Инструкция по делопроизводству (ред. от 26.06.2013)

МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Новосибирский национальный исследовательский государственный университет»
(Новосибирский государственный университет, НГУ)
ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ
приказом ректора НГУ
от « 30 »___06__2011г. № _1215-3_
с изменениями, внесёнными приказами
от « 30 »___06__2011г. № _1215-3_
от « 26 »___06__2013г. № _1019-3_
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в НГУ
г.Новосибирск, 2011
Содержание
1. Назначение и область применения…………………………………………………………..… 4
2. Нормативные ссылки……………………………………………………………………….….... 4
3. Термины, определения, обозначения и сокращения…………………………………….…... 4
4. Общие положения……………………………………………………………………………..….. 6
5. Правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов… 6
5.1. Документирование управленческой деятельности……………………………...……... 6
5.2. Бланки документов………………………………………………...………………………..7
5.3. Реквизиты, оформляемые в процессе подготовки документа……...…………...…..... 8
5.4. Реквизиты, оформляемые в процессе обработки, рассмотрения и исполнения
документа……………………………………………………………………………………. 13
5.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов…………… 14
5.5.1. Приказ………………………………………………………………………………… 14
5.5.2. Распоряжение………………………………………………………………………… 15
5.5.3. Протокол……………………………………………………………………………… 16
5.5.4. Служебное письмо…………………………………………………………………… 17
5.5.5. Докладная, служебная и объяснительная записки……………………………… 17
5.5.6. Положения, правила, порядки, инструкции……………………………………….18
5.6. Порядок выдачи и свидетельствования (заверения) копий документов………….. 19
6. Организация документооборота и исполнения документов………………………………. 19
6.1. Организация доставки входящих документов…………………………………….. 19
6.2. Прием, обработка и распределение входящих документов……………………… 20
6.3. Организация обработки и передачи исходящих документов……………………. 21
6.4. Порядок прохождения внутренних документов…………………………………… 22
6.5. Работа исполнителей с документами……………………………………………….. 23
7. Регистрация документов и построение справочного аппарата…………………………… 24
7.1. Общие правила регистрации документов…………………………………………. 24
7.2. Места регистрации документов …………………………………………………….. 25
7.3. Организация поисковой системы по документам……………………………….... 25
8. Контроль исполнения документов……………………………………………………………. 25
9. Тиражирование документов…………………………………………………………………… 27
10. Учет и хранение печатей и штампов, содержащих наименование университета…….. 27
11. Организация документов в делопроизводстве………………………………………………28
11.1. Составление номенклатуры дел…………………………………………………… 28
11.2. Формирование дел…………………………………………………………………… 29
11.3. Оформление дел……………………………………………………………………… 30
11.4. Организация оперативного хранения документов……………………………… 31
12. Порядок передачи документов на хранение в Отдел архивной документации……….. 32
12.1. Экспертиза ценности документов…………………………………………………. 32
12.2. Передача дел в Отдел архивной документации…………………………………. 33
Приложения:
1. Форма акта приема-передачи при смене ответственного за делопроизводство………… 35
2. Общий бланк ………………………………………………………………………..…………… 36
3. Бланк письма ……………………………………………………………………………………. 37
4. Бланк приказа …………………………………………………………………………………… 39
5. Бланк распоряжения ……………………………………………………………………………. 40
6. Унифицированная форма протокола ………………………………………………………… 41
7. Перечень нерегистрируемой корреспонденции……………………………………………… 42
8. Форма журнала регистрации входящих документов……………………………………….. 43
9. Форма журнала регистрации телефонограмм……………………………………………….. 44
10. Формы журналов учета факсограмм………………………………………………………… 45
2
11. Форма журнала регистрации исходящих документов…………………………………….. 46
12. Порядок написания адресов на почтовых отправлениях…………………………………. 47
13. Формы журналов регистрации внутренних документов………………………………….. 48
14. Перечень индексов структурных подразделений НГУ……………………………………. 50
15. Классификатор видов деятельности…………………………………………………………. 60
16. Места регистрации входящих, исходящих и основных внутренних документов……… 61
17. Форма контрольной карточки………………………………………………………………… 62
18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения………………………………….. 63
19. Форма номенклатуры дел организации……………………………………………………… 64
20. Форма обложки дела……………………………………………………………………………. 66
21. Форма листа-заверителя дела……………………………………………………………….… 67
22. Форма внутренней описи документов дела…………………………………………………. 68
23. Форма карты-заместителя дела…………………………………………………………….… 69
24. Форма описи дел постоянного хранения…………………………………………………….. 70
25. Форма описи дел по личному составу………………………………………………………… 71
26. Форма акта о выделении документов к уничтожению…………………………………….. 72
3
1. Назначение и область применения
1.1. Инструкция по делопроизводству в НГУ (далее – Инструкция) устанавливает единую
систему делопроизводства в НГУ, определяющую порядок подготовки, оформления,
прохождения, контроля за исполнением, учета, хранения, копирования и тиражирования
служебных документов.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с
документами независимо от вида носителя документа.
Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в НГУ, должны
обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
1.3. Настоящая Инструкция обязательна для исполнения всеми структурными
подразделениями и всеми работниками НГУ.
1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с
бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией лишь в части общих
принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное
хранение.
Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного
пользования», с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными
инструкциями.
2. Нормативные ссылки
Настоящая инструкция разработана с учётом требований следующих нормативных
документов:
- Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденная
приказом Министерства образования Российской Федерации от 24.07.2000г. № 2286;
- Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской
Федерации, утвержденная приказом Минобрнауки России от 30.12.2010 г. № 2232;
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004г. № 125ФЗ;
- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии
Росархива от 06.02.2002г;
- Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов, утвержденный Постановлением
Госстандарта России от 03.03.2003г. № 65-ст;
- Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения, утвержденный Постановлением Госстандарта России от
27.02.1998г. № 28;
- Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51511-2001 Печати с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические
требования (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573ст;
- Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.
Общие требования;
- Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ;
- Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» от 02.05.2006г. № 59-ФЗ.
3. Термины, определения и сокращения
4
В настоящей Инструкции использованы термины и их определения в соответствии с ГОСТ
Р 51141-98:
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом,
оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности
организации.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором
фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,
учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного
документа.
Унифицированная форма документа; УФД – совокупность реквизитов, установленных в
соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в
определенном порядке на носителях информации.
Табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к применению
унифицированных форм документов.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его
организации.
Входящий (поступивший ) документ – документ, поступивший в учреждение.
Исходящий (отправляемый) документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной
деятельности или выполнения его общественных обязанностей.
Подлинник (официального) документа – первый или единственный экземпляр официального
документа.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа
и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным
порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный номер (индекс) документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение,
присваиваемое документу при его регистрации.
Дело –совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Индекс (номер) дела – цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре
дел организации, наносимое на его обложку.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или
установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
В настоящей Инструкции использованы следующие сокращения:
ОУ – Организационное управление,
ОАД – Отдел архивной документации,
ОТДиК – Отдел текущей документации и корреспонденции,
5
ПО – Протокольный отдел.
4. Общие положения
4.1. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения
управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка
работы с документами в подразделениях НГУ, а также обучение работников, ответственных за
ведение делопроизводства, осуществляются Организационным управлением и входящими в его
состав подразделениями - Протокольным отделом, Отделом текущей документации и
корреспонденции и Отделом архивной документации - в соответствии с функциями,
установленными Положениями об этих структурных подразделениях.
4.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных
подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность
возлагается на руководителей структурных подразделений НГУ.
4.3. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях
осуществляется работниками, назначенными приказом ректора и совмещающими выполнение
делопроизводственных обязанностей с должностными (функциональными) обязанностями.
Работники, назначенные ответственными за делопроизводство в структурном подразделении,
обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство
подразделения о состоянии исполнения документов, осуществляют ознакомление работников
подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
При назначении, увольнении или переходе на другую работу лица, ответственного за
ведение делопроизводства, производится передача дел и документов, о чем составляется акт
приема-передачи (Приложение 1), утверждаемый руководителем структурного подразделения и
согласуемый с ОТДиК.
При уходе работника, ответственного за делопроизводство, в отпуск или временного
отсутствия по другим причинам, руководитель структурного подразделения поручает ведение
делопроизводства другому работнику подразделения.
4.4. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение
требований настоящей Инструкции, своевременное исполнение и сохранность находящихся у них
служебных документов.
При уходе работника структурного подразделения в отпуск, выезде в командировку (или
при длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные им документы, а также
взятые им дела, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, передаются, по
указанию руководителя подразделения, замещающему его сотруднику.
4.5. Руководители и работники структурных подразделений обязаны соблюдать
конфиденциальность персональных данных и служебной информации и несут ответственность за
их разглашение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и
локальными правовыми актами НГУ.
5. Правила подготовки и оформления организационно - распорядительных
документов
5.1. Документирование управленческой деятельности
5.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге
или других носителях по установленным правилам управленческий действий, то есть создании
управленческих документов.
Основным
видом
управленческой
документации
является
организационнораспорядительная документация, включающая в себя:
- организационную документацию (устав, положения, правила, инструкции, штатные
расписания и другие документы),
6
- распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения,
указания),
- информационно-справочную документацию (письма, телеграммы, телефонограммы,
факсы, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки и другие документы),
- документацию по личному составу (приказы, справки, трудовые договоры, трудовые
книжки, личные дела и другие документы).
5.1.2. При создании организационно – распорядительных документов применяются
утвержденные в НГУ бланки документов и единые правила оформления документов, изложенные
в подразделах 5.3-5.5 настоящей Инструкции.
5.1.3. При наличии унифицированных форм организационно-распорядительных
документов, утвержденных соответствующими органами или разработанных в НГУ, подготовка
документов осуществляется с применением этих форм.
5.1.4. Разработанные в НГУ унифицированные формы организационно – распорядительных
документов включаются в Табель унифицированных форм документов НГУ и Альбом
унифицированных форм НГУ.
Ведение Табеля и Альбома, внесение в них изменений возлагается на ПО и ОТДиК в
соответствии с функциями, установленными Положениями об этих структурных подразделениях.
Контроль за применением унифицированных форм осуществляется ПО, ОТДиК и
руководителями структурных подразделений.
5.1.5. Контроль за применением унифицированных форм документов при подготовке
документации по личному составу возлагается на начальника Управления кадров.
5.2. Бланки документов
5.2.1. Документы НГУ оформляются только на утвержденных бланках, содержащих
установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Допускается оформление заявлений (если не предусмотрены унифицированные формы),
докладных, служебных и объяснительных записок без применения утвержденных бланков.
5.2.2. Бланки и унифицированные формы документов, применяемые в НГУ, утверждаются,
вводятся и изымаются из обращения на основании приказа ректора НГУ.
5.2.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4
(210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
В зависимости от расположения реквизитов могут разрабатываться два варианта бланков –
угловой и продольный.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не
менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.
5.2.4. В НГУ применяются бланки:
- общий бланк (Приложение 2);
- бланк письма (на русском и английском языках) (Приложение 3);
- бланк приказа (Приложение 4);
- бланк распоряжения (Приложение 5).
Общий бланк используется для изготовления бланков любых других видов документов,
кроме письма.
5.2.5. Бланки НГУ не тиражируются, не подлежат специальному учету и размещаются в
ограниченном доступе на сайте НГУ. Права доступа устанавливаются приказом ректора.
5.2.6. Общий бланк, бланк письма и бланк распоряжения структурного подразделения,
создаются на основе бланков НГУ путем добавления в реквизиты бланков наименования
соответствующего структурного подразделения. При создании бланка письма структурного
подразделения справочные данные НГУ (почтовый адрес, номер телефона, факса и другие
сведения) заменяются на справочные данные структурного подразделения.
Допускается включение в число реквизитов бланков структурного подразделения эмблемы
структурного подразделения. Бланки, содержащие эмблему структурного подразделения,
согласуются с Организационным управлением и утверждаются приказом ректора.
7
5.3. Реквизиты, оформляемые в процессе подготовки документа
5.3.1. Реквизит «Наименование вида документа».
Указывается при создании конкретного вида документа (положение, инструкция,
постановление, докладная записка и другие) и должно соответствовать его содержанию.
Реквизит «Наименование вида документа» располагается под наименованием организации.
5.3.2. Реквизит «Дата документа».
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата
заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя и более
организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца,
месяц, год (например – 05.06.2010). Допускается словесно цифровой способ оформления – 05
июня 2010 г.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ. На документах, подлежащих регистрации, дата проставляется лицом, осуществляющим
регистрацию, одновременно с проставлением регистрационного номера.
5.3.3. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Заполняется при подготовке письма-ответа на поступивший документ. Включает
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» располагается под
реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
5.3.4. Реквизит «Заголовок к тексту».
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть
согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: «о ком?», «о чем?».
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не
составляться.
5.3.5. Реквизит «Адресат».
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные
или физические лица.
При адресовании документа организации и её структурному подразделению без указания
должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Пример:
Минюст России
Департамент информации и
научно-технического обеспечения
При направлении документа должностному лицу наименование организации и
подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном,
инициалы указываются перед фамилией.
Пример:
АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав
наименования должности.
