РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ И АНАЛИЗ ПРОЕКТА

РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ И АНАЛИЗ ПРОЕКТА
Основные понятия
В MS Project различают два типа ресурсов: трудовые и материальные.
Ресурсы первого типа – это возобновляемые ресурсы (исполнители), а ресурсы
второго типа – это невозобновляемые ресурсы, то есть расходные материалы и
энергоносители.
По умолчанию все включаемые в проект ресурсы считаются трудовыми.
Для установки и редактирования параметров ресурсов в MS Project предусмотрен целый ряд диалоговых окон. Удобство использования каждого из
них зависит от конкретной задачи, которая стоит в данный момент перед разработчиком проекта.
Процесс назначения ресурсов работам проекта, а также связанное с ним
редактирование предварительного варианта календарного графика называют
ресурсным планированием проекта.
При ресурсном планировании проекта возможны два основных подхода к
назначению ресурсов:
■ «от работ», при котором работам выделяется требуемое количество
ресурсов и затем анализируются полученные итоговые оценки;
■ «от ресурсов», при котором менеджер проекта пытается распределить
между работами имеющиеся ресурсы.
Ресурсное планирование «от работ»
При использовании этого подхода для назначения работе трудового ресурса необходимо:
1. Переключиться в любое окно, в котором имеется список работ, например, в окно Диаграмма Ганта.
2. Выбрать работу, для которой требуется выполнить назначение ресурса,
и открыть двойным щелчком мыши на имени работы диалоговое окно Сведения о задаче.
3. На вкладке Ресурсы щелкнуть мышью в первой свободной ячейке
столбца Название ресурса и ввести с клавиатуры или выбрать из раскрывающегося списка наименование назначаемого ресурса; далее щелкнуть мышкой в
соседней ячейке столбца Единицы – появится значение 100 %, это используемый по умолчанию максимальный объем назначения для ресурса типа возобновляемый.
Замечание. Раскрывающийся список ресурсов, отображаемый на вкладке
Ресурсы, является общим для всего проекта. До описания первого ресурса проекта он пуст.
4. С помощью дискретного счетчика, связанного с ячейкой столбца Единицы, либо введя с клавиатуры, установить требуемый объем назначений (дискретность изменения счетчика равна 50 %, а при использовании абсолютных
единиц – 0,5); для перехода к абсолютным единицам требуется открыть диалоговое окно Параметры и на вкладке Планирование выбрать в списке Показывать единицы назначений в виде пункт Числовых значений.
Lex6
2
5. Если работе требуется назначить более одного вида ресурса, повторить
п.п. 3 и 4.
Второй способ назначения работе трудового ресурса – использование
столбца Названия ресурсов. Для этого необходимо:
1. Щелкнуть мышкой в ячейке столбца Названия ресурсов против соответствующей работы.
2. Ввести с клавиатуры название ресурса.
3. Нажать клавишу Ввод или щелкнуть мышкой в другой ячейке.
Замечание. Этот способ удобен для назначения нескольким подряд идущим задачам одного и того же ресурса. Для этого используется маркер заполнения – черный квадрат в правом нижнем углу ячейки. Если навести на него
курсор мыши – он поменяет вид на маленький крестик. После этого, зафиксировав левую клавишу мыши, надо протянуть ее в нужном направлении.
В результате выполнения описанной процедуры происходит не только
назначение ресурса конкретной работе, но и включение нового ресурса в базу
данных MS Project – ресурс появляется в представлении Лист ресурсов, который выводится на экран из меню Вид (рис 1).
Лист ресурсов содержит наиболее полную информацию о составе и параметрах ресурсов проекта.
Замечание. Назначение ресурсов проекту в целом идет с этого листа. После этого они автоматически заносятся в раскрывающиеся списки ячеек столбца Названия ресурсов.
Рис. 1. Таблица ресурсов
По умолчанию лист ресурсов содержит следующие столбцы данных.
Служебный столбец, в котором отображаются порядковые номера ресурсов проекта.
Столбец индикаторов, основное предназначение которого — сигнализировать о наличии перегруженных ресурсов.
Название ресурса – может быть введена произвольная последовательность символов (но лучше, конечно, ввести нечто осмысленное).
Замечание. В общем случае наименование ресурса должно быть уникальным в пределах проекта (или даже в пределах всех подпроектов, входящих в
главный проект). Однако в некоторых случаях для обозначения некоего объединенного трудового ресурса может использоваться объединенное (консолидированное) наименование; например, если в проекте используются в качестве
исполнителей маляр и штукатур, которые, постоянно «ходят парой», то для их
3
обозначения можно использовать консолидированное имя Бригада. Как правило, для объединенного ресурса значение максимального объема более 100 %.
