Проведение инвентаризации

Компьютерная программа ИНПРО-ФармСклад (с) ООО «Информационные Технологии» г. Ставрополь
Проведение инвентаризации
При использовании компьютерной программы ИНПРО-ФармСклад инвентаризация может проводиться двумя способами:
1. Традиционным – распечатывается инвентаризационная ведомость (Отчеты -> Инвентаризационная ведомость) на текущий рабочий день и остатки вписываются в
нее. По окончании инвентаризации вручную сводится общий остаток по аптеке/отделу (если параллельно работало несколько групп) и считаются расхождения
между остатком по компьютерному учету и фактическим. Получившиеся расхождения вносятся в компьютер – излишки приходным документом, недостача – расходным. Данный способ рекомендуется использовать в аптеках, не оборудованных автоматизированными рабочими местами со сканерами штрих-кода, а также в аптеках, где малое количество автоматизированных рабочих мест или большие расстояния от мест хранения товара до компьютеров.
2. Автоматизированным – инвентаризационная опись сразу вносится в компьютер.
При большом количестве автоматизированных рабочих мест и расположении товара недалеко от компьютеров это удобнее, чем выписывать данные на бумажные
ведомости, вручную суммировать с нескольких ведомостей и считать расхождения.
После ввода данных компьютер сам рассчитывает расхождения между фактическим и учетным остатками и формирует соответствующие корректирующие документы.
Для входа в режим проведения автоматизированной инвентаризации необходимо проделать следующие действия:
1.
Выйти из программ ИНПРО-ФармСклад и ИНПРО-Рабочее место провизора на
всех компьютерах данной аптеки/отдела.
2.
Запустить на одном из компьютеров программу ИНПРО-ФармСклад выбрать
при открытии операционного дня нужную аптеку/отдел и выполнить Документы-> Инвентаризация -> Начать инвентаризацию.
3.
Запустить на всех компьютерах, на которых будет производиться инвентариза-
ция, программу ИНПРО-ФармСклад и зайти в режим Документы-> Инвентаризация ->
Ввод инвентаризационных ведомостей. Для каждого компьютера нужно создать свою
инвентаризационную опись (в качестве номера документа рекомендуется использовать
либо имя оператора, либо устоявшийся номер компьютера в аптеке/отделе, если таковой имеется). Экранная форма инвентаризационной описи выглядит следующим образом:
Компьютерная программа ИНПРО-ФармСклад (с) ООО «Информационные Технологии» г. Ставрополь
Форма разделена на две части – в верхней представлены позиции, которые есть в
наличии (выделены курсивом и синим цветом) или поступали в аптеку с момента последней инвентаризации. В нижней части находится сама инвентаризационная опись.
Когда курсор находится в верней части формы, то набор букв вызывает ввод фрагмента названия товара в поле «Товар» и при нажатии на клавишу Enter устанавливается
фильтр по этому фрагменту – остаются только товары, название которым содержит
введенный фрагмент текста. Сканирование штрих-кода аналогичным образом оставляет в верней части только товары с таким штрих-кодом. Набор цифр или нажатие клавиши Enter в верхней части формы добавляет строку товара (штрих-код, наименование,
изготовитель и цена), на которой в данный момент стоит курсор, в инвентаризационную
опись и ждет ввода фактического количества товара.
Работа с нижней части формы аналогична работе с любым документом –
вы можете редактировать или удалить текущую строку, добавить новую. Добавление новой строки необходимо в том случае, если товар вообще не найден в верхнем списке –
Компьютерная программа ИНПРО-ФармСклад (с) ООО «Информационные Технологии» г. Ставрополь
такое может быть, например, если товар пропустили в течение предыдущей инвентаризации или в процессе ввода начальных остатков. Можно распечатать инвентаризационную опись.
4.
После окончания ввода инвентаризационных описей, нужно на всех компьюте-
рах их закрыть и на одном из компьютеров открыть форму Документы-> Инвентаризация -> Завершение инвентаризации - формирование результатов. Экранная форма этого режима выглядит следующим образом:
Она разделена на несколько частей – Полная ведомость, Излишки и Недостача. Можно
распечатать результаты инвентаризации в виде сводной ведомости с отметками расходений. Также видны учетная сумма остатков, фактическая сумма остатков, сумма излишков и недостачи. Нажатие кнопки «Записать результаты» приводит к завершению
инвентаризации (ВНИМАНИЕ!!! После нажатия кнопки «Записать результаты» вернуться в режим инвентаризации к уже введенным результатам будет невозможно – нужно
будет вводить данные по новой) – ведомости закрываются и предлагается выбрать
клиента, на имя которого будут записаны сформированные корректирующие документы, например, материально-ответственное лицо. После этого инвентаризацию можно
считать законченной – нужно только распечатать получившиеся корректирующие приходный и расходный документы в соответствующих журналах документов.