Полноценный электронный архив

Полноценный электронный архив:
Что это такое и почему его создание
должно быть междисциплинарным
проектом
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
1
Особенности «полноценного»
электронного архива



Хранилище не просто информации, а юридически значимых
документов, требования к хранению которых установлены
законами и нормативно-правовыми актами
Обеспечивает долговременную (более 5-7 лет)
сохранность, пригодность к использованию и доступность
документов и информации без ущерба для их юридической
значимости и доказательной силы
Подпадает под законодательство об архивном деле. В
организациях-источниках комплектования государственных
и муниципальных архивов обеспечивает сохранность и
передачу на государственное архивное хранение
электронных документов Архивного фонда РФ.
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
2
Что понимается под
«долговременной сохранностью»


В традиционном делопроизводстве и архивном деле к
документам длительного срока хранения относятся те,
которым установлены сроки хранения свыше 10 лет
В эпоху динамично меняющихся информационных
технологий представления о времени также изменились:
– Если пригодность документа к использованию невозможно
обеспечить в течение всего срока хранения путем сохранения его в
первоначальном виде, и приходится проводить его преобразование в
новые форматы (или перенос в новые системы), такое хранение
можно считать долговременным
– Обычно долговременное хранение начинается с момента смены
информационных технологий (5-7 лет), но в некоторых случаях –
практически сразу после создания документов
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
3
Проблемы электронного архива





Принципиальная невозможность сохранить на длительном
интервале времени в работоспособном состоянии подлинник
электронного документа – нужно обеспечить создание и
юридическое признание заверенных копий
Правовая неопределённость, быстрое изменение законодательства
и судебной практики
Быстрое изменение и устаревание информационных технологий,
постоянно обостряющиеся проблемы информационной
безопасности
Проблемы обеспечения доступа к документам и информации
Необходимость влиять на процессы создания и управления
документами, начиная от момента планирования новых
информационных систем – иначе архиву придётся иметь дело с
«зоопарком» разношёрстных электронных объектов
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
4
Междисциплинарная «команда»





Стабильная поддержка со стороны высшего
руководства
Юрист, разбирающийся в информационных
технологиях и архивном деле
Специалисты по информационным технологиям и
информационной безопасности
Архивист (предпочтительно «электронный архивист»)
Представители заинтересованных сторон – основных
деловых подразделений организации
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
5
Общие черты электронных архивов –
мировой опыт

Отказ от поддержки возможности перепроверки УЭП

Использование криптографических технологий



Использование открытых форматов, считающихся
пригодными для долговременного хранения
электронных данных
Использование специальных контейнерных форматов
Серьезное внимание уделяется законодательнонормативной и методической базе
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
6
Расходы и трудозатраты на
электронный архив крупной
корпорации, государства или региона

Сроки реализации:
– 2-4 года занимает разработка концепции проекта
и процедур работы
– 1-2 года уходит на реализацию «в железе»
– На проектирование и ввод электронного архива в строй
уходит 5 лет


Цена вопроса – 4-8 миллионов долларов за решение
«эконом-класса»
Численность персонала – от 5 человек
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
7
Что делать в условиях России?




В отсутствие конкретных законодательно-нормативных
требований организации должны делать то, что в их силах
Важно продемонстрировать регулятору, суду, другим
заинтересованным сторонам, что были предприняты все
разумные меры для обеспечения сохранности электронных
документов
Важно быть не хуже других
При нехватке своего опыта, необходимо использовать
опыт других стран
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
8
Общий подход к решению задачи –
система менеджмента




Разрабатываем комплект внутренних нормативных
документов, в которых говорится о том, как мы будем
обеспечивать сохранность электронных документов
Проводим обучение персонала (понимая, что обучение и
повышение квалификации придется проводить регулярно)
Начинаем реально сохранять электронные документы в
строгом соответствии с внутренней нормативной базой,
тщательно документируя свои действия
Постоянно ведем мониторинг, выявляем недостатки и
принимает меры к их устранению. Всё документируем.
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
9
Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
9 сентября 2015 года
Russian Enterprise Content Summit 2015
10