Правительства области административно

УТВЕРЖДАЮ
Начальник административноконтрольного управления
Правительства области
_____________В.М. Дубов
«____» ___________2014 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе по документационному обеспечению деятельности
Правительства области административно-контрольного управления
Правительства области
1. Общие положения
1.1. Отдел по документационному обеспечению деятельности
Правительства области (далее – Отдел) является структурным
подразделением административно-контрольного управления Правительства
области (далее – Управление).
1.2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией
Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и
Ярославской области, Уставом Ярославской области, правилами,
инструкциями,
методическими
рекомендациями,
действующими
нормативами по вопросам документационного обеспечения управления,
Регламентом Правительства области (далее – Регламент), Инструкцией по
делопроизводству в Правительстве области (далее – Инструкция по
делопроизводству),
положением
об
административно-контрольном
управлении Правительства области, а также настоящим положением.
1.3. В состав Отдела входят: сектор лингвистической экспертизы,
бюро множительной техники.
1.4. Отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования
и штампы установленного образца. В соответствии с Инструкцией по
делопроизводству Отдел использует гербовые печати Губернатора области
и Правительства области.
2. Основные задачи Отдела
Основные задачи Отдела:
2.1.
Организационное
обеспечение
проведения
заседаний
Правительства области. Формирование годового и квартальных планов
заседаний Правительства области.
2
2.2. Ведение перечня коллегиальных и совещательных органов при
Губернаторе области, Правительстве области, иных должностных лицах и
органах исполнительной власти области.
2.3. Обеспечение единого порядка документирования и организации
работы с указами и распоряжениями Губернатора области (далее – указы,
распоряжения), постановлениями Правительства области (далее –
постановления), а также в части проведения лингвистической экспертизы с приказами органов исполнительной власти области (далее – приказы),
письмами за подписью Губернатора области.
2.4. Осуществление работы с документами
в единой системе
электронного документооборота (далее – ЕСЭД) в соответствии с
Регламентом Правительства области.
2.5. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.6. Разработка и внедрение нормативных и методических документов
по совершенствованию документационного обеспечения в Правительстве
области,
участие
во
внедрении
прогрессивных
технологий
документационного обеспечения.
3. Основные функции Отдела
Для выполнения возложенных на него задач Отдел осуществляет
следующие функции:
3.1. Участвует в документационном обеспечении заседаний,
совещаний и иных мероприятий, проводимых Правительством области,
Губернатором области, в том числе осуществляет:
- подготовку и направление на согласование в ЕСЭД проектов
постановлений Правительства области о годовых и квартальных планах
заседаний Правительства области;
- формирование, актуализацию и согласование в ЕСЭД повесток
заседаний Правительства области, совещаний и иных мероприятий,
проводимых Правительством области, Губернатором области;
- направление в адрес структурных подразделений заявок,
необходимых для подготовки заседаний Правительства области,
координацию взаимодействия структурных подразделений Правительства
области при подготовке заседаний Правительства области;
- составление списков участников и приглашённых на заседания
Правительства области; контроль за своевременной подготовкой проектов
постановлений Правительства области к очередному заседанию
Правительства области; подготовка информации о членах Правительства
области, которые не будут присутствовать на очередном заседании
Правительства области, с указанием причины отсутствия, и доведение её до
сведения первого заместителя Губернатора области – Председателя
Правительства области в целях обеспечения кворума;
3
- подготовку материалов к заседаниям Правительства области,
направление их членам Правительства области и участникам заседаний
Правительства области в соответствии с Регламентом, а также
своевременное представление материалов к заседаниям Правительства
области для отправки в отдел служебной корреспонденции Управления;
- регистрацию участников и приглашённых на заседания
Правительства области;
- оформление и рассылку протоколов заседаний Правительства
области, в том числе в ЕСЭД;
- комплекс мероприятий по контролю за исполнением поручений,
данных на заседаниях Правительства области;
- организацию доработки проектов постановлений Правительства
области по результатам рассмотрения на заседаниях Правительства области;
- документационное обеспечение иных мероприятий по поручению
начальника Управления, заместителя Губернатора области, курирующего
вопросы организации делопроизводства и документооборота в
Правительстве области, Губернатора области.
3.2. Составление и актуализация перечня коллегиальных и
совещательных органов при Губернаторе области, Правительстве области,
иных должностных лицах и органах исполнительной власти области; в
случае необходимости – подготовка и предоставление информации на
основании данного перечня.
3.3. Составление графиков дежурств руководителей структурных
подразделений аппарата Правительства области, иных органов
исполнительной власти области в выходные и праздничные дни
продолжительностью более 3-х дней.
3.4. Ведение страницы Управления на портале органов
государственной власти Ярославской области.
3.5. Ведение делопроизводства в Управлении, в т.ч. в ЕСЭД.
3.6. Составление и направление в управление делами Правительства
области сводной годовой заявки на материально-техническое обеспечение
деятельности Управления.