Пример:
Президенту Санкт-Петербургского
государственного университета
Л.А. Вербицкой
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
8
Пример:
Администрации районов
Новосибирской области
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса
указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывается её наименование, затем почтовый адрес.
Пример:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу фамилия указывается перед инициалами,
затем почтовый адрес.
Пример:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой
длинной строке.
Пример:
Президенту Санкт-Петербургского
государственного университета
Л.А. Вербицкой
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым,
третьим и четвертым адресатами не указывается. При большом числе адресатов составляется
список рассылки документа, а на каждом экземпляре документа проставляется только один
адресат.
5.3.6. Реквизит «Гриф утверждения документа».
Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым
документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из
слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор НГУ
личная подпись В.А. Собянин
дата
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф
утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или
УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и
номера. В этом случае документ прилагается к утвердившему его распорядительному документу.
Пример:
УТВЕРЖДЕНО
решением Ученого совета НГУ
от
дата
,№
.
9
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи
располагаются на одном уровне.
Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
5.3.7. Реквизит «Текст документа».
Тексты документов могут быть составлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или
соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта
должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например:
«имеет», «владеете» или «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны
быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным
в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть
(например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления – просьбу
без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение документов других
организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа,
наименование организации - автора документа, дату и регистрационный номер документа,
заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на
разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).
5.3.8. Реквизит «Отметка о наличии приложения».
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим
образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование,
число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Штатное расписание…..
2. Смета расходов………..
на 20 л. в 2 экз.
на 4 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о
наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего
на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку его
наличия делают следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
10
В документе (положение, инструкция, правила), являющимся приложением к
распорядительному документу (приказу, решению), на первом его листе в правом верхнем углу
пишется «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу ректора НГУ
от 05.06.2008 № 319-3
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также
центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер
относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Росбразования
от 05.06.2003 № 251
5.3.9. Реквизит «Подпись».
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего
документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Проректор по учебной работе
личная подпись
Н.В. Дулепова
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии
Члены комиссии
личная подпись
личная подпись
личная подпись
И.И. Иванов
А.А. Алексеев
П.П. Петров
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица,
подписывающего документ, относительно самой длинной строки.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует,
то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом
обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ и его
инициалы и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом,
например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование факсимиле личной подписи по общему правилу не допускается. В
исключительных случаях разрешение на использование факсимиле личной подписи
устанавливается приказом ректора после согласования с Юридическим и Организационным
управлениями НГУ.
5.3.10. Внешнее согласование документа. Реквизит «Гриф согласования документа».
Внешнее согласование документа проводится:
- со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в
правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа
затрагивает их интересы;
- с общественными организациями – в случаях, предусмотренных законодательством, или в
случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в
определенной области (экологический, пожарный и другой);
- с вышестоящими организациями – в случаях, когда законодательством предусматривается
возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.
11
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, состоящим из слова
СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая
наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и
даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Глава администрации
Новосибирской области
личная подпись В.А. Толоконский
Если согласование производится письмом или документом коллегиального органа
(протокол, решение), то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо заместителя руководителя
Федерального агентства
по образованию
от дата №
.
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания (наименование
коллегиального органа)
от дата №
.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу
документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если
содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается
отметка «Лист согласования прилагается».
5.3.11. Внутреннее согласование документа. Реквизит «Визы согласования
документа».
Внутреннее согласование документа осуществляется внутри НГУ (подразделениями и
должностными лицами) и проводится при необходимости оценки обоснованности документа;
соблюдения интересов подразделений и должностных лиц, затрагиваемых в документе;
соответствия документа действующему законодательству, Уставу НГУ и ранее изданным
документам.
Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, включающей в себя
должность визирующего с указанием подразделения, личную подпись, её расшифровку
(инициалы, фамилию), дату визирования.
При визировании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При наличии замечаний к документу визу оформляют с добавлением записи «Замечания
прилагаются». Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Визы согласования располагаются ниже реквизитов «Подпись» и «Гриф согласования
документа» (при его наличии) в левом нижнем углу документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
В случае необходимости, по усмотрению руководства НГУ, допускается полистное
визирование документа и его приложений.
5.3.12. Реквизит «Оттиск печати».
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также
на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
12
Оттиск печати, как правило, должен захватывать часть наименования должности лица,
подписывающего документ, и начало личной подписи.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте,
обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Порядок применения печатей НГУ определяется в разделе 10 настоящей Инструкции.
5.3.13. Реквизит «Отметка об исполнителе».
Отметка об исполнителе документа включает в себя инициалы и фамилию исполнителя
документа и номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу, например:
А.А. Петров
330 45 67
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в
отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
5.4. Реквизиты, оформляемые в процессе обработки, рассмотрения и исполнения
документа
5.4.1. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и
дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде
штампа.
По установленному в НГУ порядку учета входящих документов, отметка о поступлении
документа является регистрационным номером входящего документа.
Отметка проставляется работником ОТДиК в соответствии с п 6.2.3 – 6.2.4 и 7.1.5
настоящей Инструкции.
5.4.2. Реквизит «Регистрационный номер документа»
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может
дополняться по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и т.д.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более
организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационные номера проставляются работниками ОТДиК и лицами, ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях в соответствии с п 6.3.4, 6.4.3 и 7.1.6, 7.1.7, 7.2
настоящей Инструкции.
Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой регистрации
документа.
Реквизит располагается над заголовком к тексту.
5.4.3. Реквизит «Резолюция»
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом, в её состав
входят: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при
необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем
является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель и соисполнители вправе
давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих определенные или
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции,
дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и
даты документа, к которому резолюция относится.
13
Резолюция, как правило, пишется в верхнем правом углу документа под реквизитом
«Адресат».
5.4.4. Реквизит «Отметка о контроле»
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или
штампом «Контроль». Отметка ставится в правом верхнем углу документа.
5.4.5. Реквизит «Отметка о заверении копии»
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»
проставляют заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», должность лица, заверившего
копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:
Копия верна
Начальник Управления кадров
Дата
личная подпись
Л.Ю. Белых
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати, в соответствии с п 5.3.12
настоящей Инструкции.
При осуществлении регулярного заверения копий, допускается использование штампа,
содержащего все необходимые элементы реквизита, за исключением личной подписи. Факсимиле
личной подписи может включаться в штамп при наличии разрешения на его использование,
установленное приказом ректора.
5.4.6. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие
данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при
отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела в
котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен
документ. Номер дела определяется по номенклатуре дел структурного подразделения или
сводной номенклатуре дел НГУ.
5.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
5.5.1. Приказ
Приказом оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим
вопросам работы НГУ.
5.5.1.1. Приказ может быть издан ректором, проректорами, другими должностными лицами
в соответствии с их правами, установленными приказом «О распределении основных
обязанностей по руководству деятельностью НГУ» и доверенностью на совершение действий,
связанных с деятельностью НГУ.
5.5.1.2. Проекты приказов готовят подразделения НГУ на основании поручений
должностных лиц, указанных в п. 5.5.1.1, либо в инициативном порядке в соответствии с
функциями, установленными Положениями о структурных подразделениях.
Обеспечение качества и контроль за сроками подготовки и правильностью оформления
проектов приказов возлагаются на руководителей подразделений, готовящих эти проекты.
5.5.1.3. Проекты приказов визируются руководителем подразделения (руководителями
подразделений) готовившего проект; руководителями подразделений, которым в проекте
предусматриваются задания и поручения; начальником Юридического управления или
Управления кадров (в зависимости от решаемых в проекте приказа вопросов).
Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют
ответственные лица финансовых служб и (или) главный бухгалтер.
Проекты приказов, представляемые на подпись ректору НГУ, визируются проректорами в
соответствии с распределением их обязанностей по руководству деятельностью НГУ.
14
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит
перепечатке и повторному визированию.
5.5.1.4. Изменения в ранее изданный приказ вносятся на основании отдельного приказа, за
подписью должностных лиц, издавших изменяемый приказ.
5.5.1.5. Приказ оформляется на утвержденном бланке приказа установленной формы
(Приложение 4).
5.5.1.6. При подготовке проекта приказа заполняются следующие реквизиты: «адресат»,
«заголовок к тексту», «текст документа», «отметка о наличии приложения» (при наличии
приложений к приказу), «подпись», «визы согласования документа», «отметка об исполнителе».
5.5.1.7. При наличии большого количества адресатов, реквизит «адресат» может не
оформляться. В этом случае готовится и прикладывается к проекту приказа лист рассылки
приказа, представляющий собой перечень подразделений в которые необходимо разослать приказ.
5.5.1.8. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей
и отделяется от реквизита «заголовок к тексту» 2-3 межстрочными интервалами.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий,
факты или события, послужившие причиной издания приказа. Она может начинаться словами «в
целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее. Если приказ издается на основании
другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа,
наименование организации – автора документа, его дата, регистрационный номер и заголовок к
тексту.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются
в разъяснении.
Констатирующая часть заканчивается словом «приказываю», которое пишется без кавычек
прописными буквами. После слова «приказываю» ставится двоеточие.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с
указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может
делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его
положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (пункт документа) с указанием его наименования, даты, регистрационного
номера и заголовка к тексту. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим
силу…» или «Отменить…».
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или
должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
5.5.1.9. Реквизит «подпись» отделяется от текста приказа 2-3 межстрочными интервалами.
5.5.2. Распоряжение
Распоряжение оформляется для решения вопросов по оперативному управлению
деятельностью университета или структурного подразделения, имеет ограниченный срок действия
и касается, как правило, узкого круга должностных лиц.
5.5.2.1. Распоряжение может быть издано ректором, проректорами или руководителями
структурных подразделений НГУ.
Ректор и проректоры издают распоряжения в соответствии с их правами, установленными
приказом «О распределении основных обязанностей по руководству деятельностью НГУ» и
доверенностью на совершение действий, связанных с деятельностью НГУ.
Руководители структурных подразделений – в соответствии с правами, установленными
Положением о подразделении и их должностными инструкциями.
5.5.2.2. Распоряжение, издаваемое ректором или проректорами НГУ, оформляется на
утвержденном бланке установленной формы (Приложение 5).
Распоряжение, издаваемое руководителем структурного подразделения, оформляется на
бланке структурного подразделения (реквизиты и порядок утверждения бланков структурного
подразделения - п. 5.2.6).
15
5.5.2.3. Подготовка и оформление распоряжений проводится аналогично правилам
подготовки приказа.
Текст распорядительной части распоряжения, как правило, начинается со слов
«Обязываю», «Предлагаю».
Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.
5.5.3. Протокол
Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
5.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время собрания,
совещания, конференции или заседания коллегиального органа. Ведение записей и подготовка
текста протокола возлагаются на секретарей коллегиальных органов.
Оформление протокола должно быть завершено в срок до 1 месяца после окончания работы
коллегиального органа, если другие сроки не предусмотрены организационно-нормативными
документами НГУ или положениями об этих коллегиальных органах.
5.5.3.2. Протокол оформляется на унифицированном бланке протокола (Приложение 6).
5.5.3.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В водной части оформляются следующие реквизиты протокола: «Председатель»
(«Председательствующий»), «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня» («Повестка
заседания»).
В реквизитах «Председатель» и «Секретарь» указываются наименования должностей,
инициалы и фамилии председателя и секретаря.
В реквизите «Присутствовали» также указываются наименования должностей, инициалы и
фамилии присутствующих. При количестве присутствующих свыше 15 человек, допускается
делать отсылку к прилагаемому списку присутствующих.
В реквизит «Повестка дня» («Повестка заседания») вносится перечень рассматриваемых
вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту
повестки дня. Вопросы нумеруются арабскими цифрами, их наименование, как правило,
начинается с предлога «О» («Об»).
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений, с указанием инициалов и фамилий
выступающих, помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в
тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Документы, утверждаемые
коллегиальным органом, также прилагаются к протоколу.
Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости
приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте
протокола после соответствующего постановления (решения).
5.5.3.4. Допускается издание протокола в краткой форме, при которой опускается ход
обсуждения вопроса и фиксируются только инициалы и фамилии лиц, принявших участие в
обсуждении.
5.5.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.
5.5.3.6. Датой протокола является дата заседания.
5.5.3.7. Принятые на заседаниях коллегиальных органов решения доводятся до
исполнителей и заинтересованных сторон выписками из протокола.
Выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов НГУ оформляются на общем
бланке НГУ с добавлением наименования вида документа («Выписка из протокола…»).
Выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов структурных подразделений
НГУ - на утвержденном бланке структурного подразделения с добавлением наименования вида
16
документа или общем бланке НГУ с добавлением наименования структурного подразделения и
наименования вида документа.
5.5.4. Служебное письмо
Служебные письма, как правило, оформляются при необходимости решения текущих
вопросов в различных направлениях деятельности НГУ, требующих взаимодействия со
сторонними организациями.
5.5.4.1. Ведение переписки с вышестоящими организациями, другими юридическими и
физическими лицами от имени НГУ осуществляется ректором, проректорами или другими
должностными лицами в соответствии с приказом «О распределении основных обязанностей по
руководству деятельностью НГУ» и доверенностью на совершение действий, связанных с
деятельностью НГУ.
