянно
действующая ЦЭК, которая назначается приказом Председателя
Верховного Суда.
ЦЭК действует на основании положения, утверждаемого
Председателем (первым заместителем Председателя) Верховного Суда
и согласованного с государственным учреждением «Национальный
архив Республики Беларусь».
ЦЭК создается в составе не менее 5 человек. Председателем ЦЭК
назначается один из заместителей Председателя Верховного Суда. В
состав ЦЭК должны быть включены ведущий специалист сектора
отправки и хранения документов, главный бухгалтер и начальник
главного управления организационного обеспечения судебной
деятельности.
По
согласованию
с
государственным
учреждением
«Национальный архив Республики Беларусь» в состав ЦЭК может быть
включен представитель Национального архива.
390. ЦЭК осуществляет следующие функции:
согласовывает номенклатуры дел (нарядов) Верховного Суда,
инструкции по делопроизводству Верховного Суда, перечни
документов с указанием сроков хранения, методические рекомендации
по делопроизводству;
организует работу по отбору судебных дел, нарядов и других
документов на хранение и уничтожение;
согласовывает описи дел (нарядов) постоянного хранения,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
129
согласовывает акты о выделении к уничтожению судебных дел,
нарядов и других документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
готовит предложения об изменении сроков хранения отдельных
категорий документов, установленных законодательством Республики
Беларусь, и вносит их на рассмотрение государственного органа в сфере
архивного дела и делопроизводства и Национального архива;
принимает
решения
по
вопросам
совершенствования
делопроизводства и работы архива Верховного Суда.
391. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством
Верховного Суда.
Заседания ЦЭК проводятся по мере надобности, но не реже одного
раза в год.
Заседания ЦЭК и принимаемые решения оформляются
протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЦЭК,
и утверждается первым заместителем Председателя Верховного Суда.
ЦЭК является совещательным органом, решения которого
утверждаются Председателем (первым заместителем Председателя)
Верховного Суда. Решения ЦЭК принимаются большинством голосов.
При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются
Председателем (первым заместителем Председателя) Верховного Суда,
а в необходимых случаях выносятся на рассмотрение ЭМК
государственного учреждения «Национальный архив Республики
Беларусь»
392. До передачи в архив все законченные и в делопроизводстве
судебные дела, наряды и другие документы должны быть
соответствующим образом оформлены и подготовлены к передаче.
Непосредственный отбор документов на архивное хранение и
выделение уничтожению производится работниками структурных
подразделений, в деятельности которых они были образованы.
Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности
документов определяются актами законодательства Республики
Беларусь.
393. По результатам экспертизы ценности и отбора документов
составляются описи дел (нарядов) постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении
уничтожению документов, не подлежащих хранению.
ГЛАВА 29
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ (НАРЯДОВ)
394. Дела (наряды) подлежат оформлению при их заведении и по
завершении делопроизводственного (календарного) года. Оформление
130
дел (нарядов) проводится работниками структурных подразделений, в
которых они формируются.
В архив передаются только законченные делопроизводством дела
(наряды).
395. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел (нарядов).
Частичному оформлению подлежат все дела (наряды) при их
заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела
(наряды) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их
завершения делопроизводством.
396. Частичное оформление дела (наряда) при заведении в
делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки
дела (наряда) в соответствии с номенклатурой дел (нарядов). На
обложке дела (наряда) указываются:
наименование суда;
индекс дела (наряда) по номенклатуре дел (нарядов);
заголовок дела (наряда);
год, в котором заводится дело (наряд);
срок хранения дела (наряда).
397. Полное оформление предусматривает:
подшивку или переплет дела (наряда);
нумерацию листов в деле (наряде);
составление внутренней описи документов (в случаях,
предусмотренных пунктами 398, 404 настоящей Инструкции);
составление листа-заверителя дела (наряда);
оформление и уточнение реквизитов обложки дела (наряда);
систематизацию документов в соответствии с требованиями главы
27 настоящей Инструкции.
398. В уголовных, гражданских делах, экономических делах и
делах, рассмотренных коллегией по делам интеллектуальной
собственности, подлежащих передаче в архив, секретарь судебного
заседания – помощник судьи подшивает и нумерует все приобщенные к
делу документы, составляет внутреннюю опись находящихся в деле
документов, в конце дела на отдельном листе составляет заверительную
надпись по форме согласно приложению 53 к настоящей Инструкции.
399. Разрешение на передачу уголовного, гражданского дела,
экономического дела и дела, рассмотренного коллегией по делам
интеллектуальной собственности, в архив дается судьей, под
председательством которого дело было рассмотрено, или председателем
соответствующей судебной коллегии.
131
Судья обязан тщательно просмотреть все материалы дела,
обращая особое внимание на исполнение решения, приговора,
определения, постановления.
400. Проверив материалы дела, судья дает разрешение на передачу
дела в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления
надписи «Архив» ставит свою подпись и дату.
Эта дата переносится секретарем судебного заседания –
помощником судьи в учетно-статистическую карточку.
401. На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному
хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны:
фамилия, имя, отчество осужденного, полное наименование статьи
Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой лицо осуждено.
Например:
Дело №___ по обвинению Иванова Ивана Ивановича в
умышленном убийстве при отягчающих обстоятельствах – п. 5 ч. 2 ст.
139 Уголовного кодекса Республики Беларусь
402. Дела (наряды), подлежащие полному оформлению, следует
подшивать не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или
переплетать с учетом возможности свободного чтения текста всех
документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел (нарядов)
к подшивке (переплету) металлические скрепки из дел (нарядов)
удаляются. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в
альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и
складываются.
403. Листы дел (нарядов), кроме листа-заверителя и листов
внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем
углу черным графитным карандашом, не задевая текста. Использование
чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.
Листы каждого тома дела (наряда) нумеруется отдельно. Листы
внутренней описи документов нумеруются отдельно.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем
углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как
один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину,
нумеруется как два листа.
Фотокарточки, чертежи, диаграммы и другие специфические
документы, представляющие самостоятельный лист в наряде,
нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. Лист с
наклеенной на нем фотокарточкой либо документом нумеруется как
один лист. В заверительной надписи к наряду указывается общее
132
количество фотокарточек с указанием номеров листов, на которых они
расположены.
Документы, которые невозможно подшить в дело (наряд),
вкладываются в конверт, который подшивается в дело (наряд).
Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются
отдельно: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером
каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело (наряд) документы с собственной нумерацией
листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ
составляет отдельное дело (наряд).
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов
дела (наряда) проводится их перенумерация: старый номер
зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер
листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то
используются литерные номера листов.
Например:
15а, 15б
404. На дела (наряды) постоянного и временного (свыше 10 лет)
срока хранения, учет которых вызывается спецификой документации
(ценные, личные дела, сформированные по разновидностям документов,
заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов),
составляется внутренняя опись документов.
Во внутренней описи указываются порядковые номера документов
в деле (наряде), даты, индексы, заголовки документов и номера листов,
на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи с
распорядительными документами по личному составу в качестве
заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод,
увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных
работников. Если в одном распорядительном документе по личному
составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во
внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.
Внутренняя опись документов личного дела составляется в
процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных
работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних
описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись
включенных в него личных дел.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой
указывается цифрами и прописью количество включенных в дело
(наряд) документов и количество листов внутренней описи.
133
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием
должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в
начале дела (наряда). Если дело (наряд) подшито (переплетено) без
внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя
опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела (наряда).
Изменения состава документов дела (наряда) (изъятие, включение
документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи
в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При
необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней
описи и заверительная надпись.
Аналогичным образом оформляются уголовные и гражданские
дела.
405. Для учета количества листов в деле (наряде), фиксации
особенностей их нумерации и физического состояния составляется
заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на
отдельном листе-заверителе дела (наряда) по форме согласно
приложению 53 к настоящей Инструкции и помещается в конце дела
(наряда) (тома, части). Если дело (наряд) подшито (переплетено) без
листа-заверителя, составленный по установленной форме листзаверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указываются
количество пронумерованных листов, количество листов внутренней
описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров
листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за
исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и
количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней
описи указывается в заверительной надписи после общего количества
листов дела через «+» (плюс).
Заверительная надпись подписывается составителем с указанием
должности, расшифровки подписи и даты составления.
При перенумерации листов в конце дела (наряда) составляется
новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но
сохраняется в деле (наряде).
406. Обложки дел (нарядов) оформляются по форме согласно
приложению 34 к настоящей Инструкции.
По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек
дел (нарядов), подлежащих полному оформлению, уточняются:
при изменении наименования организации или структурного
подразделения, при передаче дела (наряда) в другое структурное
подразделение в период формирования дела (наряда) на обложке
134
указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в
скобки;
в заголовках нарядов с распорядительными документами,
протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;
на обложке дела (наряда) проставляется дата дела (наряда)
(крайние даты документов, включенных в него);
если в дело (наряд) включены документы за более ранний период,
чем год формирования дела (наряда), то под датой дела (наряда)
делается отметка «Имеются документы за… год(ы)»;
из листа-заверителя на обложку выносится количество листов в
деле (наряде) без учета листов внутренней описи;
при внесении дела (наряда) в сводную опись на обложке дела
(наряда) проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по
описи).
Дата на обложке дела (наряда) обозначается арабскими цифрами.
Даты нарядов с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными
карточками уволенных работников, лицевыми счетами, нарядов,
сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и
нарядов, содержащих один документ, включают только год. Крайними
датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении
работника, на которого заведено дело.
В верхней части обложек дел (нарядов) постоянного хранения,
подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается
место для указания наименования соответствующего государственного
архива.
Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами,
тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов
обложки с помощью технических средств на отдельном листе с
последующей наклейкой его на обложку дела (наряда).
407. Дела (наряды) временного (до 10 лет включительно) хранения
после
завершения
делопроизводством
остаются
частично
оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не
нумеруются, пересистематизация документов не проводится,
внутренние описи и заверительные надписи не составляются.
408. Законченные делопроизводством регистрационные журналы,
книги, картотеки готовятся к передаче в архив соответствующими
работниками структурных подразделений Верховного Суда, которые
оформляют реквизиты обложки. На обложке журнала или книги
проставляется срок хранения и указывается количество листов в
журнале.
135
Перед передачей в архив карточек проверяется их наличие и
заполнение в них всех необходимых реквизитов. На отдельной чистой
карточке делается заверительная надпись. Картотека должна сдаваться
вместе с алфавитным указателем к ней.
409. Сроки хранения дел (нарядов) и других документов
устанавливаются в соответствии с перечнем типовых документов и
(или) перечнем Верховного Суда.
410. Сроки хранения дел (нарядов), которые не предусмотрены
перечнем типовых документов и (или) перечнем Верховного Суда,
устанавливаются ЦЭК исходя из их научной и практической ценности.
По нарядам, книгам, картотекам и т.д. срок хранения исчисляется
с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводство.
ГЛАВА 30
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ (НАРЯДОВ)
справочник,
содержащий
411. Опись дел – архивный
систематизированный
перечень
заголовков
дел
(нарядов),
предназначенный для раскрытия состава и содержания дел (нарядов), их
учета и систематизации.
