проблемы в автоматизации закупочной деятельности

ПРОБЛЕМЫ В АВТОМАТИЗАЦИИ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Успанов А.Е.
Сибирский
федеральный
университет,
Институт
управления
бизнес-
процессами и экономики
Красноярск, Россия
В
наше
время
особую
актуальность
организационно-экономических
приобретают
аспектов
исследования
информатизации
предпринимательской деятельности, которые до настоящего времени изучались
фрагментарно, а также разработка и обоснование научно-методических и
практических предложений по развитию бизнес-процессов на предприятии.
Рассмотрим подробнее одно из наиболее актуальных направлений
развитие бизнес процессов – «Бизнес процесс закупок», который обеспечит
реализацию таких важных на предприятии функций как создание программного
комплекса для сбора, консолидации и обработки заявок по закупке
материальных и нематериальных ресурсов, а также создание оптимального
плана закупок, документальная поддержка (тендерная документация, договора),
согласование поставок (партии, сроки и т.д.), мониторинг поставок и т.д.
С
информационно-логистической
стороны
в
совершенствовании
деятельности предприятия, важнейшее значение имеет управление закупочной
деятельностью.
Для
эффективности
данного
управления
необходимо
бесперебойное продвижение информационных потоков, их корректность в
содержании и структуре, а также их своевременность. Можно сказать, что
успешное управление закупочной деятельностью на предприятии зависит от
наличия в соответствующих организационных ячейках и на всех уровнях
управления точной и оперативной информации.
Актуальность темы «Автоматизация бизнес покупок» растет вследствие
того, что все больше и больше становится популярным в последнее время
автоматизация процесса закупок. С точки зрения автоматизации данного
процесса важно решить такие типовые задачи:
1. Формализовать сам процесс закупок. Начиная с заявки инициатора на
покупку чего-либо и заканчивая доставкой товара до инициатора.
2. Уменьшить вероятность ошибки, которую может совершить, как и
сотрудник (оператор) отдела закупок, так и сам инициатор при заказе.
3. Получить определенный бизнес-эффект. В каждой компании эффект
будет каким-то своим, однако все сводится к двум основным вещам: либо
экономятся деньги, либо экономится время.
Для каждой конкретной компании должно быть определено свое число
уровней описания производственных процессов, которое бы позволило без
проблем анализировать процесс и составить регламентирующую документацию.
После того, как процессы описаны, можно увидеть направления, по
которым они могут быть улучшены. Даже если вы выполняете проект силами
компании, для выполнения анализа описанных процессов и выработки
направлений оптимизации не лишним будет привлечение внешних экспертов,
так как они имеют свежий взгляд на проблему и независимы в своих оценках.
Направления улучшения можно определить:
1. посредством визуального просмотра готовых схем процессов для
исключения дублирования функций и различного рода неэффективности;
2. посредством стоимостного анализа операций описанных процессов;
3. посредством анализа времени выполнения каждой из операций
описанного процесса;
4. посредством функционально-стоимостного анализа (анализ по центрам
затрат);
5. посредством анализа путей перемещения материальных финансовых и
информационных потоков между операциями процессов;
6. посредством анализа соответствия ресурсов, задействованных в
процессе, их использованию.
Необходимо
отметить,
что
улучшение
по
всем
выработанным
направлениям зачастую сразу осуществить невозможно. Большая часть
направлений оптимизации и улучшений может быть осуществлена лишь только
за счет реализации долгосрочных программ. Поэтому там, где невозможно сразу
улучшить процесс, необходимо разработать программу по улучшению и
оптимизации с указанием конкретных исполнителей и сроков выполнения.
В системе управления закупками выделяются следующие основные блоки
(модули):
1. Модуль управления закупками.
Сбор и ранжирование заявок на закупки, автоматическое определение
потребности в закупке, в зависимости от остатков на складе и заказов, создание
графиков закупок, определение оптимального поставщика, контроль и
мониторинг осуществления закупок.
2. Модуль
(система)
управления
тендерными
закупками
(может
применяться в компании автономно, как отдельная система для осуществления
тендеров в компании).
3. Отчетно-аналитически блок.
Отчетно-аналитическая информация может быть представлена по любому
спектру в наиболее удобном для аналитической работы формате.
4. Блок KPI (опционально).
КРI подразумевает: сбор информации для расчета из разных источников
и/или непосредственный ввод данных в ИС, расчет показателей, их
персонификация, контроль отклонений, отслеживание динамики изменений и
т.д. Пример укрупненных процессов, автоматизируемых системой управления
закупок, приведен ниже (производственная компания).