Ведение переписки с юридическими или физическими лицами от имени структурного
подразделения осуществляется руководителем структурного подразделения в пределах его прав и
должностных обязанностей, установленных Положением о структурном подразделении и
Должностной инструкцией.
Запрещается ведение переписки от лица структурного подразделения по вопросам,
требующим финансового обеспечения (в том числе трудоустройства) и касающимся движения
материальных ценностей.
5.5.4.2. Проекты писем от лица НГУ готовят и вносят подразделения НГУ на основании
поручений ректора или проректоров НГУ либо в инициативном порядке.
Подготовка писем от лица структурного подразделения осуществляется руководителем
подразделения или работниками подразделения по поручению руководителя.
5.5.4.3. Служебные письма от имени НГУ оформляются на утвержденном бланке письма
установленной формы (Приложение 3).
Письма от лица структурного подразделения оформляются на бланке письма структурного
подразделения (реквизиты и порядок утверждения – п. 5.2.6.).
5.5.4.4. При подготовке проекта письма заполняются следующие реквизиты: «ссылка на
регистрационный номер и дату документа», «адресат», «заголовок к тексту», «текст документа»,
«отметка о наличии приложения» (при наличии приложений к письму), «подпись», «отметка об
исполнителе».
5.5.4.5. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется при
подготовке ответа на письма, поступившие в НГУ.
5.5.4.6. Текст письма отделяется от реквизита «заголовок к тексту» 2-3 межстрочными
интервалами и состоит, как правило, из двух частей.
В первой части указываются причины, послужившие основанием для составления письма,
приводятся ссылки на факты и документы. Во второй (заключительной) излагаются решения,
выводы, просьбы, отказ, предложения, рекомендации.
Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса или нескольких вопросов, если они
взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации –
адресата.
5.5.4.7. Письмо оформляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отправляется адресату,
второй подшивается в дело.
5.5.5. Докладная, служебная и объяснительная записки
Докладная, служебная и объяснительная записки являются основными видами документов
внутренней деловой переписки.
5.5.5.1. Докладная записка оформляется, как правило, при необходимости письменно
донести до сведения руководителя определенную информацию.
5.5.5.2. Служебная записка – документ внутренней деловой переписки между
структурными подразделениями, не находящимися в прямом подчинении. Оформляется при
необходимости решения вопросов, касающихся работы одного структурного подразделения,
17
осуществление которых зависит от выполнения своих функций другим структурным
подразделением.
5.5.5.3. Объяснительная записка оформляется при необходимости письменно объяснить
непосредственному руководителю причины невыполнения каких – либо поручений, должностных
обязанностей или трудовой дисциплины.
5.5.5.4. Докладная, служебная и объяснительная записки составляются на общем бланке
структурного подразделения с добавлением наименования вида документа.
Допускается составление докладной, служебной и объяснительной записок рукописным
способом на листе бумаги форматом А4 или А5.
5.5.5.5. При подготовке записок оформляются следующие реквизиты: «наименование вида
документа», «дата документа», «регистрационный номер» (для докладных и служебных записок),
«адресат», «заголовок к тексту», «текст документа», «отметка о наличии приложения» (при
наличии приложения), «подпись», «отметка об исполнителе» (для докладных и служебных
записок).
5.5.6. Положения, правила, порядки, инструкции
Положение – документ, регламентирующий организацию работы структурных
подразделений НГУ, его коллегиальных органов (советы, комиссии) или отдельных видов
деятельности. Инструкция, правила, порядок – документы, устанавливающие требования к
последовательности и условиям осуществления различных сторон деятельности учреждения.
5.5.6.1. Инициатива создания организационно-правовых документов НГУ принадлежит
ректору, проректорам, другим должностным лицам в соответствии с их правами, установленными
приказом «О распределении основных обязанностей по руководству деятельностью НГУ»,
доверенностью на совершение действий, связанных с деятельностью НГУ, Положениями о
структурных подразделениях и Должностными инструкциями.
5.5.6.2. Проекты документов готовят подразделения НГУ на основании поручений
должностных лиц, указанных в п. 5.5.6.1, либо в инициативном порядке в соответствии с
функциями, установленными Положениями о структурных подразделениях.
Обеспечение качества и контроль за сроками подготовки и правильностью оформления
проектов документов возлагаются на руководителей подразделений, готовящих эти проекты.
5.5.6.3. Проекты документов визируются руководителем подразделения (руководителями
подразделений) готовившего проект документа; руководителями подразделений, область
интересов которых затрагивается в документе; начальником Юридического управления и (или)
начальником Управления кадров, проректорами (в соответствии с распределением их
обязанностей по руководству деятельностью НГУ).
Проекты документов, затрагивающие вопросы финансового обеспечения, дополнительно
визируются у ответственных лиц финансовых служб и (или) главного бухгалтера.
Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения, то он подлежит
перепечатке и повторному визированию.
5.5.6.4. Локальные организационно-правовые документы НГУ, за исключением
документов, утверждаемых Ученым советом НГУ, утверждаются ректором НГУ или другим,
уполномоченным на то, должностным лицом.
Локальные организационно-правовые документы НГУ, утвержденные Ученым советом
НГУ, вводятся в действие в порядке, предусмотренном Уставом НГУ.
5.5.6.5. Изменения в ранее изданный документ вносятся приказом, согласуются и
утверждаются в том же порядке, что и сам документ.
5.5.6.6. Локальные организационно-правовые документы, за исключением документов,
издаваемых совместно со сторонними организациями, оформляются на общем бланке НГУ
(Приложение 2).
5.5.6.7. При подготовке проекта документа заполняются следующие реквизиты:
«наименование вида документа», «гриф утверждения документа», «текст документа», «отметка о
18
наличии приложения» (при наличии приложений), «гриф согласования документа» (при
необходимости согласования с внешними организациями), «визы согласования документа».
5.6. Порядок выдачи и свидетельствования (заверения) копий (ксерокопий)
документов
5.6.1. Выдача копий (ксерокопий) документов производится с разрешения руководства НГУ
или руководителей структурных подразделений НГУ.
Руководитель структурного подразделения может дать разрешение только на выдачу копий
(ксерокопий) документов, касающихся служебной деятельности возглавляемого им подразделения
или документов, необходимых для исполнения деятельности подразделения.
5.6.2. Копии могут выдаваться с документов:
- изданных в НГУ и не имеющих ограничений на распространение,
- изданных другими организациями и находящихся в законном распоряжении НГУ, в том
числе адресованные и доставленные в НГУ способом, подтверждающим факт доставки
корреспонденции.
5.6.3. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (реквизиты бланка, номер,
дата, содержание и т.д.) или делается ксерокопия.
В правом верхнем углу пишется слово «Копия», при выдаче копии с копии - «Копия с
копии».
5.6.4. Соответствие копии (ксерокопии) документа подлиннику удостоверяется реквизитом
«отметка о заверении копии» и оттиском печати (п. 5.4.5 настоящей Инструкции).
5.6.5. Выдача и свидетельствование копий (ксерокопий) документов, касающихся прав
граждан осуществляются в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР «О
порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий
документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г. № 9779-Х.
6. Организация документооборота и исполнения документов
Организация работы с документами в НГУ регламентируется настоящей Инструкцией,
Положениями о структурных подразделениях, Должностными инструкциями.
6.1. Организация доставки входящих документов
6.1.1. Доставка документов в НГУ осуществляется средствами почтовой и электрической
связи (факсимильная связь, электронная почта). Факсимильная связь и электронная почта
используются в НГУ с целью оперативного получения (передачи) информации, в том числе
документов, отправляемых по почте.
Корреспонденция может доставляться в НГУ нарочным.
6.1.2. Почтовая доставка документов осуществляется на основании договора, заключенного
с оператором почтовой связи.
Оператором почтовой связи через шкаф опорного пункта НГУ или непосредственно в
ОТДиК доставляются: письменная корреспонденция в виде простых писем и почтовых карточек;
заказные письма; простые бандероли.
Корреспонденция, выдаваемая по месту нахождения оператора почтовой связи,
доставляется работником ОТДиК - письма с объявленной ценностью; бандероли заказные и с
объявленной ценностью.
6.1.3. По каналам электрической связи поступают: факсограммы, телефонограммы,
сообщения по электронной почте.
Прием факсограмм в адрес НГУ осуществляется по номерам факсов приемной ректора,
проректоров и ОТДиК, в адрес структурных подразделений НГУ - по номерам факсов
структурных подразделений.
Телефонограммы в адрес НГУ принимаются по номеру телефона ОТДиК.
19
Сообщения, поступающие в адрес НГУ по электронной почте, принимаются по
электронным адресам ректора, проректоров и секретаря ученого совета НГУ, в адрес структурных
подразделений НГУ - по официальным электронным адресам структурных подразделений.
6.2. Прием, обработка и распределение входящих документов
6.2.1. Документы, поступающие в НГУ, проходят первичную обработку, регистрацию,
предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и передаются исполнителям.
6.2.2. Вся корреспонденция, поступающая в НГУ, принимается сотрудниками ОТДиК в
соответствии с графиком, утвержденным начальником Организационного управления.
При приеме корреспонденции проверяется правильность адреса. Ошибочно доставленная
корреспонденция пересылается отправителю или возвращается оператору почтовой связи.
Вся корреспонденция, за исключением документов личного происхождения (имеющих
гриф «лично») и корреспонденции физических лиц в адрес Заочной гуманитарной школы и
Заочной экономической школы, вскрывается. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется
целостность конверта (упаковки), наличие вложенных документов. При обнаружении
повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера,
указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один
из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в
случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его
отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения по времени, если конверт
необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. В
случае получения судебных документов конверт прилагается обязательно.
6.2.3. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой
страницы документа и всех приложениях к нему ставится регистрационный штамп и вносится
дата поступления документа.
На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
6.2.4. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню
документов, не подлежащих регистрации (Приложение 7).
Подлежащие регистрации документы регистрируются в Журнале регистрации входящих
документов (Приложение 8) и регистрационный номер вносится в регистрационный штамп на
документе или конверте документа, не подлежащего вскрытию.
Отдельно регистрируются бандероли и корреспонденция, полученная под расписку (с
нарочным, заказная и т.п.).
Подлежащие регистрации документы, поступившие с нарочным в структурное
подразделение минуя ОТДиК, должны быть представлены работником структурного
подразделения, ответственным за делопроизводство, в ОТДиК для регистрации.
6.2.5. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или
должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
Документы, адресованные руководству НГУ, а также без указания конкретного
должностного лица или структурного подразделения, проходят предварительное рассмотрение с
целью установления должностного лица или подразделения, которому следует передать на
исполнение поступивший документ.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется работником ОТДиК, имеющим
необходимую квалификацию и полномочия. По результатам предварительного рассмотрения
документы направляются на исполнение должностным лицам и структурным подразделениям или
на рассмотрение руководством.
Документы, требующие рассмотрения руководством, направляются руководству в день их
поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в ОТДиК для внесения резолюций
в Журнал регистрации входящих документов и дальнейшего направления их на исполнение.
20
Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции
первым, является ответственным исполнителем. Ответственному исполнителю направляется
подлинник документа, а остальным исполнителям передаются копии документа.
6.2.6. Передача входящих документов на исполнение должностным лицам и структурным
подразделениям осуществляется ОТДиК в день поступления документов через адресные ячейки
структурных подразделений. Выемка корреспонденции из адресной ячейки производится лицом,
ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в соответствии с графиком,
утвержденным начальником Организационного управления.
Передача документа, поступившего на исполнение, из одного структурного подразделения
в другое осуществляется через ОТДиК. Передача документа, поступившего на исполнение на
основании резолюции руководства, производится на основании дополнительной резолюции
руководства. Факт передачи документа фиксируется работником ОТДиК в Журнале регистрации
входящих документов.
Передача поступившего на исполнение документа от одного исполнителя другому внутри
структурного подразделения осуществляется на основании распоряжения руководителя
подразделения через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
6.2.7. Поступающие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и
времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на
рассмотрение руководству и исполнение.
6.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается работником ОТДиК в Журнале
учета поступивших телефонограмм (Приложение 9), регистрируется и оперативно передается на
рассмотрение руководству.
6.2.9. Поступающие факсограммы, в том числе тексты документов отправленных по почте,
учитываются по месту их поступления в журнале установленной формы (Приложение 10) без
проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема,
срочные – немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Объем документа, принимаемого по каналам факсимильной связи, как правило, не должен
превышать 5 листов формата А4.
Порядок работы с факсограммами, поступающими на номер факса структурного
подразделения, определяется и утверждается руководителем этого структурного подразделения.
6.2.10. Электронные сообщения, поступающие на адреса официальной электронной почты
ректора, проректоров и ученого секретаря совета НГУ, учету и регистрации не подлежат.
Порядок работы с сообщениями, поступающими на официальный адрес электронной почты
структурного подразделения, определяется и утверждается руководителем этого структурного
подразделения.
6.2.11. При внедрении электронного документооборота электронные документы,
поступающие в НГУ, обрабатываются в том же порядке, что и документы на бумажном носителе.