412. На завершенные делопроизводством дела (наряды), срок
хранения которых превышает 10 лет, ежегодно составляются описи. На
дела (наряды) временного (до 10 лет) срока хранения описи не
составляются. Описи составляются отдельно на дела (наряды)
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу,
дела со специальной документацией (судебные дела и т.п.).
413. Описи составляются в структурных подразделениях (далее –
описи дел структурных подразделений) и в архиве (далее – сводные
описи дел).
414. В структурных подразделениях описи составляются под
методическим руководством уполномоченного работника главного
управления организационного обеспечения судебной деятельности по
форме описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу структурного подразделения согласно приложению 54
к настоящей Инструкции.
415. Описи дел структурных подразделений должны быть
составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31
декабря года, следующего за годом завершения дел (нарядов)
делопроизводством, и представлены в архив в течение следующего
делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и
качественное составление описей дел структурных подразделений несут
руководители этих подразделений.
136
416. Перед внесением заголовков дел (нарядов) в опись
проверяется соответствие количества дел (нарядов), вносимых в опись,
количеству заведенных дел (нарядов) по номенклатуре дел (нарядов)
Верховного Суда, производится полистный просмотр дел (нарядов).
При просмотре проверяется соответствие заголовка дела (наряда)
содержанию документов в нем, правильность оформления и
группировки документов, включенных в дело (наряд), качество
подшивки или переплета, нумерация листов дела (наряда), наличие и
правильность оформления внутренней описи, наличие и правильность
оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения
установленных правил формирования и оформления дел (нарядов)
устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел (нарядов), числящихся по номенклатуре дел
(нарядов), структурным подразделением принимаются меры по их
розыску. Обнаруженные дела (наряды) включаются в опись. Если поиск
оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела (наряды)
составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка
подписывается руководителем структурного подразделения и
передается вместе с описью в архив Верховного Суда.
417. При составлении описи дел (нарядов) структурного
подразделения соблюдаются следующие требования:
каждое дело (наряд) (том, часть) вносится в опись под
самостоятельным порядковым номером;
порядок нумерации дел (нарядов) в описи – валовой;
заголовки дел (нарядов) заполняются в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел (нарядов);
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела (наряда);
при внесении в опись подряд нескольких дел (нарядов) с
одинаковыми заголовками заголовок первого дела (наряда) указывается
полностью, а заголовки последующих дел (нарядов) обозначаются
словами «То же», при этом другие сведения в делах (нарядах) вносятся
в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела
(наряда) воспроизводится полностью);
переходящие дела (наряды), содержащие документы за несколько
лет, включаются в опись по году заведения; при составлении описей
последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел
(нарядов) было продолжено, в них за последней описательной строкой
каждого года делаются ссылки на номера дел (нарядов) по описи того
года, в которую эти переходящие дела (наряды) были включены;
137
Например:
Документы за 2014 год см. также в описи № 3/2013 за 2013 год,
дела № 5, 7, 15
графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче
дел (нарядов) в архив, о делах (нарядах), принятых из других
структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об
особенностях физического состояния дел (нарядов) и т.п.
418. Описи структурных подразделений имеют порядковые
номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения
по номенклатуре дел (нарядов), года, за который дела (наряды)
включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу
добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения – «в».
419. В конце описи дел (нарядов) структурного подразделения (за
последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в
которой цифрами и прописью указывается количество дел (нарядов),
включенных в опись, первый и последний номера дел (нарядов) по
описи, оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи
(литерные и пропущенные номера).
420. Опись
дел
(нарядов)
структурного
подразделения
подписывается составителем с указанием должности, расшифровки
подписи и даты составления, согласовывается начальником главного
управления организационного обеспечения судебной деятельности и
утверждается руководителем структурного подразделения.
421. Описи
дел
(нарядов)
структурных
подразделений
составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в
структурном подразделении, второй передается в архив.
422. На обложках дел (нарядов), внесенных в опись дел (нарядов)
структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом
производится временная шифровка дел (нарядов) в соответствии с
описью дел (нарядов) структурного подразделения.
423. По описям дел (нарядов) структурных подразделений
документы сдаются в архив. На основе описей дел (нарядов)
структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы
сводных описей дел (нарядов).
424. Сводная опись дел (нарядов) постоянного хранения
составляется по форме согласно приложению 55 в четырех экземплярах,
согласовывается с ЦЭК и утверждается ЭМК Национального архива,
куда передаются дела. После этого опись дел (нарядов) передается на
утверждение руководству Верховного Суда. Сводная опись дел
138
(нарядов) постоянного хранения должна иметь титульный лист, при
необходимости к описи составляется справочный аппарат: оглавление,
историко-архивная справка, список сокращений, указатель.
425. Опись дел по личному составу составляется по форме
согласно приложению 56 в трех экземплярах, подписывается
составителем и руководителем управления кадрового обеспечения и
государственной службы, согласовывается с ЦЭК и ЭМК
Национального архива, после чего утверждается руководством
Верховного Суда.
Опись на дела по личному составу составляется за несколько лет с
валовой нумерацией дел. Личные дела систематизируются в описи по
алфавиту. Заголовки дел систематизируются в следующей
последовательности: приказы по личному составу, карточки по учету
личного состава, лицевые счета работников по заработной плате,
личные дела уволенных (включаются в опись по году увольнения),
невостребованные
трудовые
книжки,
документы
заседаний
аттестационных,
квалификационных
комиссий,
комиссий
по
присвоению классов, должностные инструкции работникам.
Дела (наряды) временного (свыше 10 лет) хранения включаются в
описи по форме согласно приложению 57 к настоящей Инструкции.
426. При первичном представлении описей на утверждение к ним
прилагается историко-архивная справка, которая состоит из двух
частей: исторической и архивной.
В первой части историко-архивной справки должны быть
отражены следующие данные:
дата создания Верховного Суда (со ссылкой на соответствующие
правовые акты), его организационная структура, его задачи и функции;
изменения в структуре Верховного Суда (реорганизация,
переименование,
ликвидация
структурных
подразделений,
в
деятельности которых образовались документы постоянного хранения,
включенные в опись) с указанием дат и ссылками на правовые акты.
Во второй части раскрывается история фонда и дается
характеристика его состояния. В ней указываются следующие сведения:
время поступления документов фонда в архив Верховного Суда;
наличие других сводных описей дел фонда (указываются их
хронологические рамки, количество дел, наличие справочного
аппарата);
принципы построения сводной описи;
краткая аннотация состава и содержания дел, включенных в опись;
особенности формирования и систематизации судебных дел и
нетипичных дел (дел, сформированных за два года или более лет и т.д.);
139
полнота состава дел, включенных в сводную опись, причины
отсутствия тех или иных документов, дел;
особенности формирования, систематизации и хранения дел
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота
состава указных дел и включенных в них документов;
проводились ли ранее научно-техническая обработка дел и
экспертиза ценности документов;
особенности физического состояния документов и дел
(удовлетворительное, неудовлетворительное).
При составлении историко-архивной справки ко второму и
последующим годовым разделам сводной описи в ее заголовке после
названия в скобках помещается слово «продолжение» и указывается
год, за который она составлена.
Например:
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА (продолжение)
к фонду Верховного Суда Республики Беларусь за 2012 год
Фонд № 188
Историко-архивная справка к фонду (продолжение историкоархивной справки) подписывается составителем с указанием его
должности, расшифровки подписи и даты составления.
Историко-архивная справка к фонду (продолжение историкоархивной справки) составляется в количестве экземпляров,
соответствующем количеству экземпляров годовых разделов сводной
описи.
427. При обнаружении отсутствия дел (нарядов), не включенных в
справки структурных подразделений, составляемых в соответствии с
требованиями части второй пункта 416 настоящей Инструкции, или при
отсутствии указанных справок, а также при отсутствии дел (нарядов),
включенных в описи дел структурных подразделений, работником,
ответственным за архив Верховного Суда, составляется справка об
отсутствии дел (нарядов). С целью обнаружения отсутствующих дел
(нарядов) проводится розыск данных дел (нарядов).
Если розыск не даст результатов, работник, ответственный за
архив Верховного Суда, составляет акт об отсутствии дел (нарядов) по
форме согласно приложению 58 к настоящей Инструкции в двух
экземплярах. Один экземпляр акта хранится в архиве Верховного Суда,
второй экземпляр представляется на рассмотрение Национального
архива вместе с экземплярами сводной описи дел (нарядов).
140
ГЛАВА 31
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ (НАРЯДОВ) НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
428. Дела (наряды) постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу подлежат передаче в архив Верховного
Суда.
Дела (наряды) должны быть переданы в архив Верховного Суда и
включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по
истечении года, но не позднее двух лет после их завершения
делопроизводством.
Передача дел (нарядов) в архив Верховного Суда осуществляется
по описям дел структурных подразделений, составляемым в
соответствии с требованиями главы 30 настоящей Инструкции.
Учетно-статистические карточки передаются по их количеству.
429. Дела (наряды) временного (до 10 лет) хранения передаются в
архив Верховного Суда и по истечении сроков временного хранения
подлежат уничтожению. Передача таких дел (нарядов) осуществляется
по номенклатуре дел (нарядов).
430. Дела (наряды) передаются в архив Верховного Суда по
графику. График составляется уполномоченным работником главного
управления организационного обеспечения судебной деятельности,
согласовывается с руководителями структурных подразделений и
утверждается первым заместителем Председателя Верховного Суда.
При приеме-передаче дел (нарядов) в архиве Верховного Суда
проверяется правильность формирования и оформления дел (нарядов),
соответствие количества дел (нарядов), внесенных в опись структурного
подразделения, количеству дел (нарядов), заведенных в соответствии с
номенклатурой дел (нарядов) Верховного Суда. Выявленные при
проверке
недостатки
устраняются
работниками
структурных
подразделений.
Дела (наряды) передаются в архив Верховного Суда в присутствии
работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в
графе примечание каждого заголовка дела (наряда) проставляются
отметки о наличии дел (нарядов). В конце каждого экземпляра описи
цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в
архив Верховного Суда дел (нарядов), дата приема-передачи дел
(нарядов), наименования должностей, подписи, расшифровки подписей
лица, передавшего дела (наряды), и уполномоченного работника,
принявшего их.
431. Если по делу исполнение не окончено, оно в архив
Верховного Суда не передается, а на учетно-статистической карточке
141
делается отметка о том, у кого оно находится. По окончании
исполнения дело сдается в архив Верховного Суда по отдельной описи.
432. Поступившие в архив Верховного Суда уголовные и
гражданские, экономические дела, наряды и другие документы хранятся
при систематизированном их размещении в архивохранилище по годам
в порядке возрастания номеров.
433. Из архива Верховного Суда может быть выдано дело во
временное пользование для его использования (сотрудникам,
правоохранительным органам) и для проведения работ по специальной
обработке документов с целью улучшения их физического состояния.
