УДК 004.4(06) Технологии разработки программных систем М.А. ГРИШИНА1, Е.С. ПРИДАННИКОВА Научные руководители – Г.В. ЛУКИН, к.ф.-м.н., Е.А. ПЕТУХОВА, ст. преподаватель Московский инженерно-физический институт (государственный университет) 1ООО «ЛЕТОГРАФ», Москва АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ АРХИВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В статье рассмотрены основные задачи, возникающие при формировании государственного архива, и выделяется набор задач, автоматизация решения которых позволит улучшить качество работы архивной организации, повысить прозрачность бизнес-процессов и обеспечить надежное хранение данных архива. Приводится перечень основных бизнес-процессов и анализ преимуществ, которые обеспечивает их автоматизация. Основными задачами государственного архива являются обеспечение структурированного хранения поступивших документов и дел. Процессы комплектования архива и уничтожения документов и дел из архива по окончании требуемых сроков хранения сопровождаются подготовкой и утверждением различного рода организационно-распорядительных документов, актов и описей. Автоматизация всех этих процессов и работа с документами в электронном виде позволит существенно сократить временные затраты на подготовку и выполнение работ по управлению архивом. При выполнении работ по автоматизации деятельности архива предполагается построить модель функционирования архива, смоделировать логику бизнес процессов и механизм взаимодействия их участников. На основании получившейся модели планируется настроить систему, которая бы автоматизировала все основные процессы архива. В рамках поставленной задачи были выявлены следующие бизнес-процессы: Обработка описи документов, поступающих на хранение в государственный архив; Подготовка, согласование, утверждение распоряжения о проведении экспертной комиссии; Отбор дел и документов для проведения экспертизы ценности; Подготовка, проведение и утверждение результатов заседания экспертной комиссии; Согласование и утверждение результатов заседания экспертной комиссии; Обработка заявки на выдачу дела в читальный зал; Обработка заявки на выдачу архивной справки; Подготовка, согласование, утверждение распоряжений по уничтожению документов; Уничтожение документов и дел; Согласование и утверждение актов о выделении документов к уничтожению. Определены события, инициирующие каждый бизнес-процесс. Для каждого бизнес-процесса определены его участники, набор документов, создающихся в рамках данного процесса, и составлены схемы, отражающие основные действия его участников. Автоматизированная система управления архивом позволит повысить оперативность предоставления информации пользователям и сотрудникам архива, повысить качество обеспечения сохранности документов за счет учета и контроля над движением единиц хранения, обеспечить автоматизированное формирование отчетов, обеспечить защиту от несанкционированных действий с единицами хранения за счет разграничения полномочий различных групп пользователей. В качестве инструмента реализации планируется использовать систему управления документами и бизнес-процессами ЛЕТОГРАФ. Система ЛЕТОГРАФ построена по принципу конструктора, с помощью настроек система может быть легко и быстро адаптирована для решения любой задачи, связанной с управлением документами и бизнес-процессами. Система ЛЕТОГРАФ позволяет организовать работу с любыми типами документов, а также настроить бизнес-процессы движения документов. Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность настройки аналитических отчетов любой сложности для подготовки основных отчетных документов, описей дел и актов в архиве государственной организации. Использование системы ЛЕТОГРАФ в качестве инструмента автоматизации бизнес-процессов заметно упростит процесс реализации системы управления архивом, и позволит осуществить внедрение системы в короткие сроки. Список литературы 1. 2. 3. Документация по системе «ЛЕТОГРАФ» Сайт системы «ЛЕТОГРАФ» www.letograf.ru Труб И.И. СУБД Cache : работа с объектами -:М. :Диалог-МИФИ. 2006. – 480с. _______________________________________________________________________ ISBN 5-7262-0710-6. НАУЧНАЯ СЕССИЯ МИФИ-2007. Том 16 1