6.3. Организация обработки и передачи исходящих документов
6.3.1. Документы, подлежащие отправке, принимаются работниками ОТДиК в соответствии
с графиком, утвержденным начальником Организационного управления.
6.3.2. Порядок прохождения исходящих документов включает в себя: подготовку и
оформление проекта документа; согласование или визирование (в необходимых случаях);
подписание (утверждение); регистрацию и отправление документа.
6.3.3. Подготовка и оформление документа, его согласование или визирование, передача
документа на подпись и регистрацию осуществляются исполнителем документа.
6.3.4. Окончательно оформленный и подписанный документ передается исполнителем или
лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в ОТДиК для
регистрации и дальнейшей отправки адресату.
Регистрация отправляемых документов проводится в Журнале регистрации исходящих
документов (Приложение 11) в соответствии с п. 7.1.6 и 7.2 настоящей Инструкции.
21
6.3.5. Документы, отправляемые из НГУ, передаются почтовой, электрической связью или
нарочным.
Обработка документов для отправки почтовой связью, осуществляется работниками
ОТДиК в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221.
В процессе обработки документов производится их сортировка по видам и категориям
почтовых отправлений; адресование на конвертах; конвертирование; определение стоимости
почтового отправления и нанесение знака почтового сбора; составление реестров на
отправляемую корреспонденцию.
Адресование на конвертах производится лицом, доставившим документ в ОТДиК для
регистрации и отправления. В исключительных случаях, по письменному распоряжению
начальника Организационного управления, адресование на конвертах производит ОТДиК.
Порядок написания адреса на конверте размещен в Приложении 12.
К документу, переданному в ОТДиК для отправки, должна прилагаться информация о
категории почтового отправления (простое, заказное).
Отправка документа может осуществляться непосредственно исполнителем или лицом,
ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с отметкой об этом в Журнале
регистрации исходящих документов.
В исключительных случаях по решению руководства НГУ доставка отправляемой
корреспонденции, зарегистрированной в установленном порядке, может осуществляться курьером
ОТДиК непосредственно в канцелярию организации-адресата.
6.3.6. Отправление телеграмм осуществляется через оператора услуг телеграфной связи в
соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением
Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 222.
6.3.7. Передача текстов документов факсимильной связью с номеров факсов ректора и
проректоров осуществляется по указанию руководства НГУ. Передача текстов документов с
номера факса ОТДиК производится на основании заявки (форма заявки устанавливается ОТДиК),
подписанной руководителем структурного подразделения и согласованной с начальником ОУ.
Подлежащие передаче документы учитываются в журнале установленной формы
(Приложение 10). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с
отметкой о времени передачи.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного
лицом, подписавшим факсограмму, или лицом, на которое обязанность перевода исходящих
документов возложена соответствующим распорядительным документом.
Запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».
Объем передаваемого документа, как правило, не должен превышать 5 листов формата А4.
Порядок передачи текстов документов с номера факса структурного подразделения НГУ
определяется и утверждается руководителем этого структурного подразделения.
6.3.8. Электронные сообщения, отправляемые с официальных электронных адресов
ректора, проректоров и ученого секретаря НГУ, учету и регистрации не подлежат.
Порядок передачи сообщений с официального адреса электронной почты структурного
подразделения определяется и утверждается руководителем этого структурного подразделения.
6.3.9. При внедрении электронного документооборота электронные документы,
отправляемые из НГУ, обрабатываются в том же порядке, что и документы на бумажном
носителе.
6.4. Порядок прохождения внутренних документов
6.4.1. Порядок прохождения внутренних документов включает в себя составление и
изготовление проекта документа; согласование или визирование (в необходимых случаях);
подписание или утверждение; регистрацию; тиражирование; рассылку по структурным
подразделениям, исполнение и направление в дело.
22
6.4.2. Составление и изготовление проекта документа, передача его на согласование или
визирование,
подписание
(утверждение)
и
регистрацию
осуществляются
лицом,
подготавливающим проект документа и, при необходимости, лицом, ответственным за
делопроизводство в структурном подразделении, готовящим документ.
6.4.3. Различные виды внутренних документов (приказ, распоряжение, постановление и
т.д.) регистрируются в Журналах регистрации соответствующих видов внутренних документов
(Приложение 13) в порядке, определенном п. 7.1.7 и 7.2 настоящей Инструкции.
6.4.4. Тиражирование приказов и распоряжений ректора и проректоров в соответствии с
указанием на их рассылку производит ОТДиК или Редакционно-издательский центр НГУ по
заявке ОТДиК (форма заявки устанавливается Редакционно-издательским центром).
6.4.5. Рассылку приказов и распоряжений ректора и проректоров в соответствии со списком
на рассылку осуществляет ОТДиК через адресные ячейки структурных подразделений. Выемка
корреспонденции из адресной ячейки производится лицом, ответственным за делопроизводство в
структурном подразделении, в соответствии с графиком, утвержденным начальником ОУ.
Руководитель структурного подразделения, имеющего в своем составе другие
подразделения, обязан довести полученную информацию до сведения руководителей этих
подразделений.
6.4.6. Тиражирование и рассылку документов, изданных руководством НГУ и
руководителем самостоятельного структурного подразделения, в адрес подразделений, входящих
в его состав, осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство в этом структурном
подразделении.
6.4.7. Исполнение и направление документов в дело осуществляется в соответствии с
разделом 6.5 настоящей Инструкции.
6.5. Работа исполнителей с документами
6.5.1. Руководители структурных подразделений НГУ обеспечивают оперативное
рассмотрение документов, передачу их исполнителям, контроль за качеством исполнения
документов.
6.5.2. Документы передаются исполнителям в день их регистрации или на следующий день
в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно.
Документы, ошибочно переданные для исполнения в структурное подразделение, должны
быть возвращены в ОТДиК в тот же день.
6.5.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации,
подготовку проекта документа, его оформление, согласование и (или) визирование, представление
на подпись (утверждение), подготовку к пересылке адресату (составление списка на рассылку,
определение вида и категории почтового отправления), направление в дело.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительного или ответного
документа исполнитель делает отметки на исполняемом документе: о дате поступления (если
образовался интервал времени между поступлением документа в НГУ и его доставкой
исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и
т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от
текста местах исполняемого документа.
6.5.4. При наличии ответственного исполнителя (см. п. 6.2.5 настоящей Инструкции)
соисполнители по требованию ответственного исполнителя обязаны предоставить ему
необходимые для исполнения документа материалы.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и
достоверность информации, использованной при подготовке документа, сроки исполнения
документа.
Соисполнители несут ответственность за представление достоверной информации в
установленные для них ответственным исполнителем сроки.
6.5.5. Устанавливаются следующие сроки исполнения документов. При наличии в
документе срока его исполнения – в указанный срок. При отсутствии в документе срока
23
исполнения - в срок не более месяца. При наличии в документе, срок исполнения которого не
указан, пометки «срочно» - в трехдневный срок.
Срок исполнения обращений граждан устанавливается соответствующим федеральным
законодательством.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Срок исполнения
входящих документов, поступивших из вышестоящей организации, исчисляется с даты
подписания документа, поступивших из других организаций и от физических лиц – с даты их
поступления в НГУ. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются с даты их
подписания.
В случае, когда последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий
день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему
дню.
Если в процессе исполнения документа выясняется невозможность соблюдения
установленного срока, ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока
представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении
установленного срока исполнения документа. Руководитель, давший поручение, фиксирует свое
решение на исполняемом документе дополнительной резолюцией. Ответственный исполнитель
представляет исполняемый документ в ОТДиК для внесения изменений в журнал регистрации
(текст дополнительной резолюции, новый срок, дата резолюции).
6.5.6. Исполненные документы направляются в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел структурного подразделения. На исполненном документе оформляется
реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (см. п.5.4.6 настоящей
Инструкции). Направление документов в дела осуществляется руководителем структурного
подразделения или работником, ответственным за делопроизводство в подразделении.
7. Регистрация документов и построение справочного аппарата
7.1. Общие правила регистрации документов
7.1.1. Целью регистрации документов является обеспечение учета, контроля и поиска
документов.
7.1.2. Каждый документ регистрируется один раз независимо от способа доставки, передачи
или создания.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое делается
отметка о передаче документа в соответствующем журнале регистрации.
7.1.3. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние в день подписания или утверждения.
7.1.4. При регистрации документов используются следующие справочные материалы:
Перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 7), Перечень индексов
структурных подразделений НГУ (Приложение 14), Номенклатура дел НГУ, Классификатор видов
деятельности (Приложение 15).
7.1.5. Регистрационный номер входящих документов равен порядковому номеру документа
в пределах массива поступающих документов.
Место расположения входящего регистрационного номера описано в п. 6.2.3 настоящей
Инструкции.
7.1.6. Регистрационный номер исходящего документа включает в себя порядковый номер
документа в пределах массива отправляемых документов, индекс дела по номенклатуре дел
структурного подразделения, в которое помещена копия исходящего документа. Порядковый
номер отделяется от индекса дела косой чертой.
Пример: 65/107-04, где 65 – порядковый номер документа в массиве отправляемых
документов, 107-04 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое
помещена копия исходящего документа.
24
7.1.7. Различные виды внутренних документов (приказы, распоряжения, протоколы,
должностные инструкции и т.д.) регистрируются отдельно. Регистрационным номером
внутреннего документа определенного вида является порядковый номер документа в пределах
массива документов этого вида.
Исключение составляет регистрационный номер приказа. В регистрационный номер
приказа кроме порядкового номера включается индекс вида деятельности. Порядковый номер
отделяется от индекса знаком «тире».
7.1.8. Регистрация документов производится в журналах регистрации соответствующего
вида документа (Приложения 8, 9, 10, 11, 13).
7.2. Места регистрации документов
7.2.1. Входящие, исходящие и основные внутренние документы регистрируются в
подразделениях НГУ согласно Приложению 16.
7.2.2. Внутренние документы, издаваемые руководителем структурного подразделения
(распоряжения, служебные и докладные записки, справки и т.п.), регистрируются в возглавляемом
этим руководителем подразделении.
Внутренние документы, подлежащие регистрации в структурном подразделении,
регистрируются лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в подразделении, или
лицом, в должностные обязанности которого входит регистрация издаваемых в подразделении
документов.
7.2.3. Протоколы заседаний коллегиальных органов, созданных в НГУ (Ученых советов,
Комиссий) регистрируются и включаются в номенклатуру дел подразделений в порядке,
устанавливаемом Положениями об этих коллегиальных органах.
7.3. Организация поисковой системы по документам
7.3.1. Поисковая система по документам содержит информацию о документах,
зафиксированную при их регистрации.
Справочным аппаратом поисковой системы являются журналы регистрации документов и
картотеки, заводимые в местах регистрации документов.
7.3.2. Поиск и предоставление информации о документах, регистрируемых ОТДиК,
осуществляется на основании указаний ректора, проректоров или запросов руководителей
структурных подразделений.
Поиск и предоставление информации о документах, регистрируемых в структурных
подразделениях, осуществляется работниками этих подразделений по указанию руководителя
подразделения.
7.3.3. При введении автоматизированной регистрации документов реквизиты, по которым
может осуществляться поиск, определяются дополнительно.
8. Контроль исполнения документов
8.1. Контроль исполнения документов устанавливается в целях обеспечения их
своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и
исполнительской дисциплины.
Контролю подлежат зарегистрированные документы: входящие – требующие ответа или
исполнения, внутренние - требующие исполнения.
Контролю также могут подлежать исходящие документы, при необходимости
проконтролировать получение ответа на документ, и поручения руководства, отданные в устной
форме.
8.2. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную
проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, учет и анализ хода и результатов
исполнения документов, информирование руководства НГУ о ходе исполнения документов и о
результатах анализа исполнительской дисциплины.
25
8.3. Постановка на контроль, предварительная проверка и регулирование хода исполнения
документа осуществляются:
а) входящих документов, не подлежащих рассмотрению руководством – работником ОТДиК;
б) входящих документов, подлежащих рассмотрению руководством – работником ОТДиК на
основании резолюции руководителя, рассмотревшего документы;
в) внутренних документов:
- приказы; распоряжения ректора и проректоров – работником ОТДиК (постановка на
контроль), лицом, на которое контроль исполнения документа возложен в самом документе
(контроль исполнения и передача информации об исполнении работнику ОТДиК),
- решения, внесенные в протоколы заседаний коллегиальных органов – секретарями этих
коллегиальных органов (постановка на контроль), лицами, на которых контроль
исполнения поручений, содержащихся в документе, возложен в самом документе (контроль
исполнения и передача информации об исполнении секретарю),
- распоряжения руководителя подразделения – лицом, ответственным за делопроизводство в
структурном подразделении.
Контроль исполнения поручений руководителей (ректора, проректоров), отданных в устной
форме, осуществляют секретари (ректора, проректоров) по указанию этих руководителей.
8.4. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится
отметка о контроле (см. п. 5.4.4 настоящей Инструкции). Отметка проставляется лицом,
осуществляющим постановку документа на контроль.
При постановке на контроль решений, вынесенных коллегиальными органами, отметка о
контроле на протоколе заседания коллегиального органа не делается.