Выдача дела работникам правоохранительных органов производится на
основании письма соответствующего органа и разрешающей резолюции
Председателя Верховного Суда, первого заместителя Председателя или
заместителей Председателя Верховного Суда. Отметка о выдаче дела
производится в специальном журнале, где указываются № дела, дата
выдачи, кому выдано, с какой целью или основание выдачи, роспись в
получении дела и при высылке дела № почтового отправления и дата
возвращения дела.
Требование о высылке дела и копия сопроводительного письма
хранятся в контрольной папке до возвращения дела в Верховный Суд.
ГЛАВА 32
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ
ХРАНЕНИЯ
434. Отбор документов к уничтожению осуществляется по
результатам экспертизы ценности документов после подготовки
сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению.
Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не
подлежащих хранению, может составляться как на все дела Верховного
Суда, так и на дела отдельного структурного подразделения Верховного
Суда. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не
подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим
экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК
одновременно со сводными описями дел.
Акт,
составляемый
в
Верховном
Суде,
утверждается
Председателем Верховного Суда (первым заместителем Председателя
Верховного Суда) после утверждения Национальным архивом сводной
описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по
142
личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с
отметкой «ЭПК».
435. Организацию работы по отбору дел (нарядов) к уничтожению
осуществляет уполномоченный работник главного управления
организационного обеспечения судебной деятельности.
436. Находящиеся в архиве Верховного Суда дела (наряды)
включаются в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не
подлежащих хранению, если по ним истек установленный срок их
хранения к 1 января года, в котором составлен акт.
437. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не
подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению
59 к настоящей Инструкции.
В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных
дел;
Например:
План работы Верховного Суда на 2014 год
или
Планы работы структурных подразделений Верховного Суда
дата или крайние даты дел (нарядов);
Например:
2014
или
2011-2014
номера номенклатур дел (нарядов), в которых были учтены
выделяемые к уничтожению дела (наряды) или номера описей дел
(нарядов) временного хранения, в которые были включены выделяемые
к уничтожению дела (наряды) (для дел (нарядов) со сроком хранения
более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел
(нарядов) постоянного хранения, из которых в ходе их переработки
отдельные дела (наряды) или документы выделены к уничтожению;
индексы дел (нарядов) по номенклатуре дел (нарядов) или номера
дел (нарядов) по описи;
количество дел (нарядов) (каждый том учитывается как отдельное
дело);
сроки хранения дел (нарядов) и номера статей (пунктов) по
перечням.
143
Например:
5 л., п. 461
438. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не
подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим
экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК
одновременно со сводными описями дел и утверждается руководством
Верховного Суда после утверждения Национальным архивом сводной
описи дел (нарядов) постоянного хранения и согласования сводной
описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению
документов с отметкой «ЭПК». Только после этого можно уничтожить
дела, включенные в данные акты.
439. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению
первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в
правом верхнем углу каждой карточки должен быть поставлен
конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым
истек срок хранения.
440. Из отобранных к уничтожению дел оставляются на
постоянное хранение подлинники приговоров, решений, определений и
постановлений, из прекращенных дел оставляются определения о
прекращении дела.
На
подлинниках
приговоров,
решений,
определений,
постановлений проставляются регистрационные номера дел, из которых
они изъяты. Приговоры по уголовным делам хранятся отдельно от
решений по гражданским делам.
По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в
определенном году, наличие подлинников приговоров и решений
сверяется с учетно-статистическими карточками. Затем приговоры и
решения подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются,
помещаются в твердую обложку.
В каждый том наряда следует помещать документы, изъятые не
более чем из 25 уголовных или 50 гражданских дел.
На обложке каждого тома пишется заголовок: «Подлинные
приговоры (решения) по уголовным (гражданским) делам,
рассмотренным в____ году. Том №____, дела с №___ по №___».
441. При составлении акта на отобранные к уничтожению
уголовные и гражданские дела должны соблюдаться следующие
правила:
дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке
регистрационных номеров;
в графе «Заголовок дела или групповой заголовок дел»
указываются номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья
144
Уголовного кодекса Республики Беларусь, фамилия и инициалы
(наименование) истца и ответчика и существо спора или групповые
заголовки на однородные дела;
в графе «Дата дела или крайние даты дел» проставляется год
рассмотрения дела;
индекс дел по номенклатуре дел (нарядов), количество дел, сроки
хранения дел и номера пунктов согласно Перечню Верховного Суда;
в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные
приговоры и решения.
442. В учетно-статистических карточках делается отметка об
уничтожении дела с указанием даты составления акта.
443. Одновременно с уголовными и гражданскими делами,
рассмотренными в определенном году, к уничтожению отбираются
наряды с управленческой документацией, а также дела (наряды),
связанные с исполнением приговора, сводные производства,
регистрационные книги и журналы, картотеки, по которым истекли
установленные сроки хранения.
Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется
отдельным актом. Каждая группа документов включается в акт
обобщенно под одним заголовком с указанием номеров (индексов)
уничтожаемых нарядов, дел.
В графе акта «Дата дела или крайние даты дел» должен быть
проставлен для нарядов, регистрационных книг и журналов, сводных и
других производств год заведения и год окончания их в
делопроизводстве, для дел – год их рассмотрения.
Акты о выделении к уничтожению нарядов и дел подшиваются в
отдельный наряд в хронологическом порядке.
444. Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение
личные документы, которые помещаются в отдельную папку,
содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся:
фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа
и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата
акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы
хранятся в архиве Верховного Суда 50 лет.
445. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы
(дела) передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного
сырья.
Сдача
документов
оформляется
приемо-сдаточными
накладными. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной
указываются в акте, который подшивается в соответствующий наряд
после внесения изменений в учетные документы архива Верховного
Суда.
145
ГЛАВА 33
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
446. С момента заведения и до передачи в архив Верховного Суда
дела (наряды) хранятся в структурных подразделениях по месту
формирования.
Дела (наряды) хранятся в рабочих комнатах, обеспечивающих их
полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и
воздействия солнечного света.
447. В целях повышения оперативности поиска документов дела
(наряды) располагаются в шкафах в вертикальном положении
корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел (нарядов). На
корешках обложек указываются индексы по номенклатуре дел
(нарядов).
448. Документы и дела (наряды), находящиеся на оперативном
хранении, могут выдаваться в пользование в пределах Верховного Суда
другим структурным подразделениям, судьям, руководству суда,
сторонним организациям и в случаях, определенных действующим
законодательством, гражданам.
Выдача документов и дел в пользование другому структурному
подразделению производится с разрешения руководителя структурного
подразделения, где они находится на оперативном хранении.
Выдача документов и дел сторонней организации производится на
основании письменного запроса этой организации и резолюции
руководства Верховного Суда.
Выдача документов и дел гражданам осуществляется в
соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Документы, находящиеся на оперативном хранении, могут быть
изъяты в ходе предварительного расследования, судебного
разбирательства,
исполнения
решений
органа
уголовного
преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном
законодательством Республики Беларусь.
Изъятие документов из дел (нарядов) постоянного хранения
производится с обязательным включением в дело (наряд) заверенной
копии изъятого документа.
449. Для контроля за возвратом выданного (изъятого) из дела
(наряда) документа помещается листок-заместитель.
В системе АИС для контроля за возвратом дел (нарядов)
предусмотрено ведение журнала выдачи дел (нарядов) работникам
Верховного Суда по форме согласно приложению 60 к настоящей
Инструкции.
146
ГЛАВА 34
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ
ВИДЕ
450. Документы в электронном виде, подлинность и целостность
которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при
помощи электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП),
приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенном
в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь
не установлено иное.
451. Форматы документов в электронном виде, а также виды
используемых материальных носителей для их хранения определяются
Верховным Судом, если иное не установлено законодательством
Республики Беларусь.
Используемые в Верховном Суде форматы документов в
электронном
виде
согласовываются
с
уполномоченным
государственным архивным учреждением.
Используемые форматы должны обеспечивать подлинность,
доступность, целостность информации документов в электронном виде
и полноту сведений о способах их создания, транспортировки
(получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до
передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении
конвертации документов в новые форматы, миграции в новые
автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой
системы и др.
Допустимыми форматами документов в электронном виде
являются:
Portable Document / A (PDF/A);
Office Open XML (DOCX);
OpenDocumentFormat (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на
бумажных носителях (сканов) являются:
PortableNetwork Graphics (PNG);
Tagget Image File Format (TIFF);
Joint Photograph Experts Group (JPEG);
PortableDocument Format / A (PDF/A).
452. Подготовка и согласование проектов документов в
электронном виде осуществляются по правилам, установленным
настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на
бумажном носителе.
453. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты,
установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за
147
исключением изображения Государственного герба Республики
Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и
оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде при
его внешнем представлении 2 должно соответствовать требованиям,
установленным пунктом 37 настоящей Инструкции.
454. В документах в электронном виде при оформлении
реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все
элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной
подписи, при внешнем представлении документа должны быть
отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве
эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за
исключением случаев, указанных в пункте 24 настоящей Инструкции.
Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с
требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе
предъявляемым к средствам выработки и проверки ЭЦП.
455. Подписание исходящих документов без использования ЭЦП
допускается по соглашению сторон при условии, что программные
средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно
идентифицировать лицо (организацию) – составителя документа, если
законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
При осуществлении внешнего согласования проектов документов
в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи,
входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП.
Согласование документа без использования ЭЦП допускается по
соглашению сторон при условии, что программные средства,
применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать
лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если
законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
456. При подготовке документов в электронном виде могут
использоваться шаблоны. Шаблоны разработаны на основе
унифицированных форм документов в программе АИС Верховного Суда.
457. Прием и отправка документов в электронном виде
осуществляется уполномоченными работниками.
После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его
экземпляра
на
бумажном
носителе
не
требуется,
если
законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
458. При
получении
документов,
подписанных
ЭЦП,
осуществляется проверка:
Внешнее представление документа в электронном виде – его воспроизведение на электронном средстве
отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для
восприятия человеком.
2
148
подлинности ЭЦП;
соответствия способа использования ЭЦП сведениям, указанным в
сертификате ключа подписи;
действительности сертификата ключа подписи.
459. Проверка действительности сертификата ключа подписи
включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи
(срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент
подписания документа), а также получение из удостоверяющего центра,
выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии
сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено,
сроки приостановления его действия, аннулирован).
460. Документы в электронном виде подлежат регистрации в
соответствии с требованиями пункта 142 настоящей Инструкции.
Дополнительно при регистрации документов в электронном виде
могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия
лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в
электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по
исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки
документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на
материальном носителе и др.) и др.
461. Во внутренних и исходящих документах в электронном виде,
удостоверенных с использованием ЭЦП, реквизиты «Дата» и
«Регистрационный индекс» проставляются после подписания при
сохранении подлинности и целостности подписанного документа.
Во внутренних и исходящих документах, удостоверенных без
использования ЭЦП, реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс»,
как правило, включаются в исходный файл документа.
462. Во входящих и внутренних документах информация,
содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле»,
«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (наряд)»,
«Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих
документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных
служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в
их формуляр не вносится. Данная информация отражается в
регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном носителе
либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление
которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы, и
при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов
в электронном виде (файлов) к регистрируемому (учитываемому)
документу.