3.7. Участвует в совершенствовании документационных процессов,
осуществляемых в ЕСЭД, относящихся к компетенции Отдела.
3.8. Участвует в подготовке и реализации мероприятий, планов и
программ в соответствии с компетенцией Управления.
3.9. Участвует в разработке проектов:
- Регламента;
- Инструкции по делопроизводству;
- других документов по вопросам, относящимся к компетенции
Отдела и Управления.
3.10. Разрабатывает методические пособия и рекомендации по
оформлению
указов,
постановлений,
распоряжений,
приказов,
организационно-распорядительных документов.
4
3.11. Осуществляет в ЕСЭД и на бумажных носителях
лингвистическую
экспертизу
проектов
указов,
постановлений,
распоряжений, приказов органов исполнительной власти нормативноправового характера, писем за подписью Губернатора области, а также в
соответствии с пунктом 18.2 раздела 18 Регламента - соглашений,
заключаемых и подписываемых Губернатором области от имени
Ярославской области как субъекта Российской Федерации.
3.12. Осуществляет контроль за соблюдением требований Регламента
и Инструкции по делопроизводству при проведении лингвистической
экспертизы проектов документов, указанных в пункте 3.11 данного раздела.
3.13. Осуществляет ведение перечня проектов указов, постановлений,
распоряжений, передаваемых на подпись Губернатору области, и передачу
указанных проектов в секретариат Губернатора области.
3.14. Осуществляет комплекс мероприятий по выпуску указов,
постановлений, распоряжений, приказов Правительства области, в том
числе:
- учёт подписанных Губернатором области указов, постановлений,
распоряжений;
- контроль за полнотой и правильностью оформления проектов указов,
постановлений, распоряжений в ЕСЭД;
- регистрацию указов, постановлений, распоряжений в ЕСЭД;
- ведение реестров принятых указов, постановлений, распоряжений,
приказов Правительства области;
- рассылку заверенных копий указов, постановлений, распоряжений,
приказов.
3.15. Формирует в дела и хранит в течение установленного времени
подлинники указов, постановлений, распоряжений, протоколов и
стенограмм заседаний Правительства области, переписку Управления со
структурными подразделениями Правительства области, органами
исполнительной власти области, организациями и учреждениями.
3.16. Осуществляет подготовку и передачу указов, постановлений,
распоряжений, протоколов и стенограмм заседаний Правительства области
в архив Правительства области.
3.17. Осуществляет подборку копий указов, постановлений,
распоряжений по письменным запросам органов исполнительной власти
области, структурных подразделений Правительства области.
3.18. Заверяет копии указов, постановлений, распоряжений в
установленном порядке.
3.19. Осуществляет информационно-справочную работу по принятым
указам, постановлениям, распоряжениям.
3.20. Осуществляет в установленном порядке рассылку копий законов
Ярославской области.
3.21. Осуществляет распечатку из ЕСЭД проектов указов,
постановлений, распоряжений, писем за подписью Губернатора области,
5
набор текстов наградных документов и их распечатку на специальных
бланках.
3.22. Осуществляет текстовую расшифровку фонограмм расширенных
заседаний Правительства области.
3.23. Осуществляет приём и отправку телеграмм при помощи
соответствующего программного обеспечения.
3.24. Осуществляет копировально-множительные работы, прием и
отправку документов с помощью средств факсимильной связи.
3.25. Разрабатывает унифицированные формы бланков писем, указов,
постановлений, распоряжений, приказов. Взаимодействует с управлением
делами Правительства области по вопросу подготовки заявок на
изготовление гербовых бланков, своевременно направляет указанные заявки
в управление делами Правительства области; осуществляет хранение,
выдачу, учёт гербовых бланков, уничтожение использованных экземпляров.
3.26. Участвует в подготовке и проведении семинаров по вопросам
документационного обеспечения управленческой деятельности.
3.27. Оказывает консультативно-методическую помощь работникам
Правительства области по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
3.28. Изучает опыт работы с документами в федеральных органах
власти и управления, органах исполнительной власти субъектов Российской
Федерации и применения информационных технологий для подготовки и
обработки документов.
3.29. Осуществляет иные функции, возложенные на Отдел в
установленном порядке.
4. Права сотрудников Отдела
Сотрудники Отдела для осуществления возложенных на них функций
имеют право:
4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые
документы и материалы от структурных подразделений Правительства
области, органов исполнительной власти, государственных органов и
органов местного самоуправления Ярославской области.
4.2. Участвовать в заседаниях Правительства области, в совещаниях и
мероприятиях как в связи с обеспечением их подготовки, так и в связи с
вопросами, относящимися к компетенции Отдела и Управления.
4.3. Контролировать выполнение поручений, данных на заседаниях
Правительства области, установленных правил работы с указами,
постановлениями, распоряжениями.
4.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
соответствии с правилами, установленными Регламентом и Инструкцией по
делопроизводству.