8.5. Контроль за исполнением документов ведется на контрольных (регистрационных)
карточках, заполняемых при постановке документов на контроль (Приложение 17). Карточки
заполняются лицами, осуществляющими постановку документа на контроль. Контроль
исполнения устных поручений руководителя также ведется на контрольных карточках.
Контрольные карточки группируются в контрольной картотеке по срокам исполнения.
Предварительный контроль и проверка хода исполнения документа (поручения)
осуществляются до истечения срока исполнения документа. Данные о ходе исполнения
документов, полученные посредством телефонного запроса или иным способом, фиксируются в
графе «Контрольные отметки» контрольной карточки.
При незначительном количестве документов, требующих контроля исполнения,
допускается ведение контроля в журналах регистрации соответствующих документов.
8.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического
выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и
сообщения результатов заинтересованным сторонам и лицам.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное его
исполнение не являются основанием для признания документа исполненным.
Документ снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. Основанием для
снятия с контроля документов, контролируемых по поручению руководства НГУ, как правило,
является документ-ответ, подписанный ректором или проректором НГУ.
Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.
На исполненном документе проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело» (см.п.5.4.6 настоящей Инструкции).
8.7. Лица, осуществляющие постановку на контроль документов, решений коллегиальных
органов и устных поручений руководителей готовят аналитические отчеты о состоянии
исполнительской дисциплины в НГУ:
об исполнении документов – по запросу руководства НГУ,
об исполнении решений коллегиальных органов – к очередному заседанию
соответствующего органа,
об исполнении устных поручений руководства – по запросу руководства.
26
9. Тиражирование документов
9.1. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности
НГУ.
9.2. Тиражирование документов производится на множительных аппаратах, имеющихся в
распоряжении структурных подразделениях НГУ, либо в Редакционно - издательском центре
НГУ.
9.3. Редакционно – издательский центр НГУ осуществляет тиражирование документов в
соответствии с установленным порядком.
Порядок тиражирования документов в структурном подразделении определяется
руководителем подразделения.
10. Учет и хранение печатей и штампов, содержащих наименование университета
10.1. НГУ, согласно Уставу, имеет печать с воспроизведением Государственного Герба
Российской Федерации (Гербовая печать), печати и штампы структурных подразделений
университета.
10.2. Число Гербовых печатей НГУ, необходимое для организации делопроизводства,
определяется ректором. Порядок ввода и использования Гербовых печатей устанавливается
приказом или распоряжением ректора.
Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации на печатях структурных
подразделений не допускается.
10.3. Печати и штампы структурных подразделений, применяемые для оформления
исходящих и внутренних документов, заверения копий документов, в обязательном порядке
должны содержать наименование университета в соответствии с Уставом НГУ и наименование
структурного подразделения в соответствии с Положением о его деятельности.
Структурные подразделения для фиксации учетных, контрольных и иных отметок,
необходимых для осуществления их деятельности, вправе иметь штампы не содержащие
наименований университета и структурного подразделения.
10.4. Учет печатей и штампов, содержащих наименование университета, осуществляется в
Первом отделе в журнале установленной формы.
Учет штампов, применяемых для учетных, контрольных и иных отметок, ведется в
структурных подразделениях в порядке, установленном руководителем структурного
подразделения.
10.5. Печати и штампы, содержащие наименование университета, должны храниться в
сейфах или металлических шкафах у руководителей подразделений или лиц, ответственных за
делопроизводство.
Места хранения Гербовых печатей НГУ устанавливается приказом или распоряжением
ректора.
10.6. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.
Гербовая печать НГУ ставится на документы, подписанные или утвержденные ректором
или проректорами НГУ, а также на другие документы согласно перечням, утвержденным
приказом или распоряжением ректора
На письма за подписью ректора или проректоров НГУ, оформленные на бланке НГУ, за
исключением гарантийных писем, гербовая печать не ставится.
Печать структурного подразделения ставится на документы, подписанные или
утвержденные руководством этого подразделения; копии и выписки из документов, находящихся
в распоряжении этого структурного подразделения; справки, выданные подразделением.
На справки, копии и выписки из документов, оформленные в структурном подразделении
от лица НГУ и подписанные ректором (проректором), ставится Гербовая печать.
10.7. Заказы на изготовление печатей и штампов, содержащих наименование университета,
согласовываются с Организационным управлением.
27
10.8. При изменении наименований университета или структурных подразделений печати и
штампы, содержащие эти наименования, сдаются лицами, ответственными за их хранение, в
Первый отдел для дальнейшего списания и уничтожения.
11. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов
работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и
оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Отдел архивной документации НГУ в
соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по
архивному делу.
11.1. Составление номенклатуры дел
11.1.1. Номенклатура дел в НГУ предназначена для организации группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является
основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также
для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом НГУ,
Положениями о структурных подразделениях НГУ, штатным расписанием НГУ, Перечнем
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения (утв. Госархивом
СССР 15.08.1988г.), Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел
высшего учебного заведения (утв. Минобразованием РФ 11.05.1999г.).
11.1.3. В НГУ составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение
18) и сводная номенклатура дел НГУ (Приложение 19).
11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения не позднее 15 ноября текущего года
составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с ОАД,
подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в ОАД.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить её в ОАД.
11.1.5. Сводная номенклатура дел НГУ составляется работниками ОАД на основе
номенклатур дел структурных подразделений, ежегодно уточняется и вводится в действие с 1
января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел НГУ визируется начальником ОАД, согласовывается с
Экспертной комиссией (ЭК) НГУ, Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного
архива Новосибирской области и утверждается ректором НГУ. Согласование номенклатуры дел с
ЭПК при условии отсутствия изменений в структуре НГУ производится не реже одного раза в 5
лет.
Сводная номенклатура дел НГУ печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный
экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел
ОАД. Второй и третий экземпляры используются, соответственно, ОТДиК и ведущим
документоведом ПО. Четвертый – передается в Госархив Новосибирской области.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения НГУ получают
выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.
Если в течение года в НГУ возникают новые документируемые участки работы, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе
номенклатуры оставляются дополнительные номера.
11.1.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел НГУ являются названия
структурных подразделений. Последовательность расположения разделов должно соответствовать
утвержденной структуре НГУ.
11.1.7. В сводную номенклатуру дел НГУ включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы НГУ.
28
11.1.8. Графы сводной номенклатуры дел НГУ и номенклатуры дел структурного
подразделения заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого подразделения, включенного в номенклатуру.
Индекс дела состоит из установленного в НГУ цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного
подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 –
обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре
этого структурного подразделения.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в
пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов,
составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационнораспорядительную документацию, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые,
отчетные документы, переписку и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав
документов дела.
Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные
материалы», «общая переписка» и т.д.).
Заголовок дела, как правило, состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов
(протоколы, приказы и т.д.); название организации, структурного подразделения или
коллегиального органа (автор документа); краткое содержание документов дела; название
местности с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся
документы дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она
ведется.
В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, в качестве
вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются
основные разновидности документов, которые должны быть сформированы в деле (планы, списки,
доклады и т.п.).
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период
(квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Графа 3 заполняется по окончании календарного года, а кафедрами и УМО факультетов
УМУ – по окончании учебного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения (утв. Госархивом СССР 15.08.1988г.).
а при отсутствии сроков хранения в вышеуказанном перечне – указывается срок хранения,
согласованный с Экспертной комиссией НГУ.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении
сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, о выделении
дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую
организацию для продолжения и другие.
11.2. Формирование дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.2.1. Дела в НГУ формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.
Формирование дел осуществляется, как правило, лицами, ответственными за делопроизводство.
29
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель
структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в НГУ
осуществляются ОТДиК и лицами, ответственными за ведение дел в структурных подразделениях.
11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года (для
кафедр и УМО факультетов, УМУ –учебного года) за исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны
помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело, как
правило, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.
11.2.3. Распорядительные документы группируются в дело по видам (приказы,
распоряжения и т.д.) с относящимися к ним приложениям.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами),
являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они
утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют по видам документов
(положения, инструкции и т.д.) в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному
составу.
Протоколы в деле располагаются по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные
в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от
проектов.
Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все
документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений,
заявлений, и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется за календарный год, документ–ответ помещается за документомзапросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем
году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.2.4. Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопроснологической последовательности или их сочетании.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
11.3. Оформление дел
11.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление
дел проводится, как правило, сотрудниками структурного подразделения, осуществляющими
формирование дела, при методической помощи лиц, ответственных за ведение делопроизводства в
структурном подразделении и под контролем ОАД.
11.3.2. При заведении дела оформляются следующие реквизиты обложки дела:
наименование НГУ, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата
дела (дата начала дела) (Приложение 20).
Реквизиты оформляются следующим образом. Наименование НГУ указывается в
соответствии с Уставом НГУ, в именительном падеже, с указанием официально принятого
сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования.
Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной
структурой НГУ. Индекс и заголовок дела указываются в соответствии с номенклатурой дел НГУ.
При заполнении реквизита «Дата дела» указывается год заведения дела. Датой заведения дела,
содержащего распорядительные документы, может являться дата самого раннего документа,
включенного в дело.
На корешке обложки дела указывается индекс и заголовок дела по номенклатуре.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования
Госархива России, в который будут передаваться дела.
30
11.3.3. По завершении года в зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: окончательное оформление
реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела
(Приложение 21), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела
(Приложение 22), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела, подшивку или
переплет дела.
11.3.4. При окончательном оформлении обложки дела указываются реквизиты: дата дела
(дата окончания дела), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты оформляются следующим образом. Дата дела указывается в случае, когда
конечной датой дела является дата самого позднего документа, включенного в дело. Количество
листов в деле проставляется в соответствии с листом-заверителем. Срок хранения дела
указывается в соответствии с номенклатурой дел НГУ, на делах постоянного хранения пишется
«Хранить постоянно». Архивный шифр дела указывается работником ОАД.
11.3.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,
включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются.
Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом
верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом
верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в
общем порядке.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или
части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы,
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом
верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным
номером каждое вложение в конверт.
11.3.6. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела
(Приложение 21), который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью
указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи,
должности и даты составления.
11.3.7. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо
ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дел.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение
22), подписывается составителем с расшифровкой подписи, должности и даты составления. Если
дело уже переплетено и подшито, то опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне
лицевой обложки дела.
11.3.8. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию
подшитых документов в заголовок вносятся изменения и дополнения.
11.3.9. Документы, составляющие дело, подшиваются или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке
(переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
11.4. Организация оперативного хранения документов
11.4.1. С момента заведения и до передачи в ОАД дела хранятся по месту их формирования.
31
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство,
обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
11.4.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для них
помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов, дела должны располагаться в
соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на
внутренней стороне шкафа.
11.4.3. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя
подразделения. Выдача дел сторонним организациям производится на основании их письменных
запросов с разрешения начальника Организационного управления. Сторонним организациям дела
выдаются по актам.
Дела выдаются на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело
должно быть возвращено на место его хранения.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела (Приложение 23). В ней указывается
структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его
возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и возврате дела.
11.4.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных
случаях и производится с разрешения руководства НГУ с оставлением в деле заверенной копии
документа и акта о причинах выдачи подлинника.
12. Порядок передачи документов на хранение в Отдел архивной документации
Хранение дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу
осуществляется Отделом архивной документации.
Подготовка документов к передаче на хранение в ОАД проводится работниками
подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, включает в себя: проведение
экспертизы ценности документов, составление описей оформленных дел и актов о выделении к
уничтожению документов и дел и осуществляется при методическом руководстве ОАД.
12.1. Экспертиза ценности документов
12.1.1. Экспертиза ценности документов НГУ проводится при составлении номенклатуры
дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке
дел к передаче на хранение.
12.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в НГУ создается
постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Функции и права ЭК НГУ, а также организация её работы определяются положением,
которое согласуется с Государственным архивом Новосибирской области и утверждается
ректором НГУ.
12.1.3. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных
подразделениях НГУ работниками, ответственными за ведение делопроизводства под
непосредственным методическим руководством сотрудников ОАД. Окончательное решение по
результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК НГУ.
12.1.4. Отбор документов для постоянного хранения производится в соответствии с
номенклатурой дел НГУ, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с
указанием сроков их хранения (утв. Госархивом СССР 15.08.1988г.) путем полистного просмотра
дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с
временными сроками хранения.
32
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками
хранения.
12.1.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (Приложения 24, 25), а
также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение 26).
12.1.6. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного
(свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в ОАД.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной
описи дел НГУ, которую готовит ОАД и по которой он сдает дела на государственное хранение.
При составлении описи дел соблюдаются следующие основные требования: заголовки дел
вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вноситься в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из
нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным
номером); порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения
номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ОАД; графы
описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку
дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок
первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи
каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на
номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной
статьей каждого последующего года); графа описи «Примечание» используется для отметок о
приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в
которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и
последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его
должности, согласовывается с ОАД и утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах, два из которых
передаются вместе с делами в ОАД, третий остается в структурном подразделении в качестве
контрольного.