149
463. Регистрационно-учетные данные о документах в электронном
виде и связи между ними и самими документами сохраняются в
неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком
виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче
документов в электронном виде внутри Верховного Суда или при
отправке за пределы Верховного Суда вместе с ними передаются их
регистрационно-учетные данные.
464. При пересылке по электронной почте документ в
электронном виде оформляется по правилам, установленным настоящей
Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к
электронному письму по форме согласно приложению 61 к настоящей
Инструкции.
465. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые
(получаемые) по каналам электронной почты, допускается:
экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе
электронные файлы;
экспортировать в программу АИС Верховного Суда;
распечатывать на бумажном носителе.
466. При экспорте документа в электронном виде, отправленного
(полученного) по каналам электронной почты, во внешний по
отношению к почтовой системе файл или программу АИС с
документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное
письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части
электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя
(получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях
прохождения
электронного
письма
по
информационнокоммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в
информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит
«Дата», в иных случаях, когда указанная информация необходима для
подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и
(или) может быть использована в справочных и доказательных целях.
467. При хранении и использовании документов в электронном
виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной
почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных
работников Верховного Суда в соответствии с установленными
обязанностями и правами доступа.
468. Контроль исполнения документов в электронном виде
осуществляется с учетом требований главы 10 настоящей Инструкции.
Контроль исполнения документов в электронном виде
обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным
150
лицом), которое обеспечивает контроль исполнения документов на
бумажных носителях.
469. Документы в электронном виде после их исполнения
подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных
документов на бумажных носителях.
Хранение документов в электронном виде без создания
оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в
установленном порядке, допускается только для документов со сроками
хранения до 10 лет, указанных в перечне согласно приложению 20 к
Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных
организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции
Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4.
Исполненные документы в электронном виде формируются в
электронные дела (наряды) (папки, директории на жестком диске
специально выделенного компьютера) в соответствии с номенклатурой
дел (нарядов) Верховного Суда, составляемой в соответствии с
требованиями главы 26 настоящей Инструкции.
470. Формирование и оформление электронных дел (нарядов)
осуществляется с учетом общих требований формирования и
оформления дел (нарядов) с документами на бумажных носителях,
указанных в главах 27, 29 настоящей Инструкции.
Допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в
пределах одного дела объединяются документы, часть которых
поступила в Верховный Суд по каналам электросвязи или была создана
в Верховном Суде в виде документа в электроном виде, а часть
документов поступила в Верховный Суд или была создана в Верховном
Суде на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел (нарядов)
делается отметка в соответствии с частью 15 пункта 379 настоящей
Инструкции.
Гибридное дело существует только на стадии оперативного
хранения документов. После исполнения всех документов и завершения
делопроизводственного года из гибридного дела формируется либо дело
с документами на бумажном носителе, либо электронное дело. При
формировании дела документами на бумажном носителе документы в
электронном виде распечатываются и заверяются в порядке,
установленном законодательством Республики Беларусь. При
формировании электронного дела документы на бумажном носителе
переводятся в электронный вид (сканируются).
Недопустимо формировать гибридные дела документами
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
151
471. Местом хранения электронных дел (нарядов) и отдельных
документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения
к уничтожению являются структурные подразделения Верховного Суда.
472. Экспертиза ценности документов в электронном виде
осуществляется в порядке, установленном главой 28 настоящей
Инструкции, а также иными актами законодательства Республики Беларусь.
473. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных
дел (нарядов) и документов в электронном виде осуществляются в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов
законодательства Республики Беларусь.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭМК
ГУ «Национальный архив
Республики Беларусь»
29.01.2015 № 1
152
Приложение 1
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Бланки организационно-распорядительных документов на
белорусском и русском языках с продольным расположением
реквизитов
Код по ОКОГУ 40020
Вярхоўны Суд
Рэспублікі Беларусь
вул. Леніна, 28, 220030, г. Мінск
тэл. (017) 226 12 06, факс (017) 327 12 25
Е-mail: supreme@court.by; www.court.by
_____________№____________
Верховный Суд
Республики Беларусь
ул. Ленина, 28, 220030, г. Минск
тел. (017) 226 12 06, факс (017) 327 12 25
Е-mail: supreme@court.by; www.court.by
на № ___________ ад_________
Вярхоўны Суд
Верховный Суд
Рэспублікі Беларусь
Республики Беларусь
ЗАГАД
ПРИКАЗ
___________ № ________
г. Мінск
г. Минск
153
Приложение 2
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Журнал учета и регистрации бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь
№
п/п
Дата
поступления
1
2
Номер Органи- Колисопрозация
чество
водипостав- экземтельнощик
пляров
го доку- бланков
мента
3
4
Серия
и
номер
бланков
5
6
Наимено- Расписвание
ка в
подразде- получеления,
нии
фамилия,
инициалы
должностного
лица –
получателя
бланков
7
8
Примечание
9
Приложение 3
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета приказов
№ п/п
1
Номер
приказа и
дата издания
2
Краткое
содержание
Кому
передан
Примечание
3
4
5
154
Приложение 4
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма акта об отсутствии документов или других вложений в
почтовом отправлении
Верховный Суд Республики Беларусь
АКТ
__________20___ № ______
г. Минск
Об отсутствии документов или других
вложений в почтовом отправлении
В
Верховный
Суд
Республики
Беларусь
поступило___________________________________________________________
(письмо, бандероль, посылка и т.п.)
с_____________________________________________________________________
(указывается документ: исковое заявление (заявление), апелляционная (кассационная)
жалоба, заявление о принесении протеста, письмо, обращение или др.)с исходящим
регистрационным №_____ от «___»___________20_____г.
При
вскрытии
почтового
отправления
в
нем
не
оказалось_____________________________________________________________
(указать наименование документа (документов) или материалов,
каких___________________________________________________________________
___
именно, указанных в приложении)
Акт составлен в 2-х экземплярах
Наименование должности
составителя акта
Подпись
Расшифровка подписи
155
Приложение 5
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала регистрации входящих документов
Дата
поступления и
индекс
документа
1
Корреспондент,
Ф.И.О.
2
Дата и индекс
Краткое
Автор и текст
Подпись
поступившего содержание резолюции, кому
документа
документа документ передан
и срок исполнения
3
4
5
6
Приложение 6
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета материалов о помиловании
Дата
поступления
и индекс
материала
1
Исходящие
дата и
индекс
материала
2
Фамилия и
инициалы лица, в
отношении которого
поступил материал
3
Кому направлен
материал или
резолюция
Отметка об
исполнении
4
5
156
Приложение 7
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики
Беларусь
Форма журнала учета уголовных и гражданских дел, поступивших
для рассмотрения в кассационном порядке, в порядке надзора,
истребованных для обобщения судебной практики
№
п\п
Наименование
суда откуда
поступило дело
1
2
Ф.И.О.
обвиняемого (по
уголовному делу)
Ф.И.О. истца и
ответчика (по
гражданскому
делу)
3
Количество Приложения
томов
4
Расписка
в
получении
дела
5
6
Приложение 8
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала регистрации проектов нормативных правовых
актов
№ Схожие Корреспон- Вх. Краткое ИсполДата
Срок
Отметка
п/п наряды дент, его № № и содержа- нитель поступле- исполнеоб
и дата
дата
ние
нияв УЗ
ния
исполнеОУ
нии
1
2
3
4
5
6
7
8
9
157
Приложение 9
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета приобретенной юридической литературы
Инвентарный
номер
1
Автор издания
Наименование издания
2
3
Стоимость
издания
4
Приложение 10
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала выдачи юридической литературы для постоянного
пользования
Инвентарный
номер
1
Наименование
издания
Дата
получения
2
3
Подпись
получившего
лица
4
Дата
сдачи
Подпись
ответственного
работника
6
5
Приложение 11
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета нормативных правовых актов
№ п/п
Вид
нормативного
правового акта
Наименование
нормативного
правового акта
1
2
3
№ и дата
нормативного
правового
акта
4
ДСП
Вид, год и
стр.
подшивки
5
6
158
Приложение 12
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала выдачи нормативных актов, юридической литературы и
иных материалов во временное пользование
№ Инвенп/ тарный
п номер
1
2
Наименование,
дата и №
издания
Дата
выдачи
Ф.И.О.
лица,
получившего
издание
Роспись
получателя
Дата
сдачи
3
4
5
6
7
Роспись
ответственного
работника
управления
законодательства
8
Приложение 13
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала регистрации исходящих документов
Дата отправления и
индекс документа
1
Корреспондент
2
Краткое содержание
документа
3
Отметка об
исполнении
4
159
Приложение 14
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма описи заказных бандеролей (писем)
№ Адре- Содержание Исходящий
п/п сат
номер и дата
переписки
1
2
3
4
Вес
5
Сумма
Номер
Примепочтового
заказного
чание
сбора
отправления
6
7
8
Приложение 15
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма разносной книги
№
п/п
Наименование
документа
Кому
адресован
документ
Исходящий
номер и дата
Дата
получения
1
2
3
4
5
Инициалы,
фамилия
получившего
документ
6
Расписка в
получении
7
160
Приложение 16
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма регистрационно-контрольной карточки
Регистрационный индекс № ____
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо
инициалы гражданина
Адрес места жительства (места пребывания) и (или) места работы
(учебы) гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон
Наименование и место нахождения юридического
электронной почты, контактный телефон
лица,
Форма подачи обращения
Дата поступления обращения
Количество листов обращения
Количество листов приложений
Даты, индексы* повторных обращений
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма
Тематика
Содержание
Резолюция
Исполнитель
Срок исполнения
Документ направлен на исполнение
Дата направления
Срок исполнения
Дата исполнения
адрес
161
Ход рассмотрения
Отметка о выдаче предписания и его исполнении
Результат рассмотрения обращения
Дата ответа заявителю _________________ №
Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема
Отметка о снятии с контроля
Документ подшит в наряд (дело) №
* Проставляются при присвоении
очередного регистрационного индекса.
повторному
обращению
162
Приложение 17
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала личного приема граждан, в том числе
индивидуальных предпринимателей, их представителей,
представителей юридических лиц
№
п/п
Дата
приема
(вне суда указать
конкретное
меропириятие)
Ф.И.О.
лица
ведущего
прием
Ф.И.О.
заявителя
1
2
3
4
Адрес места
Краткое
Результажительства содержание
ты рас(пребывания) и обращения смотрения
(или) места
обращеработы
ния⃰
(учебы)
заявителя,
места
нахождения
юридического лица
5
6
7
⃰Вносится одна из следующих записей:
«Рассмотрено по существу, объявлен ответ заявителю»;
«Дано разъяснение, в какую организацию следует обратиться для
решения вопросов, изложенных в обращении»;
«Оставлено без рассмотрения по существу на основании пункта 2
статьи 15 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об
обращениях граждан и юридических лиц»;
«Принято письменное обращение (указать дату, номер (при
наличии) письменного обращения)».
