Оформление документов СТО в соответствии с СТБ 1175-2011

Оформление документов СТО в соответствии с СТБ 1175-2011
с помощью программ «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» и Autodata.
С 01.07.2011г. в Республике Беларусь вместо ТКП 132-2009 введен в действие новый СТБ 1175-2011 «Обслуживание
транспортных средств организациями автосервиса. Правила проведения».
Согласно СТБ 1175-2001 (далее – СТБ) в организациях автосервиса должны оформляться следующие документы:
- Заявка на обслуживание (п.5.2.2).
- Журнал (электронная база) регистрации заказов (п.5.2.7).
- Документ, подтверждающий заказ (п.5.2.8).
- Приемо-сдаточный акт (п.5.2.9).
- Документ, подтверждающий факт оказания услуги (п.5.3.3).
Формы всех этих документов организация автосервиса имеет право разрабатывать и утверждать самостоятельно
(например – приказом с приложением образца).
1. Заявка на обслуживание оформляется в двух экземплярах (заказчику и исполнителю).
Такие услуги, как шиномонтажные, шиноремонтные, уборочно-моечные, полировочные, смазочно-заправочные, регулировочные и диагностические, а также техническая помощь на дороге, могут оказываться на основании устной заявки,
если работы выполняются в присутствии заказчика (п.5.2.13).
Как правило, Заявка заполняется заказчиком вручную, поэтому подготовку и распечатку этого документа программа
«Заказ-наряд» не выполняет. К порядку нумерации Заявок СТБ требований не предъявляет.
2. Документ, подтверждающий заказ (далее – Договор-заказ), оформляется в двух экземплярах в тот момент, когда стороны договорились об оказании услуги, заявка принята к исполнению и транспортное средство предоставлено для
обслуживания.
Данный документ, как и заявка, может не оформляться только в том случае, если некоторые услуги (шиномонтажные, шиноремонтные, уборочно-моечные, полировочные, смазочно-заправочные, регулировочные и диагностические, а
также техническая помощь на дороге) оказываются в присутствии заказчика.
Все оформленные письменно Договоры-заказы должны иметь на СТО сквозную непрерывную нумерацию.
По содержанию Договор-заказ частично повторяет Заявку на обслуживание, но содержит дополнительные реквизиты, поэтому СТО формально может объединить эти две формы в одну общую.
Однако следует понимать, что Заявка и Заказ это все-таки разные вещи. Не каждая Заявка обязательно становится
Заказом. Механизм регистрации Заявок СТО устанавливает самостоятельно и не регламентируется СТБ, а все Заказы
подлежат обязательной регистрации в специальном журнале или электронной базе (п.5.2.7).
Договор-заказ оформляется до начала выполнения работ и содержит предварительную договоренность сторон о содержании, стоимости и условиях оказания услуги.
Для программы «Заказ-наряд» разработана унифицированная форма документа «Договор-заказ», удовлетворяющая
всем требованиям СТБ. Посмотреть эту форму можно в Приложении 1.
3. Приемо-сдаточный акт (в двух экземплярах) оформляется в том случае, если транспортное средство передается
в организацию автосервиса и работы по обслуживанию выполняются без присутствия заказчика.
Как правило, приемо-сдаточный акт заполняется вручную по результатам осмотра транспортного средства, поэтому
подготовку и распечатку этого документа программа «Заказ-наряд» не выполняет.
4. Журнал (электронная база) регистрации заказов должен содержать информацию по всем Заказам, выполненным ранее и выполняемым в настоящий момент, независимо от способа подачи Заявки.
Даже те заказы, которые выполняются на основании устной заявки заказчика в его присутствии без оформления Договора-заказа, должны быть зарегистрированы в этом журнале. Регистрация Заказа должна производиться одновременно
с принятием Заявки к исполнению (с этого момента Заявка становится Заказом).
В программе «Заказ-наряд» электронный журнал регистрации заказов формируется автоматически и может быть последовательно постранично распечатан.
5. Документ, подтверждающий факт оказания услуги (далее – Акт выполненных работ, Акт) оформляется также в двух экземплярах после выполнения работ и содержит информацию о фактически выполненных работах, которые
могут отличаться от предварительной договоренности согласно Договору-заказу. Акт выполненных работ является первичным документом для бухгалтерского учета.
По некоторым услугам (шиномонтажные, шиноремонтные, уборочно-моечные, полировочные, смазочнозаправочные, регулировочные и диагностические, а также техническая помощь на дороге), которые были оказаны на основании устной Заявки в присутствии заказчика и без оформления Договора-заказа, Акт может не оформляться, если этого не требует заказчик. Однако все требования действующего законодательства по расчетно-кассовому обслуживанию
должны быть выполнены в обязательном порядке и в полном объеме.
