«Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» Хахалева Нина Ивановна Российская государственная библиотека советник генерального директора Порядок учета … • Утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. №1077 • Зарегистрирован в Минюсте РФ 14 мая 2013г. №28390 • Опубликован в Российской Газете 22 мая 2013г. • Введен в действие с июня 2013 г. Терминологические аспекты • Регистрационные номера • Регистры учета • Первичные учетные документы • Исключение документов из фонда • Списание документов Система учетных документов • Первичные учетные документы: - акты, накладные; • Регистры суммарного учета: - книга суммарного учета, реестр суммарного учета электронных документов; • Регистры индивидуального учета: - инвентарная книга, топографическая опись, учетный каталог, реестр электронных документов и т.п.; Исключение = списание • Исключение документов из библиотечного фонда, как собрания культурных ценностей; • Списание документов из библиотечного фонда, как имущества Электронные объекты учета • Документы на съемных носителях - компакт-диски, - флеш-карты; • Инсталлированные документы • Сетевые локальные документы • Сетевые удаленные документы Компакт-диски Учету подлежат: • завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и программной оболочкой; • приложение к печатному изданию; • версия базы данных, которая предназначена исключительно для обслуживания пользователей и подлежат возврату поставщику или уничтожению по истечению времени подписки; Учету подлежит: - архивная / резервная копия электронного документа, пользовательская версия которого доступна с сервера библиотеки; Учету не подлежит: - технический диск - компакт-диск, предназначенный для переноса информации на сервер библиотеки, т.е. выполняющий функцию промежуточного носителя. Технические диски возвращаются поставщику либо уничтожаются после переноса информации на сервер библиотеки. Флеш-карты Флеш-карты в Порядке учета рассматриваются не как универсальные носители электронной информации, а как специфическая форма электронных изданий для слепых и слабовидящих. В данном случае флеш-карты представляют собой материальную форму «говорящих книг в цифровом формате с криптозащитой». Они выпускаются по государственному заказу специализированными издательствами; воспроизводятся только на специальных аппаратах – тифлофлешплеерах. Инсталлированные документы • Инсталлированные документы – документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки. Например, ИПС и т.п. базы данных, которые устанавливаются на отдельных компьютерах и используются автономно. • Следует иметь в виду, что подобные базы данных, инсталлируемые на рабочих местах сотрудников в производственных целях, в библиотечный фонд не включаются и учету не подлежат. Сетевые локальные документы Документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети Сетевые локальные документы образуют в библиотеках электронную (цифровую) библиотеку или коллекцию, которые включают документы, оцифрованные библиотекой, приобретенные путем покупки или полученные безвозмездно в цифровой форме.. Сетевые удаленные документы Документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационнотелекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации. Сетевые удаленные документы представляют: • продукцию издателей и (или) агрегаторов, • электронные фонды или коллекции других библиотек, • свободные интернет- ресурсы. Внутрибиблиотечный учет с представлением сведений в государственную статистику обязателен лишь для продукции издателей и агрегаторов, получаемой по лицензионным соглашениям. Учет других видов сетевых удаленных документов возможен в библиотеках только для внутренних управленческих решений. Документальное оформление поступлений в библиотечный фонд Покупка изданий у юридического лица • • • • Договор, Товарная накладная, Счет, Счет-фактура Покупка изданий у физического лица • Акт экспертной оценки изданий • Договор купли-продажи • Акт приема-передачи Пожертвования от юридических и физических лиц • Договор пожертвования, • Акт приема-передачи или • Акт о приеме пожертвования (+ письмо дарителя) Поступление изданий на безвозмездной основе (кроме пожертвований) • Акт о приеме документов, поступивших в библиотеку на безвозмездной основе Получение изданий взамен утраченных • Акт о списании утраченного издания • Акт о приеме издания взамен утраченного, который составляется: а) представителем библиотеки и читателем или б) Комиссией по приему документов на основе сведений "Тетради учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных" Учет выбытия документов Причины исключения документов: • Утрата • Ветхость • Дефектность • Устарелость по содержанию • Непрофильность Непрофильность По причине непрофильности могут исключаться документы: – не комплектуемые библиотекой; – излишне дублетные экземпляры; – замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; – по истечении сроков хранения документов; – при низком уровне читательского спроса… Документальное оформление выбытия документов из библиотечного фонда ПРИКАЗ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета …. • Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда составляется по утвержденной форме (код по ОКУД 0504144) Утраченные издания • Акт о списании • Объяснительная записка руководителя подразделения • Документы, подтверждающие утрату Непрофильные издания • Акт о списании • Накладная на внутреннее перемещение изданий в обменный фонд Безвозмездная передача из обменного фонда • Договор о безвозмездной передаче • Акт приема-передачи Продажа юридическому лицу из обменного фонда • • • • • Акт оценки Договор о продаже Товарная накладная Счет, счет-фактура Акт о списании Продажа физическому лицу из обменного фонда • • • • Акт оценки Кассовый чек Товарная накладная Акт о списании Ветхие, дефектные, морально устаревшие издания - Сдача в пункт приема вторсырья • Акт о списании • Договор с организацией по переработке вторсырья • Товарная накладная • Счет, счет-фактура Списание ОЦДИ Ежеквартально сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда -ОЦДИ, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Списание ОЦДИ «Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд». Иное согласуется с учредителем.