ПРИЛОЖЕНИЕ - город ГЕОРГИЕВСК

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу отдела образования
администрации города Георгиевска
от 16 апреля 2009г. № 310
РЕГЛАМЕНТ
отдела образования администрации города Георгиевска
I. Общие положения
1.1.Настоящий Регламент отдела образования администрации города
Георгиевска (далее – Регламент) устанавливает общий порядок организации
деятельности отдела образования администрации города Георгиевска (далее
– отдел образования) по реализации его полномочий в соответствии с
Конституцией Российской Федерации, законом Российской Федерации «Об
образовании» другими федеральными законами, иными нормативными
правовыми актами Российской
Федерации, Законами Ставропольского
края, иными нормативными правовыми актами Ставропольского края,
Уставом города Георгиевска (далее – Устав города), решениями Думы города
Георгиевска (далее – Думы города), постановлениями и распоряжениями
Главы города Георгиевска (далее – Главы города), приказами отдела
образования.
1.2.Отдел образования в пределах своих полномочий обеспечивает
исполнение Конституции Российской Федерации, закона Российской
Федерации «Об образовании», и иных нормативных правовых актов
Российской Федерации,
законов и иных нормативных правовых актов
Ставропольского края, Устава города, решений Думы города, постановлений
и распоряжений Главы города, приказов отдела образования и осуществляет
в пределах своей компетенции систематический контроль за их
выполнением.
1.3.Структурными подразделениями отдела образования являются:
- централизованная бухгалтерия;
- планово –экономическая группа;
- группа капитального ремонта;
- информационно - методический центр.
1.4.Работой отдела образования руководит заведующий отделом
образования, назначаемый на должность и освобождаемый от должности
Главой города Георгиевска.
Структурные подразделения отдела образования изучают положение
дел и тенденций развития образования, сосредотачивают информацию по
3
закрепленному за ними направлению деятельности, анализируют и
обобщают накопленный материал, готовят ответы, аналитические
справочные материалы, а также предложения по всем вопросам деятельности
в рамках своей компетенции для определения стратегии развития
образования города Георгиевска (дошкольное, общее, дополнительное
образование).
Заместитель заведующего отделом образования координирует работу
структурных подразделений.
В целом взаимодействие структурных подразделений отдела
образования координирует заведующий отделом образования.
1.4.Права и обязанности работников отдела образования определяются
законодательством Российской Федерации, должностными инструкциями.
Работники отдела образования за несоблюдение требований
Регламента несут ответственность, установленную законодательством
Российской Федерации.
II. Формирование планов работы отдела образования
2.1. Планирование работы отдела образования осуществляется на год.
2.2.Предложения
в
перспективный
план
работы
вносятся
руководителями структурных подразделений отдела образования. После
согласования их с заместителем отдела образования по направлению
деятельности представляются в письменном виде не позднее чем за два
месяца до начала планируемого периода в отдел образования для
составления проекта перспективного плана, его дальнейшего утверждения
заведующим отделом образования.
2.3.Планы работы подразделений отдела образования формируются
руководителями подразделений на месяц, исходя из перспективного и
текущего планов, планов мероприятий по отдельным направлениям
деятельности, поручений заведующего отдела образования, заместителя
заведующего. Планы работы подразделений согласовываются с заместителем
заведующего, еженедельно (по четвергам) руководители подразделений
представляют отчеты по выполнению текущего плана работы (за неделю)
заместителю заведующего отделом образования по направлению работы.
2.4.Персональную ответственность за выполнение плана структурного
подразделения несут руководители подразделений.
2.5.В соответствии с решениями вышестоящих органов по отдельным
вопросам могут составляться планы по их реализации, которые утверждает
заведующий отделом образования. Разрабатывает и контролирует их
выполнение заместитель заведующего отделом образования.
4
III. Порядок работы с документацией, поступающей из
администрации города Георгиевска
3.1. Вся поступающая в отдел образования корреспонденция от Главы
города Георгиевска, из администрации города Георгиевска, Думы города
Георгиевска регистрируется в журнале входящей документации отдела
образования и представляется для резолюции заведующему отделом
образования администрации города.
Документы с резолюцией заведующего отделом образования
передаются на исполнение заместителю заведующего, под роспись в журнале
регистрации с указанием даты передачи на исполнение.
3.2. Срок исполнения документов не должен превышать 15 дней (если в
резолюции не указан иной срок исполнения) со дня подписания его
должностным лицом, направившим документ.
Срок исполнения документов с грифом "Срочно" - в течение 3 дней.
Вопросы, связанные с дополнительными выездами и сбором информации, до 30 дней; телеграммы, требующие срочного исполнения, - до 3 дней.