Для программы «Заказ-наряд» разработана унифицированная форма документа «Акт выполненных работ», удовлетворяющая всем требованиям СТБ. Посмотреть эту форму можно в Приложении 2.
6. Полная автоматизация подготовки и распечатки документов СТО в соответствии с требованиями СТБ возможна
при совместном использовании программы «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» и одного из программных продуктов Autodata –
программы «Нормы времени», или Autodata Online (доступ через Интернет к базе данных Autodata).
Программа Autodata «Нормы времени» устанавливается с CD и работает на компьютере автономно без подключения
к Интернету.
При работе с Autodata Online необходимо наличие на рабочем месте постоянного доступа в Интернет. Пользователь
получает персональный логин и пароль для доступа. Autodata Online имеет в своем составе модуль «Нормы времени»,
который и используется при совместной работе с программой «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд».
Калькуляция затрат времени на операции по ТО и ремонту конкретного автомобиля из программных продуктов Autodata могут быть распечатаны, или сохранены в виде файла на компьютере пользователя.
Распечатка Autodata по своей форме не удовлетворяет требованиям СТБ, поэтому на следующем этапе в работу по
оформлению документов СТО «подключается» программа «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд», которая умеет читать файлы
Autodata и «обучена» оформлению документов СТО в соответствии с п.п. 5.2.7, 5.2.8, 5.2.10, 5.2.11, 5.2.13, 5.3.2, 5.3.3,
5.3.4, 5.3.5.
Варианты оформления документов СТО в соответствии с СТБ 1175-2011:
Виды работ
- шиномонтажные,
- шиноремонтные,
- уборочно-моечные,
- полировочные,
- смазочно-заправочные,
- регулировочные,
- диагностические,
- техпомощь на дороге
Документы
Заявка
Журнал регистрации
заказов
Приемо-сдаточный
акт
Договор
Акт
Заявка
- любые другие работы
Журнал регистрации
заказов
Приемо-сдаточный
акт
Договор
Акт
Работы выполняются
в присутствии заказчика
Работы выполняются
без присутствия заказчика
Может быть устной
Заполняется от руки на бланке,
утвержденный на СТО **
Запись обязательна *
Запись обязательна *
Можно не оформлять
Заполняется от руки на бланке,
утвержденный на СТО **
При устной заявке
может не оформляться
Оформляется только
по требованию заказчика *
Заполняется от руки на бланке,
утвержденный на СТО **
Запись обязательна *
Можно не оформлять
Оформляется письменно *
Оформляется письменно *
Оформляется письменно *
Оформляется письменно *
Заполняется от руки на бланке,
утвержденный на СТО **
Запись обязательна *
Заполняется от руки на бланке,
утвержденный на СТО **
Оформляется письменно *
Оформляется письменно *
Примечания:
* - документы оформляются программой «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» с последующей распечаткой.
** - документы заполняются от руки, поэтому их подготовки в программе «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» нет.
Таким образом, алгоритм компьютерной подготовки и распечатки документов СТО заключается в следующем:
1. Заказчик оформляет Заявку, в которой указывает перечень работ для выполнения (перечень неисправностей).
2. Мастер-приемщик на основании Заявки определяет перечень работ, предлагаемых к выполнению, и в одном из
программных продуктов Autodata рассчитывает предварительную калькуляцию.
3. В программе «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» на основе калькуляции Autodata оформляется документ «Договорзаказ» и принятый Заказ автоматически регистрируется в электронной базе.
4. При необходимости на этом же этапе в Договор вносятся дополнительные работы, для которых нормы времени
отсутствуют в базе данных Autodata, но утверждены Прейскурантом СТО.
5. При необходимости на этом же этапе в расчет могут быть включены запасные части и технические жидкости.
6. Выполняются работы по Заявке и дополнительные работы, если такие возникли в процессе обслуживания.
7. Если перечень фактически выполненных работ отличается от заявленных, мастер-приемщик производит уточненный расчет стоимости. Уточненный расчет производится в программе «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд», либо в одном из программных продуктов Autodata (если дополнительные работы необходимо «брать» из базы данных Autodata).
8. В программе «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» оформляется документ «Акт выполненных работ». Данные из Акта автоматически заносится в Журнал регистрации заказов.
Графическую схему данного алгоритма можно посмотреть в Приложении 3.
Краткое описание программных продуктов Autodata и программы «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» можно посмотреть в
Приложении 4.
С уважением,
А.Н.Кубарко,
кандидат технических наук, доцент
Директор ЧП «ТехноДата»
(017) 274-26-14
(029) 674-26-14
www.autodata.by
info@autodata.by