163
Приложение 18
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала регистрации устных сообщений, поступивших по
телефону доверия
№
п/п
1
Дата
поступления
сообщения
2
Ф.И.О.
обратившегося
Место
жительства
и работы
Сущность
обращения
3
4
5
Кому
поручено
рассмотрение
6
Результат и
дата
рассмотрения
7
Приложение 19
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета жалоб по гражданским, экономическим делам, а
также делам, рассмотренным коллегией по делам интеллектуальной
собственности
№ Ф.И.О. лица, Сущность Передано
Результат
Дата
Суд
п/п подавшего
иска
на
рассмотрения рассмотрения
(орган),
жалобу
рассмотжалобы
рассмотрев(участника
рение
ший дело
процесса,
представителя)
1
2
3
4
5
6
7
164
Приложение 20
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета жалоб по уголовным делам и делам об
административных правонарушениях
№
Ф.И.О.
п/п осужденного
(оправданного),
лица, в отношении которого ведется
административный
процесс,
Ф.И.О. лица,
подавшего
жалобу
1
2
Квалифи- Передано
Результат
Дата
Суд
кация
на
рассмотрения рассмотрения
(орган),
содеянрассмотжалобы
рассмотревного
рение
ший дело
3
4
5
6
7
165
Приложение 21
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на надзорную жалобу по
уголовным делам, по делам об административных правонарушениях
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА
Форма №
НА НАДЗОРНУЮ ЖАЛОБУ
Дата поступления
№_______________________
Результат рассмотрения дела
1. Суд,
вынесший
приговор,
дата
вынесения_____________________________________________________
_________
2. Фамилия,
имя
и
отчество
осужденного___________________________________________________
___________
3. Ст. Уголовного кодекса_______________________________________
4. Дата передачи на рассмотрение________________________________
5. Кому_______________________________________________________
6. Результаты рассмотрения
«_____»_______________________ истребовано дело_______________
«_____»_______________________ отказ в истреб.дела_____________
«_____»_______________________ истребованы документы_________
«_____»_______________________ направлена в___________________
166
Приложение 22
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на надзорную жалобу по
гражданским делам, экономическим делам и делам, вытекающим из
правоотношений в сфере интеллектуальной собственности
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА
Форма №
НА НАДЗОРНУЮ ЖАЛОБУ
Дата поступления
№_______________________
Результат рассмотрения дела
1.Суд, вынесший решение, дата вынесения_________________________
___________________________________________________________
ИСТЕЦ
ОТВЕТЧИК
2. Сущность гражданского иска___________________________________
3. Дата передачи на рассмотрение_________________________________
4. Кому_______________________5. Результаты рассмотрения
«_____»_______________________ истребовано дело_______________
«_____»_______________________ отказ в истреб.дела_____________
«_____»_______________________ истребованы документы_________
«_____»_______________________ направлена в___________________
167
Приложение 23
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала приема граждан, в том числе индивидуальных
предпринимателей, их представителей, представителей юридических
лиц по гражданским делам (делам интеллектуальной собственности,
уголовным делам, делам об административных правонарушениях,
экономическим делам)
№
п/п
Дата
приема
1
2
Ф.И.О. лица,
ведущего
прием
3
Ф.И.О.
заявителя и
его адрес
4
Обжалуемое
судебное
постановление
5
Решение по
жалобе
(заявлению)
6
Приложение 24
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета повторных жалоб, по которым принесены
протесты на приговоры, решения, постановления нижестоящих судов
№
п/
п
Регистрационный
номер
Суд,
дата
вынесения
судебного
постановления
1
2
3
Ф.И.О.
Персторон
вичная
(привле- жалоченного,
ба
осужден- (дата
ного),
поступсущность ления)
требований,
дата рассмотрения
4
5
Ответ
(дата и
исполнитель)
6
Пов- ПроИсОсноторная тест полни- вание
жало- (датель
протесба
та
та
(дата при(опрепоступ- неседелеления) ния)
ния,
поста
новления)
7
8
9
10
168
Приложение 25
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на уголовное дело
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА НА УГОЛОВНОЕ ДЕЛО
Поступило __ ________ 20__ г.
Кол-во томов_______ Дело №_______________
от (из) ________________________________________________Число привлеченных____________
В каком порядке поступило дело
(подчеркнуть):
а) впервые
б) после отмены приговора
(определения)
в) после розыска
г) по подсудности из другого суда
Где совершено
преступление
Дело
приостановлено в
связи с розыском
обвиняемого
Сущность
преступления
В связи с психическим
или другим
заболеванием
Дата
Возобновлено
Дата постановления о назначении
судебного разбирательства
___ __________ 20___ г.
Дата, на которую назначено
рассмотрение дела
___ __________ 20___ г.
находилось
в производств ____________ дней
Сумма имущ. ущерба,
определенная судом
Сумма, внесенная до
приговора
Мера пресечения
Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется) обвиняемого
Пол _______________ Возраст _________________
Должность и место работы
По какой статье Уголовного кодекса Республики Беларусь:
1. Привлечен
2. Осужден
Результаты рассмотрения (подчеркнуть) Сущность
а) рассмотрено по существу
приговора
б) прекращено
(определения)
в) определено по подсудности
Был ли предъявлен иск
(подчеркнуть)
ДА/НЕТ
Иск удовлетворен в сумме:
в иске отказано, иск
оставлен без рассмотрения
(подчеркнуть)
дело рассмотрено
(подчеркнуть)
а) единолично
б) коллегиально
в) с участием адвоката
г) в том числе по
назначению
Дата вынесения приговора
___ ___________ 20___ г.
Место рассмотрения дела
169
Оборотная сторона
Дело назначено к слушанию в данном суде
на ___ __________ 20__ г.
на ___ __________ 20__ г.
на ___ __________ 20__ г.
на ___ __________ 20__ г.
на ___ __________ 20__ г.
Фамилия председательствующего
Отметки об обращении решения (определения) к
исполнению
Копия приговора направлена:
Вынесено частное определение (подчеркнуть):
а) об установлении причин совершения
преступления
б) о нарушении закона при расследовании
в) другие
Когда, куда направлено частное определение
Фамилия секретаря
Другие отметки
Дело сдано в архив
___ __________ 20__ г.
№ по архивной описи
Примечание. При наличии нескольких обвиняемых следует заполнить
несколько карточек: в первой карточке – все пункты, в последующих –
отметить номер дела, число привлеченных и сведения, относящиеся к
данному лицу.
170
Приложение 26
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на гражданское дело
Дело (заявление) поступило «__»___________ 20___ г.
Кол-во томов____ Дело №_____ 20__ г.
В каком порядке поступило (подчеркнуть):
а) впервые
б) после отмены решения
в) по подсудности из другого суда
Истец
гос.пошлина (руб.)
Ответчик
Фамилия, собств. имя, отчество
(если таковое имеется), наименование
юридического лица
Фамилия, собств. имя, отчество (если таковое
имеется), наименование юридического лица
Проживают (подчеркнуть):
а) в одной местности
б) иногородние
Сущность и сумма иска
Дело приостановлено
на основании статьи
___________________
Гражданского
процессуального
кодекса Республики
Беларусь
___ _________ 20__ г.
Дело возобновлено
___ _________ 20__ г.
№ строки
статистического отчета
Дело рассмотрено данным судом
___ _________ 20__ г.
Председательствующий
________________________________________
Прокурор
________________________________________
Секретарь
________________________________________
Дело находилось в производстве _______
дней.
Результаты
рассмотрения дела
данным судом
(подчеркнуть):
а) иск удовлетворен в
сумме ___________
б) в иске отказано
в) дело прекращено
г) дело направлено по
подсудности
д) иск оставлен без
рассмотрения
Сколько дней находилось в производстве:____________
Сущность решения (определения) суда
Производство по делу прекращено
Решение (определение) вступило в законную силу «___»__________20___г.
171
Оборотная сторона
Дата беседы:
Предварительное заседание:
Отметка об обращении решения (определения)
к исполнению
Дело назначено к слушанию в данном суде
на «___»_________20__г._____
на «___»_________20__г._____
на «___»_________20__г._____
на «___»_________20__г._____
Место слушания:
Другие отметки
Вынесено частное определение (подчеркнуть):
ДА
НЕТ
Куда, кому направлено_____________________
Дело сдано в архив «___»___________ ____г. № по архивной описи
172
Приложение 27
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на уголовное кассационное
дело
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА НА УГОЛОВНОЕ КАССАЦИОННОЕ ДЕЛО
Дело поступило ___ _________ 20__ г.
Дело №
Фамилия судьи
из____________________________суда
за №___________томов__________
В каком порядке поступило
(нужное подчеркнуть):
по кассационной жалобе
(потерпевшего,
осужденного)
по кассационному протесту
по частной жалобе
по частному протесту
___ _________ 20__ г.
Число привлеченных
Дело назначено к слушанию
на ___ ___________ 20__ г.
___ ___________ 20__ г.
Дело рассмотрено
___ ___________ 20__ г.
Несовершеннолетний: да / нет
(подчеркнуть)
Фамилия, имя, отчество
осужденного, дата рождения*
Мера
пресечения
Состав коллегии:
Председательствующий
Докладник___________________
Судья______________________
Прокурор____________________
Дело возвращено (направлено)
____________________________
в__________________________
Статья Уголовного
Сущность приговора
кодекса
Республики
Беларусь
Результат рассмотрения дела в кассационной инстанции (нужное подчеркнуть)
I. Приговор (определение) оставлен без
изменения
II. Приговор изменен:
изменена квалификация без снижения
наказания
изменена квалификация со снижением
наказания
без изменения квалификации снижено
наказание
изменен вид режима
III. Приговор
отменен:
1. С направлением
дела на новое
судебное
разбирательство:
а). ввиду
неправильного
оправдания или
прекращения дела;
б). ввиду мягкости
наказания;
в) по другим
основаниям.
Карточка заполняется на одно лицо.
*
2. С прекращением дела:
а) за отсутствием события или
состава преступления
и за недоказанностью;
б) в том числе с оставлением
другого обвинения,
предъявленного данному лицу
по совокупности;
в) по другим основаниям
173
Приложение 28
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на гражданское кассационное
дело
Гос.пошлина ______________руб.
Примечание
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА НА ГРАЖДАНСКОЕ КАССАЦИОННОЕ ДЕЛО
Регистрационный номер учетностатистической карточки на
гражданское кассационное дело
Дело поступило «______»_________________г.
Наименование суда_______________________
№______________________________________
В
каком
порядке
поступило:
(нужное
подчеркнуть)
По кассационной жалобе
По
кассационному
протесту
По частной жалобе
По частному протесту
Истец
Сущность иска
Приложение:
Количество томов дела______
Фамилия судьи_____________
1-й инстанции______________
Дело назначено к слушанию на:
Состав коллегии:
«___» ___________ 20__ г.
Председательствующий_________
«___» ___________ 20__ г.
«___» ___________ 20__ г.
Рассмотрено:
«___» ___________ 20__ г.
Ответчик
Докладчик_____________________
Судьи_________________________
______________________________
Прокурор_____________________
Дело возвращено «__»______20_г.
