Алгоритм плана подготовки мероприятий

Алгоритм плана подготовки мероприятий
1.
«Рождение» идеи мероприятия или получение заказа.
Этот этап подготовки мероприятия связан либо с конкретным заказом, либо с памятной датой
календаря.
2.
Определение объема и стоимости работ.
При обсуждении вопроса был предложен проект сметы на проведение мероприятия.
3.
Формирование команды.
Для проведения концертной программы должен быть организован коллектив, состоящий из
исполнителей и руководителя проекта.
4.
Закрепление за каждым членом команды определенного направления работы и ее
объема.
Этот этап подготовки связан с разведением исполнительских и административных ролей и
закреплением за каждым членом команды определенного направления работы.
5.
Поиск творческого материала (в том числе подбор видео ряда).
Согласно творческим возможностям исполнителей составляется программа концерта.
6.
Материально-техническое обеспечение мероприятия.
Для организации мероприятия составляется смета, в которую включаются приобретение
необходимых материалов и оборудования.
7.
Подготовка и размножение рекламно-информационного материала.
Для успешного проведения мероприятия необходимо разработать проект афиши, пригласительного
билета, программки.
8.
Организация репетиционного процесса.
Репетиционный процесс определяется уровнем подготовки номеров и участников мероприятия
(артистов), сложностью сценария (для ведущих и участников театрализации)
Формы репетиций:
– индивидуальная;
– коллективная;
- сводная;
– техническая (репетиция света, видео и звука);
– генеральная репетиция.
9.
Подготовка звукотехнического оснащения мероприятия.
Для успешного воплощения замысла мероприятия необходимо уделить внимание
звукотехническому оснащению мероприятия. На этом этапе происходит работа со звукорежиссером.
Подготавливается сценарий звукового сопровождения мероприятия.
10.
Монтаж видеоряда.
Для усиления образно-эмоционального восприятия необходимо создать тематический видеоряд.
Разрабатывается видеоматериал, подготавливается сценарийвидеоряда.
11.
Проведение рекламной компании.
Подготовленные афиши мероприятия тиражируются и расклеиваются в местах массового скопления
потенциальных зрителей. Разносятся именные пригласительные билеты особо уважаемым гостям.
12.
Организация работы группы сервиса.
Группа сервиса - важнейшая составляющая любого мероприятия: как встретим гостей, такое
впечатление о его организаторах останется у зрителей. Задачи группы сервиса на данном
мероприятии:
– раздача пригласительных билетов;
– встреча гостей;
– сопровождение до актового зала;
– административная работа в зале, в т.ч. рассаживание гостей, ответы на интересующие
вопросы, помощь;
– административная работа за кулисами и с микрофонами на сцене;
– вручение подарков, наградного материала, букетов участникам мероприятия.
13.
Обеспечение информационной поддержки мероприятия.
Для информационного освещения мероприятия необходимо пригласить сотрудников СМИ.
14.
Оценка и подведение итогов.
Для всего коллектива культурно-зрелищного мероприятия очень важно подведение итога работы.
Анализ того, что удалось, а что не очень. Особое значение имеет оценка их работы прессой и
зрителем. Ведь именно для зрителя создавалось это большое полотно культурно зрелищного
мероприятия.