Система управления закупками может быть встроена в систему
бюджетного управления, либо работать автономно.
Для начала рассмотрим плюсы использования автоматизированных
комплексов. Самым значимым преимуществом автоматических устройств
является то, что они исключают из процесса производства человеческий фактор.
Робот не ошибается, ему не нужен отдых, перерыв на обед и т.д. Таким образом,
производительность роботизированного устройства, точность работы на
несколько порядков выше, чем у человека.
Благодаря технологиям информационных систем предприятие может
обладать следующими основными преимуществами:
1. Повышение эффективности и снижение уровня затрат за счет
упрощения процессов закупок и высвобождения времени сотрудников службы
закупок.
2. Более легкий и быстрый доступ к наиболее важным данным в режиме
реального времени способствует принятию обоснованных решений.
3. Сокращая время на административную и тактическую деятельность в
процессе поставок, дает возможность работникам уделять больше времени
стратегическим инициативам и работе с важными поставщиками и основными
проектами по поставкам.
4. Системы позволяют контролировать расходы в масштабах всего
предприятия.
Несмотря
на
указанные
выше
преимущества,
роботизированные
комплексы имеют и недостатки. Самым значимым недостатком является
целесообразность применения только в условиях массового или серийного
производства, если серия изделий значительна. Таким образом, область
применения автоматизированных устройств значительно снижается. А так же
минус любого роботизированного комплекса его сложное устройство, которое
требует постоянной наладки. Соответственно, если на производстве имеется
данное оборудование, то приходится держать в штате сотрудников специалиста,
являющегося компетентным в данной программе, работа которого зачастую не
дешева.
Совершенствование бизнес-процессов достигается на основе одной из
двух методологических концепций: оптимизации или реинжиниринга. Оценка
проблем бизнеса и состояния бизнес-процессов в сочетании с уточнением
функциональных возможностей информационных систем управления позволяет
подобрать
адекватную
концепцию,
уточнить
цели
и
возможности
информатизации. Процедуру выбора поставщика ERP-систем из перечня,
рекомендованного общественными организациями малого и среднего бизнеса,
целесообразно построить согласно рекомендуемому алгоритму, соблюдение
которого позволяет снизить вероятность ошибочных управленческих решений.
В качестве завершения темы хотелось бы предложить экспресс
совершенствование бизнес–процесса закупок.
Если предприятию необходимо в короткие сроки улучшить свою работу:
снизить уровень затраты, сократить количество управленческих ошибок или
принять неотложные меры по выходу из кризиса целесообразно использовать
экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов.
Сегодня этот метод активно используется многими предприятиями
крупного и малого бизнеса. Рассмотрим основные этапы, через которые
проходит предприятие в ходе применения экспресс-метода:
1. Команды улучшения. В данную команду должны войти менеджеры и
специалисты отделов, которые высококомпетентные в наиболее проблемных
сферах работы компании. Возглавляет группу один из руководителей компании,
наделенный полномочиями отдавать приказы практически всем сотрудникам
предприятия.
2. Выделение
ключевых
бизнес-процессов.
Команда
улучшения
описывает схему работы предприятия, отражая все основные бизнес-процессы,
происходящие на предприятии, и взаимосвязь между ними. Проводится АВСанализ. Данный анализ позволяет выделить небольшое число наиболее значимых
бизнес-процессов, которым требуется удаление особенного внимание.
3. Анализ состояния ликвидных активов. Как правило, с АВС-анализом
проводится
анализ состояния
наиболее
ликвидных
активов.
Практика
показывает, наибольший эффект дает учет и контроль за использованием
ликвидных активов в короткие сроки (до трех месяцев). Для эффективности
анализ учета ликвидных активов начинается с проверки банковских и кассовых
операций. Уделяя особое внимание состоянию расчетов с поставщиками и
покупателями и на управление складскими запасами.
4. Оптимизация бизнес-процессов. Проведя анализа можно приступать к
оптимизации бизнес-процессов, то есть непосредственно к этапу улучшений.
Прежде всего, необходимо упорядочить управление ликвидными активами и
оптимизировать процессы группы А. Необходимо отметить, что при
использовании экспресс-метода выбираются только те процессы, которые
можно улучшить за три месяца.
Итогом
по
использованию
экспресс-метода
оптимизации
бизнес-
процессов по окончании трехмесячного периода могут стать снижение затрат на
5-15 %, а также сокращение производственного цикла и улучшение состояния
расчетов предприятия.