Тип – щелчок в любой ячейке этого столбца активизирует раскрывающийся список, содержащий два варианта: Трудовой и Материальный.
Единицы измерения материалов – условное обозначение единиц измерения количества соответствующего ресурса; выбирается пользователем. Заполняется только для материальных ресурсов.
Краткое название – сокращенное обозначение (инициалы) наименования
ресурса; по умолчанию это первый символ названия ресурса; значение этого
поля может быть изменено пользователем.
Группа – некоторый признак, позволяющий отбирать (группировать) ресурсы; в качестве такого признака можно задать, например, номер или название
подразделения, к которому относится исполнитель; для материальных ресурсов: ГСМ – горючесмазочные материалы, ЗИП – запчасти, инструмент, приспособления, АТТ – автотракторная техника, ГМ – горные машины, ПТМ – подъемно транспортные машины.
Макс. единиц – максимальное количество ресурса (в процентах или в абсолютных единицах), которое может быть назначено работам проекта в данный
период времени; по умолчанию для трудовых ресурсов это значение устанавливается равным 100 %; для материальных ресурсов не используется как не
имеющее смысла, поскольку значение этого поля зависит от календаря ресурса.
Стандартная ставка – удельная стоимость (тарифная ставка) ресурса
при его использовании в рабочее время; для материальных ресурсов это значение отражает стоимость единицы ресурса (например, если масло измеряется в
кг, то его стоимость 12 грн/кг); по умолчанию в качестве учетного периода установлен час, однако его можно изменить, введя с клавиатуры условное обозначение другой единицы времени.
Ставка сверхурочных – удельная стоимость (тарифная ставка) ресурса
при его использовании в нерабочее время; для материальных ресурсов это значение не используется.
Затраты на использование – разовая стоимость использования ресурса; с
помощью этого поля можно, например, учесть стоимость компьютера, используемого при разработке программного обеспечения.
Начисления – порядок учета расходуемых материальных ресурсов; возможны три варианта: привязка к моменту начала работы, привязка к моменту
окончания работы или равномерное распределение по длительности работы;
выбор варианта производится с помощью раскрывающегося списка, который
активизируется при щелчке мышью в ячейке столбца; данный параметр влияет
на способ учета стоимости ресурса при определении стоимости проекта.
Базовый календарь – календарь, используемый MS Project при планировании ресурса; имеет смысл только для трудовых ресурсов.
Код – дополнит. признак, используемый для классификации ресурса.
4
Назначение материальных ресурсов.
Чтобы назначить работе материальный ресурс, необходимо:
1. Открыть Лист ресурсов в меню Вид.
2. В первой свободной ячейке столбца Название ресурса ввести наименование ресурса.
3. Щелкнуть мышью в ячейке столбца Тип и выбрать в списке пункт Материальный.
4. В соседней ячейке столбца Единицы измерения материалов ввести условное обозначение единиц измерения количества ресурса.
5. Переключиться в окно Диаграмма Ганта.
6. Выбрать работу, для которой требуется выполнить назначение ресурса,
и открыть диалоговое окно Сведения о задаче двойным щелчком мыши.
7. На вкладке Ресурсы щелкнуть мышью в первой свободной ячейке
столбца Название ресурса и выбрать из раскрывающегося списка наименование назначаемого ресурса; щелкнуть мышкой в соседней ячейке столбца Единицы – появится значение 1 с указанием единицы измерения, введенной вами в
таблицу ресурсов (1 – это используемый по умолчанию объем назначения для
материального ресурса);
8. Ввести с клавиатуры или с помощью дискретного счетчика, связанного
с ячейкой, требуемое количество ресурса (значения счетчика изменяются с шагом 0,5); щелкнуть на кнопке ОК.
Для учета потребности в материальных ресурсах формально их можно
вносить конкретной работе наравне с трудовыми ресурсами, как это показано
выше. Но тогда они будут учитываться при определении трудоемкости работы
в окнах График ресурсов и Использование ресурсов меню Вид. Поэтому
предлагается следующий вариант:
работу представить в виде составной, состоящей из основной и
обеспечивающей;
для основной работы задать трудоемкость, продолжительность и
количество исполнителей;
для обеспечивающей работы задать нулевую продолжительность,
материальный ресурс и установить логическую связь с основной работой.
Чтобы проиллюстрировать описанную выше процедуру, рассмотрим
пример проекта по разработке программного продукта. Предположим, что разработкой программных модулей должны заниматься Программист 1 и Программист 2, программную документацию поручим оформлять Инженеру и выделим для этого 3 пачки машинописной бумаги и 2 пачки для комплексной отладки. Вариант заполнения листа ресурсов приведен на рис. 2, а вид вкладки
Ресурсы для работы «Документация» показан на рис. 3.