в_____________________________
Третьи лица и прочие
№ строки
стат.отчета
по ф. № 7
174
Оборотная сторона
Дата
Решение суда первой
инстанции
Обжал.
Дата
Определение суда первой
инстанции
Обжал.
Результат рассмотрения дела в кассационной инстанции
Решение
Решение оставлено без изменения
Решение изменено
Решение отменено полностью (частично)
с направлением дела на новое
рассмотрение,
с вынесением нового решения,
с оставлением заявления без
рассмотрения,
с прекращением производства по делу
В
отчет
Определение
Определение
оставлено
без
изменения
Определение изменено
Определение
отменено
полностью
(частично)
с направлением на новое
рассмотрение,
с разрешением вопроса по
существу
Вынесено частное определение (письмо) «___»_______20_____г.
В
отчет
175
Приложение 29
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на уголовное надзорное дело
Судья 1-ой инстанции
Число осужденных
Количество
по данному делу
томов
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА
НА УГОЛОВНОЕ НАДЗОРНОЕ ДЕЛО
Регистрационный номер учетно-статистической карточки
на уголовное надзорное дело
Фамилия, имя, отчество осужденного
По протесту (жалобе)
Суд 1-ой инстанции
Наименование суда постановившего приговор (определение)
Дата поступления дела
Дата рассмотрения дела
1. Дата вынесения приговора судом 1-ой 5. Кем принесен протест
инстанции
2. Результат
рассмотрения дела в
суде 1-ой инстанции
по ст.ст. Уголовного
кодекса Республики
Беларусь
3. Меры наказания по приговору
4. Дата и результат рассмотрения дела в
кассационном и надзорном порядке
Докладчик
6. Основания протеста
а) на жесткость меры наказания;
б) на мягкость меры наказания;
в) на необоснованное осуждение;
г) на необоснованное оправдание или прекращение;
д) на режим содержания в ИТК;
е) на (не) признание особо опасным рецидивистом;
ж) на неисследование материалов дела;
з) на неправильное применение материального
закона;
и) на нарушение процессуального закона;
к) на снижение размера гражданского иска;
л) прочие основания
7. Протест удовлетворен полностью/частично
Протест отклонен
Протест отозван
Принесен протест в Президиум
176
Оборотная сторона
8. Результаты рассмотрения дела по удовлетворенному протесту
I. Приговор отменен
1) С прекращением
делопроизводством.
В том числе:
а) за отсутствием
состава преступления;
б) за недоказанностью;
в) с передачей на
поруки.
2) С возвращением
дела на новое судебное
рассмотрение
3) С возвращением
дела на новое судебное
рассмотрение
а) ввиду
неправильного
оправдания или
прекращения дела;
б) ввиду мягкости
наказания;
в) по другим
основаниям.
(В том числе отменен
приговор
(определение)
нижестоящих
инстанций о передаче
виновного
общественности для
перевоспитания или на
поруки)
II. Приговор изменен:
а) изменена
квалификация
преступления без
снижения наказания;
б) наказание снижено с
переквалификацией
преступления;
в) наказание снижено
без переквалификации
преступления.
IV.Кассационное
определение отменено
с оставлением без
изменения:
а) оправдательного
приговора или
определения суда 1-ой
инстанции о
прекращении дела;
б) приговора,
отмененного по
мягкости наказания.
VII. Дополнительные
показатели
(заполнять
обязательно)
По удовлетворенному
протесту:
а) освобожден из-под
стражи;
б) отменено
постановление
Президиума облсуда
III. Кассационное
определение отменено
с возвращением дела
на новое кассационное
рассмотрение:
а) ввиду неправильного
прекращения дела в
кассационной
инстанции;
б) ввиду
неправильного
смягчения наказания в
кассационной
инстанции;
в) по другим
основаниям.
1. Отменено
определение:
а) об условно
досрочном
освобождении;
б) об отказе в условно
досрочном
освобождении.
2.__________________
V. Надзорное
постановление или
определение отменены
с оставлением без
изменения:
а) оправдательного
приговора или
определения о
прекращении дела;
б) приговора,
отмененного по
мягкости наказания.
VI. Приняты другие
решения в порядке
надзора
1. Отменен приговор:
а) ввиду непризнания
особо опасным
рецидивистом;
б) в части режима
содержания ИТК;
2. Изменен приговор:
а) исключено
признание особо
опасным
рецидивистом
Дело возвращено
(направлено)
«___»__________20____г.
в________________________________________
Вынесено частное
определение
Вынесено письмо
177
Приложение 30
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на дело об административном
правонарушении, рассмотренное в надзорном порядке
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА НА ДЕЛО ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ
ПРАВОНАРУШЕНИИ, РАССМОТРЕННОЕ В ПОРЯДКЕ НАДЗОРА
№ дела 1-ой
Количество
Количество
Судья 1-ой
Регистрационный
инстанции
томов
привлеченных
инстанции
номер карточки
Фамилия, имя, отчество осужденного
По протесту (жалобе)
Орган, вынесший
Наименование органа, вынесшего постановление
постановление
Дата поступления дела
Дата рассмотрения дела
1. Дата вынесения постановления
5. Кем принесен протест
а) заместителем генерального прокурора
б) Генеральным прокурором
6. Результат рассмотрения
а) протест удовлетворен полностью
б) протест удовлетворен частично
в) протест отклонен
3. Меры наказания
г) протест отозван
д) протест оставлен без рассмотрения
4. Дата и результат рассмотрения дела в е) дан ответ
кассационном и надзорном порядке
Докладчик
2. Состав правонарушения
178
Оборотная сторона
7. Сущность постановления
I. Постановление отменен0
1) с прекращением дела.
2) с направление на новое
судебное рассмотрение
Постановление отменено:
а) с отменой «кассационного»
постановления
б) с отменой «надзорного»
постановления
в) с отменой «кассационного и
«надзорного» постановления
Причины отмены____________
___________________________
___________________________
II. Постановление районного
судьи отменено с оставлением
в силе постановления
несудебного органа
III. Отменено постановление
судьи областного суда с
оставлением в силе
(изменением) постановления
районного суда
IV. Постановление изменено:
1) с прекращением производства
по делу по менее тяжкому
составу
2) в части меры взыскания;
3) исключено дополнительное
взыскание
в том числе:
а) конфискация
б) лишение специального
права
в) лишение права
заниматься определенной
деятельностью
г) депортация
д) взыскание стоимости
предмета
административного
правонарушения
4) внесены другие изменения
Постановление изменено:
а) с отменой (изменением)
«кассационного» постановления
б) с отменой (изменением)
«надзорного» постановления
в) с отменой (изменением)
«кассационного» и «надзорного»
постановления
Дело возвращено
(направлено)
«___»__________20____г.
в________________________________________
V. Вынесены другие
постановления
а) с отменой «кассационного»
постановления
б) с отменой «надзорного»
постановления
в) с отменой «кассационного»
и «надзорного» постановления
___________________________
Вынесено письмо
179
Приложение 31
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на гражданское надзорное дело
Примечание:
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА
НА ГРАЖДАНСКОЕ НАДЗОРНОЕ ДЕЛО
Откуда
поступило дело
По жалобе
(представлению)
Дата поступления дела
1. Решение(определение)
суда1-ой инст. вынесено
Регистрационный номер учетно-статистической
карточки на гражданское надзорное дело
Наименование суда (суд первой инстанции)
2. Наименование истца
3. Наименование ответчика
4. Сущность иска
(срок продлен)
И/Р приостановлено
Фамилия, имя, отчество
Районным
(городским),
областным,
Минским
городским,
Верховным судом
Дата рассмотрения дела
5. Решение по делу вступившего в законную силу:
6. Ранее дело в кассационном порядке
ДА/НЕТ, дата и результат рассмотрения
Ранее дело в надзорном порядке ДА/НЕТ
7. Протест принесен
«___»________________20__г.
а. Председателем Верховного Суда
б. Зам. Председателя Верховного Суда
8. Протест удовлетворен
Протест оставлен без удовлетворения
Протест отозван
докладчик
№ дела и судья в 1-ой инстанции__________________________
Приложение:
Томов___________
180
Оборотная сторона
9. Ответ дан_________________________________________________________________________
10. Внесен протест в президиум__________________________________________(обл., гор.) суда
на отмену (изменение) решения, кассационного определения с направлением дела на новое
рассмотрение, с вынесением нового решения, с прекращением дела.
11. Основания по которым отменено решение, определение или постановление
а) нарушение материального закона;
б) неисследованность дела;
в) прочие процессуальные нарушения;
г) явное противоречие фактическим обстоятельствам дела;
д) иные.
12. Результаты рассмотрения дела по удовлетворенному протесту
а) решение отменено с прекращением дела; с передачей дела на новое рассмотрение; с вынесением
нового решения; с оставлением иска без рассмотрения;
в том числе отменены
кассационное определение
надзорное постановление (определение)
б) решение изменено
в том числе изменены:
в) кассационное определение отменено:
г) надзорное
отменено:
постановление
(определение)
в том числе изменены
кассационное определение
надзорное постановление (определение)
кассационное определение
надзорное постановление (определение)
с оставлением решения без изменения
с возвращением дела на новое кас/рассмотрение
с
оставлением в силе
кассационного определения
д) вынесено другое определение в порядке надзора;
е) вынесено частное определение (письмо): ДА или НЕТ «___»__________20___г.
13. Дело сдано «___»____________20___г.
14. Дело возвращено «___»____________20___г.
в суд __________________________________________________________(области)
решения
или
181
Приложение 32
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма алфавитного указателя
№ дела
1
Ф.И.О. обвиняемого (лица, привлеченного
к административной ответственности)
(Ф.И.О., наименование сторон по
гражданскому делу)
2
Каким судом рассмотрено
дело
3
Приложение 33
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета материалов по жалобам на изменение меры
пресечения
Ф.И.О.
№
КолДата
Дата
судьи, дела
во
поступ- передачи
которотомов ления
дела
му
дела
судье
передано дело
1
2
3
4
5
Дата, на
которую
назначено
рассмотрение дела
6
Дата
сдачи
дела судьей
для изготовления копий
постановления
7
Дата
сдачи
дела
судьей
для
исполнения
8
182
Приложение 34
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма обложки дела (наряда)
ВЕРХОВНЫЙ СУД
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
*
Уголовное
Гражданское
Дело № ________
*
обвинению
По
иску (жалобе, заявлению)
Том №
(заголовок дела (наряда)
______________________
(дата (крайние даты)
На___________ листах
Хранить____________
⃰ ⃰Фонд №
Опись №
Дело №
⃰ Оформляется на судебные дела
⃰ ⃰Оформляется на дела постоянного хранения, временного (свыше 10
лет) хранения, по личному составу включенные в сводные описи дел
183
Приложение 35
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма справочного листа по судебным делам
СПРАВОЧНЫЙ ЛИСТ
по уголовному (гражданскому) делу №________ 20___г.
Дата
Какие действия произведены
Примечание
Приложение 36
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета дел, поступивших для определения подсудности
№
п/
п
№
дела,
дата
поступления,
кол-во
томов
Откуда и
за каким
номером
поступило дело
Ф.И.О.
