Правила составления и оформления документов

Правила составления и оформления документов
- Составление положений, правил, инструкций
- Управленческое решение (приказ)
- Оформление договоров (соглашений)
- Составление доверенности
- Деловая переписка (служебное письмо)
- Составление акта
- Поручение руководителя
- Оформление протокола
- Заявление работника
Кадровое делопроизводство осуществляется в процессе деятельности кадровой службы
путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и
информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения, а также ведения,
учета и хранения предусмотренных законодательством и нормативными актами организации
бланков, форм, книг и журналов.
К основным организационным документам, применительно к задачам кадровой
службы, относятся:
- положение об организации;
- положения о подразделениях, отделах организации;
- руководящие документы организации, регламентирующие задачи и функции
кадровой службы;
- организационная структура и штатное расписание организации;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- должностные инструкции работников, а также иные организационные документы для
выполнения задач и функций кадровой службы в соответствии с действующим
законодательством.
Состав документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее
правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и
характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями,
формой собственности.
В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми
актами организации издают следующие распорядительные документы:
- приказы;
- положения;
- уставы;
- правила;
- инструкции;
- регламенты
К информационно-справочным документам относятся:
- акты;
- справки;
- докладные и объяснительные записки;
- протоколы;
- заявления;
- графики;
- листки временной нетрудоспособности и другие документы, содержащие
информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.
Подготовка текстов документов
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде
сочетания этих структур.
Текст документа отражает основное смысловое содержание документа -
управленческое действие, решение.
В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль
изложения и языковые средства.
Текст документа составляют на русском языке.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на
языке страны адресата, на русском или английском языке.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически
согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке
уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов,
актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.
Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и
подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, подзаголовки печатаются с прописной
буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Как правило, пункты и
подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются
причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения,
выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть
(например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без
пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее
изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организацииавтора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы,
предложения, рекомендации.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы,
пункты, которые нумеруют, как правило, арабскими цифрами.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям
(приказов по личному составу, договоров о передаче документов на государственное
хранение, актов об уничтожении документов, сопроводительных, гарантийных писем,
заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с
трафаретным текстом. Возможно использование текстовых шаблонов, разработанных
организацией.
Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект
по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или
словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых, и других
документах.
При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого
объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или
словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или
прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные
словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую
несколько объектов по ряду признаков.
Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, организационнораспорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план
работы, перечень).
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и
подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки
строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы)
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть
согласованы с заголовками.
Графы таблиц, как правило, пронумеровывают арабскими цифрами.
Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую
страницу; на последующей странице их нумерация граф продолжается.
Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не умещается
и переносится на последующую страницу (страницы), то на последующих страницах
проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не
печатаются.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они
составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет
самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и
подзаголовках граф не проставляются.
Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью
признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка,
построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста.
Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых
(шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов.
В документах используются простые распространенные предложения, односоставные
или двусоставные, с обособленными оборотами