12.1.7. Составление акта о выделении дел к уничтожению за соответствующий период
производится после составления описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за
этот же период. Акт о выделении дел к уничтожению составляется в 3-х экземплярах, два из
которых передаются в ОАД, третий остается в структурном подразделении.
12.1.8. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях ЭК НГУ одновременно.
Согласованные ЭК описи и акты утверждаются ректором НГУ. После чего структурное
подразделение имеют право уничтожать дела в порядке, установленном ОАД.
12.2. Передача дел в Отдел архивной документации
12.2.1. В архивохранилище Отдела архивной документации передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела передаются по описи дел
после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
12.2.2. Дела временного (до10 лет включительно) хранения передаче в ОАД, как правило,
не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении срока хранения
подлежат уничтожению в порядке, установленном ОАД. В исключительных случаях по решению
руководства НГУ дела могут быть переданы в ОАД по описям дел или номенклатурам дел.
33
12.2.3. Передача дел в ОАД осуществляется по графику, составленному и утвержденному
начальником ОАД.
12.2.4. Прием каждого дела производится работником ОАД в присутствии работника
структурного подразделения. На экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в неё,
делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и
прописью количество фактически принятых в ОАД дел, номера отсутствующих дел, подписи
работника ОАД и работника, передавшего дела.
Вместе с делами в ОАД передаются регистрационные карточки на документы или
программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении
передаваемых документов. Заголовок каждой карточки или базы данных включается в опись.
12.2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения НГУ,
работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в
период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела,
оформляет дела и передает их в ОАД независимо от сроков хранения. Передача дел
осуществляется по описи дел или по номенклатуре дел.
34
Приложение 1
к п. 4.3
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Новосибирский национальный исследовательский государственный университет» (НГУ)
(наименование структурного подразделения)
АКТ
приема – передачи при
смене ответственного
за делопроизводство
УТВЕРЖДАЮ
______________________________
___________ №______
_____________
(должность руководителя подразделения)
_____________ ________________
(подпись)
(дата)
(ф.и.о.)
(дата)
В соответствии с распоряжением _____________________________ от ___________ №___
(должность руководителя)
_______________________ передал, а ____________________________________________ принял
(ф.и.о. передающего)
(должность, ф.и.о. принимающего)
в присутствии комиссии, образованной на основании данного распоряжения, в составе
председателя ________________ и членов комиссии _______________________________________
(ф.и.о.)
документы:
№ Индекс
п/п
дела
(ф.и.о.)
Заголовок дела
Период
Колич.
Листов
Итого принято _______________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Состояние документов:____________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
____________________________________________________________________________________ .
Передал
_______________ _______________________
(подпись)
Принял
(расшифровка подписи)
_______________ _______________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
Председатель комиссии ______________ _______________________
(подпись)
Члены комиссии
(расшифровка подписи)
_______________ _______________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
_______________ _______________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
35
Приложение 2
к п. 5.2.4
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Новосибирский национальный исследовательский государственный университет»
(Новосибирский государственный университет, НГУ)
№____________
____________________
36
Приложение 3
к п. 5.2.4
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Новосибирский национальный
исследовательский государственный
университет»
(Новосибирский государственный
университет, НГУ)
_________
ул. Пирогова, д. 2, Новосибирск, 630090.
Тел. (383) 330-32-44. Факс (383) 330-32-55.
Адрес в интернете: //www.nsu.ru
E-mail: rector@nsu.ru
________________ № __________
на № _____________ от__________
37
продолжение Приложения 3
MINISTRY OF EDUCATION AND SCIENCE OF RUSSIAN FEDERATION
NOVOSIBIRSK STATE UNIVERSITY (NSU)
Russia, 630090, Novosibirsk, 2 Pirogov st. Telephone (383) 330-32-44 Fax: (383) 330-32-55
http: //www.nsu.ru; E-mail: rector@nsu.ru
№_________________
________________
38
Приложение 4
к п.5.2.4
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Новосибирский национальный
исследовательский государственный
университет»
(Новосибирский государственный
университет, НГУ)
ПРИКАЗ
________________ № _______
39
Приложение 5
к п.5.2.4
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Новосибирский национальный
исследовательский государственный
университет»
(Новосибирский государственный
университет, НГУ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________ № ______
40
Приложение 6
к п. 5.5.3.2
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Новосибирский национальный исследовательский государственный университет»
(Новосибирский государственный университет, НГУ)
ПРОТОКОЛ
заседания ________________________________________
«____»______________2009 г.
№____________
Председатель:
____________________________________
Секретарь:
____________________________________
Присутствовали:
____________________________________
(должность, И.О.Фамилия)
(должность, И.О.Фамилия)
(должность, И.О.Фамилия)
____________________________________
(должность, И.О.Фамилия)
____________________________________
(должность, И.О.Фамилия)
____________________________________
(должность, И.О.Фамилия)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. …..
2. …..
3. …..
104.
СЛУШАЛИ:
……..
ВЫСТУПИЛИ:
……..
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1…..
1.2……
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
3. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель
_______________
(подпись)
Секретарь
______________________
(расшифровка подписи)
_______________
(подпись)
______________________
(расшифровка подписи
41
Приложение 7
к п. 6.2.4.
Перечень нерегистрируемой корреспонденции
1. Периодические печатные издания (книги, газеты, журналы, брошюры и т.п.)
2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний, конференций и т.п.
3. Материалы и документы, присылаемые для сведения
4. Поздравительные письма, телеграммы и открытки, пригласительные билеты
5. Бухгалтерские документы
6. Формы бухгалтерской, статистической и другой отчетности
42
Приложение 8
к п. 6.2.4
Форма журнала регистрации входящих документов
индекс
дата
поступивший документ
документа поступления корреспондент индекс дата
заголовок к тексту
1
2
3
4
5
6
Порядок заполнения:
номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации;
графа 1 дата дня поступления документа;
графа 2 наименование организации, структурного подразделения или должностного
графа 3 -
резолюция
автор дата содержание
7
8
9
отметка об
исполнитель
исполнении
10
11
лица – автора документа; при обращении граждан -
ФИО и адрес;
регистрационный номер, присвоенный документу организацией – автором документа;
графа 4 дата, присвоенная документу организацией – автором документа;
графа 5 заголовок к тексту документа, при его отсутствии – аннотация, содержащая ключевые слова;
графа 6 ФИО и (или) должность должностного лица – автора резолюции;
графа 7 дата подписания резолюции автором;
графа 8 содержание поручения в резолюции, в том числе срок исполнения и отметка о контроле; при постановке на контроль документа, не
графа 9 требующего предварительного рассмотрения руководством, - срок исполнения и отметка о контроле
ФИО лица назначенного в резолюции ответственным исполнителем; по документам, не требующим рассмотрения руководством графа 10 -
наименование подразделения, в которое направлен документ;
графа 11 - регистрационный номер и дата созданного исполнителем ответного документа, или краткая запись решения вопроса по существу;
индекс дела, в которое помещен исполненный документ.
Приложение 9
к п. 6.2.8
Форма журнала учета телефонограмм
ТЕЛЕФОНОГРАММА №_________, ________________, _________________
(дата)
(время приема)
Наименование организации: ____________________________________________________
Кто передал: __________________________________________________________________
(должность, ФИО)
От кого:______________________________________________________________________
(должность, ФИО)
Текст телефонограммы:_________________________________________________________
Кто принял: __________________________________________________________________
(должность, ФИО)
Отметка о доставке:
1. ___________________________________________________________________________
(должность)
(ФИО)
(подпись)
(время доставки)
2. ___________________________________________________________________________
(должность)
(ФИО)
(подпись)
(время доставки)
3. ___________________________________________________________________________
(должность)
(ФИО)
(подпись)
(время доставки)
Приложение 10
к п.6.2.9
Форма журнала учета поступивших факсограмм
№
п/п
получена
дата
корреспондент
заголовок к тексту
время
кол-во
листов
передана
подразделение
Форма журнала учета отправленных факсограмм
№
п/п
поступила
дата
корреспондент
время
заголовок к тексту
кол-во
листов
подразделениеотправитель
передана
дата
время
дата
время
Приложение 11
к п. 6.3.4
Форма журнала регистрации исходящих документов
индекс
дата
документа регистрации
1
2
корреспондент
3
исходящий документ
заголовок к тексту
4
автор
исполнитель
5
6
Порядок заполнения:
графа 1 - номер, присваиваемый исходящему документу в соответствии с п. 7.1.6 Инструкции по делопроизводству в НГУ;
дата дня поступления исходящего документа на
графа 2 - регистрацию;
графа 3 - наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента;
заголовок к тексту документа, при его отсутствии – аннотация, содержащая ключевые
графа 4 - слова;
графа 5 - по документам, подписанным ректором или проректорами, указывается должность лица, подписавшего документ; по
документам, подписанным руководителями структурных подразделений – наименование подразделения;
графа 6 - ФИО исполнителя документа из реквизита «Исполнитель документа».
46
Приложение 12
к п. 6.3.5
Порядок написания адресов на почтовых отправлениях
(выдержки из Правил оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением
Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221)
На почтовых отправлениях отправителем указываются точные адреса отправителя и
адресата.
Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки
в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и
арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при
условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес
отправителя – в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не
должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина –
фамилия, имя, отчество;
б) название улицы, номер дома, номер квартиры;
в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
г) название района;
д) название республики, края, области, автономного округа (области);
е) название страны (для международных почтовых отправлений);
ж) почтовый индекс.
47
Приложение 13
к п. 6.4.3
Форма журнала регистрации внутренних документов
(для регистрации организационных документов – положений, инструкций и т.п.)
индекс
дата
документа рег-ции
1
2
наименование документа
кем утвержден
дата отмены
3
4
5
Порядок заполнения:
По каждому виду внутренних документов ведется отдельный журнал, в наименовании журнала вместо слов «внутренних
документов» подставляется наименование вида документа в родительном падеже - инструкций, положений.
В структурном подразделении при небольшом количестве документов допускается регистрация в одном журнале
нескольких видов документов. В этом случае все наименования видов документов вносятся в наименование журнала.
Графа 1 - номер, присваиваемый внутреннему документу в соответствии с п. 7.1.7-7.1.8 Инструкции по делопроизводству в НГУ;
графа 2 - дата дня поступления внутреннего документа на регистрацию;
графа 3 - наименование документа без сокращений
графа 4 - должность или наименование органа, утвердившего документ.
48
Продолжение приложения 13
Форма журнала регистрации внутренних документов
(для регистрации распорядительных документов – приказов, распоряжений, докладных и служебных записок)
индекс
дата
заголовок к тексту
документа регистрации
1
2
3
кому направлен
(исполнитель)
срок
исполнения
отметка об
исполнении
примечание
4
5
6
7
Порядок заполнения:
По каждому виду внутренних документов ведется отдельный журнал, в наименовании журнала вместо слов «внутренних
документов» подставляется наименование вида документа в родительном падеже - приказов, распоряжений и т.п.
В структурном подразделении при небольшом количестве документов допускается регистрация в одном журнале
нескольких видов документов. В этом случае все наименования видов документов вносятся в наименование журнала.
Графа 1 - номер, присваиваемый внутреннему документу в соответствии с п. 7.1.7-7.1.8 Инструкции по делопроизводству в НГУ;
графа 2 - дата дня поступления внутреннего документа на регистрацию;
графа 3 - заголовок к тексту документа, при его отсутствии – аннотация, содержащая ключевые слова;
графа 4 - наименования должностных лиц и подразделений, которым направлен документ или указание на список
рассылки, прилагаемый к документу; ФИО исполнителя или лица, на которого возложен контроль за исполнением документа;
графа 5 - срок исполнения, указанный в документе;
графа 6 - регистрационный номер и дата созданного исполнителем документа или краткая запись решения вопроса по существу;
Графы 5, 6, 7 не заполняются при регистрации докладных и служебных записок.