3.3. При возникновении причин, не позволяющих исполнить документ
в установленные сроки, исполнитель документа готовит письмо с
обоснованием причин и указанием сроков продления исполнения документа
не позднее 10 дней до срока исполнения.
3.4.Справки о ходе выполнения решений, постановлений,
распоряжений, приказов, находящихся на контроле в администрации города
готовят соответствующие структурные подразделения и после визирования
заместителем заведующего отделом образования, курирующим это
направление работы, представляются на подпись заведующему отделом
образования или исполняющему его обязанности не позднее 5 дней до срока
их исполнения.
3.5.Требования к составлению и оформлению организационнораспорядительных
документов
отдела
образования
определяются
требованиями Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-97 и с
изменениями, внесенными в ГОСТ Р 6.30-97 постановлением
Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и
метрологии от 21.01.2000 N 9-ст., Регламентом работы администрации
города Георгиевска, инструкцией по делопроизводству в администрации
города и её структурных подразделениях.
Проекты постановлений и распоряжений для вышестоящих органов
после согласования в установленном порядке представляются исполнителем
на бумажном носителе (на бланке) и электронном носителе (на дискете).
3.6.Все материалы, составленные от имени отдела образования и
оформленные на бланке отдела, подписываются заведующим отделом
образования.
5
IV. Порядок работы с прочей документацией отдела образования
4.1.Вся поступающая в отдел образования корреспонденция (кроме
корреспонденции, работа с которой регламентирована п. 3 настоящего
Регламента) обрабатывается, рассматривается и регистрируется, как правило,
в течение одного дня со времени поступления, в едином журнале входящей
документации установленной формы. Зарегистрированная корреспонденция
распределяется для сокращения времени технического прохождения по
потокам:
- письма, заявления и жалобы граждан; письма, заявления личного
состава отдела образования;
- оперативная исполнительская производственная корреспонденция (от
Министерства образования РФ, министерства образования СК, управлений и
ведомств города Георгиевска, муниципальных образовательных учреждений
города Георгиевска и др.), передается специалисту ведущему
организационно-кадровую деятельность для технической обработки по
закрепленному за ними потоку корреспонденции и представляется для
резолюции заведующему отдела образования.
Документы с резолюцией заведующего отделом образования
передаются на исполнение заместителю заведующего, под роспись в журнале
регистрации входящих документов с указанием даты передачи на
исполнение.
4.2.Регистрация документов, переданных заместителю заведующего, на
исполнение в структурные подразделения, осуществляется в журнале
установленной формы под единым номером, соответствующим входящему
номеру.
4.3.Если
исполнение
поручено
нескольким
ответственным
исполнителям, тогда ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым.
Соисполнители до истечения срока исполнения документа
представляют ответственному исполнителю письменные заключения для
подготовки ответа.
4.4.Руководители структурных подразделений отдела образования
обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до
конкретного исполнителя с указанием сроков исполнения под роспись в
регистрационном журнале отдела.
4.5.Руководители подразделений несут личную ответственность за
своевременное и качественное исполнение документов.
4.6.Оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения по
отделу образования осуществляет специалист, ведущий организационнокадровую деятельность, по структурным подразделениям отдела образования
- руководители подразделений.
4.7.Срок исполнения документов, не требующих получения
дополнительной информации, выезда на место, не должен превышать 30
дней (если в резолюции заведующего отдела образования не указан иной
срок исполнения) со дня регистрации.
6
Срок исполнения документов, связанных с дополнительными выездами
и сбором информации, - до 30 дней; телеграмм, требующих срочного
исполнения, - до 3 дней.
4.8.Конкретный срок исполнения документов может быть изменен
только заведующим отделом образования. При невозможности исполнить
документ в установленный срок исполнитель обязан обратиться к
заведующему со служебной запиской, мотивирующей просьбу о продлении
срока, но не позднее чем за 10 дней до истечения срока исполнения
документа. Письменное разрешение на продление срока работы над
документом исполнитель обязан передать в тот же день специалисту по
организационно-кадровой деятельности.
4.9.Вся исходящая документация, а также ответы на служебную
корреспонденцию от имени отдела образования подписывается заведующим
отделом образования, по особому поручению заведующего - заместителем
заведующего.
4.10.Исполненная корреспонденция за подписью заведующего отделом
образования регистрируется в едином журнале исходящей документации по
установленной форме и направляется исполнителем адресату. Способ
доставки (почта, факс, с нарочным) зависит от срочности исполнения.
Срочная оперативная корреспонденция, отправляемая с нарочным,
фиксируется в специально выделенном журнале с указанием даты доставки,
фамилии нарочного, доставляющего документ.