обвиняемых
(Ф.И.О.,
наименование
сторон по
гражданскому делу)
Ст.УК,
по
которым
обвиняются
(содержание
иска)
Кому
передано
дело
1
2
3
4
5
6
Куда
направлено
дело для
рассмотрения и дата
вынесения
постановления (определения) или
резолюции
7
Дата
направления
дела
9
184
Приложение 37
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Дело № _________________
Форма справки
(Фамилия, инициалы)
извещен(а) о необходимости
явки в судебное заседание, назначенное на «___» ________ 20___г. в
____ч.___мин.,посредством
(способ извещения)
(текст извещения)
Дата
Время извещения
Секретарь судебного заседания –
помощник судьи
Подпись
Расшифровка подписи
185
Приложение 38
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма судебной повестки по гражданскому делу
Гр-ну _________________________________________________
СУДЕБНАЯ ПОВЕСТКА
Верховный Суд Республики Беларусь вызывает Вас в качестве
___________________________________________________________
к ______ час. ______ мин. «______» __________________2013 г.
по
гражданскому
делу
по
иску
(заявлению)
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
По адресу: г. Минск, ул. Ленина, 28 (подъезд № 2)
Секретарь судебного заседания: __________________________
ПОСЛЕДСТВИЯ НЕЯВКИ ПО ВЫЗОВУ
Невыполнение истцом, ответчиком, свидетелем обязанности явиться в
суд в указанное место и время влечет гражданскую процессуальную либо
административную ответственность, установленную ст. 169 ГПК и ст. 166-1
КоАП Республики Беларусь.
Отметка Верховного Суда Республики Беларусь о явке
Гр-н _________________________________________________
находился в Верховном Суде Республики Беларусь
«_____» _______________20 ___ г. с ________ до ________
Секретарь судебного заседания: _________________________
186
Приложение 39
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма судебной повестки по уголовному делу
Гр-ну____________________________________________________________________
СУДЕБНАЯ ПОВЕСТКА
Верховный Суд Республики Беларусь вызывает Васв качестве
____________________________________________________________________________
к ______ час. ______ мин. «______» __________________2013 г.
по уголовному делу по обвинению________________________________
в совершении преступления, предусмотренного_________ УК
Республики Беларусь
По адресу: __________________________________________
Секретарь судебного заседания:________________________
тел.
1.Обвиняемый, потерпевший, свидетель обязаны являться по вызовам органа,
ведущего уголовный процесс (п.1, ч.4 ст.43, п.1 ч.2 ст.50, п.1 ч.4 ст.60 УПК
Республики Беларусь)
2. Потерпевший и свидетель имеют право получать возмещение расходов, понесенных
при производстве по уголовному делу (п.19 ч.1 ст.50, п.5 ч.3 ст.60 УПК Республики
Беларусь).
3. Неявившегося обвиняемого без уважительных причин суд вправе подвергнуть
приводу, а равно применить или изменить в отношении его меру пресечения (ч.1
ст.294 УПК Республики Беларусь).
4. Злостное уклонение от явки в суд свидетеля, потерпевшего либо их неподчинение
распоряжениям председательствующего (проявление неуважения к суду) влекут
наложения штрафа в размере от 8 до 50 базовых величин или административный арест
на срок до 15 суток (ст.24.1 КоАП Республики Беларусь)
Отметка Верховного Суда Республики Беларусь о явке
Гр-н________________________________________________
находился в Верховном Суде Республики Беларусь
«___»__________20___ г. с ________до _______________
Секретарь судебного заседания:______________________
187
Приложение 40
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма расписки о вручении судебной повестки
РАСПИСКА
Повестку на имя_________________________о явке в Верховный
Суд Республики Беларусь на «___»________________20__ г. в качестве
________________________________получил «___»___________20__г.
1. Лично________________________________________________
2. Для передачи__________________________________________
Подпись получателя:
188
Приложение 41
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма списка дел, назначенных к слушанию
Список
уголовных
гражданских
дел, назначенных к слушанию в Верховном Суде
Республики Беларусь
на ___ ___________ 20__ г.
№ зала судебного заседания или кабинета
№
п/п
1
Время
Наименование
начала
суда первой
слушания
инстанции⃰
2
Фамилия, инициалы
обвиняемых.
Фамилия, инициалы
(наименование) истца
и ответчика
3
Статьи Уголовного
кодекса Республики
Беларусь.
Содержание иска
4
⃰ Заполняется при назначении к слушанию дел в кассационном и
надзорном порядке.
189
Приложение 42
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета направленных исполнительных листов
№
п/п
Наименование, №
дела, от
какого
числа
решение,
приговор
1
2
По уголовным
делам
ст. УК,
по гражданским сущность
иска
3
Долж- Взысканик
тель
4
5
Предмет
исполнения
Когда и куда
Дата
направлен
возврата
исполнитель- исполниный лист
тельного
листа
6
7
8
Приложение 43
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета вещественных доказательств
№
п/п
1
По какому делу
Подробное
Коли(№ дела, Ф.И.О. наименование чество
обвиняемых)
вещественных
доказательств
2
3
4
Решение суда
о вещественных доказательствах
(с указанием
даты)
5
Отметка об
исполнении
решения
суда о
вещественных
доказательствах
6
190
Приложение 44
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма книги учета лиц, осужденных к исключительной мере наказания
№ №
Ф.И.О. Ст.УК
п/п дела осужденного
1
2
3
4
Дата
Дата
Дата
РезульДата
Отмепригоопренаправтат
напра- тка об
вора и деления ления рассмот- вления исполнаимеВерх.
дела в
рения
доку- нении
нование Суда и
Адми- ходатай- меноблсуда резуль- нистра- ства о
тов на
(Минстат
цию
помило- исполкого
рассмот- Прези- вании и нение
горсуда) рения
дента
дата
дела
5
6
7
8
9
10
191
Приложение 45
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на надзорное уголовное дело и
надзорное дело об административном правонарушении
Судья 1-ой инстанции
Число осужденных
Количество
по данному делу
томов
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА
НА УГОЛОВНОЕ НАДЗОРНОЕ ДЕЛО
Регистрационный номер учетно-статистической карточки
на уголовное надзорное дело
Фамилия, имя, отчество осужденного
По протесту (жалобе)
Суд 1-ой инстанции
Наименование суда постановившего приговор (определение)
Дата поступления дела
Дата рассмотрения дела
1. Дата вынесения приговора судом 1-ой 5. Кем принесен протест
инстанции
6. Основания протеста
Суд 1-ой инстанции а) на жесткость меры наказания;
б) на мягкость меры наказания;
_________________
в) на необоснованное осуждение;
г) на необоснованное оправдание или прекращение;
Дело прекращено
д) на режим содержания в ИТК;
_________________
е) на (не) признание особо опасным рецидивистом;
Подсудимый
ж) на неисследование материалов дела;
оправдан
з) на неправильное применение материального
Подсудимый
закона;
осужден
и) на нарушение процессуального закона;
_________________
к) на снижение размера гражданского иска;
л) прочие основания
3. Меры наказания по приговору
2. Результат
рассмотрения дела в
суде 1-ой инстанции
по ст.ст. Уголовного
кодекса Республики
Беларусь
7. Протест удовлетворен полностью/частично
Протест отклонен
Протест отозван
4. Дата и результат рассмотрения дела в
кассационном и надзорном порядке
Докладчик
192
Оборотная сторона
8. Результаты рассмотрения дела по удовлетворенному протесту
I. Приговор отменен
1) С прекращением
делопроизводством.
В том числе:
а) за отсутствием
состава преступления;
б) за недоказанностью;
в) с передачей на
поруки.
2) С возвращением
дела на новое судебное
рассмотрение
3) С возвращением
дела на новое судебное
рассмотрение
а) ввиду
неправильного
оправдания или
прекращения дела;
б) ввиду мягкости
наказания;
в) по другим
основаниям.
(В том числе отменен
приговор
(определение)
нижестоящих
инстанций о передаче
виновного
общественности для
перевоспитания или на
поруки)
II. Приговор изменен:
а) изменена
квалификация
преступления без
снижения наказания;
б) наказание снижено с
переквалификацией
преступления;
в) наказание снижено
без переквалификации
преступления.
IV.Кассационное
определение отменено
с оставлением без
изменения:
а) оправдательного
приговора или
определения суда 1-ой
инстанции о
прекращении дела;
б) приговора,
отмененного по
мягкости наказания.
VII. Дополнительные
показатели
(заполнять
обязательно)
По удовлетворенному
протесту:
а) освобожден из-под
стражи;
б) отменено
постановление
Президиума облсуда
III. Кассационное
определение отменено
с возвращением дела
на новое кассационное
рассмотрение:
а) ввиду неправильного
прекращения дела в
кассационной
инстанции;
б) ввиду
неправильного
смягчения наказания в
кассационной
инстанции;
в) по другим
основаниям.
1. Отменено
определение:
а) об условно
досрочном
освобождении;
б) об отказе в условно
досрочном
освобождении.
2.__________________
V. Надзорное
постановление или
определение отменены
с оставлением без
изменения:
а) оправдательного
приговора или
определения о
прекращении дела;
б) приговора,
отмененного по
мягкости наказания.
VI. Приняты другие
решения в порядке
надзора
1. Отменен приговор:
а) ввиду непризнания
особо опасным
рецидивистом;
б) в части режима
содержания ИТК;
2. Изменен приговор:
а) исключено
признание особо
опасным
рецидивистом
Дело возвращено
(направлено)
«___»__________20____г.
в________________________________________
Вынесено частное
определение
Вынесено письмо
193
Приложение 46
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма учетно-статистической карточки на гражданское, экономическое
надзорное дело
Примечание:
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА
НА ГРАЖДАНСКОЕ НАДЗОРНОЕ ДЕЛО
(срок продлен)
Регистрационный номер учетно-статистической
карточки на гражданское надзорное дело
Наименование суда (суд первой инстанции)
И/Р приостановлено
Откуда
поступило дело
По жалобе
Фамилия, имя, отчество
(протесту, представлению)
Дата поступления дела
Дата рассмотрения дела
1. Решение(определение)
Районным
5. Решение по делу вступившего в законную силу:
суда1-ой инст. вынесено
(городским),
областным,
Минским
городским,
Верховным судом
2. Наименование истца
3. Наименование ответчика
4. Сущность иска
6. Ранее дело в кассационном порядке
ДА/НЕТ, дата и результат рассмотрения
Ранее дело в надзорном порядке ДА/НЕТ
7. Протест принесен
«___»________________20__г.
а. Председателем Верховного Суда
б. Зам. Председателя Верховного Суда
в. Генеральным прокурором
г. Зам. Генерального прокурора
8. Протест удовлетворен
Протест оставлен без удовлетворения
Протест отозван
докладчик
№ дела и судья в 1-ой инстанции__________________________
Приложение:
Томов___________
194
Оборотная сторона
9. Ответ дан_________________________________________________________________________
10. Внесен протест в президиум__________________________________________(обл., гор.) суда
на отмену (изменение) решения, кассационного определения с направлением дела на новое
рассмотрение, с вынесением нового решения, с прекращением дела.
