Урок делового письма Автор: Рыбалко Ю.В., учитель русского языка и литературы высшей категории МБОУ СОШ№100 г. Ростова-на-Дону Письмо в нашей жизни Сегодня на уроке … •Узнаем, когда возникли первые письма (оказывается, даже древние люди писали письма) •Познакомимся с эпистолярным жанром •Выясним, часто ли современные люди пишут письма •Определим структуру делового письма •Научимся писать деловое и дружеское письмо Происхождение письма Письмо — это знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью графических элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени. Другими словами, письмо — это графическое изображение или запись речи. Однозначной точки зрения по поводу времени зарождения письменности у ученых нет. Согласно самой распространенной версии, письменность зародилась в Междуречье около 3000 г. до н.э. Первые письмена были шумерской клинописью. Затем вавилоняне и ассирийцы распространили свою культуру и политическое влияние на весь Ближний Восток, так что бытовавшая у них клинопись была позаимствована и другими народами, с которыми они соприкасались. Ассиро-вавилонское III-II тысячелетиях до н. э. в письмо - образец Восточном Средиземноморье клинописи. Эпистолярный жанр Эпистолярный жанр — это жанр письма. Название этого жанра происходит от греческого слова epistole, «письмо». Возник во времена античности. Известны сочинения Феофила Антиохийского. В средние века развивается как публицистический жанр, в переписке обсуждаются актуальные идеи времени. Особенно любима форма письма в эпоху сентиментализма, поскольку позволяет раскрыть внутренний мир человека, его чувства. Возникает в европейской литературе в 18 в.. А вы пишете письма? •Приходилось ли вам писать письма? •Как вы думаете, в какой ситуации человеку необходимо написать письмо? •Представьте , что вы попали на остров, где нет сотовой связи и Интернета… Эпистолярный жанр и деловое письмо Деловое письмо является важным способом коммуникации, а также средством документирования. Деловое письмо — это не только способ сообщения, но и документ. В жанре делового письма реализуются чаще всего внешние связи организаций. Умение составить текст письма, коммерческое предложение, ответить на запрос определяет эффективность работы организации, ее имидж и культуру. Композиция делового письма. Адрес получателя. Выходные данные отправителя. Обращение к получателю и/или приветствие. Формулы вежливости, устанавливающие контакт, подготавливающие сообщение или мотивирующие обращение именно к этому адресату. Деловое сообщение с деталями. Практические предложения по развитию контактов. Заключительные формулы вежливости. Подпись, контактные данные отправителя. Важно научиться использовать формулы и нормы делового этикета, установленного в сфере делового общения. В основе этих норм лежит вежливое, уважительное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «нет» не теряя возможности общения с этим партнером в будущем; терпимость к чужому мнению. Обращение к адресату Общие формулы обращения в деловых письмах : Уважаемый господин (фамилия)!...Уважаемая госпожа (фамилия)! Уважаемый Иван Иванович! При обращении к высшим должностным лицам возможно указание должности (без фамилии): Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин министр! При формулировке просьб, запросов, предложений принята форма выражения от первого лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию … Тональность деловых писем Использование средств этикета Деловые письма должны определять корректность и оптимизм. Убеждает не только информация, изложенная в письме, но и тональность, в которой ведется переписка. Использование средств этикета может смягчить отрицательную для адресата информацию: По нашему мнению, предлагаемые Вами цены слишком высоки, приобретение Вашей продукции невыгодно для нашего предприятия. Мы надеемся, что изменение Вами ценовой политики приведет к успешному сотрудничеству. Завершение письма Завершение — важная часть эпистолярного этикета. В отличие от личной переписки, деловое письмо не предполагает прощания в стиле «С приветом! Пока!» Желательны формулы вежливости «С надеждой на сотрудничество» или более нейтральное: «С уважением». И потом — имя-фамилия, если необходимо — должность и контактные данные отправителя. Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату «Уважаемый Иван Иванович!», то в конце текста необходимо использовать формулу вежливости: «С уважением, Петр Петров». Переписка по электронной почте Энтузиасты Интернета давно говорят о таком понятии, как «нетикет» — набор правил, используемых для общения в Интернете. Слово «нетикет» является калькой с английского неологизма netiquette, который в свою очередь является производным от слов net (сеть) и etiquette (этикет). Официальные и деловые письма лучше писать на бланках фирмы, которые должны быть в Вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке нужно разместить логотип, адрес и телефоны организации. При этом следует применять те же строгие структуру и стиль письма, как и в бумажном письме. Несколько правил официальной переписки В официальных электронных письмах не допускается использование различных шрифтов, графических изысков, в том числе и «смайликов» (графическое изображение улыбок, допускаемое в дружеской переписке; от англ. smile — улыбка), а также смешение кириллицы и латинского шрифта, используемого для транслитерации: tak pisat ne nado. Считается дурным тоном отправлять письма без указания темы в строке «тема». Если Вы получили деловое письмо, рекомендуется сразу же направить в ответ краткое уведомление о получении письма. Грамматические и орфографические ошибки в деловой переписке категорически недопустимы. Послания должны быть краткими и информативными, приветствуется строгий деловой стиль общения 10 Подпись Электронная подпись под письмом не должна превышать 5—6 строк, количество символов в строке должно быть не более 60. Подпись должна включать в себя фамилию и имя, корпоративный электронный адрес, а также наименование компании и контактный телефон. Например: С уважением, Петров Игорь, руководитель отдела маркетинга ИА «Интермедиа» petrov@intermedia.ru(495) 123—45—67 Внимание! • Представьте, что вы познакомились с вашими сверстниками из другой страны. Вам хочется рассказать о своём крае, чтобы ваши друзья не только узнали о нем, но и смогли почувствовать вашу гордость за родной город… Домашнее задание Напишите деловое и дружеское письмо. УДАЧИ! Использованная литература: Материалы Интернета: Байбурова Р. Статья « Письменность у славян»; Мирошниченко А.А.Учебный курс « Этика деловых отношений» © 2006—2009 ИМЦ МИЭМП • eLearning в МИЭМП e-mail: info@e-college.ru Тех. поддержка: help@e-college.ru Ожегов С.И. Словарь русского языка Демин Ю.М. Деловая переписка. М., 2003. Картинки: "ЖИВОЙ GIF" Your Ultimate Source of Web Graphics!http://www.gograph.com/The first stop in web graphicshttp://www.gif.comAnimation factory: free computer animation and animated gifshttp://www.animfactory.com/GIF Arthttp://www.gifart.com/