V. Организация работы по подготовке, регистрации и хранению
договоров и соглашений
5.1.Порядок подготовки проектов договоров и соглашений,
представляемых для подписания заведующему отделом образования,
регистрация изменений и дополнений к ним, хранение их определяется
действующим законодательством Российской Федерации, Ставропольского
края, настоящим Регламентом.
5.2.Проект договора (соглашения) должен быть согласован со
структурными подразделениями, в компетенцию которых входят вопросы,
указанные в договоре (соглашении).
5.3.Непосредственно до направления проекта договора (соглашения) на
подписание заведующему отделом образования проект направляется на
согласование юрисконсульту отдела образования, отвечающему за правовую
экспертизу.
5.4.Договоры (соглашения), подписанные заведующим
отделом
образования, направляются секретарю для их регистрации и хранения.
Регистрация договоров (соглашений) осуществляется в специальном
журнале регистрации договоров. Подлинный экземпляр договора
(соглашения) хранится и является контрольным экземпляром. Заверенная
копия договора выдается исполнителю для работы.
7
5.5.После исполнения договора (соглашения) или окончания его
действия договор направляется в архив отдела образования .
5.6.Изменения
и
дополнения
к
договору,
оформленные
дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке,
предусмотренном для договоров.
VI. Организация работы с муниципальными образовательными
учреждениями
6.1.Назначение и освобождение руководителей муниципальных
образовательных учреждений производится приказом заведующего отделом
образования по согласованию с Главой города Георгиевска.
6.2.Запрос отдела образования от муниципальных образовательных
учреждений отчетов, справок, оперативных сведений, вызов руководителей
осуществляется только с разрешения заведующего отделом образования или
его заместителя.
Не допускается вызов руководящих работников
муниципальных образовательных учреждений в дни, которые регламентом
рабочей недели отведены для работы на местах, и в дни приема граждан.
VII. Порядок личного приема граждан,
рассмотрение писем, жалоб, заявлений
7.1. Личный прием граждан проводится:
-заведующим отделом образования: в соответствии с установленным
графиком;
- заместителем заведующего: в соответствии с
графиком;
установленным
- руководителями структурных подразделений: в соответствии с
установленным графиком работы подразделений.
7.2. Все письма, жалобы и заявления граждан, поступившие по почте и
с личного приема, регистрируются в едином журнале входящих документов в
отделе образования с соответствующим поручением от заведующего отделом
образования и передаются на исполнение заместителю заведующего и
сотрудникам, отвечающим за определенный участок работы.
7.3.Письма, жалобы и заявления, в которых поднимаются вопросы о
недостатках в работе руководящих и педагогических кадров, в учебновоспитательной работе учреждений, как правило, проверяются с выездом на
место комиссией, организованной по заданию заместителя заведующего
отделом образования.
8
7.4.Исполненные письма, жалобы, заявления и переписка по ним
хранятся в делах отдела образования согласно номенклатуре дел.
7.5.Специалист, ведущий организационно-кадровую деятельность
ежемесячно и поквартально проводит анализ поступивших в отдел
образования писем, жалоб и заявлений по характеру поднимаемых в них
вопросов, по срокам исполнения и представляет аналитический материал на
оперативные совещания при отделе образования.
VIII. Порядок ведения делопроизводства, оформления командировок
и учета рабочего времени
8.1.Делопроизводство в отделе образования осуществляется в
соответствии с постановлением Главы города Георгиевска Ставропольского
края от 14 декабря 2007 года № 1472 «Об утверждении инструкции по
делопроизводству в администрации города Георгиевска и ее структурных
подразделениях», а также государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-97 и
изменениями, внесенными в ГОСТ Р 6.30-97, постановлением
Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от
21.01.2000 N 9-ст.
8.2.Исполненные документы по истечении срока в соответствии с
номенклатурой дел сдаются в архив города в установленном порядке.
8.3.Передаваемые для печати, ксерокопирования исполненные
документы оформляются исполнителем с учетом требований Инструкции о
делопроизводстве, визируются специалистом ведущим организационно –
кадровую деятельность.
8.5.Для оформления оплаты командировочных расходов заведующий
отделом образования визирует командировки о выполнении задания.
Командируемые сдают оформленные командировочные удостоверения
в отдел бухгалтерского учета и контроля не позднее чем на третий день после
прибытия из командировки.
Маршрутные листы для оплаты сдаются сотрудниками в отдел
бухгалтерского учета ежемесячно к 25 числу с визой заведующей отделом
образования и руководителей структурных подразделений.