Распределение ресурсов «от работ» позволяет получить интегрированную
оценку потребности в ресурсах разного типа. Наиболее наглядное представление такой оценки обеспечивает окно Использование ресурса меню Вид.
Формат этого окна применительно к рассмотренным выше ресурсам показан на рис. 4.
5
Рис. 2. Вариант заполнения листа ресурсов
Рис. 3. Вид вкладки Ресурсы для работы «Документация»
Рис. 4. Формат окна Использование ресурсов (Resource Usage)
Окно Использование ресурса, подобно окну Диаграмма Ганта, состоит
из двух частей (подокон): таблицы назначений, расположенной слева, и временной диаграммы использования ресурсов, отображаемой в правой части окна. Состав столбцов таблицы и соотношение размеров подокон можно изменять
таким же образом как и в окне Диаграмма Ганта.
По умолчанию в таблице назначений выводятся всего два столбца:
1) Название ресурса – список ресурсов проекта с указанием перечня работ, которым назначен каждый из ресурсов; в данном случае работы интерпретируются как «виды деятельности» ресурса; их можно скрыть, щелкнув мышью
на значке свертывания/развертывания, отображаемом слева;
2) Трудозатраты – объем работ, запланированный для данного ресурса;
6
если список ресурсов отображается в развернутом виде (то есть с указанием работ), то столбец содержит детализированную информацию по каждой работе
проекта, на которую назначен ресурс.
Временная диаграмма использования ресурсов также реализована в виде
таблицы, столбцы которой отражают изменение параметров ресурсов во времени. При этом перечень параметров, значения которых представлены в таблице,
определяется форматом столбца Подробности. По умолчанию такой параметр
только один – Трудозатраты – объем работы ресурса. Например, выделенные на
рис. 4 данные следует читать так: в неделю, которая начинается 15 ноября, на
ресурс «Программист 2» запланирован объем работ в 40 человеко-часов.
Рис. 5. Представление на временной диаграмме двух параметров ресурсов
Для выбора параметров ресурсов, отображаемых на временной диаграмме, следует щелкнуть правой кнопкой мыши в любой точке диаграммы и в контекстном меню выбрать требуемый пункт. Пункты контекстного меню используются как флажки, то есть их может быть выбрано несколько, но для каждого
выбора требуется повторно открывать меню. Каждому выбранному в меню параметру будет соответствовать отдельная строка столбца Подробности. На
рис. 5 показан вариант временной диаграммы, в которой помимо параметра
Трудозатраты представлен также параметр Процент загрузки.
Контекстное меню содержит далеко не полный перечень параметров, которые могут быть представлены на временной диаграмме. Чтобы изменить состав пунктов меню, необходимо:
1. Открыть контекстное меню временной диаграммы и выбрать верхнюю
команду Стили подробных данных.
7
Рис. 6. Диалоговое окно Стили подробных данных
2. В открывшемся диалоговом окне (рис. 6) выбрать в списке Доступные
поля параметр, подлежащий включению в меню, и щелкнуть на кнопке Показать; в результате выбранный пункт будет перенесен в список Показывать эти
поля. Если требуется удалить из меню какой-либо пункт, то его следует выбрать в списке и щелкнуть на кнопке Скрыть.
Вопросы по лекции 3.
1. Назовите типы ресурсов.
2. Какими по умолчанию считаются ресурсы, включаемые в проект?
3. Дайте пример возобновляемым ресурсам.
4. Дайте пример невозобновляемым ресурсам.
5. Дайте определение понятию ресурсное планирование проекта.
6. Два основных подхода к назначению ресурсов?
7. Дайте определение понятию назначение ресурсов «от работ».
8. Дайте определение понятию назначение ресурсов «от ресурсов».
9. Как назначить ресурсы работе из окна Диаграмма Ганта?
10. Для каких ресурсов определяется объем назначения?
11. Какой объем назначения присваивается ресурсу по умолчанию?
12. В каких единицах измеряется объем назначения?
13. Как перейти от одной единицы измерения объема назначения ресурса (%) к
другой (единицы)?
14. В каком представлении (вид окна) назначаются ресурсы всему проекту?
15. Назовите основные столбцы данных в представлении Лист ресурсов.
16. Какое Краткое название присваивается ресурсу по умолчанию ?
17. Как изменить Краткое название ресурса ?
18. Для какого типа ресурсов назначается Базовый календарь?
19. Назовите календари в столбце Базовый календарь?
20. Как присвоить ресурсу тип – материальный?
21. В каком окне выводятся трудозатраты по каждому ресурсу в отдельности?
22. В каком окне выводятся трудозатраты по каждой задаче в отдельности?
23. Какие столбцы по умолчанию выводятся в окне Использование ресурсов?
24. Вызов диалогового окна Шкала времени в окне Использование ресурсов?