«Управление временем»

Правила работы на тренинге
Один говорит - все слушают
Записи
Время
Погоны сняты
Здесь и сейчас
Я -высказывание
Конфиденциальность
Стоп
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
1
Матрица Эйзенхауэра
Навык анализа текущей деятельности
в
а
ж
н
о
А
В
С
н
е
в
а
ж
н
о
срочно
D
несрочно
На основании хронометража рабочего времени, распределите полученные данные по четырём
квадрантам матрицы, с указанием затраченного времени.
Подсчитайте как распределилось время по четырём квадрантам
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
2
Типичные поглотители времени
нечёткая постановка целей
отсутствие приоритета в делах
попытка сделать много за один раз
отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения
плохое планирование трудового дня
личная неорганизованность, “заваленный” письменный стол
чрезмерное чтение
недостаток мотивации
чрезмерно долгий поиск информации (поиск записей, адресов, телефонных номеров)
недостатки кооперации или разделения труда
отрывающие от дел постоянные телефонные звонки
незапланированные посетители
неспособность сказать нет
неполная, несвоевременная информация
“низовая” дисциплина
неумение довести дело до конца
отвлечение (шум)
затяжные совещания
недостаточная подготовка к встречам и обсуждениям
отсутствие связи или неточная обратная связь
“болтовня” на частные темы
излишняя коммуникабельность
чрезмерность деловых записей
синдром “откладывания”
желание знать “все факты”
длительные ожидания (например, условленной встречи)
спешка, нетерпение
слишком редкое делегирование дел (тенденция делать самому)
недостаточный контроль за делегированными задачами
Выберит е пят ь своих самых важных поглот ит елей времени
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
3
Анализ «поглотителей» времени
Навык самоанализа
Мой «поглотитель»
времени
Причины, по которым
этот «поглотитель»
появился в моей жизни
Что я могу сделать для устранения этого «поглотителя»
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
4
Матрица компетенций
Умение делать то,
что нужно
1
5
Планирование
10
Целеустремлённость
2
4
3
Умение
распорядиться
собственным
временем
Обзор и контроль
2
9
3
1
0
Чувство
своевременности
8
4
7
5
Персональная
организованность
Увлечённость
Умение избегать
помех
6
Уважение к чужому
времени
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
5
Технология таймменеджмента
7.Планирование на год,
месяц, неделю, день
1. Обзор деятельности
2. Определение
направлений
деятельности
6. Расстановка приоритетов
ТАЙММЕНЕДЖМЕНТ
3. Определение
ценностей
5. Структурирование
целей и задач
4. Ранжирование
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
6
1. Обзор деятельности
Навык структурирования
1. Напишите все ваши дела, которые нужно сделать, задачи,
которые нужно решить, проблемы, которые висят над головой.
•По мере возможности группируйте их в кучки по смыслу, но не
слишком этим озадачивайтесь.
Главное – вспомнить и выписать максимум того, что нужно
сделать.
2. Нарисуйте предстоящий год (от настоящего момента).
•Это должна быть одна прямая линия с очень грубой разбивкой (по
месяцам, самое большее – по неделям).
• Приблизительно отметьте на этой прямой важнейшие критические
точки – события, или сроки, от которых сильно зависит
результативность каких-то крупных задач. Например: успеть сдать
отчет до конца квартала.
•Также отметьте те задачи, которые было бы удобнее всего сделать в
определенное время. Например: обучение по программе МБА осенью.
Не вдавайтесь слишком сильно в подробности,
Результат: Список слегка сгруппированных дел и грубый
рисунок года
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
7
2. Определение направлений
деятельности
Навык структурирования
Теперь необходимо структурировать список дел, выделить основные направления
деятельности.
•Подумайте над документом, полученным на предыдущем шаге, и разбейте все
дела на 7-8 основных областей – например: “Проект Х”, “Самообразование”;.
•Если на предыдущем шаге дела были достаточно хорошо сгруппированы, просто
подпишите названия этих областей другим цветом.
• Если нет – можно переписать список, или просто установить для каждой области
свой цвет и подчеркивать соответствующие дела этим цветом. Главное здесь –
утрясти в голове образ деятельности, разбить его на такое количество элементов,
которое может контролировать предсознание.
Результат: структурированный список дел
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
8
3. Анализ жизненных ценностей
Навык расстановки приоритетов
Теперь прочитайте следующие утверждения (см. приложение 2) и оцените по
десятибалльной шкале важность каждого из них. Те из них, которые
описывают Вас наиболее ярко, являются Вашими ведущими ценностями.
Выпишите 7 своих важных ценностей на отдельные карточки и проведите
ранжирование в паре с другим участником, по предложенной схеме.
После ранжирования, выпишите ценности на отдельный лист бумаги
Результат: проранжированный список основных ценностей.
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
9
4. Ранжирование
Навык расстановки приоритетов
Теперь просмотрите ваш список дел, особенно крупных и сложных, и
сопоставьте его со списком своих ценностей.
Про каждую крупную задачу подумайте: хотите ли вы ее выполнить потому,
что ее выполнение работает на ваши ценности, или она навязана вам
обстоятельствами, другими людьми, вашим собственным недосмотром?
Задавайте себе вопрос: “ надо мне это?” – и вычеркивайте лишнее, или
думайте, как выполнять навязанную задачу.
Параллельно с этим уточняйте формулировки основных направлений вашей
деятельности. Когда это будет сделано, выпишите их на тот же лист, на
котором находится список ценностей.