49
Приложение 14
к п. 7.1.4
Перечень индексов структурных подразделений НГУ
индекс
(цифровой
код)
Наименование структурного подразделения
Административно-управленческие подразделения
101
101.1
101.2
101.3
101.4
101.5
101.6
101.7
101.8
102
103
103.1
103.2
103.3
104
104.1
104.2
104.3
104.4
104.5
105
106
107
108
108.1
108.2
109
109.1
109.2
109.2.1
109.2.2
109.2.3
109.2.4
111
112
Ректорат
ректор
проректор по учебной работе
проректор по научной работе
проректор по дополнительному профессиональному образованию
проректор по информатизации
проректор по общим вопросам
проректор по материально-техническому развитию
главный инженер
Второй отдел
Организационное управление
Отдел архивной документации
Отдел текущей документации и корреспонденции
Протокольный отдел
Отдел международных связей НГУ
Корейский центр ОМС НГУ
Ресурсный центр ОМС НГУ
Французский центр ОМС НГУ
Центр оценки иностранных документов об образовании
Класс Конфуция ОМС НГУ
Отдел по связям с общественностью
Первый отдел
Управление кадров
Управление охраны труда, техники безопасности, гражданской обороны
и чрезвычайных ситуаций
Отдел гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций
Отдел охраны труда, техники безопасности и радиационной безопасности
Центр планирования, финансирования и бюджетного учета
Планово-финансовое управление
Управление бюджетного учёта
Отдел по учету нефинансовых активов
Отдел по расчётам заработной платы и стипендий УБУ
Отдел по учёту платных услуг и налоговому учету
Отдел по учету финансовых активов
Юридическое управление
Управление планирования и размещения заказов
50
Учебные подразделения
201
202
203
Высший колледж информатики НГУ
Институт переподготовки и повышения квалификации
Лаборатория инновационных образовательных технологий
205
205.1
206
207-210
Общеуниверситетcкие кафедры
Кафедра устойчивого развития, науки об окружающей среде и
социальным проблемам
Общеуниверситетская кафедра физического воспитания
Спортивный отдел
Цикл "Гражданская оборона"
(резервные номера для подгруппы "общеуниверситетские кафедры")
211
212
212.1
212.2
212.3
212.4
212.5
212.6
212.7
Специализированный учебно-научный центр НГУ
Учебно-методическое управление
Диспетчерский отдел УМУ
Отдел довузовской подготовки УМУ
Отдел магистерской подготовки УМУ
Отдел по работе с абитуриентами УМУ
Отдел технического сопровождения учебного процесса
Учебно-методический отдел УМУ
Отдел качества
204
213
213.1
213.2
213.3
213.4
213.5
213.6
213.7
213.8
213.9-213.13
213.14
213.15
213.16
213.18
214
214.1
214.2
Факультеты
Геолого-геофизический факультет
Учебно-методический отдел геолого-геофизического факультета
Кафедры ГГФ
Кафедра геологии месторождений нефти и газа ГГФ
Кафедра геологии рудных месторождений ГГФ
Кафедра геомеханики ГГФ
Кафедра геофизики ГГФ
Кафедра исторической геологии и палеонтологии ГГФ
Кафедра минералогии и петрографии ГГФ
Кафедра общей и региональной геологии ГГФ
(резервные номера для подгруппы «Кафедры ГГФ»)
Геологический музей (Музей ГГФ)
Кабинет компьютерного обучения по геофизическим дисциплинам
Лаборатория обработки каменного материала ГГФ
Полигон в п. Шира ГГФ
Гуманитарный факультет
Учебно-методический отдел гуманитарного факультета
Кафедры ГФ
Кафедра археологии и этнографии ГФ
51
214.3
214.3.1
214.4
214.5
214.6
214.7
214.8
214.9
214.10
214.11
214.12
214.13-214.17
214.18
214.19
214.20
215
215.1
215.2
215.3
215.4
215.5
215.5.1
215.6
215.7-215.17
215.18
215.19
216
216.1
216.2
216.3
216.4
216.5
216.6
216.7
216.8
216.9
216.10
216.11
Кафедра востоковедения ГФ
Образовательное хозрасчётное подразделение «Ориент-центр» при кафедре
востоковедения ГФ
Кафедра всеобщей истории ГФ
Кафедра древних литератур и литературного источниковедения ГФ
Кафедра древних языков ГФ
Кафедра истории культуры ГФ
Кафедра истории России ГФ
Кафедра литературы XIX-XX вв. ГФ
Кафедра общего и русского языкознания ГФ
Кафедра отечественной истории ГФ
Кафедра языков и фольклора народов Сибири ГФ
(резервные номера подгруппы «Кафедры ГФ»)
Гуманитарная школа при гуманитарном факультете НГУ
Заочная гуманитарная школа при ГФ
Кабинет компьютерной поддержки учебных и научно-исследовательских
работ ГФ
Медицинский факультет
Учебно-методический отдел медицинского факультета
Кафедры МФ
Кафедра акушерства и гинекологии МедФ
Кафедра внутренних болезней МедФ
Кафедра клинической биохимии МедФ
Кафедра фундаментальной медицины МедФ
Лаборатория фундаментальной медицины
Кафедра хирургических болезней МедФ
(резервные номера подгруппы «Кафедры МФ»)
Отделение второго высшего образования МедФ
Центр постдипломного медицинского образования
Механико-математический факультет
Учебно-методический отдел механико-математического факультета
Кафедры ММФ
Кафедра алгебры и математической логики ММФ
Кафедра высшей математики ММФ
Кафедра вычислительной математики ММФ
Кафедра вычислительных систем ММФ
Кафедра геометрии и топологии ММФ
Кафедра гидродинамики ММФ
Кафедра дискретной математики и информатики ММФ и СУНЦ
Кафедра дифференциальных уравнений ММФ
Кафедра математических методов геофизики ММФ
Кафедра математического анализа ММФ
52
216.12
216.13
216.14
216.15
216.16
216.17
216.18
216.19
216.20
Кафедра математического моделирования ММФ
Кафедра математической экономики ММФ
Кафедра механики деформируемого твёрдого тела ММФ
Кафедра прикладной математики ММФ
Кафедра программирования ММФ
Кафедра теоретической кибернетики ММФ
Кафедра теоретической механики ММФ
Кафедра теории вероятностей и математической статистики ММФ
Кафедра теории функций ММФ
217
217.1
Факультет естественных наук
Учебно-методический отдел факультета естественных наук
Кафедры ФЕН
Кафедра аналитической химии ФЕН
Лаборатория аналитической химии ФЕН
Учебно-методический цент Хроматография» ФЕН
Кафедра информационной биологии ФЕН
Кафедра катализа и адсорбции ФЕН
Кафедра молекулярной биологии ФЕН
Лаборатория микробиологии ФЕН
Лаборатории молекулярной биологии ФЕН
Кафедра неорганической химии ФЕН
Кафедра общей биологии и экологии ФЕН
Лаборатория общей биологии ФЕН
Кафедра общей химии ФЕН
Лаборатория общей химии ФЕН
Кафедра органической химии ФЕН
Лаборатория биотехнологии ФЕН
Лаборатория органической химии ФЕН
Кафедра физиологии ФЕН
Лаборатория физиологии ФЕН
Кафедра физической химии ФЕН
Лаборатория физической химии ФЕН
Кафедра химии окружающей среды ФЕН
Лаборатория химии окружающей среды ФЕН
Кафедра химии твёрдого тела ФЕН
Кафедра цитологии и генетики ФЕН
Лаборатория цитологии и генетики ФЕН
(резервные номера подгруппы «Кафедры ФЕН»)
Полигон в с.Черга ФЕН
217.2
217.2.1
217.2.2
217.3
217.4
217.5
217.5.1
217.5.2
217.6
217.7
217.7.1
217.8
217.8.1
217.9
217.9.1
217.9.2
217.10
217.10.1
217.11
217.11.1
217.12
217.12.1
217.13
217.14
217.14.1
217.15-217.19
217.20
218
218.1
Факультет журналистики
Учебно-методический отдел факультета журналистики
Кафедры ФЖ
53
218.2
218.3
218.4
218.5-218.15
218.16
Кафедра массовых коммуникаций ЖФ
Кафедра семиотики и дискурсного анализа ФЖ
Кафедра теории и истории журналистики ЖФ
(резервные номера подгруппы «Кафедры ФЖ»)
Учебный центр практической журналистики ЖФ
219
219.1
Факультет информационных технологий
Учебно-методический отдел факультета информационных технологий
Кафедры ФИТ
Кафедра дискретного анализа и исследования операций ФИТ
Кафедра информационно-измерительных систем ФИТ
Кафедра компьютерных систем ФИТ
Кафедра математики ФИТ
Кафедра общей информатики ФИТ
Кафедра параллельных вычислений ФИТ
Кафедра систем информатики ФИТ
(резервные номера подгруппы «Кафедры ФИТ»)
Отделение прикладной информатики ФИТ
Учебно-научный центр факультета информационных технологий
Отдел компьютерной техники ФИТ
Экспериментальная лаборатория ФИТ
219.2
219.3
219.4
219.5
219.6
219.7
219.8
219.9-219.13
219.14
219.15
219.15.1
219.15.2
220
220.1
220.2
220.3
220.4
220.5
220.6
220.7-220.11
220.12
220.13
220.14
220.15
220.16
221
221.1
221.2
221.3
221.4
221.5-221.9
Факультет иностранных языков
Учебно-методический отдел факультета иностранных языков
Кафедры ФИЯ
Кафедра английского языка ФИЯ
Кафедра английской филологии ФИЯ
Кафедра истории и типологии языков и культур ФИЯ
Кафедра немецкого языка ФИЯ
Кафедра французского языка ФИЯ
(резервные номера подгруппы «Кафедры ФИЯ»)
Кабинет иностранных языков ФИЯ
Отделение дополнительного образования и повышения квалификации
Центр международных учебных программ ФИЯ НГУ
Центр немецкого языка ФИЯ
Центр непрерывного образования ФИЯ
Факультет психологии
Учебно-методический отдел факультета психологии
Кафедры ФП
Кафедра клинической психологии ФП
Кафедра психологии личности ФП
Кафедра сравнительной психологии ФП
(резервные номера подгруппы «Кафедры ФП»)
54
221.10
Учебно-научный центр психологии НГУ
222
222.1
Физический факультет
Учебно-методический отдел физического факультета
Кафедры ФФ
Кафедра автоматизации физико-технических исследований
Лаборатория информатики кафедры АФТИ ФФ
Кафедра аэрофизики и газовой динамики ФФ
Кафедра биомедицинской физики ФФ
Кафедра высшей математики ФФ
Кафедра квантовой оптики ФФ
Кафедра квантовой электроники ФФ
Кафедра общей физики ФФ
Обсерватория – полигон в п. Ключи ФФ
Отдел учебно-лабораторных практикумов ФФ
Межфакультетская группа перспективных разработок ФФ
Межфакультетская лаборатория атомной физики и спектроскопии ФФ
Межфакультетская лаборатория демонстрационного и компьютерного
сопровождения ФФ
Межфакультетская лаборатория методов измерений и молекулярной физики
ФФ
Межфакультетская лаборатория физической оптики ФФ
Межфакультетская лаборатория электричества, магнетизма и СВЧ ФФ
Учебный астрофизический автоматизированный комплекс ФФ
Кафедра радиофизики ФФ
Лаборатория радиофизики ФФ
Кафедра теоретической физики ФФ
Кафедра физики неравновесных процессов ФФ
Кафедра физики низких температур ФФ
Кафедра физики плазмы ФФ
Кафедра физики полупроводников ФФ
Кафедра физики сплошных сред ФФ
Кафедра физики ускорителей ФФ
Кафедра физики ФФ и СУНЦ
Кафедра физики элементарных частиц ФФ
Кафедра физико-технической информатики ФФ
Лаборатория физико-технической информатики ФФ
Кафедра химической и биологической физики ФФ
Кафедра физических методов исследования твердого тела ФФ
(резервные номера подгруппы «Кафедры ФФ»)
222.2
222.2.1
222.3
222.4
222.5
222.6
222.7
222.8
222.8.1
222.8.2
222.8.2.1
222.8.2.2
222.8.2.3
222.8.2.4
222.8.2.5
222.8.2.6
222.8.3
222.9
222.9.1
222.10
222.11
222.12
222.13
222.14
222.15
222.16
222.17
222.18
222.19
222.19.1
222.20
222.21
222.22-222.25
223
223.1
223.2
Философский факультет
Учебно-методический отдел философского факультета
Кафедры ФилФ
Кафедра гносеологии и истории философии ФилФ
55
223.3
223.4
223.5-223.9
223.10
Кафедра логики и методологии науки ФилФ
Кафедра философии ФилФ
(резервные номера подгруппы «Кафедры ФилФ»)
Кабинет компьют.средств поддержки ФилФ
224
224.1
Экономический факультет
Учебно-методический отдел экономического факультета
Кафедры ЭФ
Кафедра «Финансы и кредит» ЭФ
Кафедра «Экономическая теория» ЭФ
Кафедра менеджмента ЭФ
Кафедра моделирования и управления промышленным производством
Кафедра общего экономического образования ЭФ
Кафедра общей социологии ЭФ
Кафедра политической экономии ЭФ
Кафедра правоведения ЭФ
Кафедра применения математических методов в экономике и планировании
Кафедра экономического управления ЭФ
(резервные номера подгруппы «Кафедры ЭФ»)
Заочная экономическая школа ЭФ
Кабинет экономических знаний ЭФ
Отделение дополнительного профессионального образования
Отделение профессионального образования «Менеджмент»
Отделение экономики и управления ЭФ
224.2
224.3
224.4
224.5
224.6
224.7
224.8
224.9
224.10
224.11
224.12-224.16
224.17
224.18
224.19
224.20
224.21
225.2
225.3
225.4
225.5
225.5.1
225.6-225.10
225.11
Юридический факультет
Учебно-методический отдел юридического факультета
Кафедры ЮФ
Кафедра гражданского права и процесса ЮФ
Кафедра международного права ЮФ
Кафедра теории и истории государства и права, конституционного права
Кафедра уголовного права и процесса и криминалистики
Криминалистическая лаборатория ЮФ
(резервные номера подгруппы «Кафедры ЮФ»)
Криминалистический центр ЮФ
226-230
231
232
(резервные номера для подгруппы «факультеты»)
Центр дополнительного образования НГУ
Центр европейского образования (ЦЕО) НГУ
225
225.1
Научные подразделения
301
301.1
301.1.1
Научно-исследовательская часть
Институт дискретной математики и информатики НИЧ
Лаборатория высокопроизводительных вычислений ИДМИ НИЧ
56
301.1.2
301.1.3
301.1.4
301.1.5
301.2
301.3
301.4
301.6
301.7
301.9
301.10
301.12
301.13
301.13.1
301.14
301.15
301.16
301.17
301.18
301.19
301.20
301.22
301.23
301.24
301.25
301.26
301.26.1
301.26.2
301.26.3
301.27
301.28
301.29
301.30
302
303
304
Лаборатория дискретной математики ИДМИ НИЧ
Лаборатория проблем информатики ИДМИ НИЧ
Лаборатория сетевых технологий ИДМИ НИЧ
Центр математического и специализированного образования ИДМИ НИЧ
Лаборатория геологии и геофизики НИЧ
Лаборатория гуманитарных исследований НИЧ
Лаборатория лазерной физики НИЧ
Лаборатория прикладной электродинамики НИЧ
Лаборатория синтеза и применения каталитических наноматериалов
Лаборатория современных компьютерных технологий НИЧ
Лаборатория физики оптических явлений НИЧ
НОЦ «Молекулярный дизайн и экологически безопасные технологии»
Отдел атмосферных исследований НИЧ
Лаборатория космического эксперимента
Отдел организации научных исследований НИЧ