8.6.Ответственность за достоверность сведений по учету рабочего
времени и контроль за трудовой дисциплиной сотрудников возлагается на
руководителей структурных подразделений и заместителя заведующего
отделом образования.
9
8.7.Сведения для начисления заработной платы сдаются в отдел
бухгалтерского учета ответственными по структурным подразделениям 22
числа каждого месяца.
8.8.Предложения для премирования сотрудников отдела образования
представляются
заместителем
заведующего
отделом
образования,
руководителями структурных подразделений в соответствии с Положением о
премировании сотрудников отдела образования администрации города.
IХ. Подготовка и проведение совещаний при заведующего отделом
образования, семинаров, конференций, Советов руководителей.
9.1.Вопросы на проведение Совета руководителей определяются
планом работы отдела образования. Заведующий отделом образования может
внести в повестку заседания дополнительные вопросы, исходя из
необходимости решения возникших проблем.
9.3.Оповещение
членов Совета руководителей осуществляет
специалист, ведущий организационно- кадровую деятельность.
9.4.Проект решения Совета, справочные материалы готовятся
структурным подразделением отдела образования, в ведении которого
находится рассматриваемый на Совете вопрос, согласовывается с
заместителем заведующего отделом образования и не позднее чем за 15 дней
до заседания представляется заведующему отделом образования и
специалисту по вопросам информатизации. За 10 дней до заседания Совета
материалы направляются членам Совета.
9.5.Техническое обеспечение ведения протокола заседания Совета
обеспечивает специалист по вопросам по информатизации, его расшифровку
и оформление в дело - структурное подразделение, ответственное за
подготовку вопроса к заседанию
Совета, и
специалист, ведущий
организационно - кадровую деятельность.
Рассылку материалов Совета осуществляет специалист, ведущий
организационно-кадровую деятельность отдела образования. Список
организаций и должностных лиц для рассылки решений Совета определяется
автором проекта документа.
9.6.Контроль за исполнением решений Совета возлагается
заместителя заведующего отделом образования администрации города.
на
10
Х. Подготовка и проведение совещаний при заведующем отделом
образования, семинаров, конференций
10.1.Совещания при заведующем отделом образования проводятся в
соответствии с ее поручениями и недельным рабочим планом.
10.2.Цель, содержание вопросов и состав участников совещания
определяет заведующий отделом образования. Руководители структурных
подразделений обеспечивают представление информации по существу
рассматриваемого вопроса и при необходимости проекта документа по
результатам совещания, согласованного с другими структурными
подразделениями.
10.3.По графику, утвержденному заведующим отделом образования,
проводятся расширенные совещания с участием руководителей
муниципальных общеобразовательных, дошкольных образовательных и
учреждений дополнительного образования детей по итогам выполнения
программы развития образования города и уточнению задач на предстоящий
период работы.
10.4.Подготовку
материалов
к
городским
педагогическим
конференциям, собраниям обеспечивают заместитель заведующего отделом
образования, руководители соответствующих подразделений. При этом
обязательными документами являются: справки по итогам изучения
вопросов, проекты докладов к городским мероприятиям, извещения, списки
приглашенных, повестка дня, определение организаций и лиц для рассылки
материалов. Извещения приглашенным рассылаются ответственным
структурным подразделением не позднее чем за две недели до заседания.
Подготовленные документы представляются в администрацию не позднее
чем за две недели до мероприятия.
10.5. Проекты решения с добавлениями и изменениями после заседания
окончательно дорабатываются ответственным структурным подразделением
и после визирования заместителем заведующего отделом образования
представляются на подпись заведующему отделом образования.
10.6. Принятые решения с добавлениями и изменениями направляются
ответственным
структурным
подразделением
в
муниципальные
образовательные учреждения .
10.7.Структурное подразделение, ответственное за проведение
мероприятия, организует сбор необходимых информационных материалов от
других структурных подразделений отдела. При получении запроса
структурное подразделение обязано подготовить соответствующие
материалы в течение 3 дней со дня обращения; а в случае, если затребованы
11
большие объемы информации, - в сроки, согласованные с заместителем
заведующего отделом образования.
ХI. Подготовка и проведение выездных мероприятий
(семинаров, совещаний)
11.1.Проведение выездных мероприятий учитывается в годовом плане
отдела образования и конкретизируется в ежемесячных планах работы
структурных подразделений отдела образования.
11.2.Программа мероприятия, предварительно согласованная с
принимающей стороной, состав участников и информационные материалы
направляются для утверждения заведующему отделом образования не
позднее чем за 10 дней до проведения мероприятия структурным
подразделением, ответственным за проведение мероприятия.
Заведующая отделом образования
администрации города Георгиевска
Н. П. Калабина