6
4.5. Осуществлять подготовку проектов указов, постановлений,
распоряжений, служебных писем по вопросам, относящимся к компетенции
Отдела.
4.6. Принимать решения и давать поручения сотрудникам
структурных
подразделений
Правительства
области
и
органов
исполнительной власти Ярославской области, ответственным за соблюдение
требований Регламента и Инструкции по делопроизводству, в пределах
своей компетенции.
4.7. Визировать документы в пределах компетенции Отдела.
4.8. Вносить предложения по вопросам улучшения организации
работы Отдела, совершенствования работы с документами, внедрения и
использования современных информационных технологий и технических
средств.
4.9. Получать доступ в соответствии с установленным порядком к
ресурсам локальной компьютерной сети Правительства области и сети
«Интернет», в том числе к правовым и информационным базам данных.
4.10. На надлежащие организационно-технические условия,
необходимые для выполнения функций Отдела.
4.11. Иные права, необходимые для осуществления возложенных на
Отдел функций.
5. Ответственность Отдела
Отдел несёт ответственность за невыполнение обязанностей и
неиспользование прав, предусмотренных настоящим положением.
6. Руководство и организация работы Отдела
6.1. Руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник
Отдела, назначаемый и освобождаемый от должности должностным лицом,
наделённым Губернатором области полномочиями представителя
нанимателя,
в
порядке,
установленном
законодательством
о
государственной гражданской службе.
6.2. Начальник Отдела:
- организует работу Отдела и несёт персональную ответственность за
выполнение функций Отдела, указанных в пунктах 3.5 – 3.29 раздела 3;
- планирует работу Отдела;
- распределяет обязанности между подразделениями и сотрудниками
Отдела, за исключением заместителя начальника отдела, отвечающего за
документационное обеспечение Правительства области в части подготовки
и проведения заседаний Правительства области и решения вопросов
документационного обеспечения заседаний Правительства области;
- в пределах своей компетенции даёт указания, обязательные для
исполнения сотрудниками Отдела;
7
- принимает решения по вопросам, относящимся к компетенции
Отдела;
- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
- вносит предложения начальнику Управления по должностным
обязанностям сотрудников Отдела, разрабатывает должностные регламенты
сотрудников Отдела;
- совместно с управлением государственной службы и кадровой
политики
Правительства
области
решает
в
соответствии
с
законодательством о государственной гражданской службе вопросы,
связанные с прохождением государственной гражданской службы в Отделе,
в том числе подбора, расстановки, переподготовки и повышения
квалификации сотрудников Отдела, в установленных случаях – проведения
аттестаций, разработки и выполнения планов адаптации сотрудников
отдела, вновь принятых на государственную гражданскую службу,
утверждения индивидуальных планов развития сотрудников Отдела;
- представляет начальнику Управления предложения о повышении
квалификации, поощрении сотрудников Отдела и наложении на них
взысканий, за исключением заместителя начальника отдела, отвечающего за
документационное обеспечение Правительства области в части подготовки
и проведения заседаний Правительства области и решения вопросов
документационного обеспечения заседаний Правительства области;
- разрабатывает и осуществляет мероприятия по улучшению
организации деятельности Отдела;
- обеспечивает выполнение сотрудниками Отдела служебного
распорядка Правительства Ярославской области;
- осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения
функций Отдела.
6.3.
Заместитель
начальника
отдела,
отвечающий
за
документационное обеспечение Правительства области в части подготовки
и проведения заседаний Правительства области и решения вопросов
документационного обеспечения заседаний Правительства области:
- организует работу Отдела в соответствии с пунктами 3.1 – 3.4
раздела 3 и несёт персональную ответственность за выполнение указанных
в них функций Отдела;
- координирует работу Отдела в случае отсутствия начальника Отдела
и заместителя начальника Отдела, отвечающего за документационное
обеспечение Правительства области в части организации и проведения
лингвистической экспертизы служебных документов.
6.4. Сотрудники Отдела назначаются на должность должностным
лицом, наделённым Губернатором области полномочиями представителя
нанимателя,
в
порядке,
установленном
законодательством
о
государственной гражданской службе.
6.5. Деятельность
сотрудников
Отдела
регламентируется
должностными регламентами, утверждаемыми в установленном порядке.
8
6.6. Отдел в своей деятельности подчиняется непосредственно
начальнику Управления, выполняет распоряжения заместителя Губернатора
области, курирующего вопросы организации делопроизводства и
документооборота в Правительстве области.
7. Структура Отдела
Начальник отдела
Заместитель начальника отдела
Консультант
Главный специалист
Специалист 1 категории
1
2
1
1
3
Сектор лингвистической экспертизы
Главный специалист
Ведущий специалист
Специалист 1 категории
1
2
1
Бюро множительной техники
Специалист 1 категории
2
Итого
14
Начальник отдела
Д.В. Махнина