Отдел по защите интеллектуальной собственности
Отдел прикладной физики НИЧ
Отдел химии и биологии НИЧ
Ресурсный инновационный центр
Учебно-исследовательская лаборатория высокопроизводительных
вычислительных систем НГУ - Интел
Финансово-экономический отдел НИЧ
Служба качества НИЧ
Лаборатория бионанотехнологий
Лаборатория комплексных региональных исследований
Лаборатория информационных технологий
Аналитико-технологический инновационный центр «высокие технологии и
новые материалы
Научно-образовательный центр НГУ по направлению «Нанотехнологии»
Бизнес-инкубатор по нано-биомедицинским технологиям
Центр коллективного пользования приборами и оборудованием «Высокие
технологии ианалитика наносистем»
Лаборатория микробиологии и вирусологии НИЧ
Лаборатория перспективных исследований по миллиметровому и
терагерцовому излучению НИЧ
Лаборатория нелинейных волновых процессов НИЧ
Отдел лазерной физики и инновационных технологий НИЧ
Отдел науки, аспирантуры и докторантуры НГУ
Отдел научно-исследовательской работы студентов НГУ
Информационно-консультационный отдел по международным научным
и образовательным программам, фондам и грантам
Общеуниверситетские подразделения
401
402
Бассейн НГУ
Копировальный центр
57
403
404
405
406
408
409
411
412
412.1
412.1.1
412.1.2
412.2
412.2.1
412.2.2
412.3
412.3.1
412.3.2
412.4
412.2.1
412.4.2
412.5
412.6
Музей истории НГУ
Научная библиотека НГУ
Общественно-культурный центр НГУ
Отдел учебных и контрольно-измерительных приборов НГУ
Редакционно-издательский центр
Учебно-спортивный комплекс НГУ
Центр трудоустройства выпускников
Информационно-вычислительный и телекоммуникационный центр
Управление автоматизированных систем управления
Отдел систем автоматизации управления учреждением
Отдел программных разработок
Управление телекоммуникаций и высокопроизводительный вычислений
Отдел сетевых технологий и сервисов
Отдел информационных услуг
Управление технического обслуживания
Отдел технических средств
Отдел программного обеспечения
Управление электронных средств обучения
Отдел информатизации учебного процесса
Отдел систем электронного обучения и мультимедиа
Отдел визуальных информационных технологий
Отдел средств связи
Социально-хозяйственные подразделения НГУ
501
502
503
504
505
505.1
505.2
505.3
505.4
505.5
505.6
505.7
505.8
505.9
505.10
505.11
505.12
506
База отдыха "Университетская"
Комплекс бытовых услуг
Санаторий-профилакторий НГУ
Социальное управление
Управление студенческими общежитиями
Общежитие 10
Общежитие 11
Общежитие 12
Общежитие 3
Общежитие 4
Общежитие 5
Общежитие 6
Общежитие 7
Общежитие 8/1
Общежитие 8/2
Общежитие 9
Общежития
Студенческая столовая НГУ
Хозяйственно-эксплуатационные подразделения
58
601
602
603
604
605
606
607
608
609
610
Гараж
Отдел главного механика
Отдел главного энергетика
Отдел капитального строительства НГУ
Отдел материально-технического снабжения
Управление охраны
Участок капитального ремонта и текущего содержания зданий
Учебно-производственные мастерские
Сантехнический отдел
Хозяйственный отдел
59
Приложение 15
к п. 7.1.4
Классификатор видов деятельности
Индекс
1
2
3
Направление деятельности
Учет личного состава
Учет студенческого состава
Основная деятельность
60
Приложение 16
к п. 7.2.1
Места регистрации входящих, исходящих и основных внутренних документов
Структурное
подразделение
ОТДиК
Регистрируемая документация
входящая
исходящая
внутренняя
1. вся входящая почтовая Вся исходящая 1. Приказы по общим
корреспонденция за исклюпочтовая корвопросам;
чением нерегистрируемой;
респонденция.
2. Приказы по студенческо2. телефонограммы, постуму составу;
пающие на № телефона
3. Распоряжения, изданные
ОТДиК;
ректором и проректорами.
3. электронные документы,
поступающие на электронные почтовые адреса ректора и проректоров, переданные
руководством
для
регистрации.
УК
Заявления на выдачу спраСправки с места 1. Приказы по личному
вок от физических лиц.
работы.
составу;
2. Должностные инструкции
УБУ
Заявления на выдачу спраСправки о заравок от физических лиц.
ботной плате и
стипендии
ПО
1. Протоколы заседаний
Ученого совета НГУ;
2. Протоколы заседаний Ректората НГУ;
3. Положения о структурных
подразделениях;
4. Организационно-правовые
документы НГУ (положения,
правила, инструкции, порядки)
ОАД
Заявления на выдачу спраАрхивные
Номенклатура дел НГУ
вок от физических лиц.
справки
УМО
Заявления на выдачу спраСправки
об 1.Протоколы заседаний Учефакультетов
вок от физических лиц.
обучении
ных советов факультетов;
2. Распоряжения декана,
другие документы в порядке,
установленном в УИС
Заочная
Входящая почтовая корресгуманитарная понденция от физических лиц
школа
в адрес школы
Заочная
Входящая почтовая корресэкономическая понденция от физических лиц
школа
в адрес школы
Все
1. Распоряжения, изданные
структурные
руководителем структурного
подразделения,
подразделения,
в том числе
2. Докладные, служебные
выше
записки.
перечисленные
61
Приложение 17
к п. 8.5
Форма контрольной карточки
Лицевая сторона карточки
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Новосибирский национальный исследовательский государственный университет»
(Новосибирский государственный университет, НГУ)
Контрольная карточка
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент (автор):
Дата поступления
Входящий номер
Дата документа
№ документа
Заголовок к тексту (краткое содержание):
Резолюция:
Оборотная сторона карточки
Дата передачи
Исполнителю
(соисполнителю)
Исполнитель
(соисполнители)
Подпись
исполнителя
(соисполнителей)
в получении
Контрольные отметки:
62
Срок
исполнения фактического
документа
исполнения
документао
Приложение 18
к п. 11.1.3
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Новосибирский национальный
исследовательский государственный
университет»
(Новосибирский государственный
университет, НГУ)
___________________________________________
(наименование структурного подразделения)
__________________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________________ № _________
на__________________ год
Индекс
дела
1
Заголовок дела
2
Кол-во Срок хранения и №
ед. хр.
статей по перечню
3
4
(Название раздела)
(должность руководителя подразделения)
(подпись)
Примечание
5
(расшифровка подписи)
Дата
Начальник отдела архивной документации
(подпись)
Дата
63
(расшифровка подписи)
Приложение 19
к п. 11.1.3
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Новосибирский национальный
исследовательский государственный
университет»
(Новосибирский государственный
университет, НГУ)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
УТВЕРЖДАЮ
Ректор НГУ
____________ ________________
на ________________ год
(подпись)
____________ № ______
г. Новосибирск
(расшифровка подписи)
Дата___________
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
ед. хр.
Срок хранения и №
статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Начальник Организационного
управления
______________ _________________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата ________________
Виза начальника ОАД
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК НГУ
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного
учреждения
от______________ № _____
от ______________ № _____
64
Продолжение приложения 19
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в НГУ
По срокам хранения
Всего
1
2
В том числе
переходящих с отметкой ЭПК
3
4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Начальник ОАД
______________
_________________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата ______________
Итоговые сведения переданы в архив.
_____________________________________ ______________ __________________
(наименование должности передавшего сведения)
(подпись)
Дата ______________
65
(расшифровка подписи)
Приложение 20
к п. 11.3.2
Код гос. архива
Код организации
Ф. №
Оп. №
Д. №
(Наименование архивного учреждения)
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Новосибирский национальный исследовательский государственный университет» (НГУ)
(Наименование структурного подразделения)
ДЕЛО №
ТОМ №
(Заголовок дела)
(Крайние даты)
На
листах
Хранить ___________
Ф. №
Оп. №
Д. №
66
Приложение 21
к п. 11.3.3
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано
листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи
Особенности физического состояния и формирования дела
1
Номера
листов
2
________________________________
Наименование должности работника
(подпись)
Дата
67
(расшифровка подписи)
Приложение 22
к п. 11.3.3
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № _____________
№
п/п
Индекс
документа
Дата
документа
Заголовок документа
Номер
листов ед.хр.
Примечание
Итого _____________________________________________________________документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _____________________________________________
(цифрами и прописью)
_____________________________________
____________
(должность лица, составившего опись)
(подпись)
Дата ______________________
68
________________________
(расшифровка подписи)
Приложение 23
к п. 11.4.3
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Новосибирский национальный
исследовательский государственный
университет»
(Новосибирский государственный
университет, НГУ)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело
(№ и название)
Опись
(№ и название)
Фонд
(№ и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
№ п/п
1
Ф.И.О. пользователя
2
Дата выдачи
3
69
Дата возврата
4
Приложение 24
к п. 12.1.5
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Новосибирский национальный
исследовательский государственный
университет»
(Новосибирский государственный
университет, НГУ)
УТВЕРЖДАЮ
Фонд № ________________
ректор НГУ
ОПИСЬ № ______________
дел постоянного хранения
_________ _____________
за ___________________год
дата_____________
№ Индекс
п/п
дела
1
(подпись)
(ф.и.о.)
Заголовок дела
Крайние
даты
Кол-во
листов
Примечание
3
4
5
6
2
Наименование структурного подразделения
В данный раздел описи
внесено______________________________________________________ дел
с № ___________________________ по № _____________________________ , в том числе :
литерные номера:_____________________________________________________________ ,
пропущенные номера:__________________________________________________________
___________________________ ____________________ ___________________________
(должность составителя описи)
Начальник ОАД
(подпись)
(ф.и.о.)
____________________ ___________________________
(подпись)
Дата _______________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК НГУ
от_____________ №_____
70
(ф.и.о.)
Приложение 25
к п. 12.1.5
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Новосибирский национальный
исследовательский государственный
университет»
(Новосибирский государственный
университет, НГУ)
УТВЕРЖДАЮ
ректор НГУ
Фонд № ________________
ОПИСЬ № ______________
дел по личному составу
_________ _____________
за ___________________год
дата_____________
(подпись)
(ф.и.о.)
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела
Дата
дела
(тома,
части)
Срок
хранения
дела
(тома,
части)
Колво
листо
в
в деле
(томе,
части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
В данный раздел описи
внесено___________________________________________________________________ дел
с № ____________________________ по № ____________________________ , в том числе :
литерные номера:_____________________________________________________________ ,
пропущенные номера:__________________________________________________________
_____________________________ ___________________ __________________________
(должность составителя описи)
Начальник УК
(подпись)
(ф.и.о.)
____________________ _________________________
(подпись)
Дата _______________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК НГУ
от_____________ №_____
71
(ф.и.о.)
Приложение 26
к п. 12.1.5
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Новосибирский национальный
исследовательский государственный
университет» (НГУ)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
№
Ректор НГУ
г. Новосибирск
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
На основании
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы фонда №
(название фонда)
№
п/п
1
Заголовок дела
или групповой
заголовок
документов
2
Крайние
даты
Номера
описей
3
4
Индекс дела по Кол-во
Сроки
Примечание
номенклатуре или ед. хр.
хранения и
№ дела по описи
номера статей
по перечню
5
6
7
8
Итого
ед. хр. за
годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за
с ЭПК
годы утверждены, по личному составу согласованы
(наименование архивного учреждения)
(протокол от
№
)
____________________________________
(должность лица, проводившего экспертизу
(подпись)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК НГУ
от
№
72
(расшифровка подписи)
Продолжение приложения 26
Документы в количестве
ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом
кг сданы в
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от
№
___________________________________
(должность работника, сдавшего документа)
(подпись)
(расшифровка подписи)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
____________________________________
(должность работника ОАД, внесшего изменения)
Дата
73