11. Основания по которым отменено решение, определение или постановление
а) нарушение материального закона;
б) неисследованность дела;
в) прочие процессуальные нарушения;
г) явное противоречие фактическим обстоятельствам дела;
д) иные.
12. Результаты рассмотрения дела по удовлетворенному протесту
а) решение отменено с прекращением дела; с передачей дела на новое рассмотрение; с вынесением
нового решения; с оставлением иска без рассмотрения;
в том числе отменены
кассационное определение
надзорное постановление (определение)
б) решение изменено
в том числе изменены:
в) кассационное определение отменено:
г) надзорное
отменено:
постановление
(определение)
в том числе изменены
кассационное определение
надзорное постановление (определение)
кассационное определение
надзорное постановление (определение)
с оставлением решения без изменения
с возвращением дела на новое кас/рассмотрение
с
оставлением в силе
кассационного определения
д) вынесено другое определение в порядке надзора;
е) вынесено частное определение (письмо): ДА или НЕТ «___»__________20___г.
13. Дело сдано «___»____________20___г.
14. Дело возвращено «___»____________20___г.
в суд __________________________________________________________(области
решения
или
195
Приложение 47
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала регистрации поступивших дел о реабилитации
№
п/п
Номер и
дата
поступившего
документа
1
2
Откуда и по
Вид и
каким
краткое
основаниям содержапоступило
ние
дело
(по протесту,
заключению,
заявлению –
фамилия,
инициалы
заявителя)
3
4
Архивный
номер
дела
Количество
томов
5
6
Кому
Примепередано чание
дело
7
8
Приложение 48
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма алфавитного указателя дел о реабилитации
Входящий
Где
номер по хранится
делу
дело
1
2
Фамилия, имя, отчество
3
Основания Местонахождение
поступления
копии
дела (по
результатов
протесту,
рассмотрения
заключению, дела (№ дела по
заявлению)
номенклатуре,
лист дела)
4
5
196
Приложение 49
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала передачи дел о реабилитации судьям
Верховного Суда Республики Беларусь
Входящий
№ по делу
Вид и краткое
содержание
(кол-во томов)
1
2
Основания
поступления
дела (по
протесту,
заключению,
заявлению)
3
Роспись
судьи и дата
получения
Отметка об
исполнении
документа
4
5
Приложение 50
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета исходящих документов и дел о реабилитации
№
п/п
1
Дата
отправления
документа, дела
2
Вид и
краткое
содержание
Куда (кому)
отправлен
документ
(дело)
3
4
Количество
листов
документа
(томов дела)
5
Примечание
6
197
Приложение 51
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма номенклатуры дел (нарядов)
Верховный Суд
Республики Беларусь
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель
Председателя Верховного
Суда Республики Беларусь
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________№_______
г. Минск
на 20____год
Индекс
наряда
(дела)
1
Название раздела
(подраздела), заголовок
наряда (дела) (тома,
части)
2
Количество
Срок хранения
нарядов (дел) наряда (дела) (тома,
(томов,
части) и номера
частей)
пунктов по перечням
3
4
Примечание
5
Номенклатура дел (нарядов) составлена на основании
(названия и выходные данные нормативных правовых актов,
использованных при определении сроков хранения нарядов (дел)
Начальник главного управления
организационного обеспечения
судебной деятельности
Подпись
Расшифровка подписи
Наименование должности
лица, ответственного за архив
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК
Верховного Суда
Республики Беларусь
__________№______
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭМК
ГУ «Национальный архив
Республики Беларусь»
__________№______
198
Приложение 52
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма итоговой записи к номенклатуре дел (нарядов)
Итоговая запись о категориях и количестве дел (нарядов),
заведенных в
году в Верховном Суде
По срокам хранения
Всего
1
2
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО
Наименование должности
лица, ответственного за
архив
Дата
В том числе
переходящих с отметкой «ЭПК»
3
4
Подпись
Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив Верховного Суда
Наименование должности
лица, передавшего сведения
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
199
Приложение 53
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №______
В деле (наряде) подшито (вложено) и пронумеровано________________
_____________________________________________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
+ листов внутренней описи
Особенности физического состояния и
формирования дела
1
Наименование должность лица,
составившего заверительную
надпись
Дата
Номера листов
2
Подпись
Расшифровка подписи
200
Приложение 54
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу структурного подразделения
Верховный Суд
Республики Беларусь
Наименование структурного
подразделения
Опись №_____
дел _____________________
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
(наименование категории дел)
за_________год
№
п/п
Индекс
дела
(тома,
части)
1
2
Название
раздела,
заголовок
дела (тома,
части)
3
Дата
дела
(тома,
части)
Количество
листов в
деле (томе,
части)
4
5
Срок
хранения
дела
(тома,
части)
6
Примечание
7
В данную опись внесено ______________________________________дел
(цифрами и прописью)
с № ______________________ по № ___________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи
Наименование должности
лица, ответственного за архив
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
201
Приложение 55
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма описи дел постоянного хранения
Верховный Суд
Республики Беларусь
Фонд №___________
Опись №__________
дел постоянного хранения
за_________год
№
п/п
Индекс дела
(тома, части)
1
2
Название
раздела,
заголовок
дела (тома, части)
3
УТВЕРЖДАЮ
Председатель (первый
заместитель Председателя
Верховного Суда Республики
Беларусь
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Дата
дела
(тома,
части)
4
Количество
листов в
деле (томе,
части)
5
Примечание
6
В данную опись (данный раздел описи) внесено ______________________
(цифрами и прописью)
дел с № ______________________ по № ___________________, в том
числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
лица, ответственного за архив
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания ЭМК
ГУ «Национальный архив
Республики Беларусь»
____________№_________
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК
Верховного Суда
Республики Беларусь
___________№_________
202
Приложение 56
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма описи дел по личному составу
Верховный Суд
Республики Беларусь
Фонд №___________
Опись №__________
дел по личному составу
за_________год
№
п/п
1
Индекс
дела
(тома,
части)
2
Название раздела,
заголовок дела (тома,
части)
3
УТВЕРЖДАЮ
Председатель (первый
заместитель Председателя)
Верховного Суда Республики
Беларусь
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Дата Количество
дела
листов в
(тома, деле (томе,
части)
части)
4
5
Срок
хранения
дела(тома,
части)
6
Примечание
7
В данную опись (данный раздел описи) внесено ______________________
(цифрами и прописью)
дел с № ______________________ по № ___________________, в том
числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
лица, ответственного за архив
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Начальник управления
кадрового обеспечения и
государственной службы
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК
Верховного Суда
Республики Беларусь
____________№_________
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭМК
ГУ «Национальный архив
Республики Беларусь»
___________№_________
203
Приложение 57
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Верховный Суд
Республики Беларусь
УТВЕРЖДАЮ
Председатель (первый
заместитель Председателя)
Верховного Суда Республики
Беларусь
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Фонд №___________
Опись №__________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за_________год
№
п/п
Индекс
дела
(тома,
части)
1
2
Название
раздела,
заголовок
дела (тома,
части)
3
Дата
дела
(тома,
части)
Количество
листов в
деле (томе,
части)
4
5
Срок
хранения
дела
(тома,
части)
6
Примечание
7
В данную опись (данный раздел описи) внесено ______________________
(цифрами и прописью)
дел с № ______________________ по № ___________________, в том
числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
лица, ответственного за архив
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК
Верховного Суда
Республики Беларусь
____________№_________
Подпись
Расшифровка подписи
204
Приложение 58
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма акта об отсутствии дел (нарядов)
Верховный Суд
Республики Беларусь
УТВЕРЖДАЮ
Председатель (Первый
заместитель Председателя)
Верховного Суда
Республики Беларусь
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
______________ № ______
г. Минск
Об отсутствии дел (нарядов)
В результате
установлено отсутствие в
(наименование структурного подразделения)
перечисленных ниже дел (нарядов). Предпринятые меры по розыску дел
(нарядов) положительных результатов не дали, в связи с чем подлежат
снятию с учета:
№
Номер
Индекс дела Заголовок дела
п/п номенклатуры (наряда) (тома, (наряда) (тома,
за год
части) по
части)
номенклатуре
1
2
3
Итого
дел (нарядов).
Наименование должности
лица, ответственного за архив
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК
Верховного Суда
Республики Беларусь
_____________ № _____
Дата (крайние
даты) дела
(наряда
Причины
отсутствия
5
6
4
(цифрами и прописью)
Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭМК
ГУ «Национальный архив
Республики Беларусь»
_____________ № _____
205
Приложение 59
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не
подлежащих хранению
Верховный Суд
Республики Беларусь
АКТ
______________ № ______
г. Минск
О выделении к уничтожению
дел (нарядов), не подлежащих
хранению
На основании:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель (Первый
заместитель Председателя)
Верховного Суда
Республики Беларусь
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
(названия и выходные данные нормативных правовых актов,
использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной,
социальной, экономической, политической или культурной ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и наряды
(дела) фонда №
(название фонда)
№ Заголовок Дата
Номера
Индекс Количест Срок хранения Примеп/п наряда
наряда номеннаряда
во
наряда (дела)
чание
клатур
(дела)
нарядов (тома, части) и
(дела) или (дела)
или
(описей)
(тома,
(дел)
номера пунктов
групппо перечню
повой
крайние за год(ы) части) по (томов,
номенкла- частей)
Верховного
заголовок даты
туре или
Суда и перечню
нарядов нарядов
№ наряда
типовых
(дел)
(дел)
(дела) по
документов
описи
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого
(цифрами и прописью)
206
дел (нарядов) за
год(ы).
Описи дел (нарядов) постоянного хранения за
утверждены, а по личному составу согласованы
«Национальный архив Республики Беларусь»
(протокол от_____________ № ______ ).
Наименование должности
лица, проводившего экспертизу
ценности документов
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК
Верховного Суда
Республики Беларусь
_____________ № _____
Подпись
год(ы)
с ЭМК ГУ
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО*
Протокол заседания ЭМК
ГУ «Национальный архив
Республики Беларусь»
_____________ № _____
Документы в количестве
(цифрами и прописью)
дел (нарядов), весом
кг сданы в
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от
Наименование должности
работника суда, сдавшего
документы
Дата
Подпись
№
Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (лица, ответственного за архив),
внесшего изменения в учетные
документы
Подпись
Дата
Расшифровка подписи
* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с
отметкой «ЭПК».
207
Приложение 60
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма журнала учета выданных дел (нарядов) работникам Верховного
Суда
№ п/п
№ наряда
Том
Кому выдан
Дата выдачи
1
2
3
4
5
Дата
возврата
6
208
Приложение 61
к Инструкции по
делопроизводству в
Верховном Суде
Республики Беларусь
Форма письма при отправке по электронной почте
Для формы письма используется формат А4 (210 х 297 мм) с полями, мм:
левое – 30;
правое –10;
верхнее и нижнее – не менее 20.
ВЕРХОВНЫЙ СУД РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), прописной, размер 15 пунктов,
размещение по центру страницы)
дата
Адресат
№
(исходящего документа)
Заголовок к тексту
Текст письма
Наименование должности
Электронная версия соответствует оригиналу
Расшифровка подписи