Результат: список основных направлений деятельности и ценностей
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
10
5. Структурирование целей и
задач
Навык структурирования
Теперь нужно вернуться к списку всех дел, и выбрать из него самые важные и
крупные. Затем разбить их на более мелкие дела, или задачи (сюда войдет
часть оставшихся в неструктурированном списке более мелких дел). Те
разбить на еще более мелкие дела, если потребуется. Все это можно оформить
как древовидные структуры, или просто в таблице – под каждой целью
подписав подзадачи.
Результат: структура целей, разбитых на задачи и подзадачи.
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
11
"S.M.A.R.T."
Навык постановки цели
"S.M.A.R.T." ("Smart" - умный, англ.) - это аббревиатура пяти английских слов:
1. Specific - цель должна быть максимально конкретной и ясной. Степень ее
прозрачности определяется однозначностью восприятия всеми.
2. Measurable - цель должна быть измеримой. Причем критерии измерения
должны быть не только по конечному результату, но и по промежуточному.
3. Achievable - необходимо адекватно оценивать ситуацию и понимать, что
цель достижима с точки зрения внешних и внутренних ресурсов, которыми мы
располагаем или можем располагать.
4. Relevant - цель "экологичная", т.е. уместна в данной ситуации, вписывается
в нее и не нарушает баланс с другими целями и приоритетами, т.е. достижение
этой цели не ставит под "удар" другие.
5. Timebound - Срок или точный период выполнения - главная составляющая
цели. Она может иметь как фиксированную дату, так и охватывать
определенный период.
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
12
6. Расстановка приоритетов
Навык расстановки приоритетов
Просмотрите список целей и задач и отметьте их
сравнительную важность и срочность. Все дела можно
согласно их важности распределить в такую таблицу:
в
а
ж
н
о
н
е
в
а
ж
н
о
Разрешение кризисов
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки
сдачи
A
Прерывания, перерывы
Некоторые телефонные звонки
Некоторые совещания
Рассмотрение неотложных
материалов
Общественная деятельность
C
срочно
Планирование новых
проектов
Оценка полученных
результатов
Превентивные мероприятия
Налаживание отношений
Определение новых
перспектив
Рутинная работа
Некоторые письма
Некоторые телефонные
звонки
«пожиратели»времени
B
D
несрочно
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
13
Критерии для принятия
решения о приоритетах
Навык расстановки приоритетов
1. Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени
приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года,
месяца, недели, дня) ?
2. Благодаря выполнению каких задач я могу внести
максимальный вклад в достижение общих целей компании,
отдела, рабочей группы?
3. Выполнение каких задач принесёт мне наибольшую пользу (в
краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное
вознаграждение.?
4. Невыполнение каких задач, может иметь самые негативные
последствия?
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
14
Распределение целей и
задач
Навык расстановки приоритетов
в
а
ж
н
о
A
н
е
в
а
ж
н
о
B
C
срочно
D
несрочно
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
15
Навык расстановки приоритетов
Метод «Альпы»
1. Обозначение задач
2. Оценка длительности их
3. Резервирование времени
4. Принятие решений по приоритетам и делегированию
5. Контроль (учёт несделанного)
Образец
№ Задачи
Приоритет
А, В, C, D
Установление длительности
исполнения
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
Делегирование
Кому поручено
Нача
то
Окон
чено
16
Значение категорий
Навык расстановки приоритетов
А. Первые 15 - 20 % всех задач, относящихся к категории А (очень
важные,имеющие наибольшую значимость для выполнения ваших
функций) не подлежат делегированию. ( Должны занимать 60-65 %
рабочего времени (3 часа)
B. Последующие 20 % задач составляют категорию B (важные,
существенные, могут быть поручены для исполнения другим
сотрудникам) (Должны занимать 20 % рабочего времени 1 час)
C. Остальные :60 - 65% всех задач являются задачами категории C
(менее важные, незначительные, должны быть перепоручены) (должны
занимать 15-20 % рабочего времени около 45 мин.)
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
17
7.1. Планирование на год
Навык планирования
•Нарисуйте более подробный рисунок предстоящего года (считая от
настоящего момента).
• Изобразите год в виде прямой.
•Детальность разметки может быть разной: для более загруженных
месяцев подневная, для менее загруженных – понедельная.
•В списке целей и задач для каждой цели подпишите критические сроки,
от которых сильно зависит результативность, и обозначьте их на графике.
•Выделите в каждой цели наиболее крупные и серьезные задачи, а также
небольшие, но критически важные (когда небольшое вложение усилий
сейчас предопределяет значительные изменения впоследствии).
•Исходя из критических сроков, приблизительно распределите дела по
графику (чем ближе к настоящему моменту, тем точнее это нужно делать).
Делайте это, сверяясь с таблицей приоритетов.
•Если дел ощутимо больше, чем позволяют сделать сроки и ресурсы,
пересматривайте список целей – отсеивайте, делегируйте.
•То, что можно отложить без большого вреда на более далекую
перспективу – откладывайте.
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
18
7.2.Планирование на неделю
Навык планирования
Нужно сделать то же самое, что с годом.
•Для этого удобно изобразить неделю в виде одной прямой,
разбитой на части дней (утро-день-вечер), особо важные дни
можно разбить более детально – на часы.
•Из годового графика выпишите дела, которые вы привязали к
ближайшей неделе.
•Если есть необходимость, можно структурировать их более
детально, чем это сделано в схеме целей.
•Определите критические моменты недели, особо важные для
выполнения каких-либо дел.
• Распределяйте дела по неделе так же, как вы делали это с годом.
•Не пытайтесь распланировать все слишком детально.
•Обязательно оставляйте резервы, не распланированные участки,
особенно в те моменты, в которые наиболее вероятны какие-нибудь
непредвиденные ситуации
Бизнес-тренинг «Управление временем»
Ведущий: С. Шапошников
19